تعیین شاخص های بهره وری در مدیریت عمومی و خصوصی

تعیین شاخص های بهره وری در مدیریت عمومی و خصوصی

اسلاید 1: تعيين شاخصهاي بهره وري در مديريت عمومي و خصوصيبنام خدا

اسلاید 2: اندازه گيري(1) اجرا (4)تحليل (2)برنامه ريزي (3)چرخه مديريت بهره وري

اسلاید 3: شاخصهاي بهره وري به اشكال مختلفي قابل تقسيم بندي هستند:درصورتيكه در مخرج كسر شاخص بهره وري تنها يكي از عوامل توليد مانند تعداد شاغلين, هزينه نيروي انساني يا ارزش موجودي سرمايه لحاظ شود اينگونه شاخصها را شاخص يك عامل يا شاخص جزيي مي نامند. درصورتيكه درمخرج كسر بيش از چند عامل قرار داده شود آن شاخص را شاخص بهره وري چند عامل مي خوانند. درصورتيكه تمامي عوامل توليد در نظر گرفته شوند، شاخص مزبور شاخص بهره وري كل عوامل خوانده مي شود. اين شاخص در سالهاي اخير از اهميت ويژه اي برخواردار شده است.براي اندازه گيري بهره وري در يك نظام ( سيستم ) از شاخصهاي بهره وري استفاده مي شود. از آنجا كه لازم است شاخصهاي بهره وري توانايي نظام را نشان دهد،شكل معمول شاخصهاي بهره وري به صورت نسبت ستانده به داده (يا به عبارت ديگر خروجيها به وروديها) است.

اسلاید 4: رشد توليد ناخالص داخلي درسطح ملي وارزش افزوده درهريك ازبخشهاي اقتصادي ازطريق دو منبع يكي افزايش نهاده ها(نيروي كار و سرمايه) و ديگري بهبود ساختارها (ماشين آلات و تجهيزات نيرو, بهبود كيفيت نيروي انساني و مديريت )حاصل ميشود. به جهت رقابت فشرده اي كه در سطح جهان خصوصا در كشورهاي توسعه يافته و درحال گذار وجود دارد اين كشورها تلاش ميكنند تا رشد توليد ناخالص داخلي يا ارزش افزوده بخشها را حتي الامكان ازطريق بهره وري كل عوامل (بهبود ساختارها) تامين كنند. بعبارت روشنتر بجاي اينكه نهاده هاي خودرا افزايش دهند تلاش مي كنند تا با برنامه هاي آموزشي كوتاه مدت تخصصي ,سطح مهارت شاغلان را افزايش دهند و يا اينكه بجاي ايجاد ظرفيتهاي جديد , ظرفيتهاي موجود را به آخرين فناوريها مجهز كنند. بااستفاده ازاين رويكرد موسسات قادر خواهند بود تا محصولاتي متنوع تر و با كيفيت بالاتر توليد كرده و بدين ترتيب توان رقابت پذيري خود را ارتقاء دهند.

اسلاید 5: از ديدگاهي ديگر:در صورتيكه نسبت خروجيها به وروديها در يك دوره زماني محاسبه شود ، شاخص بهره وري متوسط ناميده مي شود.افزايش خروجي در نتيجه افزايش يك ورودي مشخص(ورودي الف) در حاليكه وروديهاي ديگر بدون تغيير باقي بمانند بهره وري نهايي وروده الف ناميده ميشود. معمولا هرگاه كلمه بهره وري به تنهايي استفاده شود منظور بهره وري متوسط مي باشد.يكي ازعناصر چرخه مديريت بهبود بهره وري درهر واحد اقتصادي تبيين شاخصهاي بهره وري به شرح زير مي باشند:1- شاخصهاي عمومياين شاخصها بگونه اي هستند كه دراكثر فعاليتها موضوعيت داشته و از اينرو در بررسيهاي تطبيقي ميان فعاليتها مورد استفاده قرار مي گيرند.

اسلاید 6: از جمله اين شاخصها مي‌توان شاخص بهره وري نيروي كار (حاصل از تقسيم ارزش افزوده به تعداد شاغلين يا نفر ساعت كار انجام شده)، شاخص بهره وري سرمايه (حاصل از تقسيم ارزش افزوده به ارزش انباشت سرمايه ثابت)، شاخص رقابت‌پذيري (حاصل از تقسيم ارزش افــــزوده بر هزينه شاغلين ) ,شاخص بهره وري انرژي (حاصل تقسيم ارزش افزوده بر ارزش و يا مقدار انرژي,شاخص ارزش بهره وري مواد و شاخص بهره وري كل عوامل را نام برد. 2- شاخصهاي تخصصي اين شاخصها دررشته فعاليتهاي خاص مفهوم داشته و دران رشته فعاليت جهت بررسي روند تغييرات طي زمان و يا بررسيهاي تطبيقي تعريف و مورد استفاده قرارميگيرند.از جمله اين شاخصها ميتوان به مقدار توليد گندم به بذر مصرف شده در بخش زراعت,تن كيلومتر بار حمل شده به نيروي محركه بكار گرفته شده ( اسب بخار) در حمل و نقل ريلي و تعدا د كل پالس مكالمه به ازاي هر شاغل در شركت مخابرات اشاره كرد .

اسلاید 7: برخي از ويژگيهاي يك شاخص خوب بهره وري ارزش اطلاعاتيقابليت اندازه گيري قابليت تحليل سادگي و عدم ايجاد اغتشاش اطلاعاتي تداوم اندازه گيري(1)

اسلاید 8: طراحي نظام اندازه گيري بهره وري مرحله 1 -تعريف جايگاه واهداف نظام اندازه گيري بهره وري وتعيين معيارهاي اختصاصي شاخصهاي مناسب. مرحله 2 –تعريف نتايج مورد انتظار نظام اندازه گيري بهره وري يا به عبارتي سوالاتي كه بايد توسط اين نظام پاسخ گفته شود مرحله 3 –تعريف وروديها و خروجيهاي ممكن و مورد نياز نظام اندازه گيري مرحله 4 – تعريف وروديها و خروجيهاي نظام(اعم از توليد كالا و خدمات) و فرايندهاي تبديل وروديها به خروجيها دراين نظاممرحله 5 – تشكيل جدول ورودي و خروجي نظاممرحله 6 - تشخيص شاخصهاي مناسب. مرحله 7 – طراحي نظام اطلاعاتي و پايگاه داده هاي مورد نيازو طراحي نظام تحليل و گزارش دهي.

اسلاید 9: مرحله 1 - تعريف جايگاه و اهداف نظام اندازه گيري بهره وري و تعيين معيارهاي اختصاصي شاخص هاي مناسب. در اين مرحله بايد به سوالاتي مانند موارد ذيل پاسخ داده شود : 1- اهداف مشخص اندازه گيري بهره وري چيست؟ 2- چرا اين نظام طراحي ميشود؟ و ضرورتهاي آن چيست؟ 3- مشخصات شاخصهاي مناسب بهره وري در اين نظام چيست؟ 4- چه كسي متولي اين نظام است؟ مرحله 2 – تعريف نتايج مورد انتظار نظام اندازه گيري بهره وري يا به عبارتي سوالاتي كه بايد توسط اين نظام پاسخ گفته شود در اين مرحله بايد به سوالاتي مانند موارد ذيل پاسخ داده شود: 1- چه كساني از اين نظام استفاده خواهند كرد؟ 2- نيازهاي استفاده كنندگان از اين نظام چيست؟ و از اين نظام چگونه استفاده خواهند كرد؟ 3- سوالات استفاده كنندگان از اين نظام چيست؟ 4- سطح دانش و تصميم گيري استفاده كنندگان اين نظام چگونه است؟

اسلاید 10: مرحله 3 – تعريف وروديها و خروجيهاي ممكن و مورد نياز نظام اندازه گيري در اين مرحله بايد به سوالاتي مانند موارد ذيل پاسخ داده شود: 1- اين نظام چه گزارشهايي را بايد ايجاد كند؟ 2- گزارشهاي اين نظام طي چه فرايندي ايجاد خواهند شد؟ 3- براي ايجاد گزارشهاي نظام (فرايند ايجاد گزارش) به چه داده هاي ورودي نياز دارد؟ 4- كدام يك از داده هاي مورد نياز قابل دسترسي هستند؟

اسلاید 11: مرحله 4 – تعريف وروديها و خروجيهاي نظام (اعم از توليد كالا و خدمات) و فرايندهاي تبديل وروديها به خروجيها در اين نظام در اين مرحله بايد به سوالاتي مانند موارد ذيل پاسخ داده شود: 1- خروجيهاي نظام، اعم از كالا و خدمات، چيست؟ 2- مقدار ، كيفيت و نوع خروجيهاي نظام چيست؟ دامنه تغيير آنها چگونه است؟ 3- نظام خروجيهاي خود را طي چه فرايندي ايجاد مي كند؟ 4- مشخصات اصلي فرايند چيست؟ زير فرايندها كدامند؟ 5- فرايند چه ورودي هايي، اعم از كالا و خدمات، را مورد استفاده قرار مي دهد؟

اسلاید 12: مرحله 5 – تشكيل جدول تقاطعي وروديها و خروجيهاي سيستم

اسلاید 13: مرحله 6 - تشخيص شاخص هاي مناسب. در اين مرحله بايد به سوالاتي مانند موارد ذيل پاسخ داده شود:1معيار هاي مناسب براي انتخاب شاخصها كدامند ؟2- وزن هر يك از معيارهاي انتخاب شده در شاخصهاي بهره وري چقدر است؟3- ارزش هر يك از شاخصهاي حاصل از جدول تقاطعي تهيه شده با توجه به مجموع معيارها چقدر است؟4- اولويت بندي شاخص ها با توجه به ارزش كلي شاخصها چكونه است ؟مرحله 7 – طراحي نظام اطلاعاتي و پايگاه داده هاي مورد نياز اين نظام و طراحي نظام تحليل و گزارش دهي. پاسخگويي به سوالات اساسي ذيل ميتواند بعنوان راهنمايي در طراحي نظامهاي اندازه گيري بهره وري مورد استفاده قرارگيرد : 1- به چه دليل و براي چه كساني شاخصها اندازه گيري مي شوند؟ 2- چه چيزي سنجيده مىشود؟ 3- تحليل بهره وري در چه سطحي از فرايند انجام مي گيرد؟ 4- چه تركيبي از عناصر (وروديها ، فعاليتها، خروجيها و تاثيرات نهايي سازمان) اندازه گيري خواهد شد؟

اسلاید 14: 5- اندازه گيري چگونه انجام خواهد شد؟ چه روشهايي مورد استفاده قرارخواهد گرفت؟ 6- اندازه گيري شاخصهاي كيفي چگونه انجام خواهد شد؟ 7- كيفيت داده ها چگونه مورد قضاوت قرارخواهد گرفت؟ چه استانداردهايي استفاده خواهد شد؟ 8- سازماندهي كار در جايي كه سيستم اندازه گيري در آن مستقر خواهد شد چگونه است؟ 9- چه نسبتها و شاخصهايي براي سطح مديريت سياسي مناسب است (مانند هيئت وزيران ، مجلس و مديران ارشد وزارتخانه)

اسلاید 15: - توصيه هاعليرغم سهولت ظاهري تعريف شاخصهاي بهره وري، تدوين شاخصهاي مناسب و طراحي نظام اندازه گيري بهره وري نيازمند رعايت نكات ظريفي است كه درك آنهاعلاوه بردانش،نيازمند تجربه،سعي و خطا است. بررسي تجارب موجود در داخل وخارج كشورجهت اندازه گيري و تحليل بهره وري دولت،براي كسانيكه قصدطراحي نظامي براي اندازه گيري بهره وري دارند،حاوي نكات ارزشمندي به شرح ذيل است: 1 - شاخصهاي عملكرد بايد توسط كساني انتخاب شود كه قرار است آنها را بكارگيرند.2 - نبايد نظام هاي اطلاعاتي عريض و طويلي براي اين منظور تدارك ديد و براي هر منظور بايستي نظام جداگانه اي مهيا كرد .3 - پاسخ منحصر به فردي براي تعيين سطح تحليل و اندازه گيري در فرايند توليد مورد مطالعه وجود ندارد و پاسخ بستگي به فرايند مورد مطالعه دارد. 4 - توسعه شاخص هاي عملكرد نيازمند داده هايي است كه بايد براساس رويه هاي واحدي تهيه شود و اين امر زمان بر مي باشد، لذا نبايد انتظار سرعتي غير معقول را در طراحي و استقرار اين نظامها داشت.

اسلاید 16: 5 - باز خورد اطلاعات به پايين ترين سطوح اجرايي، شرط لازم براي پذيرش نظام اندازه گيري بهره وري دراين سطوح است.6 - برخي از شرايط خاص سازماني ميتواند به موفقيت نظام اندازه گيري كمك نمايد (مانند ايجاد واحدهاي خودمختار كه در چارچوب پروژه ها و قراردادهاي داخلي عمل مي نمايند) اين شرايط بايد شناسايي و بطور موثرمورد استفاده قرار گيرد.7 - رسالتها، استراتژيها واهداف بصورت شفاف وهماهنگ تعريف شود.8 - استراتژي اندازه گيري بهره وري توسعه يافته ومدون شود.9 - استفاده كنندگان كليدي در فرايند توسعه و طراحي درگيرشوند.10 - ساختار عملياتي نظام اندازه گيري و تحليل بهره وري به عنوان پيش زمينه اندازه گيري به صورتي عقلايي طراحي شود.11 - از تعريف شاخصهاي كلي وجمع آوري اطلاعات اضافي اجتناب شود و درصورت نياز براي كاربران گوناگون نظام اندازه گيري،مجموعه هايي متفاوت از شاخصها تعريف و توسعه داده شود و از اصرار براي به كارگيري تعداد محدودي شاخص براي تمامي كاربران درهمه زمينه هاي عملياتي خودداري شود.

اسلاید 17: 12- استفاده كنندگان نظام اندازه گيري و نيازهايشان در تمامي طول فرايند در نظرگرفته شود. 13 – نظام اندازه گيري به صورتي طراحي شودكه به هر يك از استفاده كنندگان جزئيات كافي براي ايجاد تصويري روشن از بهره وري ارائه شود.14 – نظام اندازه گيري بطورادواري بازنگري و اصلاح شود.15 - تمامي پيچيدگيهاي مختلف نظام در نظر گرفته شود.16 - موافقت كليه افراد ذي ربط با اندازه گيري بهره وري جلب شود.17 - سطح تمركز و عدم تمركز تصميم گيري در سازمان مورد شناسايي قرارگيرد.18 - سطح تكامل نظام هاي كنترل سازمان مورد شناسايي قرارگيرد.19 - سبك مديريت حاكم بر سازمان شناخته شود. 20 - به ميزان تغيير پذيري يا به عبارتي دامنه تغييرات خروجيهاي نظام توليد توجه شود.

اسلاید 18: 21- نوع و سطح تكنولوژيهاي مورد استفاده در سازمان شناسايي شود. 22- طول دوره زماني چرخه فرايند اندازه گيري در سازمان مشخص شود. 23- سهم هر يك از منابع سازمان از مجموع منابع مورد نياز مشخص شود. 24- سطح آگاهي و دانش استفاده كنندگان نظام شناسايي و اندازه گيري با توجه به آنها استقراريابد. با آرزوی موفقیت روز افزون