گزارش نویسی ۲

گزارش نویسی ۲

اسلاید 1: گزارش نویسی

اسلاید 2: کار عملی نوع گزارش: گزارش رسمی بلندویژگی های گزارش: Word1- فایل 2- حداقل در 2 صفحه 3- استفاده از یک جدول یا نمودار در متن گزارش4- رعایت اصول نگارشی و نقطه گذاری 5- ارسال گزارش از طریق ای میل: hashemian553@yahoo.com

اسلاید 3: کار عملی موضوع گزارش (پیشنهادی): 1- لزوم یا عدم لزوم باز بودن کتابخانه در شیفت عصربه عنوان مسؤول کتابخانه در تاریخ 94/6/15 نامه ای به شماره 756/د/5 از طرف معاون پژوهشی مرکز خود دریافت کرده اید مبنی بر باز بودن یا باز نبودن کتابخانه در شیفت عصر 2- دلایل شرکت کردن یا نکردن در نمایشگاه بین المللی کتاب

اسلاید 4: واژه «گزارش» گزارش در لغت به معنای تفسیر قضیه، شرح و تفصیل خبر یا کاری که انجام یافته (فرهنگ عمید) - بیان و اظهار (فرهنگ معین)

اسلاید 5: اصطلاح «گزارش»گزارش در اصطلاح، انتقال اطلاعات از فرد یا افرادی که آنها را می دانند و یا به طریق علمی به دست آورده اند، به فرد یا گروهی که نمی دانند و نیازمند اطلاعات مزبور برای اتخاذ تصمیم تا انجام یک کار هستند، است.

اسلاید 6: تعریف «گزارش نویسی»- گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل صحیح که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد. - در واقع گزارش نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.

اسلاید 7: هدف «گزارش نویسی» فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید. تأثیر گذاشتن بر مخاطب

اسلاید 8: کاربرد «گزارش نویسی» کاربرد گزارش نویسی در سازمان به عنوان ابزار مدیریت در جهت انجام وظایف مدیران و گردش کار مطلوب در سازمان و ایجاد ارتباطات رسمی سازمان می باشد. که عمده کارایی آن عبارت است از: برنامه ریزی، سازماندهی و هماهنگی اطلاع از اجرای صحیح دستور (کنترل) آگاهی از وظایف واحدها (هدایت) آگاهی از پیشرفت کار (رهبری) آگاهی از روشهای انجام کارآگاهی از کمال یا نقص فرامین اطلاع از مشکلات (کنترل) ارزیابی توانمندی های مجموعه تحت سرپرستی

اسلاید 9: تهیه گزارش قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، براساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد. دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که او خود تصمیم می گیرد یا آن که گزارش را برای اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می کند، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از این مسائل می تواند گزارش خود را به شکلی تهیه کند که رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.

اسلاید 10: تهیه گزارش تهیه گزارش به دو شکل انجام می گیرد: از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید

اسلاید 11: مراحل گزارش نویسی مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارتند از: مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش (ربط منطقی مطالب)مرحله نگارش مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی

اسلاید 12: مرحله اول گزارش نویسی: برنامه ریزیمسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است. در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد (اکثر گزارشهای مختصر و توضیحی) در گزارشهای اداری و فنی و تحقیقی با توجه به اینکه نویسندگان گزارش به دنبال گشف حقایق و نتایج قابل ارائه هستند بهتر است در مرحله برنامه ریزی از روش علمی استفاده نمایند.

اسلاید 13: مراحل روش علمی تعریف مسأله طرح مقدماتی تحقیق انتخاب روشی مناسب برای تحقیقجمع آوری اطلاعات و داده ها تحلیل و تفسیر نتیجه گیری

اسلاید 14: مرحله دوم گزارش نویسی: ساختار گزارشدر این مرحله سرو کار ما با طرح ریزی است یعنی با طرح ربط منطقی مطالبمنظور از ربط منطقی مطالب آن است که بین کل و جزء و بین اجزاء از حیث درجه اهمیت تقدم و تأخر، علت و معلول و دیگر معیارهای نظم و ترتیب معقول و روشن وجود داشته باشد به صورتی که خواننده گزارش هم از کل موضوع تصویری روشن در ذهن پیدا کند و هم ترتیب و اهمیت نسبی اجزاء را با یکدیگر و با کل موضوع تشخیص دهد.

اسلاید 15: ساختار گزارشنحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممكن است نتايج و پيشنهادات گزارشگر را بپذيرد يا نپذيرد.نكات و نظريات عمده بايد مورد تأكيد قرار گيرد.

اسلاید 16: ساختار گزارش هر گزارش باید دارای: موضوع مقدمه بدنه اصلی (متن)پایان

اسلاید 17: مقدمه گزارش مقدمه گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست.بطور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند: گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده قابل قهم و با معنی باشد. در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کندباید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد

اسلاید 18: متن یا بدنه اصلی گزارش متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارائه آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آنها، بیان معیارها و اثبات مدعی است.

اسلاید 19: پایان گزارش پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارائه پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه عمده گزارش (در مورد گزارشهای مفصل) می باشد.

اسلاید 20: تنظیم گزارش از جنبه پذیرش یا عدم پذیرش آن از سوی خواننده گزارش در مورد خواننده ای که احتمال می رود گزارش و نتایج آن را بپذیرد و یا نسبت به نتایج و پیشنهادات قضاوتی کند، باید از روش قیاسی (Deductive) استفاده کرد. در مورد خواننده ای که گمان می رود در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت کند باید از روش استقرائی (Inductive) استفاده کرد.

اسلاید 21: الگوهای ساختار گزارش الگوی قیاسی Deductiveالگوی استقرائی Inductive

اسلاید 22: الگوی قیاسی در این الگو نکته اصلی و یا مهمترین پیشنهاد در آغاز ارائه می شود و سپس جزئیات و توضیحات و دلایل تایید کننده به دنبال آن می آید. الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است.

اسلاید 23: الگوی قیاسی

اسلاید 24: الگوی استقرایی در الگوی استقرایی اول آمار و اطلاعات و حقایق ارائه می شود سپس بر پایه استدلال، نتیجه گیری شده و نهایتا پیشنهاد و یا راه حل مسأله مورد نظر ارائه می گردد. الگوی استقرایی می تواند فرد را تشویق به مطالعه گزارش و دریافت حقایق کند و درجه احتمال مخالفت او را با پیشنهاد کاهش دهد.

اسلاید 25: الگوی استقرایی

اسلاید 26: اصل تاکید در گزارش خوانندگان گزارش معمولا آنچه را که در آغاز و پایان مطلبی می خوانند، به یاد می سپارند، بنابراین لازم است نکات عمده در آغاز و پایان گزارش قید گردد. این امر در مورد نکات عمده هر بخش از گزارش و در هر پاراگراف نیز باید مراعات شود. خوانندگان گزار ش همچنین کلیات را بهتر از جزئیات به خاطر می سپارند. به خاطر سپاری مطالب و نکات عمده از سوی خواننده گزارش بستگی به این دارد که گزارشگر چگونه این نکات را با نکاتی که خواننده گزارش قبلا می دانسته مرتبط سازد و چگونه نکات عمده را به هم ربط دهد.

اسلاید 27: چگونه نکات عمده را مورد تاکید قرار دهیم؟1. جای نکات در گزارش همانطور که گفته شد باید آغاز و پایان گزارش باشد2. اندازه و تناسب مطلب با توجه به اهمیت موضوع در نظر گرفته شود3. زبان تأکید کلمات همگی از قوت و اثربخشی یکسانی برخوردار نیستند، جملات باید روشن، محکم و موثر باشند. بکار بردن قیود و عبارات وصفی مانند «مهمترین عامل»، «نکته اساسی« و عباراتی از این گونه توجه خواننده را جلب می کند. 4. کاربرد علائم خط کشیدن زیر مطلب عمده، رنگی نشان دادن جملات و عبارات، نوشتن به صورت درشت، ایتالیک، شماره گذاری و غیره عامل مهم در تاکید گزارش بر مطلب است.

اسلاید 28: مرحله سوم گزارش نویسی: نگارشدر این مرحله می خواهیم مواد و مصالحی را که در مرحله اول به درستی و با دقت و به اندازه کافی تهیه کرده ایم بر اساس ساختاری که از پیش (در مرحله دوم) طرح آن را ریخته ایم بکار بریم و عملا ساختمان گزارش را که از مهمترین مراحل گزارش نویسی است بنا نهیم.

اسلاید 29: نگارشدر مرحله نگارش با چهار مسأله روبرو هستیم تهیه پیش نویس مسأله سبک نگارش مسأله کلمات و جملات مسأله پاراگراف

اسلاید 30: تهیه پیش نویس هر نویسنده تازه کاری تا زمانی که مهارت پیدا نکرده، ناچار به تمرین زیاد و تهیه پیش نویس است تا بدین وسیله بتواند بعدا تغییرات و تجدید نظرها را در آن انجام دهد. در پیش نویس ممکن است رعایت نقطه گذاری، قواعد دستوری، جمله بندی و رسائی کلام زیاد رعایت نشده باشد که در مراحل بعدی باید اصلاحات لازم انجام شود.

اسلاید 31: سبک نگارش نویسنده گزارش باید با به کار بردن سبکی مناسب مطالب خویش را ساده و در عین حال گویا و خالی از لغات و عبارات سنگین و دور از ذهن خواننده، گزارش نماید.گزارش نویس باید بکوشد که از نکات ضعف زیر پرهیز کند: به کار بردن کلمات و جملات اغراق آمیز مانند: هرگز، بی نهایت، یک دنیا به کار بردن کلمات و جملاتی که حس اطمینان دور از عقل و منطق در خواننده ایجاد می کند مانند: بدون ذره ای شبهه باید گفت برانگیختن احساسات خواننده مانند: کوته فکران این طور فکر می کنند یا خود را به جای من بگذارید مسأله جنبه تبلیغاتی دادن به گزارش: هر شخص عاقلی می پذیرد..قضاوت بی جاسعی در قبولاندن مسایل بدون ارائه دلایل منطقی با ادای جملاتی مانند: «بدیهی است که»، «لازم به گفتن نیست که »، «همه کس می داند که« و....نارسایی و بی دقتی استدلال غلط

اسلاید 32: کلمات و جملات تعریف جمله اقسام جمله اصول جمله

اسلاید 33: اصول جمله اصل وحدت اصل ربط اصل تاکید

اسلاید 34: اصل وحدت یک جمله باید فقط شامل یک مضمون و نکته اصلی باشد. به منظور حفظ وحدت جمله نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرد: هیچ کدام از نکات لازم برای قابل درک نمودن مفهوم وفکر اصلی نباید از جمله حذف شود هیچ نکته اضافی و غیر لازم در جمله گنجانده نشود قواعد صحیح دستور زبان به دقت مورد توجه قرار گیردروابط بین مضمون و ایده های اصلی و فرعی با به کار بردن حروف ربط صحیح و به جا نشان داده شودافکار مستقل را در ترکیب جملات مستقل و افکار فرعی در جملات فرعی و تبعی قرار داده شودنباید در میان جمله، جهت فکر را بیش از یک بار تغییر داداز نوشتن جملات طولانی که حفظ معانی و درک ارتباط بین فاعل و مفعول و مراجع ضمیر را مشکل می سازد باید پرهیز کردباید از علائم نقطه گذاری به نحو دقیق و صحیح استفاده کرد تا معانی جملات تغییر نکند

اسلاید 35: اصل ربطهر یک از کلمات و قسمتهای جمله باید چنان به هم متصل و مرتبط باشند و با یکدیگر ترکیب شوند که معنی اصلی و مورد نظر خود را از دست ندهند. رعایت اصل ربط سبب می شود که جمله، دوپهلو، مبهم و بی معنی نگردد. به منظور حفظ ربط نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرد: کلمات را به ترتیب صحیح در جمله قرار داد و در به کار گیری قیود وصفی باید دقت خاصی کرد. مثال: «منتقد پنج غلط از مقاله او گرفت که اتفاقا همه درست بود». باید همیشه هر فعل و عمل را به فاعل آن ربط و نسبت داد قواع اگر در جمله مقایسه ای صورت گرفته باید از تکمیل آن مطمئن شد، نباید مقایسه را به صورت ناقص تمام کرد. به کار بردن ضمایر دارای اهمیت بسیار است

اسلاید 36: اصل تاکید تأکید یعنی قرار دادن مطالب و افکار مهم جمله در محل مناسب به طوری که به گیرایی جمله کمک کند.

اسلاید 37: به طور خلاصه تا آنجا که به نگارش کلمات و جملات مربوط است نکات زیر باید رعایت گردد: به منظور حفظ ربط نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرد:صریح نویسی (یعنی خودداری از به کار بردن لغات و اصطلاحات مبهم و کلماتی که دارای معانی قطعی نیست) ننویسیم بنویسیم خیلی زود فردا ساعت 3 بعد از ظهر خیلی 90 درصد، 10 کیلو، یکصد نفر اکثریت 87 درصد ساده نویسی ننویسیم بنویسیم ذی قیمت گران بها بالفعل هم اکنون ذی روح جاندار کوتاه نویسی (ایجاز) فصاحت و بلاغت ( فصیح: زیبا و دلپسند، بلیغ: جامع و مانع، روشن و خالی از ابهام) حضرت علی (ع): بهترین سخن آن است که در عین کوتاهی بر تمام مقصود گوینده دلالت کند و هرگز ملال نیاورد

اسلاید 38: پاراگراف بندی هر پاراگراف سه وظیفه اصلی به عهده دارد: الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته ب- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلوگیری از انحراف فکر خواننده و قطع علاقه او ج- اعلام نتیجه

اسلاید 39: فواید استفاده از بند یا پاراگراف شکستن یکنواختی کمک به درک تقسیم بندی موضوع مشخص ساختن جزئی از کل موضوع گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی آسانی مراجعه به هر مطلب

اسلاید 40: مرحله چهارم گزارش نویسی: تجدید نظر تجدید نظر اول: گزارش را از نظر مطالب و مواد مندرج بررسی کنید: -آیا حاوی اطلاعات کافی می باشد؟-آیا مثالهای بیتشری لازم است؟-آیا حقایق، نیاز به شرح بیشتری دارند؟-آیا بیشتر از اندازه مطلب گنجانده شده است؟-آیا نوشته منطقی می باشد؟

اسلاید 41: تجدید نظر تجدید نظر دوم: گزارش را از نظر موثر بودن و ترتیب کلی آن بررسی کنید: -آیا موضوع به طور واضح بیان شده است؟-آیا موضوع به مراحل و به طور روشن تقسیم شده است؟-آیا ربط بین مراحل واضح است؟

اسلاید 42: تجدید نظر تجدید نظر سوم: نوشته را از نظر جمله بندی، انتخاب لغت، طرز نوشتن، نشانه گذاری و شیوه خط فارسی بررسی کنید: -آیا جمله ها صحیح و موثر می باشند؟-آیا کلمات دارای معانی قطعی و روشن هستند؟-آیا اصول و قواعد نشانه گذاری و شیوه خط فارسی در گزارش به صورتی رعایت شده است؟

اسلاید 43: آراستن گزارش آراستن یک گزارش برای تأکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی می کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است. -تقویت نکات اصلی -عنوان بندی-ساختن نکات بصری- جدول ها و نمودارها

اسلاید 44: تقویت نکات اصلی -شماره گذاری -دایره ها و یا مربعهای تو پر-خط کشیدن زیر جملات -حروف بزرگ و پر رنگ دایره ها و یا مربعهای توپر وقتی بیشترین تأثیر را دارند که بخواهید بر روی بیشتر از یک ادعا تاکید کنید. خط کشیدن وقتی مناسب است که عبارت طولانی باشد و این امکان وجود داشته باشد که نکته برجسته مورد نظر نویسنده در میان عبارتها و جملات پاراگراف از نظر خواننده پنهان بماند

اسلاید 45: عنوان بندی عنوان بندی معقول و مناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان می دهد-هرعنوان یا زیر عنوان باید به طور معنی دار مطالبی را که دنبال می کند، توضیح دهد. به طور مثال در گزارشی که درباره مواد سمی در کودهای شیمیایی تهیه شده است عناوینی مانند: «ملاحظات کوتاه مدت» و «ملاحظات بلند مدت» نسبت به عنوانهایی مثل: «اقدامات اولیه می تواند مسمومیت را کاهش دهد» و «برنامه های بلند مدت، مسمومیت را حذف خواهد کرد» کم ارزش ترند. -عناوین باید به تنهایی و بدون مراجعه به متن معنی دار باشند تا خواننده ای که از گزارش سطحی می گذرد بتواند از طریق عناوین، مطلب را دریابد.

اسلاید 46: جدول ها و نمودارهاانواع نمودار: نمودار ستونی (Column)نمود ار خطی (Line)دایره ای (Pie)میله ای (Bar)ناحیه ای (Area)پراکندگی (X Y Scatter)انباشته یا سهام (Stock)سطحی (Surface)دونات یا حلقه ای (Doughnut)حبابی (Bubble)راداری (Radar)

اسلاید 47: نمودار ستونی برای مقایسه متغیرها مورد استفاده قرار می گیرد مثلا وقتی می خواهیم آمار بخش امانت را در ماه های مختلف با هم مقایسه کنیم.

اسلاید 48: نمودار خطی برای نشان دادن نحوه رشد یک متغیر در طول زمان مثلا بررسی میزان تغییرات امانت کتاب در طول ماه های سال

اسلاید 49: نمودار دایره ای برای مقایسه داده ها و متغیرها استفاده می شود.

اسلاید 50: نقطه گذاری و اهمیت آن در نگارش

اسلاید 51: انواع گزارش انواع گزارش از نظر نوع ارائه: گزارش کتبی گزارش شفاهی

اسلاید 52: مقایسه گزارش کتبی و شفاهی

اسلاید 53: انواع گزارش برحسب نوع و شکل کلی: گزارش های رسمی کوتاه گزارش های رسمی بلند

اسلاید 54: گزارش رسمی کوتاهگزارشی که معمولا تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده و روزمره اداری است.

اسلاید 55: گزارش رسمی بلند گزارشی که معمولا بیش از سه صفحه است. این نوع گزارش ها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می شود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است

اسلاید 56: انواع گزارش برحسب دوره و مدت گزارش ادواری گزارش اتفاقی

اسلاید 57: انواع گزارش برحسب هدف گزارش کار گزارش فنی گزارش علل مسأله گزارش و راه حل مسأله گزارش اطلاعی گزارش مشورتی گزارش انتقادی گزارش تحصیلی (پژوهشی)گزارش اداری گزارش بازرگانی

اسلاید 58: گزارش اداری گزارش های اداری را معمولا کارکنان سازمانها تهیه و به مقامات بالاتر ارائه می کنند. غالبا گزارشهای اداری با یک نامه همراه است که دارای تاریخ و شماره ثبت گزارش است و علت تهیه گزارش در آن ذکر شده است.

اسلاید 59: انواع گزارشهای اداری: گزارش های دوره ای (ماهانه، سالانه، ترازنامه) گزارش پیشنهادی گزارش آماری مربوط به پیشرفت کارهای سازمان گزارش وضعیت (تجزیه و تحلیل موقعیت دیروز و امروز سازمان)

اسلاید 60: گزارش پژوهشیپایان نامه طرح تحقیقاتی مقاله