مدیریت ارتباطات سازمانی

مدیریت ارتباطات سازمانی

اسلاید 1: مدیریت رفتار سازمانی ارتباطات (فصل دهم) استاد راهنما : جناب آقای دکتر منشی زاده ارائه دهندگان: لیلا دهقان ندا اکبری نسب افسانه امانی

اسلاید 2: مدیریت ارتباطات سازمانیمدرس:دكتر سهيلا بورقاني فراهاني

اسلاید 3: مقدمهارتباطات ضعیف منبع اصلی اختلافات میان فردی است .زیرا افراد70درصد از ساعات بیداری خود را در حال ارتباط برقرار کردن نوشتن و خواندن و شنیدن هستند .هیچ گروهی نمی تواند بدون ارتباط زنده بماند .

اسلاید 4: ماهيت و اهميت ارتباطات((در تمام سطوح سازماني75 درصد از كار روزانه صرف ارتباط مي شودحدود 25 درصد آنچه را كه ما مي شنويم به آن بي توجه هستيم و 75 درصد را با دقت مي شنويم.))اوقات انسانها در سازمان چگونه مي گذرد؟ يك مرور اجمالي نشان مي دهد كه، بعنوان مثال،يك مدير طي روز وقت خود را اينگونه صرف مي كند: به چند نفر درداخل و خارج سازمان براي امور اداري و شخصي تلفن مي كنديا از طرف چند نفر به او تلفن مي شود، پيش نويس نامه هايي را تهيه مي كند و آنها را همراه با يادداشتي براي ماشين نويس مي فرستد يا آنكه پيش نويسهاي تهيه شده به وسيله مرئوسان را براي اظهارنظر و تاييد مطالعه مي كند، نامه هاي وارده را مرور مي كند و دستورات لازم را درباره نحوه اقدام در حاشيه هريك يادداشت مي كندو آنها را جهت اقدام براي متصديان مربوط ارسال مي دارد، گاهي نيز كتباً يا شفاهاً نظر مافوق را درباره بعضي مكاتبات استفسار مي كند.

اسلاید 5: بخشنامه يا اطلاعيه اي را مثلا در زمينه هدفهاي تجديد نظر شده واحد متبوع تدوين مي كندو جهت اطلاع و اقدام به كارمندان مربوط ابلاغ مي نمايد يا آنكه بخشنامه هاي وارده را مطالعه مي كند، در جلسات و كميسيونهايي شركت مي كند و نظرات خود را ابرازمي داردو از نظرات ديگران مطلع مي شود، به گفته يك ارباب رجوع ناراضي گوش مي دهد، ضمن صحبت در مواردي سر را به علامت تصديق و تاييد يا نشانه نفي و مخالفت تكان مي دهد و در مقابل ، مقررات ، روش جاري و محظورات را تشريح مي كند از كارمندي مي خواهد در زمينه ماموريت محوله گزارش دهد، ضمن گوش دادن به گفته هاي او از روي رضايت لبخندي مي زند يا آنكه به علامت عدم رضايت ابرو در هم مي كشد، در پايان ممكن است به نشانه رضايت وصميميت دست او را بفشارد و آهسته به پشت او بزند يا آنكه او را به انجام اموربا جديت و دقت بيشتري دعوت كند، ملاحظه مي شود مدير در انجام اين وظايف كه نمونه اي از فعاليتهاي روزانه او را تشكيل مي دهد همواره سعي دارد به طريقي قصد ونيت خود را به ديگران منتقل كند يا آنكه از نظرات و مفاهيمي كه به وسيله ديگران ابراز مي شود ، مطلع شود.

اسلاید 6: 60%از مشکلات مدیران ناشی ازارتباطات غلط استپیتر دراکرنکته:

اسلاید 7: ارتباطات موثر در سازمان يكي از اجزاي مهم در توفيق مديريت به شمار مي آيد.نقشهاي مديران را در سه سطح تقسيم مي نمايند: نقش اطلاعا تي نقش ارتبا طي نقش تصميم گيريبنا براين اكثر اوقات مدير صرف ايجاد ارتباط وانتقال مي گردد.ارتباط تارو پود سازمان را به هم پيوند داده وموجب يكپارچگي و وحدت سازماني مي گردد.

اسلاید 8: مديريت: فرايند به کار گيری موثر وکارآمد منابع مادي و انسانی برمبنای يک نظام ارزشی پذيرفته شده است که از طريق برنامه ريزی, سازماندهی,بسيج منابع وامكانات ,هدايت ورهبري ,وكنترل عمليات براي دستيابي به اهداف تعيين شده ,صورت مي گيرد.جایگاه ارتباطات در مدیریت

اسلاید 9: تحول مديريت از روش مكانيكي(ماشيني)به ارگانيگي(انعطاف پذير)محيط مطمئن نا مطمئن وبه هم ريختهتكنولوژي يكنواخت غير يكنواختاندازه بزرگ كوچكهدف كارآيي اثر بخشيفرهنگ كاركنان ابزار توليد كاركنان در كانون توجهساختار موظف-متمركز گروه – غير متمركزنوآوري بندرت مرتباارتباطات سيستم اطلاعات رسمي چهره به چهرهمتغيرالگوي مكانيكي(دهه 60)الگوي ارگانيكي(دهه 90)

اسلاید 10: تعریف ارتباطاتانتقال وتبادل وا طلاعات, معاني ومفاهيم واحساسها بين افراد در سازمان با واسطه يا بلا واسطه فرايندي است آگاهانه يا ناآگاهانه ,خواسته يا ناخواسته كه از طريق آن احساسات ونظرات,به شكل پيام هايي كلامي و يا غير كلامي بيان گرديده سپس ارسال , دريافت وادراك مي شوند. اين فرايند ممكن است ناگهاني ,عاطفي ويا بيانگر (مبين اهداف خاص برقرار كننده) باشدبه طور ساده :ارتباطات جرياني است كه ضمن آن افراد مي كوشندتا مفاهيم ومقاصد خود را از طريق پيامهاي نمادي به يكديگر انتقال دهند

اسلاید 11: فرآیند ارتباطارتباط می تواند به صورت یک فرآیند یا جریان در نظر گرفته شود .مشکلات ارتباط زمانی شکل می گیرد که در میان این جریان یک مانع و یا فاصله به وجود آید .

اسلاید 12: ارتباطات فرايندي است:پوياپيوسته برگشت ناپذيرتعاملي محتوايي (زمينه اي )DynamicContinuousIrreversibleInteractiveContextual

اسلاید 13: بازخورددريافت كننده(گيرنده)منبع (فرستنده)پيامفرايند ارتباط فهيمدن رمزگشايي (كدبرداري) كد گذاري فكر

اسلاید 14: یک مدل ارتباطییک مدل ارتباطی از هفت قسمت تشکیل شده است : پیام پیام پیام پیاممنبعکد گذاریکانالرمز گشاییگیرنده

اسلاید 15: فرستنده پيام گيرنده پيامپيام هاواكنشها(باز خور)كانال هاي ارتباطياختلال SourceReceiverMassagesFeedbacksFrame of ReferencesNoiseمولفه هاي ارتباط

اسلاید 16: محيط ارتباطيفرهنگمهارت هاي ارتباطاتوضعيت فيزيكي وضعيتي روحيتجربه ها ,باورها خاطرات, انتظاراتكانال هايي براي پيام ها وبازخوراختلالمنبعدريافت كنندهمحيط ارتباطيمحيط ارتباطيفرهنگمهارت هاي ارتباطاتوضعيت فيزيكي وضعيتي روحيتجربه ها ,باورها خاطرات, انتظاراتاختلال اختلال مولفه هاي ارتباط

اسلاید 17: مولفه های ارتباط -كانال ارتباطيكانال ارتباطي غير يكنواخت قويچهره به چهرهتلفنپست ا لكترونيكنامه مكتوبگزارش يكنواخت ضعيف

اسلاید 18: فیلترفیلتر کردن اشاره به دستکاری اطلاعات دارد تا مورد پسند گیرنده واقع شود .هنگامی که اطلاعات به مدیر ارشد فرستاده می شود باید فشرده و ترکیب شوند تا هنگام انتقال به سطوح بالاتر آشکار نگردد.منافع شخصی و درک چیزی که مهم است منجر به فیلتر کردن اطلاعات می گردد .فیلتر کردن بیشتر در سازمان هایی شکل می گیرد که در آنها توجه زیادی به تفاوت های موقعیتی کارمندان می شود .

اسلاید 19: نقش ارتباطاتدر يك گروه يا سازمان ، ارتباطات چهار نقش ايفا مي كند كه عبارت اند از : كنترل، ايجاد انگيزه، ابراز احساسات و اطلاعاتارتباطات به چندين روش، رفتار اعضاء را كنترل مي كند. سازمانها، سلسله مراتب اختيارات و دستورالعملهاي رسمي دارند كه كاركنان و اعضا بايد آنها را رعايت كنند.و اين چنين گروه مي تواند از اين طريق ( يعني رعايت هنجارها و معيارها) اعمال كنترل نمايد.ارتباطات از طريق روشن ساختن مطالبي همچون شيوه انجام كارهاوطريق بهبود عملكردها در كاركنان و اعضاي سازمان انگيزه ايجاد كند.

اسلاید 20: براي بسياري از كاركنان واعضاي سازمان، گروه مهمترين منبع ارتباطات اجتماعي (روابط متقابل يا تعامل) است. ارتباطاتي كه دردرون گروه صورت مي گيرد نمايانگر ابرازنفرت، درجه استيصال يا رضايت فرد و نوع احساسات او مي باشد. آخرين نقش ارتباطات با تمهيداني است كه در زمينه تصميم گيري به وجود مي آيد. ارتباطات مي تواند اطلاعاتي را ارائه كند كه افراد و گروهها براي تصميم گيري به آنها نياز دارند و ميتوانند از طريق رد وبدل كردن داده ها، شيوه هاي مختلف اجرايي را ارزيابي و بهترين شق يا راه حل را انتخاب نمايند. لازم بذكر است هيچ يك از اين چهار وظيفه نسبت به بقيه برتري ندارد.

اسلاید 21: منابع آلودگي (سر و صدا) انواع كانال هاي ارتباطيالف) ارتباطات كلامي: گفتاري و نوشتاريب) ارتباطات غيركلامي: تصاوير،بيانات چهره اي،حركات و ژست ها.

اسلاید 22: الف)كلامي، ب) غير كلامي ارتباط نوشتاريارتباط گفتاريياداشت هارو در رونامه هاجلسات گزارشاتارائهكامپيوتر هاتلفنآگهي هاي ديواريپست تصويريتصاويرخبرنامه ها

اسلاید 23: ادراک انگیزشی :ما واقعیت را آن طور که هست نمی بینیم بلکه آنها را به گونه ای دلخواه تفسیر کرده و واقعیت می نامیم.

اسلاید 24: نقش ادراك به عنوان موانع ارتباطي1-از پديده واحد ادراكات متفاتي حاصل مي گردد2-آموخته هاي وتجربه هاي قبلي فرد بر ادراك او اثر مي گذارند3-انسان آنچه را تهديد كننده ،ناخوشايند وغير قابل قبول باشد درك نمي كند4-فرد از بين محركها ،محرك خاصي را تحت تاثير عواملي درك مي كند(گزينش ادراكي)5-انسان گاهي از پديده ها تصور يكسان دارد(ادراكي كليشه اي)6-گاهي يك خصوصيت ساير خصوصيت ها را تحت الشعاع قرار مي دهد(هاله اي)7- فرد ممكن است چيزي را درك كند كه انتظار دارد8-انسان پس از دريافت داده هاي مختلف آنهارا در قالبهاي ذهني خاص خود قرار مي دهد

اسلاید 25: حجم سنگین اطلاعات :بسیاری از مدیران از حجم سنگین اطلاعات شکایت دارند .

اسلاید 26: زبانسن / تحصیلات / پیشینه فرهنگی سه نمونه از متغیر های بارزی است که بر زبانی که فرد استفاده می کند و تعاریفی که برای کلمات ارائه می دهد تاثیر می گذارد .گروه بندی کارمندان به بخش های گوناگون متخصصانی را پدید می آورد که به دنبال توسعه زبان و اصطلاحات مخصوص به خود می باشند .

اسلاید 27: ترس از ارتباطاتاز موانع مهم رسیدن به ارتباطات موثر این است که برخی افراد بین5تا20 درصد از مردم به ترس از ارتباط مبتلا هستند .کسانی که از ارتباطات شفاهی هراس دارند از موفقیت هایی که مستلزم چنین ارتباطاتی هستند پرهیز می کنند .

اسلاید 28: جهت ارتباطات رو به بالا عمودی رو به پایین افقی

اسلاید 29: ارتباطات رسمي در يك سازمان فرضيمديرمعاون اداري و ماليمعاون فني و توليدبخش تعميراتاداره كلحسابدارياداره كلكارگزينياداره كلخدماتبخش توليدبخش مهندسياداره اعتباراتاداره رسيدگي

اسلاید 30: شبکه های رسمی و غیر رسمی شبکه های رسمی : از زنجیره قدرت پیروی می کنند و به ارتباطات کاری محدود می مانند .شبکه های غیر رسمی :به درخت انگور شهرت دارند در هر جهتی در آزادی حرکت دارند و از سطوح قدرت می گذرند و همچنان که انجام کارها را تسهیل می کنند می توانند نیازهای اجتماعی اعضای گروه را نیز پاسخ دهند .

اسلاید 31: سطوح ارتباطات در سازمانارتباطات از بالا به پائين. مديران سطوح بالا براي مديران سطوح پايين تر اطلاعاتي درباره هدف هاي سازمان تامين مي كنند، توصيه و دستور صادر مي كنند و مديران فرودست را ارزيابي مي نمايند.ارتباطات از پايين به بالا. فرودستان يا مديران سطوح پايين تر اطلاعات مي فرستند مانند گزارشات پيشرفت كار و توضيحات،پيشنهاد مي دهند و از مديران سطوح بالا سئوال مي كنند.ارتباطات جانبي و مورب. ارتباطات جانبي بين افراد يك گروه كاري،بين گروهها در يك اداره، بين ادارات و ارتباطات مورب،بين يك اداره در يك سطح سلسله مراتب سازمان و اداره ديگري در سطحي ديگر روي مي دهد.ارتباطات غير رسمي- شايعه. در هر سازمان،يك ارتباط غير رسمي و بدون ساختار وجود داردكه به آن شايعه پراكني مي گويند.مديران بايد از وجود آن و نقشي كه گاهي در كاركرد سازمان ايفا مي كند آگاه باشد.

اسلاید 32: الگوهاي ارتباطات سازمانيالفجبهدهبالفجدالگوي زنجيره ايالگوي حلقه اي

اسلاید 33: الفبجدهدهجالفبالگوي ستاره ايالگوي Y

اسلاید 34: نمونه هائي از الگوهاي ارتباطات غير رسميتابشيتصادفيخوشه ايرشته اي

اسلاید 35: ارتباطات غير رسمي در يك سازمان فرضيمدير سازمانمعاون اداري و ماليمعاون فني و توليد