روش های نوین بایگانی و ذخیره اطلاعات

روش های نوین بایگانی و ذخیره اطلاعات

اسلاید 1: عنوان : روش هاي نوین بايگاني وذخيره اطلاعات میزان ساعت آموزش : 16 ساعت شهریورماه 1390

اسلاید 2: *فهرست *روش هاي بايگاني *سيستم هاي بايگاني *روش هاي مرتب كردن اطلاعات *انواع قفسه *ذخيره اطلاعات *مدت زمان نگهداري اطلاعات درقالب هاي دفاتر واوراق و...

اسلاید 3: تعريفبايگاني منبع اطلاعات براي تحقيق وحمايت ازخط مشي استبايگاني مجموعه اي ازگزارشات مي باشد،به ويژه گزارشات داراي اهميت قانوني يااجتماعي كه وروداطلاعات به طورمستمروبراساس موضوعات موردتوجه به آن ادامه پيدامي كندبايگاني مهمترين فرم منابع اطلاعات بهداشتي هستندكه هم به شكل منبع اطلاعاتي مستقل ونيز به شكل وابسته به يكديگر مي توانندكاركنند

اسلاید 4: موارداستفاده ازبايگاني:تحقيقات اپيدميولوژيكتحقيقات بهداشتي ديگرنظارتپشتيباني ازخط مشيتخصيص منابع وبرنامه ريزي مالي

اسلاید 5: روش هاي بايگانيروش الفباييروش فونتيكروش ساندكسروش شماره گذاري سريالروش شماره گذاري واحدروش شماره گذاري سريال-واحدروش شماره گذاري تامين اجتماعيروش شماره گذاري خانوادگي

اسلاید 6: روش الفبايي :بايگاني براساس نام استمرتب كردن براساس نام فاميل ،نامدرمواقع يكسان بودن نام براساس تاريخ كه تاريخ تولد ياتاريخ اولين مراجعه به بيمارستان مي باشد

اسلاید 7: روش فونتيكتقسيم بندي براساس حرف اول نام فاميل وسپس فايل براساس تلفظ انجام مي شودمي شودهمه نامهاي فاميل كه يك نوع تلفظ مي شود ولي ديكته متفاوت دارند باهم فايل مي شودمثال : ثوره – رضا سوره – رضا صوره – رضا سباح – زينب صباح - زينب

اسلاید 8: روش ساندكساين روش براساس روش فونتيك ايجادشدهبوسيله رمينگتن راند گسترش يافته استباتوجه به حروف صدادار كه كد نمي گيرند بقيه حروف به 6 دسته تقسيم مي شود6 حرف كليدي انتخاب شده وساير حروف باآن مطابقت داده مي شود

اسلاید 9: روش شماره گذاري سريال وبايگانياطلاعات يكسان درهرتعداد، شماره هاي متفاوت دارندبراي هرمراجعه يك شماره اختصاص مي يابدباتوجه به شماره ها فايل انجام مي شود

اسلاید 10: روش شماره گذاري واحدبه هرموردباهرتعدادمراجعه يك شماره واحداختصاص مي يابداين شماره هميشه ثابت استهمه اطلاعات درخصوص يك موضوع تحت يك شماره نگهداري مي شودبازيابي اطلاعاتي كه به صورت متمركز است آسان ترمي باشد

اسلاید 11: روش شماره گذاري سريال-واحداين روش تركيبي ازشماره گذاري سريال وسيستم واحد مي باشدباهردفعه مراجعه بيمار يك شماره مجزا دريافت مي دارددرنهايت تمامي اطلاعات درشماره آخري ذخيره ونگهداري مي شود

اسلاید 12: روش شماره گذاري تامين اجتماعيدركشورهايي كه شماره تامين اجتماعي وجوددارداستفاده مي شود مانندآمريكابراي بايگاني روش مناسبي نيستهرشخص يك شماره تامين اجتماعي داردكه شماره هويتي بيماراستبه علت طولاني بودن شماره بروزاشتباه زياداست خصوصا درسيستم دستيبرنامه ريزي براي واحد هاي بايگاني بااين شماره مشكل است به علت پربودن وخالي بودن بعضي فضاها

اسلاید 13: ادامه مطلببراي توزيع مناسب دائما بايد اطلاعات تغييريابدبعضي افراد فاقدشماره اند مثل نوزادان درنتيجه شماره كاذب اختصاص يافته ودرنتيجه بعدها براي دريافت شماره اصلي به ناچار بايد جابجايي صورت پذيردحسن روش اين است كه جهت بازيابي اطلاعات ضرورت مراجعه به قسمت هاي مختلف وجودندارد وبازيابي به سرعت انجام مي شود

اسلاید 14: روش شماره گذاري خانوادگييك شماره واحد به اعضاي يك خانواده اختصاص مي يابدبعداز شماره واحد شماره فرعي نشان دهنده آن فرد مذكور مي باشدهمه اطلاعات دريك گروه است فقط پوشه ها متفاوت استمثال: 01-123457 پدر02- 123457 مادر03-123457 بچه

اسلاید 15: سيستم هاي بايگانيشماره اي مستقيم : درسيستم مستقيم بايگاني اطلاعات دريك نظم زماني (به صورت مسلسل درقفسه قرار مي گيرد)مثال :425264-425263-425262

اسلاید 16: سيستم ترمينال ديجيتيك روش فايلينگ شماره اي كه باعث مي شود پرونده به طوريكنواخت درمحيط فايل توزيع مي شوددراين روش يك عدد6 يا7 رقمي استفاده مي شودوبه سه بخش تقسيم مي شود. بخش اول : يعني دورقم آخرازسمت راستبخش دوم : ارقام وسط (2 رقم )بخش سوم : 2 يا 3 رقم آخر سمت چپ12 13 14 رقم اول وسط آخر

اسلاید 17: ادامه مطلببه يك فضاي اوليه 100 قسمتي نياز مي باشددرزمان فايل اطلاعات ابتدا به ارقام تبديل مي شودمثال :84-37-04 ابتدا 84 را پيدا مي كنيمبعد به دنبال 2 رقم وسط مي گرديمدرنهايت براساس 2 يا 3 رقم آخر اطلاعات رافايل مي كنيم

اسلاید 18: ادامهمحاسن اين روشاطلاعات به طور مساوي در100 قسمت تقسيم مي شودفقط هر100 موردجديد درقسمت اوليه موردنظرفايل مي شودتجمع افراد براي سرچ موضوع يامطلب دريك قسمت فايل به حداقل مي رسداشتباه درفايل به حداقل مي رسدآموزش اين سيستم به افرادبسيارسخت است

اسلاید 19: ادامهمثال: 84-37-04 84-37-03 84-37-02 84-37-01

اسلاید 20: سيستم ميدل ديجيتاين سيستم ازنظرتقسيم ارقام شبيه ترمينال ديجيت استتفاوت باروش قبل فقط درتعيين ارقام اول ،دوم وسوم مي باشدمثال :ارقام سوم اول دوم23 89 0496-78-56 97-78-56

اسلاید 21: روش هاي مرتب كردن اطلاعاتتنظيم اطلاعات براساس منبع ايجاد اطلاعاتدراين روش اطلاعات براساس بخش ايجادكننده وتاريخ مرتب مي شودمقايسه تمامي مشكلات وموارد به راحتي ممكن نيست

اسلاید 22: روش تنظيم اطلاعات براساس مسائل ياروشدردهه 1960توسط Lawrence Weed ارائه شده استبراي ارزيابي وبرنامه ريزي روش منظمي رادنبال مي كنداطلاعات به صورت يكپارچه وپويا درمعرض ديداستباتوجه به داده ها فهرستي ازمشكلات تهيه مي شودموضوعات شماره گذاري مي شوند(موضوعات متفاوت شماره هاي متفاوت مي گيرند)

اسلاید 23: ادامهكاربرد فهرست:كشف مشكلاتذكرمشكلاتارتباط مناسب با افرادمرتبط باموضوعبيان وضعيت مشكلتائيدشرايط

اسلاید 24: روش تنظيم اطلاعات براساس زمانتمام اطلاعات براساس تاريخ مرتب شده واطلاعات مربوط به يك تاريخ دريك جا قرار مي گيرد

اسلاید 25: بایگانی ریلی مکانیکي

اسلاید 26: بایگانی ریلی مکانیکي

اسلاید 27: بایگانی ریلی مکانیکي

اسلاید 28: بایگانی ریلی مکانیکي

اسلاید 29: بایگانی ریلی مكانيكي

اسلاید 30: سيستم ريلي مكانيكيدراين سيستم راهروهاي اضافي راحذف كردهفقط يك راهروموردنياز استافزايش ظرفيت بايگاني تا80%قفسه روي ريل قرارداردوبافرمان حركت مي كندكاربرد:مراکز بایگانی، فرهنگی، اطلاعاتی، آموزشی و کتابخانه ای کلیه سازمانها نهادها و دانشگاها و بیمارستانها و شرکتها با حجم بایگانی بالا

اسلاید 31: سيستم ريلي مكانيكباتوجه به حركت قفسه ها توسط فرمان :1- نيروي بدني فراوان جهت چرخاندن قفسه موردنياز است2- حركت مكانيكي كابين ها دردرازمدت عوارضي رادرمچ هاوكتف دست براي كاربران به همراه خواهدداشت

اسلاید 32: بایگانی ریلی الكترومكانيكي

اسلاید 33: بایگانی ریلی الكترومكانيكي

اسلاید 34: بایگانی ریلی الکترومکانیکی

اسلاید 35: سيستم الكترومكانيكيقفسه روي ريل قرارداردوتوسط پنل الكترونيكي حركت مي كندباسيستم الكترونيكي تعبيه شده انر‍‍‍‍‍‍ژي كمتري جهت حركت لازم استقابليت كنترل ازراه دوررادارامي باسدكاربرد:مانند سيستم مكانيكي است

اسلاید 36: بايگاني اتوماتيك

اسلاید 37: سيستم اتوماتيك تمام مزاياي سيستم هاي قبلي راداردقابليت نصب به رايانه داردقابليت جابجايي همزمان چند قفسه داراي سيستم امنيتي مي باشد(سنسورامنيتي )دارا بودن قابليت استپ

اسلاید 38: قفسه مشبک پیچ و مهره ای

اسلاید 39: قفسه مشبک پیچ و مهره اییکی از رایج ترین انواع قفسه بندی انباری است برای نگهداری بارهای سبک و کم حجم که با دست جا به جا می شوند به کار می رود و تا چهار طبقه قابل اجرا می باشد.

اسلاید 40: قفسه مشبک پیچ و مهره ایکاربرد برای نگهداری و دسته بندی ملزومات، ابزار، قطعات یدکی و غیره در انبارها، فروشگاه ها و مراکز آموزشی و اداری

اسلاید 41: بایگانی ثابت کتابخانه ای

اسلاید 42: بایگانی ثابت کتابخانه ای

اسلاید 43: بایگانی ثابت کتابخانه ایسیستم قفسه بندی(کمد) ثابت جهت نگهداری انواع اسناد و مدارک و کتاب و کالاهای ویترینی و انباری به‌طور متداول استفاده می‌گرددکاربردمخازن آرشیو، انبار قطعات و کالا، داروخانه ها و منازل

اسلاید 44: قفسه بندی کانتی

اسلاید 45: قفسه بندی کانتی معرفيجهت بارهاي شاخه اي نظير لوله ، پروفيل و ... مورد استفاده قرار مي گیرد. اين نوع قفسه بندي جهت نگهداري اجناس شاخه اي طراحي و توليد مي گردد.  کاربرد·         ميزان تحمل بار هر طبقه از قفسه بندي با توجه به نياز مشتري تعيين مي گردد .·         اين نوع قفسه داراي يک استند اصلي در کف مي باشد که به وسيله بيس پليت مخصوص و رول بولت هيلتي به زمين متصل مي گردد و تنظيم فواصل بازوها در هر زماني که نياز باشد به راحتي انجام می‌گيرد .·         اين نوع قفسه بندي به صورت يکطرفه براي کنار ديوارها و دوطرفه براي وسط سالن توليد مي گردد .·         ارتفاع کانتي لور با توجه به ارتفاع مکان مورد استفاده و حداکثر بالابري ليفتراک هاي موجود تعيين مي‌گردد .·         قفسه بندي کانتي لور با توجه به  بارگذاري شاخه اي عمدتاً در بلوکهايي با طول 6 متر توليد ونصب مي‌گردد .·         اين نوع قفسه بندي مي تواند براي بارگذاري دستي و يا ماشيني ( ليفتراک ) طراحي و توليد گردد .·         رنگ کليه اجزاء فريم ها با فام آبي و بازوها و رابط ها با فام زرد آلکيد آميد مايع بوده و در صورت درخواست مشتري با توجه به شرايط آب و هوائي با پوشش رنگ پودر يا گالوانيزه گرم نيز قابل تحويل مي باشد

اسلاید 46: قفسه بندی راک

اسلاید 47: قفسه بندی راک

اسلاید 48: قفسه بندی راک

اسلاید 49: قفسه بندی راک معرفياين قفسه بندي براي بارهايي است که با پالت نگهداري و توسط ليفتراک جابجا مي شوند.   کاربردانبارهاي مواد و کالا و قطعات يدکي کارگاه و سالنهاي توليد سردخانه ها  

اسلاید 50: ذخيره اطلاعاتباتوجه به افزايش حجم بايگاني ومشكل فضا سيستم هاي زير جهت ذخيره ونگهداري اطلاعات درنظر گرفته شده استرسانه هاي مغناطيسيديسك گردانهاردديسك ياديسك سختديسك يافلاپي ياديسك انعطاف پذيرنوارمغناطيسيديسك فشرده (ديسك نوري )رسانه هاي ريزتصوير(1- ميكروايميج2-ميكروفيلم رولي3-ميكروفيش4- ژاكت فيلم5-بازيابي كامپيوتري به صورت رول فيلم6-بازيابي كامپيوتري به صورت ژاكت فيلم7-اولترافيش8-CIM(وروداطلاعات به كامپيوترازطريق ميكروفيلم)9- COM(فن آوري ثبت اطلاعات كامپيوترروي ميكروفيلم،اين سيستم قادراست دريك ساعت 30000 صفحه راتبديل به ميكروفيلم كند 10- T.E.Pاين سيستم قابليت تغيير برروي فيلم رادارامي باشد كه يكي ازپيشرفته ترين شيوه هاي ميكروفيلم است

اسلاید 51: مدت زمان نگهداريمدت زمان نگهداري دفاتر ، فيلم ها ولام هاي آزمايشگاهي :دفترگزارش سوپروايزر بيمارستان هاي سراسر كشور پس از15 سال انتقال مي يابد .دفاترگزارش بخش بيمارستان هاي سراسر كشور پس از2 سال امحا مي شود.دفترثبت پذيرش آزمايشگاه ها ي تشخيص طبي سراسركشور يكسال پس ازاستخراج اطلاعات لازم امحا مي شود .دفترثبت بخش آزمايشگاه هاي تشخيص طبي سراسركشور يكسال پس ازاستخراج اطلاعات لازم امحا مي شود .دفاتردارويي داروخانه هاي بيمارستان ها ومراكز بهداشتي ودرماني ومدارك مربوط به آنان 3 سال پس از انبارگرداني وتائيد آن امحا مي شود .دفاتر ويزيت پزشكان دربيمارستان ها پس از2 سال امحا مي شود .دفترتحويل دارو به بخش هاي بيمارستان پس از5 سال امحامي شود .دفترپلمب شده داروها ي مخدرداروخانه بيمارستان هاي سراسركشور درصورت ثبت اطلاعات دفاتر پلمب شده داروهاي مخدرداروخانه بيمارستان هاي سراسركشور دررايانه امحا آن 3سال پس ازتكميل هردفتر وتائيد اداره نظارت برموادمخدردانشگاه مربوطه بلامانع است .دفاتر راهنماي پذيرش پاتولو‍ژي به مدت يكسال نگهداري مي شوند.

اسلاید 52: مدت زمان نگهداري گرافي ها : فيلم هاي راديوگرافي بيماران عادي 10 سال پس ازتاريخ تهيه فيلم امحا مي شود .فيلم هاي راديوگرافي آموزشي 15 سال پس ازتاريخ تهيه فيلم امحامي شود.

اسلاید 53: مدت زمان نگهداري لام ها وبلوك هاي آزمايش :كليه لا مهاي پاتولوژي حداقل به مدت 20 سال درآزمايشگاهها نگهداري شود.كليه لامهاي سيتولوژي مثبت به مدت 20 سال ولامهاي سيتولوژي روتين اعم ازمديكال وواژينال به مدت 2 ماهكليه جواب سيتولوژي مثبت براي هميشه وجواب هاي غير مثبت به مدت 2 سال نگهداري مي شوند .كليه بلوك هاي پاتولوژي به مدت 15 سال دربايگاني نگهداري وپس ازآن چنانچه مراكزعلمي جمع آوري بلوك ها دركشور تشكيل گريده بود به آن مركز منتقل ودرصورت عدم تشكيل اين مراكزبه دلخواه در آزمايشگاههاي پاتولوژي نگهداري ياامحاشود .

اسلاید 54: مدت زمان نگهداري نسخ وقبوض :نسخ دفترچه خدمات درماني شامل نسخ سفيدمخصوص داروخانه ،آزمايشكاه ،راديولوژي ونسخ زردمخصوص پزشكان درسراسركشورپس ازتسويه حساب مراجع قانوني مالي ورسيدگي ديوان محاسبات به اسنادهزينه آن بايد امحاگردد.نسخه دوم نتايج آزمايشگاهي نمونه موادافيوني مكشوفه پس ازيك سال امحا گردد.نسخه داروهاي مخدربيمارستان هاي سراسركشور ( نسخه داروخانه) 2 سال پس ازتائيداداره كل نظارت برمواد مخدرامحا شود.قبوض درماني ونسخ دارويي مخصوص بيمارستان ها ودرمانگاهها 2 سال بعدازتحويل دارو ازداروخانه امحاگردد.قبض وفاكتورانبارداروهاي مخدربيمارستان هاي سراسركشور(نسخه داروخانه ) پس از3 سال امحا مي شود .

اسلاید 55: مدت زمان نگهداري پرونده ها وفرم هاي باليني : پرونده بيماران يستري 15 سال پس ازترخيص بيمار امحا شود.پرونده پزشكي بيماران عادي واورژانس سراسركشوركه مسئله خاصي هم ندارند 3 سال پس ازترخيص بيماران ازاورژانس امحامي شود .پرونده بيماران عادي سرپايي درمانگاههاي سراسركشور5 سال پس ازتاريخ آخرين مراجعه امحا شود.پرونده بيماران كاتاراكتي بيمارستان هاي سراسركشور 5 سال پس ازآخرين مراجعه بيماروامحاآنها مشروط به نگهداري پرونده هاي مثتثني شده بلامانع است .پرونده مجروحين جنگي ، بيماران مبتلا به سوختگي ، بيماران قلبي وبيماران اعصاب وروان بايد حداقل به مدت 25 سال دربايگاني فعال نگهداري شود.

اسلاید 56: ادامهبرگ درخواست آزمايش به مدت 10 سال نگهداري شود.# درخواست بانك خون به مدت 2 سال نگهداري شود.# كليه تصاوير جواب پاتولوژي براي هميشه نگهداري شود.# مدارك مواد مخدردربخش براي 5 سال نگهداري شود.# مدارك مربوط به تولد ومرگ(گواهي) براي هميشه نگهداري شوند.

اسلاید 57: مداركي كه براي 1 سال نگهداري مي شوند :@ اطلاعات آماري پذيرش ها وترخيص ها@ سرويس هاي پزشكي وجراحي@ گزارش هاي 3 ماهه و6 ماهه@ برگه هاي پذيرش وترخيص روزانه@ سري مدارك كهنه وقديمي@ درجه حرارت@ گزارش هاي شبانه روزي

اسلاید 58: مداركي كه براي 2 سال نگهداري مي شوند : # برگه هاي ساعت كاركارمندان# برگه هاي مرخصي ، غيبت# مدارك پرسنل مسئول# كارت هاي مربوط به درخواست راديولوژي# گزارشات آزمايشگاه# كارت اهداخون

اسلاید 59: مداركي كه براي 7 سال نگهداري مي شوند :@ مراسلات عمومي @ لغزش وخطاي آمبولانس@ گزارش حوادث ( بيمارستان وشاهدان حادثه )@ دسته رسيدهاي 2 نسخه اي بيماران@ سري مدارك دارايي ولباس هاي بيماران@ درخواست خريدها

اسلاید 60: مداركي كه براي 10 سال نگهداري مي شوند :# مدارك پاداش ها وبدهي ها# مدارك چارت بيماران بستري # مدارك چارت بيماران سرپايي

اسلاید 61: مداركي كه براي هميشه نگهداري مي شود : @ گزارش حوادث كاركنان @ مدارك پرسنلي كاركنان@ مدارك سلامتي

اسلاید 62: باتشكردانستن به تنهايي كافي نيست ، دانسته هارابايدبه كاربستخواستن به تنهايي كافي نيست ، خواسته هارابايدعمل كرد ( گوته)