فنون ساده کردن کار

فنون ساده کردن کار

اسلاید 1: امام صادق (ع) :کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .

اسلاید 2: با استفــاده از روشنمــودار جريــان كــار صمد اقدام نيا تجزيه و تحليل سيستم ها و روش هاتكنيــك ها و فنـون سـاده كـردن كـار

اسلاید 3: مشـكل اساسـي اداره امـور سازمـان ها ايـن است كه مديران بايد منابع چهارگانه پول ، نيروي انساني ، مواد و تسهيلات را كه غالباً محـدود و ناهماهنگ مي باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشيدن به هدف يا هدف هاي سازمان از آنها بهره برداري كنند . اين عمل مستلـزم انجام دادن وظايفـي از قبيل : طرح ريـزي ، سازماندهي ، هدايت و رهبري ، هماهنگي و كنترل از طرف مديران مي باشد .

اسلاید 4: تكنيك ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مديران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداري هر چه بيشتر از منابع چهارگانه مذكــور، در جهت تامين اهداف سازمــان بنمايند كه تكنيك تجزيه و تحليل سيستمهاوروشها يكي از آنها بشمار مي رود . كه معلـول علتهاي متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغيير در فلسفه مديريت است .

اسلاید 5: در تاريخ كشور ايران ، كوروش پادشاه هخامنشي از كساني بود كه به توسعه و تكامل مديريت كمك كرده است . عـلاوه بر نظريات كــوروش مبني بر ضرورت طرح ريــزي ، تقسيــم كار بر مبنــاي تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان يكي از نخستـين صاحب نظــران « مطالعــه در حركات » ، « طـرح استفاده صحيح از جـا و مـكان » و « حمل مواد » ثبت شده است .

اسلاید 6: تكنيك « تجزيــه و تحليل سيستـم ها و روش ها » براي شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهاي افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گــروه ، از تئوريهاي علوم انسانـي و اجتماعــي استفاده مي كنـد ، و بــراي تخصيص صحيــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تاميـن هدفهاي دستـگاه ، از تئوريهـاي علم اقتصـاد ياري مي جويــد ، همچنين اصول علوم فيزيكي و رياضيات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگي اجـزاي تشكيل دهنـده سازمان ، بكار مي بــرد . بعبارت ديگــر در تكنيك تجزيه و تحليـل سيستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود يك روش خاص اكتفــا نمي شود ، بلكه بهبــود و اثــر تغييـر قسمتــي از يك سيستــم در مجموعــه آن سيستم ، مـورد بررسي قرار مي گيرد .

اسلاید 7: مطالعه و اندازه گيري دقيق زمان انجام هر جزء از كار .  ضرورت اعمال سرپرستي تخصصي در سازمان .  استاندارد و يكنواخت نمودن كليه ابـزار و وسـايل و تشخيص بهترين شيوه در بكارگيري آنها .  تهيه و تنظيم دستورالعمل و راهنماي شرح وظايف و مشاغل براي كار كاركنان سازمان .  برقراري سيستم صحيح پرداخت متناسب با كيفيت كار . اصــول پنجــگانه تيلــور

اسلاید 8: سيستــم: واژه سيستـم با مفاهيـم بسياري بكار برده مي شــود مانند سيستم اقتصـادي، سيستم سياسي، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداري ، مكانيزه ( ماشيني ) و سيستم اطلاعات مديريت و . . . در زبان فارسي نيز گاهي اوقات « سيستم » را بعنوان واژه اي متـرادف با كلمه هاي رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسي ) مورد استفاده قرار مي دهند .

اسلاید 9: تعريف سيستم : سيستم عبارت است از تعدادي روش وابسته به يكديگر كه با اجراي روشهاي مزبـور ، قسمتـي از هدف يك سازمـان تاميـن مي شــود . سيستم كارگزيني ( پرسنلي ) يك سازمان از روش هاي استخـدام ، ترفيعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگي و غيـره تشكيل مي شـود . اجراي اين روش ها ، موجب اجراي سيستـم پرسنلـي سازمان مي شـود و اجراي سيستـم مزبور ، به تاميـن قسمتي از هدف سازمان كمك مي كند . يك سري وظايف وابسته به يكديگر كه با اجراي آنها ، قسمتي از هدف يا منظور سازمان تحقق مي يابد .

اسلاید 10: روش : عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم ، انجام مي شود . در هر روش ، نوع كار ، شخص يا اشخاصي كه عمليات و وظايف مزبور را انجام مي دهند ، مراحلي كه بايد طي شود ، و شيوه هايي كه بايد بكار رود ، مشخص مي شود . معمولاً روش انجام دادن هر كار به صورت كتبي تهيه و بعنوان مدرك رسمي در سازمان نگهداري مي شود .

اسلاید 11: شيــوه يا متــدشيـوه عبارت است از تشريـح جزئيـات و مراحـل انجـام دادن يك كار .  شيوه هر كار ، نحوه انجام دادن عمليات يا مراحـل انجـام دادن آن كار را مشخص مي كند .  كار و عمل خاصي است كه براي انجام شدن هر بخش از روش ، ضرورت دارد .  چنـد شيـوه وابسته به يكديگر ، تشكيـل يك « روش » را مي- دهد و چند روش پيوسته به هم يك « سيستم » را بوجود مي آورد .

اسلاید 12:

اسلاید 13: فرآينــد  عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي شود .  در تجزيه و تحليل سيستم كه از روش نمودار جريان كار استفاده شود ، فرآيند را حسب مورد مي توان معادل روش يا شيوه در نظر گرفت . عبارت است از آن دستــه از روش هايي كه با همديگــر انجـام مي گيــرد و حاصــل آن خدمتــي است كه از نظر مشتـري داراي ارزش است.

اسلاید 14: انــواع روشهــا : روشهاي عمومي : روشهايي هستند كه در ارتباط با فعاليتهاي اداري و پشتيباني و ستادي دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه هاي دولتي مورد عمل و رايج مي باشد مثل روش كارگزيني ، حسابداري روشهاي اختصاصي : روشهايي هستند كه اختصاصاً در يك دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظايف اصلي و تخصصي همان دستگاه مورد اجراء مي باشد . مانند روش پذيرش مريض در بيمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه . روشهاي مشترك : روشهايي هستند كه براي انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان هاي مختلف هر يك عهده دار اجراي مراحلـي از روش مورد نظر مي باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولي براي ايجاد صنايع .

اسلاید 15: تعريف تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از مطالعــه و بررســي به منظور بهبــود بخشيدن به سيستمهاي خدماتي ( سرويس دهنده ) ، كنترل كننده و هماهنگ كننده عمليات يك سازمان .  تجزيه و تحليل عبارت است از بررسي معايب و پيدا كردن راه حل مشكلات سازمان .  تكنيكــي كه مديـران را از وجـود مسائل و مشكـلات موجـود در سازمان ، آگاه مي سـازد و با بررسيهاي منظمي ، راه حـل هاي مناسبي براي رفـع هر يك از آنها ، ارائه مي دهـد . اين بررسيها بايد مبتنـي بر اصول روش تحقيق علمي باشد تا بتوان با يافتن مشكلات و رفع آنها ، كارآئي و سود سازمان را افزايش داد و بقاي سازمان را تضمين نمود .

اسلاید 16:  شناخت جنبه هاي مختلف سيستم ، چگونگــي عملكرد اجزاي تشكيل دهنده آن و نحوه و ميزان ارتباط بين آنها به منظور دستيابي به مبنايــي جهت طراحــي و اجـراي يك سيستم مناسبتر است . در يك سازمان ، سيستـم را مجموعه اي از روش ها نيز تعريف كرده اند ، روشهايي كه به يكديگــر وابسته اند و با اجــراي آنها ، بخشي از هدف سازماني تحقق مي يابد . روشها نيز به نوبه خود ، مجموعه اي از شيوه هاي گوناگـون انجام كار به شمار مي آيند كه با استفاده از آنها مي توان به هدف هاي نهائي دست يافت .

اسلاید 17: آثار علائم مشكلات موجود در سيستم ها و روشها اضافه كاري بيش از حد .  افزايش بيش از حد استعفا و تعارض پرسنل .  وجود اشتباهات مداوم و بيش از حد در امور گوناگون .  مفقود شدن پرونده ها ، مدارك و نامه ها .  افزايش مداوم بودجه و هزينه ها .  تاخير در ارسال پاسخ نامه ها و ساير موارد  مساعد نبودن روحيه پرسنل و عدم دلبستگي آنان نسبت به سازمان .

اسلاید 18:  طولاني بودن مسير انجام كار و يا تعدد مراحل كار .  فقدان مديريت صحيح .  درخواست بيش از حد براي استخدام پرسنل از طرف روساء .  كافي نبودن تسهيلات و وسايل كار و نامناسب بودن محل كار و ساختمان .  عدم وجود تخصصهاي لازم و قديمي بودن سيستم هاي مورد عمل .  نامناسب بودن محتوي و شكل فرم ها . مشخص نبودن ميزان مسئوليتها و حدود اختيارات و عدم وجود مديران متخصص .

اسلاید 19: ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم ها تجزيه و تحليل سيستم ها مي توانـد بعنوان ابـزار مفيدي در دست مديــران عمل كند و پاسخگــوي نيازهاي آني و آتي سازمـان در اين زمينه باشـد ، با استفاده از تجزيــه و تحليل ، مدير خواهد توانست هدف و نيز وسايل نيل به هدف را مورد ارزيابي مجــدد قرار دهد و تغييــرات مناسب را در آنها ايجاد كند .

اسلاید 20: بازدهــي و راندمان هر دستــگاه را معمولاً به دو گونه مي توان افزايش داد . الف ) تشويق و تحريك افراد به كار كردن با سرعت زيادتر . ب ) ساده كردن و بهبود بخشيدن به روشهاي كار . نظر به اينكه سرعت كار اشخاص را تنها تا حد مشخص مي توان افزايش داد ، با تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها مي توان كارها را ساده كرد و بدين ترتيب به افزايش كارآئي سازمان كمك نمود .

اسلاید 21: هدف هاي تجزيه و تحليل سيستمها و روشهاتقسيم كار ميان كارمندان و كاركنان سازمان بر مبناي صحيح و منطقي . استقرار مناسبترين سيستم ها ، روشها و شيوه ها ( متدها ) در سازمان . تهيه اطلاعات دقيق ، صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم . استاندارد و يكنواخت كردن كليه عمليات سازمان . حذف كارهاي غيرلازم . حذف فعاليتهاي ناهماهنگ و متناقض . جلوگيري از دوباره كاري . اعمال نظارت و سرپرستي مديريت . ايجاد تركيب سازماني متناسب با احتياجات سازمان . اعمال كنترل مداوم در مراحل انجام كار .

اسلاید 22: فوايد تجزيه و تحليل سيستمها و روشهاافزايش كارآئي سازمان . كاهش هزينه هاي عملياتي و تاسيساتي . كاهش مصرف نيروي انساني ، يا افزايش توليد يا خدمت با نيروي انساني موجود . كوتاه كردن زمان انجام كارها و فعاليتهاي سازمان و تسريع در توليد كالا يا عرضه آن . صرفه جوئي در وقت مديران . فراهم كردن تسهيلات زيادتر براي مراجعه كنندگان و مشتريان . بهتر شدن روحيه كاركنان . كاهش حجم كارهاي دفتري با حذف مدارك ، گزارش ها و فرمهاي غيرلازم . كمك موثر به افزايش كارآئي و تسريع در انجام امور سازمان ، با استفاده صحيح از جا و مكان . امكان هماهنگ كردن سازمان با تغييرات سريع محيط داخلي و خارجي آن ، بوسيله تجزيه و تحليل و بهبود بخشيدن مداوم سيستم ها و روشها

اسلاید 23: براي تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها به منظور حل يك يا چند مشكل ، ممكن است به گونه هاي زير اقدام شود : امكان دارد تجزيه و تحليل كننده شخصاً بوجـود يك مشكل در سازمان پي ببرد . گاهي مشكل سازمان بوسيله مديريت دستگاه عنوان مي گردد . گاهي نيز در حين بررسي به منظور ساده كردن كار در سازمان ، تجزيـه و تحليل كننــده متوجه مشكل مهمتــر و اساسي تري مي شود . تشخيص مشكل موجود از طريق كاركنان سازمان . از طريق تشخيص ، پيشنهاد يا شكايت ارباب رجوع .

اسلاید 24: تحليل گر سيستم كيست ؟ تحليل گر سيستم ، كارشناس آموزش ديده اي است كه مي تواند سازمان را در برنامه ريـزي به منظور تغييرات از طريـق انجام دو وظيفه اساسي مـدد رساند : الف ) ارزيابي . ب ) همياري . مراد از « ارزيابي » اين است كه تحليل گر اعمال و روابط موجود در كار را بررســي و ارزيابي مي كنــد . در مرحله « هميـاري » تحليل گـر پيشنهادهاي خاصــي را براي بهبود كارآئي ارائه مي دهد. به اين ترتيب ، تحليل گر در مرحله نخست مي كوشد تا مسائل موجود را به خوبي بشناسد و درك كند و در مرحلـه دوم براي مقابله با آنها راه حلهاي مناسب را ارائه دهد .

اسلاید 25: ويژگي هاي تحليل گر عبارتند از : 1- هر يك از مراحل تجزيــه و تحليل دشواريهاي خاص خود را دارد . اگــر تحليل گر علاقه كافي به كار خو داشته باشد و بر نقش مثبت كاري كه انجام مي دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتكار خواهد توانست بر مشكلات فائق آيد .2- تحليل گر بايد داراي ذهني پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه كه هست ، شك كند و در مسير آنچــه كه بايد باشد ، پيش برود و بدنبال كشف واقعيتها باشد و در راه حصـول به بهترين ها از خود ، خلاقيت و نوآوري نشان دهد . 3- تحليل گرموظف است اجــزاي سيستم را مرتبط با يكديگــر ببيند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (يعنــي به صورت يك كل متشــكل و هماهنگ ) و نه اين كه فقط به يك جزء بپردازد و ساير ارتباطها را از نظر دور بدارد .

اسلاید 26: 4- تحليل گر بايد متوجه نقش مهم كاركنان سازمان باشد و با مسائل انساني و ريزه كاريهاي رفتار كاركنان در سازمان آشنا باشد . تغييرات مطلوب زمانـي حاصل مي شود كه افراد سازمان آنها را بپذيرند و به مرحله اجرا درآورند . 5- تحليل گر بايستي با بررسي كافي و برخورد سيستمي ، علتها را از معلولها تشخيص دهد و براي رفع مشكل ، نسبت به شناخت علل اصلي بوجود آورنده مشكل ، اقدام كند و به منظور برطرف كردن علل واقعي راه حل هاي منطقي و عقلائي ، ارائه دهد . 6- تحليل گر بايستي واقعيات را درنظر گرفته و بي طرفـي خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصي در كار تجزيه و تحليل اجتناب ورزد . 7- تحليل گر بايد به ابعاد اخلاقي و جنبه هاي ارزشي نيز توجه داشته باشد. 8- تحليل گر بايد صبور باشد ، براي پاسخگويي به پرسشها و حل مشكلات ، صبر و شكيبائي ضرورت دارد .

اسلاید 27: جمـع آوري و ثبت اطـلاعات و حقايـقبررسي يك سيستم به منظـور پيدا كردن معايب و مشكلات موجود ، يا مطالعه يك روش براي ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائي كامل با سيستم يا روش مـورد نظر مي باشد و اين امـر تنها از طريق جمـع آوري اطلاعات و پي بردن به حقايق امكانپذير خواهد بود . در مرحلـه جمع آوري اطلاعات ، علت بايد مورد توجه قرار گيرد ، نه معلول . مناسبترين روشي كه مي توان اطلاعاتي صحيح در مورد نحوه انجام يك كار يا معايب موجود در آن بدست آورد اين است كه از كارمندي كه آن كار را انجام مي دهد ، سوال شود كه آيا مي تواند وظيفه خـود را به روشي بهتر انجام دهد ، يا اينكه به نظر او چه معايبي در آن كار وجود دارد .

اسلاید 28: انــواع اطـــلاعات :معمولاً براي تجزيه و تحليـل سيستم ها و روشها تجزيه و تحليل كننـده ممكن است به يك يا چند نوع از اطلاعات زير نياز پيدا كند : * اطلاعــات مربوط به سازمان . ( تركيب سازمــان ، طــرز كار و سلسلــه مراتب سازماني ، چگونگي ارتباط مشاغل با يكديگر ) . * اطلاعــات مربــوط به سيستم ها و روش ها . ( با استفاده از اين نـوع اطــلاعات مي توان نسبت به هــدف ، طرز كار هر سيستم و نحوه انجام روشهاي موجود در هر سيستم آشنائي حاصل كرد ) . * اطلاعات مربوط به فرمها و نمونه ها . * اطلاعات مربوط به حجم كار . * اطلاعات مربوط به نحوه تقسيم كار در سازمان . * اطلاعات مربوط به ماشين ها و وسايل . * اطلاعات مربوط به جا و مكان ( نحوه استقرار فيزيكي سازمان )

اسلاید 29: منابــع جمــع آوري اطــلاعات : نمودار و راهنماي سازمان .  مشاهده و مطالعه طريقه انجام كار .  مصاحبه با مديران و كاركنان سازمان .  پرونده ها ، اسناد ، مدارك و فرم ها .

اسلاید 30: ثبــت اطــلاعات : اطلاعاتي كه تجزيـه و تحليل كننده از منابع گوناگون بدست مي آورد ، در صورتي مفيـد و قابل استفاده است كه به طور منظـم و سيستماتيك ثبت و ضبط شده باشـد و توجه به موارد زيـر ما را در تجزيه و تحليـل ياري خواهد نمود . * هرگونه اطلاعات يا مفروضات كه ممكن است بنحوي مورد استفاده قرار گيرد ، در يك دفتر يادداشت كنيد . * در ابتداي مصاحبه ، نام ، محل كار و ديگـر مشخصات كسي را كه با او مصاحبــه مي كنيد ، يادداشت نمائيد تا در صورت لـزوم ، بـراي تصحيح اطلاعات بتوانيد به او دسترسي پيدا كنيد . * در بررسي و مطالعه نحوه انجـام كار ، هر مرحلـه از كار را با شمـاره اي مشخص و يادداشت كنيد * براي آشنائي بهتر و بيشتر با سيستم يا روش مورد نظر ، اطلاعاتي را كه درباره آن بدست آورده ايد ، بصورت نمودار خلاصه كنيد .

اسلاید 31: در صورتـي كه اطلاعـات بدست آمده به شكل نمـودار نشان داده شـود ، محاسـن زير را دربر خواهد داشت : الف : نشان دادن اطلاعات به صورت نمودار ، خيلي آسانتر و خلاصه تر است . ب : با استفاده از تكنيك و شيــوه ترسيم نمودارها ، همچنيــن با بكار بـردن علائــم قـراردادي و استاندارد ، مي تــوان از تشريــح مطالب كه سبب طولاني شدن كــلام مي شود ، جلوگيري كرد . پ : ترسيم نمودار ، تجزيه و تحليل كننده را مطمئن مي كند كه كليه مراحل انجام كار و اطلاعات مربوط به آن ، ثبت و ضبط گرديده و به شكل نمودار نشان داده شده است . ت : با تبديل اطلاعات به صورت نمودار مي توان مشكلات ، دوباره كاريها و ديگر نقاط ضعف سيستم مورد مطالعه را به آساني پيدا كرد . ث : با استفاده از نمودار مي توان روش موجــود را با روش پيشنهادي مقايســه كرد و وجوه اختلاف دو روش را از نظر زمان ، مسيــر و تعداد مراحل انجام شدن كار ، بخوبي نشان داد .

اسلاید 32: تجزيه و تحليل اطلاعات و حقايقتجزيه و تحليل اطلاعات ، يعني مطالعه و بررسي معايب و مشكلات سيستم يا روش موجود و ارائه راه حل براي آن . عملاً مي توان پس از جمع آوري قسمتي از اطلاعات مورد نياز ، تجزيه و تحليل آنها را شروع كرد .

اسلاید 33: مفهـوم تجزيـه و تحليـل اطلاعـاتبطور كلي ، تجزيــه و تحليل اطلاعات يعني مطــرح كردن سـوال هاي گوناگون به صورت « چــرا ؟ » . بدين ترتيب كه تجزيه و تحليل كننـده سوالهايي بشرح زير مطرح مي كند : 1- آيا وجود سيستم يا روش مورد بررسي ضروري است ؟ چرا ؟ 2- اگر وجود سيستم يا روش كاملاً لازم تشخيص داده شده است ، آيا نحوه اجراي آن را مي توان تغيير داد ؟ چرا ؟ 3- آيا مي تــوان كار را بترتيب ديگري انجام داد كه ضمن ايجـاد تسهيل در انجام آن ، در هزينه و زمان نيز صرفه جوئي شود ؟ چرا ؟

اسلاید 34: 4- آيا كسي كه كار مورد نظـر را انجام مي دهـد ، تخصص و قابليت لازم براي اجراي آن را دارا است ؟ 5- آيا از تخصص اين شخــص بـراي انجــام اين كار بخوبــي استفاده مي شود ؟ 6- آيا مي توان بـراي انجام اين كار از شخـص ديگري كه داراي تخصص كمتري است ، استفاده كرد ؟ چرا ؟ 7- براي انجـام اين كار از چه وسيله و ابـزار كار استفاده مي شـود ؟ آيا با تغيير ابزار كار مي توان بر سرعت انجام اين كار افزود ؟ چرا ؟

اسلاید 35: نحـوه تجزيـه و تحليـل اطلاعـات1- ابتدا نمودار را بطور كلي مورد بررسي قرار دهيد : آيا هـر كار و وظيفه در جاي مخصـوص خود انجـام مي شـود ؟ در صـورت منفي بودن جواب ، ترتيب انجام كار بايد مورد تجديد نظر قرار گيرد .  آيا كارهاي تكراري وجود دارد ؟ وجـود وظايف تكراري ، دليل دوباره كاري است و بايد آنها را حذف كرد .  تعداد مراحل انجام كار بطـور غيرطبيعــي زياد يا كم مي باشد ؟ در صورتــي كه جواب مثبت باشد ، كار بيـن قسمت هاي مختلفي كه مسئول انجام آن مي باشنــد ، بطور صحيح و منطقــي تقسيم نشده است و بايد در نحـوه تقسيم كار تجديد نظـر شود .

اسلاید 36: 2- بعد از بررسي كمي نمودار ، هر يك از مراحل انجام كار را تجزيه وتحليل كنيد : آيا وجود اين مرحله ضروري است ؟ اين مرحله حذف شود ، چه اثـري در نحوه انجام كار خواهد داشت ؟ در صورتي كه حذف هر مرحله از كار اثـري در نحوه انجام آن نداشته باشد ، آن را حذف كنيد .  آيا اين مرحله را مي توان در مرحله اي ديگر ادغام كرد ؟  آيا اين مرحله از كار در جاي مناسب انجام مي شود ؟ (تغيير محل انجام يك مرحله از كار)  آيا نحوه انجام اين مرحله از كار صحيح است ؟ ( تغيير مناسب نحوه انجام كار )  در صورتي كه براي انجام اين مرحلــه از كار از فـرم مخصوص استفاده مي شــود ، آيا فرم مزبور براي انجام اين كار مناسب است ؟  آيا كليه اطلاعات مندرج در فرم مورد نظر ، لازم است ؟ آيا اين فرم حاوي كليـه اطلاعات مورد احتياج مي باشد ؟

اسلاید 37: 3- پس از تجزيه و تحليل هر يك از مراحــل انجام كار ، نتيجه را در جدول تجزيـه و تحليل اطلاعات يادداشت كنيــد . ( جدول پيوست ) نخستين ستون عمودي سمت راست جدول ، براي نشان دادن شماره مرحله انجام كار مي باشد . ستون دوم شرح مرحله را نشان می دهد ، ستون سوم مربوط به واحد یا شخص اقدام کننده می باشد اگر تغيير يا ادغام يا بهبود مرحله اي از كار كه مورد تجزيه و تحليل قرار گرفتـه است ، ضرورت نداشته باشد ، در ستـون چهارم كه عنوان آن« قابل قبول»مي باشد، با علامت  مشخص مي شود . ستونهاي پنجم و ششم و هفتم و هشتم بترتيب براي مواردي است كه هر مرحله از كار ، به حذف ، ادغام ، تغيير محل يا بهبود و ساده كردن احتياج داشته باشد . در آخرين ستون ، يعني ستون ملاحظات ، ساير مطالبي كه ضمن تجزيـه و تحليل بايد يادداشت شود ، نوشته مي شود .

اسلاید 38: تكنيــك ها و فنــون ســاده كــردن كــاربراي ساده كردن سيستم ها و بهبود روشها از دو دسته تكنيك و فنون مي توان استفاده كرد . 1- با استفاده از تكنيك و فنــون ساده كه در هر سازمان مــورد استفاده قــرار مي گيرد و با بكار بردن آنها مي توان به بهبود كار و صرفه جوئي در منابع سازمان كمك كرد . 2- استفاده از تكنيك ها يا روش هاي كمي و مقداري كه مستلزم آشنائي با آمار و رياضيات مي باشد .

اسلاید 39: فنـون و روش هـاي مـورد استفـاده در روش اول1- بررسـي تقسيم كار ( جدول تقسيم كار ) براي تقسيم صحيح كار با توجه به تخصص اشخاص در سازمان. 2- بررســي جريان كار ( نمودار جريان كار ) براي تجزيـه و تحليل جريان كار و منطقي نمودن مراحل آن . 3- كنترل فرم و مديريت امور اسناد جهت جلوگيري از چاپ شدن و به جريان افتادن فرمها ، نمونه ها و كاغذهاي زائد .

اسلاید 40: 4- بررسـي محـل كار ( نمودار جا و مكان ) براي استفـاده صحيح و منطقي از فضاي محل كار . 5- اندازه گيـري كار ( كارسنجي ) به منظور تعيين ميزان و حجم كار موجود سازمان . 6- نمودار سازمان : براي تشكيل صحيـح سازمان و تعيين حــدود و وظايف و مسئوليتها و اختيارات اشخاص .

اسلاید 41: نمــودار جريــان كــارتكنيك يا فن دوم از روش هاي مورد استفاده براي سـاده كردن و بهبود روشها در يك سازمان « بررسي جريان كار » است كه با دو هدف عمده و كلي : 1- آشنائي با بررسي و نحوه تجزيه و تحليل جريان كار 2- آگاهي از كاربرد نمودارهاي عمودي و افقي جريان كار بحث را دنبال مي كنيم

اسلاید 42: با يك بررسي مداوم و منظم مي توان كارهاي غيرضروري را حذف يا روش انجام امور را ساده كرد . بدين ترتيب بهره و كارآئي سازمـان افزايش مي يابد ، نظــر مساعد مراجعــه كنندگان نسبت به سازمان جلب مي شود و كاركنان دلگرمي بيشتري پيدا مي كنند .

اسلاید 43: كار در يك سازمـان شباهت زيادي به يك جــاده دارد سازماني را در نظر بگيريد كه در بخشهاي گوناگون آن گــره ها و تنگناهايي وجـود دارد كه مانع انجــام كار با سرعت مناسب مي شود . در برخــي از قسمتهاي جاده چون وسعت ديد كافــي موجود است و ساير شرايط نيـز مناسب است رفت و آمــد به آساني صورت مي گيــرد در برخــي از بخشهاي سازمانــي نيز كار به سرعت انجام مي شـود و ميزان كارآئي در حد معقول و مناسبي است اما قسمتهايي هم وجــود دارند كه مانند يك گره در جاده در كار سازمان اخلال ايجــاد مي كنند و در جريــان كار وقفه بوجـود مي آورند . متاسفانه با اينگونــه مشكلات هم در سطح كلان و هم خرد مواجه هستيم و جريان كارها در اغلب سازمانهاي ما با مراحل زائد ، تكـراري ، بي هدف و بي منطــق در آميخته است . با بررسي علمــي جريان كارها مي توان به اين اختلالات و نارسائيها پي بـرد و راه هاي بهتر انجام كارها را يافت و براي بهسازي روشهاي كار اقـدام كرد . يكي از روشهايي كه ما را در اين راه كمك مي كند بررسي گردش يا جريـان كار است كه در فرمي بنام « نمودار جريان كار» منعكس مي شود .

اسلاید 44: تعريف نمودار جريان كار : نمودار جريان كار عبارت است از تصويري از مراحـل گوناگون كه براي انجام يك كار از ابتدا تا انتها طي مي شود . با كمك نمودار جريان كار مي توان علل بوجود آورنده مشكل را روي صفحه كاغذ به آساني جستجو و پيدا كرد و با آزمايشهاي مكرر و تغيير دادن تقـدم و تاخر مراحل كار و نيز ايجاد سايـر تغييرات لازم مناسبترين شكل جريان كار را كشف كرد .

اسلاید 45: نمودار جريان كار : جدولي است كه با استفاده از علائم ويژه ، مراحل مختلفي را كه براي انجــام يك كار يا فعاليت از ابتــدا تا انتها انجـام مي شود ، همچنين زمــان و مسافت هر يك از مراحل كار را نشان مي دهد .

اسلاید 46: مـوارد استفـاده از نمـودار جريـان كار

اسلاید 47: هنگام تغيير تعداد پرسنل سازمان در مواقـــع افزايـش حجــم كار هنـگام ايجــاد تراكـم در كارهـا درموقع تجديد نظرهاي منظم سالانه درباره سيستمها و روشهاي انجام كار هنگام ساده كردن كارهاي تخصصي

اسلاید 48: در موقـع كاهـش مرغوبيت كالاي توليــدي هنگام خستگي شديد پرسنل و فرسودگـي بيش از حد ابزارها و وسايل ماشيني در موقــع افزايش غيرعــادي هزينه و صرف نيـروي انساني بيش از حد معمول هنگام تعيين پرسنل مورد لزوم در بدو تاسيس

اسلاید 49: مراحل بررسي نمودار جريان كار تعيين كار مورد نظر  تعيين مراحل كار  ترسيم نمودار جريان كار در وضع موجود  تجزيه و تحليل نمودار  تنظيم نمودار پيشنهادي

اسلاید 50: انواع نمودار جريان كار : 1- نمودار عمـودي يا يك ستوني2- نمـودار افقـي يا چنـد ستوني از نمودار عمودي موقعي استفاده مي شود كه كليــه مراحل يك كار در يك سازمان انجام مي شود ، ليكن نمـودار افقي براي مواردي است كه مراحل متعدد كار بوسيله چند اداره يا سازمان انجام مي شود .

اسلاید 51: تهيه و تنظيم نمودار جريان كار تقريباً آسان است . مشخصات كاري كه نمودار بــراي آن تهيه مي گـردد در بالا و سمت راست نوشتــه مي شود . همچنين در مــورد هر يك از مراحـل كار شرح مختصر در ستون مربوطه نوشته مي شود . نوع هـر مرحله كار با استفاده از يكي از علائم ويژه تعيين مي گردد و زمان و مسافت هر مرحله ، در ستون مربوط به آن مرحله يادداشت مي شود . با كمك اين نمودار تحليل گر مي تواند به ارتباطهاي كاري موجود در يك واحد پـي ببرد و از تكرارها و تداخــل هاي وظيفه اي و عملياتي آگاه شود . براي مواقعي استفاده مي شود كه در سازمان مشكلات ناشي از نحوه گردشغلط كارها پديد آمده باشد .

اسلاید 52: تهيه و تنظيم نمودار جريان كار ( عمودي )1. ابتدا عنـوان كاري كه نمــودار براي آن تهيه مي گـردد ، نوشته مي شود . مثل : الف ) نمودار جريان كار « استخدام در دانشگاه قم» ب ) نمودار جريان كار « تبديل پستهاي كاردان به كارشناس در دانشگاه قم»

اسلاید 53: 2. شروع نمودار. خاتمه نموداردر اين قسمت حدود شروع و خاتمه كار مورد بررسي ، نوشته مي شود مثل : الف ) ورود تقاضاي استخدام ( شروع نمودار ) ب ) صدور حكم استخدامي ( خاتمه نمودار ) ♠ تكميل درخواست تبديل پست توسط فارغ التحصيل ( شروع نمودار )♠ تصويب و ابلاغ مصوبه كميته جهت صدور حكم كارشناسي ( خاتمه نمودار )

اسلاید 54: 3. وضع موجود ، وضع پيشنهادي نمودار مراحل جريان يك كار ابتدا در وضع موجود تهيه مي شود و پس از تجزيه و تحليل و ساده كردن كار، يك نمودار ديگر در وضع پيشنهادي تهيه و ارائه مي شود . چون نمودارهاي وضع موجود و پيشنهادي شبيه هم هستند لذا در صورتي كه نمودار براي نشان دادن مراحل كار در وضع موجود باشد ، مربع سمت راست كه در مقابل وضع موجود قرار دارد با علامت  مشخص مي شود ، و چنانكه نمودار به عنوان پيشنهاد تهيــه و ارائه شده باشد ، مربع سمت چپ كه در مقابل « وضع پيشنهادي » قرار دارد ، با علامت  مشخص مي شود.

اسلاید 55: 4. تصویب کننده نمودار-تاریخ تصویب نمودار اين قسمت براي مواردي است كه نمودار در وضع پيشنهادي تهيه و ارائه مي گردد . در اين موارد ، پس از تصويب نمودار بوسيله رئيس يا مدير يا سرپرست سازمان ، نام و مشخصات تصويب كننده ، همچنين تاريخ تصويب نوشته مي شود . با اين توضيح ، در مواردي كه نمودار جريان كار براي وضع موجود تهيه مي شود ، در اين قسمت چيزي نوشته نمي شود .

اسلاید 56: 5. تنظیم کننده نمودار-تاریخ تنظیم نمودار نام و مشخصات تهيه كننده نمــودار جريان كار ، همچنين تاريخ تهيـه نمودار نوشته مي شود . تا اينجا قسمتي از نمــودار جريان كار تكميـل شده و اينك بايد مراحل گونــاگون كاري كه براي بررسي انتخاب گرديده است ، با دقت هر چه بيشتر مورد مطالعه قرار گيرد . 6. ردیف

اسلاید 57: 7. شرح مراحلاين قسمت داراي چنديـن سطر است . در هر سطـر شرح يك مرحله از كار نوشته مي شــود . اولين مرحلــه كار در سطـر اول و ساير مراحل ، بترتيب در سطرهاي بعدي درج مي گردد . بعنوان مثال چند مرحله از مراحل استخدام بقرار زير است :

اسلاید 58: تكميل فرم مخصوص درخواست استخـدام توسط متقاضـي  ارسال فرم به دبيرخانه سازمان  ثبت نامه در دبيرخانه  ارسال به واحد كارگزيني  ارجاع به واحد استخدام توسط مديريت  بررسي مدارك در واحد استخدام  در صورت تكميـل بودن درج مشخصـات متقاضـي در فـرم 

اسلاید 59: عنوان اين قسمت از اسامـي هر يك از علائم ويژه تشكيل مي گــردد . بايد توجه داشت كه هر مرحلــه تنها با يكـي از علائم مزبـور مشخص مي گردد و هيــچ گاه نمي توان براي يك مرحله ، از دو علامت استفاده كرد . 8. بایگانی ، تاخیر ، بررسی ، حمل و نقل یا حرکت یا جابجائی یا ارسال ، عمل♠ مسافت . در اين قسمت مسافتي كه براي هر يك از مراحل حركت يا جابجائي يا ارسال طي مي شود ، برحسب متر ثبت مي گردد . ♠ زمان : در اين قسمت مدت زماني كه براي انجام هر مرحله صرف مي شود ، درج مي گردد . معمولاً زمان برحسب دقيقه اندازه گيري مي شود . ♠ ستونهاي يازدهم تا چهاردهم براي تجزيه و تحليل نمودار جريان كار است .

اسلاید 60: ♠ حذف . چنانچه هنگام تجزيه و تحليل نمودار جريان كار ، حذف يك يا چند مرحله از كــار لازم تشخيص داده شود آن مرحلــه در ستــون « حذف » با عــلامت  مشخص مي گردد . ♠ تركيب . در صورتي كه هنگام تجـزيه و تحليل نمــودار جريان كار ، تركيب يك مرحلـه با يك يا چند مرحلـه ديگــر ضــروري تشخيص داد شــود ، در ستــون « تركيب » در مقابل مرحله مزبــور ، شماره مرحله يا مراحلي كه بايـد با آن تركيب شود ، نوشته مي شود . ♠ شخص . چنانچـه تخصــص شخصــي كه انجــام يك مرحلــه بخصوص را عهده دار است ، براي انجام آن مرحلــه از كار مناسب نباشـد ( تخصص شخـص بيشتر يا كمتر از ميزان تخصص مورد لزوم باشد ) در ستــون « شخص » در مقابل آن مرحله ، علامت  ثبت مي شود .

اسلاید 61: بدين ترتيب ، اطلاعاتـي مربوط به نحــوه انجام كار ، جمــع آوري مي شود . به عبارت ديگر ، مرحلـه تهيه و تنظيم نمــودار جريان كار همان مرحله « جمع آوري اطلاعات » است . ♠ 15 تا 21 . خلاصه . قسمت هاي 15 تا 21 براي مقايسـه روش موجود با روش پيشنهادي و تعيين ميــزان صرفه جوئيهاي مختلف است . تعــداد مراحــل عمل ، حمل و نقل ، بازرسـي ، تاخير و بايگاني يا انبــار كردن ، همچنين زمـان و مسافت در نمــودار پيشنهادي و نمودار در وضــع موجود ، با يكديگــر مقايسه مي شود و تفاوت آنها در ستون صرفه جوئي يادداشت مي گردد .

اسلاید 62: نمـودار افقـي يا چنـد ستونـي اين نوع نمودار موقعي بكـار مي رود كه بخواهيــم مراحل انجـام يك كار را در چندين قسمت از يك سازمان يا در سازمان هاي گوناگون نشان دهيم . نمودار افقي يا چند ستوني وسيله مناسبــي است براي نشـان دادن جزئيات يك كار ، يا يك سيستم يا روش كه توسط اشخـاص يا سازمان هاي مختلف اجرا مي شود . در نمــودار افقي ، نام قسمت ها و يا سازمــان هاي مختلف در سمـت چپ ستونهاي افقي نوشته مي شــود . هر يك از ستــون هاي افقي براي نشـان دادن يكي از مراحل انجام كار مــورد استفاده قرار مي گيرد و اين مراحـل به ترتيب و به طور متوالي در ستونهاي افقي نوشته مي شود .

اسلاید 63: در اين نوع نمــودار نيز مانند نمودار عمودي يا يك ستوني براي نشان دادن نوع هر يك از مراحل كار ، از علائم مخصوص استفاده مي شود . طرز ترسيم و تهيه نمــودار افقي به اين صورت است كه ابتدا به تعداد ادارات يا قسمت هايي از سازمان مورد نظــر كه در انجــام يك كــار بخصوص مثل استخـدام يا خريد وسايل و غيره شركت دارند ستونهاي افقي رسم مي كنيــم سپس با استفاده از علائم ويژه ، جزئيات كاري را كه در هر قسمت يا اداره انجام مي شـود با شرح مختصري در مورد آن كار ، در ستون افقــي مربوط مي نويسيم . با ربط علائــم به يكديگـر مي توان توالي مراحل انجام كار را از چپ به راست نشان داد .

اسلاید 64: نحوه تجزيه و تحليل اين نــوع نمودار مانند عمــودي يا يك ستونـي مي باشد . يعني با مطـرح كردن تعدادي سوال درباره نحـوه انجام كار ، علت يا علل لزوم انجام كار ، و تخصص شخصي كه يك يا چند مرحله از كار را انجام مي دهد ، مي توان كار را ساده كرد و آن را بهبود بخشيد . اين نمودار به تحليل گر كمك مي كند تا به نحوه ارتباطها بين واحدهاي گوناگون پي ببــرد و از تكـرارها و تداخل هايي كه در آن واحــدها رخ مي دهند آگاهي پيدا كند . در بالاي صفحــه اطلاعاتي مانند محل آغـاز و پايان كار ، تنظيم كننده نمودار ، تاريخ تنظيم و موارد لازم مانند عنوان نمودار درج مي گردد .

اسلاید 65: تجزيه و تحليل نمودار جريان كارنمودار جريـان كار طوري تهيه و تنظيم مي شــود كه تجزيه و تحليل آن آسان باشد . با حذف تعدادي از مراحل زائــد يا تركيب دو يا چند مرحلـه مشابه با يكديگــر ، مي تـوان تعداد مراحل انجام يك كار را كاهـش داد و به اين ترتيب سبب بهبود روش انجـام كار شد . همچنين مي تـوان در نحوه انجام يك يا چند مرحله از كار تجديد نظر كرد و آنها را ساده نمود . تجزيه و تحليل كننده پس از تهيه و تنظيم نمـودار جريان كار ، به ترتيب هـر يك از مراحــل كار را از ابتدا تا انتهــا مورد بررسي قرار مي دهــد و سوالهايي بشرح زير مطرح مي كند .

اسلاید 66: با مطالعــه شرحــي كه درباره مرحله مــورد نظر نوشته شده است مي تـوان فهميد كه در اين مرحله چه كاري انجـام مي شود . ممكن است عملي انجام شده باشد مثل تايپ نامه ، يا ماهيت كار ارسـال و حمل و نقل باشد مثل ارسال نامه به دفتر رئيس اداره يا اينكه نوع كار تاخير باشد مانند معطل شدن نامه بــراي امضاء ، يا اينكــه نوع كار بايگاني باشد مثل بايگاني نامه اي در پرونده . 1. در این مرحله چه کاری انجام می شود ؟

اسلاید 67: منظور از طـرح اين سوال ، اين است كه لزوم يا عدم لــزوم مرحله مورد نظر مشخص گـردد . چه بسا مراحلي از كار وجود دارد كه دليل منطقي و قانع كننده اي براي انجــام آنها دردست نيست . تجزيه و تحليل كننده بايد علت لزوم انجــام مرحله تحت بررسي را تجزيه و تحليل كند و چنانچه دليل منطقي و قاطعي براي انجـام مرحله مزبور وجود نداشته باشد ، حذف نمود. در نمــودار جديد ، بعضي از مراحل كار مثل امضاهاي متعدد و غيرضـروري و تاخيرها و معطل شدن هاي بي مورد را مي توان حذف كرد . 2. چرا این مرحله از کار انجام می شود ؟

اسلاید 68: اين سوال براي پــي بردن به علت انجام يك مرحلــه از كار در يك محل بخصوص است . گاهي اوقات مي توان با تغيير محل انجام يك مرحله از كار ، آن را ساده كرد . 3. چرا این مرحله از کار در این محل انجام می شود ؟

اسلاید 69: اين سوال براي تعيين زمان انجام مرحلــه مورد نظـر مي باشد . در بسياري از مــوارد ديده شده كه با تغيير « زمان» و «‌ موقع » انجام يك مرحله از كار به سرعت كار و بهتر شدن آن كمك شده است . 4. چرا این مرحله از کار در این موقع انجام می شود ؟

اسلاید 70: در برخي موارد با تغيير نحوه و ترتيب انجام يك مرحله از كار ، مي- توان كار را ساده كرد و بهبود بخشيد . بطور مثال ، ممكن است براي بسياري از مكاتبات روزمره و جاري در يك سازمان ، فرم هايي تهيه كرد و اينگونه فرمها و نمونه ها را جانشين نامه هاي مكاتباتي نمود . بدين ترتيب ، مراحل متعددي از كار مثــل تهيه پيش نويس ، ارسال به قسمت ماشين نويسـي ، معطل ماندن در قسمت ماشين نويسي ، ماشين شدن و بالاخره برگشت دادن آن ، حذف مي شود . 5. چرا این مرحله از کار به این ترتیب انجام می شود ؟

اسلاید 71: تجزيه و تحليل كننده با طــرح اين سـوال ، شخصــي را كه انجام مرحله اي از كار را بعهده دارد ، مورد توجه قرار مي دهـد و علت واگذاري مرحله مزبور را به اين شخص ، تجزيه و تحليل و بررسي مي كند . ميزان تخصص اشخاص در انجــام هر كار حائز اهميت است . نداشتن تخصــص به اندازه مورد لـزوم يا داشتن تخصـص بيش از آنچه كه بـراي يك كـار لازم مي باشد ، زيانبخش و مغاير با اصل تخصص در سازمان است . در برخي مـوارد با تغيـير شخص يا اشخاصـي كه مرحلـه يا مراحلــي از كار را انجام مي دهنـد ، مي توان به بهبــود و افزايش سرعت كار كمك كرد . 6. چرا این مرحله از کار را این شخص انجام می دهد ؟معمولاً مطرح كردن سـوال هاي ششـگانه ياد شده در مورد هر يك از مراحـل انجام كار ، سبب حذف ، تركيب ، تغييــر يا سـاده شدن كار مي شــود . به عبارت ديگـر ، سـوالات « چرا ؟ » ، « چه ؟ » منجـر به حذف يك يا چند مرحلـه از كار مي گــردد و سـوالات « كجــا ؟ » ، « چه شخصــي ؟ » و « چه موقـع ؟ » سبب تركيب يا تغييـر مراحل مي شود و سـوال « به چه ترتيب ؟ » موجب ساده شدن كار مي گردد .

اسلاید 72: تهيه و تنظيم نمودار جريان كار اصلاحي يا پيشنهاديتجزيه و تحليل كننده پس از تجزيـه و تحليل نمودار جريان كار در وضع موجود ، نمودار جديـدي تهيه و به عنوان نمــودار اصلاحي يا پيشنهادي ارائه مي كند . معمولاً تعداد مراحل در نمودار جديد جريان كار ، از نمودار جريان كار در وضع موجــود كمتر است و نحوه انجام كار نيز در نمـودار پيشنهادي ساده تر مي باشد .

اسلاید 73: به منظور نشان دادن اختلافهاي نمودار جريان كار در وضع موجـود و پيشنهادي تعداد مراحـل عمـل ، ارسـال و حمل و نقـل ، بازرسـي ، تاخير ، بايگانــي ، زمان و مسافت در قسمتي از نمودار جديد جريان كار نوشته مي شود و ميـزان صرفه جوئـي در تعداد مراحل و زمان و مسافت ، مشخص مي گردد .تجزيه و تحليل كننده پس از تهيه و تنظيم نمودار جديد جريان كار ، آن را همــراه با گزارش نهائي جهت تصويب رئيس سازمان ارائــه مي كند .

اسلاید 74: نمــودار گــردش كــارپس از تجزيــه و تحليل و تهيه نمودار در وضعيت پيشنهادي نمودار گردش كار در وضعيت پيشنهادي را ترسيم مي نمائيم. رســم نمــودار گــردش كــارعنــوان روش را دراول نمودار قيد نمــوده و مراحل مهـم و اساسي گردش كار را با استفاده از باكــس هاي مختلف مشخص و اطلاعات مهم مراحل كار را در داخل آن قيد مي نمائيم .

اسلاید 75: مستندسازي فرآيندهاي انجام كارپس از پايان مراحل نمـودار جريان كار و ترسيم نمـودار در وضعيت پيشنهادي و رسـم نمـودار گـردش كـار ، اقــدام به مستندسـازي فرآيندهاي انجام كار مي نمائيم . تعریف مستندسازيمستندسازي ، ثبت كليه اجزاء و مراحل كار و نمودار ارتباط بين مراحل مختلف بنحوي كه كاربران بتوانند بسهولت از نحوه كار آشنايي حاصل كنند .

اسلاید 76: اقدامات لازم جهت انجام مراحل مستندسازي روشهاي مورد عمل ♠ مطالعه نمودارها و چارت سازماني دانشگاه ♠ مطالعه شرح وظايف مورد عمل در واحدهاي ذيربط ♠ مطالعه اهداف دستگاه

اسلاید 77: مراحــل مستندســـازي  عنوان روش اجرائي  نام واحد  هدف از اجراي روش  خدمت گيرندگان / ورودي به سيستم  خدمت دهندگان / خروجي هاي حاصل از اجراي روش  مسئوليتها و اختيارات هر يك از عوامل اجرائي  مدت زمان انجام كار

اسلاید 78:  مدارك و اطلاعات مورد نياز  مشكلات و نارسائيهاي موجود در اجراي روش  فرم هاي مــورد استفاده ( تكميل كننــده ، تائيد كننــده ، تعـداد نسخ ، محل نگهداري )  قوانين و مقررات مورد عمل  نوع فنآوري مورد استفاده  تائيد و تصويب نمودار و مستندسازي فرآيند انجام كار

اسلاید 79: احصــاء روش هــاي مــورد عمــل از طريــق كارشناس مربوطه و با مراجعــه و حضور در واحدهاي ذيربط از طريق انجــام مكاتبات داخلي با واحدهاي مربوطه جهت اخــذ اطلاعات مورد نياز

اسلاید 80: گزارش مستندسازي اصلاح فرآيندهاي انجام كارپس از ترسيم نمودار جريان كار در وضعيت فعلي ، تجزيه و تحليل و رسم نمودار پيشنهادي و رسم نمودار گردش كار، گزارش كار خود را جهت تصويب رئيس واحد و كميته اصلاح فرآيندها و روشهاي انجام كار كه حاوي اطلاعات زير است ، ارائه مي دهيم تا پس از تصويب رئيس واحد و كميته ياد شده جهت اجراء به واحدهاي ذيربط ابلاغ گردد .

اسلاید 81: 1- تكميل فرم شماره يك 2- نمودار جريان كار در وضعيت فعلي 3- نمودار جريان كار در وضعيت پيشنهادي 4- نمودار گردش كار براساس نمودار پيشنهادي 5- فرم هاي مورد استفاده با قيد ( تكميل كننـده ، نام و نام خانوادگي تائيــد كننده و تعداد نسخ ) در قسمتي از فرمها و درج تغييرات پيشنهادي با خودكار آبي 6- فرمهاي قابل استفاده و اصلاح شده با قيد ( تكميل كننـده ، تائيد كننـده و تعداد نسـخ ) 7- قوانين و مقررات مورد عمل در صورتي كه حجم موارد اين بند بيشتر از 2 صفحه باشـد خلاصــه قوانين و مقررات مورد عمل را تنظيم و پيوست مي نمائيم .

اسلاید 82: نمودار جریان کار تبدیل کاردان به کارشناس1- نمودار افقی 2- نمودار عمودی 3- تجزیه و تحلیل اطلاعات4- فرم های مورد عمل5- مقایسه وضعیت فعلی و پیشنهادی6- فرم های اصلاح شده

اسلاید 83: نمودار جریان کار بررسی تغییرات تشکیلاتی1- نمودار افقی 2- نمودار عمودی 3- تجزیه و تحلیل اطلاعات4- فرم های مورد عمل5- مقایسه وضعیت فعلی و پیشنهادی6- فرم های اصلاح شده

اسلاید 84: فـــرم های خالــــیجدول مقایسه وضعیت فعلی و پیشنهادیعلائم ویژه

اسلاید 85: مستندسـازی فرآیندهـای انجـام کـار

اسلاید 86: نمــودار گــردش کــار

اسلاید 87: پــایــانخستـه نباشيـد