گزارش عملکرد

گزارش عملکرد

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الرحيم

اسلاید 2: گزارش عملكرد مدیریت تشکیلات،از تاریخ86/1/1 لغایت 86/9/1آموزش و بودجه برنامه ای در سال86

اسلاید 3: الف ) وظایف مستمر مدیریت چنانچه مستحضرید این مدیــریت از 4 گــروه 1- طبقه بندی مشاغل 2- تشکیلات و بهبود روشها 3- آموزش 4- بودجه برنامه ای تشکیــل می شود که عملکرد مستمر هر 4 گروه در شش ماهه اول بشرح مندرج در CDپیوستی تقدیم میگردد.ب ) تلاشهای فوق العاده همکاران مدیریت و ابتکارات و خلاقیت های بعمل آمده که در سایه باریتعالی و حمایت معاونت محترم پشتیبانی و ریاست محترم دانشگاه منجر به توسعه مدیریت در بخشهای مختلف شده را بطور اختصار بعرض می رساند :با عرض سلام و خسته نباشید گزارش عملکرد سال 86 این مدیریت بشرح ذیل به استحضار می رسد :

اسلاید 4: حــوزه گــروه هـــای کـارشنـــــاسی1) گروه کارشناسان آموزش ضمن خدمت کارکنان : آموزش و میزان توجه به آن همواره در گذشته متناسب با اهمیت موضوع نبوده است در حالیکه سرمایه گذاری صحیح در آن دستاورد بزرگی بـرای سازمان و بهبود وظایف و رسیدن به اهداف آن بدنبال خواهد داشت. باتوجه به اهمیت موضوع آموزش کارکنان در برنامه چهـارم توسعــه از 8 درصد رشـد اقتصادی پیش بینی شـــده برنامه چهارم 5/2 درصد آن صرفاً باید از ناحیه افزایش میزان بهره وری حاصل گردد.

اسلاید 5: اقدامات انجام یافته در این راستا : 1- صرف حدود 50 درصد وقت مدیریت به امر آموزش و انجام مطـــالعه و برگزاری جلسات متعدد جهت حصول به این اهداف پیش بینی شده است.2- برگزاری همایش مدیران واحدهای تابعه به همراه رابطین آموزشی جهت طرح سیاستها و اهداف آموزشی برنامه چهارم توسعه و نهایتاً انجام پرسش و پاسخ شرکت کنندگان با معاونت محترم پشتیبانی ، مدیر و معاون مدیریت و مسئول آموزش ضمن خدمت.3- برگزاری جلسات توجیهی با رابطین آموزشی مراکــز آموزشـی و درمانی و طـرح سیاست ها و اهـداف آموزشی و انجام پرسش و پاسخ و کسب نقطــه نظرات و دیدگاه های ایشان در سالن اجتماعات حوزه ریاست.4- برگزاری جلسه توجیهی با رابطین آموزشی شبکه های بهداشت و درمان و طرح سیاستها و نقطه نظرات ایشان درسالن اجتماعات معاونت بهداشتی.

اسلاید 6: 5- برگزاری جلسه با کمیته آموزش معاونت بهداشتی (نمایندگان گروه هــای کارشناسی) در سالن اجتماعات معاونت بهداشتی به همین منظور.6- برگزاری 4 جلســه با مسئول آموزش معاونت بهداشتی و درمان به همـراه کارشنـــاسان آموزش جهت ایجـــاد هماهنگی و برنامه ریزی دوره های آموزش.7- تشکیل کار گـروه تخصصی آموزش ضمن خدمت مرکـب از 14 نفر ( 9 نفر فـارغ التحصیـــلان کارشناسی ارشد رشته مدیریت آموزشی + 2 نفر مسئـول آموزش معــاونت بهداشتی و درمان + کارشناسان آموزش + معاونت مدیریت)

اسلاید 7: الف) در اولین جلسه این کارگاه که مربوط به آشنایی با سیـاستهای آموزشی و نقد و بررسی فعالیت هـای مدیریت در سنوات قبل بود ، تجدید نظر در فرآیند آموزشی (نیازسنجی – برنامه ریزی – اجراء و ارزشیابی دوره های برگزار شده) و در اولویت اول نیازسنجی آموزشی جهت اصلاح و تجدید نظر لازم مدنظر قرار گرفت.ب) دومین جلسه کارگروه تخصصی اختصاص به تجدید نظر در نیازسنجی آموزشی انجام شده در سال 84 داشــت که با توجه به دستـاوردهای قبلی کارشنـــاسان آموزش به مــدت بیش از 1200 نفــر ساعــت مقرر گردید با کمک گروه هــای کارشناسی تشکیل یافته در سطح دانشگـــاه و اعضای تیم و کارشناسان آموزش اصلاحات و تجدید نظر لازم در نیازسنجی انجام گیرد.ج) سومین جلسه کـار گروه تخصصی در مهرماه تشکیل و گزارش پیشرفت کــار گروه ارائه شد ، که تاکنون حدود 60 درصد کار (تجدید نظر و اصلاح نیازسنجی و انتخاب دوره های مورد نظر سال 87) انجام یافته است.

اسلاید 8: 8- اعلام سیاست های آموزشی دانشگـاه در همایش و جلســات توجیهـی رابطین آموزشی بشرح زیر : برگزاری دوره های آموزشی در غیر وقت اداری ادغام دوره های آموزشی مشابه 2 و4 ساعته حذف دوره های پیش بینی شده غیر ضروری در نیازسنجی تهیه و ارسال بسته آموزشی دوره های مربوطه اعلام برگــزاری دوره هـای غیرحضوری که امکان برگزاری آنها بصــورت کتابخوانی یا غیرحضوری وجود داشته باشد. 9- برگزاری 6 جلسه و بررسی کارشنـــاسی ( به میزان 850 نفر ساعت ) در مـورد دوره های عمومـی و بهبــود مدیــریت و انتخـاب 74 نوع دوره جهت برگزاری در سال 86 و سالهای بعد.

اسلاید 9: 10- انجـام نظارت بر چگونگــی برگزاری دوره های آموزشی در سنوات قبل نظارت بر برگزاری دوره های آموزشی تقریباً در حد صفر بود در حالیــکه امسال از 195545 نفــر ساعت دوره آموزشی برگزار شده به بیش از 80درصد آن نظارت آموزشی بعمل آمده کـه در قالــب نیرو های موجود ( 3 نفر کارشنـــاس و 4 نفر کمک از واحدهای دیگر ) نتایج حاصله مطلوب می باشد.11- تنظیم تقویم برگزری دوره های آموزشی جهت سهولت امر نظارت .12- طراحی فرم ارزشیــابی پایان دوره از فراگیران ، جهت اخذ نظـــرات آنها در مورد مدرسین و رابطین و امکانات برگزاری دوره. 13- طراحی فرم مشخصــات مدرسین و اخذ اطلاعـات آنها جهت برنامه ریــزی های آموزشی و درج نتایج ارزشیابی پایان دوره از فراگیران در مورد مدرسین.14- طراحی فرم مشخصات رابطیــن آموزشی واحدهای تابعه جهت برنــامه ریزیهای آموزشی لازم و درج نتایج ارزشیابی پایان دوره در مورد ایشان.

اسلاید 10: 15- طراحی فرم ارزیابی دوره های حضوری و کتابخوانی از طرف کارشناسان آموزشی جهت تایید یا عدم تایید محتوای دوره برگزار شده و رعایت ضوابط دستورالعمـل های آموزشی. 16- طراحی و تدوین ضوابط دستورالعمــل دوره های آموزش ضمن خدمـت که بعد از 650 ساعت کار کارشناسی به کلیه واحدها جهت اجراء ابــلاغ گردیده. 17- تغییر فرایند اخذ مجوز و اجرای دوره های آموزشی ابتدا واحدهای تابعه عنـاوین ، مشخصات و بسته های آموزشی دوره ها را به مدیریت ارسال می نمایند. واحد آمـوزش مدیریت گروه هدف و مشخصــات دوره را بررسی و تغییــرات لازم را اعمال می کند ، سپس بــه همراه فرم طراحی شده به گروه کارشناسی رشته شغلــی مربوطه ارسال و درصورت عـدم تشکیل گروه کارشناسی به گروه هـای آموزشی دانشکده ها ارسال می نمایند. گروه یاد شده بسته آموزشی ، سرفصلها و مشخصات مدرسین را بررسی و نظـر خود را به مدیـریت اعلام می نماید و نهایتاً با در نظر گرفتن نظر گروه کارشناسی مجوز برگـزاری دوره به واحد تابعه ابلاغ می شود و رونوشت آن جهت انجــام امر نظارت به گروه کارشناسان آموزش ارسال می گردد.

اسلاید 11: 18- تعیین فاصله خانه های بهداشت با مراکز و ستاد شبکه های بهداشت و درمان و استان جهت انجام برنامه ریزی های آموزشی و تعیین اوقات برگزاری دوره ( قبل از ظهر یا بعد از ظهر)19- عدم معرفی مدیران و کارشناسان به سمینارهایی که محتوای ارتباطی موثری به وظایف دانشگاه ندارند. در سالهای قبل حداقل ماهانه2بار ازمدیران و سرپرستان وکارشناسان واحدها به سمینارهای مختلف معرفی می شدند و هزینـه هایی هم بـه دانشگاه تحمیل میشد که این مورد در سال86 تاپایان آذر ماه کلاً 2بار اتفاق افتاده. 20- صدور بخشنامه های لازم جهت سهولت در امر آموزش ضمن خدمت کارکنان21- پیشنهاد و اخذ مجوز برگزاری دوره های عمومی و بهبود مدیریت توسط خـود دانشگـــاه با مجوز هیات امناء دانشگاه (براساس ماده 49 قانون برنـامه چهــارم توسعه) کـــــه با اتخاذ این رویکرد هزینه های زیادی صرفه جویی خواهد شد در سنوات آتی گزارش آن جمع بندی و باطلاع خواهد رسید.

اسلاید 12: 22- نتایج آمار و اطلاعات مجوزهای صادر شده در سال 86 صدور 581 مورد مجوز برگزاری دوره به واحدهای تابعه. بررسی و صـــدور مجوز برگزاری410 ساعت و 26882 نفر ساعت دوره هـای آموزشی ، عمومی،توجیهی و مشترک اداری 4085 ساعت و 242365 نفر ساعت دوره آموزشی اختصاصی. 4495 ساعت (295545نفر ساعت ) دوره آموزشی در سطح استان. از مجوزهای صادره 3621 ساعت و 209065 نفر ساعت بصورت حضوری. از مجوزهای صادره 874 ساعت و 59982 نفر ساعت بصورت غیر حضوری. از مجوزهای صادره 909 ساعت و 58355 نفر ساعت در وقت اداری. از مجوزهای صادره 3910 ساعت و 232290 نفر ساعت در غیر وقت اداری. در مجموع 295545 نفر ساعت مجوز صادره 78 درصد آن خارج از شیفت کاری کارکنـان و در غیر وقت اداری بوده است. حدود 10درصد دوره هایی که مجوز آن صادر شده بود (19554 نفر ساعت ) بدلیل عدم رعایت دستورالعمل و ضوابط دوره های آموزشی لغو گردیده است.

اسلاید 13: 2- براساس بررسیهای بعمل آمده ، برای مجوزهای سنوات قبل ، بیش از 50 درصد دوره ها تشکیل نمی یافته و برای 50 درصد بقیه ایراداتی اعم از : برگـزاری آنهــا در وقت اداری و پاسخگو نبودن کارکنان به ارباب رجوع (بیمـار و مشتریان مراکز بهداشتی) و نهایتاً نارضایتی مردم. در پاره ای از دوره ها به جای 8 ساعت حضور روزانه ، 4 ساعت حضور فیزیکـی را شاهد و کنترل مناسب و دقیقی صورت نمی گرفت. در پاره ای از روزهای کاری اداره که اصلاً دوره ای وجود نداشت ، مامـوریت هایـی برای حضور در دوره های آموزشی از واحدها اخذ می شد. دوره هایـی هم که تشکیل می شد نتیجه مطلوبی نداشته و توانمندی های لازم را در کارکنان ایجاد نمی کرد و بعضاً اثرات منفی هم به دنبال می داشت. در سال 86 سعی گردیــده برنامه روزانـــه و ساعات دقیــق تشکیل دوره و بقیه اطلاعات و مشخصات دقیق دوره و شرکت کنندگان بصورت مکتــوب به واحد تابعه اعلام گردد و با بکارگیری بندهای 22گانه تاحدودی مشکلات فوق الـذکر مرتفـــع گــردد و با حضـور کارشناسان آموزش و ناظرین همکار که از واحد های تابعه با مـا همکاری دارند فقـط به دوره ها و کارکنانی مجوز و گواهینامه صادر خواهد شد که در کلاس حضور داشته و ضوابط و دستورالعمل های آموزشی را رعایت نمایند.

اسلاید 14: 24- برنامه های در دست اجراء :1) بررسی نیازسنجی آموزشی کارکنان جهت تعیین دوره های عمومی و اختصاصی سال 87در این مـورد تاکنون حدود 2400 ساعت با کمک همکارانیکه خارج از گـروه کارشناسان آموزش اشتغال داشتند ، کار بررسی صورت گرفته است .2) اتخاذ سیاستهای جدید آموزشی علاوه بر موارد یاد شده.1-2 ) تعیین اهداف ، نتایج و دستاوردهای دوره ها برای سال 872-2 ) تعیین پروژه هــای مورد نیــاز دانشگــاه به جای آزمون در دوره های عمومی ، اختصاصی و بهبود مدیریت3-2 ) افزایش دوره های کتابخوانی و غیر حضوری و مکانیزه نمودن آن4-2 ) تشکیل کمیته آموزش راهبردی براساس دستورالعمل وزارت متبوع5-2 ) صدور ابــلاغ ماموریت ( بعنوان مسئــول آموزش ضمن خدمت) برای رابطیـن آموزشی (براساس هماهنگی بعمل آمده با معاونت مرکز توسعه مدیریت و تحول اداری وزارت متبوع) 6-2 ) تعویض رابطینی که در طول سال 86 امتیاز لازم را کسب ننموده اند.

اسلاید 15: 7-2) برگـــزاری دوره آموزشی در حدود 40 ساعت برای مسئولین آموزش ضمن خدمت در محورهای : 1-7-2 ) طرح و تبیین فرآیند آموزش 2-7-2) نحوه تعیین اهداف آموزشی3-7-2) طرح و تبیین دستورالعمل ها ، بخشنامه ها و قوانین4-7-2) برگزاری کارگاه و جلسه پرسش و پاسخ8-2 ) برگزاری دوره های بهبود مدیریت با اساتید و مدرسان مجرب.9-2 ) طراحی برنـــامه های لازم درخصوص نحوه بررسی و سنجش اثر بخشی دوره های آموزشی با کمک کارگروه تخصصی و کمیته آموزش راهبردی.نیازسنجیبرنامه ریزیاجراءارزشیابی

اسلاید 16: 10-2 ) انجام مطالعه تطبیقی با دانشگاههای دیگر در مورد چگونگی برگــزاری دوره های آموزشی و استفاده از تجارب همدیگر.11-2 ) انجام آزمون و نظارت بر طراحی سوالات از طرف واحد آموزش با کمک گروههای کارشناسی و درصورت لزوم طراحی سوالات.13-2 ) تشکیل مخزن سوال در واحد آموزش جهت استفاده در آزمون های سال 87 و سالهای بعد.2) گروه کارشناسان تشکیلات و بهبود روشها :1) یکی از وظایف مهم واحد تشکیلات بررسی و اعلام نظر در مورد نیازهای نیروی انسانی واحد های تابعه براساس استانداردهای تشکیـلاتی می باشد که در این راستا نیازهای استخدامی سال 86 کلیه واحدهـا پس از دریـافت اعلام نیــاز بررسی و در مــورد تـعداد نیــروی انسانی مورد نیاز براساس استانداردهای تشکیلاتی و سیاست های کمیته اصلاح نظامهای استخـدامی و کمیسیـون تحول اداری اعـلام نظــر شده اســت که این وظیفه مهم در سالهای قبل عملیاتی نشده بود.

اسلاید 17: 2) در جریان تجدید نظر در تشکیلات پرسنلی مرکز آموزشی و درمــانی الزهراء (س) و طرح و توسعه و ضمیمه نمودن غربالگری سرطان زنــان به آن که از طرف بخش خصوصی (خیرین) پی گیری و کمک می شـود از طــرف مرکز گستــرش شبکه معاونت سلامت و مرکز توسعه مدیریت و تحول اداری وزارت متبـوع بدلیل خارج بودن از سقف تعداد تخت بستری در برنامه چهارم توسعه موافقت بعمل نیامده بود.با توجه به حساسیت موضوع برای استان در جریـــان تعاملات صـورت گـرفته کارشناسان این مدیریت و با تدبیر و اعمال نظر و نفــوذ کلام در معــاونت توسعه و معاونت سلامت وزارت متبوع مجوز تشکیلات پرسنلی مرکز مزبـور در مهرماه اخذ و جهت اجراء به مرکز الزهراء(س) ابلاغ شد. هرچند مسئولین محترم اهمیت لازم را به قضیه فوق ندادند.

اسلاید 18: 3) مرکز امام رضا (ع) براساس بررسی های سال 78 یکی از پرضررترین پروژه های ملی و استانی بوده است و همچنین اخذ تشکیلات پرسنلی آن نیز با زحمت زیادی روبرو بود. مسئولین محترم دانشگاه تصمیم گرفتند تشکیلات مرکز شهید مدنی حذف و پستهای آن به مرکز امام رضا (ع) انتقال یابد که در اینصورت از نظر تیپ بندی دانشگاهها اثر معکوس و منفی می گذاشت و احتمال سقوط حوزه درمان دانشگاه به تیپ 2 محتمل بود. در این میان با تلاشهای مدیریت و همکاران استقلال مرکز شهید مدنی حفظ گردید. 4) گـروه کارشناسان تشکیلات و بهبود روشهــا فرم هایی را طراحی تا در اجرای برنــامه زمانبندی (روزهــای یکشنبــه و سه شنبه) اطلاعات جامع واحدهـــای تابعه را اخذ تا در مواقع لازم درخصــوص نیازهای استخدامی واحدها اعلام نظر گردد.

اسلاید 19: 5) فعال نمودن بخش بهبود روشها در این گروه. که قبل از سال 86 این بخش در مدیریت فعال نشده بود و در سال 86 با تشکیل و فعال نمودن این بخش توانستیم با برگزاری کارگاهها و دوره های آموزشی بهبود روشها با استفاده از نمودار جریان کار تعداد 55 فرآیند را مستند و پیشنهادات اصلاحی لازم داده شود. بدلیل کمبود نیرو در این بخش (1 نفر شاغل) در 2 جهت 1- برگزاری دوره های آموزشی بهبود روشها و 2- مستندسازی و اصلاح فرایندهای مدیریت ، فعالیت نموده است.6) اخذ تشکیلات تفصیلی برای پایگاه اورژانس 115 شهری و بین جاده ای در واحدهای تحت پوشـش شبکه های بهداشت و درمان استان در قالــب 256 ردیف پست سازمـانی که به امید و لطف خداوند می تواند نیازهـــای پرسنلی پایگاههای اورژانـس استان را جوابگو و از نارسائی های موجود در امر خدمات اورژانس شهری و بیــن جاده ای بویژه در مناطق محروم و دور افتاده بکاهد.

اسلاید 20: 3) گروه کارشناسان طبقه بندی مشاغل :1) پیشنهاد بررسی کارکنانیکه در پست سازمانی خود اشتغال ندارند به کمیته اجرائی طرح طبقه بندی مشاغل و تصویب آن از طـرف کمیته. در این مورد پیشنهاد جدیدی نیز به شورای پذیرش و بررسی پیشنهادهـا ارائه شده که درصـورت تصویب در شـورا و طی مراحل تصویب تغییر مثبت در نظام ساختاری در سازمان را به دنبال خواهد داشت.2) اجــرای برنامه زمانـبندی شده حضور در واحدهـای تابعه و انجام عملیــات اجرایی طبقه بنــدی مشاغل در واحد و پاسخ به ســوالات مسئولین کارگزینی ، مسئولین واحد و کارکنان واحد.3) با توجه به ماهیـــت وظایف گروه طبقـــه بنــدی که قبلاً با گروه کارشناسان آموزش در یک گروه واحد بود و بلحاظ اهمیــت موضــوع آموزش ، اعضای گروه طبقه بندی کمکهای خوبی به تحقق اهداف گروه آموزشی نموده اند.

اسلاید 21: 4) گروه کارشناسان بودجه برنامه ای :1) طراحی فرم های لازم جهت برآورد امتیازات مورد نیاز واحدهــا و کنترل هزینه ها و درج اطلاعات جمع آوری شده از واحد در فرم هـای طراحی شده.2) حضور در واحدهای تابعه (روزهای یکشنبه و سه شنبه) و بازدیـد از آنها و کنترل طرحهای در دست اجراء و درج اطلاعات آنها در فرم های طراحی شده. 3) در اختیار گذاشتن بخشی از اعتبارات خارج از شمول جهت هزینــه نمودن اعتبـارات در موارد مشخص که طی پیشنهادی از طرف گــروه بتصویب رسیده و به واحدهای تابعه ابلاغ گردیده و در اثر این پیشنهاد مکاتبات زیادی که از طرف واحدها بعمل می آمد کاهش یافته است.

اسلاید 22: 5) مدیـــریت :1) برگزاری جلسات حضوری با گروههای کارشناسی و نهایتاً در پایــان سال 85 برگزاری جلسه با جمع کارکنـــان مدیریت و انجام توافق کتبی و شفــاهی و اخلاقـی و درنتیجـــه تدویــن و توافق حدود انتظارات و منشور مدیـریت در بخشهای :1-1) حدود انتظارات عمومی و اختصاصی :2-1) دستورالعمل نحوه پرداخت اضافه کار3-1) ارزیابی سه ماهه یا شش ماهه همکاران براساس شاخصهای طراحی شده4-1) اختصاص روزهای کار هفته به :- روز شنبه و دوشنبه پاسخ به ارباب رجوع- روز یکشنبه و سه شنبه حضور در واحدها- روز چهارشنبه برگزاری جلسات گروه جهت بررسی موارد کارشناسی و مشکلات پیش آمده- روز پنجشنبه مطالعه

اسلاید 23: 2) طراحی انــواع فرم هـای مورد نیــــاز جهت انجام وظایف مطلوب و سریع تر و کارشناسی تر گروه ها و حوزه مدیریت3) طراحی و اجرای فرم نظـرسنجی از اربــاب رجــوع در حـوزه مدیریت و معاونت پشتیبانی که از مرداد ماه سال جاری اجراء و نتایج آن بعد از شش ماه اعلام می شود. 4) انجام ارزیابی همکاران براساس بند اول در قالب زمانی شش ماه و ابلاغ نتایج آن به همکاران. 5) طراحی فـــرم نظرسنجی از همکاران در مورد مدیریت در 28 بنــد و جمع آوری نظرات آنها در حالتــی که آنها بتوانند آزادانه نظر داده و اشکالات مدیریت را اعلام تا مدیریت نیز بتواند اشکالات و اشتباهاتش را اصلاح نماید.

اسلاید 24: 6) اجرای دستورالعمل اضافه کــار ساعتی از اول اسفند ماه سال 85 تاکنون بطوریکه رضـایت نسبی همکاران را دنبال داشتــه است چون هر کس فعالیت بیشتری داشته باشد دریافت زیادی خواهد داشت. 7) کمک به انجام وظایف اجرایی کمیسیون تحول اداری دانشگاه بطوریکه از همکاران مدیــریت در پنج کمیته آن حضور فعال داشته و می توان ادعا نمود 40 درصد وظایف اجرایی کمیسیون را همکاران این مدیریت انجام می دهند. 8) تهیه و تدوین بسته های آموزشی و تالیفات : 1- احتساب سوابق خدمتی و تجربی2- مفاهیم واستانداردهای تشکیلاتی3- آئیننامه اجرائی طرح طبقه بندی مشاغل با آخرین اصلاحات4- مشابهت های شغلی5- آشنایی با قوانین و مقررات ایثارگران6- آشنایی با شرایط احراز رشته های شغلی دانشگاههای علوم پزشکی

اسلاید 25: در پایان ضمن تشکر و قدردانی از معاونت محترم پشتیبانی و ریاست محترم دانشگاه و همکاران پر تلاش در مدیریت و واحدهـای تابعــه در حمــایت و پشتیبـانی از برنامه های فوق الذکر منتظر اعلام نواقص کارها ، ارائه طریق و نظرات ارشادی مسئولین محترم می باشیم.مدیریت تشکیلات ، آموزش و بودجه برنامه ای