صفحه 1:
مدیریت اسناد و بایگانی
تنظیم: گروه امور اداري
صفحه 2:
مدیریت امور دفتری:
مجموعه اصول و روشهایی است که ناظر بر دریافت
و ثبت» تهیه و صدور نامه های اداری می باشد و
موجب هماهنگی» کنترل و بهبود روشهای گردش نامه
های اداری در کلیه سطوح سازیمانی می باشد.
امور دفتری یا سیستم گردش نامه های اداری
دریافت.ثبت» ارجاع پیگیری وصدور می شودو هر
کدام از. مداحل مذکور. نيز از قدامها و مرباحل جزیی
تری برخوردارمی باشد.
صفحه 3:
دبیر خانه:
دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان
واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه
می نمایند و در واقع مرکز کنترل و
هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش
نامه های اداری می باشد.
صفحه 4:
نامه های اداری:
یک وسیله مکتوب اداری است که در
اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می
شود. از ارکان نامه های اداری می توان به
co lad تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه
های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد
در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و
برای اصلاح بازگشت داده می شود.
صفحه 5:
یادداشت اداری:
برای هدایت و راهنمایی و تسریع در
امور و وظايف ادارى از طرف سطوح
سازمانى نوشته و صادر مى شود و مى
تواند فاقد شماره باشد و داراى تاريخ و
امضاء می باشد.
صفحه 6:
انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:
0- وارده 2 صادره
9 اداری
2 محرمانه
محرمانه
2 خیلی محرمانه
9- سرى
۴ کلی سری
۳
صفحه 7:
انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری
دسته نامه های بازگشتی یا عطفی»پیرو
وابتدا به ساکن تقسیم می شود.
صفحه 8:
عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:
کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
©.تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفترى
©.تعيين خرده سیستمها و روشهای کاری
“6.تعيين مكان مناسب با نوع دبير خانه
©.تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبير خانه
©.تعيين و تهيه دستورالعملها و راهنما هاى لازمه
2.تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و
معین
صفحه 9:
عناوین شغلی دبیر اس
متمرکز امور دفترى
). رئيس دفتر يا دبير خانه
©.معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه
©.مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور
| نامه ها
“6.مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
صفحه 10:
دفتری:
بت امو 5
ها در مدیری
نامه
تفکیک
۵
ue :
*قابل کنترل
صفحه 11:
نامه های باز نکردنی:
.نامه های خصوصی و اداری وپژه
.نامه های باز شدنی
صفحه 12:
فرم کنترل نامه:
مشخصات نامه های ارسالی وکلیه
واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام
برای گیرندگان مشخص می نماید.
صفحه 13:
کد گذاری نامه:
برای تسهیل کار متصدیان تعیین مسیر
گردش نامه باید کلیه واحدهای دارای
کد شناسایی باشند تا به وسیله كد
آگذاری امر شناسایی و توزیع نامه ها
آسانتر صورت بذ يرد.
صفحه 14:
انواع دفاتر وفرمهای مدیریت امور دفتری:
*#دفتر ثبت وارده و صادره
**دفتر اندكس دبيرخانه
*#دفتر راهنمای لقبایی
tha اندکس شماره ای
tha ارسال ورسید نامه ها
ei
#*فرم در خواست پرونده
**فرم جانشین پرونده
e ae ار جاع نامه
صفحه 15:
- تست
—
همچنین تعیین محل آنها به کار برده
می gt
صفحه 16:
روشهای کنترل:
#کترل تک فرمی
کنترل از طریق فرم ارسال نامه ها
*کنترل از طریق دفتر رسید نامه ها
کنترل از طریق دفتر ثبت وارده و
صادر ه نامه ها
صفحه 17:
نظام غير متمرکز مدیریت امور دفترى:
استفاده براى سازمانهاى بزركى كه حجم
نامه های وارده آنها زیاد است» بسیار
مناسب می باشد.
صفحه 18:
ا ۱۳|
تعاریف و اصطلاحات بایگانی
صفحه 19:
تعریف بایگانی:
0) بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی» تنظیم و نگاه
داری و حفاظت اسناد ومدارک» بر طبق
روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با
كمال سهولت و با صرف حداقل هزینه» نیروی
| انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت.
| ©)بايكانى به معناى محل نگاه داری اسناد بر
طبق ضوابط معين و علمى
صفحه 20:
تعریف طبقهبندی از نظر بایگانی:
تقسیم بندی اسناد به دسته هایی که حداقل
آمیان آنها یک موضوع خاص و مشترک
وجود داشته باشد.
صفحه 21:
صفحه 22:
تعریف تنظیم اسناد:
|
منظم و مرتب کردن پرونده ها در هر یک از
گروه های تعیین شده در طبقه بندی اسناد را
اصطلاحا تنظيم مي گویند.
صفحه 23:
تعریف کد یا علامت رمز:
از تبدیل اسم و يا یک موضوع به یک
علامت قراردادی. اين علامت می تواند
به صورت شماره پا حرف انتخاب شده
باشد.کد به منزله ی علامت اختصاری
طبقه بندی نیز محسوب می شود.
صفحه 24:
اداره امور بایگانی هر سازمان با استفاده
ازسه شيوه صورت مى كيرد.
#نظام متمرکز بایگانی
**نظام غير متمرکز
Site ام يركنده
صفحه 25:
مزاياى نظام غير متمرکز:
**ترديك بودن يرونده ها به استفاده كنندكان
**آشنا بودن اقدام ais كان به عناوين برونده
ها
** احساس تعلق بيشتر بايكان به اداره خود و
در نتيجه كارآيى بيشتر
صفحه 26:
قسمت دوم: اصول روش های بایگانی
منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی
نام افراد» سازیمان ها و مناطق جفرافیایی
0.طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
©.طبقه بندى بر اساس تاريخ
4 طبقه بندى بر مبناى شاخص هايى بر اساس
صفحه 27:
4
روشهاى تنظيم پرونده های اسمی:
**روش الفبايى ساده
**تريتيب ثبت اسامى بوشه ها و دفاتر رياه نما
**روش شماره كذايمتوالى يا مسلسل
**روش شماره كذارى بر اساس حرف اول و دوم
نام خانوادكى
“روش شماره ی رمز. الفبایی
**روش حرف و عدد
صفحه 28:
روش هایی که برای تنظیم مکاتبات اداری و
پرونده های موضوعی مورد استفاده قرار
می گیرید:
*#روش الفبایی
روش شماره ای مسلسل
*#روش شماره گذاری مرکب یا روش
مرح ی
**روش شماره گذاری محدود یا مقطع و
روش کارتن - جزوه دان
*#*روش اعشاری یا دسیمال
صفحه 29:
روش جغرافیایی:
تشکیل پرونده به نام یک واحد خاص
مانند شهر» منطقه و يا استان
صفحه 30:
روش شماره ای محض:
اين روش فقط شماره ی پرونده یا شماره
سند ملاک تنظیم است. این روش در بایگانی
حسابداری اسناد هزینه» بانک هاء پرونده ی
اشتراک آب وبرق و تلفن یا در بایگانی
خودروها می توان مشاهده کرد.
صفحه 31:
روش تاریخی:
اساس طبقه بندی مکاتبات در روش
تاریخی» زمان ایجاد» مراجعه و یا
تعقیب پرونده يا سند مورد نظر می
باشد. بنابراین اسناد و پرونده هایی که
ملاک مراجعه به آن ها » سال » ماه »
هفته يا روز است, تنظیم و بایگانی می
دند.
صفحه 32:
تسجیل راکد بودن پرونده ها:
عنوان پرونده
.تاریخ اولین و آخرین برگ موجود
در پر ونده
0 شماره یا کد پرونده
صفحه 33:
گردد.
با همان شماره و کد جاری درتفسه ها
| نگاهداری می شود
اره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای
بايكانى راكد در قفسه ها نگاهداریی می شود.
در بایگانی راکد پرونده ها به دو طریق تنظیم می |
صفحه 34: