نقش سیستم های نوین اطلاعاتی در سازمان

نقش سیستم های نوین اطلاعاتی در سازمان

اسلاید 1: نقش سیستم های نوین اطلاعاتی در سازمان

اسلاید 2: پردازش اطلاعات در سازمانهمه جنبه های کارکرد سازمانی به پردازش اطلاعات بستگی دارد.بطور کلی سازمان یک سیستم اطلاعاتی و تصمیم گیری می باشد.

اسلاید 3: اطلاعات و سطوح مدیریتهمانگونه که پول نوین در کمتر از یک سده به همه گوشه و کنار جهان نفوذ کرده و زندگی و خواسته های مردم را دگرگون ساخت ، اینک اطلاعات به همه جا رخنه می کند و به همه جا سر می کشد و تاثیر آن فراگیر است.بدون سیستم اطلاعات ساختار سازمان همچون مثلثی ست که همه تصمیم گیریها در بالای آن انجام می گیرد.با فن آوری اطلاعات هزینه گردآوری و پخش گسترده اطلاعات کاهش می یابد و نیاز به کارکنان رده عملیاتی کاهش می یابد.در اینصورت ساختار به صورت حرف T وارونه در می آید.با گذشت زمان و جا افتادن و گسترش سیستم اطلاعات ساختار شکل لوزی به خود می گیرد و اطلاعات به صورت مستمر از هر سو گردآوری و پخش می شود.در نهایت ساختار می تواند به صورت شبکه ای باشد.به دلیلهای فراوانی سازمانهای بزرگ بایستی به اطلاعات گرایی روی آورند.یکی ازین دلیلها کارکنان فرهیخته ست که اینک رو به افزایش هستند و دیگر حاضر به پیروی از روشهای فرماندهی و کنترل سنتی نیستن.دلیل دیگر نیاز به نوآوری نظام یافته و پیشرفتی ست که در گوهر و اصل کارهای هوشمندانه وجود دارد.دلیل سوم آنست که بایستی با فن آوری اطلاعات هماهنگ شوند.

اسلاید 4: مهندسی مجددمدیران بایستی کاری بیش از اداره امور جاری سازمان انجام دهند.مدیران باید علاوه بر وظایف سنتی در ایجاد فرآورده های جدید و حتی مهندسی دوباره سازمان نیز بکوشند.اینک بخش مهمی از کار مدیریت، نوآوری در سایه دانش ها و اطلاعات تازه است.فن آوری های نوین در زمینه اطلاعات نقش برجسته ای در مهندسی دوباره سازمانها بازی می کنند.فن آوری اطلاعات راهکارهایی را برای مهندسی مجدد سازمانها وهمچنین تعمیم حافظه از سطح گروه به سطح سازمانها ارایه می کند.

اسلاید 5: فن آوری اطلاعات و تحول اداریبا به کارگیری فن آوری اطلاعات امروزه هزاران نفر از کارکنان موسسات مختلف به جای حضور در پشت میزمحل کار، در خانه می مانند و کارها را از طریق رایانه و دستگاههای مخابراتی خود که متصل به شبکه می باشند انجام می دهند.با این تحول کار را در هر کجا که کننده ی کار راحت است می توان انجام داد و ازین بابت با حذف مشکلاتی از قبیل پیمودن راه در مسیر بین خانه و اداره و دهها مورد مشابه فواید زیادی نیز عاید موسسات می گردد.

اسلاید 6: نقش فن آوری اطلاعات در ایجاد سازمان یاد گیرنده اغلب سازمانهای امروزی با محیط های پیچیده و پویا روبرو هستند، زیرا در نتیجه تعامل، فن آوری،اجتماع و دیگر نیروهایی که در قلمرو سازمان نیستند،ت غییرات فزاینده و چالش های اساسی در زمینه سازمان بوجود می آید.درجه پیچیدگی با مقدار اطلاعات مورد نیاز برای توصیف سیستم اندازه گیری می شود.د دو عامل مرتبط با اطلاعات وجود دارد که موجب توقف یادگیری سازمان می شود:میزانی از اطلاعات که تحریف می شود به طوریکه ارزش آن اطلاعات موجب شود از کیفیت تصمیمات کاسته شود.نداشتن قدرت پذیرفتن به منظور تصحیح بازخور.

اسلاید 7: بازخور و اطلاعاتانواع سیستمهای اطلاعاتی مدیریت،سیستم بازخور اطلاعاتی هستند.بازخور و اطلاعات در سیستم با هم هستند.اطلاعات و ارتباطات نقاط کانونی تئوری اطلاعات هستند.تئوری اطلاعات بینش جدیدی به مدیریت و سیستمهای اطلاعاتی می دهد.به طور کلی هر رویه ای که از طریق آن شخصی بتواند بر ذهن دیگری اثر بگذارد ارتباطات نامیده می شود.

اسلاید 8: استفاده از اطلاعاتاطلاعات به خودی خود ارزشی ندارند، مگر اینکه مورد استفاده قرار گیرند.در طراحی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت شناسایی استفاده کننده گان یا کاربران، انتخاب اطلاعات، ذخیره و بازیابی و اشاعه اطلاعاتی از نکاتی هستند که باید مورد توجه قرار گیرند.شناسایی کاربران)استفاده کننده گان( و نیاز آنهاانتخابگردآوری اطلاعاتنوع ذخیره سازیطبقه بندیدستورالعمل های بازیابیتفسیراشاعه اطلاعاتروزآمدی و به هنگام بودنبه طور کلی اطلاعات سودمند بر سه ستون دقیق بودن،به موقع بودن و ذیربط بودن استوار است.این سه ستون مهمترین ویژگی های اطلاعات به شمار می روند.

اسلاید 9: تصمیم گیریمدیریت بدون تصمیم گیری،مسئولیتی بدون اختیار بوده و معنا ندارد.تصمیمات یک مدیر باید:بیانگر اهداف سازمان باشدانجام کار را در زمان مشخص به کارکنان تفهیم نموده و آنها را در موقعیتی بهتر برای انجام کار قرار دهدبا اصول اخلاقی سازگار باشدمراحل تصمیم گیری:تشخیص مساله یا پی بردن به وجود یک فرصتیافتن راه حل های مختلفارزیابی راه حل هاانتخاب بهترین راه حل هاگردآوری اطلاعاتتصمیم گیری و اجرا

اسلاید 10: مدیر چگونه تصمیم می گیرد نیازهای اطلاعاتی مدیریت برای تصمیم گیریفواید کاربرد سیستمهای اطلاعاتی:کاربرد سیستمهای اطلاعاتی دارای سه نوع مزایای بالقوه می باشد که هریک ازین مزایا متکی به دلایل زیر است:افزایش سود در تجارت)درمقایسه با رقبا( به لحاظ انتخاب مناسبترین استراتژی ها و خط مشی ها و در نتیجه بهبود عملکرد در مقایسه با رقبا و کاهش هزینه ها.بهبود کارایی و اثربخشی به دلیل ایجاد افکار نو و بهره گیری مناسب تر از فرصتها و در نتیجه کاربرد منابع با کیفیتی برتر جهت کسب نتایج مورد انتظار.افزایش بهره وری به لحاظ افزایش کارایی در عمل و در نتیجه کار بیشتر و مطلوب تر با کاربرد منابع و امکانات کمتر.

اسلاید 11: ویژگیها ی سیستم اطلاعاتی مدیریت اطلاعات دقیق را به موقع در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد.پاسخگوی جستجوهای مدیریت برای دستیابی به اطلاعات باشد.ارایه گزارش بر مبنای استثنا به مدیریت.سیستم،توازن ادغام در آینده را داشته باشد.سیستم مورد پذیرش استفاده کنندگان باشد.نکاتی که باید در طراحی سیستم مورد توجه قرار گیرند:اطلاعات بیشتری به مدیران داده شود.مدیر اطلاعاتی را می خواهد که مورد نیازش باشد.اطلاعات مورد نیاز مدیر را به او بدهید،تصمیم گیریش بهبود خواهد یافت.ارتباط بیشتر به معنای عملکرد بهتر است.نیازی نیست که مدیر طرز کار سیستم اطلاعاتی را بداند،بلکه تنها باید نحوه استفاده از آن را بداند.

اسلاید 12: عوامل سازمانی موثر در سیستم های اطلاعات مدیریتعوامل سازمانی نیز در تعیین نوع اطلاعاتی که تولید می شود و همچنین نحوه انتقال آن نقش عمده ای به عهده دارند.این عوامل عبارتند از:ماهیت یا سرشت سازمان.انواع سازمانها.اندازه سازمان.پایگاه داده ها.کنترلها.

اسلاید 13: عوامل سازمانی موثر در سیستم های اطلاعات مدیریتانواع سیستمهای اطلاعاتی:سیستم پردازش معاملات TPS سستم اطلاعات مدیریت MIS سیستم پشتیبانی تصمیم گیری DSS سیستم پشتیبانی گروه کاری WGSSسیستم پشتیبانی تخصصی یا هوشمندESS یا ISS سیستم پشتیبانی مدیران عالی ESS

اسلاید 14: TPSسیستمی ست که داده ها و اطلاعات در یک معامله یا دادوستد تجاری را بطور کامل و دقیق پردازش می نماید و نتیجه را با استفاده از سیستم رایانه ای در اسرع وقت تحویل می دهد.تسهیلات سیستم TPS هر مدیری در هر سطحی از سطوح سلسله مراتب تصمیم گیری قادر به استفاده از آن است.محاسباتی که این سیستم براحتی قادر به انجام آنهاست پایه هرنوع تجارت و بازرگانی است.قادر به تهیه گزارشهای مختلف برای مدیران است.با ارایه مدل رایانه ای از صرف بسیاری از هزینه ها جلوگیری می کند.MISسیستمی ست که داده و اطلاعات مورد نیاز مدیران را تهیه و در اختیار آنها می گزارد.این سیستم برگرفته از سیستم TPS و نوع پیشرفته و وسیعتر آنست.تسهیلات سیستم MISحل مسایل و تصمیم گیری درباره آنها که با کاربرد سیستم اطلاعات مدیریت بسیار دقیق تر و عقلانی تر می گردد.در عین ثبات پویاست و قابل اصلاح و تحویل می باشد و موجب صرفه جویی در وقت مدیران و هزینه ها می گردد.

اسلاید 15: DSSسیستمی ست که داده ها و اطلاعات مورد نیاز مدیران و تصمیم گیرندگان را جهت اخذ تصمیمات استراتژیک و حیاتی در سطح کل سازمان تدارک می بیند و در اختیار آنها می گذارد.به طور کلی سیستم برای پاسخگویی به 2 پرسش اساسی زیر طراحی گردیده است:برای تصمیم گیری مناسب نیاز به چه اطلاعاتی و از چه منبعی و با چه کیفیتی می باشد؟برای تصمیم گیری چه مراحلی را باید طی نمود؟تسهیلات سیستم DSS بسیاری از تصمیمات متخذه در امور بازرگانی و اقتصادی سازماندهی نشده می باشد و از آنجاییکه یکی از ویژگیهای بارز این سیستم حل مسایل بدون ساختار می باشد برای این امور بسیار مناسب است.در این سیستم زمان عاملی ست مهم و به عنوان یکی از عناصر استراتژی رقابتی مدنظر گرفته می شود.این سیستم همچنین قادر است نیازهای غیرقابل پیش بینی را که در اخذ تصمیم مهم می باشد را بپوشاند.

اسلاید 16: WGSSاین سیستم در پی اشاعه فرهنگ کاری نوین تحت عنوان کار گروهی و تیمی و تلاش در جهت تشکیل تیمهای کاری و گروههای تخصصی و پشتیبانی طراحی مورد استفاده قرار گرفت.تسهیلات سیستم WGSS این سیستم قادراست بر موانع و محدودیتهای فاصله ای)مسافت( غلبه نماید,کلمات و مفاهیم را به شکل الکترونیکی نشر و انتقال دهد,کلیه اطلاعات مورد نیاز گروهها را به سرعت و به سهولت در اختیار آنها قرار دهد و بهره وری افراد و گروهها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.

اسلاید 17: ISS # ESS سیستمی ست که از برنامه های پیشرفته رایانه ای برنامه های هوشمند جهت ذخیره نمودن اطلاعات ویژه مربوط به مشاغل و پستهای سازمان از یک سو و شرایط احراز آنها از سوی دیگر می پردازد.تسهیلات سیستم ESS یا ISS این سیستم قادر است نیازهای ابتدایی و اساسی سایر سیستمها را فراهم نماید,تمامی فعالیتهای اصلی سازمان از لحاظ تخصصی و فنی را پشتیبانی کند,به عنوان یکی از عوامل رشد و بالندگی سازمان نقش آفرینی نماید و بالاخره قادر است تجربیات گذشته را در شرایط مشابه حال و آینده بکار گیرد.

اسلاید 18: ESSاین سیستم را سیستم اطلاعاتی مدیران عالی نیز نامیده اند.از آنجاییکه این سیستم برگرفته از پنج سیستم اطلاعاتی پیشین است هدف از آن ارایه اطلاعات دقیق پیرامون کلیه عملیات لازم برای اداره موثر سازمان به مدیریت عالی,آنهم به طور کاملا مکانیزه)با استفاده از فن آوری های پیشرفته رایانه ای( می باشد.این سیستم قادر است محدودیتها(Constraints) و تهدیدات(Threats) و فرصتها (Opportunities) را کاملا به جا و به موقه تشخیص و مطلوبترین روش علمی را برای کاستن از فشار تهدیدات,شکستن غالب محدودیتها و بهره گیری مناسب از فرصتها را ارایه دهد.