شناسایی فرآیندهای کلیدی سازمان با رویکرد تصمیم گیری چند شاخصه فازی

شناسایی فرآیندهای کلیدی سازمان با رویکرد تصمیم گیری چند شاخصه فازی

اسلاید 1: ارائه روشی جهت شناسایی فرآیندهای کلیدی سازمان با رویکرد تصمیم گیری چند شاخصه فازی میلاد هادی زاده راحیل شربتی مرضیه رحماندوست مریم قره ولی لو زمستان 90

اسلاید 2: مقدمه:دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده در عین کارآیی یا به عبارت بهتر، افزایش بهره وری در هر سازمان در گرو اجرای فرآیندهای مختلف است. بدیهی است هر چه سازمان وسیع تر باشد، تعداد فرآیندهای آن نیز به همان نسبت افزایش خواهند یافت.با توجه به محدودیت منابع شناسایی فرآيندهايی که نسبت به سایرین از اهمیت بیشتری برخوردارند، ضروری به نظر می رسد.با شناخت و تمرکز بر فرآیندهای با اهمیت می توان مسیر دستیابی به موفقیت را هموارتر نمود.

اسلاید 3: فرآيند عبارتست از هر فعاليت يا گروهي از فعاليت ها كه با گرفتن ورودي و افزايش ارزش‌ به آن، خروجي‌اي را براي مشتريان داخلي يا خارجي فراهم مي‌كند. فرآيندها از منابع سازمان براي بدست آوردن نتايج تعريف شده استفاده مي‌كنند.( هرینگتون 1991)يك فرآيند تبديل مجموعه‌اي از دروندادها كه مي‌تواند شامل فعاليت‌ها، روش‌ها و عمليات نيز باشد- به بروندادهاي مطلوب در قالب محصولات، اطلاعات، خدمات و نتايجي است كه نيازها و انتظارات مشتري را برآورده مي‌سازد.( جان.اس. اوکلند 2005)فرآیند فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت های بهم پیوسته است که طی جریانی تکراری ورودی ها را به خروجی ها تبدیل نموده و به مشتریان ارائه می دهد. (رنتژوگ 1996)

اسلاید 4: به طور کلی، فرآيند‌ها بر اساس ماهیت آنها و جهت‌گيري كسب‌ و كار سازمان به 3 دسته تقسیم بندی می شوند.فرآيندهاي اصلي: هدف از این فرآیندها، برآورده نمودن نیازهای مشتریان است.فرآيندهاي پشتيباني: هدف این فرآیندها، تأمین منابع برای فرآیندهای اصلی است و به ايجاد داده‌ها و اطلاعات يا به قانونمندسازي روش‌هاي اجرايي مي‌پردازند.فرآیندهای مدیریتی: به مأموريت و چشم‌انداز سازمان بستگي دارند و بر سرتاسر سازمان تأثير مي‌گذارند.

اسلاید 5: تقسيم‌بندي فرآيندها به 3 دسته اصلي، مديريتي و پشتيباني ضرورتاً ارتباطی با اولويت آنها ندارد و تنها يك ديدگاه كلي از فرآيند‌هاي درون سازماني را نشان مي‌دهد.در حقیقت، آن دسته از فرآيندهايي كه از اهميت استراتژيك برخوردارند و در موفقيت سازمان سهم بیشتری دارند بعنوان فرآيندهاي كليدي تعريف مي‌شوند که این امر تا حد زیادی به محور حركت سازمان بستگی دارد.

اسلاید 6: شناسایی فرآیندهای کلیدی در سازمانبرای این کار یک روش تحلیلی بر اساس رویکرد تصمیم گیری چند شاخصه فازی ارائه می گردد که شامل 4 مرحله به شرح زیر است:شناسایی و استخراج فرآیندهای سازمانمحاسبه وزن هر دسته از فرآیندهاتعیین میزان اهمیت هر یک از فرآیندهاشناسایی فرآیند های کلیدی

اسلاید 7: مرحله اول: شناسایی و استخراج فرآیندهای سازمانمستندات سازمانی و مصاحبه با کارشناسان و مدیران روشی مناسب به منظور شناسایی و استخراج فرآیندهای سازمانی است.نکته ای که در این مرحله حائز اهمیت است، ارائه فرآیندهای استخراج شده به کارکنان سازمان است تا با بررسی مجدد، فرآیندهایی که ذکر نشده یا به اشتباه اضافه شده اصلاح شوند. بدین ترتیب با هر بار اجرای این چرخه فرآیندهای شناسایی شده با آنچه در واقعیت انجام می­شود تطابق بیشتری خواهند داشت. تقسیم بندی فرآیندها با توجه به ویژگی های مشترکشان به سه دسته اصلی، مدیریتی و پشتیبانی آخرین فعالیت در مرحله اول است.

اسلاید 8: مرحله دوم: محاسبه وزن هر دسته از فرآیندهابا توجه به تفاوت های هر دسته از فرآیندها، از طریق مقایسات زوجی طبق نظر مدیران سازمان و اجرای فرآیند تحلیل سلسله مراتبی فازی (FAHP) وزن هر دسته از فرآیندها محاسبه می شود.مقایسات زوجی بر اساس سه معیار افزایش ارزش، تخصص فنی سازمان و منافع حال و آینده مشتریان و به صورت جداگانه انجام می شود. این معیارها، بر اساس نتایج حاصل از انجام مصاحبه با خبرگان انتخاب شده اند.وزن های بدست آمده در این مرحله را با نشان می دهیم. اعداد مورد استفاده در روش تحلیل توسعه ای اعداد فازی مثلثی هستند که به صورت M=(l,m,u) نشان داده می شوند.

اسلاید 9: در روش تحليل توسعه اي، براي هر يک از سطرهاي ماتريس مقايسات زوجي، مقدار Sk که خود يک عدد فازی مثلثي است، به صورت زیر محاسبه می شود:پس از محاسبه Sk ها می بایست درجه بزرگي آن ها نسبت به هم محاسبه گردد. درجه بزرگي M1 برM2 به صورت زیر تعريف مي شود:می دانیم ميزان بزرگي يک عدد فازي مثلثي از k عدد فازي مثلثي ديگر:همچنین براي محاسبه وزن شاخص ها در ماتريس مقايسه زوجي به صورت زیرعمل مي شود:بنابراين، بردار وزن شاخص ها به صورت رابطه روبروست:

اسلاید 10: مرحله سوم: تعیین میزان اهمیت هر یک از فرآیندهادر این مرحله برای تعیین میزان اهمیت هر یک از فرآیندها پرسشنامه ای طراحی و در اختیار کارشناسان سازمان قرار می گیرد. هر کارشناس اهمیت فرآیندها را در 3 پرسشنامه مجزا و با توجه به سه معیار افزایش ارزش، تخصص فنی سازمان و منافع حال و آینده مشتریان مشخص خواهد نمود. در طراحی این پرسشنامه از متغیرهای کلامی برای قضاوت استفاده شده که همراه با اعداد فازی مثلثی معادل در جدول زیر مشاهده می شود.اعداد مثلثی متناظرمتغیر کلامی(0.8،0.9،1)خیلی زیاد(0.6،0.7،0.8)زیاد(0.4،0.5،0.6)متوسط(0.2،0.3،0.4)کم(0،0.1،0.2)خیلی کم

اسلاید 11: بر اساس این پرسشنامه ها سه ماتریس تصمیم (Ã) برای محاسبه اهمیت فرآیندها وجود خواهد داشت که ستون های آنها نشان دهنده قضاوت هر کارشناس در مورد فرآیندهای سازمان است.ارزیابی کارشناسان با توجه به تجربه، دانش و بینش هر یک از آنها متفاوت است، برای تلفیق نظرات کارشناسان از روش نمره وسط استفاده شده است.

اسلاید 12: مرحله چهارم: شناسایی فرآیند های کلیدیبا تحلیل پرسشنامه های تکمیل شده توسط کارشناسان، اهمیت فرآیندها از دیدگاه آنان مشخص می شود.در مرحله بعد با تلفیق وزن های حاصل از این مرحله با اوزان اهمیت بدست آمده از دیدگاه مدیران، اولویت فرآیندها مشخص شده سپس با استفاده از روش SAW كه يكي از رایج ترین و پرکاربردترین فنون پارامتریک MADM است رتبه بندی کلی فرآیندها تعیین خواهد شد و به این ترتیب فرآیندهای کلیدی سازمان شناسایی می گردد.

اسلاید 13: آزمون روش پیشنهادی در سازمان مورد مطالعهدر ابتدا شناسایی و دسته بندی فرآیندهای سازمان از طریق بررسی اسناد و مدارک موجود و نیز، برگزاری جلسات و مصاحبه های متعدد با کارشناسان و مدیران شرکت انجام شد که نتایج حاصل از آن در جدول زیر مشاهده می شود.

اسلاید 14: در راستای اجرای مرحله دوم پرسشنامه طراحی شده برای مقایسات زوجی در اختیار 6 نفر از مدیران شرکت قرار گرفت. پس از جمع آوری پرسشنامه ها به منظور انجام محاسبات مربوط به روشFAHP از برنامه نويسي در نرم افزارMATLAB استفاده شد که نتایج حاصل از آن در جدول زیر مشاهده می شود:

اسلاید 15: پرسشنامه دیگری شامل کلیه فرآیندهای شناسایی شده در سازمان جهت تعیین اهمیت هر یک از فرآیندها طراحی و در سه بخش مجزا در اختیار کارشناسان قرار گرفت که بر اساس آن، کارشناسان هر بار با توجه به یکی از سه معیار افزایش ارزش، تخصص فنی سازمان و منافع حال و آینده مشتریان به تعیین درجه اهمیت فرآیندها پرداختند.جامعه آماری تحقیق شامل کلیه کارشناسان سازمان بوده که تعداد آنها 50 نفر می باشد. برای تعیین حجم نمونه، از فرمول کوکران استفاده شده است که بر اساس آن حداقل پرسشنامه مورد نیاز 44 عدد محاسبه شد. روایی پرسشنامه از دید محتوایی توسط خبرگان تایید شد. برای سنجش پایایی نیز ضریب آلفای کرونباخ با استفاده از نرم افزار SPSS معادل 0.71 محاسبه شد که گواه پایایی آن است.

اسلاید 16: تجزیه و تحلیل نهایی:

اسلاید 17:

اسلاید 18:

اسلاید 19: نتیجه گیری:نتایج حاصل از اجرای روش پیشنهادی در سازمان مورد مطالعه نشان می دهد که فرآیندهای مشاوره لجستیک، مهندسی فروش، برنامه ریزی تولید، طراحی محصول و مشاوره سازه به ترتیب دارای بالاترین اولویت می باشند و به عنوان فرآیندهای کلیدی شناسایی شده اند.لازم به ذکر است که تعداد این فرآیندها، با توجه به نظر مدیران و منابع در اختیار سازمان می تواند متفاوت باشد.بدیهی است که با شناخت و تمرکز بر چنین فرآیندهایی می توان مسیر دستیابی به موفقیت را هموارتر ساخت.به طور کلی اگرچه استفاده از منطق فازی ممکن است پیچیده به نظر برسد، ولی مبانی روش پیشنهادی ساده و کاربردی است و مدیران می توانند با بکارگیری این روش و شناسایی فرآیندهای کلیدی که از اهمیت استراتژیک برخوردارند، با صرف هزینه و زمان کمتر، گام های مؤثری در جهت دستیابی به موفقیت سازمان، بهبود تصمیم گیری ها و اجرای اقدامات مناسب بردارند.

اسلاید 20: با تشکر از توجه شما