راهنمای مدیریت مؤثر جلسات

راهنمای مدیریت مؤثر جلسات

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الرحيم

اسلاید 2: موضوع :راهنماي مديريت مؤثر جلسات تهيه کننده :فرزانه عابد بهار 83

اسلاید 3: طرح اوليه براي مؤفقيت هدف از برگزاري جلسات را بدانيد.هدف جلسه يعني آنچه اميد داريد، حاصل آيد-تبادل نظر و اطلاعاتي است که براي خلق يک طرح بازاريابي ضروري است.در بدو امر دو هدف اساسي براي جلسه متصور است: ارائه اطلاعات کسب اطلاعات

اسلاید 4: چرا جلسه؟ارتباطات سازماني به اشکال مختلفي صورت مي گيرد: تبادل نامه و يادداشت تماس تلفني ارائه گزارش و يا فاکس اتخاذ تصميم براي تشکيل جلسه به عوامل متعددي- نظير رفع نيازهاي موجود- بستگي دارد که به شرح زير است:آيا بايد اطلاعاتي را منتقل کنيد يا اين اطلاعات را از ديگران کسب کنيد؟آيا در صدد اشاعه مفهوم روحيه کار دسته جمعي هستيد؟آيا قصد داريد نحوه استفاده از وسايل جديد را آموزش دهيد؟ آيا نيازمند دريافت پاسخي فوري براي حل مسأله اي مهم هستيد؟

اسلاید 5: چه وقت بايد اجلاسي برگزار گردد؟ خلق يک ايده، طرح، يا پروژه مستلزم تعامل عقايد باشد. پوياي گروهي از اساسي ترين عوامل تحقق يک هدف است. محدوديت زماني، ديگر موارد حق انتخاب را محدود خواهد کرد. موضوع آنقدر پيچيده باشد که تعامل و توضيح را طلب کند. دستور مافوق، برگزاري جلسه باشد.

اسلاید 6: آماده سازي براي جلسه مي خواهم چه نوع جلسه اي را برگزار کنم؟ چه کساني را بايد دعوت کنم؟ چه وقتي را بايد براي تشکيل جلسه تنظيم کنم؟ در چه مکاني بايد اين جلسه را برگزار کنم؟کساني را دعوت کنيد که بايتس در جلسه تان باشند.براي گردهمائي خود فهرست تشريفاتي را مبنا قرار ندهيد. تنها کساني را دعوت کنيد که مي خواهيد شنونده نظراتشان باشيد.

اسلاید 7: زمان جلسه وقت کافي براي آماده شدن اختصاص دهيد. برگزاري جلسه را در تاريخ و ساعتي پيش بيني کنيد که شرکت کنندگان در دسترس باشند. از برنامه ريزي براي برگزاري جلسات در روزهاي تعطيل و تعطيلات طولاني، يا در روزهاي اول و آخر هفته اجتناب کنيد. جلسات صبح به مراتب پربارتر از جلسات آخرين ساعات روز است. کار را با تفريح مخلوط نکنيد.

اسلاید 8: مکان جلسه مکاني بيابيد که راحت و نزديک باشد. يک نقطه بي طرف انتخاب کنيد. نسبت به سياست بازي حساس باشيد.هزينه ها را بررسي کنيد. تسهيلات لازم و مناسب را در نظر بگيريد.

اسلاید 9: آماده سازي ديگران تهيه و تأمين اطلاعات لازم:هدف از تشکيل جلسه و موضوع موردبحث را به انها ابلاغ کنيد. اگر قرار است بيش از يک موضوع در جلسه مطرح شود، لازم است قبلاٌ همه انها در دستور جلسه ذکر شود. به انها اطلاع دهيد که چه انتظاري از آنان مي رود. اعلام کنيد که جلسه چه وقت و در کجا برگزار خواهد شدو چه مدت به طول خواهد انجاميد.

اسلاید 10: بايدها و نبايدهاي مديريت جلسهتکليف اوليه خود را انجام دهيد. مراحل برگزراي جلسه را به خاطر بسپاريد. توزيع دستور جلسه دقت در نحوه شکل استقرار شرکت کنندگان شرکت کنندگان را معرفي کنيد. قوانين را مبنا قرار دهيد. کليه آراء و حقايق را جمع آوري و سپس ارزيابي کنيد.

اسلاید 11: گردونه اجلاس را در گردش نگهداريد.چشم به ساعت داشته باشيد. سؤالهاي خود را از قبل بدانيد. ارتباط موضوعات و مباحث را حفظ کنيد. همچنانکه جلسه را پيش مي بريد، جمع بندي کنيد. بر نتيجه گيري و اقدام تأکيد کنيد. با جمع ارتباط برقرار کنيد. د رمباحثات، توازن را رعايت کنيد. مشاجرات را متوقف کنيد.گوش کنيد.همه چيز را بدقت ثبت کنيد.

اسلاید 12: تشويق اعضاء به شرکت فعال به دورازهرگونه تعصب وارد جلسه شويد. جلسه را با لبخند و سلام آغاز کنيد. تفاوتهاي موجود افراد را محترم بشماريد و اين تفاوتها را به کار بگيريد. استعداد و مهارت فردي اشخاص را شناسائي کنيد. از افراد ذيصلاح در موقع لزوم تقدير کنيد. آماده پذيرش اعتراض ديگران باشيد. صميمي باشيد. به اشاره ها توجه نشان دهيد.

اسلاید 13: نبايدها در پي تفوق و تسلط بر مذاکرات نباشيد. شرکت کنندگان را کلافه نکنيد. صحبت ديگران را قطع نکنيد.(مگر در موارد استثنائي ) از برخوردهاي شخصي بپرهيزيد. تنها براي اين که نظري ارئه شود اصراري بر مشارکت شرکت کنندگان نداشته باشيد. خود را گرفتار شوخي بيجا نسازيد.

اسلاید 14: بهره گيري هر چه بيشتر گروه نشان دهيد که خواستار مشارکت همه هستيد. سؤالات درست و مناسب بپرسيد.در جستجوي فرصتهائي براي جذب هر چه بيشتر مشارکت افراد در بحث باشيد. از هر فرصتي براي بسط موضوع مورد بحث استفاده کنيد. از تخصص و استعداد افراد براي افزايش مشارکت استفاده کنيد. هيچ فرد يا گروهي از موضوع مورد بحث خارج نشود و از نظرات و موضوعات شخصي بپرهيزد.(جلوگيري از کشمکش)

اسلاید 15: مواجهه با وضعيتهاي دشوارمشکل عبارت است از امر يا شرايطي که براي شما به عنوان مدير جلسه مانعي ايجاد مي کند و شما را از رسيدن به هدف جلسه باز مي دارد.حواس پرتي، تأخير، بي حالي، خستگي، هيجانات نامناسب و بيجا، هر يک موانعي است که مي تواند روند جلسه را مختل کند و پيشبرد برنامه شما را با مشکل روبه رو سازد.ذيلاً مواردي از مشکلات معمول و برخي شيوه هاي مناسب براي آنها را مرور مي کنيم.پچ پچ گران: گروهي از افراد بي توجه به نظم جلسه، در ضمني که يکي از حاضران مشغول سخنراني يا طرح نظر خويش است، در حال گپ و صحبت يا گفتگوي درگوشي با يکديگرند.

اسلاید 16: راه حل ساده اين است که جلسه براي لحظاتي متوقف شود تا ”پچ پچ گران“ صحبتهايشان را تمام کنند يا دست کم پيامي به انها داده شود که سگوت آنها موجب امتنان است.يک نگاه معني دار نيز بعضي اوقات همان کار را خواهد کرد.پرچانگان: اين گروه افرادي با حسن نيت هستند که هر چند نظرات بسياري براي ارائه دارند، اما بدون آنکه در سخنان خويش ساماندهي و ترتيب و انسجامي را رعايت کنند، براي عرضه نقطه نظرات خود ناگزير به تکرار مکررات مي شوند.راه حل: د رجستجوي فرصت مناسبي باشيد تا محترمانه رشته کلام را قطع کنيد.

اسلاید 17: مهمل گويان: گاهي اوقات در جلسات به افرادي برمي خوريد که ادعا مي کنند حرفي براي گفتن و نظري براي عرضه در جلسه دارند، در حالي که نظريات آنها هيچ ربطي به موضوع جلسه نداشته و تنها موجب انحراف جريان مذاکرات به خارج از مدار اصلي مي شود.راه حل:در وهله اول مي توانيد با طرح سؤال آنها را به سمت اصلي و مربوط به جلسه هدايت کنيد.و اگر کارساز نبود محترمانه آنها را ناديده انگاريد.غوغاگران: آدمهائي هستند که با جار و جنجال و شلوغ بازي مي خواهند حرف خود را به کرسي بنشانند.راه حل: از شخص مذکور بخواهيد که رفتارش را متوقف سازد.واگر نشد از وي بخواهيد که جلسه را ترک کند و به او پيشنهاد دهيد که در همان روز با شما جلسه داشته باشد.

اسلاید 18: اصرارورزان: برخي افراد به صرف داشتن عقيده اي خاص و اصرار فراوان براي اثبات آن بدون در نظرگرفتن ميزان ارتباط آن نظريه به موضوع مورد بحث، موجبات زجر و ناراحتي ديگران را فراهم مي آورند.راه حل: بگذاريد حرفش را بزند ولي مؤدبانه به او بي اعتنائي کنيد.اگر باز هم ادامه داد از فرصت استفاده و ديگران را نيز درگير بحث نمائيد.از آن فرد يکدنده تشکر نمائيد و از ديگران بخواهيد نظر خود را ارائه دهند.خودخواهان: اين گروه مي پندارند درباره هر موضوع صاحب نظرند و هيچگاه ساکت نمي شوند.در هر زمينه اي خود را متخصص مي دانند.راه حل: روبرو ساختن نظر و ديدگاه آنان با ديگر صاحبنظران است.

اسلاید 19: بي نظم ها: کساني که با تأخير وارد جلسه شده و موجب حواس پرتي ديگران مي شوند و حرکت جلسه را حتي براي لحظاتي به عقب برمي گردانند. با چنين افرادي سريعاً برخورد کنيد، سپس توجه وي را به فهرست دستور جلسه و محورهاي مورد بحث آن جلب و توصيه کنيد.رئيس ها: ملال انگيزترين وضعيتي است که پيش مي آيد. جلسه به خوبي پيش رفته و درباره همه چيز مذاکره شده است و حاضرين در حال جمع بندي و حصول نتايج هستند که رئيس از راه مي رسد و نظر ديگري ارائه مي دهد و نقطه نظرات محو مي شود.راه حل: با قاطعيت عمل کنيد و به قضائت خود اتکا کنيدو از پافشاري مجدد بر نقطه نظرات فراهم آمده از مشارکت اعضاي جلسه دريغ نورزيد.بايستي از شرکت کنندگان بخواهيد تا نظر خود را ابراز کنند تا اينکه نظرات رئيس را بي پاسخ نگذاشته باشند.

اسلاید 20: افراد خاموش: وجود شرکت کنندگان خاموش و بدون عقيده و ايده در يک گردهم آيي همانند زخمي بر دل رئيس جلسه زجرآور و وحشت زاست.بن بست: اين حالت موقعي پيش مي آيد که گفت و گوها بي آنکه به نتيجه و دستاوردهايي نزديک شود، همه را در يک بن بست گرفتار مي کند. حرفهاي تکراري رد وبدل مي شود بي آنکه سودي داشته باشد و گره اي بگشايد.راه حل: در اين موقع بهتر است با اقدام به مروري بر خلاصه اهم مطالب و محورهاي مورد بحث به حل مشکل بپردازيد. از هيچکس نخواهيد به شرح موضوع بپردازد و يا با شما مؤافقت کند. بعد، نظر افراد را سؤال کنيد.اگر همه تلاشها با شکست مواجهه شد بهتر است جلسه را خاتمه دهيد و براي جلسه ديگري برنامه ريزي کنيد.

اسلاید 21: نقطه کور: آن وقتي است که حوصله ها سرآمده و نهايت خستگي و زمان کسالت افراد فرا رسيده است. حاضران بيقرار و و فاقد بهره وري هستند. هيچ مجالي براي دستيابي به هدف و نتيجه گيري از جلسه فراهم نيست.راه حل: يک بازنگري سريع ذهني ضروري است. در چنين موقعيتي نخستين قدم يک تنفس کوتاه است. وقتي جلسه بار ديگرآغاز شد، به موضوع مورد بحث در جلسه بازگرديد و زمينه اي را فراهم آوريد تا هرکس شخصاً در جريان مباحث قرار گيرد. سعي کنيد تمامي حاضران از اهميت جلسه و ربط آن به سازمان و مؤسسه تان و برنامه اي که در پيش است مطلع شوند و سپس نقش فردي خود را در اين مسئله به روشني بيابند.

اسلاید 22: اوراق قابل توزيع و متون انتشاري در جلسه موارد و مطالبي که در اختيار شرکت کنندگان گذاشته مي شود، مي بايست حاوي اطلاعات ضروري باشند که علاوه بر تفهيم و توضيح محورهاي مذاکره بر تقويت نقطه نظر خاصي کمک کنند و خود هرگز نبايد موضوع جلسه باشند.وقت کافي براي برنامه ريزي اختصاص دهيد. مطالب اضافي بايد کوتاه و گويا و حتي الامکان فهرست گونه باشد. اگر رهبري جلسه ايجاب مي کند که مطالب اضافي به طور دقيق خوانده شده باشد، اطمينان حاصل کنيد که کليه شرکت کنندگان مطالب را قبل از شروع تاريخ جلسه دريافت و مطالعه کرده باشند. مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعضاً کسالت آور است. مطالب اضافي بايد به موضوع جلسه مربوط باشد.

اسلاید 23: روشها و قواعد انتشار و توزيع مطالب کتبي: وقت کافي براي برنامه ريزي اختصاص دهيد. مطالب اضافي بايد کوتاه و گويا و حتي الامکان فهرست گونه باشد. اگر رهبري جلسه ايجاب مي کند که مطالب اضافي به طور دقيق خوانده شده باشد، اطمينان حاصل کنيد که کليه شرکت کنندگان مطالب را قبل از شروع تاريخ جلسه دريافت و مطالعه کرده باشند. مرور گزارش به صورت گام به گام با شرکت کنندگان بي ثمرو بعضاً کسالت آور است. مطالب اضافي بايد به موضوع جلسه مربوط باشد. براي استفاده کمتر از مطالب کتبي، از ويدئو، پروژکتور، اورهد و ساير وسايل سمعي و بصري استفاده کنيد. د رصورت امکان، مطالب چاپي را پس از جلسه توزيع کنيد. مطالب کتبي تهيه شده بايستي روشن و جامع باشد. به عنوان رئيس جلسه، بر توزيع مطالبو جزوات نظارت کنيد.

اسلاید 24: استفاده از وسايل صوتي- تصويري به کار بردن وسايل صوتي تصويري در يک جلسه مستلزم رعايت سه مرحله است: سازماندهي تدارک و آماده سازي اجرا

اسلاید 25: جمع بندي و نتيجه گيري جمع بندي يک جلسه فرايندي سه مرحله اي است: آماده سازي گروه جمع بندي خلاصه کردن نتايج و تصميمات قدرداني از کارهاي انجام شده

اسلاید 26: رأي گيري وارزيابي جلسه ارزيابي از هر چيز به عنوان بخش تکميل کننده آن است.هسته مرکزي ارزيابي، مروري است که مي توانيد به طور خلاصه از روند برگزاري جلسه و سرانجام و نتايج آن ارايه دهيد.مؤثرترين را در ارزيابي جلسه، استفاده از فهرست و رديف کارهايي است که در برنامه ريزي شخصي جلسه پيش بيني کرده بوديد.در تعيين و بررسي اين نکته که تا چه حد مي توانيد جلسه تان را متفاوت از آن چه برگزار شد برگزار کنيد، حتماً جامع نگر و دقيق باشيد.

اسلاید 27: تهيه صورتجلسه هدف از گزارش نهائي: گزارش نهائي هر جلسه خلاصه اي از روند برگزاري جلسه است که شامل تصميمات اتخاذ شده و اقدامات آتي مي شود که شامل چند نکته است: ثبت و ضبط کتبي مباحثات اجلاس تسهيل پي گيري موارد مهم گزارش نهائي گزارش پاياني بايد ضمن دربرگرفتن نظرات شما و ملاحظات مربوطه و اصلاحات لازم، تا جائي که امکان دارد کوتاه ولي گويا و قابل بسط باشد.بايد حتي الامکان جذاب، گيرا و قابل درک بنويسيد.

اسلاید 28: پايان