نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

اسلاید 1: معاونت طرح و برنامه1به نام خدانظام پذيرشو بررسي پيشنهادها

اسلاید 2: معاونت طرح و برنامه2تاريخچه مشاركت تاريخ بشر آغاز نظام مشاركتي را به نظام مردم سالار يونان باستان و تا حدودي روم باستان نسبت مي‌دهد كه كنسول يا نمايندگان مردم در مجلس سنا به صورت فردي يا گروهي پيشنهادهايي را براي اداره حكومت ارائه داده و پس از بررسي و شور به تصميم‌گيري گروهي مي‌پرداختند. در سال 1867 (آلفرد كروپ) در كارخانه فولادسازي كروپ، اولين قدم را در راستاي تشويق كاركنان جهت ارائه پيشنهاد برداشت و ايده‌پردازي و نوآوري را در شرح وظايف كارگران قرار داد.

اسلاید 3: معاونت طرح و برنامه3 در سال 1880 در انگلستان و در كارخانه كشتي‌سازي (ويليام دني و برادران) برنامه تشويق كارگران در مقابل ارائه پيشنهاد پياده شد. در اوايل قرن بيستم نظام پشنهادها در صنايع آمريكا آغاز و به سرعت گسترش يافت كه تأكيد آنها بر پاداشهاي مالي بود و كمتر به انگيزه‌هاي دروني توجه داشتند. پس از جنگ جهاني دوم ، مسئولين اجرايي ژاپن در هنگام بازديد خود از آمريكا با اين شيوه آشنا شده و آن را به ژاپن انتقال دادند. اما اين سرايت بسيار هوشمندانه بود زيرا ژاپني‌ها بر عكس آمريكاييها به جاي تأكيد بر انگيزه‌هاي مادي صرف به انگيزه دروني و معنوي در ارائه پيشنهاد اولويت دادند. (ماتسوشيتا، 1985، 6 ميليون، رتبه اول ، هر نفر با 17000 پيشنهاد)

اسلاید 4: معاونت طرح و برنامه4 تاريخ درخشان اسلام نيز شاهد مشاركت‌پذيري و مشورت خواهي امامان بزرگوار و پيامبر اكرم (ص) در زمينه‌هاي مختلف است كه مهمترين آن پيشنهاد حفر خندق توسط سلمان فارسي در جنگ خندق مي‌باشد كه به نام روز پيشنهاد در ايران پيشنهاد شده است. نظام پيشنهادها در ايران از سال 1365 و دركارخانه رادياتورسازي ايران آغاز گرديد و به سرعت در كارخانه‌هاي وابسته به سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران ، بنياد مستضعفان و صنايع ملي ايران گسترش يافت كه از جمله مي‌توان به شركت‌هاي نورد و توليد قطعات فولادي، آكام فلز، سوليران ، نورد آلومينيوم اراك و كنتورسازي اشاره نمود.

اسلاید 5: معاونت طرح و برنامه5 شركت ايران خودرو در سال 1370 نظام پيشنهادها را آغاز نمود ، شركت ملي صنايع پتروشيمي 1375، شركت سايپا 1375 و به تدريج در اكثريت صنايع و سازمانهاي دولتي و خصوصي گسترش يافت. در حال حاضر نظام پيشنهادها در اكثر سازمانها و شركتهاي معتبر جهاني و ايراني با استفاده از فناوري اطلاعات فعاليت مي‌نمايد، مانند شركت ايران خودرو كه با نصب ايستگاههاي متعدد دريافت پيشنهاد در سالن هاي شركت، ساليانه بالغ بر يكصد هزار پيشنهاد دريافت نموده و در مدت كمتر از يك هفته به آن رسيدگي مي‌نمايد.

اسلاید 6: معاونت طرح و برنامه6انواع سبك رهبري سبك رهبري در هر سازماني مي‌تواند يك نقطه از يك طيف باشد كه يك سرآن استبداد و سر ديگر آن مشاركت كامل است. S1 : سبك رهبري استبدادي يا استثماري است كه سازمان فقط بر اساس رأي مدير كار مي‌كند. به اين سبك اصطلاحاً دستوري (Telling) نيز گفته مي‌شود. S2 : سبك آمرانه اما خيرخواهانه است كه مدير با كاركنان خود برخوردي پدرانه دارد كه اصصلاحاً به آن سبك معامله‌اي (Selling) مي‌گويند. S3 : سبك رهبري مشاوره‌اي و مشاركتي است كه اصطلاحاً به آن سبك حمايتي (Supportive) مي‌گويند.

اسلاید 7: معاونت طرح و برنامه7S4 : سبك رهبري مشاركت جويانه‌ است كه مدير به طور كامل به كاركنان در همه امور اعتماد و اطمينان دارد و كليه كارها را به آنها تفويض مي‌نمايد. در اين سبك مشاركت گروهي و دخالت فعالانه كاركنان در تصميم‌گيريها مورد تاكيد است كه اصطلاحاً به آن سبك تفويضي (Deligating) مي‌گويند.

اسلاید 8: معاونت طرح و برنامه8مراحل بلوغ سازماني بلوغ سازماني يا رشد يافتگي (Maturing) داراي مراتب مختلفي است :M1 : مدير و كاركنان در انجام كارهاي محوله احساس ناتواني، بي‌ميلي، و يا ناامني مي‌كنند و تعهد، انگيزه و اطمينان لازم را ندارند. M2 : مدير و يا كاركنان در انجام كار ناتوان هستند، اما تمايل به انجام كار دارند به عبارتي كاركنان تا زماني كه مورد حمايت قرار مي‌گيرند در انجام امور كوشش مي‌كنند. M3 : كاركنان توانايي شامل دانش‌، تجربه و مهارت لازم را به دست آورده‌اند اما اطمينان ندارند كه به تنهايي مي‌توانند از عهده وظايف برآيند. M4 : كاركنان داراي توانايي، انگيزه و تمايل و اطمينان لازم جهت انجام كارها و وظايف مي‌باشند.

اسلاید 9: معاونت طرح و برنامه9مديريت كيفيت فراگير Total Quality Managementروش مديريتي كه اساس آن محور بودن كيفيت و مشاركت همه اعضاي سازمان مي‌باشد و هدف آن نيل به موفقيت دراز مدت از طريق جلب رضايت مشتري و تأمين منافع همه اعضاي سازمان و جامعه است. اين مديريت در پي ايجاد محيطي است كه:1 ـ ترس وجود نداشته باشد. 2 ـ انجام وظيفه مايه افتخار پرسنل باشد.3 ـ هر يك از كاركنان، خود را عضوي از خانواده سازمان بدانند. 4 ـ ارتباط بين مديريت و كاركنان صميمانه باشد.

اسلاید 10: معاونت طرح و برنامه105 ـ انگيزه ارتقاء شغلي و مهارتي در كاركنان بالا باشد. 6 ـ نيل به اهداف سازمان بر منافع شخصي كاركنان ارجح باشد . 7 ـ كاركنان وظايف خود را شناخته و در پي بهبود مستمر آن باشند (PDCA) . 8 ـ فرهنگ مشتري مداري در تمام بخشهاي سازمان توسعه يابد.

اسلاید 11: معاونت طرح و برنامه11چهار اصل مهم در مديريت كيفيت جامع1 ـ منافع جامعه را در بر داشته باشد (كيفيت، رفع نيازها).2 ـ منافع كاركنان را ايجاد نمايد (رشد، انگيزه)3 ـ منافع سازمان را ممكن سازد (ارتقاء و اعتبار).4 ـ منافع سهامداران و هيئت امنا را موجب گردد (سودآوري).

اسلاید 12: معاونت طرح و برنامه12نتايج حاصل از استقرار مديريت كيفيت فراگير1 ـ انجام وظيفه مايه رضايت و سرافرازي كاركنان است. 2 ـ كاركنان خود را عضوي از خانواده سازماني مي‌شمارند. 3 ـ هيچگونه ترسي وجود نداشته و ارتباطات مديريت و كاركنان صميمانه است. 4ـ آموزشهاي مستمر، انگيزه خدمت و توانمندي را در كاركنان افزايش مي‌دهد. 5ـ كسب رضايت مشتري در تمام‌ بخشهاي سازماني توسط كاركنان پيگيري مي‌شود. 6 ـ خلاقيت و نوآوري در اصلاح روشها و برنامه‌هاي سازمان به وفور ديده مي‌شود. 7 ـ تيمهاي تخصصي فعال هستند.

اسلاید 13: معاونت طرح و برنامه13مهارتهاي مورد نياز جهت استقرار مديريت مشاركت جو مهارتهاي ارتباطي كلامي و شنيداري (گوش دادن به جاي شنيدن ، بحث به جاي سخنراني) . شناسايي نقاط ضعف و قوت كاركنان. مهارت حل تعارض (بخشش به جاي عناد و يك دندگي) . مهارت خود كنترلي (كنترل خشم، عادات، تمايلات) . مهارت مذاكره و مباحثه (بحث بدون تعصب كور) . مهارت سازش (توافق و همراهي كاركنان با يگديگر) . مهارت آموزش‌پذيري (يادگرفتن چگونه يادگرفتن Self Learning) . مهارت انعطاف‌پذيري (جايگزيني متغيرها). مهارت قبول واقعيت (پذيرش قصور و خطا) . مهارت كار تيمي به جاي تلاش فردي. مهارت الگوسازي و آموزش (بهترين آموزش الگو بودن است) . مهارت دستيابي به تفاهم به جاي تخاصم.

اسلاید 14: معاونت طرح و برنامه14هفت اصل اساسي بهبود كيفيت 1 ـ تعريف كيفيت : مجموعه ويژگيها و خصوصيات يك محصول يا خدمات كه در حد انتظارات بازار و مناسب جهت استفاده باشد. 2 ـ تعريف كيفيت عالي : پيشي گرفتن از انتظارات مشتري به صورت مستمر و پايدار به قيمتي كه براي وي ارزش داشته باشد. 3 ـ هدف نهايي بهبود كيفيت، حذف خطاها و عملكرد بدون خطا است به طوريكه امروز بهتر از ديروز و فردا بهتر از امروز باشد.4 ـ بهترين راه رسيدن به كمال مطلوب، بهره‌گيري از مشاركت كاركنان و درگير كردن آنها در كارها است. 5 ـ تشكيل تيمهاي بهبود كيفيت و گروههاي تخصصي كه در برگيرنده همه افراد سازمان باشد. 6 ـ معيارهاي سنجش بهبود كيفيت (كاهش هزينه‌ها، تسريع در خدمات، رضايت مشتري ، ....) .7 ـ استراتژي هاي رسيدن به كمال مطلوب (توجه به نيازها و انتظارات، عدم عذر و بهانه، ارزيابي مستمر، آموزش كيفيت، ....) .

اسلاید 15: معاونت طرح و برنامه15اصول چهارده گانه دمينگ در T.Q.M1 ـ آشنايي كاركنان با مراحل بهبود مستمر . 2 ـ ايجاد عزم راسخ در كاركنان براي بهبود مستمر . 3 ـ خودكنترلي به جاي بازرسي.4 ـ انجام آموزشهاي مستمر و پيوسته كاركنان. 5 ـ از بين بردن ترس و ابهام در محيط كار. 6 ـ اعمال روشهاي رهبري و مديريت مدرن (مشاركتي و تفويضي) . 7 ـ بهبود مستمر روشها و خدمات. 8 ـ كاهش هزينه‌ها به موازات بهبود كيفيت. 9 ـ ايجاد تيم‌هاي حل مشكل و حلقه‌هاي كنترل كيفيت. 10 ـ پرهيز از تبليغات صوري و شعاردهي (بهترين شعار عملكرد مطلوب است) . 11 ـ ارتقاء استانداردها . 12 ـ كاهش و حذف موانع فكري و روحي كاركنان . 13 ـ تهيه و اجراي برنامه‌هاي جامع و توانمند در بازآموزي و به روزكردن دانش كاركنان . 14 ـ حمايت عملي مديران در زمينه مشاركت‌پذيري كاركنان و خلاقيت‌هاي كاركنان در جهت بهره‌وري و بهبود كيفيت خدمات.

اسلاید 16: معاونت طرح و برنامه16تعريف مديريت مشاركتي به وجود آوردن فضا و نظامي توسط مديريت كه تمام كاركنان، مشتريان و پيمانكاران يك سازمان در روند تصميم‌گيري، تصميم سازي و حل مسايل و مشكلات سازمان همكاري و مشاركت نمايند . (شيخ محمدي، ايزايران) . مديريتي است كه به كارمندان راه مي‌دهد تا بتوانند بر پايه توان ظرفيت خود به تحقق هدفهاي همگاني ياري دهند (ماتسوشيتا) . مديريتي است كه در آن عامل اصلي بهبود مستمر در جهت كسب رضايت مشتريان، مشاركت كاركنان (فكري و عملي) مي‌باشد. نوعي سبك رهبري است كه معتقد است از طريق توانمندسازي كاركنان مي‌توان موجبات بهبود عملكرد كاركنان و سازمان را فراهم نمود. مديريت مشاركتي تغيير تفكر من به تفكر ما و ترويج تصميم‌گيري گروهي است.

اسلاید 17: معاونت طرح و برنامه17پيش نيازهاي مشاركت (مشاركت در تبيين) بسترسازي فرهنگي و ايجاد آمادگي ذهني (رفع عادت‌ها، امر و نهي‌ها، الگوبرداري، ايجاد اعتماد به نفس، تقويت كنجكاوي و انگيزه). اعتقاد مديران ارشد به مشاركت . آشنايي كاركنان با مديريت مشاركتي. ايجاد سيستمهاي برقراري ارتباط كاركنان با يكديگر و تبادل نظر فكري. از بين بردن ترس و بيم از اظهار عقيده و نظر (شكستن فرهنگ سكوت) . شفافيت سازماني. شايسته سالاري در عزل و نصب‌ها. پرورش استعدادها و تفويض اختيار . از ميان بردن حاشيه‌نشيني (هم‌انديشي همه كاركنان) . رفت و آمد مديران با كاركنان و گوش‌دادن به صحبتهاي آنها.

اسلاید 18: معاونت طرح و برنامه18مشكلات و عوامل بازدارنده مديريت مشاركتي اعتقاد به تقسيم كار بين كاركنان. شرح وظايف مدون، ديوار كشي بين واحدها، كنترل و نظارت، گزارش‌خواهي از عملكرد بر مبناي شرح وظايف از تبعات اين اعتقاد هستند كه مانع توسعه مديريت مشاركتي هستند. مشاركت فقط در محدوده تصميم‌گيريهاي بي‌اهميت و كوچك . ايجاد خط قرمز در مشاركت و همفكري كاركنان . استقلال كاري كاركنان كه مانع تفكر گروهي و كار تيمي مي‌شود. تفويض اختيار بدون حساب پس‌دهي دوره‌اي . عدم تشويق لياقت‌ها و عدم تغيير بي‌لياقتي‌ها . ايجاد و تقويت فرهنگ سكوت و حاشيه‌نشيني. يكنواختي روشها و سياستها كه تقويت كننده عادتها و مقاومت در برابر تغيير است.

اسلاید 19: معاونت طرح و برنامه19پي‌آمدهاي مشاركت افزايش تحول و دگرگوني (كاهش مقاومت در برابر تغيير) . افزايش روحيه وفاداري سازماني (شايسته سالاري) . بالا بردن درجه بردباري و شكيبايي در برابر ديگران (مفاهمه زنجيره‌اي) . كاهش فضاي عصبي و تنش در كار (ايجاد فرصت بيان و آزادي عقيده) . افزايش انگيزه‌هاي كاري و كم شدن غيبتها و ترك خدمتها . ايجاد پيوندهاي دوستانه و مصلحانه (كار تيمي) . افزايش بهره‌وري فراهم آوردن احساس مالكيت در كاركنان.

اسلاید 20: معاونت طرح و برنامه20نظام پذيرش و بررسي پيشنهادهاتعريفاين نظام يكي از اصلي‌ترين پايه‌هاي كايزن (بهبود مستمر) در نظام مديريت كيفيت جامع مي باشد و در حقيقت يك نظام مديريتي است كه به منظور ايجاد و تقويت روحيه مشاركت فردي و گروهي كاركنان در تصميم‌گيريها و امور اجرايي و در راستاي بهبود فرآيندها و افزايش بهره‌وري سازماني استقرار مي‌يابد.

اسلاید 21: معاونت طرح و برنامه21لزوم استقرار نظام پيشنهادها كاهش وابستگي به دانش فني خارج از سازمان . كاهش اوقات غير مفيد كاركنان از طريق ايجاد اشتغال فكري در آنها . ايجاد و تقويت حسن تعلق سازماني در ميان كاركنان . ايجاد و تقويت ارتباطهاي تخصصي و حلقه‌هاي كاري منسجم و هدفمند . بهبود مستمر خدمات و فعاليتها بر اساس مشاركت گسترده و دائم كاركنان در امور . تقويت فرهنگ نظارتي 360 درجه . تقويت تفكر انتقادي و نقدپذيري در كاركنان سازمان . تسريع بلوغ فكري و اطلاعاتي كاركنان سازمان . درگير نمودن ارباب رجوع با مشكلات سازمان و در جهت حل آن . خوديابي شخصيتي و رواني كاركنان در جهت تقويت تعادل رواني و نيازهاي فطري آنها . تقويت انگيزه‌هاي كاري . تأثيرگذاري مستقيم كاركنان در اداره و بهبود عملكرد سازمان.

اسلاید 22: معاونت طرح و برنامه22اهداف نظام پيشنهادها ارج نهادن به شأن و منزلت انساني كاركنان با ايجاد فرصت بيان نظرات. بروز و شكوفايي قابليت‌هاي كاركنان در جهت حل مشكلات . تقويت حس مسئوليت‌پذيري و مشكل‌جويي در كاركنان . بهبود انگيزه در اجراي بهتر تصميم‌گيريها و دستور العمل ‌ها. بهبود در روابط انساني در محيط كار. ايجاد نشاط و روحيه در كاركنان. ايجاد رقابت سالم در بين كاركنان. هم‌سويي اهداف فردي و گروهي كاركنان با اهداف سازمان. ارتقاء سطح بهره‌وري كار از طريق كاهش هزينه‌ها و انرژي و ضايعات و تلفات (مودا)

اسلاید 23: معاونت طرح و برنامه23 آسان كردن كارها و حذف كارهاي زائد. افزايش قدرت انعطاف‌پذيري سازمان در شرايط نامناسب محيطي . افزايش روحيه وفاداري كاركنان. كاهش مقاومت كاركنان در برابر تغييرات. آگاهي مديران ارشد سازمان از ميزان توانايي و استعدادهاي كاركنان خوش فكر و ممتاز. ايجاد زمينه سازي جهت تفكر خود كنترلي. افزايش آگاهي و اطلاعات كاركنان از سازمان و محيط كار خود. شناسايي و رفع اتلافهاي بي‌شمار سازماني. ايجاد بهبودهاي مستمر كوچك و بزرگ در فرآيندهاي كاري سازماني.

اسلاید 24: معاونت طرح و برنامه24زمينه‌هاي ارائه پيشنهاد در سازمانها اصلاح شرايط كاري و محيط (اداري، آموزشي، رفاهي ...) . نوآوري در طراحي محصولات جديد، تجهيزات نرم‌افزارها و روشها . صرفه‌جويي در مواد، انرژي و ساير منابع . افزايش حسن اعتبار و مشتري مداري سازمان بهبود كيفيت محصول يا خدمات در راستاي نياز بازار و مشتريان. بهبود ايمني كار . كاهش زمان خدمات . افزايش توليد و كارايي . ارتقاء و بهبود روابط انساني در سازمان. بهينه‌سازي دستورالعملها و قوانين. ارائه طرحها و برنامه‌هاي جديد و اثربخش در راستاي اهداف و سياستهاي سازمان.

اسلاید 25: معاونت طرح و برنامه25ويژگيهاي يك نظام پيشنهادي موفق فعال بودن كليه كاركنان در ارائه پيشنهاد. سهولت دسترسي به فرم ارائه پيشنهاد و ارائه پيشنهاد. انتخابي بودن اكثريت اعضاي شوراي نظام . سهولت در ارزيابي، تعيين پاداش و پرداخت آن . شموليت پيشنهادهاي ارائه شده در تمام زمينه‌هاي كاري سازمان . مشاركت پيشنهاد دهندگان در اجراي پيشنهاد. رضايت كاركنان از پاسخهاي رد پيشنهاد.

اسلاید 26: معاونت طرح و برنامه26 تشكيل كلاسهاي آموزشي متعدد و مستمر در زمينه نظام پيشنهادها بالا بودن ميزان پيشنهاد مصوب و سير صعودي آن . بالا بودن درصد اجراي پيشنهادهاي مصوب . افزايش تعداد پيشنهادهاي گروهي نسبت به فردي . پرداخت به موقع و عادلانه پاداش‌ها و امتيازها . مقرون به صرفه‌ بودن عملكرد نظام پيشنهادها در سازمان.

اسلاید 27: معاونت طرح و برنامه27ويژگيهاي يك پيشنهاد خوب پيشنهاد در راستاي بهبود عملكرد خود فرد يا واحد مربوطه باشد (تخصصي). در متن پيشنهاد به مشكلات موجود به عنوان دلايل ارائه پيشنهاد اشاره گردد. پيشنهاد همراه با ارائه راهكار منطقي، علمي و قابل اجرا باشد. راه‌حل پيشنهادي جنبه ابتكاري و تازگي داشته باشد (كپي از ديگر سازمانها نباشد) . متن پيشنهاد ساده ، دقيق و صريح باشد. در پايان متن به نتايج احتمالي اجراي آن اشاره گردد.

اسلاید 28: معاونت طرح و برنامه28 پيشنهاد جنبه كلي‌گويي و يــا طــرح مشكل تنها نداشته باشد. اجراي پيشنهاد موجب صرفه‌جويي، بهبود كيفيت يا سرعت در خدمات گردد. پيشنهاد حتي المقدور به صورت گروهي و تيم تخصصي تدوين و ارائه گردد. پيشنهاد در جهت اعمال و تقويت سياستها و اهداف عاليه تعليم و تربيت باشد. راه حل پيشنهادي مبتني بر نتايج تحقيقات علمي و پژوهشهاي عملي باشد.

اسلاید 29: معاونت طرح و برنامه29نتايج مورد انتظار از پيشنهادها نوآوري در طرحها، برنامه‌ها و خدمات آموزشي ، اداري و رفاهي. افزايش حسن اعتبار سازمان و رضايتمندي مراجعين . بهبود روابط انساني و ارتقاء شرايط مطلوب كاري . اصلاح ساختار سازماني و بهبود مقررات، آئين‌نامه‌ها، دستورالعملها و نظام تصميم‌گيري افزايش رضايت شغلي و انگيزه كاري در كاركنان و بهبود امور رفاهي با كمترين هزينه . صرفه‌جويي در مواد، انرژي و ساير منابع سازماني.

اسلاید 30: معاونت طرح و برنامه30مشكلات و معضلات موجود در نظام پيشنهادها نقدناپذيري و نقدگريزي افراد كه موجب پيشنهادهاي غير تخصصي مي‌گردد در حاليكه اولويت ارائه پيشنهاد بايد مربوط به كار خود افراد باشد. عادت به قضاوت سطحي و ناآگاهانه در ارائه پيشنهاد (پيشنهادي ساده، تكراري و غير خلاق يا غير قابل اجرا) . عدم اطلاع از نحوه شناخت و پردازش مشكل. كبيره‌نگري و قائل بودن به پيشنهادهاي بزرگ و اساسي، در حاليكه نظام پيشنهادها در راستاي بهبود مستمر و اندك است نه پلكاني (آمريكايي) . روزمرگي و عادت به روشها و عملكردها. حاكميت رقابت در سازمانها كه منجر به عدم ارائه پيشنهادهاي گروهي و تيمي تخصصي مي‌گردد.

اسلاید 31: معاونت طرح و برنامه31موانع كارايي و اثربخشي نظام پيشنهادها عدم اعتقاد و حمايت مدير ارشد سازمان از نظام . عدم شايسته سالاري در عزل و نصبهاي سازمان. ناشكيبايي مديران سازمان به دليل تعداد كم و بدون كيفيت پيشنهادها. احساس به خطر افتادن موقعيت در بعضي از مديران مياني . عدم قبول ضعفها و مشكلات مطرح شده در پيشنهاد توسط مديران. عدم كارشناسي دقيق و كامل پيشنهادها.

اسلاید 32: معاونت طرح و برنامه32 برخوردهاي جناحي و سياسي با پيشنهاد دهندگان . عدم فرصت كافي به معترضين جهت بيان نظرات. پائين بودن ميزان پاداش‌ها و امتيازها و يكنواختي آن . عدم حضور مدير ارشد سازمان در جلسات شورا . عدم ارزيابي فصلي و ساليانه عملكرد شوراي نظام . فقدان پست سازماني مصوب جهت دبير شورا ويا چند شغلي بودن وي. عدم اختصاص نيروي كارآمد، توانمند و علاقه‌مند به دبيري شورا. عدم آموزشهاي مناسب و مستمر . تأخير يا عدم اجراي پيشنهادهاي مصوب. پايين بودن سطح آگاهيها و اطلاعات علمي كاركنان.

اسلاید 33: معاونت طرح و برنامه33مواردي كه در نظام پيشنهادها قابل قبول و پيگيري نمي‌باشد : شكايت از افراد و عملكرد آنها . پيشنهاد مربوط به عزل و نصب كاركنان. پيشنهادي تكراري و غير خلاق . پيشنهاديي كه جنبه قانوني داشته و فقط از باب تذكر و يادآوري است. پيشنهادهايي كه بدون ارائه راهكار اجرايي، صرفاً به طرح مشكل پرداخته است. درخواست‌هاي اداري و ملزومات. پيشنهادهايي كه در برنامه‌هاي آتي سازمان پيش‌بيني گرديده است.

اسلاید 34: معاونت طرح و برنامه34 پيشنهادهايي كه خارج از حيطه اختيارات سازمان است. * پيشنهادهايي كه در شرح وظايف جاري و يا تقليل مسئوليت پيشنهاد دهنده باشد . پيشنهادهاي مبهم و يا غير قابل اجرا. پيشنهادهايي پرهزينه و كم فايده . پيشنهادهايي كه با اصول، سياستها و اهداف سازمان مغاير باشد (حافظه‌پروري) . * اين پيشنهادها در صورت تأييد شورا به صورت پذيرش مشروط به سازمان مربوط جهت تصميم‌گيري و اعلام نظر ارسال مي‌گردد.

اسلاید 35: معاونت طرح و برنامه35مشكلات موجود در كارشناسي پيشنهادها‌ ايده ‌آل ‌نگري ‌كارشناسان به پيشنهادهاي ارائه شده . دارا نبودن تخصص لازم در پست كارشناسي (عدم شايستگي در انتصابها) عدم قبول قصورات و اشتباهات خود و واحد مربوطه . عدم مشورت و مطالعه در انجام كارشناسي. انعطاف‌ناپذيري و عادت به روند عادي فعاليتها . نگاه رقابتي به پيشنهاد دهندگان . منفي‌نگري به پيشنهادها (عدم توجه به نكات اثربخش) اظهار نظر شخصي و ذهني نسبت به پيشنهاد به جاي بيان دلايل تخصصي و قانوني . عدم ارائه مستندات لازم در جهت رد پيشنهاد . طولاني شدن زمان پاسخ به پيشنهاد.

اسلاید 36: معاونت طرح و برنامه36 تعداد جلسات شورا در سال . ميزان رشد تعداد پيشنهادهاي دريافتي سال. تعداد پيشنهادهاي منطقه‌اي، استاني، كشوري سازمان . ميزان پاداش اهداء شده به پذيرفته شدگان . مكانيزه شدن نظام پيشنهادها . تعداد كلاسها و ساعتهاي آموزشي كاركنان در زمينه نظام . تعداد مقالات چاپ شده در نشريات. نسبت صرفه‌جويي حاصل از پيشنهادهاي اجرا شده به كل هزينه‌هاي نظام ميزان جذب اعتبارات تخصيص يافته به نظام .

اسلاید 37: معاونت طرح و برنامه37فرآيند و مراحل حل مشكل سازماني با استفاده از گروههاي حل مسئله 1 ـ شناخت مشكل (سر و كار داشتن با آن)2 ـ تعريف مشكل . 3 ـ جمع‌آوري اطلاعات پيرامون مشكل موجود (تجزيه و تحليل يا بازرسي)4 ـ ليست كردن عوامل به وجود آورنده مشكل. 5 ـ ليست كردن عوامل تشديد كننده مشكل. 6 ـ ريشه‌يابي عوامل مشكل‌زا و تشديد كننده. 7 ـ ارائه راه‌حلهاي مختلف براي رفع عوامل ايجاد كننده و تشديد كننده مشكل (توفان مغزي) .8 ـ انتخاب و اجراي راه‌حلهاي منطقي. 9 ـ ارزشيابي فرايند حل مشكل و بررسي ميزان اثربخشي آن .

اسلاید 38: معاونت طرح و برنامه38نكات قابل توجه پس از استقرار نظام پيشنهادها در سازمان آموزش كاركنان در زمينه مسئله‌يابي و تدوين پيشنهاد. آموزش كارشناسان در زمينه چگونگي كارشناسي . هدايت پيشنهادها به سوي پيشنهاد گروهي و تخصصي. تشكيل جلسات مستمر جهت تقدير و شناساندن فعالان به ساير كاركنان. دريافت پيشنهاد از ارباب رجوع. دريافت پيشنهاد از خانواده كاركنان.