فرآیندهای تصمیم گیری

فرآیندهای تصمیم گیری

اسلاید 1: عنوان : نظریه ها و فرآیند ارتباط سازمانی فرآیندهای تصمیم گیری استاد ارجمند : *** گرد آورنده: ****واحد اراک

اسلاید 2: فرآیندهای تصمیم گیری یکی از مهمترین فعالیت ها در سازمان، تصمیم گیری است. تصمیمات ممکن است راهبردی (مانند تصمیم درباره ادغام و یا خرید یک شرکت دیگر) و یا در ارتباط با فعالیت های روزانه کارکنان باشد (مانند تصمیم درباره رویه های جدید مبادلات تلفنی با مشتریان). تصمیمات ممکن است پس از ماهها جمع آوری و بررسی اطلاعات، و یا در زمان کم و بدون بررسی اتخاذ شوند. ممکن است تصمیمات به تنهایی، و یا از طریق مشورت با اعضای آگاه سازمان و یا در گروههای مشارکتی اتخاذ شوند. همچنین تصمیمات برحسب میزان اهمیت متفاوتند.

اسلاید 3: مدلهای منطقی تصمیم گیری در نظریه های کلاسیک رفتار سازمانی، تصمیم گیری فرآیندی کاملاً منطقی و عقلایی است. دست اندرکاران سازمان نخست مشکلی را که مستلزم تصمیم گیری است شناسایی کرده بعد از تعریف دقیق مسأله، همه اطلاعاتی را که ممکن است موجب بروز مشکل مورد نظر شده باشندجستجو می کنند. سپس تصمیم گیرنده مجموعه ای از راه حل ها را تعیین کرده آن ها را براساس معیار های معین اثر بخشی تصمیم،به دقت ارزیابی می کند. فرآیند تصمیم گیی با اتخاذ ، و سپس اجرای یک تصمیم بهینه به پایان می رسد.

اسلاید 4: اولين الگوي اوليه تصميم ← مدل تاريخي ← تصميم گيرندگان متوجه مشكل مي شوند و يك راه حل استفاده شده توسط ديگران را اتخاذ مي كننددومين الگوي اوليه تصميم ← مدل بيرون از قفسه ← يك جستجوي جسورانه و ارزيابي را ه حلهاي احتمالي خارج از سازمان (نظير مشاوره ) بود.سومين الگوي اوليه تصميم ← ارزشيابي ← ارزيابي و اعمال يك راه حل از پيش معين شده بود اما هيچ توجهي به تعريف مشكل يا راه حلها ي مختلف ديگر نكرد.چهارمين الگوي اوليه تصميم ← جستجو ← دربرگيرنده تدوين و اعمال مشكل ← توسط مديراني كه با مشكلاتي كه نسبتاً كم اهميت تلقي مي شوند برخورد مي كردندنهايتاً فرآيند نوآ ← تنها الگوي اوليه تصميم كه كليه پنج مرحله تصميم گيري تجويزي را در بر مي گرفت .

اسلاید 5: نوع فرآیندفراوانیمراحلشرحتاریخی41%فرموله کردن، تفصیل اجرااستفاده از تجارب دیگرانغیر معمولی و برنامه ریزی نشده30%فرموله کردن، تفصیل،ارزیابی، اجراجستجوی گسترده و تهاجمی راه حل هاارزیابی7%فرموله کردن، تفصیل اجراجستجوی یک راه حل منطقیجستجو7%فرموله کردن، اجراجستجوی محدود و برخورد انفعالیستاره ای15%فرموله کردن،بسط موضوع، تفصیل،ارزیابی، اجراجستجوی نظرات و آرای نومدل های شبه اصولی تصمیم گیری نات

اسلاید 6: تغییراتی در مدلهای منطقی فرآیند منطقی و عقلایی تصمیم گیری روشی آرمانی برای تصمیم گیری سازمانی است اما سالهای زیادی است که محققان دریافته اند این مدل منطقی نشان دهندهٔ واقعیت تصمیم گیری در سازمان نیست. از نخستین نظریه پردازانی که تغییراتی را در این مدل پیشنهاد دادند جیمز مارچ و هربرت سایمون بودند (مارچ و سایمون، ۱۹۵۸؛ سایمون، ۱۹۹۰). آنها رویکرد تصمیم گیری منطقی را مدلی بهینه نامیدند که در آن تصمیم گیرندگان تلاش می کنند بهترین راه حل را برای یک مشکل سازمانی پیدا کنند. طبق نظر مارچ و سایمون واقعی تر آن است که تصمیم گیری سازمانی فرآیندی رضایتمندانه محسوب شود که در آن تنها یک راه حل بهینه جستجو نمی شود بلکه راه حلی جستجو می شود که در آن موقعیت به اندازه کافی موثر باشد.

اسلاید 7: تحقیقات توصیفی درباره تصمیم گیری سازمانیپاول نات (1984) برای بررسی فرآیند تصمیم گیری، تعداد زیادی از مدیران سازمانهای خدماتی را مورد مطالعه قرار داد. او کار خود را با مطالعه مدل اصولی (مراحل فرموله کردن، بسط مفهوم، تفصیل، ارزیابی و اجرا) آغاز کرد و میزان استفاده از این مراحل منطقی را توسط تصمیم گیرندگان سازمانی بررسی نمود. نات دریافت که تعداد اندکی از تصمیم گیرندگان این پنج مرحله اصولی را طی میکنند بلکه همانطور که در جدول ۱ - ۱۰ نشان داده شده مدیران فقط از بعضی جنبه های این فرآیند استفاده مینمایند. نات این الگوها را مدل های شبه اصولی تصمیم گیری نامید.

اسلاید 8: تصمیم گیری های کوچکیک ضرب المثل قدیمی می گوید شتر اسبی است که گروه قالب کرده ایت.این ضرب المثل به دامهای تصمیم گیری گروهی اشاره میکند. اما واقعیت این است که عليرغم مشکلاتی که ممکن است بر این فرآیند. وجود داشته باشد بسیاری از تصمیمات سازمانی توسط گروه کوچک اتخاذ می شود. در این قسمت نخست مدلهای تصمیم گیری گروهی را توضیح می دهیم سپس عواملی را که موجب اثربخشی یا عدم اثربخشی تصمیم گیری گروه کوچک می شوند بررسی میکنیم.

اسلاید 9: مدلهای توصیفی تصمیم گیری گروه کوچکبیشتر مدلهای تصمیم گیری گروهی رشته منظمی از مراحل مختلفت است. برای مثال فیشر Fisher (1970) در مدل خود چهار مرحله را مشخص میکند: آشنایی، تضاد، نتیجه، و تقویت. در مرحله آشنایی اعضای گروه با یکدیگر و نیز با مسأله مورد نظر آشنا می شوند. در مرحله تضاد راه حل های ممکن برای مسئله مطرح ، و سپس مورد بحث قرار می گیرند. در مرحله نتیجه ، گروه تا حدی به توافق و اتفاق ارا می رسد و سر انجام در مرحله آخر یعنی تقویت ، تصمیم مورد تائید قرار می گیرد. مشابه این مدل ، مدل های دیگری از سوی بلز و استرادبک (195) و تابس (1978) ارائه شده است .

اسلاید 10: اثر بخشی تصمیم گیری گروه کوچکدر مدل چند بعدی متوالی پول، الگو ها ارتباط مختلف گروه های کوچک در هنگام تصمیم گیری روشن می شود. اما این مدل در این باره که چه نوع ارتباط های موجب تصمیمات موثر می شوند چیزی به ما نمی دهد. آیا عقلانه تر ان است که گروه از مدل منطقی پیروی کند؟ آیا گروه باید بر راه حل ها تمرکز نماید؟ گروه چگونه نیروی خود را میان وظایف مختلف تقسیم می کند ؟ کدام الگو های تعمالی موجب اتخاذ تصمیم بد می شود؟ تعداد از نظریه پردازان گروه این سوالات را در مورد توجه قرار داده اند.

اسلاید 11: انواع مسیرهای تصمیم گیری گروه کوچکمسیر توالی23%تعامل گروه شامل توالی منطقی مراحل آشنایی،تجزیه و تحلیل مشکل، انتخاب راه حل، و تقویت است.مسیر پیچیده دوره ای47%تعامل گروه در بر گیرنده دوره های چند گانه حل مشکل است.راه حل گرایی30%تعامل گروه در برگیرنده فعالیتی مرتبط با تعریف مشکل یا تجزیه و تحلیل آن نیست.

اسلاید 12: این جدول دامهای آشکار ناشی از فشار برای یکسانی در یک گرو و بسیار همبسته را نشان می دهد. ویت(۱۹۸۹) بر این عقیده است که عدم موفقیت تصمیم گیری میتواند ناشی از تمایل گروه به اتخاذ تصمیمات افراطی تر نسبت به تصمیم گیریهای فردی، و نیز ساختار دادن تصمیمات به شيوه منفی باشد. از نظر هیروکاواو شر هورن (۱۹۸۹)

اسلاید 13: ( ۱ ) ارزیابی نادرست از یک موقعیت (۲) تعیین اهداف و مقاصد نامناسب (۳) ارزیابی نامناسب از ویژگیهای مثبت و منفی راه حلهای مختلف (۴) تعیین پایگاه اطلاعاتی ناقص (۵) استدلال غلط براساس پایگاه اطلاعاتیپنج عاملی که می توانند موجب اتخاذ تصمیمات کم کیفیت توسط گروه شوند عبارتند از:

اسلاید 14: بدین ترتیباً هم روش انتقادی و هم بررسی مناظره ای در برگیرنده فرآیندهای ارتباطی است که در آن بحث و جدل میان اعضای گروه تقویت می شود. هر دو فرآیند مستلزم ادامه بحث . و جدل تا حصول توافق اعضای گروه روی تصمیم است. اما آیا این فرآیندها در بهبود کیفیت تصمیم مؤثرند؟ تحقیقات انجام شده به این سؤال پاسخ مثبت می دهند. تحقیقات شوایگر، سندبرگ و رچنر (۱۹۸۹) نشان می دهد گروههایی که از روشن انتقادی و بررسی مناظره ای استفاده میکنند نسبت به گروههایی که به سادگی به توافق میرسند تصمیمات با کیفیت تری اتخاذ میکنند اما در کیفیت تصمیم محققان تفاوتی بین دو روش نیافتند.

اسلاید 15: آثار مشارکت در تصمیم گیری اولین مطالعه درباره مشارکت در تصمیم گیری در سال ۱۹۴۸ توسط کوچ و قرنچ انجام شد. این محققان به عواملی که تعهد کارکنان را نسبت به تصمیمات سازمانی افزایش میدهد توجه داشته در تحقیقات خود این فرضیه را که مشارکت در تصمیمات سازمانی موجب کاهش مقاومت در مقابل تغییر می شود تائید کردند. بعد از این مطالعه محققان دامنه گسترده ای از آثار نگرشی، شناختی و رفتاری مشارکت را مورد مطالعه قرار دادند (نگاه کنید به میلر و مانگ، ۱۹۸۷)

اسلاید 16: مدلهای فرآیند مشارکت علاوه بر بررسی آثار اجتماعی PDM مطالعه فرآیندهایی که از طریق آنها PDM موجب این نتایج میشود مهم است. میلر و مانگ (۱۹۸۹) سه مدل را درباره رابطه بین مشارکت، رضایت شغل و بهره وری مطرح کرده اند. در این مدلها از چارچوبهای بسیار متفاوتی برای رابطه PDM با این متغیرهای نتیجه ای استفاده می شود.

اسلاید 17: تصمیم گیری در محیط مشارکت مشارکت در تصمیم گیری را می توان به شیوه های مختلف در محیط کار اجرا نمود.کاتن ولراث، فروگات، لن نیک - هال و جنینگز (۱۹۸۸) اشاره کرده اند که مشارکت در مدیریت دامنه گستردهای از مشارکت کوتاه مدت و غیررسمی (برای مثال یک مدیر به طور اتفاقی نظر زیردست را میپرسد) تا سیستم های رسمی مشارکت و مالکیت کارکنان را در بر میگیرد. مانگ و میلر (۱۹۸۸) چهار نوع برنامه مشارکت را در سازمانهای مختلف مطالعه کرده آنها را براساس سطح سازمانی، میزان کنترل کارکنان در فرآیند تصمیم گیری، دامنه موضوعاتی که کارکنان در آن مشارکت میکنند، جهت مشارکت، و وجود یا عدم وجود سیستم مالکیت کارکنان دسته بندی کردند.

اسلاید 18: کاتن –ول راث – فروگات، لنک نیک – مال و جنینگز (1988) :اشاره داشته اند که مشارکت در مدیریت می تواند شکلهایی از مشارکت کوتاه مدت و غیر رسمی گرفتند تا سیستمهای نمایندگی رسمی و مالکیت کارکنان را داشته باشد.

اسلاید 19: 1-تصور آسیب پذیری2-تصور اخلاقی3-انطباق با اصول عقلایی4-قالبی رفتار کردن5-خود سانسوری6-تصور همدلی7-فشار مستقیم بر مخالفان8-کور ذهنی آگاهانهنشانه های گروه اندیشی

اسلاید 20:  سطح سازمانی که مشارکت در آن رخ می دهدمیزان کنترل توسط کارکناندامنه مسائلی که کارکنان در آن مشارکت دارندمالکیت کارکنانمستقیم یا نمایندهدموکراسی صنعتی اروپاییتمام سطوح به خصوص در کل شرکتبالادامنه وسیعبرخی اوقاتنمایندهسیستم های اسکانلن ایالات متحدهگروه کار و سازمان متوسط (مشاوره ای)دامنه وسیع بخصوص نو آوری هامشارکت در سود نمایندهچرخه های کیفیت ژاپنیگروه کار نسبتا بالانوآوری های رو به فزونی کاری به ندرتمستقیمبرنامه یک بعدی چینیتمام سطوحنسبتا بالادامنه وسیعهیچنمایندهمانج ومیلر (1988) : به چهار نوع برنامه مشارکت مورد استفاده سازمان ها در سراسر جهان اشاره داشته اند :

اسلاید 21: PMDارضای نیاز های سطح بالاتررضایت شغلیانگیزهبهره وری

اسلاید 22: تصميم گيري در سازمان هاي يادگيرتحولات سريع در محيط بيروني سازمان ها توليد عدم اطمينان بيشتر براي تصميم گيري مي نمايد. سازمان هاي جديد و بخصوص سازمان هايي كه با توليد اطلاعات در سطح جهاني و از جمله در شبك هاي مجازي سروكار دارند، سازمان هايي هعستند كه بايد هر لحظه مفاهيم نو و جديد فراگيرند. اين نوع سازمان ها با عدم اطمينان فزاينده اي در شناسايي مشكل و و حل آن روبرويند. يكي از روش هايي كه مي تواند به تصميم گيري در چنين سازمان هايي كمك نمايد، تلفيقي از فرآيند تدريجي و مدل كارنگي است. اساس مدل كارنگي، ائتلاف بود كه مي توانست در مرحله شناسايي مشكل مارا ياري دهد. زيرا زمانيكه مسئله، مبهم است و يا مديران درمورد آن اتفاق نظر ندارند، مباحثه، مذاكره و ائتلاف مورد نياز است. زمانيكه توافق بر روي شناخت مسئله ايجاد شد، سازمان به راه حل نزديك شده است. مدل تصميم گيري تدريجي تاكيد بر گام هايي دارد كه يكي پس از ديگري براي حل مسئله برداشته مي شود و بزبان ساده اين مثال را تداعيمي نمايد كه خود راه بگويدت كه چون بايد رفت. بنابراين تلاش براي رسيدن به ائتلاف و سپس برداشتن گام ها يكي پس از ديگري، پيشنهاد چنين رهيافتي استDowd, Ann Reilly, How Bush Decided, Fortune, Feb. 11, 1991, Pp. 415

اسلاید 23: مدل ظرف زبالهفرآيند تصميم گيري در سازمان به تازگي در مدلي به نام ظرف زباله توجيه گرديده است. اين مدل با روش هاي قبلي بصورت مستقيم قابل مقايسه نيست، زيرا اين روش برخلاف روش هاي تدريجي و كارنگي كه به چگونگي فرآوري يك تصميم يكه مي پرداخت، با جريان هاي متعدد تصميمات در سازمان سرو كار دارد. اين روش كمك مي نمايد تا به تمام سازمان و تصميماتي كه متواترا توسط مديران اخذ مي شود، فكر نمود.Dowd, Ann Reilly, How Bush Decided, Fortune, Feb. 11, 1991, Pp. 422

اسلاید 24: تصميم گيري بازمدل باز تصميم گيري با استفاده از تئوري عمومي سيستم ها بنا شده است. در اين مدل، رابطه اي دوطرفه ميان سيستم تصميم گيري در سازمان و محيط پيش بيني شده است. بعبارت ديگر، در اين مدل، محيط و تمامي عوامل محيطي موجود در آن، سيستم تصميم گيري را تحت تاثير قرار مي دهد و تصميم گيري نيز به نوبه خود محيط را تحت تاثير قرار مي دهد. در اين مدل، چهره واقعي تري از تصميم گيرنده ترسيم مي شود. زيرا او موجودي جدا و مستقل از محيط تصميم گيري به شمار نيامده است. همچنين شخصيت تصميمگير از جمله عوامل مهمي دانسته شده است كه تصميم يگيري را تحت تاثير قرار مي دهد.سعادت (1372)، صص. 36-37

اسلاید 25: عوامل فرهنگي و اجتماعينهايتا، جامعه شناساني همچون اتزيوني و كولمن اين چنين بحث مي نمايند كه عوامل فرهنگي و اجتماعي، معرف متغيرهاي اصلي تصميم گيري هستند. اتزيوني مي گويد كه تصميم تنها يك امر انفرادي نيست (مانند اختيار در برابر جبر) كه بتواند مستقل از زمينه خود انجام شود. تصميم گيري نياز به توجه نمودن به شرايط فرهنگي داشته و همچنين شناسايي پيامدهاي متعددي از قبيل زير دارد:1-عوامل اجتماعي مانند پيمان هاي مابين دسته ها و گروه ها[2-سازمان اجتماعي(كه در جامعه شناسي كاركردگرايي به ساختار اجتماعي معروف است).3-تعهدات اخلاقي و ارزشهاي ايدئولوژيك4-احساسات شخصيت هاي فرديBrumfield, Elizabeth B., & John w. Fox (eds); Factional Competition and Political Development in the New World; New York: Cambridge University Press, 1993

اسلاید 26: مدلسازي براي تصميم:براي شناخت بهتر پروسه مدلسازي تصميم گيري، به كارهاي سايمون باز مي گرديم. به نظر سايمون، پروسه تصميم گيري داراي سه فاز مجزاست: اطلاعات، طراحي و انتخاب.موضوع اجرا بعدها به اين سه فاز اضافه شد. مفهوم تصويري پروسه مدلسازي در شكل آمده است.جرياني از فعاليتها از اطلاعات تا طراحي و سپس انتخاب جريان دارد، اما در هر فاز ممكن است كه ما به فاز قبلتر بازگرديم. در فاز اطلاعات، واقعيت محيط مورد آزمايش قرار گرفته و مسئله مشخص و تعريف مي شود. در فاز طراحي، مدلي كه بيانگر سيستم باشد، ساخته مي شود. اين كار با ساده سازي واقعيت و همچنين نوشتن روابط مابين متغيرها امكان پذير است. آنگاه مدل توسط معيارهاي ارزيابي مورد تائيد قرار مي گيرد. فاز انتخاب شامل راه حل براي مدل است. بايد توجه داشت كه اين راه حل مسئله اصلي ما نيست، بلكه راه حلي براي صورتي از مسئله است كه در مدل ما باز تعريف شده است. اين راه حل در مدل تست مي شود. آنگاه كه راه حل پيشنهادي موجه بنظر رسيد، اين راه حل براي اجرا آماده است. اجراي موفق، يعني حل مسئله اصلي ما. شكست ما را مجددا به پروسه مدلسازي سوق مي دهد.Awad, Elias m.; Systems Analysis and Design; New Delhi: Galgotia, 1994, Pp27.

اسلاید 27: تصميم گيري تدريجيمجموعه اي از مفاهيم مربوط به اقناع و ارضاء ما را به اين رهيافت افزايشي رهنمون مي سازد كه تصميم گيري در سازمان در تغييرات كوچك در محدوده سياست ها و رويه هاي فعلي محصور است. تاكيد، همواره بر تصحيح و يا بهبود سياست هاي موجود و كنش هاست. ميدان انتخاب هاي ما خيلي باريك است و منعكس كننده توافق گروه هايي است كه در مواضع نفوذ و قدرت قرار دارند. در حقيقت، معيار اقناع كننده براي استراتژي هاي تصميم گيري همانا توافق و اجماع است. مدل تصميم گيري تدريجي بر روي عوامل سياسي و اجتماعي كمتر متمركز شده و بيشتر متوجه ترتيب ساختاري فعاليت هايي است كه مي تواند به راه حل يك مسئله برسد. اين رهيافت همان است كه توسط ليندبلوم در مقاله خود به نام علم كورمال كورمال راه رفتن در مورد آن بحث نموده است. برخي از اساتيد از اين مدل در زبان فارسي به نام مدل تصميم گيري رويشي نام برده اند.Pinfield, Lawrence t., A Field Evaluation of Perspectives on Organizational Decision Making; Administrative Science Quarterly, Vol. 31, 1986, Pp. 365-88

اسلاید 28: خلاصه در این فصل فعالیتهای تصمیم گیری سازمانی را بررسی کردیم. نخست مدلهای مختلفی را در فرآیند کاملاً منطقی تصمیم گیری، و دفاع از مدلهای شهودی و سایر ابعاد غیر منطقی بحث نمودیم؛ سپس گروه کوچک را که بسیاری از تصمیمات سازمانی توسط آنها اتخاذ می شود مطالعه کرده دریافتیم که بیشتر نظریه پردازان از مدلهای مرحله ای خطی تصمیم گیری اجتناب کرده به مدلهای توصیفی که در آن جزر و مدهای پیچیده و جریان ارتباط در گروههای کوچک یا هم می آمیزند گرایش دارند. همچنین فرآیندهای ارتباط گروهی را که موجب اتخاذ تصمیمات مؤثر یا غیر مؤثر می شوند مطالعه کردیم و گفتیم راهبردهایی مانند تعامل هوشیارانه، روش انتقادی و بررسی مناظره ای، خطر گروه اندیشی را در تصمیم گیری گروهی کاهش می دهند. سرانجام با بررسی آثار مربوط به مدیریت مشارکتی، به سؤال چه کسی تصمیم میگیرد پاسخ دادیم. نخست سه مدل مشارکت در تصمیم گیری یعنی مدل محرک، مدل شناختی و مدل اقتضایی، و سپس برنامه های مختلف اجرای PDM را در سازمان مطالعه نمودیم.