آشنایی با انواع بایگانی اسناد در سازمانها
اسلاید 1: بسماللّهالرّحمنالرّحیم
اسلاید 2: موضوعآشنایی با انواع بایگانی اسناد در سازمانها
اسلاید 3: 3/22مقدمهگسترش و توسعه فعاليتهاي سازمان و افزايش تبادلات سازماني باعث مي شود. اين امر معضلاتي چون دشواري دسترسي به اسناد، كندي بازيابي آنها و از همه مهمتر هزينههاي سنگين نگهداري را دربر دارد. ازجمله پيامدهاي اين مسائل مي توان به صرف زمان زياد پرسنل در نگهداري و بازيابي اسناد، اشغال حجم زيادي از فضاي فيزيكي براي نگهداري از اين اسناد، نگراني هاي ناشي از حفظ و امنيت اسناد و هزينه هاي خريد و نگهداري تجهيزات مناسب براي بايگاني فيزيكي اسناد و... اشاره كرد.
اسلاید 4: اهداف بايگانيبايگاني به طور اجمالي در بردارنده دو هدف عمده است :الف) اسناد حاوي اطلاعاتي هستند كه سازمان هاي به وجود آورنده را ناگزير از مسئوليت پذيري و پاسخگويي مي كنند و از طرف ديگر به عنوان ابزاري موثر در دست مديران و هدايت مديريت محسوب ميشوند.ب) اسناد به عنوان مدرك در مراحل قانوني مورد توجه و استفاده قرار ميگيرند.4/22
اسلاید 5: روشهای بايگاني از نظر جا و مكاناز نظر محل استقرار آن در سازمانها به سه گونه تقسيمبندي گردد:الف- بايگاني متمركز (Centralized Files)در اين شيوه كه معمولاً در سازمانهاي كوچك و با تشكيلات محدود بايگاني كه كليه اسناد و مدارك سازمان و مؤسسه در يكجا متمركز شده و اداره امور اسناد را عهدهدار است. در اين حالت واحدهاي سازمان بطور مستقل فاقد بايگاني ميباشد. 5/22
اسلاید 6: سازمان الف – بايگاني متمركز6/22
اسلاید 7: ب- بايگاني غيرمتمركز (Decentralized Files)در اين روش كه معمولاً بعلت حجم مكاتبات زياد بهتر است هر يك از واحدهاي سازمان بطور مستقل و جداگانه داراي بايگاني باشند. سازمان ب – (بايگاني غيرمتمركز)7/22
اسلاید 8: پ- بايگاني نيمه متمركز (Semi – centralized files)در اين روش بعلت حجم مكاتبات زياد هر يك از واحدهاي سازمان داراي بايگاني مربوط به خود بوده و علاوه بر آن به علت نياز سازمان به كليه اسناد همه واحدها، يك «بايگاني مركزي» نيز در تشكيلات سازمان شكل ميگيرد.سازمان پ – (بايگاني نیمه متمركز)8/22
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.