آشنايی مسئولان دفاتر با اصول و مهارت‌های لازمه

صفحه 1:
به نام حق تعالی 35 آشنايى مسؤولان دفاتى با اصول و مهارتهاى لازمه 2000 

صفحه 2:
فهرست مطالب کلیات سازمان و مدبریت دا را نارای روابط اداری oe eee RCO RC es od el فراكرد تلفنى- نقش و وظايف مسؤول دفتر عملیات اداری مسژول دفتر مدیریت و برنامه ریزی استفاده از تلفن ‎aude‏ جند نكته مهم ‎Reser‏ ات 

صفحه 3:
تعربف سازمان 35 كروهى از واحدها و افراد كة براى رسيدن به هدفى مشتر با ضوابط و ارتباطهاى مشخص با هم همكارى مي نعايند 

صفحه 4:
انواع سازمان از نظر نوع ساختار 5 سازمان مکانیکی (دارای ساختار تشكيلاتي و فرایندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محیط ثابت پدید مي آید.) 221101157 ۱ 

صفحه 5:
[19 ea Be yy res tes PP + ESI CO eerie ener eRe ae panel coer) Aeon ear) ‎LS eit nt ane)‏ م 

صفحه 6:
مناطق مديريت مسوولیت نسیاستگناری 2000 لديا دیران صف (مدیر تولید) امسووليت اجراى سياست كلى وخط مشى هاى سازمان 001000 me envy ‏تس‎ یران ستاد کمکی(مدیر امور اداری) مسوولیت عملکرد اجرایی وتولیدی Se ee reece 

صفحه 7:
مهمترين اصول مديريت برنامه ريزى 8 انتخاب بيك راه از ميان راه ها و شقوق مختلف براى عمليات و عملكردهاى آينده و تعيين راه هاى ‎BAR eee ornate enet homer)‏ ae PPE TIE Sea TE Tee a rem rere Setar ele Rom Rear ‏راط با جد كار ديكرى انام دهد وجه كسى مستوول‎ Sake فرايندى كه ازطريق آن. هدفها و فعاليتهاى كروه هاى كارى يك سازمان همسو شده تا اهداف كلى به نحو مطلوب تأمين شوند. ۲ ‏زیت‎ ‎۳ ‏0ط‎ e Pmiene he نظارت و کنترل فرایندی که از طرییق لّن تطلبق عملکرد واحد یا افراد.با فعالیت های برنامه ریزی شده بررسی می گردد. 

صفحه 8:
نحوه برقرارى ارتباطات سازمانى ۱۳ eg 1100000011 111 8 ‏ا الا‎ Ferenc ‏لام لل ا‎ OnE gee eS EYE) خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نكهدارى نوشته- زبان مشترك ارتباطات جامعه مراحل: , م ا ل 2- مرحله گردش مکتوب و نوشته (اداره امور دفتری ) 3- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته (اصول بایگانی ) 

صفحه 9:
۳ تعريف عضوی از سازمان که به عنوان دستیار یک مدیر فعالیت نموده و باید خواسته ها و م ا ل ا ‎Se‏ ا صفات كارى صفات شخصی رازداری و وفاداری به سازمان Paar ee io rere) ‏ل‎ ‎| ‏هوشيارى و حافظه برتر‎ ‏سا‎ ‏مرتب بودن و سازمان دادن‎ لتکاء قدرت کارابی و اثر بخشی ۱۳ noo) 

صفحه 10:
روابط اداری ل للك ‎eR ea bor yore anno car‏ 1 روابط با همكاران ‎Pere re kere ie ie)‏ اثبات عضويت خودمان در كروه همكاران ‎eee)‏ ا ا ا ل | احترام: يذيرش مسؤرليتها و وظايف روابط با کارکنان جدید ‎ene Foe Tore L feees a es Pes kes [er PT oe‏ 10 

صفحه 11:
برخورد با كسانى كه با داشتن وقت قبلى به ملاقات رئيس مى آيند - مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان ملاقات ا ا 000 - داشتن رفتار مؤدبلنه و دوستانه .با ملاقات كننده تعارف روزنامه يا مجله و يذيرايى از ايشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد 'نحوه معرفى 0 ‏ا ا ا‎ ok Doel a eld ‏هميشه: مرد به زن معرفى مى شود.‎ - Sy Ne Sted var ERC Sa tet eS aD Bia eee ela De eS hel eee ES eee ee a 

صفحه 12:
روابط با مراجعان عادى ‎aT 7‏ اه ارى ‏روابط با کسانی که تلفن می کنند ‏- ارجاع تلفن كننده به مسؤول اصلى انجام كار ‏ا ا ا ا ۱ ‎SE ed eas‏ ی ۱ نبت نموده و موعد دريافت باسخ را مشخص نمابيد. ‎Pavey es Peon ‏م‎ ‏- شمرده صحبت کردن.با حوصله بودن. دقت در کاربرد کلمه ها و داشتن روحیه ‎epee‏ ‎ ‏انتقادها و پيشنهادها 

صفحه 13:
مراحل گردش نامه Cc a Cy تعريف دبيرخانه محلی که در ّن. کلیه عملیات مربوط به دریلفت. ثبت: ارسال نلمه های اداری صورت عی گیرد و شلمل ‎shen‏ همانئد ورود و ساعت, دفتر أنديكس. دقتر أرسال نامه ها و راهنماى سيستم كردش فلم هام 5 ‎Hs‏ 

صفحه 14:
Peres Ey eae Perel Mary Rar rene cece eR Cn renege Es مسؤول دبيرخلنه براى نامه هاى سفارشى يستى ويا نامه هاى سازمانها و شركتها كه ‎ee tee eT Cet ae er‏ [۱ eee Re CT per eee here) i] nape a Wee Teer ee ‏نامه هاى محرمانه و مهر و موم شده. مسير خاص خود را طى مى كنئد.‎ 0000 ‏اا ا ام‎ 0 00 ‏ا ا ا ا لاا‎ Cs Meee ce | ‏ل‎ ester نامه نمود. 

صفحه 15:
عمليات مربوط به ثبت نامه ها ‎SER ۳‏ ۳3 رانا ِ = افا ار ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 16:
مهر ورودی 00 دفتر اندیکس ( راهنمای دبیرخانه ) 1 182 [ فرستند | شمارة اتذيكاتوز | فرستتدة | شمارة اتديكاتور اشمارة اتذيكاتور 

صفحه 17:
OO eB ie a Sed aaa پیگیری نامه ها كردش و كنترل نامه ها در داخل واحد 

صفحه 18:
تعريف بايكانى ا ل ل ۱ ی ۳ ن دادن و اثبات فعالیتهای گذشته و حال ل 0 ل - اسناد و مدارک 

صفحه 19:
سند 5200055 0000 ‏ااا‎ r Car errr : ‏تعریف مدايريتي‎ 1 err Cae re teers ۱ Raed Se OS ICS oe Feces ed ot DEON cad ۳ روش هاى طبقه بندى و تنظيم م ال ل | رانندكى و ...) ل الت 2 

صفحه 20:
0۲3 معصومه صيرفى رضا صيرفى مهندس ابراهيم مرادى اصفهانى ضري امير عباسى tae iL aban ‏صيرفقئ‎ 271 احد / ‎rel‏ ‏سجادى كمال صیرفی - 0 3 صيرفى 06 oo ‏صیرفی‎ زركش اصفهانى سودابه (دكتر) عباسى امير مرادی اصفهانی ابراهیم ( مهندس ) 

صفحه 21:
eee ‏روش تاریخی‎ روش موضوعي 7 ۲ ۳ ۳ اداری ( - بخشنامه ها و آیین نامه ها- هیأت مدیره- خدمات- گزارشها و آمار ) كنترل ورود و خروج برونده از بايكانى ery 

صفحه 22:
پیام تلفني اشماره تلقن: :: en يبام تلفنى كيرندا 

صفحه 23:
پیگیری 27 شاما ارجاغ 707 Foes EN From) ‏استفاده از دفتر اندیکاتور‎ استفاده از نامه تاريخ ارجاع تم رجاع شود رت ر و ای ‏ لیات ل 7 

صفحه 24:
ا 0 ۱ 7 مربوطه قرار می گیرد تا در محدوده وظایف خود. صرف امور جاری واحد نمایند. خلاصه گزارش تتخواه کرد ‎Seve ees‏ كناب جم مخارج 322001 5 Sen ‏با‎ 000 ۱۳ ۱۳ ‏ريال‎ 40 ‏ريال‎ 0 ne ‏یا‎ ۵5 ‏ريال‎ 00494 935 ريال 

صفحه 25:
مدبريت و برنامه ريزى استفاده از تلفن وقتى مخاطب شما كوشى را برداشت : ها - اطمینان حاصل کنید که مخاطب شماء همان کسی است که باید باشد. ‎lal ad as‏ سا ‏- دقیق و مختصر حرف بزنید. ‏- مودبانه حرف بزنید. ‏- با صدای رساء صحبت کنید. ‎[0 PU Oars REECE ١ ‎۱ ‏هر‎ he sold ‏اكر مكالمه قطع شد. ارتباط مجدد را وظيفه خود بدانيد. نه مخاطب.‎ - 

صفحه 26:
3 ie Rel eee wer) ۳ - به مجرد آنكه تلفن زنك زد. كوشى را برداريد. | ل لل ۱ ا 1 vers esl eseeT CE Ss Breer se ee Feo - نام و شهاره تلفن كتندم رأ بددرستئ 1 اي ا ا لل ل ا eR ‏ا ا ا ا‎ oer Sy ‏داشته باشيد.‎ 

صفحه 27:
حلسه متداولتيين 00 رودررو بين إفراد ‎Foor Sr aa PS‏ ظور و هدف خاصى تشكيل مى انواع جلسه ۱ en ern e آموزشی در این جلسات مثل کلاس درس نشسته و آموزش مي بینند. مديربتى معمولاً در لين جلسات اكثر اعضاء نقش فعللى دايند و در بحث هاى مختلف شركت مى ا 0 ا ا ا ا ل ا | که می تواند یک تصمیم گيري باشد تبادل نظر می شود. 000 ‏ا‎ e ere ۳ [0 A Pes ee el rene Re al a de ole ‏ا‎ ee en ees i Sed 

صفحه 28:
۱ Ey Ree P Pe Capes Fo) ۱ Dace RU ltt cael ot od ol eal [9 ee em eas ae ۰ روزء ساعت و تاريخ جلسه. 3 سك دعوت نامه (در صورت دعوت تلفنى ) و دستور كار جلسه. 011 CRU Reve) ۱ ‏ا‎ ee gages oka ROPER CR RES CI On CORT aa Un eee pene ree SSBB ESM et ETS Bee T oto eat Re. Te ‏ا‎ ‎Rye Weg ‏اا‎ On Ope eee Icy ON Exeyyera ene Ee TepY OPC . ‏تحریر صورت جلسه‎ - 1 - توزيع نسخ صورت جلسه براى اشخاص مربوطه. بایگانی یک نسخه از صورت جلسه در پرونده مربوطه. 

صفحه 29:
RC) eee ewe ke] Cpe een Care eye Re we Sag) ۱ | Cree eee) ری ما مکا AK AK 3 ؟ موضوع 

صفحه 30:
نمونه سؤالات امتحانى 35 1- بافت و تركيب سازمان را جه جيزى تشكيل مى دهد؟ "" الف) گروهی از واحدها و افراد با ضوابط و ارتباطهای معين ب) تلاش براى رسيدن به هدفى مشتركف | د) اصل تقسيم كار و تعيين وظايف 2- نحوه كلي برقرارى ارتباط سازمانى به جه صورت است؟ الف) کتبی ا م ج) شفاهی "دا گزینه الف وچ 

صفحه 31:
‎creer Oe eS TCS Me Se tae‏ سر ‏۲ الف) هميشه زن به مرد معرفی می شود ۱ 00 ‎ce ee Sere ee oes renee) ‎Pee omer ne ‎ ‏4- كار تابل يعنى جه؟ ‎Foes ea ‏ااا‎ Cee Le CO See eee ed i Se Bien eT ‏ا‎ gee ACe) ‏ج) دسته بندی نامه های فوری و ارایه آن به مدیر‎ ‏را 

صفحه 32:
5- قأنون مدنى 'سند.را به جه صورت تعريفف كرذه اسبت؟ سب 1 ‏ا‎ On ree Te) ‏ب) هر نوشته أى كه در مقام دعوى يا دفاع قابل استناد باشد.‎ “ 2000 aie Pie oy ene eC OE Pe ‏د) طبقه بندى و تنظيم سند‎ ترا الف) شفاهی _ کتبی ee one are ee anes eed cl ‏د) غير حضورى _ حضورى‎ بيام را 

صفحه 33:
‎i # 5‏ ا ‎FS RSE OOS otal Daa RC aia‏ 5 ‎Hod ear PG ye alte ee ees‏ ‎ ‏الف) جلسه مشكل كشانى تج مر يرق ‏ج) جلسه معاملات تجارى ‎erm‏ ‏ا یر رس و ‎soon ere ae prone cre We .c‏ گویند؟ و۳ ب) هماهنگی ‎0 ‎5355 

به نام حق تعالی آشنايي مسؤوالن دفاتر با اصول و مهارتهاي الزمه ارايه دهنده :اكبر سيه بازي فهرست مطالب کليات سازمان و مديريت هدف و وظايف اداره امور دفتری روابط اداری سيستم گردش نامه های اداری و نقش مسؤول دفتر بايگانی فراگرد تلفنی -نقش و وظايف مسؤول دفتر عمليات اداری مسؤول دفتر مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن جلسه چند نکته مهم مختصری از آيين نگارش تعريف سازمان .گروهی از واحدها و افراد که برای رسيدن به هدفی مشترک با ضوابط و ارتباطهای مشخص با هم همکاری مي نمايند فلسفه وجود سازمان بافت و ترکيب سازمان انواع سازمان از نظر نوع ساختار سازمان مکانيکی (دارای ساختار تشکيالتي و فرايندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد). سازمان ارگانيکی (دارای فرايندهای کاری پيچيده و متنوع که در اثر برنامه ها و محيط های متنوع و پويا پديد می آيد). انواع واحدهای سازمانی ازنظر وظايف اساسی واحدهای صف (مسؤول اجرای عمليات مربوط به انجام هدف های اصلی سازمان) واحدهای ستادی (مسؤول اجرای طرح و برنامه ،ارايه مشورت و پشتيبانی وکمک به واحدهای صف) مناطق مديريت منطقه باال ی )مJديراJنعJاJJل ( مديران صف (مدير توليد) مديران ستاد تخصصی(مدير طرح وبرنامه) مديران ستاد کمکی(مدير امور اداری) منطقه ميانی مسووليت سياستگذاری وهدفمند ساختن سازمان مسووليت اجرای سياست کلی وخط مشی های سازمان ی )مJديراJنمJيان( J منطقه پايين )سJJرپرسJتان( مسووليت عملکرد اجرايی وتوليدی ودرتماس دائم باکارکنان ورهبری وهدايت آنان مهمترين اصول مديريت برنامه ريزی انتخاب يIک راه از ميان راه هIا و شقوق مختلIف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر سازماندهی ترکيب و بافتی کIه معلوم کند ،چIه فردی ،چIه کاری را بايد با چه روشIی ،و در چIه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است. هماهنگی فرايندی که ازطريق آن ،هدفها و فعاليتهای گروه های کاری يک سIازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند. رهبری فراِينIد اثرگذاری بر فعاليIت های يIک فرد يIا يIک گروه کIه در يIک موقعيIت معيIن در جهIت دسIت يافتن به اهداف خاص ،کوشش می کنند. نظارت و کنترل فرايندی کIه از طريIق آIن تطابIق عملکرد واحIد يIا افراد بIا فعاليIت های برنامIه ريزی شده بررسIی می گردد. نحوه برقراری ارتباطات سازمانی حالت گفتاری ( شفاهی ) ◊ تشکيل جلسه اداری ،همايش اداری ،دستور شفاهی ،گزارش شفاهی ،مکالمات روزمره حالت نوشتاری ( کتبی ) ◊ نامه های اداری ،صورتجلسه ها ،بخشنامه ها ،دستورالعمل ها ،آيين نامه ها ،گزارشات کتبی خصوصيات :سنديت داشتن -قابليت حفظ و نگهداری نوشته -زبان مشترک ارتباطات جامعه مراحل: -1مرحله تهيه مکتوب و نوشته ( آيين نگارش مکاتبات اداری )I -2مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری ) -3مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بايگانی ) مسؤول دفتر تعريف عضوی از سازمان که به عنوان دستيار يک مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهای مدير خود توجه نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت کاری رئيس خود را برای کارهای جزيی نگيرد. صفات کاری رازداری و وفاداری به سازمان قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای قوه ابتکار و پيش قدم شدن هوشياری و حافظه برتر وقت شناسی و قابل اطمينان بودن مرتب بودن و سازمان دادن قابليت اتIکاء قدرت کارايی و اثر بخشی قدرت آموزش دهی صفات شخصی پاکيزگی و مرتب بودن تندرستی تعادل روحی نحوه صحبت کردن روابط اداری روابط با مديران شناسايی خصوصيات مدير و وفق دادن فعاليت های کاری با آن خصوصيات روابط با همکاران تطبيق دادن نقش خود با قوانين و مقررات اداری اثبات عضويت خودمان در گروه همکاران مدنظر قراردادن حقوق و خواسته های همکاران ،جلب همکاری ،دوستی و احترام ،پذيرش مسؤرليتها و وظايف روابط با کارکنان جديد پاسخ گويی به سؤاالت ايشان و آشنا ساختن آنها با قوانين و مقررات سازمان و ... برخورد با کسانی که با داشتن وقت قبلی به مالقات رئيس می آيند مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان مالقات لغو مالقات در صورت تأخير مالقات کننده و ارايه توضيح علل لغو مالقات و تعيين وقت ديگر داشتIن رفتار مؤدبانIه و دوسIتانه بIا مالقات کننده تعارف روزنامIه يIا مجلIه و پذيرايی از ايشاندرصورت حضور نامبرده زودتر از موعد نحوه معرفی اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند ،مهم نيست کداميک اول معرفی می شوند. هميشه ،مرد به زن معرفی می شود. شخصی که معروفيت زيادی ندارد به شخص معروف ،معرفی می شود. هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود. -شخصی که سمت پايين تر دارد به سمت باالتر معرفی می شود. روابط با مراجعان عادی - راهنمايIي مراجعIه کننده بIا توجIه بIه آگاهIی از وضIع کار و سIازمان و داشتIن روحيه همکاری روابط با کسانی که تلفن می کنند ارجاع تلفن کننده به مسؤول اصلی انجام کار اگر تلفن کننده با مدير وی کار دارد و مدير در اداره حضور ندارد با توجه به اهميت کار،مIی توانيIد او را بIه مرجIع صIالحيتدار ديگری معرفIی نموده و يIا پيام او را برای مدير ثبت نموده و موعد دريافت پاسخ را مشخص نماييد. در اختيار گذاشتن اطالعات مورد نياز تلفن کننده با در نظر گرفتن سیاستهای سازمان شمرده صIحبت کردن ،بIا حوصIله بودن ،دقIت در کاربرد کلمIه هIا و داشتIن روحيههمکاری انتقادها و پيشنهادها مراحل گردش نامه .1 .2 .3 .4 .5 .6 دريافت تفکيک ثبت توزيع ارسال پيگيري تعريف دبيرخانه محلIی کIه در آIن ،کليIه عمليات مربوطبIه دريافIت ،ثبIت ،تفکيIک ،توزيع ،پيگيری و ارسIال نامIه های اداری صورت مIی گيرد و شامIل وسايلی همانند (:دفتر انديکاتور ،مهر ورود و ساعت ،دفتر انديکس ،Iدفتر ارسال نامه هIا و راهنمای سيستم گردش نامIه ها ) می باشد. عمليات مربوط به دريافت و تفکيک نامه ها و ساير موارد حاوی اطالعات ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ مسIؤول دبيرخانIه برای نامIه های سIفارشی پسIتی و یا نامIه های سIازمانها و شرکتهIا که توسط پيک يا نامه رسان آورده ميشود ،رسيد می دهد. نامه های خصوصی و شخصی ،نبايد باز شوند و مستقيم برای گيرنده آن فرستاده ميشود. نامه های محرمانه و مهر و موم شده ،مسير خاص خود را طی می کنند. نامIه های اداری در دبيرخانه باز ميشود ،محتويات آن بررسی ميگردد و اگر ضمايمی دارد به آن پيوست ميشود. هنگام خالIی کردن پاکتهIا بايIد دقIت شود کIه چيزی در آIن باقIی نمانIد ،همچنين در صIورتيکه آدرس فرسIتنده ،فقIط روی پاکIت نوشتIه شده باشIد ،الزم اسIت تIا آIن را ضميمه نامه نمود. عمليات مربوط به ثبت نامه ها دفتر انديکاتور نامه های وارده بايگانی ارجاع پيوس ت شرح مختصری از نامه های رسيده صاحبان نامه تاريخ شماره رديف نامه هاي صادره تاريخ پيوس ت شرح مختصري از نامه های فرستاده شده شماره و تاريخ عنوان مهر ورودی نام سازمان شماره........................ : ورود........ : خروج....... : تاريخ: دفتر انديکس ( راهنمای دبيرخانه ) 183 فرستند ه شماره انديکاتور 182 فرستنده شماره انديکاتور 181 فرستنده شماره انديکاتور عمليات مربوط به توزيع و ارسال نامه پيگيری نامه ها محل امضاء حامل نام شخص يا واحد گيرنده عنوان پاكت موضوع نامه شماره پاكت تاريخ ثبت نامه تاريخ شماره نامه گردش و کنترل نامه ها در داخل واحد تاريخ ارسال تاريخ بازگشت تاريخ ارجاع ارجاع به موضوع نام سازمان فرستنده شماره ثبت نامه تاريخ دريافت تعريف بايگانی جمع آوری ،طبقه بندی و نگهداری اسناد و مدارک يک سازمان با روش منطقی منظم به نحوی که بتوان به سادگی و به سرعت به آنها دسترسی يافت. داليل ايجاد بايگانی ‏ ‏ نشان دادن و اثبات فعاليتهای گذشته و حال آگاهی از اطالعات مورد لزوم ،برای آنها و تصميم و اقدام در آينده عوامل متشکله بايگانی ‏ ‏ ‏ ‏ اسناد و مدارک کارکنان محل و وسايل روش های تنظيم سند تعريف قانون مدنی : هر نوشته ای که در مقام دعوی يا دفاع قابل استفاده باشد. تعريف مديريتي : هر نوع وسيله ای که توسط يک سازمان برای منظور خاصی ايجاد شده ،و از نظر اطالعات محتوای آن در اموراجتماعی ،اداری ،مالی ،فنی و غيره دارای ارزش دريافت و نگهدای باشد. روش های طبقه بندی و تنظيم ‏ ‏ روش شماره ای ( شرکت تلفن و سازمان آب » Iشماره اشتراک « Iاداره راهنمايي و رانندگی و ) ... روش الفبايي ( امور کارکنان و ) ... مثال واحد اول واحد دوم کمال معصومه صيرفی سجادی رضا صيرفی صيرفی مهندس ابراهيم مرادی اصفهانی صيرفی د د صيرفی صيرفی رضا امير عباسی صيرفی معصومه دکتر سودابه زرکش اصفهانی زرکش اصفهانی صيرفی عباسی کمال سجادی مرادی اصفهانی ابراهيم ( مهندس ) _ سودابه ( دکتر ) امير روش جغرافيايي روش تاريخی روش موضوعي اداری ( -بخشنامه ها و آيين نامه ها -هيأت مديره -خدمات -گزارشها و آمار ) کنترل ورود و خروج پرونده از بايگانی يادآوری و توضيح تاريخ برگشت تاريخ ارسال نام درخواست کننده شماره ﭘرونده نام ﭘرونده رديف ﭘيام تلفني ﭘيام تلفنی تاريخ .............................. :ساعت........................................... : مشخصات تلفن کننده............................................................. : شماره تلفن............................................................................. : متن ﭘيام.................................................................................. : .................................................................................... ﭘيام.......................... : گيرنده سيستم پيگيری ‏ استفاده از كارت هاي پيگيری شامل :تاريخ روز -نام ارجاع کننده -نام ارجاع شونده -تاريخ ارجاع -موضوع -تاريخ اتمام کار ارجاع به رديف تاريخ اتمام کار ‏ استفاده از دفتر يادداشت ‏ استفاده از دفتر انديکاتور ‏ استفاده از نامه موضوع تاريخ ارجاع نام ارجاع شونده نام ارجاع کننده شماره نامه تاريخ نامه رديف وظيفه مالی مسئول دفتر (تنخواه گردان) عبارتست از مبلغی وجه نقد که به منظور انجام خريد و هزينه های مربوط به مؤسسه در اختيار مسؤوالن دفاتر مربوطه قرار می گيرد تا در محدوده وظايف خود ،صرف امور جاری واحد نمايند. خالصه گزارش تنخواه گردان از تاريخ 1/7/82الی 31/8/82 مانده گزارش قبلی 500/87ريال دريافتی طی چک شماره 351200 000/500ريال جمع موجودی تنخواه گردان 500/587ريال پرداختها لوازم التحرير 000/125ريال قند و شکر و چا ی 00/940ريال روزنامه 00/750ريال پست 00/150ريال کتاب 000/185ريال جمع مخارج 000/494ريال باقيمانده تنخواه گردان 000/935ريال مديريت و برنامه ريزی استفاده از تلفن وقتی مخاطب شما گوشی را برداشت : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ مکالمه را با ذکر سالم و گفتن نام و نام اداره خود شروع کنيد. اطمينان حاصل کنيد که مخاطب شما ،همان کسی است که بايد باشد. موضوع مکالمه را به او بگوييد. دقيق و مختصر حرف بزنيد. مؤدبانه حرف بزنيد. با صدای رسا ،صحبت کنيد. آنقدر بلند صحبت نکنيد که در بيرون از اطاق نيز ،صدای شما را بشنوند. اگرچند بار تلفن زنگ زد و کسی گوشی را بر نداشت نبايد منتظر بمانيد ،بهتر است ،دوباره تلفن کنيد. اگر مکالمه قطع شد ،ارتباط مجدد را وظيفه خود بدانيد ،نه مخاطب. وقتی به تلفن جواب می دهيد نکته های زير را رعايـت نماييد : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ به مجرد آنکه تلفن زنگ زد ،گوشی را برداريد. با گشاده رويي ،جواب دهيد. شمرده و واضح حرف بزنيد. با گفتن روز بخير به طرف مقابل ،احساس مطبوعی باقی بگذاريد. واحد خود را با گفتن " Iنام اداره " Iمعرفی کنيد. برای ضبط پيامها ،وسیله الزم در دسترس داشته باشيد. نام و شماره تلفن کننده را به درستی يادداشت کنيد. با جواب دادن به تلفن سرپرست خود ،مسؤوليت شما دو برابر ميشود. الزم اسIت دفتIر تلفIن کIه بر اسIاس حرف اول ،نام خانوادگIی افراد تنظيIم شده ،در دسترس داشته باشيد. جلسه متداولتريIن روش ايجاد ارتباط رودررو بيIن افراد داخIل سIازمان و يIا خارج سIازمان است که به منظور و هدف خاصی تشکيل می شود. انواع جلسه توجيهي افراد حاضر در جلسه نقش خيلی مؤثری ندارند. آموزشی در اين جلسات مثل کالس درس نشسته و آموزش مي بينند. مديريتIی معموﻟﴼ در ايIن جلسIات اکثIر اعضاء نقIش فعالIی دارنIد و در بحIث های مختلIف شرکIت می کنند .نتيجه يک سری اقدامات اجرايي خواهد بود. کارشناسی در اين جلسات ،تمامIی اعضاء با يکديگر بحث و تبادل نظر می کنند و راجع به موضوعی که می تواند يک تصميم گيري باشد تبادل نظر می شود. مشکIل گشايIي بIه منظور بررسIی و مطالعIه مشکIل يIا مشکالت بIه وجود آمده تشکيIل می شود و نتيجه آن اقدام اجرايي مشخص خواهد بود. معامالت تجاری بIه منظور انجام معامالت تجاری از قبيIل خريIد کاال و خدمات يIا فروش و عقد قرارداد تجاری و همکاری تشکيل می شود. اطالعاتی که برای تشکيل جلسه الزم است : ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ تعيين تاريخ ،ساعت ،موضوع ،محل تشکيل جلسه و اسامی شرکت کنندگان. سئوال مجدد درمورد وقت تشکيل جلسه و ميزان احتمال تغيير آن. تأييد روز ،ساعت و تاريخ جلسه. تهيه و ارسال دعوت نامه ( در صورت دعوت تلفنی ) و دستور کار جلسه. کنترل نهايي دعوت شدگان در جلسه. ترتيب پذيرايی از شرکت کنندگان در جلسه. آماده نمودن محل جلسه ( از نظر تعداد صندلی ،مداد و کاغذ يادداشت و ) ... آماده کردن پرونده ها و مدارکی که در جلسه ،مورد نياز مدير خواهد بود. آماده کردن پروژکتور ،بلند گو ،ضبط صوت و ساير لوازم و وسايل مورد نياز در صورت لزوم. تهيه صورت جلسه ( صورت جلسه توسط منشی جلسه يا يکي از اعضاء شرکت کننده در جلسه تهيه می شود). تحرير صورت جلسه . امضاء صورت جلسه توسط شرکت کنندگان. توزيع نسخ صورت جلسه برای اشخاص مربوطه. بايگانی يک نسخه از صورت جلسه در پرونده مربوطه. در تهيه دعوتنامه جلسه نکات ذيل را مشخص نماييد ‏ ‏ ‏ ‏ ‏ اعضاء جلسه زمان جلسه ( شروع و پايان ) تاريخ جلسه مکان موضوع نمونه سؤاالت امتحانی -1بافت و ترکيب سازمان را چه چيزی تشکيل می دهد؟ ✔ الف) گروهی از واحدها و افراد با ضوابط و ارتباطهای معين ب) تالش برای رسيدن به هدفی مشترک ج) مجموعه ای نظام یافته د) اصل تقسيم کار و تعيين وظايف -2نحوه كلي برقراری ارتباط سازمانی به چه صورت است؟ الف) کتبی ب) گزارشی ( به صورت گزارش ) ج) شفاهی ✔ د) گزينه الف و ج  -3نحوه معرفی کردن در کدام يک از موارد ذيل صحيح نمی باشد؟ ✔ الف) هميشه زن به مرد معرفی می شود ب) هميشه جوان تر به پيرتر معرفی می شود ج) شخصی که سمت پايين دارد به سمت باالتر معرفی می شود د) هميشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود -4کار تابل يعنی چه؟ الف) ارسال نامه هايي که مربوط به معاون يا معاونان مدير و يا اشخاص در واحد است ب) تفکيک نامه های محرمانه فوری و خصوصی و قرار دادن آنها به طور دربسته در روی ميز ج) دسته بندی نامه های فوری و ارایه آن به مدير ✔ د) ارايه نامه های مربوط به مدير به ترتيب اهميت  -5قانون مدنی سند را به چه صورت تعريف کرده است؟ الف) هر نوع وسيله ای که توسط يک سازمان برای منظور خاص ايجاد شده باشد. ✔ ب) هر نوشته ای که در مقام دعوی يا دفاع قابل استناد باشد. ج) هر نوع نوشته ای که توسط يک سازمان برای منظور خاصی ايجاد شده. د) طبقه بندی و تنظيم سند -6در مواقعي كه مدير شما جلسه دارد ،دادن پيام .................بهتر از ...........است؟ الف) شفاهی _ کتبی ✔ ب) کتبی _ شفاهی ج) حضوری _ غیر حضوری د) غیر حضوری _ حضوری  -7به جلسه ای که افراد حاضر در آن نقش خيلی مؤثری ندارند و رئيس جلسه يا عضوی از جلسه ،جمع را از نتايج گرفته شده آگاه می کند ............می گويند؟ الف) جلسه مشکل گشايي ب) جلسه مديريتی ج) جلسه معامالت تجاری ✔ د) جلسه توجيهی -8فرآيندی که از طريق آن ،هدفها و فعاليت های گروه های کاری يک سازمان همسو مJی شونJد و وحدت مJی يابنJد تJا هدفهای کلJی بJه نحJو مطلوب تأميJن شوند را ......... گويند؟ ✔ الف) وابستگی ب) هماهنگی ج) رهبری د) نظارت