سازمان ها و ادارات مجازی

سازمان ها و ادارات مجازی

اسلاید 1: 1

اسلاید 2: 2موضوع ارائه سازمان ها و ادارات مجازيVirtual Organizations & Officesارائه دهنده گان سید محمد حسین تفرشي و سيده مهناز رضازاده حجازيحسين علائي نژاد و سيد مجتبي مير حسينيزمستان1389

اسلاید 3: 3مقدمه :سازمان مجازي در فرهنگ مديريت واژه اي نو مي باشد که يک شکل و گونه جديد از سازمان را معرفي مي کند . در زمانه ما که عصر پديداري تازه ها و نوع آوري هاست , نوع جديدي از سازمان در حال ظهور است . اين سازمان که آن را سازمان مجازي ناميده اند از نوعي تلفيق ميان گروه ها و واحدهاي پراکنده اي که به مدد شبکه هاي ارتباطي با هم پيوند خورده اند و تشکل جديدي را بوجود آورده اند, شکل گرفته است . به کارگيري فناوري هاي اطلاعاتي نظير اينترنت , پاينت (خريد الکترونيکي ) پست الکترونيکي و همچنين فراگير شدن استفاده از رايانه باعث شده تا شکلهاي سازماني جديدي پا به عرصه وجود بگذارند .

اسلاید 4: 4چرا مجازي ؟از جهت لغوي, واژه « مجازي Virtual» از مباحث کامپيوتر به عاريت گرفته شده است . در کامپيوتر به حافظه اي که بيشتر از ظرفيت حافظه واقعي است , حافظه مجازي مي گويند و در سازمان نيز به همين سياق و با توجه به اينکه از منابع بيروني که واقعاً متعلق به سازمان نيست , سازماني به وجود آمده است آن را سازمان مجازي ناميده اند ؛ سازماني که موجوديت آن متعلقات سازمانهاي ديگر است و به خودي خود موجوديتي ندارد .

اسلاید 5: 5عصر مجازي يا موج چهارم چيست ؟موج چهارم در حقيقت , شکل توسعه و تکامل يافته عصر اطلاعات و دانش است که در آينده اي نزديک ظهور خواهد کرد و فضاي سه بعدي را در اختيار بشر قرار خواهد داد . عصر مجازي مي تواند دورنماي تحول دراز مدت جامعه اطلاعاتي امروز باشد . در اين عصر بيشتر امور بشر به صورت غير فيزيکي قابل انجام است تمام اموري که اين روزها در عصر ارتباطات و موج سوم با پيشوند «E» مطرح مي شوند , در عصر مجازي داراي پسوند مجازي خواهند شد :بانکداري مجازي,پول مجازي ,تجارت مجازي ,خدمات مجازي ,دولت مجازي ,دانشگاه مجازي ,پليس مجازي ,شهر مجازي و... عصر کشاورزيعصر صنعتعصر مجازيعصر اطلاعات

اسلاید 6: 6تفاوت سازمان مجازي و اداره مجازي : در اداره مجازي Virtual Office تکنولوژي جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيکي واحد مي شود , در حالي که در سازمان مجازي با تامين و تدارک فعاليتها از خارج از سازمان , هدفهاي سازمان تحقق پيدا مي کند . به علت نزديکي اين دو مفهوم ابتدا اداره مجازي و پس از آن سازمان مجازي بحث خواهد شد .

اسلاید 7: 7نمايش پيوستاري انواع ادارات مجازي پيوستار اداره مجازيوابستهزيادکار در خانهمهمانخانه ايمورديکاملاً متحرککمOccasionalHotelingTetheredHome-basedFully Mobile

اسلاید 8: مزاياي ادارات مجازيکاهش هزينه هاي مربوط به فضاهاي اداري تاثير بلاياي فيزيکي (آتش سوزي , انفجار , زلزله و...) بر روي روند کاري به حداقل مي رسد . کاهش مسائل زيست محيطيبعد مسافت مانع انجام کارها , برگذاري جلسات و کنفرانس ها نمي شود .مشارکت اجتماعيتوجه بيشتر بر جنبه انساني کارها برآورده کردن نيازهاي بيشتري از مشتريان افزايش وابستگي به سرمايه فکر و انديشه افزايش بهره وري و سودآوري8

اسلاید 9: معايب ادارات مجازيکارکنان احساس مي کنند , عضو مهمي از سازمان نيستند و احساس تعلق به سازمان نخواهند داشت . کارکنان دانش محور با ارزش , تعهد خود را به سازمان از دست مي دهند و مهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت . امکان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت .امکان انزواي اجتماعي کارکنان به علت کاهش محرک تماس شغلي و بازخورد .مديران احساس مي کنند نمي توانند نظارت کاملي بر کارها داشته باشند 9

اسلاید 10: 10راهکارهايي براي حل مشکلات ادارات مجازي : (ويليام پيپ)ايجاد فرهنگ مجازي عمل کردن در بين مديران ارشد شرکت انجام بازديد هاي مکرر و متناوب از ادارات مجازيايجاد فضاي فيزيکي مناسب اهتمام به نقش مهم کارمندان مجازي در شرکتارسال آخرين اخبار و اتفاقات به طور متناوب به کارکنانسهيم کردن آنها در برنامه ريزي هاي سالانه و بلند مدترسالت و دورنماي شرکت را به طور شفاف در اختيار کارکنان قرار دهيدگروههايي براي بحث در مورد مشکلات موجود تشکيل دهيد. (طوفان مغزي)افزايش ارتباطات روزانه حضوري و غير رسمي کارکنان : تشويق کارکنان به استفاده از کنفرانس ويديوئي , پست الکترونيکي , مکالمات تلفني تنظيم سياست و خط مشي در مورد زمان استفاده از ابزار ارتباطايجاد يک ميدان گفتگو در روي شبکه براي مواقع تفريح و استراحتدرخواست از کارکنان براي اينکه صفحات وب شخصي را براي خود ايجاد کنند ايجاد سيستم هاي ارتباطي روي شبکه براي کارکنان و خانواده هاي آنان

اسلاید 11: 11مفهوم سازمان مجازي :سازمانهاي مجازي شبكه اي موقتي از موسسات مستقل هستند كه در جهت افزايش كارايي و رسيدن به هدفي واحد با يكديگر به همكاري مي پردازند. يكي از مهمترين و بارزترين مشخصه هاي اين نوع سازمانها وجود انعطاف پذيري بسيار زياد آنها است.در اين نوع از شركتها تمامي شركا از امتياز برابر برخوردارند و نسبت به يكديگر به وسيله به اشتراك گذاري اطلاعات، مشتريان و منابع وابسته اند. از ويژگيهايي همچون داشتن منابع مشترك، نبود مرز، مشاركت برابر، داشتن شركاي غيرثابت، پراكندگي جغرافيايي و ارتباطات الكترنيك مي توان به عنوان مشخصه هاي بارز سازمانهاي مجازي نام برد. سازمانهاي مجازي از ديدگاه مشتريان بايد يك سازمان واقعي تلقي شوند.شركتهاي واينترنتي را نيز مي توان گونه اي ديگر از سازمانهاي مجازي دانست، زيرا اين شركتها به طور كلي وجود فيزيكي ندارند و ارتباط شركت با مشتريان از طريق اينترنت صورت مي گيرد. نمونه بارز اين گونه سازمانهاي مجازي شركت آمازون است.سازمان مجازي نوعي همكاري بين سازمانها، شركتها، گروهها و اشخاص به وجود مي آورد.

اسلاید 12: 12ويژگيهاي سازمان مجازي :1 - تنـوع : براي پاسخ به نيازهـاي پيچيـده و متنوع مشتريان، گستره متنوعي از پودمانهـا(MODULES) با يكديگر مرتبـط مــي شوند كه هر كدام قابليتها و توانمنديهاي خاص خود را دارند. هر پودمان توانايي منحصر به فردي را در پاسخ به يك نياز خاص دارد. 2 - پيكربندي : باوجود اينكه مشتريان سازمان واحدي را مي بينند ولي سازمان مجازي از چندين شركت مستقل تشكيل شده كه براي پاسخ به نياز مشتريان شبكه اي موقت تشكيل داده اند. 3 - يكپارچگي: به منظور تنوع گرايي و ساختاربندي پويا، داشتن قواعد و ضوابط مشخصي در تخصيص فعاليتها ضروري به نظر مي رسد و اعتماد به يكديگر نقش انكارناپذيري در موفقيت سازمان مجازي دارد. 4 - فناوري: فناوري اطلاعات و ارتباطات يكي از پيش نيازها و عوامل اصلي ايجادكننده هماهنگي ميان فعاليتها در طول زنجيره توليد است.

اسلاید 13: 13نمايش پيوستاري انواع سازمان مجازي پيوستار سازمان مجازيسازمان شبکه ايسازمان بدون مرزسازمان پارندي

اسلاید 14: انواع سازمان مجازيسازمان پارندي Modular.O : به مديريت قدرت مي دهد تا نيرو و توان خود را بر زمينه هايي متمرکز کند که سازمان مزيت زقابتي دارد .(خاصيت اهرمي)سازمان شبکه ايNetwork.O : گروهي از واحدهاي سازمان هاي مختلف است که براي نيل به هدف استراتژيک مشترکي با هم فعاليت مي کنند .(خاصيت سينرژي)سازمان بدون مرز Barrier-free.O : در اين ساختار جريان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهاي خارجي , مشتريان , توليدکنندگان و ساير واحدها برقرار است و سازمان در ارتباط با درون و بيرون هيچ گونه مرزي را نمي شناسد . 14

اسلاید 15: 15سه مرحله در شکل گيري سازمان مجازي:مجومه اي از اجزاءشبکه پوياسازمان پويادر اولين گام سازمان با شناسايي شرکا و افراد درگير با بنگاه مجموعه اي از افراد و سازمانها را تشکيل مي دهد که داراي خصوصياتي از قبيل اهداف همسو , راهبردها و توانائيهاي مختلف و منابع مجزا هستند . از ويژگي هاي اين مرحله مي توان به پيچيدگي و عدم قطعيت اشاره کرد . مجموعه اي از اجزا جايي است که فرآيندهاي مقدماتي تشکيل سازمان مجازي از آنجا شروع مي شود . زماني که مجموعه اي از کاربران براي مشارکت اعلام آمادگي مي کنند , اگر فرصت بازار پديدار گردد اعضاء بر روي اهداف , زمان و نحوه انجام آن با هم هماهنگ مي گردند . مشارکت کاربران در اين مرحله از طريق شبکه رايانه اي ممکن مي گردد. شکل بندي نيازها که شامل شناسايي فرصتها , محصولات و بازارهاست و اعضاء در زمان خاصي بايد در جهت رفع نياز مشتريان گام بردارند , در اين مرحله شکل مي گيرد . در مرحله پاياني سازمان مجازي از مجموعه اي از سازمانهايي که داراي هدف مشترک هستند و در مرحله قبل مورد شناسايي قرار گرفتند به وجود مي آيد . بنابراين در اين مرحله سازمان پويا هدف خود را تعيين مي کند و اهداف ساير سازمانها را سمت و سو مي دهد . در خلال شکل گيري شراکت و شرکاء , وظايف و مسئوليتها به هر شريک تخصيص مي يابد و درنهايت سازمان هايي که با هم شريک شده اند , محصولات و خدمات را به بازار مورد نظر ارائه مي دهند .

اسلاید 16: 16

اسلاید 17: سازمان هاي مجازي مزايايواحدهاي مستقل و خودکفا راحت تر و سريعتر عمل مي کنند .ابزار مناسب تحقق اهداف خلاقيت و نوع آوريگردآوري بهترين تخصص ها در کنار هم برخورداري از قدرت انعطافنبود مرزبنديهاي سنتي و مشکلات ناشي ازآنقدرت بهره گيري از فرصتهاي محيطي17

اسلاید 18: معايب سازمان مجازيهماهنگي واحدهاي مستقل و خودکفا مشکل است.قدرت کنترل مديريت کاهش مي يابد .استفاده نابجا از اين نوع ساختار 18مشارکت محتاطانه با ساير سازمانهاسازمان مجازيايجاد توانمندي لازم در داخل سازمانمشارکت يا ايجاد توانمندي لازم در داخل سازماننيرو توانمندي لازمدرسازمان هاي ديگربايد به سازمان جذب گرددنوع آوريمستقل و منفردسيستماتيک و سازمان يافته

اسلاید 19: 19ارتباط بين سازمانها و ادارات مجازي با سيستم هاي اطلاعاتي :با توجه به اينکه سازمان ها و ادارات مجازي در عصري محقق مي شوند که پس از عصر اطلاعات ظهور مي يابد , مي توان گفت که در هيچ جامعه اي اين نوع سازمان ها عملي نخواهد شد مگر اينکه آن جامعه يا سازمان از حيث تکنويوژي اطلاعات و استفاده از آنها پيشرفت کرده باشد . شايد به همين دليل است که در کشورهايي نظير کشور ما که هنوز با مباحث تکنولوژي اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي و استفاده کردن از تواناييهاي کامپيوتر و اينترنت , بيگانه هستند اين گونه سازمانها به عنوان سازماني تخيلي شناخته مي شوند . به عبارتي بهتر اينگونه ساختارهاي سازماني جديد از نتايج و پيامدهاي سيستم هاي اطلاعاتي پيشرفته است که انجام امور سازمان ها را به نحور اثربخش تري ممکن مي کند . براي درک بهتر نقش طلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي در شکل گيري اين نوع سازمانها به اسلايد شماره 16 برمي گرديم :

اسلاید 20: 20منابع و مآخد مورد استفاده :الواني , سيد مهدي؛ مديريت عمومي ؛ انتشارات ني .رسول زاده ,مهدي ؛ سازمانهاي مجازي؛ تدبير شماره 126.قدرتيان , سيد جابر ؛ سازمان مجازي ؛اينرنت.رجب بيگي , مجتبي؛ سازمان مجازي از تئوري تا عمل ؛ اينترنت.نوروزي , محمد رضا ؛ اصول و مباني سازمانهاي مجازي ؛ اينترنت.جلالي , علي اکبر ؛ عصرمجازي چهارمين موج تغيير ؛ اينترنت.Virtual Office for Nomadic Collaboration/ Yu You, Panu Åkerman Nokia Research Center Visiokatu 1, Tampere, 33620 Finland- yu.you@nokia.com, panu.m.akerman@nokia.comVirtual Offices and Long Distance Internships- David A. Paterson, Governor M. Patricia Smith, Commissioner

اسلاید 21: 21با تشکر از استاد گرامي وتمامي دوستان به خاطر وقتي که در اختيارمان قرار داديد .