۱. اسلایدها را ساده تهیه کنید.

پاورپوینت در حالت مبنا اسلایدها را به صورت افقی یا چشم‌انداز (landscape) نمایش می‌دهد. این نرم‌افزار برای نمایش اطلاعات گرافیکی طراحی شده و می‌تواند از بلندگو برای ارائه استفاده کند. اسلایدها به تنهایی نمی‌توانند ستاره نمایش باشند. مردم برای دیدن و شنیدن شما جمع شده و به وسیله سخنان شما کنجکاو شده و اطلاعاتی به دست می‌آورند. اجازه ندهید توانایی‌هایتان و آنچه می‌خواهید بگویید تحت تأثیر چند اسلاید شلوغ و بی‌مایه قرار گیرد. اسلایدها باید در برگیرنده فضای سفید یا منفی زیادی باشند. سعی نکنید فضاهای خالی را با لوگوی خود یا سایر تصاویر غیرضروری پر کنید.

۲. استفاده از نقطه شماره‌ها و متن را محدود کنید.

ارائه پاورپوینت برای این است که مخاطب شما از آن سود ببرد. باید بدانید خسته کردن او با تکرار نقطه شماره‌ها سودی ندارد. بهترین اسلایدها آنهایی هستند که اصلاً متنی ندارند. اسلایدهای پاورپوینت بدون استفاده از روایتگری (که راوی آن شما هستید) معنی ندارد. به خاطر داشته باشید که اسلایدها صرفاً برای حمایت از روایت و سخنرانی سخنران تهیه می‌شوند. بعد از پایان ارائه‌ها شاید این مطلب را زیاد بشنوید: آیا می‌شود من اسلاید‌های شما را داشته باشم؟ این بدان مفهوم است که ارائه خوبی نداشته‌اید. چرا که بهترین اسلایدها بدون راوی هیچ اهمیتی ندارد.

با محدود کردن متن، ارائه خود را بهبود ببخشید.

لطفا این نکته کلیدی را فراموش نکنید که هیچگاه نباید پشت خود را به مخاطب کرده و شروع به خواندن متن کنید؛ کلمه به کلمه!

۳. استفاده از انتقال‌ها و انیمیشن‌ها را محدودکنید.

ازحالت‌های انتقال اسلایدها (Transition) و ساخت موضوعات که در اصطلاح انیمیشن نامیده می‌شود با کراهت استفاده کنید. همانند نقطه شماره‌ها (bullet points) نباید برای هر اسلایدی انیمیشن قرار دهید. بعضی از انیمیشن‌ها خوب هستند اما به شرط اینکه خوب و حرفه‌ای استفاده شوند (مانند آنچه در تیتراژهای خبری می‌بینید) یک انیمیشن ساده مثل حرکت از چپ به راست (wipe left to right) برای یک نقطه شماره مناسبت است اما استفاده از حالت پرواز fly بسیار کند و غیر حرفه‌ای است که متأسفانه در بیشتر ارائه‌ها از آنها استفاده می‌شود. در صورت کثرت انتقال‌ها و انیمیشن‌ها، مخاطبان به سرعت از ارائه شما خسته می‌شوند. بعلاوه سعی کنید در هر ارائه از حداکثر ۲ یا ۳ نوع انتقال transition و انیمیشن بیشتر استفاده نکنید.

۴. از تصاویر با کیفیت بالا استفاده کنید.

می‌توانید از تصاویری که با دوربین دیجیتال خود گرفته‌اید استفاده نموده و یا یک دوربین حرفه‌ای تهیه کنید. همچنین می‌تواید از تصاویری که بر روی شبکه‌های اینترنت قرار دارد با مد نظر قرار دادن کپی رایت استفاده کنید. هیچگاه تصویری را که از رزولوشن کمی‌ برخوردار بوده و یا کوچک است را نکشید تا بزرگ شود چرا که باعث افت بیشتر کیفیت آن می‌شود. تا حد امکان از clipArtهایی که پاورپوینت به صورت آماده در اختیار قرار می‌دهد استفاده نکنید چرا که مخاطبان شما بیش از صدها بار آنها را دیده‌اند. من اغلب از تصاویر آدم‌ها در اسلایدهایم استفاده می‌کنم. چرا که مخاطبان راحت‌تر با آنها ارتباط برقرار می‌کنند.

در صورتی که اهمیت عکس نسبت به متن بیشتر است (مانند عکس محصولی که می‌خواهید معرفی کنید) وضوح آن را بیشتر کنید تا متن درحاشیه قرار گیرد. در غیر این صورت سعی کنید عکس با بلوره شد در حاشیه قرار بگیرد.

۵. یک تم بصری داشته باشید.

از تم بصری مناسبی استفاده کنید.

واضح است که شما به یک تم theme  بصری احتیاج دارید. اما از تم‌هایی که پاورپوینت در اختیار شما قرار می‌دهد به ندرت استفاده کنید چرا که بارها توسط مخاطبان‌تان دیده شده‌اند. مخاطبان احتیاج به ارائه‌ای منحصر به فرد دارند. شما می‌توانید پس زمینه Back ground خودتان را ساخته و آن را به صورت یک الگوی پاورپوینت (ppt.) ذخیره نمایید. و در مواقع مورد نیاز از آنها استفاده کنید. می‌توانید تم‌های حرفه‌ای را به صورت آنلاین نیز خریداری نمایید. (به عنوان مثال می‌توانید از وبسایت (www.ppt.ir) استفاده کنید.

۶. از نمودارهای مناسب استفاده کنید.

همیشه از خود بپرسید که به چه میزان جزئیات نیاز دارید؟ ارائه دهندگان همیشه متهم به استفاده از داده‌ها و اطلاعات زیاد هستند. در خصوص استفاده از این اطلاعات به شکل نمودار چند نکته را به یاد داشته باشید:

1. نمودارهای کیکی Pie charts برای نشان دادن درصد و نسبت در موارد محدود (حداکثر ۴-۶ مورد) استفاده می‌شود. در این نمودارها وضوح تصویر بسیار مهم است.
2. نمودارهای میله‌ای عمودی: برای نشان دادن تغییر در کمیت‌ها استفاده می‌شود. بهتر است میله‌ها به ۴-۸ مورد محدود شود.
3. نمودارهای میله‌ای افقی: برای مقایسه کمیت‌ها به کار می‌رود. مثلا مقایسه فروش در چهار منطقه یک شرکت.
4. نمودارهای خطی: برای نشان دادن گرایش‌ها به کار می‌رود. به عنوان مثال آیا فروش شما گرایش به رشد دارد یا خیر؟

بهتر است به تکنیک‌هایی که متخصصان برای خوب یا کمتر بد جلوه دادن آمار به کار می‌برند نیز توجه داشته باشید. در صورتی که آمار بیانگر عملکرد خوب شماست بهتر است آن را در قالب نمودار ارائه کنید و در غیر این صورت از جدول استفاده کنید. نتیجه کار شما کمتر بد دیده خواهد شد!

۷. از رنگ‌ها به نحو احسن استفاده کنید.

رنگ‌ها احساسات را تحریک می‌کنند. رنگ درست مخاطب را مجاب و متقاعد می‌کند. مطالعات نشان می‌دهد که رنگ‌ها می‌توانند حتی یادگیری را بهبود ببخشند. نیازی نیست که یک متخصص رنگ شناسی باشید. اما بهتر است اندکی در این مورد بدانید. رنگ‌ها به دو دسته سرد (مانند سبز و آبی) و گرم (مانند نارنجی و قرمز) تقسیم می‌شوند. رنگ‌های سرد برای پس زمینه مناسب است. رنگ‌های گرم برای موضوعات و بخصوص متن مناسب‌اند. در صورتی که می‌خواهید در یک اتاق تاریک و یا سالن ارائه مطلب داشته باشید، بهتر است پس زمینه تیره (آبی یا خاکستری تیره) و متن روشن باشد. در محیط‌های روشن برعکس عمل کنید.

۸. فونت‌هایتان را با دقت انتخاب کنید.

از فونت‌های مناسب استفاده کنید.

فونت‌ها، پیام‌های خاصی را از خود صادر می‌کنند. به همین دلیل است که باید در انتخاب آنها دقت داشته باشید. سعی کنید در سراسر ارائه‌تان از یک نوع فونت استفاده کنید. تا حد امکان از فونت‌های مکمل مانند  Arialاستفاده نکنید. به فونت‌هایی که دارای زواید هستند مانند  Times new romanو فونت‌های فاقد زواید مانند  Arial یا Helvetica را بشناسید. فونت‌های دارای زواید برای اسنادی که دارای متن فراوانند تهیه شده‌اند. خواندن این فونت‌ها ساده‌تر است. با این حال خواندن این فونت ها بر روی اسلاید سخت است و لذا بهتر است از فونت‌های فاقد زواید (بجز helvetica) استفاده کنید.

۹. از ویدیو و صوت استفاده کنید.

در جاهای مناسب از ویدیو و صورت بهره ببرید. این ویدیوها برای نشان دادن مثال‌های عینی از آنچه می‌گویید مناسب بوده و موجب افزایش یادگیری می‌شوند.

۱۰. برای مرتب کردن اسلایدهای‌تان وقت صرف کنید.

پاورپوینت دارای ویژگی به نام slide sorter می‌باشد. اطلاعاتی که می‌خواهید ارائه کنید در قالب قطعات کوچک و گاهی مجزا از یکدیگر (اسلایدها) ارائه می‌شوند. این اسلایدها ممکن است ربط منطقی به یکدیگر نداشته باشند. برای پیشگیری از این مشکل به  slide sorter بروید و بر اساس نظم منطقی که در ذهن دارید به چینش اسلایدهایتان بپردازید.