اهمیت و ضرورت برنامه ریزی

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی

اسلاید 1: فهرستمقدمهاهمیت و ضرورت برنامه ریزیتعریف برنامه ریزیهدف برنامه ریزیاولویت برنامه ریزیانواع برنامه ریزیرهیافت های گوناگون به برنامه ریزیمراحل عمده برنامه ریزیاثربخشی برنامه ریزیمحاسن برنامه ریزیمحدودیت های برنامه ریزیکاهش محدودیت های برنامه ریزی

اسلاید 2: فهرستدامهای مهم در مسیر برنامه ریزی موفقانواع و سلسله مراتب برنامه هابرنامه های عملیاتی (تاکتیکی)طول مدت اجرای برنامه واصل تعهداتاهمیت انعطاف پذیری برنامهمدیریت و برنامه ریزی پروژهفنون برنامه ریزیابعاد و جنبه های گوناگون برنامه ریزی در سازمانها...ادامه

اسلاید 3: مقدمهانسانها با حرکت در مسیر تکامل و رشد عقلانی با ضرورت برنامه ریزی و نقش آن به منزله ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری نظامهای پیچیده واقف شدند.برنامه ریزی مستلزم آگاهی ازفرصتها وتهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجه با آنهاست.

اسلاید 4: اهمیت و ضرورت برنامه ریزینگرش مبتنی بر برنامه ریزی نوعی تعهد به عمل بر مبنای تعقل وتفکر آینده نگر و عزم راسخ بر استمرار ان را ایجاد می شود.تحقق اهداف فردی و سازمانی حتی در مسائل جزئی و زود گذرمستلزم برنامه ریزی است.تلاش سازمان ها برای صرف منابع محدود برای رفع نیازهای متنوع خود در محیطی پویا نیاز به برنامه ریزی را آشکار می سازد.پیتر دراکر دو مفهوم اثر بخشی((effectivenessبه معنای تحقق اهداف و انجام کارهای درست و کار آیی((efficiencyبه معنای درست انجام دادن کارها را متفاوت از یکدیگر می داند اگر چه درهدف گذاری وتحقق اهداف هر دوی آنها مد نظر قرار می گیرند.

اسلاید 5: تعریف برنامه ریزیبرنامه عبارت است از تعیین هدف کوتاه و پیش بینی راه رسیدن به آن.دیگر تعاریف:تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن.تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.تصور و طراحی وضعیت مطلوب وپیش بینی راه ها و وسایل نیل به آن.طراحی عملیات برای تغییریک موضوع طبق الگوی پیش بینی شده.

اسلاید 6: تعریف برنامه ریزیاصل برنامه ریزیبرای تحقق هدف قبل از اقدام به استفاده ازتوان فیزیکی باید بوسیله برنامه ریزی به حد کافی از تواناییهای ذهنی استفاده شود....ادامه

اسلاید 7: هدف برنامه ریزیافزایش احتمال رسیدن به اهداف با تنظیم فعالیتها.افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن فعالیتها.متمرکز شدن بر طرق دستیابی به مقاصد و اهداف به منظور عدم انحراف از مسیر.مهیا ساختن ابزاری برای کنترل.

اسلاید 8: اولویت برنامه ریزیبرنامه ریزی بر دیگر فعالیتهای مدیران تقدم دارد.برنامه ریزی بخشی عمده ای از کار مدیران را تشکیل میدهد.بدون برنامه ریزی امکان کنترل وجود ندارد...زیرا کنترل یعنی ارزیابی فعالیتها به منظور حفظ آنها در مسیر رشد تعیین شده و اصلاح انحرافات احتمالی با توجه به برنامه.برنامه ریزی وظیفه اصلی و شالوده مدیریت است.برنامه ریزی نحوه دستیابی به اهداف را طرح ریزی میکند تا مدیر بهترین ساختار سازمانی را به کار برد.

اسلاید 9: 1 برنامه ریزی2 سازماندهی3بسیج منابع4هدایت و سرپرستی5کنترلنظام ارزشی

اسلاید 10: برنامه ریزیتعیین شیوه سازماندهیانتخاب و کارگزینی افراد مناسبتعیین سبک مٶثرو رهبری و هدایتتعیین معیارها و نحوه کنترل عملیاتسازماندهیکارگزینیرهبریکنترل

اسلاید 11: انواع برنامه ریزیبرنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)برنامه ریزی عملیاتی(اجرایی)برنامه ریزی تخصصی

اسلاید 12: برنامه ریزی راهبردیاین نوع برنامه ریزی با دور اندیشی و در جریان فراگردی نظام یافته انجام می گیرد:1.تعیین ماموریت و هدفهای دور برد و رسالت سازمان.1.تفکیک و تجزیه اهداف بلند مدت در قالب هدفهای کمی وکیفی کوتاه مدت(هدفگذاری=goal setting).3.تدوین و تنظیم خط مشی ها و اتخاذ سیاست های کلی.4. طرح ریزی و تنظیم برنامه های عملیاتی(تاکتیکی).planningstrategic

اسلاید 13: برنامه ریزی راهبردیبرنامه ریزی راهبردی وضعیت آینده پیش بینی نمی شود اما در موارد زیربه مدیران کمک می کند:1.فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی.2.ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطا های اجتناب ناپذیر.3.اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب.4.تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب تر....ادامه

اسلاید 14: برنامه ریزی عملیاتیمراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از:1.تدوین برنامه های کوتاه مدت.2.تعیین معیارهای کمی وکیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات.3.ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها.4.تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.

اسلاید 15: برنامه ریزی تخصصیگاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام انها برنامه ریزی میشود.الف)برنامه ریزی و کنترل تولید:در کنترل تولید از طریق تعیین نیازها٬تامین ابزار تسهیلات و پرورش نیروی انسانی برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار برنامه ریزی می شود.اهداف:ایجادهماهنگی میان ظرفیت تولید و زمان تولید محصول در سازمان با موعد تحویل محصول

اسلاید 16: برنامه ریزی تخصصیمهیا ساختن مواد اولیه و ابزار و قطعات مورد نیازدر زمان مناسب.یکنواخت کردن و همسان سازی ساخت محصول در کلیه کارگاه ها.ب)برنامه ریزی نیروی انسانی:تعیین تعداد افراد مورد نیاز سازمان برای برنامه ریزی انتخاب٬ آموزش٬ ترفیع وبازنشستگی آنان در آینده.این برنامه ریزی با تهیه نمودار سازمانی اغاز می شودو مواردی نظیرتدوین آیین نامه استخدامی را به دنبال دارد. ...ادامه

اسلاید 17: برنامه ریزی تخصصیج)برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه:در این روش نحوه مصرف منابع مالی برای نیل به اهداف سازمان بوسیله برآورد هزینه ها و درآمدها برنامه ریزی شده ومنابع مالی تعیین می شود....ادامه

اسلاید 18: رهیافت های گوناگون به برنامه ریزی1.برنامه ریزی از” دا خل به خارج”و”خارج به داخل”در برنامه ریزی از داخل به خارج تمرکز بر فعالیت های حال حاضر سازمان و تلاش برای انجام آنهابه بهترین صورت می باشد.در برنامه ریزی از خارج به داخل ابتدا محیط خارجی بررسی می شود که برای استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از ان مناسب می باشد.

اسلاید 19: رهیافت های گوناگون به برنامه ریزی ...ادامه2.برنامه ریزی از” بالا به پایین” و” پایین به بالا”در برنامه ریزی از بالا به پایین ابتدا مدیر عالی اهداف کلان را تعیین میکند و براین مبنا مدیران دیگر سطوح برنامه های خود را تدوین می کنند.در برنامه ریزی از پایین به بالا ابتدا برنامه در سطوح عملیاتی شکل می گیردو سپس از طریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می گردد.

اسلاید 20: برنامه ریزی و مدیریت بر مبنای هدف و نتیجهدر این روش ابتدا مهمترین مسائل سازمان مشخص می شود که با تلاش برای ترکیب اهداف فردی وسازمانی میتوان برای همه واحدها ومتعاقبا افراد شاغل درسازمانبه صورت منظم هدف گذاری نمود.این رهیافت به مشارکت مدیران و کارکنان در امر تعریف اهداف سازمانی در قالب اهداف فردی به منظور ایجاد اثار مثبت بر روحیه و عملکرد کارکنان اعتقاد دارد.

اسلاید 21: تخصیص منابع و تعیین شاخص های عملیاتی و نحوه انجام امورمسئولان واحدها پس از تعیین اهداف.ابزارهای مورد استفاده برای کنترل و نظارت بر جریان عملکرد واحدها:بودجهحسابداری مدیریت و نظارت بر عملکرد مراکز هزینه کنندهمراکز کسب در امد و سرمایه گذاریبرنامه ریزی بر مبنای استثناء

اسلاید 22: برنامه ریزی اضطراریاز این روش برنامه ریزی هنگام پیش بینی حوادث و شرایط جدید و به منظورانتخاب پاسخهای مناسب استفاده می شود.

اسلاید 23: برنامه ریزی اقتضاییاین نوع برنامه ریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل و شناسایی گزینه های گوناگون قابل اجرا و اجرای این گزینه ها در صورت کاهش اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی می باشد.رمز موفقیت این نوع برنامه ریزی در شناسایی تغییر جهت های احتمالی در رخدادهای اتی از طریق تفکر و اندیشه کافی و در صورت لزوم استفاده از روش تحریک آمیز و ترسیم ناگوارترین حالت رخدادهای آتی ونحوه مواجه با این حالات ناگوار می باشد.contingency planning

اسلاید 24: مراحل عمده برنامه ریزیشناسایی مقتضیات موجودتعیین اهداف کوتاه مدتکسب اطلاع کامل درباره فعالیتهای ضروریطبقه بندی و تحلیل اطلاعاتارائه فرضیه هایی بر مبنای پشیش بینی وضعیت آیندهجستجوی بدیل ها و برنامه های جایگزینارزیابی بدیل های گوناگونانتخاب بدیل مناسبتدوین برنامه های فرعی و پشتیبانیتنظیم توالی فعالیتها و جداول زمان بندیبیان کردن برنامه در قالب ارقام بودجه و برنامه تخصیص منابع مالیپیگیری پیشرفت کار

اسلاید 25: اثر بخشی برنامه ریزی1.تقدم زمانی فعالیتها2.هماهنگی و ارتباطات3.تشریک مساعی4.اماده سازی شرایط برای اجرای برنامه:ترسیم نمودار مطلوبی برای هر بخش از سازمان.هماهنگ ساختن فعالیتهای گروهی.مشخص کردن وظایف افراد.ایجاد جو مناسب برای افزایش کارآیی گروهی.ایجاد زمینه برای دریافت اطلاعات و پذیرش تغییرات سازمانی.

اسلاید 26: محاسن برنامه ریزی1.کمک به تحقق اهداف سازمان.2.کمک به ایجاد فرصت ها برای اجرای تصمیم ها.3.کمک به اجرای منظم طرحها.4.کمک به تطبیق سازمان با رشد سریع فن آوری در محیط.5.کمک به بهره وری بهینه از عوامل تولید و تسزیع رشد اقتصادی در سطح کلان.6.کنترل فعالیتها بوسیله برنامه ریزی مالی و بودجه بندی.7.کمک به تقویت روحیه گروهی و در نتیجه افزایش کارآیی سازمان

اسلاید 27: محدودیت های برنامه ریزی1.علی رغم صرف هزینه و وقت تضمین کننده تحقق اهداف نمیباشد.2.عدم توانایی سازمانهای کوچک در طرح برنامه های مطلوب به دلیل فقدان توان مالی و فرصت کافی.3. مشکل شدن حرکت در کوتاه مدت در سطوح متعدد سازمان.4. عدم وجود اطلاعات قطعی برنامه ریزی بر مبنای احتمالات.

اسلاید 28: کاهش محدودیتهای برنامه ریزی1.اجتناب از برنامه های وابسته به هم2.پرهیز از برنامه های موازی وتدوین ضوابط خاص برای موارد استثنائی.3.سعی در هماهنگ ساختن برنامه ها و اجرای یکنواخت انها.4.سعی در اجرای منظم و مرحله به مرحله برنامه ها.

اسلاید 29: دامهای مهم در مسیر برنامه ریزی موفق 1. تفویض وظیفه برنامه ریزی توسط مدیریت عالی به دیگران.2. درگیر شدن مدیریت عالی در مسائل جاری.3. کوتاهی در امر تدوین و تعریف اهداف به منزله مبنای تنظیم برنامه ها.4.کوتاهی درامر درگیر ساختن مدیران اجرایی مهم درفراگرد برنامه ریزی.5.کوتاهی در امر ایجاد تقویت وجوموافق و حامی برنامه ریزی.6.مجزا پنداشتن فراگرد برنامه ریزی جامع از سایر جنبه های مدیریتی.7.استفاده از طرحها و برنامه های انعطاف پذیر.8.عدم بازنگری و ارزیابی برنامه های بلند مدت روسا توسط مدیریت عالی.9.تمایل مدیریت عالی به اخذ تصمیم بر مبنای احساسات و بینش خود.pitfall in successful planning

اسلاید 30: انواع و سلسله مراتب برنامه ها1.برنامه های راهبردی:به منظور کسب اهداف جامع سازمان طراحی می شوند که متضمن اجرای ماموریت سازمان یعنی علت ایجاد سازمان و دلیل تداوم حیات آن می بباشند.2.برنامه های عملیاتی:برنامه هایی که جزئیات نحوه اجرای برنامه های استراتژیک را نشان میدهند ومشتمل برتصمیمهای کوتاه مدت جهت استفاده بهینه از موجود در مقاطع زمانی معین میباشند.الف)برنامه های یکبار مصرف ب )برنامه های دائمی

اسلاید 31: ماموریتها واهداف بلند مدتاهداف کوتاه مدتبرنامه های راهبردیبرنامه های عملیاتیفعالیتهای غیر تکراریفعالیتهای تکراریبودجهطرحها و پروژه هابرنامه های زمان بندی مراحل انجام کارهابرنامه های یکبار مصرفخط مشی هاروشها ورویه هاقوانین و مقرراتبرنامه های دائمی

اسلاید 32: ماموریت ها و اهداف بلند مدتسازمانها اهدافی دارند که به خاطر دستیابی به انها تشکیل می شوند و در واقع علل اصلی ایجاد سازمان میباشند.این اهداف را ماموریت ها یا اهداف بلند مدت می نامند.ویژگی ها:1.بیان واضح و بدون ابهام ماموریت.2.ایجاد انگیزه وتعهد وفرهنگ ایثار گری دربین مدیران و کارکنان.3.ایجاد رابطه هم نیروزایی و در نتیجه افزایش کارآیی اجرای ترکیبی ماموریت نسبت به اجرای انفرادی آن.4.تدوین ماموریت ها و ارائه راه حلهای بدیل بر مبنای بکارگیری خلاقیت ونوآوری.5.منشا تدوین اصول کلی و ضوابط اصلی سازمان در اجرای برنامه ها.

اسلاید 33: اهداف کوتاه مدتسازمانها باید هدفهای کوتاه مدت خود را در قالب بیانیه ای روشن معرفی کنند به طوری که بتوان اهداف مذکور را به منزله زیر بنای سایر برنامه ریزیها در سازمان مدنظر قرار داد. اهداف کوتاه مدت باید تعیین کننده موارد زیر باشد:1.نتیجه مورد انتظار2.نحوه انجام کار3.محدوده زمانی انجام کار 4.هزینه وبودجه مورد نیاز برای انجام کار

اسلاید 34: اهداف کوتاه مدت - ادامههدفگذاری عبارت است از تجزیه ماموریتها واهداف بلند مدت در قالب اهداف کمی وکیفی کوتاه مدت.هدفگذاری باید با ویژگی های ذیل انجام پذیرد:1- سادگی و دقت 2- اجتناب از پرداختن به موارد جزئی و پراکنده 3- تضمین اصول اهداف

اسلاید 35: نحوه تعیین اهداف کوتاه مدت ابتدا جمع اوری اطلاعات در مورد وضعیت موجود ووضعیت مطلوب.روند حصول:الف) پیمایش در مورد وضعیت تولید کالا ها و خدمات (حالت موجود) ب) پیمایش برای توسعه وبهبودهنگام جمع اوری اطلاعات وپیمایش در زمینه های مذکورباید موارد ذیل رامد نظر قرار داد:بررسی میزان بازده کارهای عادیبررسی امکان بهبود این میزانبررسی امکان توسعه تواناییهای فردی وسازمانی

اسلاید 36: فراگرد اهداف کوتاه مدتتعیینهدفبررسی میزانبازده کارهای عادیبررسی امکان بهبودبازده کارهای عادیبررسی امکان بهبودو توسعه تواناییهایفردی و سازمانیپیمایش درموردتولید کالاها وخدماتپیمایش برای توسعه و بهبود اهداف بلند مدت و ماموریتهای سازمانتعیین نوع خدمات و کالاهای تولیدیتعیین معیارهایی برای اندازه گیری بازدهتعیین تعداد کالا یا خدمات قابل ارائهدر زمان پیش بینی شدهتعیین نوع خدمات و کالاهای تولیدیتعیین زمینه هایی که نیاز به بهبود و توسعه دارندتعیین میزان بهبود و توسعه قابل ایجاد در زمان پیش بینی شدهتعیین وضعیت موجود مهارتها و تواناییهای فردی و سازمانیبرآورد میزان نیاز به بهبودتعیین میزان بهبود و توسعه قابل ایجاددر زمان پیش بینی شده

اسلاید 37: راهبردها (استرا تژیها)راهبرد عبارت است از برنامه جامع منسجم وکاملی که برای تحقق اهداف اساسیسازمان تدوین میگردد.راهبرد نوعی برنامه است که برای نیل به مقاصد واهداف اصلی سازمان تدوین می شود.راهبرد تعیین کننده نوع خدماتی است که سازمان به جامعه عرضه میکنند و الگوی نحوه پاسخ گویی سازمان به محیط را شکل میدهد.در سلسله مراتب برنامه ریزی در سازمانها هر برنامه دو نقش متفاوت را در برابر سطوح بالاترو پایین ایفا می کنند.اولا ابزار تحقق اهداف تعیین شده در برنامه های سطوح بالاتر را فراهم می اورد وثانیا اهدافی را برای برنامه های سطوح پایین ترمعیین میکند.

اسلاید 38: خط مشیهاخط مشیها مشخص کننده محدوده ای است که تصمیمهای اتی باید در داخل ان اتخاذ شود.خط مشی یک برنامه عمومی است که به منزله ی راهنمای عمل مد نظر مدیران قرار می گیرد و نحوه اجرای برنامه را برای مسیولان اجرای سازمان معین می کند.ضمن ان که وسیله موثری برای کنترل عملیات به شمار می اید.خط مشی باید از ویژگیهای زیر بر خور دار باشد:صراحت ووضوح12قابلیت اجراانعطاف پذیری 34جامعیتهماهنگی5مستدل بودن67متمایز بودن از قوانین8کتبی بودن

اسلاید 39: انواع خط مشیخط مشی ها را میتوان به سه دسته تقسیم کرد:1_خط مشی های اساسی2_خط مشی های کلی3_خط مشی های خردخط مشی های خرد یا خط مشی های خاص واحد ها بر مبنای خط مشی های کلی شکل می گیرندخط مشی های کلی نیز بر مبنای خط مشی های اساسی تنظیم می شوند.

اسلاید 40: رییس سازمانمعاون فروشمعاون تولیدمعاون اداری -مالیمدیر کارخانه بمدیر کارخانه الفسرپرست واحد اتصال قطعاتمدیر واحد ساخت قطعاتکارکنان واحد ساخت قطعاتافزایشفعالیت تولید وبازاریابیافزایش ساعات کار کارکنان واستفاده از کارکنان ماهرتررشد و توسعه فعالیتهای سازمانیبهبود کیفیت افزایش تنوعخط مشی اساسی خط مشی کلیخط مشی خاص واحد

اسلاید 41: رویه ها ومقرراترویه ها مشخص کننده ی شیوه ی عملیات و نحوه انجام کار هستند.رویه ها در قالب یک بر نامه ی زمان بندی شده نحوه ی انجام فعالیت ها ی اتی را مشخص می کند.در واقع رویه ها فقط تعیین کننده سطوح مختلف سازمانند.ممکن است هر سطح از سازمان رویه ای خاص خود داشته باشد.معمولا در ساز مان های بزرگ دفترچه ای با عنوان دفترچه راهنمای عملیات تهیه می شود که مشتمل بر فهرست کلیه رویه های جاری سازمان است.

اسلاید 42: برای مشخص شدن رابطه ی رویه ها مقررات روشها توضیح مفهوم روشها ومقررات ضرورت دارد:روش _روشها نحوه ی اجرای جدول زمان بندی رویه ها را معین می کنند.مقررات_مقررات بدون ذکر قاطع و تفاوت زمانی انجام امور اعمال و فعالیت ها را هدایت می کنند.در صورت مقایسه ی خط مشی ها مقررات نیز میتوان گفت که خط مشی ها به مدیران حق انتخاب می دهند ولی مقررات باید به طور دقیقاجرا شوند و به این ترتیب از ازادی عمل مدیر می کاهند.ادامه

اسلاید 43: بودجهبودجه یکی از ابزارهای مهم کنترل است که در قالب اعدادوارقام ارایه می شود.بودجه انواع متعددی دارد.

اسلاید 44: طول مدت اجرای برنامه و اصل تعهداتیکی از مسایل مهمی که هنگام برنامه ریزی مطرح می شود ان است که برنامه باید برای چه مدتی تنظیم شود. البته انتخاب مدت برنامه باید مبنایی منطقی داشته باشد.رمز انتخاب مدت برنامه توجه به اصل تعهدات است مبنی بر اینکه برنامه ریزی منطقی باید برای مدت زمانی تنظیم شود که انجام تعهدات ناشی از تصمیمهای اتخاذ شده در ان مدت امکانپذیر باشد.البته به غیر از هزینه پیش بینی عوامل دیگری نیز در تعیین طول مدت برنامه دخالت دارند برای مثال می توان به نگرش مدیران و فوریت برنامه ها و مسایل مورد نظر اشاره کرد.

اسلاید 45: کاربرد اصل تعهداتبه هیچ وجه نمی توان یک دوره زمانی معین را به منزله بهترین مدت زمانی برای برنامه ریزی توصیه کرد. در واقع تعین دوره زمانی مطلوب برای برنامه ریزی به زمینه ای بستگی دارد که برای ان برنامه ریزی میشود.توجه به گستره فعالیت میزان سرمایه گذاری واهداف سازمان برای تعیین دوره زمانی مطلوب برای برنامه ریزی مفید خواهد بود.

اسلاید 46: 12345تامینمواد اولیهتامینبودجه جاریتامینبودجه عمرانیاستخدامنیرویانسانیتامیناعتباروسرمایهطراحی کالای جدیدانتخاب و استقرارماشین الات وتاسیساتمدت زمانبرنامه ریزی(بر حسب سال)

اسلاید 47: بنابراین مدت زمان برنامه ریزی برایند تعامل عوامل گوناگونی است که با توجه به تعهد زمانی اجرای مراحل مختلف طرح تعیین می شود.البته برای هماهنگ کردن مدت زمان برنامه ریزی با سال مالی سازمان برنامه های کوتاه مدت را در دوره های سه ماهه شش ماهه نه ماهه و یک ساله در نظر می گیرند.ادامه

اسلاید 48: ضرورت هماهنگی برنامه های بلند مدت وکوتاه مدتهمه برنامه ها ی کوتاه مدت باید در جهت نیل به اهداف برنامه بلند مدت شکل بگیرند و به موفقیت ان کمک کنند.در واقع اگر برنامه های کو تاه مدت بدون در نظر گرفتن برنامه بلند مدت تنظیم شدند یک خطای جدی رخ داده است زیرا در چنین اوضاع و احوالی احتمال اتلاف منابع وکاهش کارایی سازمان افزایش میابد.البته گاهی برخی از تصمیمهای مقطعی وکوتاه مدت اجرای برنامه های بلند مدت را با مشکل می سازند یا به تغییر انها می انجامند .

اسلاید 49: اهمیت انعطاف پذیری برنامههرچه انعطاف پذیری برنامه بیشتر باشد احتمال اتلاف زمان و تحمل خسارت وضرر ناشی از وقوع حوادث غیر مترقبه کمتر خواهد شد.البته انعطاف پذیر ساختن برنامه نیز خود نیاز به صرف هزینه ای اضافی دارد.برنامه ریزان باید با مقایسه ی امید ریاضی(هزینه انعطاف پذیر ساختن برنامه) وامید ریاضی(هزینه ناشی از تاخیر وخسارتهای ناشی از اجرای برنامه های انعطاف ناپذیر) حد مناسبی از انعطاف پذیری را انتخاب نمایند.

اسلاید 50: مدیریت وبرنامه ریزی پروژههر پروژه مشتمل بر مجموعه کارها یی است که برای نیل به یک هدف کوتاه مدت و تک موردی انجام می شوند و زمان اغاز و پایان مشخصی دارند.مدیر پروژه با تنظیم یک برنامه کلی مراحل تفصیلی اجرای پروژه میزان هزینه زمان اجرا و روش کنترل پیشرفت کار را معین می کند.

اسلاید 51: فنون برنامه ریزیدر واقع هر برنامه ریزی مشتمل بر تصمیمهایی است که برای اجرا در زمان اینده اتخاذ شده اند.فنون و روشهای متعددی برای تصمیم گیری ابداع شده اند.برخی از این روشها برنامه ریزان راقادر میسازند که با تجسم موقعیت هر یک از عوامل موثر بر تصمیم برای نیل به وضعیت مطلوب برنامه ریزی کنند برخی از این ابزار ها وفنون عبارتند از :الف)نمودار میله ای(گانت)ب)نمودار شبکهج)فن ارزشیابی و تجدید نظر در برنامهد)روش مسیر بحرانی

اسلاید 52: نمودار میله اینمودار میله ای یکی از ساده ترین ابزارهای برنامه ریزی است که از مدتها پیش برای این منظور به کار گرفته شده است. این نمودار بر روی دو محور ترسیم می شود.محور افقی نشان دهنده زمان شروع و پایان هر فعالیت است.و محور عمودی نشان دهنده مراحل انجام برنامه است.

اسلاید 53: 12345789106111213141516171819202122مراحل انجام پروژه(1)نقشه کشی(2)پی ریزی(3)اسکلت بندی(4)آجر کشی(5)نازک کاری و تحویل نهاییزمان(بر حسب هفته)

اسلاید 54: نمودار شبکهیکی دیگر از ابزار های برنامه ریزی نمودار شبکه است.هر مشتمل بر مجموعه ای فعالیت یا رویداد است که برای انجام یک پروژه پیش بینی شده اند.خطوط ارتباطی این فعا لیتها شبکه ای از فعالیتهای مرتبط را نشان میدهند که برای تحقق اهداف پروژه انجام می شوند.علایم مورد استفاده در نمودار شبکه عبا رتند از:علامتنامالف(الف)312گرهفعالیت واقعیفعالیت مجازینشانگر فعالیتنشانگر مدت برای مثال 3 روزنشانگر گرهبدون نیاز به صرف زمان و هزینهحروف یا نامها یی که روی خط فعالیت نوشته میشوند

اسلاید 55: قواعد ترسیم نمودار شبکه1_هر فعالیت را به وسیله یک خط ودو گره در دو طرف ان مشخص می کنند.2_هیچ فعالیتی قبل از اتمام کلیه فعالیتها ورویدادهای قبلی شروع نمی شود.3_همه فعالیتها ورویداد ها بجز فعالیتهای اغازین و پایانی باید حد اقل یک (فعالیت ما قبل) ویک(فعالیت ما بعد) داشته باشند.4_پس از وقوع هر فعالیت یا رویداد فعالیت یا رویداد دیگری اغاز می شود تا مرحله ای که شبکه به پایان برسد.5_تعداد بردار هایی که به یک دایره ختم می شوند نشاندهنده تعداد فعالیتهایی است که با تکمیل انها امکان شروع فعالیت بعدی به وجود می اید.

اسلاید 56: توصیه میشود که هنگام رسم شکل شبکه موارد ذیل رعایت شود1_از کشیدن خطوط متقاتع اجتناب شود2_سعی شود که همه خطوط به طور مستقیم رسم شوند3_حتی المقدور خطوط ترسیمی به یک اندازه رسم شوند4_نباید رابطه ای میان مدت زمان انجام فعالیت وطول خط بردار وجود داشته باشد5_حتی المقدور کمتر از بردار فعالیت های مجازی استفاده شود

اسلاید 57: فن ارزشیابی و بازنگری برنامهدر فن ارزشیابی و تجدید نظر در برنامه یا پرت با استفاده از نمودار شبکه برای به حد اقل رساندن تاخیر وقفه و نا هماهنگی در تولید یک کالا یا انجام یک پروژه برنامه ریزی می شود.در روش پرت زمان و هزینه بسیار حایز اهمیت است.اهداف به کار گیری روش پرت عبارتند از:1_محاسبه میزان احتمال پایان کار در زمان پیش بینی شده2_تعیین ان دسته از فعالیت های ضروری برای انجام پروژه که حتما باید به موقع انجام شود3_پیش بینی بروز تغییرات احتمالی در روند اجرای برنامه

اسلاید 58: روش مسیر بحرانیروش مسیر بحرانی وفن ارشیابی وبازنگری برنامه شباهت زیادی به یکدیگر دارند ولی با توجه به قابلیتهایشان در وضعیتهای نسبتا متفاوت به سر می برند.روش مسیر بحرانی برای برنامه ریزی فراگرد های تکراری که در انها کارها در محدوده زمانی معینی انجام می شوند وزمان پایان انها مشخص است به کار می رود در حالی که فن ارزشیابی وبازنگری برنامه برای فراگردهای غیر تکراری که در انها طول مدت انجام وزمان خاتمه کارها مشخص نیست وفقط به طور تقریب قابل براورد است.

اسلاید 59: در روش مسیر بحرانی برای انجام هر فعالیت فقط یک محدوده زمانی در نظر گرفته می شودولی در ارزشیابی وبازنگری برنامه برای هر فعالیت چهار براورد زمانی مورد استفاده قرار می گیرد: براورد زمانی خوشبینانه بد بینانه محتمل تر ویک براورد زمانی مورد انتظار که بر مبنای تحلیل سه براورد دیگر محاسبه میشود.در برنامه ریزی با روش مسیر بحرانی گاهی از دایره ها برای نشان دادن فعالیت ها و از خطوط برای نشان دادن روابط میان فعالیت ها استفاده می شود.روش مسیر بحرانی و فن ارزشیابی وبازنگری برنامه هر دو کاربرد گسترده ای دارند ونقش عمده ای در تغییر روشهای برنامه ریزی وکنترل برنامه ها وروش ها داشته اند.روش مسیر بحرانی _ادامه

اسلاید 60: کاربردهای روش مسیر بحرانی و فن ارزشیابی وبازنگری برنامهکارکرد اصلی هر دو براورد وکنترل زمان مورد نیاز برای اتمام یک پروژه است. منفعت اصلی حاصل از کاربرد این فنون فراهم ساختن امکان صرفه جویی در زمان از طریق تنظیم جداول زمان بندی کارها وکنترل انها در حین انجام پروژه ها است. البته با توجه به رابطه هزینه وزمان اجرای هر پروژه صرفه جویی در زمان معمولا به صرفه جویی در هزینه ها منجر خواهد شد.ضمن انکه هر دو فن مذکور برای محاسبه ی هزینه ی انجام پروژه ها نیز قابل استفاده اند.مزایای استفاده از این فنون عبارتند از : 1_نمایش روابط میان کارها2_امکانپذیر ساختن برنامه ریزی اثر بخش3_بررسی وتشخیص دقیق نواحی مسئله خیز 4_بهبود ارتباطات5_مقایسه گزینه ها (بدیلها)6_مقدور شدن امکان تمرکز بر کارهای عمده7_ایجاد انعطاف برای تغییر برنامه ها

اسلاید 61: محدودیت های استفاده از فنون“روش مسیر بحرانی“و“ارزشیابی و بازنگری برنامه“1.هزینه ایجاد سیستمهای مناسب برای اتخاذ این روشها درمقیاس کلان بویژه با توجه به زمانی که صرف ایجاد انها می شود.2.این فنون نمی توانند همه مسائل مدیران را حل کنند.3.دقت جداول زمانی مورد استفاده در این فنون به توانایینیروی انسانی برآورد کننده زمانها بستگی دارد.

اسلاید 62: ابعاد و جنبه های گوناگون برنامه ریزی در سازمانها1.موضوع برنامه ریزی2.عوامل موثر بر برنامه ریزی3.طول دوره برنامه ریزی4.سطح برنامه ریزی در سازمان5.ویژگی های خاص برنامه.

اسلاید 63: بعلی اسفرد