استفاده از فناوری RFID در روابط عمومی
اسلاید 1: 1پنجمین همایش روابط عمومی الکترونیک بیست و هشتم اردیبهست هزارو سیصدو هشتادو نه
اسلاید 2: 2استفاده از فناوریRFID در روابط عمومیتحقیق و تالیف : سعید نوری آزاد
اسلاید 3: 3با تشکر از کمیته علمی پنجمین همایش روابط عمومی الکترونیک و مرکز آموزش علمی-کاربردی سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران برای حمایت از این تحقیق
اسلاید 4: 4هدف این تحقیق:تبدیل روابط عمومی الکترونیک به روابط عمومی هوشمند با استفاده از فناوری شناسایی مبتنی بر امواج رادیویی
اسلاید 5: 5با استفاده از فناوری شناسایی مبتنی بر امواج رادیویی یا همان RFID میتوان افراد حاضر در سازمان را رهگیری نمود و بر اساس آن اطلاعات مفیدی مانند اینکه :چه مقدار ارباب رجوع به کدام قسمت از سازمان رفت آمد داشته‌اند؟ سرعت پاسخگویی کارمندان به آنها چقدر بوده است ؟ آیا از آمد و رفت به اداره، فروشگاه و یا آموزشگاه رضایت دارند یا خیر؟ اطلاعات دقیق و کاربردی کسب نمود. با استفاده از این فناوری و راهکار پیشنهادی میتوان جایگاه سازمانی و عملکردی(کاربردی) روابط عمومی را ارتقاء بخشیده و نقش آن را در سیستم اطلاعات مدیریت MIS تثبیت کرد.
اسلاید 6: 6نیاز سنجی :سیستم های اطلاعات مدیریت همواره نیازمند اطلاعاتی از سراسر سازمان هستند . اطلاعاتی مانند میزان منابع موجود و وضعیت آنها که این منابع ماشین آلات گرفته تا نیروی انسانی را در بر میگیرد. اطلاعات ماشینی و وضعیت آنها قابل استخراج هستند اما منابع انسانی دارای ”رفتار“ مختلف بوده و نیازمند میزان سنجی رفتار هستند.این رفتار می تواند باعث اختلاف بین عملکرد واقعی و عملکرد ظاهری آنها باشد که نتیجه آن آمارسازی و رد مسئولیت از خطاهای بوجود آمده خواهد بود.
اسلاید 7: 7از آنجا که در بسیاری از مواقع خروجی کار برخی از واحدها به دلیل برخورد با عوامل انسانی قابل سنجش نیست در بسیاری از موارد عدم رضایت مراجعین از کارکرد این واحدها را مدیریت نمی تواند بصورت عادلانه و مستند بررسی کند. از طرفی سازمانها همیشه با تعداد زیاد شکایات و انتقادهای ارائه شده به روابط عمومی روبرو هستند که مخاطبین در مورد نحوه عملکرد و یا عدم حضور پرسنل در محل کار اعلام نارضایتی کرده اند.آیا روابط عمومی در این وظیفه که یکی از وظایف اصلی روابط عمومی است کاری بیش از نامه رسانی به مدیر انجام می دهد؟ آیا می توان به شکایتهای رسیده اعتماد کرد؟ و احتمال اینکه بر اساس خصومت شخصی و یا فکری و مالی ، جریانی بخواهد واحدی از سازمان را با مشکل مواجه کند وجود ندارد؟ مسؤول تشخیص صحت عملکرد و پاسخگویی به افکار عمومی مشتریان و یا مراجعین در سازمان کیست؟ در کل مسؤول افکارسنجی مراجعین و رفتار سنجی کارکنان کیست؟
اسلاید 8: 8معمولاً شکایات رسیده توسط روابط عمومی تفکیک عددی شده و به صورت جامع به مدیریت ارایه می شود که این می تواند یک بازخورد از واحدهای سازمانی به حساب آید و برای مدیریت معیار قابل اعتمادی از نحوه عملکرد افراد باشد اما به وضوح می توان گفت این آمار بدون تحلیل و مستندات معتبر نیست. اگر سازمان بخواهد به مشتریان و یا مراجعین خود اطمینان دهد که در کمترین زمان ممکن و با کمترین معطلی کار آنها انجام خواهد شد، از کجا می توان آمار وضعیت حضور مشتریان و مراجعین در سازمان را بدست آورد؟ واضح است کم بودن زمان تلف شده مراجعین مکانی مانند بانک و یا مکانهای خدماتی و فروشگاهی از اصلی ترین دست آوردهای آن سازمان به حساب می آید. اما آیا در سازمانها و ادارات واحدی میتواند این آمار را کسب کند؟ از آنجا که بسیاری از مراجعین به فرمهای نظر سنجی اهمیت نمی دهند آیا میتوان به این فرمها برای ارزیابی رضایت مراجعین اعتماد کرد؟ آیا اطلاعات دریافت شده در فرمها محدود نیست؟آیا نوع رفتار واحدهایی که با مراجعین برخورد دارند - مانند نگهبانی – مناسب با شخصیت آنهاست؟ و این موضوع بر رضایت مراجعین تاثیر مستقیم ندارد؟نقش روابط عمومی در این میان چیست؟
اسلاید 9: 9روابط عمومی میتواند با استفاده از سیستم پیشنهادی مشکلات طرح شده را رفع نموده و نقشی در خور جایگاه نزدیک به مدیریت خود، برای سازمان ایفا کند.مشکل اصلی نیز عدم نیاز به روابط عمومی در تصمیمات استراتژیک سازمانی است . از دیدگاه مدیریت روابط عمومی در شکل فعلی دارای اطلاعات ورودی و خروجی حیاتی برای سازمان نیست و در بسیاری از موارد نیز روابط عمومی تنها نقش دفتر ارتباط مردمی را برعهده دارد.سوال : واحدی که نتواند در سیستم اطلاعاتی سازمان نقش آفرینی کند آیا در تصمیم گیریهای حیاتی سازمان جایگاهی غیر از حاشیه خواهد داشت؟
اسلاید 10: 10MISسیستم های اطلاعات مدیریت در برگیرنده روندهایی برای مدیریت اطلاعات هستند که هدف از مدیریت اطلاعات در آنها ارتقای كارآیی سازمان از طریق تقویت توانایهای سازمان برای برآورد نیازهای درونی و برونی سازمان در یك وضعیت فعال ، پویا و تثبیت شده است.همانطور که گفته شد سیستمهای اطلاعات مدیریت با مدیریت سیستم های اطلاعاتی متفاوت است .ISها یا همان سیستم های اطلاعاتی در اشکال مختلف استفاده میشوند و میتوان از آنها در زیر سیستمهای مدیریتی استفاده کرد که بخش پشتیبانی اطلاعات مدیریت را زیر سیستم های مختلفی مانند اداری و مالی ، برنامه و بودجه ، نیروی انسانی ، فروش ، خدمات مشتریان و سیستم های مشابه در انواع سازمانها تشکیل میدهند . این سیتسم ها میتوانند ترکیبی از چند نوع مشابه باشند.سیستم پیشنهادی برای روابط عمومی داری چندین زیر سیستم است که از سایر بخشها گرفته شده و یا جدید به سیستم معرفی میشود. این زیر سیستم ها میتوانند موارد زیر را شامل شوند : کنترل تردد ( نگهبانی) ، کنترل حضور و غیاب پرسنل ، آمار فروش و یا خدمات ، ثبت اطلاعات داخلی ، ذخیره و تحلیل اطلاعات.
اسلاید 11: 11مزیت استفاده از سیستم های جامع اطلاعاتی كاهش كارهای تكراری در نگهداری پایگاههای اطلاعاتی، ارائه دادههای دقیقتر، ایجاد ارتباطات بهتر در درون سازمان به طوری كه هر فرد به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ با نیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی 1380، 11-9، 7)DSSسیستم های پشتیبان تصمیم قسمتی از این سامانه هستند که به مدیریت در تصمیم گیری ها کمک میکنند. هدف از طراحی و پیشنهاد این سامانه نیز ایجاد یک DSS از اطلاعات روابط عمومی برای استفاده مدیران است.
اسلاید 12: 12مزیت استفاده از این سیستم ها چیست؟ 1. سیستم های اطلاعاتی برای کاهش حدس و گمان در تصمیم به کار می روند. 2. هدفش تولید اطلاعات مستند و کاربردی است. 3. اطلاعات نوین را به ساختار تزریق می کند. 4. مدیریت را از تحلیل اطلاعات به سمت تصمیم سوق می دهد. 5. هدفش بررسی درون و برون سازمان است.وظیفه روابط عمومی در این زمینه چیست؟1. روابط عمومی برای مدیریت آگاهانه مدیر نقش چشم و گوش را دارد.2. سنجش افکار و رفتار مراجعین می تواند نقش روابط عمومی را در اعتلای سازمان بارز کند.3. پاسخگویی بهتر که یکی از اصلی ترین نقشهای روابط عمومی است.4. جایگاه نزدیک به مدیریت سازمان برای روابط عمومی دارای پتانسیل بالا برای نقش آفرینی در سازمان است.
اسلاید 13: 13زیر ساخت RFIDنمونه کوچک این سیستم کارت – بلیت های مترو است که با استفاده از یک میدان مغناطیسی هویت کارت را شناسایی میکند .این فناوری در قالب کارت و حسگرهای کوچکی پیاده سازی میشود و از آن در شکلهای مختلفی میتوان بهره برد.مزایای این فناوری و کارتهای تلفیق آن با کارتهای هوشمند:1. قابلیت استفاده از این فناوری در کاربردهای مختلف.2. کاربرد انواع غیرتماسی کارتها و فناوری RFID محدودیت فضا را از بین می برد.3. قابل برنامه ریزی بودن کارتها و ابزار مختلف آن.4. برنامه پذیر بودن تکنولوژی.5. قابل حمل و نقل بودن تجهیزات.6. امنیت و سهولت استفاده.7. استاندارد بودن این فناوری ها در سری ISO
اسلاید 14: 14تشریح فناوری:با استفاده از موجودیتهای فعال در سازمان می توان به نشانه گذاری مراجعین اقدام کرد و در ضمن اینکه آمار غیرمحسوسی را به دست آورد تأثیر محسوسی بر نحوه تعامل با مراجعین داشت.فازهای انجام کار :1. تهیه آمار از مراکزی که نیازمند بررسی مراجعین و کارمندان هستند.2. معماری بانک اطلاعاتی برای تمام سازمان.3. یکپارچه سازی منابع سازمان برای دسترسی به بخشهایی از اطلاعات.4. ایجاد یک شبکه شناسایی مبتنی بر RFID در ساختمان و یا ساختمانهای سازمان.5. تهیه و ایجاد کارتهای هوشمند و هماهنگ با شبکه شناسایی RFID.6. هماهنگ سازی حسگرها و نشانه ها با موجودیتهای معمول در سازمان.7. ایجاد یک بانک اطلاعاتی برای ذخیره داده های جمع آوری شده از حسگرها.8. تهیه نرم افزارهای تحلیل اطلاعات.9. تهیه جداول و فرمهای گزارش دهی این آمار.10.تأیید دسترسی و تفکیک اطلاعات برای گروههای دیگر سازمان.11.آموزش پرسنل.12.پیاده سازی اولیه و دریافت آمار آزمایشی.13.تست نتایج.14.فرهنگ سازی و اطلاع رسانی.15.رفع ایرادات نرم افزاری و سخت افزاری.16.پیاده سازی کامل سیستم.17.دریافت آمار و دسته بندی اطلاعات برای گزارشات مدیریتی.18.ارایه اطلاعات حاصل از سیستم همراه با شکایات و انتقادات دریافت شده توسط روابط عمومی به مدیریت.19.به روزرسانی و گسترش سیستم.
اسلاید 15: 15
اسلاید 16: 16نمونه: در آمارهای دریافتی درمی یابیم که واحدی از سازمان:1- دارای روزانه 1000 مراجعه کننده است.2- معدل زمان ماندگاری مراجعه کنندگان در سازمان 40 دقیقه است.3- زمان معطلی و یا میانگین زمان انجام کار در واحد مورد نظر تنها 3 دقیقه است.- در نتیجه می توان به این موضوع رسیدگی کرد که به چه دلیل بیش از 37 دقیقه معطلی برای مراجعین این واحد ایجاد می شود؟دلایلی همچون مسافت زیاد برای رسیدن به واحد مورد نظر، عدم وجود راهنمایی لازم برای رسیدن به این محل و یا عدم پاسخگو بودن واحد مورد نظر (چه به دلیل ازدحام جمعیت و چه به دلیل نبود کارکنان و یا مشکلات اداری) می تواند این زمان تلف شده را پاسخگو باشد.- با رسیدگی به این موضوع بدون اینکه شکایتی از مراجعه کنندگان دریافت شود می توان سطح رضایت آنها را بالا برد و این نتیجه ای است که بدون وجود یک چنین سامانه ای تنها به صورت سلیقه ای امکان پذیر است و در سازمانهای بزرگ معمولاً این مشکلات مراجعه کنندگان دیده نمی شود.- حال روابط عمومی می تواند با ابزاری نه چندان پیچیده تحولی بزرگ در سیستم ارتباط با مشتری ایجاد کند.
اسلاید 17: 17نمونه اتاق ها و کارتهای مجهز شده به فناوری RFID
اسلاید 18: 18مزیت های دیگر این سامانه عبارتند از : اشراف و ارتقاء سازمانیاشراف اطلاعاتی احترام به مراجعین
اسلاید 19: 19نتیجه:همانطور که در ابتدا بیان شد نیاز سازمان به اطلاعات جدید است که می تواند سازمان را رشد دهد و از طرفی اطلاعات قدیمی لزوماً ساختار سازمان را متعالی نمی کنند. سامانه پیشنهاد شده در این مقاله می تواند جایگاه روابط عمومی را بعنوان یک واحد فراسازمانی در کنار مدیریت و شریک در سیستم اطلاعاتی سازمان تثبیت کند. روابط عمومی ها نیز هوشمند نمی شوند مگر آنکه فناوری را به خدمت گرفته و تحلیل داده ها را در جهت انجام وظیفه خود یعنی برقراری تعاملات درون و برون سازمانی، به کار گیرند. با هوشمندسازی روابط عمومی می توان به نسلهای جدید و شیوه های جدیدی افکارسنجی دست یابیم و ضمن آن از این ابزار به شیوه های بسیار بهتری استفاده کنیم.
اسلاید 20: 20پایان
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.