بازرسی انبارها در شرکت گاز

بازرسی انبارها در شرکت گاز

اسلاید 1: شرکت گاز استان گلستان دوره آمـوزش بـازرسـی انـبـارهـاتهیه و تنظیم و مدرس: مهدی رجب پور

اسلاید 2: پیشگفتارامروزه اکثر کشورهای صنعتی که خواهان پیشرفت و توسعه صنعت و پشت سر گذاشتن رقبای خود می باشند. حداکثر توان خود را در راستای پیشبرد اهداف مدیریت از طریق اجرای هرچه بهتر آن به عمل می آورند. مدیریت یک سازمان هنگامی موفقیت آمیز و اثربخش می باشد که همه اجزای سازمان را بطور خاص مد نظر قرار دهد و سعی در حداکثر کردن کارکرد و بهره وری هر یک از قسمت های سازمان، به عمل آورد. با توجه به اینکه انبارداری در سازمان ها و شرکتهای صنعتی محلی برای استفاده از موارد مورد نیاز و همچنین تأمین موارد مورد نیاز شرکت در تهیه تولیدات آن می باشد، لذا وجود یک سیستم انبارداری مناسب به گونه ای که بتوان اطلاعات مورد نیاز در مورد مواد موجود در انبار و یا مواد مصرفی بسیار حائز اهمیت می باشد.

اسلاید 3: چنانچه ممکن است عدم کارایی یک سیستم انبارداری سبب از دست رفتن فرصت (زمان از دست رفته) و در نتیجه کاهش تولیدات و بهره برداری شرکت یا سازمان صنعتی شود.بنابراین همه سازمان های صنعتی با نصب دستگاه های تولید پیشرفته خودکار در جهت هر چه بهینه تـر کردن و بـه روز کردن فعالیت های انـبارداری خود تـلاش می کنند. لذا اگر شرکت ها به امر انبارداری توجه کافی مبذول ننمایند، باعث ایجاد نقض در حرکت تولیدی سازمان خواهد شد.کالا در فعالیت های شرکت هـا بـالاخص شرکت ملی گـاز دارای اهمیت ویـژه ای می باشد. صورت هزینه های پروژه ها و آمار و ارقام هزینه ها و عملکرد بخش های مختلف، بخوبی نقش پراهمیت کالا را نشان می دهد.

اسلاید 4: تهیه و تأمین به موقع کالا علاوه بر کاهش هزینه ها، ایمنی و سلامت دستگاه ها و واحدها را تضمین می نماید. و سرعت انجام کارها و بهره وری و کارائی کارکنان را افزایش می دهد.چنانچه کالا در وقت معین تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود، در گردش کار و فعالیت های شرکت وقفه ایجاد می شود. از طرف دیگر بدون تردید، موجودی کالای بیش از اندازه، موجب رکود سرمایه و ایجاد هزینه های اضافی می گردد.بنابراین لزوم دقت در تهیه و نگهداری کالا با استفاده از روشهای صحیح و نیروهای متخصص و مجرب از اهمیت خاصی، برخوردار می باشد.

اسلاید 5:  1- تعریف انبارانبار مجموعه ای از عناصر وابسته به یکدیگر است که این عناصر عملیات مربوط به دریافت موجودی ها و کنترل و تحویل آنها را به اندازه مناسب با کیفیت مناسب، به واحدهای متقاضی را بر عهده دارد.=اهمیّت انبار:هدف از تشکیل و ایجاد انبارها، چه درسازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی تأمین، نگهداری و در دسترس قرار دادن سری وسائل مورد نیاز آنها می باشد.بطوریکه اگر مواد و لوازم به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرار داده نشود، در گردش کار و فعالیت­های آن مؤسسه وقفه ایجاد می گردد.

اسلاید 6: =اهمیت انبار از دیدگاه اقتصادی:بـهای تمام شده مواد اولـیه، قسمت عمده ای از درآمد یک کشور را تشکیل می دهد، که بهای تمام شده مواد، برابر است با مجموع قیمت خرید کالا، هزینه حمل و نقل، هزینه انبارداری و سود فروشنده که اغلب هزینه حمل و نقل و انبارداری در مقایسه با قیمت تمام شده کالا، مبلغ قابل توجهی را به خود اختصاص می دهد.در کشور ایران که واردات کالا و مواد مختلف، درصد زیادی از نیاز کشور را تشکیل می دهند، انـبـارها بـطور عمده نقش رابطه ای را در انتقال کـالا از محل های ورودی کشور به مناطق مختلف و سپس توزیع محلی را به عهده دارند، در نتیجه استفاده از شیوه صحیح انبارداری موجب کاهش بهای تمام شده کالا خواهد شد.

اسلاید 7: =اهمیت انبار از نقطه نظر تجارت:تجارت هر کشور از خرید و فروش کالاها و مؤسسات بازرگانی تشکیل شده است، در نتیجه قسمت اعظم سرمایه شرکت های تجاری را مـوجودی انبارها تشکیل می دهند، پس نتیجه می توان گرفت، که انبار یکی از پایه های اصلی تجارت محسوب می شود.=اهمیت انبار از نظر صنعت:صنعت هر کشور از کارخانجات تولیدی آن تشکیل یافته است، فعالیت کارخانجات تولیدی تهیه مواد اولّیه مختلف و بافت و تولید محصول می باشد. همچنین کارخانجات تولیدی، دارای انبارهای مختلفی از قبیل انبار مواد اولیّه، انبار مواد نیمه ساخته می باشد، بطوریکه سهم قابل توجه ای از کل دارایی های یک کارخانه را موجودی انبار تشکیل می دهد. از این جهت، ضرورت توجه به انبار وسائل مربوطه به آن، در صنایع روشن می گردد.

اسلاید 8: 2- عوامل مؤثر در انتخاب محل انبار:با توجه به اهمیت انبارها باید به عومل زیر توجه داشت:□ برآورد ظرفیت یک انبار:ظرفیت کارخانه بستگی مستقیم با نوع و فعالیت آن کارخانه دارد، منظور از ظرفیت، مقدار فضایی است که کالا در انبار اشغال می کند.□ در نظر گرفتن مبدأ و مقصد:انبار نقش واسطه را در توزیع کالا و مواد در محدوده ای مشخص ایفاد می کند. حال که انبار وظیفه توزیع کالا را از مبدأ به مقصد بر عهده دارد، اولاً باید نقطه مبدأ و مقصد مشخص شود، ثانیاً انبار در محلی ساخته شود که هزینه های واسطه ای بین این دو نقطه را به حداقل برساند.□ محدودیت های زمین و عوامل جانبی:در بیشتر موارد، انبارهای وسیع با توجه به قیمت زمین در خارج از محدوده شهرها ساخته می شوند که خود معایب و مزایایی دارد.

اسلاید 9: 3- مکان و فضای انبار:□ انبارهای سر پوشیده:به آن شکل از فضای انبارش گفته می شود که با توجه به خصوصیات و ویژگی های موجودی های مورد نیاز جهت نگهداری، دارای سقف بوده ولی ستون هایی که آن را نگهداری می کنند و نزولات جوّی و رطوبت به دمای هوا، بر موجودی ها تأثیر منفی نمی گذارد. پس در این انبارها استفاده از دستگاه های تهویه ضروری نمی باشد. □ انبارهای کاملاً پوشیده:به آن دسته از فضای انبارش اطلاق می شود، که عملیات نگهداری نوعی از موجودی ها به عهده آن گذاشته است که نیاز به حفاظت ویژه داشته و بطور کامل از طریق دیوارها یا پنجره های غیر قابل نفوذ، محصور گردیده است. و از طریق امکاناتی مثل سیستم اطفاء حریق و غیره پشتیبانی می شود.

اسلاید 10: □ انبارهای محفظه:بر فضای انبارش گفته می شود که دارای ترکیب سه نگاه بوده، یعنی یک محفظه با حجم و ابعاد مختلف از جنبه های گوناگون مثل فلز و پلاستیک و کائوچو که جهت نگهداری موادی ویژه دارای یک بخش ورودی و یک بخش خروجی می باشند، ویژگی ها و خصوصیات مواد گوناگون که بصورت مواد جامد و مایع و گاز هستند حفاظت از آنها با استفاده از این گونه فضاهای انبارش را تولید می کنند، برای مواد سوختی، روغنی و شیمیایی از این محفظه ها استفاده می شود.□ فضای انبارش محوطه:انبارهای محوطه آن بخش از فضاهای انبارش یک سیستم گفته می شود که باتوجه به حجم زیاد موجودی های بسیار بزرگ و جای گیر و توانایی مقاومت موجودیهای در یک دوره زمانی معین در مقابله با اوضاع جوی زیاد بوده و با توجه به نیاز به وسائل حمل و نقل سنگین از این فضاها استفاده می شود.

اسلاید 11: 4- اجزای تشکیل دهنده انبار:=موجودی ها=فضا و مکان=منابع انسانی=تجهیزات=سیستم های اطلاعاتیموجودی ها :موجودی یک سیستم به مجموعه دارایی های یک مؤسسه گفته می شود که به صورت مستند در دفاتر آن ثبت و ضبط شده باشد.□ اهمیت موجودی ها:درصد قابل توجهی از دارایی ها را موجودی ها تشکیل می دهند از تعداد موجودی، نحوه تهیه انبارداری و ارزیابی از اهمیت خاصی برخوردار است وموجودی ها دارای دو ویژگی مهم هستند که آن را از سایر دارایی ها متمایز می کنند.

اسلاید 12: ویژگی اول:مقدار زیادی از منابع واحد تجاری- تولیدی در موجودی ها نهفته است. حدود 15% تا 20% سرمایه شرکت را موجودی ها تشکیل می دهند که خود بخش قابل توجهی از سرمایه­گذاری است، عوامل اصلی تعیین شده سطح موجودی ها عبارتند از:1- میزان فروش:2- مدت زمان مصرف کننده و نوع تکنولوژی به کار رفته در تولید.ویژگی دوم:گردش موجودی هاست که بر خلاف دارایی های جاری بطور مداوم و مجدداً جایگزین می شوند لذا یک دارایی فعال و با گرایش سریع و حساب های آینده و بعنوان یکی از اقلام جاری طبقه بندی می شود.

اسلاید 13: □ انواع موجودی ها:به موجودی های در یک سیستم انبار اطلاق می شود که در صورت دقت بر روی نحوه پردازش مالی که در واقع اینگونه موجودی های انبار طلقی نمی گردد بلکه در حساب واحد تولید کننده و به حساب کار در جریان ساخت منظور می گردد و عمل سیستم انبار بر روی این موجودی ها تسلط و کنترل نخواهد داشت مگر اینکه به دلایل گوناگون این موجودی ها جهت نگهداری موقت در انبارک ها را پای کار ذخیره می گردد. پس از WIP در سازمان ها به آن دسته از موجودی ها گفته می شود که بخشی از عملیات تبدیل بر روی آن صورت پذیرد، اما محصول نهایی تبدیل نشده باشد. موجودی های انبار عبارتند از:

اسلاید 14: 1- قطعات:2- کالای ساخته شده:3- ملزومات اداری:4- کالای آماده برای فروش (نهایی):5- مواد اولیه:6- اسقاطی، ضایعات، پرت:=قطعات:در سیستم انبارداری به آن دسته از موجودی ها و دارایی های یک مؤسسه گفته می شود که به منظور حفظ پایایی و قابلیت اطمینان همچنین پشتیانی از ماشین آلات و تجهیزات و امکانات. تولیدی برای تعمیرات و نگهداری در سازمان آنها مورد استفاده قرار می گیرد.

اسلاید 15: = کالای ساخته شده:به آن گروه از موارد اولیه و موجودی هایی گفته می شود که تمامی فرایند تولیدی بر روی آن انجام شده است و تحت عنوان محصول نهایی به انبارهای محصول تحویل گردیده باشد.=ملزومات اداری:آن بخش از موجودی های شرکت است که اجزای تشکیل دهنده محصول نهایی نیستند، بلکه جهت اجرای عملیات پشتیبانی در سیستم های فرعی انبار و مالی و بازرگانی و اداری و سایر واحدهایی که عملیات جمع آوری داده و انتقال آنها به همراه پردازش به عهده دارند مورد استفاده قرار می گیرد که هم شامل اموال منقول مصرفی و هم اموال غیر مصرفی می باشند. که معمولاً ارزش ريالی آن در سازمان ها بسیار بالا نیست.

اسلاید 16: =کالای آماده برای فروش (نهایی) :محصول نهایی به موجودی های در یک سازمان گفته می شود که تمامی برنامه های تولید بر روی آنها انجام گرفته باشد و این موجودی تا موقعی که به سیستم انبار تحویل نشده باشد کار در جریان در ساخت است و به محض صدور رسید انبار بعنوان موجودی محصول تلقی خواهد گردید.=مواد اولیه:به آن دسته از موجودی های سازمان گویندکه به دو صورت در فرایند تولید مشارکت دارند:مواد خام: آن دسته از موجودی های یک سازمان را گویند که از طبیعت و بصورت طبیعی استخراج گردیده و در تولید مورد استفاده قرار خواهند گرفت. و هیچ یا زمانی بر روی آن کاری انجام نداده است.

اسلاید 17: مواد خام ساخته شده: به آن گروه از مواد اولیه گفته می شود که توسط بعضی از سیستم ها (سازمان ها) عملیات تبدیل بر روی آنها صورت گرفته و به عنوان محصول نهایی سیستم دیگر تلقی می گردد.=اسقاطی، ضایعات، پرت:کالاهای اسقاطی بخشی از موجودی های سازمان هستند که بـدلیل ناکارآمدی و یا مستهلک شدن کامل بـه انبارهای اسقاط انتقال پیدا کرده و یا در تعمیرات دستگاه های مشابه دیگر از قطعات آنها استفاده می شود و یا اینکه پس از رسیدن به یک اندازه معین بـه مزایده گذاشته و به فروش می رسد. تا هنگامیکه اقلام اسقاطی بـه فروش نرسیده باشند به عنوان موجودی سیستم تلقی می شوند.

اسلاید 18: 5- طبقه بندی انبارها در شرکت ملی گاز ایران:همانگونه که از نام انبار پیدا است، مکانی است که کالاها و اجناس براساس نوع کالا و مصرف آنها در شرکت طبقه بندی می شوند. در انبارهای شرکت ملی گاز ایران، شش نوع طبقه بندی وجود دارد.- انبار01 یا رمز سازمانی 01 ADMINدر این انبار لوازم یدکی عمومی (مصرفی و تعمیراتی) از قبیل لوازم ایمنی و برقی و نوشت افزار و ... نگهداری می شود.- انبار 02 یا رمز سازمانی DMIN 02این انبار شامل اقلام مصرفی پروژه های گاز رسانی و نصب انشعابات و تجهیزات فلزی و پلی اتیلن و حفاظت کاتدی و ... می باشد.-انبار 04 یا رمز سازمانی ADMIN 04 در این انبار اقلام گاز رسانی به صنایع و مجتمع های تجاری مسکونی و ایستگاه هایی که مربوط به صنایع می باشند نگهداری می شود.

اسلاید 19: -انبار 52 یا ADMIN 31 و ADMIN 03ADMIN 31 = کلیه اقلام پروژه هایی که از طرف امور مهندسی تقاضا گذاری و خرید شده است را شامل می شود.ADMIN 03= اقلام بای بک که مربوط به گازرسانی روستاها می باشند و بودجه آن از طریق وامهای خارجی تأمین و فقط اختصاص به انجام پروژه های گازرسانی روستایی دارد.-انبار 08 یا ADMIN 08کلیه اقلامی که در بخش ساختمانی مصرف می شوند از قبیل تیرآهن ها و میلگردها و سیمان و ...- انبار 51 یا ADMIN 51انبار مازاد که شامل اجناس سالم غیر استاندارد و برگشتی مازاد اقلام پروژه ها می باشد در این انبار کدگذاری و نگهداری می گردد.

اسلاید 20: منابع انسانی در سیستم انبار:□ منابع انسانی راهبر:آن دسته از عوامل انسانی هستند که خط مشی های مدیریت عالی شرکت، سازمان، کارخانه را به روش های اجرایی تبدیل می کنند و برنامه ریزی های لازم را جهت اجرا به زیر دستان ابلاغ می کنند.□ منابع انسانی کاربر:این عوامل انسانی رابطه مدیریت و عناصر ما قبل صفی هستند و نظارت و کنترل لازم را در زمینه اجرا عملیات به عمل می آورند.□ منابع انسانی کارگر:از توان فیزیکی خود در رابطه با جابجایی تحویل گرفتن، تحویل دادن و نگهداری موجودی­ها استفاده می­برند، مانند کارگران و رانندگان و ...

اسلاید 21:  7- تجهیزات مربوط به انبار:مجموعه ای از امکانات که عملیات اجرایی سیستم را امکان پذیر می کنند و شامل:1- تجهیزات حمل و نقلوسائلی که در نقل و انتقال موجودی ها مشارکت دارند.2- تجهیزات ایمنی و حفاظت انباربرای هر نوع سیستم انبار با توجه به حجم عملیات آن سیستم و موجودی های آن که دارای ویژگی های تعریف شده ای باشند لازم است تا تجهیزات و امکانات لازم برای جلوگیری از حوادث یا مهار کردن اتفاقات مورد استفاده قرار می گیرند. که این تجهیزات به دو دسته تقسیم می شوند:

اسلاید 22: الف) تجهیزات ایمنی منابع انسانی: مانند لباس مخصوص، کلاه و کفش ایمنی.ب)تجهیزات ایمنی مربوط به ساختمان ها: مانند سیستم اطفاء حریق مربوط به موجودی ها.ج) تجهیزات مربوط به سیستم های اطلاعاتی: این دسته از تجهیزات عملیات مربوط به جمع آوری، پردازش و کسب اطلاعات را پشتیبانی می کند. تجهیزاتی مانند کارت های کاردکس، قفسه های کاردکس، سخت افزارهای کامپیوتری.د) تجهیزات مربوط به نگهداری: بدیهی است که موجودی های یک سیستم انبار باید با استفاده از امکانات مناسب مورد نگهداری قرار گیرند قفسه های مربوط به انبار، پالت های چوبی، فلزی، سکوهای موجود در سیستم انبار همگی به عنوان تجهیزاتی جهت نگهداری موجودی ها به کار گرفته می شود.

اسلاید 23: 8- سیستم اطلاعاتی انبار:منظور از سیستم های اطلاعاتی ایجاد روش های سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مـربوط بـه کالای موجود در انبار و همچنین اعمال کـنترل های لازم روی مراحل مختلف عملیات یا می توان گفت که به ایجاد روشی است سیستماتیک و منطقی که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری جنس از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تهیه کامل و تحویل به مصرف کننده میسر می سازد جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی بسته به نوع فعالیت و سازمان داخلی، ممکن است با هم تفاوت داشته باشد ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید مؤسسه می شود:

اسلاید 24: 1- ایجاد رابطه های بهتر و منطقی در داخل شرکت برای تبادل اطلاعات.2- تسریع در عملکرد تست های مختلف به کمک فرم های مناسب.3- ایجاد کنترل های بهتر شرکت.4- کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه به تنوع آنها.5- طرح فرم های مناسب تر برای نگهداری حساب موجودی های انبار.6- طرح فرم های بهتر برای نقل و انتقالات کالای موجود انبار.7- نگهداری اطلاعات به روز از موجودی ها در مقاطع مختلف.8- سفارش به موقع کالا و به میزان مورد نیاز آن.9- افزایش اطلاعات و مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار، مصرف آنها و وسائل مشابه آن.10- ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء استفاده از موجودی های انبار.11- کاهش اشکالات اجتماعی ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم بخصوص انباردارها.12- کاهش هزینه ها و کارهای زاید اداری از طریق حذف ها و یا عملیات غیر ضروری.13- شناسایی کالاهای بلا استفاده که سبب اتلاف فضای انبار را که نگه داشتن سرمایه مؤسسه می شود.

اسلاید 25: فرمهای سیستم پیوسته و یکنواخت کالا:1- فرم MT20 (ایجاد سابقه کالا در انبار) :پس از بررسیهای لازم، کارشناس کنترل کالا اقدام به تهیه و تنظیم سند MT20 بعنوان سابقه دار نمودن اقلام در سیستم اقدام می نماید. که پس از تأیید سند توسط مسئول کنترل کالا مربوطه، اقدام به تغذیه اطلاعات سند در سیستم می نماید. مسیر سریع به سیستم جهت ثبت اطلاعات و اصلاحات سند MA/INV/MSK 2- فرم MT26 (تقاضای خرید کالا پروژه/خرید مستقیم) معروف به INDENT:مهمترین وظیفه مسئولین ادارات کنترل کالاهای هر سازمان، تأمین و تدارک بموقع، حفظ و نگهداری کالا در مقادیر اقتصادی، کاهش هزینه های سفارشاتی در رعایت جنبه های اقتصادی خریدهای عمده، متوسط، جزئی و مقدار سرمایه در گردش این سازمانها می باشد.

اسلاید 26: این سند بمنظور تأمین کالای پروژه (تقاضای خاص) و خرید مستقیم مورد استفاده قرار می گیرد که به آن تقاضای خرید کالای پروژه/خرید مستقیم می گویند.تغذیه این سند به سیستم ایجاد در پایگاه­های موجودی انبار و بین راهی پروژه ها می شود. این سند می تواند بعنوان یک درخواست خرید کالا وارد سیستم شده و به صورت ماشینی تکمیل، و به اداره خرید مربوطه ارسال تا مراحل خرید انجام شود و یا کالای مورد نظر از طریق انبارهای مستمر و مازاد پروژه ها تهیه گردد که بستگی به رمز منبع تأمین کالا دارد.مسیر سریع به سیستم جهت ثبت اطلاعات و اصلاحات سند MA/INV/OPR

اسلاید 27: 3- فرم MT31 (تقاضای خرید اقلام موجودی مستمر) معروف به INDENT :در صورت نیاز به تأمین اقلام موجودی مستمر (تقاضای عمومی) انبار، بایستی فرم تقاضای خرید کالای موجودی مستمر MT31 ماشینی و یا دستی تکمیل و پس از اخذ امضاهای مجاز و تغذیه اطلاعات سند به سیستم مکانیزه پیوسته و یکنواخت کالا توسط کنترل کالای مربوطه آنرا به یکی از مراکز خرید ارسال نمایند.مسیر سریع به سیستم جهت ثبت اطلاعات و اصلاحات سند MA/OPR/IND4- فرم MT (سفارش خرید داخلی/خارجی) معروف به ORDER :پس از آنکه تقاضای خرید کالا اعم از موجودی انبار، پروژه و یا خرید مستقیم به مرکز خرید ارسال گردید. و اقدامات لازم جهت بررسی تقاضا و تعیین فروشندگان معتبر انجام شده و با ارسال فرم استعلام بها به آنها و دریافت و بررسی پیشنهادات واصله، فروشنده برنده انتخاب می گردد.

اسلاید 28: لازم به ذکر است ادارات خرید هر واحد مستقل موظفند با توجه به بودجه مصوب و با رعایت آخرین آیین نامه معاملات و مجوزهای مالی شرکت ملی گاز ایران و طبق دستورالعمل های بازرگانی کالا اقدام به خرید کالا نمایند. بمنظور عقد قرارداد رسمی با فروشنده و انجام قطعی معامله فرم سفارش خرید MT33 برای سفارش داخلی MT35 جهت سفارش خارجی توسط دایره خرید مربوطه تنظیم و تکمیل و نسخه اصل و یک کپی آن به فروشنده ارائه می شود و فروشنده نسخه دوم فرم سفارش را تایید نموده و دایره خرید مربوطه ارسال می دارد. جهت بروزرسانی پایگاه بین راهی فرم سفارش خرید نیز می بایست به سیستم تغذیه شود.سند سفارش خرید دارای اطلاعاتی مشابه اطلاعات سند تقاضا بوده و صرفاً جهت نمایش وضعیت جدید تقاضا و ثبت اطلاعات دقیقتر از مشخصات تقاضا به سیستم تغذیه می گردد.

اسلاید 29: هنگام تغذیه این سند به سیستم سابقه تقاضای مربوطه می بایست در پایگاه بین راهی موجود باشد.مسیر سریع به سیستم جهت ثبت اطلاعات و اصلاحات سند MA/OPR/ORD 5- فرم MT (رسید کالا خرید داخلی/ خارجی) M.R.S:(MATERIALS RECIRT SHEET)یکی از بخشهای عملیات کالا، بخش دریافت کالا می باشد و تنها در این واحد است که اسناد کنترل خرید با کالاهای مربوطه بطور واقعی تطبیق داده می شود.اکثر مشکلات یا اشتباهات موجود در خرید کالاها در مرحله دریافت کالا مشخص می شود. اگر این مشکلات (کسری، سرک، ضایعات کالا، اقلام اشتباهی و ...) در طی دریافت کالا بررسی و اصلاح نشوند، هزینه اصلاح و رفع آنها در مراحل بعدی به مراتب بیشتر خواهد بود.

اسلاید 30: جهت رسید کالای داخلی و خارجی از سند MT که براساس اطلاعات واقعی دریافت شده تنظیم می گردد استفاده می شود.مسیر سریع به سیستم جهت ثبت سندMA/OPR/RCP 6-فرم MT49 (رسید متفرقه کالا) :در مواردی که بنا به دلایلی نیاز به تأمین فوری کالا در انبار باشد، بدون اینکه کالای مورد نظر دارای سابقه بین راهی باشد، توسط مأمور خرید محلی خریداری و به انبار تحویل داده می شود. چنانچه کالایی نیاز به تعمیر و بازسازی داشه باشد، می بایست به واحدهای تعمیراتی ارسال گردد. و پس از تعمیرات مجدداً جهت استفاده مصرف کنندگان به انبار ذیربط تحویل داده شود.

اسلاید 31: در مواردی که کالا قبلاً از داخل/ خارج خریداری گردیده و به انبار تحویل داده شده است، و کالای مذکور دارای کسری بوده، چنانچه کسری کالای مورد نظر ارسال یا پیدا شده است، ولی سوابق بین راهی آن از سیستم حذف شده باشد.چنانچه کالائی از طرف فروشنده اشتباهاً به نماینده حمل شرکت تحویل شده و یا جنس مطابق با مشخصات سفارش نباشد، در صورتیکه فروشنده از دریافت خبر منصرف گردد و آن را بصورت رایگان در اختیار شرکت قرار داده باشد و کالای مذکور استاندارد و مورد نیاز باشد از سند MT49 استفاده می گردد.مسیر سریع MA/INV/

اسلاید 32: 7- فرم MT55 (درخواست انتقال کالا بین انواع رمزهای سازمانی) :MATERIAL TRANSFER BETWEEN ADMINS (REQUEST) به منظور استفاده واحدهای مختلف از امکانات و موجودی کالای بخشهای دیگر امکان نقل و انتقال کالا بین انواع رمز سازمانی نیز در این سیستم پیش بینی گردیده است که جهت این نوع نقل و انتقالات، متقاضی با درخواست کننده انتقال نیازهای خود را از طریق سند درخواست انتقال کالا بین رمزهای سازمانی MT55 طبق ضوابط تنظیم و اعلام می گردد.مسیر سریع در سیستمMA/OPR/TBA

اسلاید 33: 8- فرم MT (سند انتقال کالا بین انواع رمزهای سازمانی) :MATERIAL TRANSFER BETWEEN ADMINS با توجه به تنظیم سند MT55 درخواست انتقال کالا بین انواع رمزهای سازمانی، سپس کارشناسان کنترل کالای رمز سازمانی صاحب کالا پس از تعدیل و تأیید درخواست نسبت به انتقال کالا از طریق تنظیم سند انتقال کالا بین رمزهای سازمانی MT65 (در سال) اقلام و انبار رمز سازمانی دریافت کننده کالا با تنظیم سند انتقال بین رمز سازمانی MT65R (دریافت) پس از رسیدن اجناس به انبار خود کالا را بـه موجودی رمـز سازمانی مربوطه اضافه می نماید.مسیر سریعMA/OPR/TBA

اسلاید 34: 9- فرم MT56 (سند درخواست انتقال کالا بین انبار اصلی و فرعی) :MATERIAL TRANSFER MAIN & SUB STORESجهت انتقال کالا از انبار اصلی به انبار فرعی از سند درخواست انتقال کالا MT56 استفاده می گردد.مسیر سریع در سیستمMA/OPR/TBS 10- فرم MT (سند انتقال کالا بین انبار اصلی و فرعی) :MATERIAL TRANSFER BETWEEN STORESبا توجه به تنظیم سند MT56، و تأیید درخواست فوق توسط انبار اصلی سند انتقال کالا بین انبارهای اصلی و فرعی MT66 (ارسال) توسط کنترل کالای انبار اصلی صادر و پس از دریافت کالا توسط انبار فرعی سند انتقال کالا بین انبارهای اصلی و فرعی MT66R (دریافت) توسط انبار فرعی دریافت کننده کالا صادر می گردد.مسیر سریع در سیستم MA/OPR/TBS

اسلاید 35: 11-فرم MT57 (درخواست کالا بین انبارهای اصلی) :MATERIAL TRANSFER BETWEEN MAIN STORES با توجه به ضرورت کاری و نیاز به کالا در موارد مختلف ممکن است یک انبار اصلی از یک انبار اصلی دیگر تحت یک مدیریت /شرکت و یا تحت دو مدیریت/ شرکت مجزا درخواست کالا بنماید در این حالت انبار درخواست کننده با تنظیم سند MT57 و ارسال آن برای کنترل کالای انبار صاحب کالا یا توسط ایجاد درخواست در سیستم پیوسته و یکنواخت کالا که عیناً توسط واحد کنترل کالای صاحب کالا قابل رویت می باشد اقدام می­نماید.مسیر سریع MA/OPR/TBM

اسلاید 36: 12-فرم MT (سند انتقال کالا بین انبارهای اصلی) :MATERIAL TRANSFER BETWEEN MAIN STORES با توجه به تنظیم سند MT57 و تأیید آن از طرف صاحب کالا، سند انتقال کالا بین انبار اصلی (ارسال) MT67 توسط تیم چـاپ و یـا بصورت دستی صادر مـی گردد. که پس از تأیید مسئول کنترل کالا و امضاء رئیس خدمات کالا صاحب کالا به انبار مربوطه جهت صدور کالا ارسال شده و نهایتاً واحد ارسال کالا با صدور بارنامه مبادرت به انتقال فیزیکی کالا به انبار درخواست کننده می نماید، از طرف دیگر انبار دریافت کننده بمحض وصول کالا نسبت به رسید بارنامه و تنظیم و تغذیه اطلاعات سند انتقال کالا بین انبار اصلی (دریافت) MT67R این نقل و انتقال را تأیید می نماید.مسیر سریع MA/OPR/TBM

اسلاید 37: 13- فرم MT (درخواست انتقال کالا در داخل رمز سازمانی) : MATERIAL TRANSFER WITHIN ADMINS در مواردیکه تدارکات کالا و طبقه بندی به نتیجه رسیده باشند که قلم/ اقلامی می بایست با شماره طبقه بندی های جدید در انبار ایجاد و نگهداری شوند (یعنی یک قلم کالایی که بصورت مجموعه خریداری و با یک شماره طبقه بندی در انبار نگهداری می شد.) بایستی آن را به قطعات تفکیک شده و مجزا با شماره طبقه بندی های جداگانه نگهداری نمود، همچنین اگر بخواهیم چند قلم کالا را که اجزاء یک دستگاه هستند (بنا به دلایل منطقی و صلاحدید بصورت مجموعه خریداری و موجود آنها را تحت یک شماره طبقه بندی در انبار نگهداری نمائیم، و هم چنین ممکن است اداره طبقه بندی کالا یا کارشناس کنترل کالا و یا انبار داران و بازرسان انبار در بررسیهای خود مشاهده نمایند.

اسلاید 38: یک نوع کالا در دو یا چند رمز سازمانی با شماره طبقه بندی های متفاوت نگهداری می شود. در این حالت با صدور سند انتقال کالا در داخل رمز سازمانی MT بر طبق ضوابط تعیین شده اقلام و پس از تأیید بازرسی انبارها و کنترل کالای انبار و انتقال فیزیکی کالا و ثبت سند در سیستم توسط انباردار کار انتقال کالا در داخل رمز سازمانی پایان می یابد. مسیر سریع سیستم پیوسته MA/ OPR/TWA14- فرم MT74 (سند حواله صدور کالا) : MATERIAL ISSUE VOCHERبرای دریافت کلیه اقلام مصرفی مستمر، پروژه خرید مستقیم و مازاد از انبار با در نظر گرفتن رمزهای سازمانی مربوطه در سیستم یکنواخت کالا از طریق تکمیل حواله صدور کالا MT74 توسط متقاضی و ارسال آن جهت دریافت کالا به انبار صورت می گیرد.مسیر سریع ثبت و درج سند در سیستم MA/OPR/RQV

اسلاید 39: 15- فرم MT 74R (سند برگشت کالا به انبار) :MATERIALS RETURN VOUCHER اقلام مازاد بر مصرف می بایست توسط مسئولین امر در عملیات، بهمان رمز سازمانی صادر کننده کالا برگشت داده شوند، در واقع برگشت این گونه اقلام به انبار مربوطه، برگشت بهای آنها از حساب مرکز هزینه ذیربط و نهایتاً نمایش واقعی موجودی و هزینه ها در دفاتر و حسابهای مرکز عملیاتی خواهد بود. حال جهت برگشت این گونه اقلام به انبار، بایستی مصرف کننده حواله برگشت کالا MT76R را تنظیم و پس از تأیید واحد کنترل کالای انبار و انباردار و بازرسی انبارها اقدامات لازم را صورت دهد.مسیر سریع ثبت در سیستمMA/OPR/RTS

اسلاید 40: 16- فرم MT (سند تعدیل موجود کالا) :MATERIALS WRITE OFF/ WRITE ON در پروسه عملیات انبارداری و نگهداشت کالاها، بعضی از اقلام ممکن است در اثر مرور زمان با حوادث غیرمترقبه مانند آتش سوزی، سیل، زلزله و غیره منهدم یا فاسد شده و از بین بروند و یا کارائی خود را از دست بدهند و لازم شود این گونه اقلام از موجودی خارج و به انبار مازاد/اسقاطی منتقل گردند.در بعضی مواقع هنگام رسید کالا به انبار و تنظیم اسناد رسید ممکن است اشتباهی رخ دهد که پس از حذف سابقه بین راهی، مسئولین متوجه اشتباه شوند و رفع اشتباه از طریق اصلاح بین راهی امکان پذیر نمی باشد و یا در مواردی، بعضی از اقلام اشتباهاً از رده خارج شده باشند، و به لحاظ عملیاتی لازم باشد مجدداً به موجودی انبار اضافه شوند و یا اینکه لازم باشد کالا از یک انبار غیر مکانیزم به انبار مکانیزه منتقل گردند.

اسلاید 41: در تمام موارد فوق جهت تعدیل موجودی (کاهش/افزایش) و رسیدن به موجودی واقعی انبار از سند MT استفاده می گردد.مسیر سریع ثبت سند در سیستم MA/POR/WOP/WON17- فرم MT (سند تعدیل اختلاف موجودی ناشی از شمارش) :جهت تعدیل اختلافات موجودی ناشی از شمارش کالا از سند MT استفاده می­شود. در صورتیکه اختلافات موجودی در حد نصاب تعیین شده در سیستم باشد، سند مذکور توسط سیستم ایجاد و روی موجودی اثر می گذارد. ولی اگر اختلافاتی که موجودی ثبت شده در سیستم بیشتر از موجودی شمارش شده توسط بازرسی انبارها باشد (کسری) از سند MT 78 و (سرک) باشد از سند MT78R است.مسیر سریع ثبت سند در سیستم

اسلاید 42: 18- فرم MT80 (سند شمارش موجودی) STOCK THAKING :به منظور حصول اطمینان از صحت موجودی فیزیکی اقلام در انبار با موجودی اقلام مندرج در سیستم کالا و گزارشات مربوطه، ادارات بازرسی انبارها موظف به کنترل و شمارش فیزیکی موجودی کالای انبارها طبق برنامه های زمانبندی شده و یا بطور موردی می باشد. شمارش موجودی MT 80 استفاده می نمایند (سیستمی/ دستی) که بطور کامل توسط واحد بازرسی انبارها تکمیل و به سیستم تغذیه می گردد. بازرسین انبارها طبق برنامه از پیش تعیین شده از سیستم گزارش شمارش موجودی را بدون درج مقدار دریافت و کار شمارش خود را آغاز می نمایند.مسیر سریع ثبت مقادیر در سیستم MA/OPR/STC

اسلاید 43: وضعیت های مختلف اجناس موجودی انبار و حالت های گوناگون تدارکاتیکلیه اجناس انبار جهت سفارش مجدد براساس دسته­بندیهای زیر تقسیم گردیده­اند. این دسته بندی ها با حروف اختصاری X-N-O-Q-I-C-S و Y در ستون اطلاعات مخصوص «special information» در کتاب های طبقه بندی کالا (M.E.S.C) ذکر شده اند. 1- حالت S STANDARD ITEMS اقلام استانداردشامل کالاهای عمومی مصرفی که دارای مصرف مستمر برای مصارف واحدهای تعمیراتی مورد نیاز می باشند، تجدید سفارش این اجناس براساس مصارف ادواری انبارها می باشد.2- حالت C CONSUMABLE ITEMS اقلام مصرفیقطعات یدکی دستگاه ها و ماشین آلات که بطور مستمر برای مصارف واحدهای تعمیراتی مورد نیاز می باشد تجدید سفارش این اجناس براساس مصارف ادواری انبارها می باشد.

اسلاید 44: 3- حالت I INSURANCE ITEMS اقلام بیمه ای (حیاتی)بعضی از قطعات یدکی دستگاه ها و ماشین آلات مصرف مستمر در تعمیرات عادی ندارند ولی بعلل مختلف لازم است برای موارد پیش بینی نشده به تعداد حداقل از آنها در انبار داشته باشیم تا چنانچه احیاناً مورد نیاز بودند فقدان آنها توقف و یا کندی کار عملیات را باعث نگردد، این قبیل اقلام را اقلام بیمه ای گویند و تجدید سفارش آنها منوط به درخواست کتبی واحد مربوطه و گزارش علت نیاز می باشد، در ستون اطلاعات ویژه کتاب M.E.S.C با حرف I مشخص شده اند.4- حالت Q TOBE ORDERED ON SPECIAL REQUESTبا تقاضای ویژه سفارش می شوند.کالاهای عمومی غیر مصرفی انبارها که به ندرت مورد نیاز واحدهای عملیاتی، تعمیراتی می باشند مانند اُهم متر و گازیاب، تجدید سفارش این اجناس براساس درخواست کتبی واحدهای مصرف کننده می باشد و نه براساس مصارف ادواری انبارها.

اسلاید 45: 5- حالت O PROVISIONAL ITEMS اقلام موقتاجناس عمومی که مشخصات آنها در دست بررسی است و لازم است پس از تحویل به انبار مراتب جهت بررسی و تکمیل مشخصات به طبقه بندی کالا اطلاع داده شود و نمودار رمز آنها یعنی INDIEATOR آنها 9 می باشد.6- حـالت N NOT TOBE REORDERED اقـلامی که تجدید سفارش نمی شونداجناس عمومی که مشابه آنها با کیفیتی مرغوب تر و با استانداردی بالاتر در اقلام موجودی انبارها بعنوان جانشینی وجود دارد و بایستی به تدریج مصرف تا پس از اتمام موجودی بطور کلی از سوابق طبقه بندی کاملاً حذف گردند. نمودار رمز آنها (INDICATOR) 7 می باشد، این اقلام غیر قابل سفارش مجدد هستند.

اسلاید 46: 7- حالت X NOT STANDARD ITEMS اقلام غیر استاندارداجناس عمومی و یا قطعات یدکی که از رده ساخت سازنده خارج می شوند و یا مازاد مصرف پروژه ها هستند و یا بدلیل شرایط نامناسب نگهداری در انبار به مرور فاسد و غیر قابل استفاده شده اند و یا بدون سابقه مشخص هستند و نمودار رمز آنها 6 می باشد و در ستون اطلاعات ویژه کتاب های M.E.S.C یکی از دلایل زیر درج می گردد.1- غیر قابل استفادهA- OBSOLETED 2- اشتباهاً تهیه شده اند B- WRONG SUPPLIED3- معیوب C- DEFECTED 4- سوابق آن وجود ندارد D- NO- RECORD 5- مازاد پروژه E- PROJECT SURPLUS 8- حالت R RECOND ITIONED ITEMS اقلام تعمیر شدهاجناس عمومی و یا قطعات یدکی که یکبار از انبار خارج شده و پس از مصرف دوباره بازسازی و اصلاح و تعمیر شده اند، این اجناس با نمودار INDICATOR 8 مشخص شده اند.

اسلاید 47: بازرسی انبارها در شرکت ملی گاز ایرانوظایف بازرسی انبارها1- نظارت بر کلیه نقل و انتقالات کالا اعم از خارجی، داخلی، کالاهای برگشتی مازاد از طرحها در مبادی ورودی (رسید و ارسال) آن دسته از کالاهایی که باید کنترل کیفی تأیید گردد از بازرسین فنی نظرخواهی گردیده و تأیید سلامت کالا توسط این واحد در اسناد و برگشتی اخذ خواهد شد مانند (شیرهای برقی- فیلم های رادیو گرافی)2- ریشه یابی اختلافات به منظور یکسان سازی موجودی انبار با سیستم یکنواخت کالا براساس مجوزهای لازم به منظور اعلام آخرین وضعیت موجودی انبار به واحد کنترل کالا جهت پیش بینی های لازم در تأمین کالاهای مـورد نیـاز، سفارش گـذاری بـه موقع و رسوب زدایی درانبار و پشتیبانی از عملیات جاری.

اسلاید 48: 3- رسیدگی به نقل و انتقالات بین انبارها MT 4- بررسی گزارشات در رابطه با سوء استفاده های احتمالی از کالا در انبار5- تهیه گزارش از حوادث غیر مترقبه6- تهیه گزارش در مورد اقلام فاسد شدنی راکد و مازاد7- تأیید کسری و سرک، اشتباهی، معیوب کالاهای وارده (خرید خارجی) به انبار طی فرم MDR8- مکاتبات با واحد حسابداری کالا و حسابرسی داخلی9- ارتباط مستمر با سازمان حسابرسان قانونی و برنامه ریزی جهت انبار گردانی پایان سال 10-نظارت بر تحویل انبار فی مابین انباردار جدید و قدیم با انجام انبارگردانی

اسلاید 49: انبار گردانی در گازهماهنگی با رئیس امور کالا و رئیس عملیات انبار که لازم است پس از اعلام آمادگی به نکات زیر توجه شود.1- اطمینان از ثبت کلیه اسناد وارده و صادره در سیستم جامع کالا2- اطمینان از تحویل کالاهای وارده به انباردار مربوطه 3- اطمینان از تحویل کالا به متقاضیان چرا که دیده می شود سند حواله انبار توسط انباردار رسید ولی کالا تحویل متقاضی نشده است این نمونه در بخشی پروژه ها به وفور دیده شده است.4- اطمینان از عمل شدن چنج یونیت و چنج M.E.S.C5- بررسی همه جانبه انبارداران از نظر تداخل کالا- بازدید از محلهایی که امکان ریزش کالا وجود دارد توسط انباردار مربوطه6- اخذ پرینت 01.02.03.04. از ورودی سیستم MA/OPR/STC

اسلاید 50: 7- رعایت اصول ایمنی بازرس و کارکنان انبار باید از کفش، کلاه، ماسک، روپوش و دستکش استفاده نمایند.8- شروع شمارش: شایسته است به منظور اطمینان بیشتر شمارش انبار از یک سمت آغاز و به نقطه پایان که همان انتهای انبار می باشد خاتمه یابد. بهتر است در این مرحله از تک استفاده شود.9- در شمارش اقلام آدرس محل رویت کالا در فرم MT80 درج گردد.10- توجه به واحد کالا: مثال در سال گذشته واحد کالا NO و یا بلعکس ST بوده ولی در شمارش جدید واحد تغییر نموده.11- توجه به کیفیت کالا (مربوط به آن دسته از کالاهایی که دارای تاریخ انقضاء می باشند در صورت انقضا شدن تاریخ مصرف نظر بازرسین فنی اخذ گردد.

اسلاید 51: 12- توجه به محل نگهداری کالا بعلت بالا بودن مقدار ممکن است در چند محل نگهداری گردد حتماً محل رویت کالا در فرم MT80 ذکر شود.13- اقلام با مقادیر بالا بهتر است با توجه به روند مصرف در بسته­بندی مناسب آکبند تا در دوره های بعد از شمارش مجدّد آن پرهیز گردد. بسته بندی ها توسط بازرس پلمپ گردد.14- کالاهای کم ارزش به علت مقرون به صرفه نبودن از شمارش آن پرهیز و بصورت توزین با محاسبه خطا 2% نسبت به مقدار سیستمی اقدام گردد.15- شمارش اقلام ریز و حساس و با ارزش از عجله پرهیز ضریب و دقت را بالا ببرید.16- در شمارش لوله ها که بصورت بندل بسته بندی شده است حتماً با علائمی مانند سنگ – الکترودهای فرسوده غیرمصرفی استفاده گردد.17- در شمارش لوله ها بازرس و کمک بازرس در قسمت سر و انتهای لوله ایستاده زیرا احتمال ریزش آن پیش بینی می گردد.

اسلاید 52: 18- به منظور جلوگیری از اشتباه در شمارش لوله ها مخصوصاً لوله ها سایز کوچک حتماً از علائم مانند سنگ- گچ- الکترود استفاده گردد.19- مشخصات کالاهایی که در فضای باز نگهداری می گردد حتماً از لیبل فلزی استفاده گردد.20- در صورت وجود یک نوع کالا در دو ADM دقت و حساسیت بیشتری نشان داده چرا که امکان جابجایی این نوع کالاها امکان پذیر بوده و حتی الامکان پس از شمارش پلمپ گردند.21- کالاهایی که امکان آسیب پذیری آن پیش بینی می گردد حتماً در بسته بندی مناسب نگهداری گردد.22- در شمارش انبار به فیزیک کالا توجه شود کالاهای سنگین در طبقات پایین رگها و کالاهای سبک در طبقات بالای رگ قرار گیرند.

اسلاید 53: 23- در شمارش اقلام شیمیایی مانند نوارهای پشم شیشه و نوارهای آب بندی حتماً از ماسک و دستکش استفاده نمایند. 24- در شمارش کالاهای موجود در درآورها، بین ها، حتماً محل برداشت کالا را با علامتی مشخص نمایند چرا که امکان اشتباه توسط فرد شمارش گر امکان پذیر می باشد. 25- در شمارش سیالات بشکه هایی که دارای روندگی است حتماً از مقدار مایع درون آن با توزین و لمس کردن (تکان داد) مطمئن شوید. 26- از باز نمودن آن دسته از کالاهایی که دارای آکبند سازنده می باشد جداً پرهیز کنید چرا که امکان آسیب پذیری کالا پیش بینی می گردد (بر روی اسناد MT80 توضیح داده شود که مقدار شمارش شده براساس مقادیری است که بر روی بسته های آکبند حک شده است.)

اسلاید 54: 27- شایسته است در زمان شمارش از ایشو و رسید کالا جداً پرهیز کنید در صورت مواقع اضطراری بازرس در جریان نقل و انتقالات شماره رمز قرار گیرد.28- تغذیه اسناد MT80 در سیستم جامع29- اخذ اختلافات فی مابین شمارش دیداری و سیستم جامع از مسیر MA/OPR/STC 123 30- ارائه لیست اختلاف به رئیس عملیات انبار جهت بررسی مجدد31- در صورت رفع اختلاف با توجه به بررسی رئیس امور عملیات انبار و انباردار مربوط نسبت به اصلاح مقدار وارد شده به سیستم طی سند MT80 بازرس انبار اقدام نماید.

اسلاید 55: 13- اقدامات بازرس انبار پس از خاتمه انبارگردان1- در رابطه با آن دسته از اقلام معیوب که در زمان شمارش با آن مواجه گردیده است نسبت به تهیه فرم اقلام آسیب دیده و معیوب و اخذ امضاءهای مجاز اقدام و به رئیس بازرسین انبارها گزارش که پس از موافقت کمیته نسبت به انتقال آن به ADM25-26 بازرسی انبارها اقدام می نماید.2- اقلام کم تحرک و راکد (5 سال به بالا) لیست برداری ضمن هماهنگی با بهره بردار (مصرف­کننده کالا) تأیید غیر مصرفی بودن آن و مکاتبات به منظور محل مصرف و یا فروش از مجاری قانونی اقدام می نماییم.3- در صورت دو کالای مغایر دارای شماره طبقه بندی نسبت به انتقال آن به رمز اصلی طی سند 64R و MT64 اقدام می نمائیم. (با هماهنگی کنترل کالا)

اسلاید 56: 4- در صورت آسیب دیدگی کالا توسط انباردار و نحوه نامناسب نگهداری کالا و یا بی توجهی در دریافت کالا مراتب توسط بازرس به رئیس بازرسی انبارها منعکس گردد.5- در صورت مشاهده رفت و آمدهای غیر مجاز چه در حین شمارش و یا در شرایط عادی مراتب به رئیس بازرسی و یا بالاترین مقام شرکت انعکاس یابد.6- در صورت مشاهده بی توجهی انبار داران به تقدم و تأخر کالا به متقاضیان مراتب به رئیس بازرسی انبارها و یا بالاترین مقام شرکت انعکاس می یابد.14- روش سندرسی1- در خاتمه انبارگردانی و تغذیه کلیه اسناد MT80 در سیستم یکنواخت کالا اقدام به استخراج لیست اختلافات (StoCk. Diffrenc) می نماییم.2- اختلافات حاصله ممکن است به چندین عامل بشرح ذیل بستگی داشته باشد.

اسلاید 57: - عمل نشدن سند کاهنده یا افزاینده- قرار گرفتن سر سند در Hold به علت عدم اصلاح سرسند- قرار گرفتن سند در Suspend بدلیل عمل نشدن اسناد رسید کالا- عدم تعیین تکلیف اختلافات کمیته و هئیت مدیره در سالهای گذشته (در رابطه با صادر نشدن اسناد Mt78 , 78R)- اشتباه در تغذیه شماره رمز در سیستم- اشتباه در مقدار قلم (Quantty) بالا و پایین ثبت نمودن مقدار اقلام- بررسی شماره رمزهای شمارش شده در سیستم که فاقد سابقه بوده (چنج MSC بررسی گردد)- بررسی واحد کالاها (چنج یونیت)- اطمینان از صادر شدن اسناد تعدیل در رابطه با اختلافات سالهای گذشته.

اسلاید 58: - دسته بندی اختلافات براساس مجوزهای مالی- صدور اسناد تعدیل تا سقف 000/300 ريال با اخذ مجوزهای لازمتهیه لیست اختلافات بالای 000/300 ريال و ارائه به مسئولین (مدیران منطقه به منظور آگاهی و ارائه توجیهات جهت طرح در کمیته حذف و تعدیل) (اظهار نظر بازرسی انبارها در رابطه با قبول ورود توجهات ارائه شده مهم می باشد.)- جمع آوری توجیهات کسری در سرک بالای 000/300 ريال و بررسی آن توسط بازرسی انبار و اعلام نظر بازرسی در فرم مخصوص جهت طرح در کمیته و هئیت مدیره- درخواست جلسه کمیته حذف و تعدیل توسط دبیر کمیته از رئیس کمیته حذف و تعدیل.با سپاس فراوانمهدی رجب پور