شیوه ارائه مطالب علمی و فنی ۸

شیوه ارائه مطالب علمی و فنی ۸

اسلاید 1: شيوه‌ی ارائه‌ی مطالب علمی و فنّی (Technical Presentation)بهمن زمانیگروه مهندسي كامپيوتر دانشكده فنّي و مهندسی - دانشگاه اصفهاننیمسال دوّم 89-88هفته 6نکاتی در خصوص رایانامه (Email)برگرفته از ضمیمه سه کتاب “Academic Writing”

اسلاید 2: رایانامه2رایانامه روشی جدید برای ارتباط با دیگران، به خصوص در محیط‌های علمی و دانشگاهی، است.نکاتی هست که در موقع ارسال رایانامه، به خصوص برای افراد مافوق مانند رییس یا استاد راهنما، باید رعایت شوند:پاسخ سریعاحتیاط در ارسالمتن مناسبداشتن موضوعشروع و خاتمه‌ی کوتاهدرخواست محترمانهکوته‌نوشت‌هاحروف بزرگپرهیز از حذف‌های عامیانهپرهیز از بکارگیری علائم بیانگر احساسات

اسلاید 3: نکاتی در باب رایانامه – پاسخ سریع3به همه‌ی پیام‌های شخصی سریعاً پاسخ دهیدحتی اگر پاسخ مشخصی برای فرستنده ندارید، حداقل به او بگویید که نامه‌اش را دریافت کرده‌اید. مثلاً «از تماس شما متشکرم. در اسرع وقت پاسخ شما را خواهم داد.»Thanks for your query. I will get back to you ASAP.

اسلاید 4: نکاتی در باب رایانامه – احتیاط در ارسال4در ارسال یک نامه‌ی دریافتی برای شخص ثالث احتیاط کنیدقبل از ارسال، از خود سؤال کنید که آیا فرستنده‌ی نامه با ارسال آن برای فرد دیگری موافق است یا خیر!اگر شک دارید آن را ارسال نکنید.

اسلاید 5: نکاتی در باب رایانامه – متن مناسب5قبل از ارسال نامه، آن را مجدداً بررسی کنید.وقتی کلید «ارسال» را زدید، رایانامه رفته است.اگر احتمال می‌دهید که نامه شما مناسب نیست، آن را از نو بنویسید.نامه نامناسب است اگر:خیلی تند (انتقادی) استخیلی با رودربایستی نوشته شده استخیلی صریح است

اسلاید 6: نکاتی در باب رایانامه – متن مناسب6فرض کنید استاد شما نامه‌ی ذیل را برای شما فرستاده است:Please have a look at the Mills et al. paper in the latest issue of JACL. I suspect it may be relevant to your project. What do you think?به چه دلیل هر یک از پاسخ‌های ذیل نامناسب است؟I have read the Mills paper, but I cannot understand it. Could you please help me by explaining what you had in mind? Im sorry to be so hopeless.I spent three hours in the library reading and rereading the Mills paper you told me to read. Since it deals with wheat and my project concerns corn, I fail to see how it is relevant in any way. SincerelyThanks for the wonderful suggestion to read the paper by Mills et al. I have just finished reading it and am changing my project completely. I realize that you are a busy person, but I would like to see you tomorrow to get some more of your advice.

اسلاید 7: نکاتی در باب رایانامه – داشتن موضوع7خط موضوع(Subject) را فراموش نکنید. این خط موضوع نامه را مشخص می‌کند.به خصوص وقتی نامه به صورت زنجیروار بین شما و فرد دیگری رفت و برگشت می‌کند.در مثال ذیل ببینید چگونه دانشجو با انتخاب موضوع مناسب از تکرار مطلب پرهیز کرده است:Message 20741953, 10 linesPosted: 4:15 EST, Tue Mar 9/93Subject: Guest Speaker for ED 817 Int. & Comp. EdTo: Joan RobinsonFrom: Sally MadisonHow would you like to be one? Professor Walsh is looking forsomeone to spend an hour with our tiny seminar (about 8people), and I suggested you . . . The class meets on Tuesdaysfrom 4-7. Let me know your inclination! Thanks, Sally

اسلاید 8: نکاتی در باب رایانامه – شروع و خاتمه‌ی کوتاه8از کشدار نمودن شروع و خاتمه‌ی نامه خودداری کنید.توجه کنید که چون رایانامه به نوعی مخلوط نوشتار و گفتار است، بعضی افراد عادت دارند که در رایانامه‌ی خود از عبارات محاوره‌ای خیلی زیاد استفاده کنند.مثال:Hi Chris! How are you? This is Fatima from your 321 class. Can Ichange the time for our appointment until Friday? I have a test onWednesday. Have a good day. Got to run. Bye, bye. Fatima.حسن رایانامه این است که شما را از به کار بردن القاب افراد راحت می‌کند.مثال:Dear Dr. SmithDr. Roger SmithDear Roger Smith Im afraid I will be ten minutes late today.Dear RogerDear DoctorDear Advisor

اسلاید 9: نکاتی در باب رایانامه – درخواست محترمانه9درخواست‌های تجاری-کاری (Business) را محترمانه بیان کنید.رایانامه معمولاً به صورت غیررسمی (Informal) نوشته می‌شود.این خصوصیّت می‌تواند هر دو جنبه‌ی مثبت و منفی را داشته باشد.مثبت: شما نگران خطاهای تایپی یا نگارشی نیستیدمنفی: نامه ارسال شده به مافوق یا استاد ممکن است غیر محترمانه باشدمثال (منفی):Message 21007255, Reply to: 20529115, 8 linesPosted: 11:12 EST, Tue Aug 3/94Subject: PagesTo: Joan RobinsonFrom: Keiko IchikoDear Professor Robinson,Finally, I can give you something to read. I will leave it in yourmailbox soon, so please pick it up when you stop by. مشکل این نامه چیست؟اصلاح شده:Dear Professor Robinson,Finally, I can give you something to read. I will leave it in yourmailbox by noon tomorrow.

اسلاید 10: نکاتی در باب رایانامه – درخواست محترمانه10مثال (منفی):Message: 20899310, 4 linesPosted: 12:19 EST, Sun Aug 29/93Subject: PaperTo: Henry RabkinFrom: Kumar BhatiaI am currently working on a paper (approx 8/9 pages). I shouldbe done on Mon. evening. Could you please go through it & giveyour comments by Wed.مشکل این نامه چیست؟سه نکته که باید رعایت شود تا نامه محترمانه باشدنظر خود را تحمیل نکنیدبه خواننده اجازه انتخاب بدهیدخواننده باید با خواندن متن شما احساس خوبی پیدا کنداصلاح شده:I am currently working on a paper (approx 8/9 pages). I should bedone on Mon. evening. If you are not too busy, I would appreciateany comments you might have to make before I submit it. Unfortunately,it is due on Wed., so there isnt much time. If you canhelp, Ill bring you my draft as soon as its done. If you cant, thatsquite OK too.

اسلاید 11: نکاتی در باب رایانامه – درخواست محترمانه11مثالی از درخواست (مناسب) یک دانشجو از استادش:Message: 20152880, 4 linesPosted: 5:32 EST, Thu Feb 18/93Subject: Article reviewTo: John SwalesFrom: Rita SimpsonI was wondering if you have an article that you want me to reviewyet. If you have something appropriate, next week wouldbe a good time to get started on it. Dont want to sound anxiousto get going on this, but Ill be around, so let me know. Thanks.مشخص است که دانشجو مقداری از کندی کار گلایه دارد، ولی در عین حال خود را کاملاً relax نشان می‌دهد.این مثال خوبی است که نشان می‌دهد می‌توان غیررسمی، و در عین حال مؤدبانه، نوشت.به کاربرد مناسب زمان گذشته برای بیان درخواست توجه کنید (I was wondering).

اسلاید 12: نکاتی در باب رایانامه – کوته‌نوشت‌ها12کوته‌نوشت‌های رایج (به خصوص در انگلیسی) را یاد بگیرید.مثال: روزهای هفته، ماه‌های سالمثال: کوته‌نوشت‌های انگلیسیASAP = as soon as possibleFYI = for your informationBTW = by the wayIMHO = in my humble opinionWRT = with respect toFor more:http://www.sharpened.net/glossary/acronyms.php

اسلاید 13: نکاتی در باب رایانامه – حروف بزرگ13خیلی نگران حروف بزرگ در ابتدای کلمات نباشیددر رایانامه، به منظور پرهیز از فشردن مکرّر کلید Shift، می‌توان قاعده‌ی نوشتن اولین حرف (بعضی) کلمات انگلیسی با حروف بزرگ را رعایت نکرد. البته پیشنهاد می‌شود که خیلی هم این قاعده را نادیده نگیرید!مثالِ خیلی شدید:thanks for your inquiry about the next tesol conf. its in atlantafrom march 16 to 20—the hq hotel is the hilton.گاهی اوقات، برای تأکید (به جای زیرخط دار کردن)، قسمتی از یک جمله تماماً با حروف بزرگ نوشته می‌شود.

اسلاید 14: نکاتی در باب رایانامه – پرهیز از حذف‌های عامیانه14در نوشتن رایانامه باب شده است که حروف تعریف (Articles)، ضمایر، و حتی تعدادی از حروف یک کلمه را حذف می‌کنند.این کار برای کسانی که زبان انگلیسی‌شان خیلی قوی نیست توصیه نمی‌شود.مثال:Standard English:I have read your message about Smiths dissertation. I will returnit to your mailbox as soon as possible.E-mail style:Read yr message re smiths diss. will return to yr mailbox ASAP.

اسلاید 15: نکاتی در باب رایانامه – پرهیز از بکارگیری علائم بیانگر احساسات15به جای استفاده از علائم نشان دهنده‌ی احساسات، بهتر است از کلمات معادل (همراه با علامت تعجب!) استفاده کنید.مثال: علامت شادی  :) smile!، علامت ناراحتی:( sad! تذکر: این موضوع مختص نامه‌هایی است که برای دوستان خود می‌فرستید.مثال:Here is an update on my project. I have spent three days runningthe analysis (phew!), but will need another two days to get it done(sigh). Then I plan to have a break and visit a friend in Chicagofor three days (smile!).

اسلاید 16: نکاتی در باب رایانامه – حرف آخر16منظور از نکات گفته شده این نیست که شما از استفاده از این ابزار عالی (رایانامه) بهراسید.هدف این است که شما با اطمینان، اعتماد به نفس، و به طور حرفه‌ای آن را بکار گیرید.