زمانبندی اثربخش Effective Scheduling
اسلاید 1: زمانبندی اثربخشEffective Scheduling
اسلاید 2: عنوانزمان‌بندی اثربخشنوعابزارمراحل استفادهبرنامه ریزی/ اجراموضوعمدیریت پروژهسطحفردیپیچیدگیمتوسط
اسلاید 3: زمانبندی فرآیندی است که طی آن، زمان در دسترس خود را درنظر می¬گیرید و سپس چگونگی استفاده از آن را در راستای رسیدن به اهداف شناسایی شده؛ برنامه ریزی می کنیدنحوه استفاده از ابزاربهتر است که زمانبندی، بر اساس یک اصول دقیق و منظم انجام شود؛ برای نمونه؛ حتما ابتدای هر هفته انجام شود. بنابراین گام های زیر را برای آماده سازی زمانبندی خود دنبال کنید:گام نخست؛ برآورد مقدار زمانی که برای کارهای خود نیاز دارید.این مورد به چیدمان کاری و البته اهداف شخصی شما، بستگی دارد. گام دوم؛ تمرکز بر کارهایی که انجام آن ها برای داشتن عملکرد خوب، لازم است.این موارد معمولا همان کارهایی هستند که شما را براساس آنها ارزیابی خواهند کرد. برای نمونه؛ اگر قصد دارید که کارمندان را مدیریت کنید، آنگاه باید برای پرورش آنها، نظارت بر آنها و حل مسائلی که در مورد آنها بروز خواهند کرد؛ زمان کافی درنظر بگیرید. همچنین باید برای برقراری ارتباط موثر با مدیر خود و افراد کلیدی پیرامون خود زمان مناسبی اختصاص دهید (شاید اطرافیانتان در کوتاه مدت، شما را برای غفلت از آنها سرزنش نکنند؛ ولی اگر به افرادی که در زندگی کاری و فردی شما نقش کلیدی دارند، توجه نکنید، حتی بهترین و بیشترین تلاشهایتان در حوزه مدیریت زمان، بیهوده خواهد بود).گام سوم؛ فهرست انجام کارها را مرور کرده و فعالیتها را بر اساس اولویت و ضرورت بیشتر، زمانبندی کنید.همانند فعالیتهای کلیدی حوزه بهبود و نگهداری که امکان حذف یا تفویض اختیار آنها وجود ندارد.گام چهارم؛ برنامه زمانی اقتضایی را مناسب با شرایط تدوین کنید.با گذر زمان و کسب تجربه بیشتر متوجه اهمیت این گام خواهید شد. هرچقدر که کار شما بیشتر غیرقابل پیش بینی باشد؛ بیشتر به برنامه زمانی اقتضایی نیاز خواهید داشت. طبیعت برخی از کارها با وقفه های پیش بینی نشده همراه است: مطالعات نشان داده است که برخی از مدیران برای انجام هر کار به صورت متوسط تنها 6 دقیقه را بدون ایجاد وقفه و اختلال فعالیت میکنند.قطعا شما نمیتوانید زمان وقوع وقفه ها را تعیین کنید ولی اگر در زمانبندی خود، احتمال وقوع آن ها را درنظر بگیرید؛ از انعطاف پذیری لازم برای ارائه واکنش مناسب نسبت به آنها و سایر مسائل ناگهانی و ضروری، برخوردار خواهید شد.
اسلاید 4: گام پنجم؛ آنچه که باقی مانده است؛ زمانبندی شخصی میباشد.این گام درمورد زمان موجود برای برآورده کردن اولویتهای شما و دستیابی به اهدافتان است. بنابراین فهرست انجام کار اولویت بندی شده و اهداف فردی خود را بررسی کرده و زمان مورد نیاز را برای انجام کارهای لازم، برآورد نمایید. در نهایت آن ها را در جدول زمانبندی وارد نمایید. آیا با توجه به زمان موجود هدفی را در نظر گرفته اید که امکان دستیابی به آن فرآهم نباشد؟ آیا بیش از حد توان خود، وظایف گوناگون را بر عهده گرفته اید؟ آیا بیش از حد لزوم برای برخی کارها اهمیت قائل می شوید؟اگر در گام پنجم زمانی باقی نمانده بود که برای اهداف و اولویت های خود در نظر بگیرید؛ به گام های قبلی نگاهی مجدد داشته باشید و مفروضات آنها را بررسی کنید. آیا تمام آن کارها ضروری هستند؟ آیا میتوان آنها را به دیگران تفویض اختیار کرد؟ آیا میتوان آنها را در زمان کمتری انجام داد؟به یاد داشته باشید؛ یکی از راه های موفقیت افراد، حداکثر کردن قدرت اهرمی است که با استفاده از زمان بدست می آورند. این افراد، حجم کارهایی را که می توانند با تفویض کردن به دیگران، مدیریت آن ها را بدست بگیرند، افزایش میدهند؛ با صرف هزینه بیشتر، وظایف کلیدی را نیز برونسپاری میکنند یا از فنآوری روز برای پیاده سازی اتوماسیون در بیشتر امور، استفاده می کنند. این کارها زمان بیشتری دراختیار آنها قرار میدهد تا به اهداف مورد نظر خود دست پیدا کنند.اگر هنوز هم زمان کافی برای زمانبندی شخصی در اختیار ندارید، باید حجم کاری خود را مورد بازنگری قرار دهید. اگر از یک زمانبندی دقیق و مناسب استفاده کرده باشید؛ این کار آسان خواهد بود.پیش از تهیه یک زمانبندی اثربخش، شما به یک سیستم زمانبندی موثر و کارآمد نیاز دارید. این سیستم می تواند یک یادداشت روزانه ساده باشد؛ یا یک تقویم؛ یا یک دفتر برنامه ریزی؛ یک پی.دی.ای یا یک بسته نرم افزاری همچون مایکروسافت آوت لوک . بهترین راهکار متناسب با شرایط و محیط پیرامون شما تعیین می شود. فرآیند زمانبندی از 5 گام زیر پیروی میکند:1. برآورد زمان موجود2. تمرکز بر فعالیتهای کلیدی مورد نیاز برای دستیابی به موفقیت3. زمانبندی بر مبنای وظایفی با اهمیت و ضرورت بالاترو فعالیتهای حیاتی در حوزه بهبود و نگهداری 4. درنظر گرفتن زمان مناسب برای واکنش لازم نسبت به وقفه های پیش بینی نشده5. زمانبندی فعالیت هایی را که برای دستیابی به اهداف و پوشش اولویتهای شما لازم هستند؛ با توجه به زمان باقیماندهاگر زمانی برای پوشش اهداف و اولویت های شما باقی نمانده بود؛ در گام های قبلی و مفروضات آنها بازنگری کنید.
اسلاید 5: ابزارهای مرتبطاولویت بندی Prioritizationفهرست انجام کارها To-Do Listsمزایایک زمانبندی دقیق و مناسب، هم این امکان را برای شما فرآهم می کند که تعهدات خود را مدیریت کنید و هم زمان کافی برای انجام کارهایی که برایتان مهم هستند، در اختیار شما قرار می دهد. پس این ابزار می تواند قوی ترین سلاح شما برای کنترل حجم کاری باشدکاربردها. با یک زمانبندی مناسب، شما می توانید به موارد زیر دست پیدا کنید:•درک این مطلب که با زمان موجود واقعا به چه چیزهایی دست پیدا می کنید.•برنامه ریزی لازم برای بهترین استفاده از زمان موجود.•تخصیص زمان کافی به فعالیت هایی که قطعا باید آن ها را به پایان برسانید.•درنظرگرفتن زمان لازم برای اتفاق های پیش بینی نشده.•حداقل کردن استرس کاری با پرهیز از قبول تعهدات بیش از حد درقبال دیگران.زمانبندی فرآیندی است که از طریق آن، نحوه استفاده از زمان خود را برنامه ریزی می کنید. با یک زمانبندی اثربخش، استرس کاری خود را کاهش داده و اثربخشی عملکرد خود را بالاتر می برید. بنابراین، زمانبندی یکی از کلیدی ترین ابزارهای مدیریت زمان به شمار می آید.معایب
اسلاید 6: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 7: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.