مستندسازی و اصلاح فرآیندهای وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

مستندسازی و اصلاح فرآیندهای وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

اسلاید 1: 1طرح مستندسازي و اصلاح فرآيندهايوزارت ف.و. ا. ا.فرید آق اولیمهرماه 1388

اسلاید 2: 2مباني ناظر بر اجراي طرح1- سياست هاي برنامه تحول اداريدرتصويبنامه شماره 4509/26075 مورخ 8/2/1381 هيأت وزيران در برنامه هفته تحول اداري، سياست‌هاي اجراي برنامه (به عنوان معيار مميزي) شامل موارد زير مي‌باشد:1- بكارگيري نظام‌هاي مكانيزه در دستگاه‌هاي اجرايي با هدف تسريع و تسهيل و ارتقاء سطح كيفيت خدمت2- بكارگيري فنون و روش‌هاي نوين اداري3- ايجاد شفافيت و زمان‌بندي مراحل انجام كار در ارايه خدمات به مردم4- جلب رضايت شهروندان و ارباب رجوع5- ايجاد نظام اطلاع‌رساني مطلوب در جهت تسهيل دسترسي مردم به اطلاعات مورد نياز خود در نظام اداري

اسلاید 3: 32- قانون برنامه چهارم توسعهدر ماده 142 قانون برنامه چهارم توسعه، محورهاي بازنگري و مهندسي فرآيندهاي شامل موارد زير مي‌باشد:1- افزايش پاسخگويي دستگاه‌هاي اجرايي در مقابل مردم (رضايت و تكريم ارباب رجوع)2- افزايش سطح كيفي خدمات

اسلاید 4: 43-‌ دستورالعمل مستندسازي و اصلاح روش‌ها در دستورالعمل نحوه مستندسازي و اصلاح روش‌هاي انجام كار كه در اجراي مصوبه 18540/13ط مورخ 81/2/10 شوراي عالي اداري تهيه و ابلاغ گرديده است، الگو و روش مستندسازي و اصلاح فرآيندها شامل موارد زير مي‌باشد:1-3-مستندسازي روش‌ها، مشتمل بر:- عنوان روش- خدمت‌گيرندگان و خدمت‌دهندگان (متصديان اجراي روش)- مدارك و اطلاعات و فرم‌هاي مورد عمل- شرح مراحل انجام كارمسؤوليت‌ها و اختيارات عوامل اجرايي- قوانين و مقررات- نوع فناوري مورد استفاده در اجراي روش- مدت زمان انجام كار- نمودار گردش كار (با علايم تعيين و استاندارد شده)

اسلاید 5: 2-3-- اصلاح و بهبود روش‌هاي انجام كار، مشتمل بر:- الويت‌بندي اصلاح روش‌ها (براساس تعداد مراجعين، فراواني و اثربخشي آن)- انجام مطالعه به منظور احصاء مشكلات و ارايه طرح در جهت كاهش مراحل و زمان انجام كار5

اسلاید 6: 63-‌ الگوي مستندسازي فرآيندهادر اين الگو كه توسط بسياري از صاحبنظران علوم مديريت ايران مطرح گرديده است براي مستندسازي و اصلاح فرآيندها از معيارهاي زير استفاده مي‌شود.1-‌ شرح فرآيند انجام كار (با مشخص نمودن متصدي انجام كار) در فرم مخصوص 2-‌ ترسيم نمودار گردش كار (با علائم استاندارد نظير:  عمليات  كنترل بايگاني جابجايي )3-‌ زمان‌سنجي مراحل كار و درج آن در فرم شرح فرآيند كار4-‌ با استفاده از مطالعات ميداني و بررسي دقيق فعاليت‌ها، مراحل و زمان انجام كار، مشكلات احصاء و از طريق امكان‌سنجي ادغام يا حذف فعاليت‌ها و مراحل كار، اصلاح روش در جهت كاهش زمان انجام كار صورت مي‌پذيرد. همچنين از ساير فنون نظير اصلاح طرح جا و مكان، تفويض اختيار، اتوماسيون اداري، اصلاح فرم‌ها و تقسيم كار براي اصلاح فرآيندها استفاده مي‌گردد.

اسلاید 7: 7 قلمرو طرح (فرآيندهاي احصاء شده)با توجه به هماهنگي انجام شده مركز نوسازي و تحول اداري وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي فرآيندهاي زير بعنوان فرآيندهاي الويت‌دار براي مستندسازي و اصلاح تعيين گرديده است.معاونت فرهنگي- صدور مجوز پروانه نشر- صدور مجوز تأسيس چاپخانه و حرف وابسته- صدور مجوز چاپ كتاب- صدور مجوز نمايشگاه‌هاي فرهنگيمعاونت سينمايي- صدور مجوز آموزشگاه‌هاي آزاد سينمايي- صدور مجوز پروانه نمايش ويدئويي- پروانه ساخت فيلم‌هاي سينمايي

اسلاید 8: حوزه معاونت هنري- صدور مجوز آموزشگاه‌هاي آزاد موسيقي- صدور مجوز پنج ساله آموزشگاه‌هاي آزاد و هنري- صدور مجوز اجراي نمايش بزرگسال و حرفه‌اي- صدور مجوز يكساله آموزشگاه‌هاي هنرهاي تجسمي معاونت مطبوعاتي- مجوز ورود و توزيع نشريات خارجي- صدور مجوز انتشار نشريه- دريافت پروانه فعاليت دفتر نشريه معاونت برنامه‌ريزي- صدور مجوز مراكز و موسسات چند منظوره فرهنگي و هنري8

اسلاید 9: 9محورهای اصلی بهبود فرايندها بطور کلی تحليل و اصلاح فرايندها با استفاده از مباني مطروحه و رعايت سياستهاي برنامه توسعه بر محورهای ارايه گرديده است:1- كاهش مراحل و مدت زمان انجام فرايند( بمنظور افزايش رضايت خدمت گيرندگان)2- عدم تمركز و واگذاري امور اجرايي به واحدهاي استاني و شهرستاني3- بكارگيري فناوري اطلاعات و اتوماسيون اداري

اسلاید 10: 10نحوه جمع آوری اطلاعاتمستندسازي و مطالعات ميداني با استفاده از :- مصاحبه(فهرست سوالات مشخص) - مشاهده نحوه انجام کار - کنترل مدارک و مستندات، مقررات و فرمها- بررسی فناوری اطلاعات مورد استفاده- بررسی وضعيت استقرار و چیدمان کارکنان و واحدها در مرحله مستندسازي و انجام مطالعات ميداني علاوه بر مصاحبه با مسئولين و كارشناسان و مشاهده فرآيند كار در دفاتر و ادارات كل ذيربط در حوزه ستادي وزارتخانه (معاونت‌هاي فرهنگي، سينمايي، هنري، مطبوعاتي و برنامه‌ريزي)، ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان‌هاي تهران، كرمان و اصفهان نيز مورد بررسي قرار گرفته‌اند تا در صورت وجود تفاوت در فرايند كار، موارد احصاء گردد.

اسلاید 11: اعم مشكلات و نارسائيهابطور کلی در بررسيهاي انجام شده مهمترين مشكلات و نارسائيهای طولاني شدن مراحل و مدت زمان انجام فرايندها بترتيب تاثير آنها عبارتند از: 1- استعلام از مراجع ذيربط بويژه حراست(وزارت اطلاعات) براي تائيد صلاحيت فردي متقاضيان(پاسخ اين استعلام ها 2ماه تا يكسال بطول مي انجامد).2- تمركز صدور برخي مجوز ها در حوزه ستادي وزارتخانه( كه مغاير مصوبه شماره 181526 مورخ 3/10/81 شوراي عالي اداري مي باشد) كه باعث طولاني شدن مدت زمان صدور مجوز بين 3 ماه تا يكسال مي گردد3- فقدان سيستم اتوماسيون اداري بين حوزه ستادي،ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان و ادارات شهرستان4- عدم تفويض صدور مجوزها به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان 11

اسلاید 12: 12نمونه فرايند های مستندسازی شده فرآيند صدور پروانه نشردر فرايند صدور پروانه نشر (كتاب) ادارات شهرستان، (ادارات كل استان و حوزه ستادي وزارتخانه) (دفتر مجامع، تشكل‌ها و فعاليت‌هاي فرهنگي) داراي مسئوليت‌هايي مي‌باشند. با بررسي پرونده‌ها به صورت نمونه در ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان مشاهده شد كه به دليل تمركز تصميم‌گيري و صدور پروانه نشر در تهران مراحل كار بين 1/5 الي 3 سال به طول مي‌انجامد.

اسلاید 13: عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر13رديفشرح فرآيند انجام كارمتصدي انجام كارزمان تقريبي انجامزمان تقريبي انجامرديفشرح فرآيند انجام كارمتصدي انجام كاركاركار+ انتظار1مراجعه و درخواست پروانه (كتاب)متقاضيمراحل 1 الي 10 براي تهيه مدارك و تكميل آن 3 ماه به طول مي‌انجامد2مشاوره و راهنمايي متقاضي و ارائه دستورالعمل و فرم‌هاي ذيربط كارشناس هنري (شهرستان)30 دقيقهمراحل 1 الي 10 براي تهيه مدارك و تكميل آن 3 ماه به طول مي‌انجامد3تكميل فرم درخواست و ارائه مدارك شامل: كپي شناسنامه و مدرك تحصيلي (براي اشخاص حقيقي) و اساسنامه و روزنامه رسمي (براي اشخاص حقوقي) به همراه نمونه سوابق تأليفات (نمونه كتاب) يا گواهي سابقه كارها با انتشاراتمتقاضيمراحل 1 الي 10 براي تهيه مدارك و تكميل آن 3 ماه به طول مي‌انجامد4ثبتدبيرخانه اداره‌شهرستان5 دقيقه5بررسي و ارجاعرييس اداره شهرستان5 دقيقه6بررسي سوابق و تشكيل پروندهكارشناس30 دقيقه7تهيه نامه‌براي ارسال درخواست وپرونده به اداره كل استان كارشناس5 دقيقه 8تايپ نامهماشين‌نويس5 دقيقه

اسلاید 14: 14عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

اسلاید 15: 15عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

اسلاید 16: 16عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

اسلاید 17: 17عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

اسلاید 18: 18عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

اسلاید 19: 19عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

اسلاید 20: 20عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

اسلاید 21:

اسلاید 22:

اسلاید 23:

اسلاید 24: 24صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي مسئوليت صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي در تهران بعهده دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري مي‌باشد ليكن در مورد ساير استان‌ها، مسئوليت صدور مجوز بعهده ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان مي‌باشد. در سال 1386 مجموعاً تعداد 152 مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي صادر گرديده است. تعداد درخواست اين مجوز در ساير استان‌ها بسيار محدود است، بنحوي كه در اداره كل فرهنگ و ارشاد اسلامي استان كرمان آخرين درخواست مربوطه به سال 1384 مي‌باشد. در سال 1385 كه استعلام از حراست انجام نمي‌پذيرفت مدت زمان درخواست متقاضي تا صدور مجوز 2 ماه (66 روز) بوده، ليكن از سال 1387 كه مرحله استعلام از حراست انجام مي‌پذيرد مدت زمان درخواست تا صدور مجوز 9 ماه تا يكسال بطول مي‌انجامد

اسلاید 25: 25عنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري)رديفشرح فرآيند انجام كارمتصدي انجام كارزمان تقريبي انجامزمان تقريبي انجامرديفشرح فرآيند انجام كارمتصدي انجام كاركاركار+ انتظار1مراجعه نزد كارشناس امور آموزشگاه‌هاي آزاد سينماييمتقاضيمراحل 1الي 29 حدود 2 روز2در اختيار قراردادن فرم تقاضاي صدور مجوزكارشناس5 دقيقه3ثبت فرمدبيرخانه5 دقيقه4ارسال به مديركلدبيرخانه 5 دقيقه5ارجاع به كارشناس امور آموزشگاه‌هامديركل5 دقيقه6ثبت ارجاعدبيرخانه5 دقيقه7ارسال براي كارشناس امور آموزشگاه‌هادبيرخانه5 دقيقه8تماس با متقاضي جهت مراجعه براي تشكيل پروندهكارشناس امور آموزشگاه‌ها5 دقيقه9مراجعه به كارشناس جهت تشكيل پرونده و دريافت فرم مدارك مورد نيازمتقاضي5 دقيقه10مراجعه جهت ارايه مدارك مورد نياز و فرم‌هاي تكميل شده و طرح درسمتقاضي5 دقيقه

اسلاید 26: 26عنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري)

اسلاید 27: 27عنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري)

اسلاید 28: 28رديفشرح فرآيند انجام كارمتصدي انجام كارزمان تقريبي انجامزمان تقريبي انجامرديفشرح فرآيند انجام كارمتصدي انجام كاركاركار+ انتظار55پس از دريافت پاسخ اداره اماكن و استعلام حراست اقدام به تهيه پيش‌نويس نامه مجوز مي‌نمايد.كارشناس امور آموزشگاه‌ها5 دقيقه56ارسال به دبيرخانهكارشناس5 دقيقه57تايپماشين نويس5 دقيقه58ارسال به كارشناسماشين نويس5 دقيقه59پاراف مجوزكارشناس5 دقيقه60ارائه به مديركلدبيرخانه5 دقيقه61امضاءمديركل5 دقيقه62امضا و ارسال به دبيرخانه به منظور ثبت مجوز و ارايه به متقاضي (به صورت مراجعه حضوري)دبيرخانه5 دقيقهمراحل 56 الي 62 يك روزعنوان فعاليت: صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي (دفتر مطالعات و برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي سينمايي و سمعي و بصري)

اسلاید 29:

اسلاید 30:

اسلاید 31: 31نمونه ای از نمودار گردش کار سایر فرايند های مستندسازی شده

اسلاید 32:

اسلاید 33:

اسلاید 34:

اسلاید 35:

اسلاید 36: نمونه اصلاح فرايندها فرآيند صدور پروانه نشر1- تفويض اختيار صدور پروانه به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستانبخش عمده‌اي از مراحل و مدت زمان انجام كار مربوط به ارسال پرونده و مدارك از ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان‌ها به ادارات كل استان و از آنجا به حوزه ستادي وزارتخانه (دفتر مجامع، تشكل‌ها و فعاليت‌هاي فرهنگي) و رفع و برگشت‌هاي اداري در سير مراحل انجام كار مي‌باشد كه حدود 5 ماه از مدت زمان انجام فرآيند را به خود اختصاص مي‌دهد. در صورت تفويض اختيار، تمامي امور تشكيل پرونده، بررسي و صدور پروانه مي‌تواند در چارچوب ضوابط و فرم‌هاي مربوطه توسط ادارات و فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان انجام پذيرد و نسخه‌اي از اطلاعات متقاضي و پروانه در قالب فرم‌هاي تعريف شده از طريق اتوماسيون اداري براي حوزه ستادي و استاني وزارتخانه (جهت نظارت و درج در آمار) ارسال گردد.در صورتي كه در برخي از مركز استان، اداره شهرستان ذيربط تشكيل نشده باشد اين امور مي‌تواند توسط اداره كل استان انجام پذيرد36

اسلاید 37: 2- حذف استعلامات از ساير دستگاه‌هادر ضوابط و مقررات موجود، استعلام از حراست (وزارت اطلاعات)، نيروي انتظامي و قوه قضائيه (براي بررسي سوء پيشينه) الزام نگرديده است، در صورتي كه اين استعلامات، به ويژه استعلام از حراست (وزارت اطلاعات) بين 4 ماه تا يكسال به طول مي‌انجامد. در اين خصوص پيشنهاد مي‌گردد استعلامات از دستگاه‌هاي مذكور از فرآيند صدور مجوز حذف گرديده، و در مقابل از متقاضي تعهد عدم سوء پيشينه (در قالب فرم درخواست) اخذ گردد. همچنين مرحله برابر اصل نمودن مدارك توسط دادگستري نيز مي‌تواند توسط ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان انجام پذيرد.37

اسلاید 38: 383- ايجاد و توسعه سيستم اتوماسيون اداريبا نصب و راه‌اندازي سيستم اتوماسيون اداري مي‌توان تمامي مراحل تشكيل پرونده، ارسال مدارك، درخواست‌ها، فرم ها و صدور پروانه و تهيه و ارسال آمارها بين متقاضيان (ناشران)، ادارات شهرستان، استان و حوزه ستادي وزارتخانه را بدون نياز به انجام مراحل متعدد ارسال و مراسلات دستي انجام داد. همچنين تعيين نام نشريه نيز از طريق اين سيستم مي‌تواند توسط ادارات شهرستان انجام پذيرد.

اسلاید 39: 39جدول مقايسه فرآيند موجود و پيشنهادي صدور پروانه نشرفرايند موجودفرايند پيشنهاديتعداد مراحل انجام كار10810مدت زمان انجام كار1 الي 3 سال1 روز

اسلاید 40: 4- بهينه‌سازي طرح استقرار در حال حاضر در مورد كليه فرآيندهاي مورد بررسي، نامناسب بودن نحوه استقرار كاركنان و واحدها يكي از مشكلات طولاني‌شدن مدت زمان انجام كار مي‌باشد. به عنوان مثال واحدهاي دبيرخانه و بايگاني عموماً در طبقه همكف،‌كارشناسان در طبقه اول يا دوم و مديران (روساي ادارات، معاونين و مديركل) در طبقات ديگر مستقر مي‌باشند كه باعث مي‌شود فرآيند كار بلحاظ بعد ‌مسافت و عدم نظارت مستقيم مديريت بر حضور و نحوه فعاليت كاركنان به كندي انجام انجام پذيرد در صورت استقرار صحيح پرسنل و بهينه‌سازي چيدمان (Layout) با استفاده از سيستم گيشه (همانند بانك‌ها) سرعت انجام كار افزايش مي‌يابد. در اين خصوص پيشنهاد مي‌گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان و ادارات كل استان بخش پاسخگويي و صدور مجوزها در طبقه همكف ساختمان به صورت گيشه طراحي و استقرار يابد.40

اسلاید 41: 41در صورت استقرار صحيح پرسنل و بهينه‌سازي چيدمان (Layout) با استفاده از سيستم گيشه (همانند بانك‌ها) سرعت انجام كار افزايش مي‌يابد. در اين خصوص پيشنهاد مي‌گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان و ادارات كل استان بخش پاسخگويي و صدور مجوزها در طبقه همكف ساختمان به صورت گيشه طراحي و استقرار يابد.

اسلاید 42: نمونه طرح استقرار42رئيس اداره (يا معاون)كارشناسكارشناسكارشناسمتصدي دبيرخانه

اسلاید 43: فرايند پيشنهادي صدور پروانه نشريه 43

اسلاید 44: 44

اسلاید 45: 45 فرآيند صدور مجوز تأسيس چاپخانه و حرف وابستهپيشنهادات زير براي اصلاح فرايند صدور مجوز تاسيس چاپخانه ارائه مي‌گردد.1- تفويض اختيار صدور مجوز به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامي شهرستان2- حذف استعلامات از ساير دستگاه‌ها3- ايجاد و توسعه سيستم اتوماسيون اداري4- بهينه‌سازي طرح استقرار

اسلاید 46: 46جدول مقايسه فرآيند موجود و پيشنهادي صدور مجوز تاسيس چاپخانهفرايند موجودپيشنهاديتعداد مراحل انجام كارموافقت اصولي3710تعداد مراحل انجام كارموافقت قطعي3710مدت زمان انجام كارموافقت اصولي3ماه الي يكسال1 روزمدت زمان انجام كارموافقت قطعي2 الي 4 ماه1 روز