ایمیل اثربخش Effective Email
اسلاید 1: ایمیل اثربخشEffective Email
اسلاید 2: عنوانایمیل اثربخشنوعابزارمراحل استفادهاجراموضوعارتباطات و مهارت هاسطحفردی / گروهی / سازمانیپیچیدگیکم
اسلاید 3: زمانیکه بدنبال اطلاعاتی هستید که فردی چندهفته پیش، آن را برای شما ایمیل کرده است، چه چیزی سرعت جستجوی شما را افزایش می دهد؟ اگر فرستنده، اطلاعات مورد نياز را در قالب متنی طولاني و پر از نکته، ارسال کرده باشد، زمان زیادی را باید صرف یافتن اطلاعات موردنیاز خود نمایید. بدتر از آن زمانی است که حتی از روي عنوان نامه هم نمي توان حدس زد که کدام نامه حاوي اطلاعات موردنظر شماست؛ زیرا شما با فرستنده این اطلاعات، نامه های الکترونیکی زیادی رد و بدل کرده اید و او پاسخ های خود را همواره روی همان نامه شما ارسال کرده است(نه اینکه نامه ای جدید با عنوان مخصوص به خود ارسال کند).قواعد ساده ای وجود دارد که با رعایت آن ها می توانید از خوانده شدن نامه هایتان توسط گیرنده و حتی مفید بودن محتوای آن برای وی، مطمئن باشید.عنوان ایمیل، سرفصل پیام شما را بیان می کندعناوین در یک روزنامه، دو وظیفه بر عهده دارند: 1) توجه شما را جلب مي کند و 2) به شما اطلاعاتي در خصوص مقاله چاپ شده مي دهند تا بهتر بتوانید در مورد کسب اطلاعات بیشتر و خواندن آن مقاله تصمیم گیری کنید. عنوان در پست الکترونيکي نيز دقيقا همين کار را انجام می دهد. در عنوان ایمیل باید با چند کلمه کوتاه به گيرنده نامه بگوييد که آن نامه حاوي چه اطلاعاتي مي باشد. در عنوان می توانید مواردی نظیر: مهلت پاسخگویی مخاطب به نامه و یا تاریخ ارسال گزارش مورد نظر- برای گزارش های هفتگی پیشرفت پروژه- را ذکر کنید. بیشتر افراد در طول روز، اغلب نامه هايی از سایت های گوناگون دریافت می کنند که به آن ها نیاز ندارند و در نتیجه بسیاری از آنها را بدون بررسی پاک می کنند. تنها راه حل برای اینکه نامه شما نیز دچار چنین سرنوشتی نشود، انتخاب عنوانی مناسب برای نامه است.بديهي است که چاپ يک روزنامه بدون عنوان مضحک است، پس شما هم هيچ وقت نامه الکترونیکی خود را بدون عنوان ارسال نکنيد. در هر نامه الکترونیکی تنها یک نکته را گوشزد کنیدمزیت نامه الکترونيکي در مقايسه با نامه معمولي اين است که هزينه ارسال يک نامه با هزینه چند نامه تفاوتی ندارد. بنابراين اگر قرار است در مورد موضوعات مختلفي با يک نفر صحبت کنيد، در هر نامه تنها به یکی از آن موضوعات بپردازید. در اينصورت فرد پاسخگو مي تواند به هر موضوع در بازه زماني مشخص و مناسبی پاسخ دهد. ممکن است يک موضوع پاسخي کوتاه داشته باشد و يا موضوعي ديگر نياز به بررسي و جستجوي بيشتري داشته باشد. با نوشتن نامه هاي جداگانه، می توان پاسخ های روشن تري برای هریک از آن ها دريافت کرد.به هر حال در مورد یک نامه الکترونیکی باید موارد زیر را در نظر گرفت:
اسلاید 4: •مانند نامه هاي کاري سنتي، نامه هاي الکترونيکي نيز بايد واضح و مختصر باشند.•هدف نامه بايد در اولين پاراگراف آن بيان شده باشد.•جملات بايد کوتاه و در ارتباط با موضوع باشند.بدنه یک نامه باید همه اطلاعات مرتبط را به صورت کاملا مستقیم و خبری بیان کند(برای عملکرد بهتر می توانید مطالب مربوط به مهارت های نوشتاری را مطالعه کنید).مشخص کنید که انتظار چه پاسخی را داریدتمام اقدامات مورد انتظار را در نامه قيد کنيد: مانند یک تماس تلفنی يا تعيين زمان جلسات بعدي. مطمئن شويد که اطلاعات تماس خود (نام، سِمَت سازمانی و شماره تماس) را در نامه ذکر کرده اید. این رویه را برای نامه هاي درون سيستمی خود نيز بکار بگیرید: هرچقدر شما پاسخگويي را براي طرف مقابل آسان تر کنید، احتمال دریافت پاسخ مناسب از جانب او نیز افزايش خواهديافت.مکاتبه کننده خوبی باشیداگر شما معمولا براي مکاتبات خود از نامه الکترونيکي استفاده مي کنيد، حداقل روزي يکبار صندوق نامه هايتان را خالي کنيد. اين اقدام ساده ولي بسيار مودبانه ديگران را ترغیب مي کند تا پاسخ نامه هاي شما را به موقع ارسال کنند. اگر نامه ای که دریافت نموده اید، نيازمند پاسخ تفصیلی مي باشد و شما در حال حاضر فرصت جمع-آوری اطلاعات لازم برای پاسخگویی به آن را ندارید؛ نامه ای مبنی بر دریافت پیام به فرستنده آن بنویسید و دقیقا مشخص کنيد چه زمانی بطور کامل به نامه او پاسخ خواهيدداد.هميشه وقتي براي يک يا چند روز به مرخصي مي رويد و به پست الکترونيک خود دسترسي نداريد و يا در جلسه اي هستید، نشانگر «خارج از دفتر » را در صندوق پست الکترونیک خود فعال کنيد. پست الکترونیک داخلی از آنجایی که اغلب پست های الکترونیک درون سازمانی، شامل مستنداتی از قبیل: زمان بندي پروژه ها، تاریخ های مهم و ضروری، یادداشت های جلسات و سایر موارد این چنینی هستند، باید آن ها را به طور منظم و در طول روز بررسی کرده و در سریع ترین زمان ممکن به آن ها رسیدگی کنید.دقت کنید که نامه های درون سازمانی به هيچ وجه نباید ساختاری غير رسمي داشته باشند. اين نامه ها درواقع ارتباطات مکتوب هستند و ممکن است توسط ساير افراد چاپ شده و مورد بررسي قرار گيرند. بنابراين سعي کنيد از یک غلط یاب املایی برای تصحیح واژه های نادرست استفاده کرده و از بکارگیری اصطلاحات عامیانه جداً خودداری کنید.
اسلاید 5: ابزارهای مرتبطاینترنت و اکسترانت The Intranet & Extranetمزایاتبادل سریع اطلاعات و تعاملاتکاربردهابرقراری ارتباطی قدرتمند از طریق پست الکترونیکمعایب
اسلاید 6: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 7: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.