مستندسازی و بهبود فرآیندها

مستندسازی و بهبود فرآیندها

اسلاید 1: معرفي پروژهمستندسازی و بهبود فرآیندهامعاونت پشتيباني و امور مجلسدفتر بودجه، تشكيلات و روشهاگروه مهندسي روش

اسلاید 2: تعريف فرآيندمجموعه‌اي از فعاليت‌هاي متعامل يا مرتبط به هم كه با استفاده از منابع، ورودی ها را به خروجی ها تبديل مي‌كند.فرآيندورودي(شامل منابع مي‌باشد)محصولخروجيInputsProcessOutputs

اسلاید 3: شناسائي فرآيندها فرآيند، مجموعه اي از وظايف مرتبط به هم مي باشد كه در كل، نتيجه با ارزشي  براي مشتري به ارمغان مي آورد. فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است. فرآيند، زنجيره‌اي از فعاليتهاست كه بين اين دو نقطه تعريف شده اند.INPUT Customer who has a needOUTPUTCustomer who has a need metSTEP 1 ------ ------STEP 2 ------- -------STEP 3 ------- -------STEP n ------ ------

اسلاید 4: چند نمونه از فرآيندهاي حوزه هاي مختلفحوزه رياست: بازرسي موردي واحد هاحوزه پژوهش: برنامه ريزي و اولويت بندي طرح هاي پژوهشي – پروژه يابي امور پژوهشيحوزه فرهنگي: پروژه يابي – برگزاري همايش و سمينارهاي تخصصيحوزه آموزش: استاندارد سازي مراكز آموزشي – اخذ مجوز برگزاري دوره هاي آموزشيحوزه پشتيباني: مديريت ساختار و تشكيلات – تنظيم حسابها – صدور احكامحوزه هماهنگي: رسيدگي به شكايات واحدها – تاسيس يا انحلال واحدها

اسلاید 5: ساختار سازماني هرمي

اسلاید 6: حركت فرآيندها در يك سازمانآموزش اداریفرهنگیOrder fulfillment

اسلاید 7: رويكرد فرآيندي در مقابل رويكرد وظيفه اي

اسلاید 8: معايب رويكرد وظيفه ايسطوح سازماني ← در دسترس نبودن مديرانتصميم گيرندگان محدود ← تأخير در تصميم گيريسنگيني در حركت ← تأخير در نوآوريوظيفه محوري ← دور شدن از اهداف سازمانيثبات در ساختار ← عدم توانايي پاسخگويي به تغييراترشد نامناسب ← افزايش هزينه هاي سربار و عدم توانايي رقابت

اسلاید 9: مهمترين مزاياي حاصل از بكارگيري رويكرد فرآينديكاهش مستمر هزينه‌ها و كوتاهتر شدن زمان چرخه‌هاي كاري به دليل استفاده مؤثر از منابعبهبود نتايج عمليات و ايجاد سازگاري و قابليت پيش بيني در آنهاامكان پرداختن به فرصت‌هاي متمركز و اولويت بندي شده براي انجام عمليات بهبودتعريف نظام مند فعاليت هاي لازم براي حصول يك نتيجه مطلوبتعريف دقيق مسئوليتها و پاسخگويي براي اداره فعاليتهاي كليدي و مهم

اسلاید 10: سيستم مديريت كيفيتياISO 9001

اسلاید 11: مراحل اجراي پروژه :مستند سازيبهبود فرآيندها

اسلاید 12: برخي از اهداف كوتاه مدت و بلند مدت پروژههماهنگي فرآيندهاي اصلي و كليدي جهاددانشگاهي با ماموريت‌ها و اهداف بلند مدت و كوتاه ‌مدتايجاد بستر و فرهنگ مناسب در استفاده از فرآيندهاي كليدي و اصلي در بين كاركنانكاهش هزينه‌ها از طريق حذف فعاليت‌ها يا ضوابط زائد و غيركارآمد و تسهيل و تسريع امور (كاهش زمان‌هاي انتظار ، كاهش دوباره‌كاري‌ها ، كاهش اتلافات ، حذف فعاليت‌هاي موازي و حذف فعاليت‌هاي غيرضروري )طراحي روش‌هاي جديد جهت انجام بهتر و سريع‌تر امورافزايش بهره‌وري از طريق افزايش اثربخشي و كارايي فعاليت‌ها و فرآيندهاافزايش رضايت و خشنودي ذينفعانايجاد زمينه‌اي براي دستيابي به اطلاعات باارزش براي تصميم‌گيري در بخش‌هاي مختلف سازمانبهبود كيفيت و ارتقاي ارائه خدماتارتقا، رشد و توسعه منابع انساني جهاددانشگاهي به وجودآمدن نگرش فرآيندي، مشتري‌گرايي و كلان‌نگري در لايه‌هاي مختلف سازمان ايجاد فرهنگ، روحيه و تجربه كار تيمي و تصميم‌گيري گروهي آماده‌كردن شرايط براي فرآيندمحوري‌شدن دانشگاه فرآيند‌سازي و ايجاد بستر لازم براي سنجش عملكرد افراد ، گروه‌ها ، بخش‌ها ، و واحدهاي سازمان فرآهم‌شدن زمينه براي پياده ‌سازي نظام پاداش و عملكرد فراهم‌شدن زمينه براي شايسته ‌سالاري زمينه‌سازي لازم و مناسب براي شناخت وضع موجود ساير پروژه‌هاي موردنظر براي اجرا نظير برنامه‌ريزي استراتژيك ، بهبودبهره‌وري ، سيستم مديريت كيفيت ، شش سيگما ، [1]TQM و EFQM[2] ايجاد پايه و بستري مناسب براي مكانيزه‌كردن سيستم‌هاي اطلاعاتي و عملياتي دانشگاه

اسلاید 13:

اسلاید 14: واحد سازماني يكواحد سازماني دوواحد سازماني سهsfghdfjfgjhfghjfghhfjfghdfgdfghggfcfjhfgjhfghjfhfjhfhjfhjfhjdfghdfguyruyryryturtyrdtyetertyertنگرش انجام وظيفه ها در هر واحد سازماننگرش وظيفه مداري

اسلاید 15: فرآيند دوفرآيند يك.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg,sbdf,nbg,sbdfbg,.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg.jkwaehlfkjhl.jkwaehlfkjhl.jkwaehlfkjhlنگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمانديدگاه فرآيند گرا

اسلاید 16: نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمانفرآيند دوفرآيند يكسازمانديدگاه فرآيند گرا

اسلاید 17: ساختار سلسله مراتبينگرش فرآينديتوسعه مدل‌سازي فرآيندها

اسلاید 18: درونداد ها برونداد ها122431تصوير فرآينددامنه فرآيندبازخورنتیجهديدگاه فرآيند گرا

اسلاید 19: سیستم و نگرش سیستميتعريف سيستم (System)مجموعه ای است از اجزای به هم پیوسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌کند و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است فعالیت می کند. ورودیخروجیفرآیند تبدیلبازخورد ( Feed Back )

اسلاید 20: سیستم و نگرش سیستميتعريف نگرش سيستمي(System Approach) بينشی كلي نگر بوده بدین معني که كل عناصر سیستم در کنار یکدیگر مورد تحلیل قرار گیرند. ديدگاهي كلي به عناصر يك سيستم كه فعاليتهايي را انجام مي‌دهند باعث ايجاد نگرشي تازه حتي نسبت به فعاليتهاي آنان مي شود.

اسلاید 21: اجزاء فرآيندProcess ( فرآيند )يك سري از فعاليتها كه به ترتيب تعريف شده اجرا مي شوند. مانند فرآيند ارتباط با مشتريActivity ( فعاليت )توسط يك فرد يا برنامه نرم افزاري اجرا شده و ممكن است متشكل از تعدادي وظيفه باشد. مانند فعاليت دريافت اطلاعات اوليهTask ( وظيفه )يك مرحله كاري مقدماتي مي باشد. مانند درج آدرس مشتري

اسلاید 22: مسئوليت هاي اصلي در فرآيندحامي فرآيند (Process Sponsor)مالك فرآيند (Process Owner): فردي با مسئوليت اطمينان از اينكه فرآيند اهداف و نتايج قابل قبول را بدست مي آورد. او همچنين مسئول راهبري هرگونه بهبود در فعاليتهاي يك فرآيند مي باشد.مدير فرآيند (Process Manager)كاركنان فرآيند (Process Workers)

اسلاید 23: سيستم مديريت كيفيت استاندارد ISO 9001:2008اين استاندارد بين المللي نيازمنديهاي نظام مديريت كيفيت را در مواردي مشخص مي كند كه يك سازمان :نيازمند اثبات توانايي پايدار خود در تامين محصولي مطابق با نيازمنديهاي مشتري و الزامات قانوني است.قصد دارد از طريق بكارگيري مداوم آن و تضمين برآوردن الزامات قانوني و نيازمنديهاي مشتري ، رضاي مشتريان را ارتقا بخشد. ( متن استاندارد زير بند 1-1-كليات )

اسلاید 24: استقرار سيستم مديريت كيفيتتوسعه سیستمهای کیفیت و استقرار مدیریت کیفیت باعثبررسي مجدد فعاليت هاي سازمان بر اساس اهداف، سازمان و رفع كاستي هاشفافيت فرآيندها و شاخص ها در سازمان. ایجاد نگرش نظام مند به فعالیت های جاری ،بهبود عملکرد سازمان ،افزایش اطمینان مشتری به سازمان ،کاهش فعالیت های غیر ضروری و دوباره کاری ها به واسطه تعريف فعاليت هاي برنامه ريزي شده و سيستماتيك،كاهش هزينه ها ،و امکان ایجاد رقابت در بازارهای داخلی ، منطقه ای و جهانی می شود.

اسلاید 25: يك فرآيند دربرگيرنده مراحل انجام كار و جريان يافتن فعاليت‌ها در يك سازمان يا واحد خاص مي‌باشد. يك فرآيند ممكن است: تعداد زيادي از ورودي‌ها را به يك خروجي واحد تبديل كند؛ مانند مونتاژ يك اتومبيليك ورودي واحد را به چندين خروجي متفاوت تبديل كند؛ مانند تبديل نفت خام به تعدادي از فرآورده‌هاي مختلففرآيندها در سازمان عمومأ برنامه‌ريزي مي‌شوند و تحت شرايط كنترل شده به اجرا در‌مي‌آيند تا ارزش‌افزوده ايجاد شود.تعريف فرآيند

اسلاید 26: طبقه‌بندي فرآيندهافرآيندها مي توانند در يكي از طبق‌هاي ذيل قرار گيرند:فرآيندهاي اصلي ( بنيادي – كليدي ) :فرآيندهايي كه در خدمت به وجود آوردن ارزش افزوده قرار مي‌گيرند مانند فروش، خريد، توليد، مونتاژ، خدمات پس از فروشفرآيندهاي مديريتي :فرآيندهايي كه در خدمت اهداف مديريتي قرار مي‌گيرند مانند آموزش، مميزي داخلي، بهبود مستمر، اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه، پايش و اندازه‌گيري فرآيندها، بازنگري مديريت

اسلاید 27: طبقه‌بندي فرآيندها (ادامه)فرآيندهاي پشتيباني ( جانبي ) :فرآيندهايي كه در خدمت تحقق فرآيندهاي اصلي قرار مي‌گيرند مانند كنترل مدارك، كنترل سوابق، ارزيابي تأمين كنندگان، كاليبراسيون، نگهداري و تعميرات

اسلاید 28: به كارگيري سيستمي از فرآيند‌هاي درون سازمان، همراه با شناسايي و تعيين ارتباط متقابل اين فرآيندها و همچنين مديريت آنها مي‌تواند به عنوان ديدگاه فرآيندگرا ناميده شود. اين ديدگاه تأكيد بر موارد زير دارد:الف- درك و برآورده‌سازي الزامات،ب- نياز به درنظرگيري فرآيندها بر حسب ارزش افزوده،ج- حصول نتايج عملكرد و اثربخشي فرآيند،د- بهبود مستمر فرآيندها بر پايه اندازه‌گيري‌هاي موضوعي.رويكرد فرآيندي بر مبناي 9001:2000ISO

اسلاید 29: شناسائي فرآيندهافرآيند زنجيره‌اي از فعاليتهاي با ارزش افزوده است‌ كه محصول و يا خدماتي را تحويل مشتري فرآيند(بيروني و يا دروني) مي‌دهد. فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است.INPUT Customer who has a needOUTPUTCustomer who has a need met