مدیریت موثر جلسات
اسلاید 1: مديريت موثر جلسات Running a Meeting that Worksحبيب هنرياستاديار دانشگاه علامه طباطبايي
اسلاید 2: 1/18/20182جلساتاطلاعيه جلسهدعوت نامه جلسهدستور جلسهاداره جلسه نکات مهم در برگزاري جلسهصورت جلسهگزارش نوِسيکنترل جلسهجمع بندي جلسه
اسلاید 3: 1/18/20183نقش رئيس جلسهافتتاح جلسه قرائت دستور جلسهفرصت دادن به اعضاي جلسه براي اظهار نظرنظارت بر تصميم گيري و موافقت نامه هاراي گيرينظارت بر حسن اجراي راي گيرياعلام نتايجقابل توجه :رئيس نبايد موضعگيري خاصي داشته باشدرئيس مسئول مستقيم کليه امور فوق الذکر است
اسلاید 4: 1/18/20184کنترل جلسات توسط رئيسجريان جلسه امري رسمي است انتخاب با دقت سخنرانان صدا بايد خوب و رسا باشدتشويق سخنرانان به خلاصه ومربوط صحبت کردن
اسلاید 5: 1/18/20185نقش دبير جلسهتعداد جلساتتهيه دستور جلسه ، يادداشت ها و اداره امورآگاهي دبير به جريان امور اداره يا سازمانچه تصميماتي و در چه زماني بايد گرفته شود؟ترکيب اولويت مسائل براي طرح دردستور جلسات چيست؟زمان بندي مسائل در دستور جلسات
اسلاید 6: 1/18/20186دعوت نامه جلسهنام سازمان / سربرگ تاريخ آدرستلفن تماسساعت دقيقمحل دستور جلسهامضامسئوليت دعوت کننده
اسلاید 7: 1/18/20187دستور جلسهدقيقا مباحث مورد مطرح را بنويسيد.اهداف جلسه را صريح ،روشن و واضح بيان نماييد.در صورت امکان زمان بررسي هر کدام را بيان کنيد.از بيان اهداف غير واقعي و اجرا نشدني بپرهيزيد.از بيان اهداف نامربوط با شرکت کنندگان بپرهيزيد.با توجه به زمان جلسه، تعداد اهداف تعيين گردد.به زمان سخنراني ، سخنرانان مدعو توجه شود.
اسلاید 8: 1/18/20188طرز برخورد با پيشنهادات در جلسهپيشنهاد مطرح ، بحث و راي گيري شود.پيشنهاد مطرح نشود.پيشنهاد به تعويق افتد.پيشنهاد جهت بررسي به متخصصين ويژه ارجاع شود.پيشنهاد جهت تحقيق و آزمون مجدد ارجاع شود.هر عضوي مي تواند تمرکز آئين نامه اي بدهد.
اسلاید 9: 1/18/20189نکات مهم در برگزاري جلسهبراي تشکيل هر جلسه ، دليلي قاطع داشته باشيد.بررسي تمام موارد دستور جلسه قبل از دعوت اعضا .حضور در جلسه را به کساني که با موضوع دستور جلسه ارتباط وارد ، محدود کنيد .اطمينان از دانستن شرکت کنندگان از تشکيل جلسه.فرصت کافي از زمان دعوت يا تشکيل جلسه به اعضا داده شود.مکان جلسه جايي باشد که مزاحمت هاي کمتر، فضاي آرامتر و مطلوبتر باشد.تمام اقلام مورد نياز براي برگزاري جلسه از قبل تهيه شود مانند : پروژکتور، وايت بورد،ماژيک ،ضبط صوت و ....صندلي ها و ميزها را طوري بگذاريد که شرکت کنندگان همديگر را ببينند.
اسلاید 10: 1/18/201810نکات مهم در برگزاري جلسهمراقب باشيد که جلسه هر چه بهتر اداره شود.صرفنظر از تعداد تاخير کنندگان ، به موقع شروع کنيد.اسامي حاضرين و غائبين در صورت جلسه وارد شود.وقت مشخصي را براي هرکدام از موضوعات تعيين کنيد .نويسنده صورتجلسه بايد جايي بنشينيد که صورت همه شرکت کنندگان را ببينيد .
اسلاید 11: 1/18/201811صورتجلسه عنوان جلسه ، تاريخ ، محل و نام سازمانفهرست اسامي حاضرينفهرست اسامي غائبيننگارش خلاصه موضوعات مطرح شده در جلسه نگارش مصوبات جلسهنگارش پيشنهادات جلسهتاريخ جلسه بعدستون اقدامات و ارجاعاتپيشنهاد براي دستور جلسه بعدي
اسلاید 12: 1/18/201812چرا جلسه ؟آيا بايد اطلاعاتي را منتقل کنيد يا اين اطلاعات را از ديگران کسب نماييد ؟آيا بايد اختلافات موجود در محل کار را حل کنيد يا به نوعي اختلاف نظر را مرتفع سازيد؟آيا به دنبال يافتن نظر اکثريت هستيد، يا موضع خاصي را ارزيابي ميکنيد؟آيا در صدد اشاعه مفهوم روحيه کار جمعي هستيد؟آيا مي خواهيد عقيده برخي افراد را نسبت به موضوع خاصي تغيير دهيد؟آيا نيازمند دريافت پاسخي فوري براي حل مساله اي مهم هستيد؟آيا محصول جديدي را قصد داريد معرفي کنيد؟
اسلاید 13: 1/18/201813هزينههزينه تدارکات جلسه :محل برپايي جلساتحمل و نقل و پذيراييحق الجلسات حق الزحمه برگزار کنندگان
اسلاید 14: 1/18/201814محدوديت ها آيا به منظور آمادگي براي جلسه فرصت کافي دارم؟آيا ساير شرکت کنندگان فرصت و آمادگي لازم را براي حضور در جلسه دارند؟آيا افراد براي شرکت در جلسه در دسترس هستند و تمايل به حضور دارند ؟
اسلاید 15: 1/18/201815آماده سازي خويش جهت جلسه مي خواهم چه نوع جلسه اي را برگزار کنم ؟انواع اصلي جلسه :مذاکره اي ( تبادل نظر ، راي گيري )توجيهي ( يک يا چند سخنران وجود دارد ، کنفرانس هاي خبري)ترکيبي
اسلاید 16: 1/18/201816چه کساني را بايد دعوت کنمکساني را دعوت کنيد که بايستي در جلسه تان باشند.کساني را دعوت کنيد که مي خواهيد شنونده نظراتشان باشيد.براي جلسه ، فهرست تشريفاتي را مبنا قرار ندهيد.
اسلاید 17: 1/18/201817چه وقتي را بايد براي تشکيل جلسه تنظيم کنيم؟وقت کافي براي آماده شدن اختصاص دهيد.برگزاري جلسه را در تاريخي و ساعتي پيش بيني کنيد که شرکت کنندگان در دسترس باشند.از برنامه ريزي براي برگزاري جلسات در روزهاي تعطيل و تعطيلات طولاني ، يا در روزهاي اول و اخر هفته اجتناب گردد.جلسات صبح به مراتب پر بارتر از جلسات آخرين ساعات روز است .کا را با تفريح مخلوط نکنيد.
اسلاید 18: 1/18/201818چه مکاني را براي جلسه انتخاب کنيد؟مکاني که راحت و نزديک باشد.يک نقطه بي طرف انتخاب کنيد.نسبت به سياست بازي حساس باشيد.هزينه ها را بررسي کنيد.تسهيلات لازم و مناسب را در نظر بگيريد.صندلي با تعداد مناسب و راحت ، نور ، صدا ، سرما و گرما ....
اسلاید 19: 1/18/201819گردونه جلسات توسط رئيس جلسهچشم به ساعت داشته باشيد.سئوال هاي خود را از قبل بدانيد.ارتباط موضوعات و مباحث را حفظ کنيد.همچنانکه جلسه را به پيش مي بريد ، جمع بندي کنيد.در نتيجه گيري و اقدام تاکيد کنيد.با جمع ارتباط برقرار کنيد.از تحميل عقيده خود اجتناب کنيد.کمک کنيد تا ديگران بتوانند عقايد خود را به روشني بيان کنند.با همکاران خود يوري با احترام رفتار کنيد که از آنها احترام متقابل داريد.گوش کنيد - گوش کنيد - گوش کنيد
اسلاید 20: 1/18/201820نبايد هادر پي تسلط بر مذاکرات نباشيد.شرکت کنندگان را کلافه نکنيد.صحبت ديگران را قطع نکنيد.از برخوردهاي شخصي بپرهيزيد.تنها براي اينکه نظري ارايه شود اصراري بر مشارکت شرکت کنندگان نداشته باشيد.خود را گرفتار شوخي بيجا نسازيد.از طرح مسائل کشمکش دار خودداري کنيد.عدم پذيرايي مفصل در جلسات
اسلاید 21: 1/18/201821مواجهه با وضعيت دشوارسکوت و توقف کوتاه سخنرانيتذکر جدي در ابتداي جلسه براي خاموش کردنقطع صحبت و دعوت از سخنران بعديقطع صحبت و هدايت آنها، عدم توجه در نوبت بعدينظر مساعد جمع را براي مقابله با آنها جلب کنيد.بعد از اظهار نظر، مودبانه به او بي اعتنايي کنيد.وا داريد تا صحبت هاي خود را کوتاه کنيد. در فرصت استراحت جلسه ،شما را در جريان خواهم گذاشت.قاطعيت در ابراز مصوبات صورت گرفتهپچ پچ گرانموبايل بازانپرچانگانمهمل گويانغوغا گراناصرار ورزانخودخواهانبي نظم هارئيس ها
اسلاید 22: 1/18/201822مواجهه با وضعيت هاي دشوارتکرار موضوع و درخواست اظهار نظربا مرور بر خلاصه مطالب خود راه حل را ارائه کنيديک تنفس کوتاه و پذيرايي مختصرجدي باشيد و در پايان به نتيجه برسيد و به هريک ماموريتي دهيدافراد خاموشبن بستنقطه کور جلسات اداري با کارکنان
اسلاید 23: 1/18/201823جمع بندي و نتيجه گيريآمادگي براي جمع بندي جلسهکارگردانبسيارخوب ، همکاران محترم فکر مي کنم با توجه به اين که فرصت جلسه روبه اتمام است ، گفتگو ها را تمام کنيم و به يک جمع بندي برسيم .جمع بنديحداکثر 10 دقيقه پاياني جلسهيادآوري اهداف جلسهمرور محورهاي مهم و اصلي مذاکراتبا دقت مطالب و موضوعات مطرح شده را خلاصه کنيدموضوعات ناتمام را اشاره کنيدتاکيد برکارهايي که بايستي به اجرا درآيد، افراد و زمان آن نيز مشخص شده است
اسلاید 24: 1/18/201824جمع بندي و نتيجه گيرياظهار تشکر و قدردانييا به اسم از همگييا بدون اسم از کليه شرکت کنندگاناز مشارکت سودمندتان در اين جلسه و از وقتي که براي تامل و انديشيدن در باره موضوع مورد بحث صرف کرديد، سپاسگزاري مي کنم ، مساعدت و همراهي شما قابل تقدير است
اسلاید 25: 1/18/201825ارزيابي جلسهاهداف و ملاحظات جلسهشرکت کنندگانتدارکاتکيفيت مذاکراتاتخاذ تصميمتعيين مسئوليت هامطالب اضافي ( کمکي )وسايل صوتي – تصويريزمان بنديمواجهه با مشکلات
اسلاید 26: از توجه شما متشکرممنبع الکترونیکی:www.Caniong.Blogfa.com
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.