مدیریت آرشیو

مدیریت آرشیو

اسلاید 1: مدیریت آرشیوکارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانیسعید اسدیasadi.s@gmail.com

اسلاید 2: آرشیو چیست؟منابعی که توسط افراد، خانواده ها، سازمان ها به صورت عمومی و یا خصوصی تولید یا نگه داری می شوند و ارزش نگه داری دارند را آرشیو می گویند.انواع ارزش های منابع آرشیوی:تاریخیاداری – قانونیشاهداطلاعاتیبکر و دست اول بودنمدیریت آرشیو2

اسلاید 3: چه چیزهایی می توانند آرشیو باشند؟نامه هادفترچه های خاطراتیادداشت هاگزارش هاعکس هااشیا کتاب ها و آثار نوشتارینقشه هاطرح و نقاشیاسناد مالیپوشاکفایل های صوتیفایل های تصویریپوسترها...مدیریت آرشیو3

اسلاید 4: دسته بندی عام آرشیوهاآرشیوها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند: سازمانی Institutional مجموعه ای Collectionsمدیریت آرشیو4

اسلاید 5: بهره گیرندگان از آرشیوهاپژوهشگران، نویسندگان و خبرنگاراندانش آموزان و دانشجویانمعلمان و استادانکارکنان سازمانینسخه شناسان و متخصصان آثار خطیباستان شناسانمردم عادی به ویژه علاقمند به نسب شناسیفیلم سازان، هنرمندان و موسیقی دانانمدیریت آرشیو5

اسلاید 6: دست اندر کاران حوزه آرشیوآرشیویست هاکتابداراننسخه شناسان خطیعتیقه شناسانموزه دارانمتخصصان اسناد و بایگانیمدیریت آرشیو6

اسلاید 7: فعالیت های اصلی در آرشیوتخمین ارزش منابع آرشیوی Appraisalآماده سازیProcessingتوصیف و سازماندهیArrangement and descriptionذخیره/خدمات اطلاعاتی/مرجع Referenceحفظ و نگه داری Preservationمدیریت آرشیو7

اسلاید 8: تخمین ارزش مجموعه اقدامات عملی برای تشخیص این که یک منبع پیشنهاد شده، ارزش آرشیوی دارد یا خیرمدیریت آرشیو8

اسلاید 9: آماده سازیتهیه توصیفات کتابشناختی توصیفی و تحلیلی، دادن شماره رده یا بازیابی، تعیین محل قرار گیری منبع آرشیوی و نحوه دسترس پذیر سازی آنهامدیریت آرشیو9

اسلاید 10: توصیف و تنظیمتنظیم: فرآیند سازماندهی منابع بر اساس نظم تاریخی و ترتیبی آنها به منظور حفاظت از بافت و محیط پیرامون آن منابع و داشتن کنترل نسبت به آنهاتوصیف: فرآیند توصیف اطلاعات کتابشناختی منبع به منظور بالا بردن نقاط بازیابی هر منبع و امکان دیده شدن آنهامدیریت آرشیو10

اسلاید 11: خدمات مرجع و اطلاع رسانیمجموعه فعالیت های کتابخانه و کتابداران به منظور فراهم سازی امکان دسترسی مراجعه کننده به منابع و اطلاعات مندرج در آنها شامل:تعیین مکان و نحوه نگه دارینحوه دستیابینحوه کپی، تصویربرداری و ...مدیریت آرشیو11

اسلاید 12: حفظ و نگه داریحوزه حرفه ای حفاظت از منابع از راه کاستن از آسیب های فیزیکی و شیمیایی در کمین منابع آرشیویمدیریت آرشیو12

اسلاید 13: مقایسه موزه و آشیوموزه هاCollections statementAcquisitionAccessioningDeed of giftPurchase or gift considerationProvenanceCreatorFunction/useInterpretationCatalog EntryConservationExhibitionآرشیوهاCollecting policyAcquisitionAccessioning/processingDeed of giftAppraisalCustodial historyProvenance Original orderArrange & descriptionFinding aidPreservationReference/exhibitionمدیریت آرشیو13

اسلاید 14: مدیریت آرشیومنابع انسانیبودجه بندی مدیریت فضاسیاست گذاری و برنامه ریزیمدیریت آرشیو14

اسلاید 15: مدیریت آرشیومجموعه سازی

اسلاید 16: تقسيم بندي بخشهاي يك آرشيو: بخش انتخاب و تهيه منابع (مجموعه سازي)بخش فهرستنويسي و رده بنديبخش حفاظت و نگهداريبخش امانت

اسلاید 17: آثار آرشیوی – مجموعه هااسناد و مدارک خانوادگیاسناد تجاری محلیدست نوشته ها و آثار هنرمندان و نویسندگانزونکن ها و پوشه ها Clipping filesعکس ها و آلبوم های تصویریآلبوم های دست ساز Scrapbooksکلکسیون مواد مصرفی Ephemeraکلکسیون اشیای کوچکآثار باستانی یک محلآثار هنری یک فرد ، هم موضوع، هم شکلمدیریت آرشیو17

اسلاید 18: آثار آرشیوی - سازمانیفایل های کامپیوتریمکاتبات رسمییادداشت های عمومی روی تابلو Board minutesآثار نمایشگاهی Exhibition filesآثار اهدایی Donor filesمنابع و اسناد سازمان: اسناد ساختمان، مالکیت، قراردادها، تفاهم نامه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، حکم ها و ....مدیریت آرشیو18

اسلاید 19: انواع مصاديق آرشيوي عبارتند از: نقشه ها؛ عكسها؛ طرحها؛ نمودارها؛ پرونده ها؛ اوراق؛ مكاتبات صورتحسابها؛ فيلمها و نوارهاي ضبط صوت؛ فرامين؛ عقدنامه هاي ازدواج، وقف نامه ها؛ مبايعه نامه ها؛ صلحنامه ها؛ احكام؛ دستخط هاي پادشاهان، شاهزادگان، درباريان، وزراء، نمايندگان مجلس، شعرا، نويسندگان، اساتيد؛ مكاتبات خصوصي و اداري؛ آثار خوشنويسيان معروف و ...

اسلاید 20: سطح پیشینه های آرشیویدائمی Permanentموقتی Temporaryحساس Sensitiveمحرمانه Confidential/privilegedمدیریت آرشیو20

اسلاید 21: ارزش اسنادی:اولیه = اداری ثانویه = تحقیقاتی

اسلاید 22: عوامل زوال ارزش اسناد: نداشتن آثار حقوقيعدم تأثير در تصميم گيريهاوجود نسخه هاي تكراري

اسلاید 23: ويژگيهاي اسناد آرشيوي:نفيس و منحصر به فردند.عمدتاً بر روي كاغذ و كثيف، نامنظم وآلوده هستند.در قطع هاي متفاوت وجود دارند.به تعداد معدودي هستند.به مرور زمان و ممكن است در طول زماني طولاني جمع آوري شوند.جهت استفاده سازمان مادر و عموم مردم است.ويژگيهاي فيزيكي غير قابل كنترلي دارند.مراجعه پژوهشگران به آنها به دليل اطلاع از ماهيت و محتواي آنهاست.جهت رفع ابهام در مسائل ملي و تاريخي به كار مي روند.وجين آن در آغاز كار است كه به آن امحاء مي گويند.آرشيو ساخته شده است و نه ساختني.

اسلاید 24: مجموعه سازي اسناد آرشيوي:سياستگذاري (تعيين اهداف)شناسايي و دريافتارزشيابي

اسلاید 25: الف - سياستگذاري :دسترس پذيريكمك به پژوهش و انتقال دانشحافظ هويت ملي كشورهاارائه اطلاعات دست اوليكمك به تصميم گيري دولتهافضاسازي اداراتجلوگيري از اتلاف وقت و هزينهمؤثر در طرحهاي علمي و عمرانيحفظ حقوقعبرت آموزي از گذشتگاناهداف آرشيو عبارتند از:

اسلاید 26: ب- شناسایی و دریافت اسناد:تقسیم بندی پرونده ها و بایگانیها:1. جاری2. نیمه جاری3. راکد

اسلاید 27: زمان تعیین تکلیف پرونده:پرونده در بایگانی راکد حتماً باید زمان تعیین شده برای نگهداری بعد از راکد شدن را سپری نموده و سپس در چرخه تعیین تکلیف قرار گیرد.

اسلاید 28: ج- تعريف ارزشيابيبه فرايند بررسي و گزينش اسناد توسط متخصصان موضوعي يا كارشناسان سازمان آرشيو ارزشيابي گفته مي شود. پرونده ها تا قبل از اين مرحله، سوابق و در صورت با ارزش بودن به آنها سند گفته مي شود.

اسلاید 29: روشهاي تهيه اسناد آرشيويشامل:اهداوقفخريدامانتبایگانی دستگاههای دولتی یا وابسته به دولت

اسلاید 30: روال خرید اسناد: شروع:تأئيدبررسي توسط كارشناسان متخصص موضوعيتهيه صورتجلسه و فهرستي توصيفی از اسناددر صورت خريدتعيين قيمت توسط كميته ويژه خريدانتقال بهآرشيو

اسلاید 31: انواع اسناد:مالی ( شامل سند هزینه و درآمد)اداری و شبه مالی (دارای عدد و رقم هست ولی ارزش مالی ندارد)

اسلاید 32: اسناد پس از ارزشیابی: انتقالیامحائینیاز به بررسی کارشناسینمونه های مهم منتقل و مابقی امحاء شود.انتقال نمونه و مابقی امحاء شود.اعاده جهت رفع نقصنگهداری در خود دستگاه

اسلاید 33: صدور رأی نهاییصادر کننده رأی نهایی، شورای اسناد ملی ایران است.

اسلاید 34: سياستهای مجموعه سازی آرشيو های ملّیرویكرد انتخابی (مقوله ای)رویكرد غير انتخابی

اسلاید 35: گردآوری آثار در موزه:مستقيم (با عمليات ميداني و كاوشهاي باستاني)غير مستقيم (از طريق اهدا، ميراث، وقف، خريد و ... )

اسلاید 36: تعريف وجين: اسنادي كه به آرشيو منتقل مي شوند در ابتدا وجين مي شوند زيرا ابتدا ارزشيابي شده و مواردي كه فاقد ارزش باشند امحاء خواهند شد.

اسلاید 37: تعریف امحاء:آن دسته از سوابقی که هیچگونه ارزش و فایده اداری، حقوقی، مالی، تحقیقی و تاریخی نداشته باشد امحاء می شود.

اسلاید 38: مهارتهای مورد نیاز کارشناسان ارزشیابی:اطلاع از دانش سند شناسی و آشنایی با مسائل تاریخیدوری از تعصب و سوگیریمراقبت از آسیب رسانی به آثاراطلاع از نحوه فهرستنویسی و نمایه سازی اسناد تلاش در حفظ و مشارکت در افزودن به منابع موجود+علاقه

اسلاید 39: تحصیلات مرتبط کارشناسان ارزشیابی اسناد:مدیریت اسناد، مطالعات آرشیوی، کتابداری، تاریخ، ادبیات

اسلاید 40: مراحل اجرایی ارزشیابی اسناد یک سازمان:شناخت اسناددرجه بندی اهمیت (حیاتی، مهم، مفید، غیر ضروری)توجه به هدف از ایجاد یا دریافت اسناد و سوابقاستاندارد سازی اطلاعات

اسلاید 41: پس از ارزشیابی، تقسیم بندی اسناد آرشیوی و ثبت آنها جهت انتقال به سازمان آرشیو انجام می شود که شامل تعیین: گروهکارتنپروندهمدرک یا سند

اسلاید 42: مدیریت منابع انسانی Staffingسه گروه کارکنان آرشیومتخصصان آرشیوکارکنان اداریداوطلبان Volunteers امور اداری پرسنلیاستخدامپاداش و ترفیعآموزشحضورمدیریت آرشیو42

اسلاید 43: بودجه بندی Budgetingهزینه های اصلی آرشیوپرسنلیخریدهانگه داریبودجه های آرشیوبودجه عملیاتیپژوهانه Grantsمدیریت آرشیو43

اسلاید 44: مدیریت فضای آرشیو Spaceوظایف اصلی مدیریتی نگه داری Maintenance گسترش ها Expansions چیدمان Arrangementکنترل شرایط محیطی Environmental conditionsایمنی Securityدستیابی Accessمدیریت آرشیو44

اسلاید 45: سیاست گذاری و برنامه ریزیتهیه خط مشی ها Policiesمجموعه سازیدسترس پذیرسازی و استفادهبرنامه ریزی Planningنمایشگاه ها استخدامموضوعاتگسترش هاپژوهشمدیریت آرشیو45

اسلاید 46: توصیه ها در استفاده از آرشیومخاطبان / افراد مجازدرخواست و دسترسیچگونگی استفاده از یک منبعنحوه کپی و تصویربرداریمدیریت آرشیو46

اسلاید 47: توصیه ها در استفاده از آرشیومراجعه به آرشیویست و تکمیل فرم استفادهبیرون گذاشتن وسایل شخصیتحویل گرفتن مدرکنشستن در محل مناسب و مطالعه در محل آرشیومدیریت آرشیو47

اسلاید 48: تماس با منابع آرشیویدستها شسته و عاری از روغن باشددر صورت نیاز از دستکش استفاده شودبا احتیاط تورق شود / لمس شوددر صورت چند بخشی بودن، نظم آنها حفظ شودمدیریت آرشیو48

اسلاید 49: کپی گرفتن باید توسط کتابدار مجرب صورت گیردبرای متون و عکس ها از کپی دو بعدی استفاده می شود.برای اشیا سه بعدی از عکاسی استفاده می شود.مدیریت آرشیو49

اسلاید 50: کپی گرفتن باید توسط کتابدار مجرب صورت گیردبرای متون و عکس ها از کپی دو بعدی استفاده می شود.برای اشیا سه بعدی از عکاسی استفاده می شود.در مورد برخی منابع خاص ممکن است اجازه کپی برداری داده نشود.برخی متون آرشیوی در کتابخانه ها به اشکال میکروفرم و الکترونیکی تبدیل می شوند.مدیریت آرشیو50

اسلاید 51: منابعSociety of American Archivists (SAA)www.archivists.orgMid-Atlantic Regional Archives Conference (MARAC)www.lib.umd.edu/MARAC/Local archivistsOther museum archivistsمدیریت آرشیو51