دستورالعمل بایگانی موضوعی

دستورالعمل بایگانی موضوعی

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الرحيم (( مقدم دانشجويان عزيز را گرامي مي داريم ))

اسلاید 2: موضوع درس: دستورالعمل بايگاني موضوعي تهيه كننده: احمدرضا هدایتیتابستان 1383

اسلاید 3: مقدمه بايگاني موضوعي گنجينه اسرار و حافظه هسته مركزي فعاليتهاي يك سازمان محسوب مي شود ، همچنين اسناد بايگاني مي توانند بيانگر سير ايجاد و روند تحولات ساختاري و سازماني و در نتيجه مبناي تحقيقات علمي و قضاوتهاي تاريخي حال و آينده باشند ، بنابر اين براي بيان ارزش و اهميت بايگاني بايد به سه نكته توجه شود . 1 ـ ارزش تاريخي اسناد ( بيانگر حقايق و سند قضاوت ) 2 ـ اهميت بايگاني ( حلقه اتصال سازمان با گذشته خود و منبع تغذيه سازمان و افراد در رابطه با ماموريتها و… ) 3 ـ نقش بايگان ( حفاظت از اسناد بايد به چه كساني سپرده شود )

اسلاید 4: (( تعاريف و اصطلاحات )) ـ بايگاني عبارتست از فن طبقه بندي ، تنظيم و نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك ، بر طبق روش معين ، به نحويكه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت بتوان به آن اسناد دسترسي پيدا كرد . ـ بايگاني به محلي كه اسناد و مدارك طبق ضوابطي معين در آنجا نگهداري مي شود نيز گفته مي شود . بايگاني :

اسلاید 5: تعريف انواع بايگاني از نظر مدت زمان نگهداري اسناد : 1- بايگاني جاري = محلي است كه اسناد بمدت 2 سال پس از صدور دستور بايگاني نامه هاي وارده و صدور نامه هاي صادره در آنجا نگهداري مي شود . طبق برخي از تعاريف تاماداميكه سازمان در ارتباط مستمر با پرونده يا سند قرار دارد ، آن پرونده يا سند در بايگاني جاري باقي خواهد ماند . 2 ـ بايگاني نيمه جاري = محلي است كه پرونده ها و اسناد پس از طي مراحل بايگاني جاري بمدت سه سال در آنجا نگهداري مي شود . مراجعه به اين گونه پرونده ها معمولاً مستمر نبوده و بنابر مورد و نياز سازمان به آنها رجوع مي شود . 3 ـ بايگاني راكد = محلي است كه پرونده هاي نيمه جاري پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت 25 سال نگهداري مي شوند .

اسلاید 6: توضيح :1 ـ اسناد و پرونده هاي جاري ، نيمه جاري و راكد بايد بطور جداگانه دسته بندي و نگهداري شوند . 2 ـ بايگاني راكد معمولاًدر مراکز سازمان‌ها ايجاد مي شود .

اسلاید 7: آرشيو :محلي است كه اسناد و مدارك با ارزش نظامي ، تاريخي ، حقوقي و … پس از تفكيك ، ارزشيابي و امحاء اوراق زائد بطور دائمي در آنجا نگهداري مي‌شود.

اسلاید 8: تعريف انواع بايگاني از نظر شيوه و محل نگهداري اسناد : الف ـ سيستم يا نظام متمركز = در اين شيوه كليه امور بايگاني از قبيل طبقه بندي ، كد گذاري ، تنظيم و نگهداري پرونده ها فقط در بايگاني مركزي (بايگاني كل) صورت مي‌گيرد و ساير رده ها مجاز به داشتن بايگاني جداگانه و يا نگهداري پرونده ها نخواهد بود . ب ـ سيستم نيمه متمركز = در اين شيوه علاوه بر بايگاني مركزي‌، اولين سطح از زير مجموعه رده نيز مجاز به ايجاد بايگاني مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوطه را نگهداري مي نمايند . ج ـ سيستم غير متمركز يا پراكنده = در اين شيوه كليه رده ها در سطوح مختلف داراي بايگاني مستقل بوده و مجاز به نگهداري پرونده ها و اسناد مربوط به خود نمي باشند .

اسلاید 9: توضيح : 1ـ اسناد داراي طبق بندي سري و بكلي سري در رده هايي كه داراي شعبه اسناد ويژه مي باشند به‌طور متمركز توسط شعبه مذكور نگهداري مي‌شوند . 2 ـ اسناد داراي طبقه بندي در ساير رده ها توسط دبيرخانه مركزي رده نگهداري مي شود .

اسلاید 10: پرونده :مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت تقدم و تأخر در يك پوشه يا كلاسور نگهداري شده باشد .

اسلاید 11: سند : به هر نوع سابقه اعم از مكتوب ، منقوش و مضبوط گفته مي شود كه به موجب مقررات و آيين نامه هاي مصوب در اجراي وظايف يك سازمان بوجود آمده و داراي ارزش نگهداري باشد .

اسلاید 12: سند داراي طبقه بندي :سندي است كه اطلاعات آن داراي ارزش حفاظتي بوده و به‌منظور جلوگيري از افشاي غيرمجاز آن و تعيين محدوديت‌هاي لازم براي دسترسي ، در يكي از چهار نوع طبقه بندي به‌كلي سري، سري، خيلي محرمانه و محرمانه قرار مي‌گيرد.

اسلاید 13: تنظيم پرونده : منظم ومرتب كردن پرونده ها در هريك از گروههاي تعيين شده در طبقه بندي اسناد را تنظيم پرونده مي گويند .براي تنظيم اسناد بايد نكات ذيل مورد توجه قرار گيرند :1 ـ جايگزيني يا چينش صحيح و منطقي اسناد 2 ـ رعايت تقدم و تأخر در چينش اسناد3 ـ اجتناب از نگهداري اسناد تكراري و غير ضروري 4 ـ رعايت تعداد برگه هاي پرونده ( 120 برگ ) 5 ـ نصب برچسب و برگه (فرم ) اطلاعات پرونده

اسلاید 14: بر چسب پرونده : برچسب پرونده يا سرلف عبارتست از فرمي كه براي شناسايي پرونده ها بر روي آنها نصب و حاوي مشخصات كلي مانند شماره ، موضوع ، تاريخ تشكيل و ساير موارد مشابه مي باشد .

اسلاید 15: برچسب كارتن يا زونكن : فرمي است كه بمنظور شناسايي پرونده ها يا اسناد موجود در كارتن يا زونكن روي آنها نصب مي شود و حاوي مشخصاتي مانند كد يا موضوع بايگاني مي باشد .

اسلاید 16: تعريف كد يا شناسه : كد يا شناسه يا علامت رمز عبارتست از تبديل يك موضوع يا اسم يا حروف به يك علامت قراردادي كه مي تواند بصورت عدد يا حرف يا تركيبي از هر دو مورد باشد .

اسلاید 17: تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني : طبقه بندي از نظر بايگاني عبارتست از تقسيم بندي اسناد و مدارك به دسته هايي كه ميان آنها حداقل يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته و داراي خصوصيات ذيل باشد . 1 ـ اطمينان : به شكلي كه محل دقيق سند مشخص باشد .2 ـ سرعت : بگونه اي كه بسادگي و در كوتاهترين زمان قابل دسترسي باشد .3 ـ سهولت : طوري كه اجراي آن بسادگي ميسر و براي مجري قابل فهم باشد .4 ـ  انعطاف پذيري : با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد . 5 ـ توسعه پذيري : در صورت لزوم قابليت گسترش داشته باشد .

اسلاید 18: (( روشهاي بايگاني ))الف ـ روش اسمي = در اين روش اسناد بر اساس شاخصه‌هايي مانند؛ نام افراد، نام سازمانها، نام مناطق جغرافيايي و موارد مشابه آن طبقه بندي مي شوند . ب ـ روش موضوعي = در اين روش اسناد بر اساس عنوان و محتواي پرونده تحت عنوان يك موضوع خاص تشكيل مي شوند . ج ـ ساير روشها = كه ممكن است تركيبي از چند روش يا تاريخ يا كارتن و جزوه دان باشد . تقسيم بندي كلي روشهاي بايگاني :

اسلاید 19: الف ـ روش اسمي شامل :1 ـ روش الفبايي ( مانند دفترچه تلفن يا لغتنامه ها )2 ـ روش الفبايي و شماره اي با گروه بندي حروف اول و دوم نام خانوادگي 3 ـ روش شماره گذاري متوالي يا مسلسل4 ـ روش شماره گذاري بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگي5 ـ روش شماره رمز الفبايي 6 ـ روش حرف و عدد 7 ـ روش سازماني

اسلاید 20: ب ـ روش موضوعي : 1 ـ روش شماره گذاري محدود يا مقطع 2 ـ روش شماره گذاري مركب يا روش موضوعي شماره اي3 ـ روش شماره گذاري اعشاري يا دسيمال

اسلاید 21: ج ـ ساير روشها : 1 ـ روش تاريخي2 ـ روش كارتن يا جزوه دان 3 ـ  روش تركيبي

اسلاید 22: ‹‹ بايگاني موضوعي ››روش بايگاني موضوعي يكي از مشكل ترين و به‌عبارت ديگر تخصصي‌ترين و در عين حال رايج‌ترين و دقيق‌ترين روش‌هاي بايگاني محسوب مي شود .لازم به يادآوريست اگر چه ممكن است برخي از موضوعات با عناوين سازماني تشابه اسمي داشته باشد اما مبناي دسته بندي به هيچ وجه تقسيمات و عناوين سازماني نيست، بنابراين موضوعات به يك رده خاص اختصاص ندارد و كليه رده ها در تمامي سطوح مي‌توانند متناسب با نوع مكاتبات تمام يا بخشي از موضوعات را در بايگاني رده خود داشته باشند .

اسلاید 23: اهداف بايگاني به روش موضوعي :ايجاد نظم و ترتيب و وحدت رويه در حفظ و نگهداري اسنادتسريع در گردش مكاتبات در سطوح مختلفصرفه جويي در منابع انساني ، مالي و زمان گردش مكاتبات جلوگيري از دسترسي افراد غير مجاز به اسنادتسهيل در دسترسي به اسناد و مدارك مورد نيازتسهيل در زمينه تعيين تكليف پروندهاي براي انتقال و امحاء و ...تمركز اطلاعات مربوط به يك موضوع به منظور جلوگيري از مكاتبات موازي و مشابه

اسلاید 24: ‹‹ روش استفاده ››روش شماره‌گذاري مركب(روش موضوعي– شماره‌اي) :در اين روش به هر يك از عناوين كلي يك شماره اختصاص داده شده و هر موضوع نيز با اختصاص يك شماره خاص تا چهار سطح شامل؛ عناوين يا موضوعات كلي، عناوين يا موضوعات اصلي، عناوين يا موضوعات فرعي و عناوين يا موضوعات جزئي به دسته بندي‌هاي كوچكتري تقسيم مي شود .

اسلاید 25: مثال اول : در سازمان نمونه كد 241213 به‌شرح ذيل توجيه مي‌گردد :الف – عدد 24 بيانگر كد موضوع كلي ‹‹امور مالي و بودجه و اعتبارات›› مي باشد . ب- عدد 12 بيانگر كد موضوع اصلي ‹‹ در آمدهاي دولتي›› مي باشد .ج – عدد 13 بيانگر كد موضوع فرعي ‹‹ در آمدهاي غير دولتي›› مي باشد .د – در صورت نياز، پرونده درآمد هاي دولتي نيز مي‌تواند با اختصاص كدهاي ويژه به موضوعات ريزتر مانند در آمدهاي كشاورزي، فروشگاهي، خدماتي و ... تقسيم شود .

اسلاید 26: مثال دوم : در سازمان نمونه دیگر كد 11 12 14 13 به شرح ذيل توجيه مي شود :الف – کد موضوع كلي «طرح و برنامه» 13 ب – کد موضوع اصلي «سيستم‌ها و روشها» 14 13ج – کد موضوع فرعي «سيستم‌هاي عمومي» ‌‌‌‌‌‌ ‌ 12 14 13 د – کد موضوع جزئي «روش صدور برگ مرخصي» 11 12 14 13

اسلاید 27: استخراج شناسه ( كد ) : تعيين شناسه يا كد مكاتيات بر عهده مسئولين دبيرخانه و يا مسئول تفكيك و توزيع مكاتبات مي باشد و بايد بترتيب ابتدا از بين موضوعات كلي‌، موضوع مورد نظر را تشخيص داده و سپس از بين موضوعات اصلي مربوط به هر موضوع كلي (كه براي هركدام كمتر از ده مورد و در مجموع شامل حداکثر 100 موضوع مي شود) موضوع مورذ نظر را مشخص و براي تعيين موضوع فرعي نيزاز بين موضوعات فرعي موضوع اصلي (كه در اين مورد نيز كمتر از 10 موضوع براي هر عنوان و د ر مجموع بالغ بر 500 موضوع مي شود) موضوع فرعي را مشخص نمود.توضيح : 1- در صورتي‌كه سند مورد نظر با هيچيك از موضوعات اصلي يا فرعي تناسب نداشت در گروه كلي و در صورت امكان فرعي يك پرونده متفرقه ايجاد و موضوع مورد نظر از نيرو استعلام يا پيشنهاد داده شود .2- در صور لزوم موضوعات فرعي را مي توان به موضوعات جزئي نيز تقسيم كرد .

اسلاید 28: سير گردش مكاتبات وارده در بايگاني موضوعي :ضرب مهر كنترل بر روي سند وارده ثبت مكاتبه در دفتر انديكاتور ارجاع به بايگاني پس از تعيين موضوع ثبت مشخصات و تعداد برگه ها بر روي مهر كنترل تحويل پرونده به دبيرخانه توسط بايگانتحويل پرونده به اقدام كنندهعودت پرونده به دبيرخانه پس از اقدام تحويل پرونده به بايگاني

اسلاید 29: سير گردش مكاتبات صادره در بايگاني موضوعي :تنظيم پيش نويس نامه تأييد پيش نويس توسط مسئول مربوطه تايپ نامه رفع اشكال نامه امضاء برگه دوم و سپس اول و دوم توسط مسئولين مربوطهشمارگذاري و تاريختعيين كد بايگاني بر روي برگه دومبايگاني برگه دوم و ارسال برگه اول

اسلاید 30: مراحل و چگونگي تشكيل پرونده :اختصاص پوشه يا كلاسورنصب برچسبنصب فرم راهنماالصاق مدارك بترتيب تاريخضرب مهر كنترل برگه

اسلاید 31: انواع دستورات بايگاني :الف - طي مذاكره يا طي نامه شماره -------- تاريخ ----- اقدام شد بايگاني شود .ب – به دليل يا به دستور ------- تا تاريخ ------- بايگاني شود .ج – به دليل يا به دستور ------- اقدامي ندارد بايگاني شود .

اسلاید 32: نحوه درخواست و عودت اسناد فاقد طبقه بندي: در خواست شفاهي يا كتبي مسئول مربوطه (اقدام كننده )درج مشخصات سند يا پرونده در فرم مربوطه توسط بايگانالصاق فرم يادآوري تاريخ ارجاع روي پروندهكنترل فرم تحويل پرونده در پايان روز توسط بايگان براي باز پس گيري پرونده درج تاريخ عودت در فرم پرونده خروجي توسط بايگان

اسلاید 33: نحوه نگهداري و بايگاني اسناد داراي طبقه بنديالف ـ اسناد سري و بكلي سري در مركز اسناد ويژه به‌صورت متمركز ب ـ محرمانه و خيلي محرمانه در دبيرخانه مركزي همان ردهمحل بايگاني اسناد داراي طبقه بندي :

اسلاید 34: روش شماره گذاري اسناد داراي طبقه بندي :1 ـ تكميل برگه ارجاعي2 ـ ارسال سند به بايگاني طبقه بندي3 ـ الصاق برگه ارجاعي به پرونده در محل مربوطه 4 ـ قرار دادن سند طبقه بندي شده بر اساس تاريخ وصول در زونكن همان درجه

اسلاید 35: روش درخواست اسناد داراي طبقه بندي : 1 ـ تكميل فرم درخواست توسط مسئول مربوطه يا اقدام كننده 2 ـ تكميل برگه ارجاعي توسط بايگان 3 ـ جايگزيني برگه ارجاعي بجاي سند در پرونده4 ـ ثبت مشخصات سند در برگه اسناد خروجي 5 ـ تكميل فرم يادآوري و الصاق آن به سند توسط بايگان6 ـ تحويل سند به متقاضي 7 ـ تحويل برگه درخواست به متقاضي پس از عودت نامه 8 ـ ثبت تاريخ عودت و بايگاني سند توسط بايگان توضيح : سند در بدو ورود پس از ثبت و ساير اقدامات مي تواند قبل از الصاق به پرونده به مدت ده روز در اختيار اقدام كننده باشد .

اسلاید 36: ((انتقال پرونده ))1 ـ پرونده جاري پس از انقضاي مدت نگهداري و پس از انجام ضوابط به بايگاني نيمه جاري 2 ـ پرونده نيمه جاري پس از انقضاي مدت نگهداري و پس از انجام ضوابط به بايگاني راكد3 ـ پرونده راكد پس از انقضاي مدت نگهداري و پس از انجام ضوابط به آرشيو4 ـ انحلال يك واحد يا يك يگان5 ـ واگذاري بخشي از وظايف يك رده به رده ديگرانتقال پرونده از رده اي به رده ديگر

اسلاید 37: نحوه انتقال اسناد :1 ـ تكميل فرم مربوطه توسط تحويل دهنده در دو نسخه2 ـ درج تاريخ انتقال در فرم ليست پرونده هاي موجود توسط بايگان3 ـ ايجاد پرونده براي نگهداري اسناد تحويل پرونده هاي انتقالي ، توسط بايگان

اسلاید 38: مشخصات اتاق بايگاني :1 ـ مركزيت داشتن در ساختمان2 ـ تناسب وسعت بايگاني با حجم مكاتبات و توسعه پذيري در آينده3 ـ داشتن زواياي مستقيم و قابل تقسيم بندي4 ـ روشنايي و هواي مناسب 5 ـ برخورداري از استحكام لازم بويژه دركف محل بايگاني6 ـ برخوداري از امكانات حفاظتي و تأميني7 ـ تأمين از لحاظ عبور و مرور

اسلاید 39: برخی از وسايل بايگاني : رايانه ـ كمد ريلي ، دوار يا ثابت ـ گاو صندوق ـ انواع قفسه ـ رايانه ـ تلفن ـ ماشين منگنه (پانچ) ـ ماشين دوخت ـ مهر كنترل ـ استامپ ـ پوشه ـ زونكن ـ كلاسور ـ كارتن ـ جاسوزني ـ منگنه كش ـ جاي گيره ـ انواع گيره ـ تقويم روميزي ـ ميز و صندلي

اسلاید 40: توضيح در مورد سؤالات زیر فراموش نشود:1 ـ در مورد اسناديكه موضوع آن مبهم است .2 ـ در مورد اسنادي كه داراي چند موضوع مختلف است .3 ـ در مورد اسنادي كه داراي چند پاراف مختلف است .4 ـ درمورد اسنادي كه فاقد شماره يا تاريخ و موضوع است.5 ـ در مورد بايگاني رونوشت اسناد توسط رده هاي زير مجموعه .6 ـ در مورد اسنادي كه با استفاده از رايانه اسكن مي شود . 7 ـ در مورد عدم ثبت اسناد سري و بكلي سري در رايانه . 8 ـ در مورد پيوست‌هاي اسناد و مدارك .9 ـ در مورد ظرفيت هر پوشه يا كلاسور. 10 ـ در مورد پرونده هايي كه تمام يا اكثر اوراق آنها طبقه بندي دارد .11 ـ در مورد پرونده هايي كه داراي طبقه بندي‌هاي متفاوت هستند .12 ـ در مورد بايگاني مكاتبات داخلي.13 ـ در مورد بايگاني پرونده هاي پرسنلي و اطلاعات.14 ـ در مورد آموزش و اجراي طرح در زیرمجموعه.15 ـ در مورد اصلاح ساختار و سازمان.16 ـ در مورد بهينه سازي سيستم.17 ـ در مورد نظارت از رده های زیرمجموعه.

اسلاید 41: تصاوير تعدادي از وسايل بايگاني

اسلاید 42:

اسلاید 43:

اسلاید 44:

اسلاید 45:

اسلاید 46:

اسلاید 47: تعدادي از برگه هاي مورد استفاده در بايگاني موضوعي

اسلاید 48:

اسلاید 49:

اسلاید 50:

اسلاید 51:

اسلاید 52:

اسلاید 53:

اسلاید 54:

اسلاید 55:

اسلاید 56: صلــــــواتپایان