فرآیند گرایی و مدیریت فرآیند در سازمان

فرآیند گرایی و مدیریت فرآیند در سازمان

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الرحیم

اسلاید 2: وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکیمرکز مدیریت آمار و فناوری اطلاعاتبا مشارکت :معاونت آموزشی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی«آشنایی با فرآیند گرایی و مدیریت فرآیند در سازمان»زمستان 1387

اسلاید 3: سه نوع فرآیند کسب و کار وجود دارد :فرآیند های مدیریتی: این فرآیند ها فعالیتهای نظام مند مثل مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنندفرآیند های عملیاتی: این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند مثل خرید، تولید، بازاریابی وفروش فرآیند های پشتیبانی: این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند مثل حسابداری، استخدام و فناوری اطلاعات یک فرآیند کسب و کار می تواند از چند زیر فرآیند تشکیل شود، که هر یک ویژگی های خودشان را دارند ولی در جهت برآورد اهداف فرآیند بالا دستی عمل می کنند و معمولا فرآیند تا سطح فعالیتها تقسیم می شوند. انواع فرآیندها

اسلاید 4: زنجیره ارزش پورتر

اسلاید 5: فرآیندها به چهار دسته اصلی ذیل تقسیم می شوند: فرآیندهای هسته ای فرآیندهای اصلی فرآیندهای پشتیبانی فرآیندهای مدیریتیانواع فرآیندها

اسلاید 6: این دسته از فرآیندها هدف اصلی از تشکیل سازمان می باشند، به عبارت دیگر این فرآیندها مرتبط با محصولات تولیدی یا خدمات ارائه شده توسط سازمان هستند.یک سازمان به تعداد محصولات یا خدمات ارائه شده به مشتریانش، فرآیند هسته ای دارد.سازمان فرآیند هسته ای مشتری فرآیندهای هسته ای

اسلاید 7: این دسته از فرآیندها باعث تحقق فرآیند هسته ای می شوند به طوریکه اگر این فرآیندها وجود نداشته باشند فرآیند هسته ای محقق نمی گردد.سازمانفرآیند هسته ایمشتریفرآیندهای اصلی فرآیندهای اصلی

اسلاید 8: سازمانفرآیند هسته ایمشتریفرآیندهای اصلیفرآیندهای پشتیبانیاین فرآیندها باعث اجرای اثربخش فرآیندهای اصلی می گردند . فرآیندهای پشتیبانی

اسلاید 9: مجموعه فرآیندهایی را گویند که در حیطه وظایف مدیریت ارشد سازمان می باشد.سازمانفرآیند هسته ایمشتریفرآیندهای اصلیفرآیندهای پشتیبانیفرآیند مدیریتی فرآیندهای مدیریتی

اسلاید 10: ABC Process Map

اسلاید 11: طوفان فکری:کارکنان درباره تمامی فعالیتهای سازمان بحث می‌کنند و مهم ترین آنها را مشخص می‌نمایند؛مصاحبه با طرفهای ذینفع کلیدی (اشخاصی که تحت تأثیر فرآیند قرارمی‌گیرند یا خودشان بر آن تأثیر می‌گذارند): شناسایی نیازهای آنها و سپس, شناسایی فرآیندهای کلیدی, ادغام اطلاعات, و تأیید نتایج به اتفاق طرفهای ذینفع؛استفاده از مشاوران خارج از سازمانآغاز کار با الگوی کلی پورتر و سپس, تناسب دادن آن با سازمانکارت امتیازی متوازنروشهای شناسایی فرآیندهای کلیدی

اسلاید 12: نوع صنعتگستردگی و حجم عملیاتارتباطات و اطلاعات سازمانینحوه نگرش مدیرذوق و سلیقه متولیان فرآیندعوامل موثر در تعیین فرآیندهای کلیدی در سازمان

اسلاید 13: این فرآیندهای کلیدی سازمان هستند که اهداف سازمانی و عوامل کلیدی موفقیت CSFs)) را محقق می کنند. عوامل کلیدی موفقیت بیان آنچه هستند که تیم مدیریت باید به انجام برساند تا سازمان به مأموریت خود جامه عمل بپوشاند. هر یک از عوامل کلیدی موفقیت نوعاً با عبارات ما باید یا ما نیازمند آنیم که همراه است . مثلاً ما باید سهم بازار را در سایر نقاط خاورمیانه افزایش دهیم . از بهترین تجارب چنین بر می‌آید که بیش از هشت عامل کلیدی موفقیت نباید تعریف کرد .فرآیند های کلیدی سازمان

اسلاید 14: بسته بندی و مونتاژBluingFitting Tightening Packaging Leak TestQA ReleaseSuppliers:سازنده‌های سوپاپ(داخلی-خارجی)سازنده‌های بدنه(داخلی- خارجی)تامین كنندگان مواد بسته بندیبرنامه ریزی خریدبرنامه ریزی تولیدInputs:سوپاپبدنهمواد بسته بندیبرنامه تولیدOutputs:سوپاپ‌های تولید شده یا بسته‌بندی شدهگزارش مواد مصرفیگزارشات تست محصولCustomers:انبار(داخلی)مصرف كننده نهایی(خارجی)برنامه ریزی تولیدخریدتضمین كیفیتPROCCESSنمونه ای از یک نقشه فرآیند

اسلاید 15: مدیریت و کنترل مالی مدیریت و توسعه منابع انسانی تضمین و ارتقاء کیفیت فرآیند های مدیریتی جذب دانشجو مدیریت و حمایت از دانشجوتدریس, یادگیری و ارزیابیتحقیق و توسعه و ابتکارخروجی های بنیادیورودی های بنیادیفرآیند های مدیریتی برنامه ریزیابنیه و تاسیسات تدارکات, آموزش و فناوری اطلاعات فرآیند های طراحی شده برای دانشگاه جان مور

اسلاید 16: متدولوژی شناسایی فرآیند در سازمان (1تهیه شناسنامه فرآیند شناسنامه فرآیندشناسنامه فرآیندنام فرآینداقدام کننده/ اقدام کنندگانورودی (محرک) فرآیندخروجی (نتیجه) فرآیندشرح فرآیند

اسلاید 17: متدولوژی شناسایی فرآیند در سازمان (2 مشخص کردن فعالیتهای عمده مورد استفاده (حد اقل 5 الی 6 فرآیند عمده از عرضه کننده ورودی ها تا تولید کننده خروجی ها ) (3 مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر و ارتباط دهنده بین فعالیتهای عمده (توجه شود که فعالیتهای جزئی نباید آنقدر ریز باشند که فعالیتهای اصلی در آن گم شوند!!) (4 تکمیل جدول زیر بر اساس اطلاعات بدست آمده از بند های فوقجدول شناسایی فرآیندهاجدول شناسایی فرآیندهاجدول شناسایی فرآیندهاجدول شناسایی فرآیندهاجدول شناسایی فرآیندهاجدول شناسایی فرآیندهاشماره فعالیت اصلیشماره فعالیت فرعیشرح فعالیت اصلیشرح فعالیت فرعیملاحضاتعلائم مورد استفاده

اسلاید 18: مدیریت فرآیند عبارت است از شناخت مدیریت فرآیندهای كسب و كاری كه هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. سیستم مدیریت فرآیند محور بر جریان كار در طول سازمان تمركز می كند.در واقع، مدیریت فرآیند عبارت است از: ترکیبی از فعالیت‌ها و قوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی (کامل) محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرآیند است و اطمینان می‌دهد که همه محصولات ساخته شده یکسان و مشابه‌اند.با مدیریت کل فرآیندهایی که میان واحدهای سازمانی در جریان هستند، بجای مدیریت هر یک از واحدهای سازمانی، ریسک بهینه‌سازی‌های جزئی و دور شدن از بهینه‌سازی کلی کاهش می‌یابد.با در نظر گرفتن این حقیقت که هر فرآیند، یک مشتری و یک تأمین‌کننده دارد، مدیریت فرآیندها، پایه بهتری را برای کنترل زمان و منابع حاصل می‌کند.مدیریت فرآیند

اسلاید 19: بر اساس تعریف دمینگ مدیریت بر فرآیند شامل چهار بخش ذیل می باشد:1- طرح ریزی PLAN2- اجرای برنامه DO3- بررسی و کنترل CHECK4- اقدامات ACTIONACTIONCHECKDOPLANارتقای مستمر کیفیتچهار مرحله فوق تحت عنوان“چرخه دمینگ“معروف است.مدیریت فرآیند

اسلاید 20: متولی داشته باشند.اهداف مشخصی در جهت دستیابی به اهداف سازمانی داشته باشند.دارای نقشه فرآیند (Process Map) باشند. شاخص‌های فرآیند تعریف شده باشند.قابل كنترل باشند.برای رسیدن به اهداف فرآیند دارای برنامه بهبود و توسعه باشند.هنگامی فرآیندها مدیریت می شوند كه:

اسلاید 21: نتایج حاصل از اجرای مدیریت فرآیند اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و كاركنانكاهش زمــان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهیتاثیرگذاری بر كالاها و خدماتكاهش نرخ اشتباهاتكاهش زمان حمل و نقل و ترانزیتبرنامه ریزی به موقعبهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگوییجذب و نگهداری كاركنان شایسته مستند سازی بهتر انجام کارهاافزایش کیفیت کالاها و خدمات افزایش سطح مشارکت کارکنان

اسلاید 22: مدل گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیندیمرحله اول ) ارزیابی(الف) ایجاد زیرساختهای مدیریت فرآیند:تعیین مدیران فرآیندتشکیل تیم های فرآیندتدوین طرح پیشنهادی برای استقرار مدیریت فرآیندیتعیین اعضای تیم فرآیندتعیین چشم انداز بلندمدت فرآیندارزیابی تاثیر جهت گیری راهبردیاولویت بندی مهمترین نارساییهای فرآیندآموزش اعضای تیم فرآیند این مدل توسط تیم راهبری مدیریت فرآیند شرکت GTE TELOPS طراحی شده است. اگرچه مدل گذار برپایه چرخه معروف دمینگ تدوین نشده ولی نتایج آن بسیار شبیه نتایج چرخه دمینگ است. ب) ارزیابی فرآیند کنونیمستندسازی فرآیندشناسایی / اولویت بندی روندهای عملکرد

اسلاید 23: مدل گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیندیمرحله دوم )توسعه(الف(شناسایی فرصتهای بهبود تعیین رویکرد بهبودحل و فصل مسایل مربوط به یکپارچه سازیتعریف شاخصهای ارزیابی عملکرد پیشنهادشدهتعیین استانداردهای عملکرد فرآیندتعیین روشهای بهبود ب) تدوین برنامه بهبودارزیابی و اولویت بندی روشهای بهبودتدوین یک برنامه بهبود فرآیند رسمیهماهنگ بودن برنامه بهبود فرآیند با برنامه عملیاتی سازمانتخصیص مجدد منابع به برنامه های تصویب شدهتعریف مسئولیتهای مجری فرآیندتشکیل تیم استقرار فرآیند

اسلاید 24: مدل گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآیندیمرحله سوم ) اجرا( الف) اعمال بهبودهاآغازفعالیتهای توسعه (آماده سازی سیستم، آموزش، به کارگیری شاخصهای اندازه گیری، اعمال رویه ها و...)آزمایش تغییرات فرآیند (به منظور حصول اطمینان از قابل دستیابی بودن اهداف موردنظر)اجرای وظایف مجری فرآینداجرای تغییرات فرآیندب) ارزیابی عملکرد فرآیند گرفتن تاییدیه تطابق اجرای فرآیند با آنچه طراحی شده شناسایی ناهمگونی های بین عملکرد فرآیند و مشخصات آنارزیابی بازخورهای ارائه شده توسط مشتریانمرحله چهارم (تثبیت)بهبود پیوسته فرآیند.

اسلاید 25: نمونه هایی از تدوین نقشه فرآیند

اسلاید 26:

اسلاید 27: طراحی نظام جامع پژوهش در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات فرآیند سطح صفر نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

اسلاید 28: طراحی نظام جامع پژوهش در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات فرآیند سیاست گذاری نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

اسلاید 29: طراحی نظام جامع پژوهش در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات فرآیند توسعه منابع انسانی نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

اسلاید 30: فرآیند توسعه منابع مالی نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

اسلاید 31: فرآیند توسعه محیط حقوقی نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

اسلاید 32: فرآیند توسعه تجهیزات و زیرساختهای نظام پژوهش فاوا در وضعیت مطلوب

اسلاید 33:

اسلاید 34:

اسلاید 35:

اسلاید 36:

اسلاید 37:

اسلاید 38: 38

اسلاید 39: با تشكر از توجه وهمراهي شما سروران