بهبود جلسات مدیران

بهبود جلسات مدیران

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الر حیم

اسلاید 2: عنوان مقاله: بهبود جلسات مدیران

اسلاید 3: تهیه کننده :بهروز محبوب مدیر مدرسه دوره راهنمایی شهرستان تالش

اسلاید 4: چكيده : چندسالي است كه به عنوان مدیر مدرسه مشغول بکار می باشم در اين مدت در جلسات مختلفي شركت كرده ام متاسفانه احساس می کنم كه برخي از اين جلسات از نظم مناسبي برخواردار نيست وبه همين خاطرجلسات از نتايج مطلوبي برخوردار نمي باشد براي رفع اين مشكل برآن شدم تابا كمك همكاران پژوهشي را در اين زمينه انجام دهم تا راهکارهایی در این زمینه ارائه گردد.

اسلاید 5: مشكلات عمده جلسات رادسته بندي وراههاي جديدي را براي کاهش اين مشكل به شرح زير پيشنهاد می گردد : الف: آموزش مسوولين ، كارشناسان ومديران ب: برنامه ريزي ،تهيه برنامه زمانبندي وتقسيم كار ج: نظارت وارزيابي

اسلاید 6: پيشنهاداتي جهت برگزاري جلسات مطلوب: 1- مديران ، كارشناسان وزير مجموعه خود را در ارتباط با نحوه برگزاري جلسات آموزش دهيد 2- شروع وپايان هر جلسه را دقيقا مشخص كنيد 3- تمام جلسات را بدون تاخير وبه موقع تشكيل دهيد وبه تاخير كنندگان لبخند نزنيد 4-از طولاني كردن جلسات خودداري كنيد 5- دعوتنامه مدعوين واعضاي جلسات را در وضعيت مناسب ارسال كنيد

اسلاید 7: 6- جلسات را دروقت وزمان مناسبي از روز تشكيل دهيد 7- قبل از تشكيل جلسه مكان مناسبي براي هر جلسه انتخاب كنيد 8-از تشكيل جلسات متعدد در هر روز خودداري كنيد 9-از ارائه مطالب با حجم زياد در جلسات كه باعث خستگي افراد شود خودداري كنيد 10-سعي كنيد كيفيت مطالبي كه در جلسات مطرح مي كنيد بالا باشد

اسلاید 8: 11-فرهنگ ورود به موقع در جلسات را به زير مجموعه خود آموزش دهيد 12-از كساني كه به موقع درجلسات شركت نمي كنندتوضيح بخواهيد وبا نظارت دقيق بازخوردهاي مثبت ومنفي ورود افراد را ارائه دهيد

اسلاید 9: 13-اگر مسوول ، مجري ويا سخنران جلسات هستيد سعي كنيد از ساير افراد زودتر در محل جلسه حضور يابيد 14-از طرح موضوعات تكراري وبحث هاي كلي كه باعث ضعف انگيزه شركت كنندگان شود خودداري كنيد 15-براي برگزاري جلسات برنامه ريزي دقيق داشته باشيد

اسلاید 10: 16-افرادي كه در جلسات متعدد به موقع يا زودتر حضور پيدا مي كنند شناسايي ومورد تشويق قرار دهيد 17-خودتان منظم باشيد وبه نظم در كارها اهميت دهيد تا نظم جلسات شما بعنوان يك ارزش ؛ دروني شود

اسلاید 11: 18-اگر شما عضو موثر جلسه اي هستيد در صورتي كه براي شما خداي نكرده مشكل خاصي ايجاد شود مسوول يا دبير جلسه را درجريان قرار دهيد 19-زمان ، مكان وموضوع جلسات خود را بطور منظم در برنامه كاري روزانه خود ثبت نماييد تا دچار مشكل نشويد

اسلاید 12: 20-اگر مدير يا دبير جلسه هستيد برنامه زمانبندي جلسه را دقيقا كنترل كنيد و از موضوع اصلي خارج نشويد در غيراين صورت با دبير ومدير جلسه همكاري كنيد 21-از اتخاذ تصميماتي كه كلي باشد ويا جنبه اجرايي نداشته باشد خودداري كنيد

اسلاید 13: 22-سعي كنيد قبل از شركت در هر جلسه با مطالعه وآمادگي كامل شركت نماييد 23-اگر مسوول جلسه هستيد قبل از تشكيل جلسه به وقت مدعوين وزير مجموعه خود توجه جدي داشته باشيد

اسلاید 14: 24-سعي كنيد تمام تصميمات جلسات با نظر اعضاي جلسه ودر همان جلسه اخذ شود 25- در هنگام دعوت از افراد جهت شركت در جلسات تاكيد نماييد كه حتما مسوول مورد نظر شركت نمايد واز اعزام افراد پايين تر ونا آكاه در جلسات خودداري نماييد

اسلاید 15: 26-براي تشكيل هر جلسه هدف معيني داشته باشید واز برگزاري جلسات صوري خودداري نماييد 27-در جلسات طولاني وقت مناسبي براي استراحت افراد درنظر بگيريد

اسلاید 16: 28-هيچگاه از جلسات كاري سازمان براي اهداف سياسي خود بهره برداري نكنيد 29-در طول زمان برگزاري جلسات با ديگر ان به احترام رفتار كنيد واز آسيب رساندن به شخصيت افراد خودداري كنيد

اسلاید 17: 30- شرکت کنندگان در جلسات فرصت داشته باشند که در تهيه دستور جلسات شرکت کنند . 31- تسهيلات لازم وکافي وراحت پيش بيني شود. 32- جلسه به منظور ایجاد نگرش جدید در افراد انجام گیرد.

اسلاید 18: 33- افراد فرصت بيان نقطه نظرات خود را داشته باشند . 34- نظر افراد در تصميمات ملحوظ شود . 35- از وسايل سمعي وبصري مناسب استفاده شود.

اسلاید 19: 36- اگر مطمئن هستيد که به اندازه کافي براي بحث واداره جلسه موضوع ومطلب داريد جلسه را تشکيل دهيد. 37- بدانيد که آمادگيهاي قبل از تشکيل جلسه کمتر از خود جلسه نيست. 38- در نظر گرفتن ويژگيها وآمادگيهاي شرکت کنندگان شرط لازم تشکيل جلسه است.

اسلاید 20: 39- جلسه را راس ساعت تشکيل دهيد ودر پايان سقف تعيين شده، آن را به پايان برسانيد. 40- براي همه شرکت کنندگان جهت اظهار نظر فرصت مساوي قائل شويد. 41- همدلي وهمکاري شرکت کنندگان از شرايط اثر بخشي جلسه است .

اسلاید 21: 42- سعي کنيد بي طرف باشيد . از قدرت خود براي تحت الشعاع قرار دادن جلسه واظهار نظر ها استفاده نکنيد. 43- به شرکت کنندگان طوري آزادي بدهيد که بتوانند آزادانه وبطور شفاف نظرات خود را بيان کنند. 44- در صورتجلسه يا گزارش تنظيمي همه موارد تصميم گرفته شده را بگنجانيد .

اسلاید 22: 45- از روشهاي بر انگيزنده در اداره جلسه استفاده کنيد. 46- در صورت امکان وبر حسب اقتضاي جلسه ، به بعضي از افراد مسؤليتهايي براي بررسي يک موضوع وارائه گزارش تعيين کنيد. 47- در بحثها ، ارائه اطلاعات ونتيجه گيري از روش حل مساله استفاده کنيد.

اسلاید 23: منابع:رفتار وروابط در سازمان ومديريت تاليف : دکتر سيد محمد مير کمالي

اسلاید 24: موفق باشید

اسلاید 25: پایان