بحث و مذاکره

بحث و مذاکره

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الرحیم

اسلاید 2: لازمه بحث و مذاکره دو چیز است 1- دو نفر یا بیشتر باشد 2- بین آنها از طریق گفتگو برای رسیدن به هدف مشترکی ارتباط برقرار شود جمع شدن این دو شرط با هم ، پدیده ای بوجود می آورد که در اصطلاح جامعه شناسی و روانشناسی اجتماعی، به آن گروه می گویند

اسلاید 3: دو نفر، حداقل تعدادی است که برای مباحثه لازم است و معمولاً برای تصمیم در باره امور مشترک تعدادبیشتری لازم است . حداکثرتعداد باید در حدی باشد که مزاحم یا مانع ارتباط رودررو و زبانی آنها با یکدیگر نگردد. این حداکثر برای جلسات بحث ومذاکره میتواند از 12تا15نفرباشد

اسلاید 4: فوائد عملی تشکیل جلسات بحث و مذاکره گروهی 1- تبادل اطلاعات 2-رفع اختلاف یا کدورت 3- تغییر یا تثبیت رفتار 4- اتخاذ تصمیم مقتضی

اسلاید 5: تبادل اطلاعات آگاهیها و اطلاعات هر کس محدود به برد حواس پنج گانه اش است وقتی افراد اطلاعاتی را که از نقطه یا قرارگاه وجودی خود برایشان حاصل شده است با یکدیگر در میان می گذارند ، دامنه دید و درک و اطلاع خود را با کمک یکدیگر وسعت می دهند. گروهها با وسعت دادن به دامنه برد دید- که می تواند از راه تبادل اطلاعات حاصل گردد- قادر به حل مسائلی خواهند بود که افراد به تنهایی قادر به حل آن نمی باشند.

اسلاید 6: رفع اختلاف یا کدورت محدود بودن توانایی درک انسان باعث تفاوت در دید آنها و در نتیجه تفاوت باورها و اعتقادات آنان می شود. و آن نیز به نوبه خود موجب اختلافاتی میشود که سد راه حل مسائل مردم است. مثال: تمثیل بودا یا مولوی خودمان (کورها و فیل) جلسات بحث و مذاکره،اگر با بهره گیری از آگاهیهای همه اعضا و تبادل اطلاعات همراه باشد، در روشن ساختن جنبه های متفاوت مسأله مفید است و در ازبین بردن کدورتها و نزدیک ساختن عقاید سودبخش است.

اسلاید 7: تغییر یا تثبیت رفتار بینشها و رفتارهای انسان همه اموری آموخته شده هستند. لذا ازطرق یادگیری قابل تغییر نیز می باشند. واکنش دیگران به رفتار ما یکی از مؤثرترین کمک ها است که میتواند رفتاری را در ما ایجاد کند، تغییر دهد یا تثبیت کند. در کودکی نیز اخم یا تبسم والدین شکل دهنده و کنترل کننده رفتار کودکان است. روان شناسی اجتماعی با عاریه گرفتن مفهوم بازتاب از علم مکانیک و سایبرنتیک، کارکرد آن را در روابط بین مردم مطالعه می کند.

اسلاید 8: اتخاذ تصمیم مقتضی تصمیم گیری شامل سه مرحله است الف- احساس نیاز- احساس تفاوت بین وضع موجود و وضعی که بهتر است وجود داشته باشد ب- شناختن امکان یا عدم امکان تحقق وضع دلخواه با درنظرگرفتن اوضاع و شرایط و مقدورات ج- انتخاب راه یا راهها و وسائل رسیدن به وضع دلخواه با درنظر گرفتن سود و زیان آنها محدودیت انسان در مورد مراحل فوق نیز صادق است، و بحث و مذاکره بر وسعت دید در این زمینه ها نیز می افزاید. همانگونه که مولوی می گوید عقل با عقل دگر دوتا شود نور افزون گشته،ره پیدا شود عقل قوت گیرد از عقل دگرپیشه گر کامل شود از پیشه گر

اسلاید 9: جلسات بحث و مذاکره گروهی هر واحدی از وجود،سیستم یا منظومه ای است از اجزاء و افراد و بخش های گوناگون که به یکدیگر پیوسته هستند و کلیت و وحدت آن ساخته و پرداخته ارتباط بین آن افراد و اجزاء بر یکدیگر می باشد. گروه های بحث و مذاکره نیز از این قاعده مستثنی نیستند. تفاوت گروه انسانی با ماشین در آن است که رفتار و حرکات هریک از اجزاء ماشین بر اساس قوانین فیزیک از قبل تعیین شده است و بدون آگاهی و توجه اما تحت تأثیر شرایط و مقتضیات فیزیکی زمان و مکان و صرفا بر اثر کم و بیشی نیروهای وارده یا بازدارنده بر آنها صورت میگیرد ولی در گروههای انسانی نه تنها افرادی که تعیین جهت و جلوداری حرکت را به عهده دارند، بلکه هرکدام از افراد می توانند با بیان آنچه از اوضاع و احوال و دوری و نزدیکی مقصد به نظرشان می رسد، گروه را مطلع ساخته و از این راه در تغییر جهت، توقف، ادامه حرکت یا بازگشت گروه مؤثر واقع شوند.

اسلاید 10: این واقعیتی است که درک آن به ما می آموزد تا با شناختی که از خصوصیات رفتارها و کنشها و واکنشهای انسانها در جمع و گروه برایمان حاصل شده است، ترتیباتی بدهیم تا رفتار و حرکات گروه بر اساس بینشها و شناختهای تک تک افراد جهت بگیرد. از جمله این ترتیبات مشخص ساختن وظایف اداره کنندگان گروه و آموزش رفتارهای مؤثر هم به اداره کنندگان و هم به افراد گروه است. که در ادامه به آن می پردازیم

اسلاید 11: در هر جلسه لازم است عده ای به عنوان کارکنان جلسه مستقیماٌ وظیفه دار اداره بحث و مذاکره و نزدیک ساختن آن به اتخاذ تصمیم سنجیده و مورد قبول همه، یا اکثریت شوند. در جلساتی که برای آموزش و تمرین فنون بحث و مذاکره تشکیل می شود، لازم است این وظایف در هر جلسه به عهده یکی از اعضاء گذاشته شود تا هر کس از نزدیک با فراز و نشیبها و راه و خمهای کار آشنا گردد و با شنیدن اظهار نظرها و دریافت بازتابی از تأثیرات رفتار و حرکات خود بر دیگران، به اصلاح، تقویت و یا رهاسازی قسمتی از رفتارها و گفتارهای عادت شده خود بپردازد

اسلاید 12: چون ترتیبات مادی یا فیزیکی محل می تواند عامل مؤثری در آسان یامشکل ساختن بحث و مذاکره باشد، لازم است تسهیلاتی ایجاد گردد تا رودررو بودن مذاکرات به راحتی مقدور و اداره کردن آن به نحو شایسته ای عملی باشد. علاوه بر فضا و نورکافی، میز و صندلی به تعداد شرکت کنندگان و به شکل نعل اسب چیده می شود. و جلوی قسمت باز آن تخته سیاه با گچ و تخته پاک کن جا داده می شود. در کنار تخته سیاه در صورت ضرورت سه پایه ای برای نصب عکسها یا نمودارها قرار داده می شود. مدیر در نقطه ای می نشیند که به خوبی همه اعضا را ببیند و آنان نیز به خوبی او را ببینند. ناظر جلسه نیز باید در جایی قرار بگیرد که همه حرکات را مشاهده کند و همه صحبتها را بشنود. میتوان از ضبط صوت برای تأمین بازتاب در صورت موافقت همه استفاده کرد

اسلاید 13: تخته سیاهمدیر

اسلاید 14: مدیر لائوتسه: بهترین رهبر کسی است که از خود کم بگوید و زمانی که برای مردم کاری انجام داده و آنان را به هدفشان رسانیده است، مردم همدیگر را در انجام آن کار و رسیدن به هدف شریک بدانند. ماحصل نتیجه تمامی مطالعات هم چیزی جز این نیست از مطالعات و پژوهشهای انجام شده، بینشها و رفتارهایی استنتاج میگردد که فراگرفتن و به کار بستنشان زمینه ساز موفقیت و سودبخشی جلسات خواهد بود

اسلاید 15: بینش ها: 1- راهنمایی نه ریاست 2- نظرهای جمعی از نظرهای فردی درست تر هستند 3- برای رسیدن به هدف، سرعت حرکت از خود حرکت اهمیت کمتری ندارد.

اسلاید 16: کنش ها: الف- بایدها آشنایی با موضوع آماده سازی محیط با همکاری دیگران از قبل تشکر از افراد در ابتدا بدلیل شرکت در جلسه و اعلام رسمی شدن جلسه و موضوع جلسه معرفی تک تک اعضاء از یک طرف به ترتیبت تشویق افراد به مشارکت در بحث ترغیب به مشارکت افرادی که کنار گذاشته شدند بازگرداندن افراد به مسیر اصلی بحث جلوگیری از حالت پرواز تشویق افراد به اظهار نظر برای بهره گیری از توانائیهایشان تمجید و ارج نهادن نقشهای سازنده اعضا ب- نباید ها پایین تر از خود فرض کردن اعضا اداره جلسه بطوری که خودش و یا تعداد معدودی مورد توجه قرار گیرند بیشتر اظهار نظرها از طرف خودش باشد نظرخواهی فقط از اعضای سرشناس اظهار نظر بلافاصله پس از هر نظری بدون نظرخواهی یا اظهار نظر دیگران نباید انتخاب خود را به رهبری تنها به علت مقام و شهرت شخصی خود بداند

اسلاید 17: معیاری برای ارزش سنجی کار مدیریت هر چه پاسخهای سؤالات زیر آری باشد کار مدیر بهتر است و باید سعی کند در هر جلسه بر تعداد پاسخهای آری بیافزاید 1- اعضای جلسه مرا به همان سادگی و راحتی مخاطب قرار می دادند که دیگران را 2- اعضای جلسه بیشتر اوقات احساسات واقعی خود را بیان می داشتند 3- پس از رسمیت یافتن جلسه، اعضا به راحتی و بدون فشار من مذاکرات را شروع کردند 4- اعضا در مخالفت با نظرات من به راحتی و آزادی صحبت می کردند. 5- اعضا به جای اینکه در ابراز عقاید و نظرات خود، من را مخاطب قرار دهند، گروه را مخاطب قرار می دادند. 6-جلسه که تمام شده بود، هنوز عده ای از اعضا مایل بودند که مذاکرات ادامه پیدا کند. 7- در پایان کار اعضای جلسه بدون آنکه متکی به اظهار نظر من به عنوان نفر آخر باشند توانستند تصمیمی اتخاذ کنند که مورد قبول همه باشد 8- به نظر می رسید که اعضا به هدف از تشکیل جلسه کاملا واقف هستند و آن را به خوبی می شناسند 9- عقاید و نظرات تازه فقط از طرف تعدادی از اعضا ابراز نمیگردید، بلکه بیشتر اعضا در این کار شرکت می کردند

اسلاید 18: 10- بدون آنکه نظم جلسه به هم بخورد و حق کسی ضایع شود، اعضای جلسه با در نظر گرفتن حق و نوبت یکدیگر و بدون اینکه دست بلند کندو اجازه بگیرد، حرف خود رامیزدند 11- غالباً اعضا نظر یکدیگر را می پرسیدند و عقیده هم را جویا می شدند 12-وقتی رفتار عضوی مزاحم یا مخل بحث و پیشرفت کار گروه می شد، اعضا با حوصله و روشهای عاقلانه و صحیح و نتیجه بخش با رفتار می کردند و تنها رئیس جلسه را حلال چنین مشکلاتی نمیدانستند 13- گاهی اوقات اعضای مختلف جریان مذاکرات و تفکر و تأمل گروهی را مثل یک مدیر خوب اداره و رهبری می کردند. 14- اعضای جلسه خوب به حرف یکدیگر گوش می دادند و کمتر جریان مذاکرات را قطع می کردند. 15- جلسه خالی از اصطکاک عقاید و اختلاف نظر نبود ولی اعضا خودشان سعی می کردند تا مطالب یکدیگر را خوب درک کنند و در جهت رفع اختلاف و پذیرش نقطه نظرات یکدیگر گام بردارند 16- بیشتر اوقات اعضا با دقت به حرفهای هم گوش می دادند و با صمیمیت در باره اش قضاوت می کردند. 17- اعضای جلسه نسبت به من بغض یا احساس ناراحتی نداشتند 18- در پایان جلسه ، همه اعضا از اینکه هر کس عقیده و نظر خود را ابراز داشته و اتخاذ نظر یا تصمیم صحیح و مقتضی با کمک و همکاری دسته جمعی به عمل آمده است، اظهار رضایت می کردند.

اسلاید 19: منشی کار منشی تهیه گزارش از جریان بحث و مذاکره است تا در جلسات آینده و یا آینده های دورتر سابقه گویا و روشنی از آنچه در جلسه گذشته، نظراتی که ابراز شده و تصمیماتی که اتخاذ شده است در دست باشد. کمک به اداره جلسه تا جایی که نقش او به عنوان منشی مقدور می سازد نیز از وظایف اوست. تهیه و تنظیم گزارش (واجب عینی) کمک به اداره جلسه (واجب کفایی) منشی باید قبل از شروع جلسه و آغاز کار، به خوبی با موضوع بحث گروه آشنا شده باشد تا در ضمن مذاکرات و یادداشت کردنها بتواند مطالب مربوط را از غیر مربوط به راحتی تشخیص و تمیز بدهد. او باید خودش را عضوی چون سایر اعضاء گروه بداند . او به مداد و کاغذ نیاز دارد. در بالای صفحه کاغذ عنوان یا موضوع بحث را می نویسد و هر صفحه را شماره گذاری می کند. در صفحه اول تاریخ جلسه، نام خدمتگزاران و اسامی کسانی که قرار است شرکت کنند را می نویسد و وقتی جلسه رسمی شد جلوی اسم حاضرین علامت می گذارد. و ساعت شروع جلسه را یادداشت می کند. برای اینکه مطالب خرده ریز را جداگانه یادداشت و در موقع تنظیم نهایی گزارش به کار برد دفترچه یادداشت کوچکی نیز با خود دارد

اسلاید 20: منشی در انجام وظایف کفایی خود میتواند افکار اعضاء و جریان مذاکرات را در مسیر اصلی متمرکز سازد و از انحراف آن جلوگیری کند. همچنین در تفهیم مسائل به عموم بکوشد.مثلاً بگوید: “آنچه من تا به حال نوشته ام راجع به .... بوده و آنچه اکنون مورد بحث است چیز دیگری می باشد. آیا من این مطالب را هم باید بنویسم؟” یا برای تفهیم میتواند بگوید”برای اینکه مطمئن باشیم من همه چیز را درست نوشته ام، لطفاً این مطلب آخر را که .... تکرار بفرمایید یا بگویید چطور بنویسم” بعد از اتمام جلسه، منشی ساعت پایان را یادداشت میکند و تا قبل از تشکیل جلسه بعد، نسخه هایی از گزارش خود را برای یک یک اعضاء ارسال می دارد. این کار کمک میکند تا در جلسه بعدی، همگی آمادگی داشته و رشته مذاکرات در ذهنشان قطع نشده باشد.

اسلاید 21: منشی تخته امروزه اثرات نیکو و فوائد استفاده از وسایل سمعی و بصری در کارهای آموزشی مورد قبول همه متخصصین فن می باشد. میتوان با استفاده از تخته سیاه همیشه سرعت عمل، تفاهم بین اعضاء، نگاهداشتن مذاکرات در مسیر اصلی و همچنین جلوگیری از درهم برهمی و سردرگمی موضوعات مورد بحث را تضمین کرد. خیلی ساده است. همیشه یک منشی تخته و یک تخته سیاه داشته باشیم. کار این منشی آن است که در طول جریان مذاکرات تمام حواس خود را جمع کند تا مطالب مهمی را که اظهار میشود را روی تخته بنویسد. او با کار خود توجه اعضاء را متمرکز می سازد و نظرات آنان را در جایی می گذارد که به خوبی ببینند و بدانند که چه مطالبی فراموششان شده است. کار او هم چنین اعضاء جلسه را از تکرار مطالب یاد شده باز می دارد و هر وقت بخواهند می توانند با نگاه کردن به تخته سیاه ببیند که در باره ی چه مطلبی بحث شده، چه تصمیماتی اتخاذ شده و جریان مذاکرات به کجا رسیده است.

اسلاید 22: منشی تخته روشی که منشی تخته به کار می برد مثل قضاوت بازی تنیس است. او دقیقاً متوجه جریان مذاکرات است و به محض آنکه مطلبی اساسی از طرف اعضاء اظهار شد خلاصه آن را با حفظ تقدم و تأخر روی تخته می نویسد و یا برای اینکه به توضیح مطلب کمک کرده باشد، می پرسد: این مطلب را چطور بنویسم؟ به این صورت بنویسم که...... چطور است؟

اسلاید 23: منشی تخته منشی تخته چون جلوی گروه می ایستد در موقعیتی است که جریان مذاکرات را به خوبی می بیند و درک میکند و هر وقت تشخیص می دهد که سؤال کردن او ممکن است اظهار نظر و پیشنهاد اعضاء را برای یکدیگر روشن سازد، میتواند بپرسد: آیا منظور شما این است که.....” با این سؤال هم پیشنهاد دهنده مجبور میشود واضح تر صحبت کند و هم سایرین اظهارات را یک بار دیگر با دقتی بیشتر گوش میدهند و بهتر می فهمند. هرگاه موضوعی تکرار میشود منشی تخته با اشاره به قسمتی از تخته که آن مطلب نوشته شده، تکراری بودن مطلب را یادآور میشود و می پرسد: آیا بهتر نیست این نظرها یا پیشنهادات مشابه را جمع بندی و یکپارچه کنیم تا من بنویسم

اسلاید 24: ناظر چنانچه اعضاء گروه بخواهند که جلسات بحث و مذاکره آنها هر دفعه بهتر از دفعه پیش باشد و در همکاری خود با یکدیگر و بالا بردن ارزش جلسات دانایی و توانایی بیشتری به دست آورند، لازم است به طریقی جریان مذاکرات و رفتارهای صحیح و نادرست خود را مورد توجه قرار دهند و ارزیابی کنند. برای اینکار میتوانند از بین خود یک نفر را به عنوان ناظر انتخاب کنند و از او بخواهند که چشم و گوش همگی آنها بر جریان مذاکرات و رفتار اعضاء گروه باشد و در آخر جلسه یا در موقع مقتضی مانند آیینه صادقی رفتارها و گفتارهایشان را به آنها منعکس نماید.

اسلاید 25: ناظر ناظر همیشه در جای خود ساکت مینشیند و با دقت ناظر جریانی است که در جلسه می گذرد و مطالبی را که به نظرش می رسد را یادداشت میکند تا در موقع مقتضی به اعضاء بگوید. او توجه دارد که چه کسی بیش از دیگران مذاکرات را به خود اختصاص می دهد، چه کسی بی اعتنا به جریان جلسه نشسته و حرفی نمی زند و چه کسی در عین حال که به نظر می رسد علاقه مند است که صحبت کند، بارها به علت آنکه دیگری وسط حرفش دویده و صحبت او را قطع کرده نتوانسته است آنچه را که می خواسته بگوید و یا اینکه چه کسانی با سؤالات و اظهار نظرهای خود گروه را در رسیدن به تصمیم مناسب کمک کرده اند.

اسلاید 26: ناظر نظارت تنها متوجه اعضاء عادی جلسه نیست بلکه کار مدیر، منشی و منشی تخته را نیز از نظر دور نمی دارد و از آنجا که نظارتش برای نقد و ارزش نمایی است و نه انتقاد و عیب جویی، نظر خود را طوری ابراز میدارد که در عین حال نشان دادن لغزشها و بیان ایرادات، غرور و شخصیت افراد پایمال نگردد. او در بیان مشاهدات خود کارهای خوب و سازنده را ناگفته نمی دارد بلکه به آنها اشاره میکند و اثرات مثبت و سودبخششان را اظهار می دارد. او رفتارها و گفتارها را با کلمات ارزش گذار خوب و بد خاطر نشان نمیکند بلکه با بیان اثرات و نتایج حاصله از رفتارها و گفتارها، مفید و یا مضر بودن آنها را توصیف و تشریح میکند

اسلاید 27: مثلاً می گوید: ” به نظر من این دفعه جلسه مفید و با ارزشی داشتیم، زیرا به طوری که من یادداشت کرده ام ، تقریباً همگی ما تا اندازه ای در مذاکرات شرکت کرده ایم.( او با این حرف نشان می دهد که حرفهایش متکی به مدرک است) اما این مسأله قابل توجه بود که چندین مرتبه مدیر جلسه خواست از مجموعه مذاکرات نتیجه ای بگیرد و دو یا سه مرتبه خواست تا نتایجی که به دست آمده است خلاصه شوند، اما هیچکدام از ما به این موضوع توجهی نکردیم، در حالی که بهتر بود از مذاکراتی که تا آن لحظه شده بود، نتیجه ای می گرفتیم. این عدم توجه موجب شد تا همگی ما مدتی در یک جا و روی یک مطلب درجابزنیم. نمیدانم چرا و به چه علت چنین شد.“

اسلاید 28: ناظر میتواند برای تسهیل کار خود و تهیه نمودار و بازتاب روشنی از آنچه در گروه گذشته است با شروع جلسه صورت نشستنهای افراد را روی کاغذ رسم کند و در جریان بحث ومذاکره از نقطه نشستن هر صحبت کننده ای خطی رو به طرف مخاطب او بکشد و اگر مخاطب او شخص خاصی نیست بلکه جمع و گروه است این خط را فقط تا نقطه ای در میان جمع ادامه دهد و در عین حال در یادداشتهای خود نوع صحبت را چنانکه در بخش نقشها آمده است متذکر گردد. با این کار او و گروه در پایان جلسه خواهند دید که صحبتها چقدر و بین چه کسانی متمرکز بوده و چه کسانی صحبت نکرده و یا طرف صحبت قرار نگرفته اند. و هر کس به چه نحو و تا چه اندازه در کار بحث و مذاکره سازنده یا پردازنده و یا هردو بوده است.

اسلاید 29: چون کار ناظر جز تأمین بازتاب برای آشنا ساختن اعضاء جلسه به اثرات گفتار و رفتار خود در یکدیگر نیست، خوب است هر کسی که قرار می شود نقش ناظر را به عهده بگیرد، قبلاً در باره بازتاب به مطالعه بپردازد

اسلاید 30: وظائف اعضاء جلسه

اسلاید 31: در کار گروهی هر کس مثل چرخ و دنده های جدا ولی مرتبط یک ماشین می تواند و باید کاری انجام دهد که در رسیدن گروه به هدف و کاری که به عهده گرفته است، سازنده باشد.در عین حال چون گروه یک اجتماع است و کار گروهی در ارتباط و تماس افراد با یکدیگر صورت می گیرد و حرکات افراد بر اساس خواست ها و بینش های شخصی و تصوراتی که از بینش ها و خواست های یکدیگر دارند، قوت و جهت می گیرد. به این علت، لازم است برای نزدیک کردن خواست ها و بینش ها و در نتیجه هماهنگ ساختن اقدامات، اطلاعات و بینش ها در میان گذارده شوند و تجزیه و تحلیل گردند.

اسلاید 32: به علاوه هر کس باید سعی کند تا با گفتار و کردار خود ارتباط های گروهی را تسهیل و تماس های افراد را با یکدیگر از جمله با خود روان و بی خدشه سازد.کارهای نوع اول را به مناسبت نقش سازندگی که دارند، کارهای سازنده و اقدامات نوع دوم را به خاطر جنبه تحلیلی و تبیینی که دارند، تبیینی و گفتارها و کردارهای نوع سوم را به مناسبت نقش تسهیل و انگیزش و پردازشی که دارند، نقش های پردازنده نامیده اند. برای فراگیری فن بحث و مذاکره باید این نقشها را شناخت و در ایفای آن ورزش و تمرین نمود

اسلاید 33: نقش های سازنده1- ورود به مطلبغالباً وقتی معرفی ها به عمل می آید و مدیر حرف های خود را می زند و شروع مذاکرات را اعلام می دارد، عده ای از شرکت کنندگان منتظر می مانند تا یک نفر سر صحبت را باز کند. در چنین حالتی لازم است که یکی از حضار در رابطه با موضوعی که قرار است بحث شود، سوالی کند، عقیده ای اظهار دارد و یا پیشنهادی مطرح سازد.

اسلاید 34: مثلاً اگر دستور جلسه بهداشت آموزشگاهها باشد، کسی که قدم اول را بر می دارد می گوید: ”خوب است ببینیم منظور ما از بهداشت آموزشگاهها چیست و آیا همه ما معنی و مفهوم یکسانی از آن در ذهن داریم یا نه؟“ یا پیشنهاد می دهد: ” آیا بهتر نیست برای بحث در این زمینه از نماینده بهداری آموزشگاهها دعوت شود تا با در نظر گرفتن مشکلات و مقدورات صحبت کنیم و تصمیم بگیریم“ یا راه حل مثل: به نظر من برای تأمین سلامت دانش آموزان لازم است ضمن تشکیل کلاسهای آموزش بهداشت، کارکنان مدارس از مدیر و آموزگار و فراش و خدمتگذار با اصول بهداشت محیط و عوامل بیماریزا در آموزشگاهها آشنا کنیم“ این نوع صحبت ها هم سکوتی را که اکثراً ناشی از تردید افراد در اولین نفر بودن است، می شکند و هم جو گروه را برای صحبت ها و اظهار نظرهای سایرین آماده می سازد.

اسلاید 35: 2- ارائه اطلاعات و اظهار نظروقتی موضوعی که در جلسه باید مورد بحث قرار گیرد، روشن و معلوم شد و کسب اطلاعات و آشنا شدن با زاویه دیدها مورد نظر گروه قرار گرفت، کسانی که اطلاعات و نظرهای مربوط به آن را دارند باید به ارائه اطلاعات و ابراز نظرهای خود بپردازند ودر این کار به هر علتی از سکوت و خودداری، پرهیز کنند.

اسلاید 36: 3- توضیح و سوال برای توضیحبسیار دیده می شود که کسی در جلسه مطلبی می گوید در حالی که ممکن است صحبت هایش آنچنان که خود می پندارد برای یک یا چند نفر مفهوم و روشن نباشد. از حاضران نیز بعضی به علت کمرویی و بعضی به علت آنکه تا خواسته اند در مفهوم صحبت گوینده فکر کنند، او چندین نکته را پشت سر گذاشته و گذشته است، عنوان کردن مطلب را در آن لحظه مناسب نمی یابند ومی گذارند و می گذرند. این گذاشت ها و گذشت ها، گره ها و نقطه های ابهامی در کار گروه می آفرینند که در پیشرفت به سوی تصمیم همه فهم و همگانی، دست و پاگیر و خدشه آور خواهند بود. برای پیشگیری از بروز چنین گره ها و ابهاماتی، در وحله اول گوینده خود باید صحبتش را بیشتر از آنچه خود ساده می پندارد، ساده بیان کند و برای حصول اطمینان از اعضاء گروه بخواهد تا اگر مطلبی را به خوبی متوجه نشده و درک نکرده اند، از او توضیح بخواهند. در عین حال هر یک از حاضران در جلسه باید مطلبی را که برای خود یا دیگران نامفهوم یافته اند، رها نسازند و از گوینده طلب وضوح کنند. مدیر، منشی و منشی تخته نیز وظیفه دارند چنانچه احساس می کنند در جلسه کسی صحبت گوینده را به خوبی درک نکرده و به هر علتی از سوال برای توضیح خودداری کرده است، خودشان آن توضیح را بخواهند. مثال(کتاب)

اسلاید 37: مثلاً بگوید: ”ببخشید، مطلبی که شما در باره ......گفتید من به خوبی درک نکردم. تمنا میکنم توضیح بفرمایید“ و یا ” مطلبی که در باره ... گفته شد، به این صورت درک کرده ام که ... حالا اگر درک مرا از مطلب درست میدانید که هیچ وگرنه تمنا دارم با توضیح بیشتری بیان گردد“

اسلاید 38: 4- نکته یابیتأمل و تفکر درباره اشکالات و موانعی است که امکان دارد در ضمن کار پیش آید و کسی به آنها توجه نکرده است یا نمی کند و در نظر گرفتن سود و زیانی که در عمل از تصمیم گروه ممکن است حاصل شود. این کار را به دو صورت می توان انجام داد:یا آنکه شخص خود اشکالات و نتایجی را که به نظرش می رسد، بیان می کند و یا از گروه یا شخصی که در زمینه مورد بحث با تجربه تر از سایرین به نظر می رسد، خواهش می کند تا اشکالات و نتایجی که به نظرش می رسد، برای گروه بگوید.

اسلاید 39: 5- تلخیص و تألیفوقتی در زمینه ای واحد مطالب متعدد گفته شده است، یک نفر با توجه به یادداشت ها و برداشت های خود و یا نگاه کردن به مطالبی که منشی تخته در دیدگاه گروه گذاشته است، مطالب یکسان را که به صور مختلف گفته شده است با هم جمع کند و به صورت خلاصه برای گروه می گوید. با این کار، گروه از تکرار مکررات یا سرگرم ساختن خود با مثال های متعددی که همه گویای یک امر هستند، انصراف حاصل می نماید.

اسلاید 40: 6- جلب توجه برای اخذ تصمیموقتی پس از مدتی مذاکره و مباحثه، اعضا گروه به مرحله اخذ تصمیم نزدیک شده اند، ولی هنوز مطالب گفته شده را تکرارمی کنند، یک نفر این حالت را یادآوری می کند و نمی گذارد با صحبت های زائد، جریان بحث از خطی که داشته است، منحرف گردد و یا در نقطه ای که هست به حال درجا زدن بیفتد.مثلا میگوید ”تصور میکنم که حالا ما در باره ی این موضوع که ... توافق داشته باشیم، پس لطفا اگر تصور من درست است اجازه بفرمایید در باره ی آن تصمیم بگیریم.“

اسلاید 41: نقش های تبیینی1- نظرخواهیجویا شدن و پرسش نظرها، عقیده ها، نکته ها و راه حل ها با مخاطب ساختن گروه به طور جمعی و یا افرادی که در بحث و مذاکره به هر علتی مثل کمرویی یا کم اعتنایی و نظایر آن شرکت فعال ندارند. با این کار، اطلاعات موجود اما عرضه نشده، عرضه خواهند شد.

اسلاید 42: 2- تعمیقبرای آنکه عقاید ابراز شده و راه حل های پیشنهادی به تجزیه و تحلیل گذاشته شوند تا افراد گروه درک عمیق تری از مسائل مطروحه و اقداماتی که خواهند کرد، داشته باشند، لازم است با سوالاتی، علت ها و دلائل اظهارات و پیشنهاد ها جستجو گردند. مثال:سؤال می شود که ” برای این منظور پیشنهاد شده است که ...... من متشکر خواهم شد اگر علت گزینش این راه حل و پیشنهاد برای گروه شکافته و تحلیل گردد“

اسلاید 43: 3- فعال سازیدر بعضی موارد و در بعضی اشخاص نظرخواهی های مستقیم یا غیر مستقیم، کارسازی لازم را ندارند و اشخاص ساکت، کمرو یا کم اعتنا را به شرکت فعال در مذاکرات نخواهد کشید. یکی از راه هایی که می تواند این اشخاص را به فعالیت و شرکت در بحث و مذاکره وادارد، کشیدن صحبت و رابطه دادن آن با علائق یا تخصص های آنان است البته بدون آنکه مستقیماً از آنان نظری خواسته شود. با این کار ا فراد غیرفعال خود و علاقه ها و تخصص های خود را مورد توجه و نیاز گروه احساس می کنند و به شرکت در مذاکرات ترغیب می شوند و در عین حال نکته هایی از مسئله که برای جمع یا عده ای از اعضاء جلسه مبهم باقی مانده است، تبیین می گردد.

اسلاید 44: نقش های پردازنده1- ترغیبسوق دادن و کشانیدن اعضاء به شرکت فعال در بحث و مذاکره خواه به صورت نظرخواهی یا سوال برای توضیح یا فعال سازی اگر با صداقت و به موقع صورت گیرد، نه تنها شخص را ترغیب می کند بلکه محیط و جو کلی گروه را برای شرکت فعال همه اعضاء جلسه پذیراتر و راحت تر می سازد. البته بهتر است از به کار بردن روش هایی که موجب احساس فشار یا ترس می شوند، خودداری گردد زیرا احساس فشار، مقاومت ایجاد می کند و مقاومت ها لزوماً به صورت درگیری و رویایی آشکار نخواهند بود بلکه به صورت پروازها، طفره رفتن ها، تمارض ها و نظایر آن به صورت نامحسوس و نایافتنی سلامت و کارآیی گروه و جریان سالم و نتیجه بخش بحث و مذاکره را خدشه دار خواهند ساخت.

اسلاید 45: البته ترغیب بیشتر در مورد اعضاء ساکت در جلسه به عمل می آید. مثلاٌ یک نفر می گوید:“ ما هنوز نمی دانیم نظر خانم /آقای.... در این مورد چیست. خوب است از ایشان خواهش کنیم تا نظر خود را بگوید“

اسلاید 46: 2- مرتبط سازی وقتی پیشنهادات و عقاید متعدد و متنوعی ابراز شده است، یک نفر سعی می کند تا مشابهات بین عقاید و نظرات را پیدا کند و در نزدیک کردن آنها بکوشد و نکته هایی را که توافق در آنها آسان تر می نماید، یک به یک و به ترتیب برشمارد و از این راه در تخفیف اختلافات و ایجاد ارتباط و الفت بین عقاید و نظرات گام بردارد.

اسلاید 47: 3- کمک به سایرین منظور از کمک به سایرین این نیست که با دیگران هم عقیده باشیم و نظراتشان را تأیید و تأکید کنیم بلکه منظور آن است که با نظرخواهی از دیگران به خصوص وقتی دیگران می دانند که با نظراتشان موافق و هم عقیده نیستیم، آنان را به بیان آنچه از دیدگاه خود شناخته و از نقطه وجودی خویش بر آن وقوف یافته اند، تشویق کنیم و از این راه جو گروه برای ابراز نظرهای راحت و آزادتر آماده سازیم. چنین کاری البته از یک سو مستلزم فکر باز در شخص و بسته بودن او در لاک اعتقادات و نظرات خویشتن و از سوی دیگر خالی بودن نظراتی که ابراز شده می شوند از نیش های تمسخر یا تخویف و تهدید می باشد.نیچه میگوید“ در اغلب موارد مخالفت مردم با نظریه ای که ابراز می شود به علت نحوه غیردوستانه و دلپذیر نبودن طرز بیان نظریه است نه خود مطلب یا موضوع آن

اسلاید 48: 4- تلطیفهرگاه بحث حالت آرام و منطقی خود را از دست بدهد و صحبت ها به خشونت و سایش و فرسایش گراید، یک نفر با نرمی و آرامی و اگر مقتضی باشد و نامربوط نباشد با لطیفه ای سعی خواهد کرد که از تیزی و برندگی تبادلات حرفی بکاهد. البته هرگز نباید فراموش کرد که تلطیف باید در خدمت بحث و مذاکره و در جهت اصلی آن باشد، نه اینکه به خودی خود کاری و اقدامی مفید به حساب آید و وقت جلسه را بگیرد و آن را از پیش رفتن در راه هدفی که دارد، بازدارد.

اسلاید 49: چهره شناسی افراد گروه

اسلاید 50: انسان ها برای حفظ خود از فشارها و خطرات طبیعی و به منظور برآوردن نیازهایی که خود به تنهایی قادر به بر آوردن آن نیستند، با یکدیگر جمع می شوند و جامعه از این جمع شدن ها به وجود می آید. اما خصوصیات بدنی و تأثیرات محیط طبیعی و اجتماعی از همان اوان کودکی هر کسی را به انتخاب روش هایی برای حفظ و صیانت خود سوق می دهد که تباین و تفاوت این روش های فرا گرفته شده افراد را از یکدیگر متمایز می سازد و شخصیت آنان «یعنی مشخص بودنشان از یکدیگر به لحاظ افکار و رفتارها و راه های پیش گرفته برای زندگی» را شکل و ساخت می دهد. در هر اجتماع ، از جمله اجتماع چند نفر بمنظور بحث و مذاکره، افراد با شخصیت های متفاوت خود به گرد هم می آیند. بر اساس تفاوت شخصیت ها که از مشاهده کنش ها و واکنش ها درک شدنی و شناختی هستند، می توان افراد را دارای چهره هایی مشخص و متفاوت از یکدیگر دانست.

اسلاید 51: اکنون شخصیت هایی توصیف می گردند که گفتار و رفتار و یا سکوت و خودداریآنان از شرکت در بحث موجب وقفه در کار گروه و یا بازدارنده آن از رسیدن به تصمیم درست و همه خواه می گردد. و راههایی نیز برای رفع یا اصلاح رفتارهای زیانبار پیشنهاد می گردد. البته 1- تشخیص هر یک از این چهره ها و احساس لزوم چاره جویی آن به شناخت و نظر افراد گروه از یکدیگر در شرایط احساسی و عاطفی و زمانی و مکانی گروه بستگی دارد و 2- نمود آن چهره ها مبتنی بر حالات احساسی و عاطفی و انگیزه های صاحبان آن چهره ها در فضای احساسی و عاطفی حاکم بر گروه می باشد.چهره های افراد گروه را می توان بر اساس اینکه گفتار و رفتارشان مزاحم جریان طبیعی کار گروه یا مخرب آن است، به دو دسته تقسیم کرد.

اسلاید 52: چهره های مزاحماین چهره ها را در هر گروهی می توان تشخیص داد. رفتارشان اخلال مهمی در کار گروه ندارد بلکه صرفاً زحمتی است که مدیران و کارکنان و سایر اعضاء جلسه باید وجودش را بپذیرند و با اتخاذ روش های مناسب در تغییر رفتار زحمت بار آنان بکوشند. البته زمینه مناسب برای به وجود آمدن و رشد و نمو اینگونه رفتارها وقتی مهیاست که برای یک یک افراد گروه به خوبی روشن نباشد که به چه منظور گرد هم می آیند و تصورشان از گردهمایی این باشد که حضورشان صرفاً برای انجام تشریفاتی چون شنیدن حرف ها و دستورات رئیس است و نظر خواهی از آنان صادقانه نیست. در غیر این صورت گرایش افراد به رفتارهای ویژه این چهره ها شدت و قوت مزاحمت نخواهد داشت.

اسلاید 53: 1- ملا بنویساین شخص همیشه با یک مداد و مقداری کاغذ وارد جلسه می شود. از شروع جلسه تا پایان مثل اینکه جزوه ای از درس تهیه می کند، مطالب را به ترتیب ( و شاید هم به ترتیب حروف تهجی)می نویسد و با ادامه این کار خود را از شرکت در بحث و مذاکره باز می دارد. علت و نتیجه کار او بر کسی معلوم نیست، از خودش هم بپرسید شاید نداند. مثل آدمی است که وسواس دارد و با یادداشت های کوچک ومختصر ،دل و خیالش راحت نمی شود.چاره: اگر سرگرمی شخص با یادداشت کردن هایش وسیله ای برای سرباز زدن از شرکت فعال در بحث و مذاکره نباشد، وجود یک منشی تخته مسئله را حل می کند. منشی تخته رئوس مطالب و نتایجی را که از جریان بحث و مذاکرات حاصل می شود، روی تخته سیاه می نویسد. اگر این شخص بداند که خلاصه مذاکرات بعداً برای هر یک از اعضاء فرستاده خواهد شد دیگر به یادداشت های خود چندان علاقه ای نشان نخواهد داد و خواه ناخواه و به راحتی وارد بحث و مذاکره خواهد شد.

اسلاید 54: 2- موشکافدر بحث های فلسفی وجود چنین شخصی ارزنده و سودبخش است. هر مطلبی که خود یا دیگری می گوید باید دقیقاٌ تعریف شود. تعریف باید جامع و مانع باشد.هر گفته ای را تجزیه و تحلیل می کند و مفهوم مخالف آن را یادآور می شود. متأسفانه موشکافی ها و دقت های او همیشه بیشتر از حد لازم برای توضیح مطالب و غالباً بیرون از حد علاقه و حوصله دیگران است، وقت زیادی به خود اختصاص می دهد و احتمالاً موجب خستگی یا نیشخندها و تفریح حاضران می گردد.چاره: علت رفتار موشکاف جلب احترام و خود را قدرتمند دیدن و ارجمند شناختن در میان دیگران است. اگر مطالب به طور مبهم و پیچیده ابراز نشده باشد برای موشکافی های او زمینه چندانی وجود نخواهد داشت و اگر حاضران در اولین موشکافی های او با صبر و

اسلاید 55: حوصله اجازه دهند تا او خود را بنمایاند و احساس کند که در میان گروه جا و مقامی دارد، کم کم رفتار خود را تا حد انطباق با جریان و نیاز گروه تعدیل خواهد کرد. منشی و منشی تخته نیز با یادداشت کردن مطالبی که موشکاف می گوید، هرگاه طولانی شدن کلام او را مخل کار گروه دیدند، می توانند به یادداشت های خود اشاره کنند و روشن بودن مطلب را از گروه بپرسند و چنانچه همگی توضیحات و موشکافی های او را کافی دانستند، از گروه بخواهند که به مطالب دیگر بپردازد.

اسلاید 56: 3- پرحرارتاین شخص حتی قبل از گل انداختن صحبت در حرارت آن می جوشد. هر مطلبی که مطرح می شود قبل از اینکه درباره اش بررسی و کنکاش شده باشد برای او جالب و قابل بحث است.

اسلاید 57: 4- پی جوهر مطلبی که گفته می شود حتی اگر خود گوینده از آن صرفنظر کند، پی جو درباره اش اظهارنظر می کند و اظهار نظر می خواهد. حتی اگر بگویند که موضوع منتفی است، او ادامه بحث درباره آن را مفید می داند و با شور وشوق مطلب را پی جویی می کند.چاره: مزاحمتی که پرحرارت و پی جو در جریان بحث و مذاکره گروهی دارند، کم و بیش به یک اندازه و مثل هم است. کافی است اعضاء جلسه به طور عادی به مذاکره ادامه دهند و اگر جریان مذاکرات در عین سادگی و آزادی جدی و خالی از مجامله باشد، آنان بعد از مدتی به خامی یا عجولانه بودن قضاوت ها و راه حل های پیشنهادی خود پی می برند.

اسلاید 58: 5- محتاطاین شخص هیچ وقت خودش را به دردسر نمی اندازد و تا معلوم نشود که کدام نظر دست بالا را خواهد داشت و یا صاحبان نفوذ و قدرت که در جلسه حاضرند کدام نظر را انتخاب خواهند کرد، نظری ابراز نخواهد داشت. این فرد گروه را از نظرات و تجربیات خود محروم می دارد و در اتخاذ تصمیم بی آنکه اعتقاد واقعی داشته باشد بر اعتبار نظر قدرتمندان و منتفذین گروه می افزاید و موجب می شود تا آن نظرها بیشتر از آنچه در واقع هستند، همه پسند جلوه کنند.چاره: این شخص یا به صحت عقیده و نظر خود اعتماد ندارد یا رئیس یا شخص بانفوذی در جلسه حضور دارد که با مفهوم و اهمیت بحث گروهی به طریق مردم سالاری آشنا نیست. برای تغییر رویه چنین شخصی اعضاء باید با پرسیدن نظرات او، گوش دادن به حرف هایش و خودداری از انتقاد سخت یا مسخره آمیز به او دل و جرأت بدهند.

اسلاید 59: 6- لودهاین آدم خودش را با مزه و شیرین گفتار به حساب می آورد. هر مطلبی که اظهار می شود، او قصه کوچک و شوخی بامزه یا بی مزه ای درباره آن می داند و مقداری از وقت جلسه را می گیرد.چاره: برای لوده مزه ریزی و تمثیل گویی راهی است برای به دست آوردن توجه و جلوه نمودن. در جلساتی که حاضران نسبت به جریان مذاکرات خسته یا بی علاقه باشند، زمینه را برای خودشیرینی های چنین شخصی آماده است زیرا وضع کسل کننده جلسه، آنان را مشتاق به کمی تفریح کرده است. اگر چنین شخصی حس کند که نظرات او بیشتر از مسخره گی هایش مورد توجه قرار می گیرد و لودگی های بی موقع و بی مورد او اعضاء را ناراحت می کند، خود به خود تغییر رویه خواهد داد.

اسلاید 60: 7- بی اعتناتشکیل جلسه و جریان مذاکره برای این شخص امر بی اهمیتی است یا طوری رفتار می کند که گویی فراتر از اینگونه صحبت هاست. در جریان مذاکرات بیشتر به بررسی انگشتان خود می پردازد یا کتابی را که از یک فیلسوف معروف با خود آورده است، ورق می زند. شاید اصلاً مایل نبوده است که در جلسه حاضر شود.خود فراتر دیدنها و بی اعتنایی های این شخص موجب ناخوشایندی اعضاء می شود و حالت روان مذاکرات را خدشه دار می سازد. چاره: برای تبدیل چنین شخصی به عضو همکار و مفید اعضاء جلسه باید به نحوی توجه او را به مطالب مورد نظر گروه جلب کنند مثلاً در مورد جنبه خاصی از مسئله که فکر می کنند او دارای اطلاعات یا نظر است، از او نظر خواهی کنند.

اسلاید 61: 8- از خود راضی این شخص ممکن است از بسیاری جهات مثل دارا بودن اطلاعات مفید و داشتن روح همکاری برای جلسه سودمند باشد اما رفتارش ایراد دارد مثلاً وقتی کسی مطلبی را عنوان می کند و او حرفی به نظرش رسیده است حتی برای مدت کوتاهی نمی تواند از بیان آن خودداری کند. این نوع رفتارها موجب دلسردی دیگران از ابراز وجود یا ایجاد دلخوری و کینه پنهان می شود که نتیجه آن در طول زمان تضعیف کارآیی جلسات بحث و مذاکره است.چاره: تأمین بازتاب آموزنده از اثر رفتار از خودراضی می تواند او را به ناخوشایندی رفتارش واقف سازد. ناظر از کسانی که حرفشان قطع شده بود، خواهش کند که صادقانه احساس خود را از قطع صحبتشان با گروه در میان بگذارند. مدیر جلسه نیز می تواند از فرد ازخود راضی بخواهد که مطلبش را یادداشت کند و بعد از پایان صحبت گوینده آن را برای جمع بگوید.

اسلاید 62: 9- ساکت در جلسات غالباً با کسانی برخورد می کنیم که در جریان بحث و مذاکره وارد نمی شوند. سکوت این اشخاص ظاهراً ضرری به دیگران نمی زند اما چون منظور اصلی از تشکیل جلسات بحث و مذاکره رد وبدل اطلاعات بین اعضاء و ایجاد توافق بین آنان برای اتخاذ تصمیم جمعی است باید نسبت به عدم شرکت فعال افراد در بحث توجه خاص مبذول گردد و سعی شود که آنها به بیان افکار و نظرات خود ترغیب شوند.در بسیاری از موارد سکوت افراد ناشی از حالات و شرایط خود آنها از یک طرف و فضای نه چندان مناسب گروهی از طرف دیگراست. مثلاً:شخص حواسش جای دیگر بوده است و حالا فکرش با جریان مذاکرات همراه نیست، در نتیجه صحبت هایی که می شود برایش روشن نمی باشد و چون نمی خواهد دیگران از حالت او باخبر

اسلاید 63: شوند، ساکت می نشیند تا شاید خود به خود وضعی پیش آید که مطالبی را که نفهمیده بود، بفهمد.اگر اداره جلسه و فضای کلی آن طوری باشد که هر کسی بتواند به آزادی و بدون ترس از شماتت دیگران اشکال خود را مطرح کند، چنین شخصی کمتر به سکوت خود ادامه خواهد داد. سوال برای توضیح، تلخیص آنچه گفته شده، استفاده از تخته سیاه یا یادداشت های منشی برای بازگو کردن رئوس مطالب کنش های مناسبی برای کمک به چنین شخصی می باشند.

اسلاید 64: شخص از شرکت در مذاکرات خودداری می کند زیرا به تصور او عقاید و نظراتش مورد پسند حاضران در جلسه نخواهد بود یا برایشان اهمیتی نخواهد داشت یا اینکه مطمئن نیست بتواند منظور خود را خوب و روشن بیان دارد. معمولاً وجود چنین حالاتی در اعضاء معلول فضای رقابت آمیز و خالی از احترام به عقاید افراد است. برای کشانیدن این شخص به شرکت در مذاکرات، مدیر یا یکی از اعضاء می توانند با مهربانی نظر او را بخواهند و هنگامی که او شروع به صحبت کرد، دیگران او را در بیان مطلبی که دارد، کمک کنند.گاهی اوقات شخص نظر خاصی دارد که نتوانسته در موقع خود اظهار دارد و ساکت نشسته و منتظر مانده است تا فرصت مناسب پیش آید. در این صورت نظر خواهی از او این فرصت را فراهم می کند.

اسلاید 65: شاید شخص فکر می کند به حرف های او توجه نمی شود، شاید چند دفعه که خواسته صحبت کند، دیگران صحبت او را قطع کرده اند و او در حقیقت با این سکوت خود از جمعیت قهر کرده است. برای رفع این سکوت باید موقعیتی پیش آورد تا او دوباره به صحبت بپردازد و احیاناً علت سکوت خود را با گروه در میان بگذارد.

اسلاید 66: چهره های مخربصاحبان این چهره ها هم طالب نمود و احساس مهم بودن می باشند. این افراد معمولاً خوش فکر، سخندان و در بسیاری از امور صاحب نظرند و می توانند در حل مسائل و مشکلات گروه مفید باشند اما نوع رفتارشان برای جلوه گر ساختن خویش اثرات منفی می گذارد زیرا در این راه به واقعیت خواست و حق دیگران برای نمود و ابراز وجود توجه ندارند.

اسلاید 67: 1- ارباب این شخص برای دیگران وظیفه تعیین می کند، دستور می دهد و چون معتقد است که از دیگران بهتر و سریع تر فکر می کند، تصمیم می گیرد و تصمیمش را به گروه ابلاغ می کند. با وقار و شکیبایی به اظهار نظر دیگران گوش می دهد اما چنانچه تبادل آراء قدری به طول انجامد، عنان صبر از کفش خارج می شود. وقتی برای خودش مسئله حل شده، ادامه بحث را اتلاف وقت می داند.چاره: این شخص یا نمی داند که منظور از تشکیل چنین جلساتی یافتن راه حل به طریق مردم سالاری است تا در نتیجه همه اعضاء تصمیمی را که توسط گروه اتخاذ می شود از آن خود بدانند و پشتیبان جدی آن باشند یا متوجه این حقیقت نیست که رفتار او ممکن است دیگران را از شرکت فعال در بحث دور کند.

اسلاید 68: راه های ساده ای که برای این کار عملی به نظر می رسند عبارتند از:هر وقت او بعد از اظهار نظرات خود و به بهانه هایی مانند کمی وقت یا فوریت مسئله خواست تا راه حل های او را بپذیرند، یکی از حاضران گروه را مخاطب قرار داده، می گوید: «موضوعی که خانم ... پیشنهاد کردند، جالب است اما چون از جزئیات آن مطلع نیستم بهتر است درباره آن مذاکره کنیم. مدیر جلسه در مواقع مناسب نظر ناظر را درباره جریان مذاکرات جویا می شود و ناظر با بیانی ملایم اثرات رنجش زای رفتار ارباب را بیان می کند.

اسلاید 69: اعضاء می توانند او را ناظر جلسه تعیین کنند. وقتی او چنین وظیفه ای را به عهده بگیرد نه تنها برای رفتار ارباب منشانه اش موقعیتی نخواهد یافت بلکه رفتارهایی نظیر رفتار خود و اثرات آن را مشاهده خواهد کرد و این خود آموزشی خواهد بود که او را در جهت تعدیل یا تغییر رفتارش سوق خواهد داد.

اسلاید 70: 2- وراج و پر حرفاین شخص مرتب صحبت می کند و درباره هر مطلب یا حرفی که پیش می آید بلافاصله نظری ابراز می دارد و به تجربیات خود در آن زمینه اشاره می کند.چاره: گاهی پرحرفی یک نفر از آن است که تصور می کند حاضران مقصود و منظور او را خوب درک نکرده اند یا خیال می کند سایرین بدون توجه به دلائل او با نظرش موافقت ندارند. در چنین مواردی منشی تخته می تواند با اشاره به خلاصه نظرات او، او را مطمئن سازد که حرف هایش مورد توجه بوده است. اگر فرد باز هم به پرحرفی خود ادامه داد، روش هایی را که درباره ارباب گفتیم، درباره او نیز به کار می بریم.

اسلاید 71: 3- شکاک وقتی در جلسات خود با چنین شخصی مواجه می شویم، شاید او را منفی باف هم بخوانیم. اگر نظر او در مورد هر پیشنهادی این باشد که: «فکر نمی کنم قابل اجرا باشد» یا «خیال نمی کنم آنها این حرف را قبول داشته باشند» عنوان شکاک برای او مناسب است و اگر هر نظر و پیشنهادی را فقط نفی کند و با بینش انتقاد و کوچک شماری نسبت به آن واکنش نشان دهد، منفی باف است.چاره: اعضاء جلسه باید با مهربانی و حوصله از این افراد بخواهند تا علت شک و عدم اطمینان خود را بیان کنند و آنگاه نظراتشان را به بحث بگذارند. از این راه آنان توجهی که در طلب آن هستند به دست می آورند و در صورتی که شک و منفی نگری آنها موردی نداشته باشد به بی اساس بودن آن پی می برند.

اسلاید 72: 4- مخل یک درجه بالاتر از شکاک، مخل است. نه تنها در درستی و صحت هر نظری شک می کند بلکه شک ندارد که نظر خودش بهتر و جامع تر است. در اثبات مدعای خود دلیلی هم نمی آورد و فقط بر آن پافشاری می کند. اگر گروه از حرف او بگذرد، او صحبت ها را قطع می کند و به سر حرف اولش برمی گرداند.چاره: مخل هم می تواند نظر درستی داشته باشد. باید به حرف هایش به دقت گوش کرد و اگر با دلائل و توضیحات کافی همراه نیست، از او توضیح و دلیل خواست و اگر نتوانست دلیل بیاورد، با صبر و حوصله دلایل ناقبولی را برایش بگوید و او را مطمئن سازد که گروه به او و حرف هایش توجه لازم را مبذول داشته است. ناظر نیز می تواند در گزارش خود به جلسه با اشاره به رفتار این شخص و اثرات آن بازتاب لازم را به او بدهد.

اسلاید 73: 5- عیب جو حتماً در برخوردهای روزانه و در جلسات گوناگون با کسانی روبرو شده اید که در هر چیز یک عیب می بیند و بدتر اینک با گفتاری تحقیرآمیز به نظرات دیگران واکنش نشان می دهند. خرده گیری های این اشخاص موجب کاهش شوق کار گروهی می شود.چاره: باید راه حل ها و دلائل عیب بینی این شخص را از خود او خواست. چه بسا که در پوشش عیب جویی حرف درستی هم داشته باشد. توجه دقیق و صادقانه به حرف هایش و دادن بازتابی از اثر رفتارش توسط ناظر، مدیر یا شخصی که مورد طعن وتمسخر او قرار گرفته است، در تعدیل رفتارش بی اثر نخواهد بود.

اسلاید 74: 6- چاپلوس این شخص به خیال کسب نفع یا دفع ضرر، کسانی را که مفید به حال خود تشخیص می دهد، بیشتر از حد لازم می ستاید. تعریف و تمجیدهای نابجا و بیش از حد او صاحبان نظرات نادرست را در تصور درستی حرف های خود تقویت می کند و زمینه را برای ایجاد تفرقه داخل گروه مستعد می سازد. چاره: این شخص به علت حقیر دیدن خویش با ستایش بیش از حد، خود را به اشخاصی که صاحب عنوان یا قادر به حمایت از او هستند، نزدیک می کند. اعضاء جلسه باید با او چنان رفتار کنند که دریابد نظرات او بدون توسل به دیگران برای گروه قابل تأمل است. برای تأمین بازتاب از بی ارزش بودن رفتار او کسی که هدف تمجیدش قرار گرفته، می تواند بگوید: «گرچه از حسن نظر ایشان باید سپاسگزار باشم اما بهتر بود حرف های مرا با در نظر گرفتن واقعیات می سنجیدند و نظر خود را نیز چنانکه هست ابراز می داشتند.»

اسلاید 75: 7- ناراحترفتار این شخص مثل بچه های بازیگوش در سر کلاس است. غالباً با کسی که پهلوی دستش نشسته است، درگوشی صحبت می کند و بی مورد و بی موقع جریان مذاکرات را قطع می کند.چاره: باید دید چه چیزی باعث چنان رفتاری شده است. شاید جلسه به عللی مانند حالت پرواز یا خستگی، کارآیی و حرکت خود را از دست داده است یا شاید او توجهی را که باید به هر کسی بشود، احساس نکرده است و با رفتارهای نامناسب خود این عدم توجه را با گروه تلافی می کند. ممکن است مطالب مورد بحث برایش جالب و توجه انگیز نباشد. در این صورت اعضاء جلسه باید سعی کنند او را به موضوع مورد بحث علاقمند سازند و زمانی که برای تعیین موضوع جلسات بعدی تصمیم می گیرند، نظر او را بخواهند.

اسلاید 76: ممکن است علت ناراحتی او این باشد که از صحبت ها چیزی نمی فهمد. در این صورت باید از تلخیص یا سوال برای توضیح استفاده شود. گاهی می توان از خود ناراحت تقاضا کرد که مطلب را چنانکه فهمیده برای گروه شرح دهد. چاره هایی را که برای لوده توصیه شده اند، می توان در مورد ناراحت نیز به کار گرفت.

اسلاید 77: چهره های تازه1- عضو تازهغالباً کسانی که برای حل مشکلات خود جلسات بحث و مذاکره تشکیل می دهند، ممکن است به عللی اعضاء تازه ای را بپذیرند. در این صورت معرفی تازه وارد به گروه و بعد معرفی یک یک اعضاء به او اقدامی ضروری است اما کافی نیست. هر گروه برای خود دارای فرهنگ یا خصوصیات بینشی و رفتاری است که اعضاء آن پس از مدت ها نشست و برخاست و تعامل، با آن آشنا شده و به آن عادت کرده اند.البته هر تازه واردی بعد از چند جلسه با فرهنگ گروه آشنا می شود ولی گاهی این آشنا شدن ها به قیمت ناراحتی برای فرد تازه وارد یا گروه حاصل می شود. اعضاء گروه می توانند در خارج از جلسات با شخص تازه تماس بگیرند و او را با خصوصیات گروه آشنا سازند.

اسلاید 78: 2- شخص مطلعگاهی اوقات گروه برای حل مسائل و مشکلات خود به اطلاعات فنی یا علمی خاصی نیاز پیدا می کند که اعضایش فاقد آن هستند. یک راه برای برآوردن این نیاز مطالعه و تحقیق شخصی افراد گروه و ارائه یافته های خود به گروه است اما گاهی در خارج از گروه اشخاصی هستند که در زمینه مورد نظر تخصص و معلومات فراوان دارند. در چنین صورتی گروه می تواند از آن شخص به عنوان شخص مطلع دعوت به عمل آورد و از او بخواهد اطلاعات لازم را تا حدی که گروه خواهان آن است با گروه در میان بگذارد اما قبل از جستجو برای یافتن شخص مطلع گروه باید چند نکته زیر را برای خود روشن سازد:آیا مشکل گروه آن است که در زمینه خاصی نمی داند چه باید بکند یا می داند چه باید بکند اما نمی داند برای حصول بهترین نتیجه

اسلاید 79: آن را به چه صورت و به چه نحوی باید انجام دهد. چه بسا کسی که در «چه باید کرد» صاحب نظر است در «چگونه باید کرد» تخصص و دانایی فنی نداشته باشد. پس با روشن ساختن این مسئله گروه باید به سراغ شخصی برود که به نظر می رسد می تواند نیاز خاص گروه را در «چه باید کرد» یا در «چگونه و به چه نحو» برآورده سازد. آیا مورد نیاز گروه اطلاعات خالص چون اطلاعات آماری است؟ واگر چنین است افراد گروه زمینه علمی برای درک آن اطلاعات و آمار را دارند یا نه؟آیا استمداد از شخص مطلع فقط برای کمک به تجزیه و تحلیل مسائل و مشکلات است یا راهنمایی های نظری و عملی او هر دو مورد نظر می باشند.

اسلاید 80: باید از شخص مطلع بخواهیم برای مدت معینی مانند ده یا پانزده دقیقه به صحبت بپردازد تا بقیه وقت را بتوان به بحث درباره نظرات او پرسش اعضاء ا ز او تخصیص داد. کاری که نباید از شخص مطلع خواست، به عهده گرفتن اداره جلسه است زیرا نه تنها تخصص در زمینه های مختلف لزوماً با توانایی در اداره مفید و کارآمد جلسات یک نیست بلکه واگذاری جلسه اداره جلسه به شخص مطلع بازداشتن او از سودرسانی کامل به جلسه است. قبل از شروع جلسه باید چگونگی برگزاری بحث چنانکه معمول گروه است به اطلاع شخص مطلع برسد. باید او را متوجه ساخت که پرسیدن نظرات او لزوماً به معنی قبول نظرات او نیست بلکه خواستن اطلاعات و راهنمایی هایی است که گروه را در رسیدن به بینش خاص یا انتخاب روش های کار، کمک می کند.

اسلاید 81: سنجش ارزش جلسات بحث و مذاکره

اسلاید 82: جریان اعمال و اقداماتی که برای تعیین ارزش و کارآیی فعالیت های انجام شده صورت می گیرد، سنجش ارزش نام دارد.با در نظر گرفتن هدف های اصلی از تشکیل جلسات می توان ارزش آنها را سنجید و نقاط ضعف یا قوتشان را تشخیص داد. سنجش ارزش در واقع تلاشی است برای تأمین بازتاب از نتیجه اعمال و رفتار گروه که توسط خود گروه برای آگاهی افراد آن از نتیجه روش های کار و نزدیکی یا دوری آنان از رسیدن به هدف و منظور تعیین شده، صورت می گیرد. ساده ترین راه برای سنجیدن ارزش جلسات گروهی تهیه پرسشنامه هایی است که اعضاء بعد از اتمام جلسه، بدون ذکر نام و با قید تاریخ آن را پر می کنند. پاسخ های اعضاء و پیشنهادات آنها می تواند نقاط ضعف و را ه برطرف کردنشان را نشان دهد.

اسلاید 83: در پایان هر جلسه افراد می توانند پرسشنامه زیر را برای خود پاسخ دهند و پیشرفت یا توقف خود را در فراگیری رفتار مناسب و سودمند گروهی بسنجند و با جلسات قبل مقایسه کنند.. نقش های مفیدی که باید به عهده گرفتنقش های مفیدی که باید به عهده گرفتانجام داده امباید تمرین کنمنقش های سازنده1- ورود به مطلب 2- ارائه اطلاعات و اظهار نظر3- توضیح و سوال برای توضیح 4- نکته یابی5- تلخیص و تألیف 6- جلب توجه برای اخذ تصمیمنقش های تبیینی1- نظرخواهی 2- تعمیق 3- فعال سازینقش های پردازنده1- ترغیب 2- مرتبط سازی3- کمک به سایرین 4- تلطیف