آشنایی مسئولان دفاتر با اصول و مهارت های لازمه

آشنایی مسئولان دفاتر با اصول و مهارت های لازمه

اسلاید 1: آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمهارايه دهنده :اكبر سيه بازي به نام حق تعالی

اسلاید 2: فهرست مطالبکليات سازمان و مديريتهدف و وظايف اداره امور دفتری روابط اداریسيستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر بايگانیفراگرد تلفنی- نقش و وظايف مسؤول دفترعمليات اداری مسؤول دفترمديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفنجلسه چند نکته مهممختصری از آيين نگارش

اسلاید 3: تعريف سازمانگروهی از واحدها و افراد که برای رسيدن به هدفی مشترک با ضوابط و ارتباطهای مشخص با هم همکاری مي نمايند.فلسفه وجود سازمانبافت و ترکيب سازمان

اسلاید 4: انواع سازمان از نظر نوع ساختار سازمان مکانيکی (دارای ساختار تشکيلاتي و فرايندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد.)سازمان ارگانيکی(دارای فرايندهای کاری پيچيده و متنوع که در اثر برنامه ها و محيط های متنوع و پويا پديد می آيد.)

اسلاید 5: انواع واحدهای سازمانی ازنظر وظايف اساسیواحدهای صف(مسؤول اجرای عمليات مربوط به انجام هدف های اصلی سازمان)واحدهای ستادی(مسؤول اجرای طرح و برنامه ،ارايه مشورت و پشتيبانی وکمک به واحدهای صف)

اسلاید 6: مناطق مديريتمنطقه بالا(مديران عالی)منطقه ميانی(مديران ميانی)منطقه پايين(سرپرستان)مسووليت سياستگذاری وهدفمند ساختن سازمانمسووليت اجرای سياست کلی وخط مشی های سازمانمسووليت عملکرد اجرايی وتوليدی ودرتماس دائم باکارکنان ورهبری وهدايت آنان مديران صف (مدير توليد) مديران ستاد تخصصی(مدير طرح وبرنامه) مديران ستاد کمکی(مدير امور اداری)

اسلاید 7: مهمترين اصول مديريتبرنامه ريزیانتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظرسازماندهیترکيب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را بايد با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است.هماهنگیفرايندی که ازطريق آن، هدفها و فعاليتهای گروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند. رهبریفراِيند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند. نظارت و کنترلفرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريزی شده بررسی می گردد.

اسلاید 8: نحوه برقراری ارتباطات سازمانیحالت گفتاری ( شفاهی ) ◊ تشکيل جلسه اداری، همايش اداری، دستور شفاهی، گزارش شفاهی، مکالمات روزمرهحالت نوشتاری ( کتبی ) ◊ نامه های اداری، صورتجلسه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آيين نامه ها، گزارشات کتبی خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نگهداری نوشته- زبان مشترک ارتباطات جامعه مراحل: 1- مرحله تهيه مکتوب و نوشته ( آيين نگارش مکاتبات اداری ) 2- مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری ) 3- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بايگانی )

اسلاید 9: مسؤول دفترتعريف عضوی از سازمان که به عنوان دستيار يک مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهای مدير خود توجه نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت کاری رئيس خود را برای کارهای جزيی نگيرد. صفات کاری صفات شخصیرازداری و وفاداری به سازمان پاکيزگی و مرتب بودنقدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای تندرستیقوه ابتکار و پيش قدم شدن تعادل روحیهوشياری و حافظه برتر نحوه صحبت کردنوقت شناسی و قابل اطمينان بودنمرتب بودن و سازمان دادنقابليت اتکاءقدرت کارايی و اثر بخشی قدرت آموزش دهی

اسلاید 10: روابط اداریروابط با مديرانشناسايی خصوصيات مدير و وفق دادن فعاليت های کاری با آن خصوصياتروابط با همکاران تطبيق دادن نقش خود با قوانين و مقررات اداری اثبات عضويت خودمان در گروه همکاران مدنظر قراردادن حقوق و خواسته های همکاران، جلب همکاری، دوستی و احترام، پذيرش مسؤرليتها و وظايفروابط با کارکنان جديدپاسخ گويی به سؤالات ايشان و آشنا ساختن آنها با قوانين و مقررات سازمان و ...

اسلاید 11: برخورد با کسانی که با داشتن وقت قبلی به ملاقات رئيس می آيند- مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان ملاقات- لغو ملاقات در صورت تأخير ملاقات کننده و ارايه توضيح علل لغو ملاقات و تعيين وقت ديگر- داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با ملاقات کننده تعارف روزنامه يا مجله و پذيرايی از ايشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد نحوه معرفی- اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند، مهم نيست کداميک اول معرفی می شوند. - هميشه، مرد به زن معرفی می شود. - شخصی که معروفيت زيادی ندارد به شخص معروف، معرفی می شود. - هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود. - شخصی که سمت پايين تر دارد به سمت بالاتر معرفی می شود.

اسلاید 12: روابط با مراجعان عادیراهنمايي مراجعه کننده با توجه به آگاهی از وضع کار و سازمان و داشتن روحيه همکاریروابط با کسانی که تلفن می کنند- ارجاع تلفن کننده به مسؤول اصلی انجام کار- اگر تلفن کننده با مدير وی کار دارد و مدير در اداره حضور ندارد با توجه به اهميت کار، می توانيد او را به مرجع صلاحيتدار ديگری معرفی نموده و يا پيام او را برای مدير ثبت نموده و موعد دريافت پاسخ را مشخص نماييد.- در اختيار گذاشتن اطلاعات مورد نياز تلفن کننده با در نظر گرفتن سیاستهای سازمان- شمرده صحبت کردن، با حوصله بودن، دقت در کاربرد کلمه ها و داشتن روحيه همکاریانتقادها و پيشنهادها

اسلاید 13: مراحل گردش نامهدريافتتفکيکثبتتوزيعارسالپيگيري تعريف دبيرخانه محلی که در آن، کليه عمليات مربوط به دريافت، ثبت، تفکيک، توزيع، پيگيری و ارسال نامه های اداری صورت می گيرد و شامل وسايلی همانند:( دفتر انديکاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر انديکس، دفتر ارسال نامه ها و راهنمای سيستم گردش نامه ها ) می باشد.

اسلاید 14: عمليات مربوط به دريافت و تفکيک نامه ها و ساير موارد حاوی اطلاعاتمسؤول دبيرخانه برای نامه های سفارشی پستی و یا نامه های سازمانها و شرکتها که توسط پيک يا نامه رسان آورده ميشود، رسيد می دهد. نامه های خصوصی و شخصی، نبايد باز شوند و مستقيم برای گيرنده آن فرستاده ميشود. نامه های محرمانه و مهر و موم شده، مسير خاص خود را طی می کنند. نامه های اداری در دبيرخانه باز ميشود، محتويات آن بررسی ميگردد و اگر ضمايمی دارد به آن پيوست ميشود. هنگام خالی کردن پاکتها بايد دقت شود که چيزی در آن باقی نماند، همچنين در صورتيکه آدرس فرستنده، فقط روی پاکت نوشته شده باشد، لازم است تا آن را ضميمه نامه نمود.

اسلاید 15: عمليات مربوط به ثبت نامه ها دفتر انديکاتورنامه های واردهنامه هاي صادرهتاريخ پيوستشرح مختصري از نامه های فرستاده شده شماره و تاريخعنوان

اسلاید 16: مهر ورودیدفتر انديکس ( راهنمای دبيرخانه )

اسلاید 17: عمليات مربوط به توزيع و ارسال نامهپيگيری نامه هاگردش و کنترل نامه ها در داخل واحد

اسلاید 18: تعريف بايگانیجمع آوری، طبقه بندی و نگهداری اسناد و مدارک يک سازمان با روش منطقی منظم به نحوی که بتوان به سادگی و به سرعت به آنها دسترسی يافت. دلايل ايجاد بايگانینشان دادن و اثبات فعاليتهای گذشته و حالآگاهی از اطلاعات مورد لزوم، برای آنها و تصميم و اقدام در آيندهعوامل متشکله بايگانیاسناد و مدارککارکنانمحل و وسايلروش های تنظيم

اسلاید 19: سندتعريف قانون مدنی : هر نوشته ای که در مقام دعوی يا دفاع قابل استفاده باشد. تعريف مديريتي : هر نوع وسيله ای که توسط يک سازمان برای منظور خاصی ايجاد شده، و از نظر اطلاعات محتوای آن در اموراجتماعی، اداری، مالی، فنی و غيره دارای ارزش دريافت و نگهدای باشد. روش های طبقه بندی و تنظيم روش شماره ای ( شرکت تلفن و سازمان آب » شماره اشتراک « اداره راهنمايي و رانندگی و ... ) روش الفبايي ( امور کارکنان و ... )

اسلاید 20: معصومه صيرفیرضا صيرفیمهندس ابراهيم مرادی اصفهانید صيرفیامير عباسیدکتر سودابه زرکش اصفهانیصيرفیکمال سجادیواحد اول واحد دومسجادی کمال صيرفی _ صيرفی دصيرفی رضاصيرفی معصومهزرکش اصفهانی سودابه ( دکتر ) عباسی اميرمرادی اصفهانی ابراهيم ( مهندس )مثال

اسلاید 21: روش جغرافياييروش تاريخیروش موضوعياداری ( - بخشنامه ها و آيين نامه ها- هيأت مديره- خدمات- گزارشها و آمار ) کنترل ورود و خروج پرونده از بايگانی

اسلاید 22: ﭘيام تلفنيﭘيام تلفنیتاريخ: .............................. ساعت: ...........................................مشخصات تلفن کننده: .............................................................شماره تلفن: .............................................................................متن ﭘيام: .................................................................................. .................................................................................... گيرنده ﭘيام: ..........................

اسلاید 23: سيستم پيگيریاستفاده از كارت هاي پيگيری شامل : تاريخ روز- نام ارجاع کننده- نام ارجاع شونده- تاريخ ارجاع- موضوع- تاريخ اتمام کاراستفاده از دفتر يادداشتاستفاده از دفتر انديکاتوراستفاده از نامه

اسلاید 24: وظيفه مالی مسئول دفتر (تنخواه گردان) عبارتست از مبلغی وجه نقد که به منظور انجام خريد و هزينه های مربوط به مؤسسه در اختيار مسؤولان دفاتر مربوطه قرار می گيرد تا در محدوده وظايف خود، صرف امور جاری واحد نمايند. خلاصه گزارش تنخواه گرداناز تاريخ 1/7/82 الی 31/8/82 مانده گزارش قبلی500/87 ريالدريافتی طی چک شماره 351200 000/500 ريالجمع موجودی تنخواه گردان 500/587 ريالپرداختها لوازم التحرير 000/125 ريالقند و شکر و چا ی 00/940 ريالروزنامه 00/750 ريالپست 00/150 ريالکتاب 000/185 ريالجمع مخارج 000/494 ريالباقيمانده تنخواه گردان 000/935 ريال

اسلاید 25: مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفنوقتی مخاطب شما گوشی را برداشت :مکالمه را با ذکر سلام و گفتن نام و نام اداره خود شروع کنيد. اطمينان حاصل کنيد که مخاطب شما، همان کسی است که بايد باشد. موضوع مکالمه را به او بگوييد. دقيق و مختصر حرف بزنيد. مؤدبانه حرف بزنيد. با صدای رسا، صحبت کنيد. آنقدر بلند صحبت نکنيد که در بيرون از اطاق نيز، صدای شما را بشنوند. اگرچند بار تلفن زنگ زد و کسی گوشی را بر نداشت نبايد منتظر بمانيد، بهتر است، دوباره تلفن کنيد. اگر مکالمه قطع شد، ارتباط مجدد را وظيفه خود بدانيد، نه مخاطب.

اسلاید 26: وقتی به تلفن جواب می دهيد نکته های زير را رعايـت نماييد :به مجرد آنکه تلفن زنگ زد، گوشی را برداريد. با گشاده رويي، جواب دهيد. شمرده و واضح حرف بزنيد. با گفتن روز بخير به طرف مقابل، احساس مطبوعی باقی بگذاريد. واحد خود را با گفتن نام اداره معرفی کنيد.برای ضبط پيامها، وسیله لازم در دسترس داشته باشيد. نام و شماره تلفن کننده را به درستی يادداشت کنيد. با جواب دادن به تلفن سرپرست خود، مسؤوليت شما دو برابر ميشود. لازم است دفتر تلفن که بر اساس حرف اول، نام خانوادگی افراد تنظيم شده، در دسترس داشته باشيد.

اسلاید 27: جلسه متداولترين روش ايجاد ارتباط رودررو بين افراد داخل سازمان و يا خارج سازمان است که به منظور و هدف خاصی تشکيل می شود. انواع جلسه توجيهي افراد حاضر در جلسه نقش خيلی مؤثری ندارند. آموزشی در اين جلسات مثل کلاس درس نشسته و آموزش مي بينند. مديريتی معموﻟﴼ در اين جلسات اکثر اعضاء نقش فعالی دارند و در بحث های مختلف شرکت می کنند. نتيجه يک سری اقدامات اجرايي خواهد بود. کارشناسی در اين جلسات، تمامی اعضاء با يکديگر بحث و تبادل نظر می کنند و راجع به موضوعی که می تواند يک تصميم گيري باشد تبادل نظر می شود. مشکل گشايي به منظور بررسی و مطالعه مشکل يا مشکلات به وجود آمده تشکيل می شود و نتيجه آن اقدام اجرايي مشخص خواهد بود. معاملات تجاری به منظور انجام معاملات تجاری از قبيل خريد کالا و خدمات يا فروش و عقد قرارداد تجاری و همکاری تشکيل می شود.

اسلاید 28: اطلاعاتی که برای تشکيل جلسه لازم است :تعيين تاريخ، ساعت، موضوع، محل تشکيل جلسه و اسامی شرکت کنندگان.سئوال مجدد درمورد وقت تشکيل جلسه و ميزان احتمال تغيير آن.تأييد روز، ساعت و تاريخ جلسه.تهيه و ارسال دعوت نامه ( در صورت دعوت تلفنی ) و دستور کار جلسه.کنترل نهايي دعوت شدگان در جلسه.ترتيب پذيرايی از شرکت کنندگان در جلسه.آماده نمودن محل جلسه ( از نظر تعداد صندلی، مداد و کاغذ يادداشت و ... )آماده کردن پرونده ها و مدارکی که در جلسه، مورد نياز مدير خواهد بود. آماده کردن پروژکتور، بلند گو، ضبط صوت و ساير لوازم و وسايل مورد نياز در صورت لزوم. تهيه صورت جلسه ( صورت جلسه توسط منشی جلسه يا يکي از اعضاء شرکت کننده در جلسه تهيه می شود.) تحرير صورت جلسه .امضاء صورت جلسه توسط شرکت کنندگان. توزيع نسخ صورت جلسه برای اشخاص مربوطه. بايگانی يک نسخه از صورت جلسه در پرونده مربوطه.

اسلاید 29: در تهيه دعوتنامه جلسه نکات ذيل را مشخص نماييداعضاء جلسهزمان جلسه ( شروع و پايان )تاريخ جلسهمکانموضوع

اسلاید 30: نمونه سؤالات امتحانی1- بافت و ترکيب سازمان را چه چيزی تشکيل می دهد؟الف) گروهی از واحدها و افراد با ضوابط و ارتباطهای معين ب) تلاش برای رسيدن به هدفی مشترکج) مجموعه ای نظام یافته د) اصل تقسيم کار و تعيين وظايف 2- نحوه كلي برقراری ارتباط سازمانی به چه صورت است؟الف) کتبیب) گزارشی ( به صورت گزارش ) ج) شفاهی د) گزينه الف و ج✔✔

اسلاید 31: 3- نحوه معرفی کردن در کدام يک از موارد ذيل صحيح نمی باشد؟الف) هميشه زن به مرد معرفی می شود ب) هميشه جوان تر به پيرتر معرفی می شودج) شخصی که سمت پايين دارد به سمت بالاتر معرفی می شودد) هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود4- کار تابل يعنی چه؟ الف) ارسال نامه هايي که مربوط به معاون يا معاونان مدير و يا اشخاص در واحد استب) تفکيک نامه های محرمانه فوری و خصوصی و قرار دادن آنها به طور دربسته در روی ميزج) دسته بندی نامه های فوری و ارایه آن به مديرد) ارايه نامه های مربوط به مدير به ترتيب اهميت✔✔

اسلاید 32: 5- قانون مدنی سند را به چه صورت تعريف کرده است؟ الف) هر نوع وسيله ای که توسط يک سازمان برای منظور خاص ايجاد شده باشد. ب) هر نوشته ای که در مقام دعوی يا دفاع قابل استناد باشد. ج) هر نوع نوشته ای که توسط يک سازمان برای منظور خاصی ايجاد شده. د) طبقه بندی و تنظيم سند6- در مواقعي كه مدير شما جلسه دارد، دادن پيام ................. بهتر از ........... است؟ الف) شفاهی _ کتبی ب) کتبی _ شفاهیج) حضوری _ غیر حضورید) غیر حضوری _ حضوری✔✔

اسلاید 33: 7- به جلسه ای که افراد حاضر در آن نقش خيلی مؤثری ندارند و رئيس جلسه يا عضوی از جلسه، جمع را از نتايج گرفته شده آگاه می کند ............ می گويند؟ الف) جلسه مشکل گشايي ب) جلسه مديريتیج) جلسه معاملات تجاری د) جلسه توجيهی 8- فرآيندی که از طريق آن، هدفها و فعاليت های گروه های کاری يک سازمان همسومی شوند و وحدت می يابند تا هدفهای کلی به نحو مطلوب تأمين شوند را ......... گويند؟ الف) وابستگی ب) هماهنگیج) رهبرید) نظارت✔✔