مبانی نظری نظارت و بازرسی در سازمان ها

مبانی نظری نظارت و بازرسی در سازمان ها

اسلاید 1: نگاهي به مباني نظرينظارت و بازرسيدر سازمان‌هادکتر حسین غلامی رئیس دفتر بازرسی ، ارزیابی عملکرد و پاسخگوئی به شکایات

اسلاید 2: دفتر بازرسی ، ارزیابی عملکرد و پاسخگوئی به شکایات :فعالیت مشاوره ای اطمینان بخش ، مستقل و بی طرفانهدر جهت ارزش و بهسازی عملیات دانشگاهعملکرد مناسب حوزه ها در جهت اهداف دانشگاهیاری رساندن به سازمان ، مدیران و کارکنان

اسلاید 3: مچ گیری ممنوع هدف اصلی کمک به سیستم و اصلاح موارد اشتباه و انحراف شناسایی و رفع ابهامات و ایرادات درون سازمانی توسط یک مجموعه داخلی به مراتب بهتر از آن است که توسط سازمانهای نظارتی برون سازمانی صورت پذیرد

اسلاید 4: نظارت، بازرسی و کنترل در جهت بهسازی عملکرد و دستیابی به مدیریت اثربخش استدستیابی به چنین سیستم نظارتی، نیازمند به کارگیری روش ها و شیوه‌های علمی بازرسی با استفاده از ابزار نظام مند و دارای ساختار مشخص است- برنامه دفتر (( شیوه نامه جهت دستیابی به روشی واحد در امر بازرسی های دستگاه ))

اسلاید 5: مقدمه

اسلاید 6: از دوران كهن تا به امروز، مبحث اختيار يكي از اساسي‌ترين مباحث مديريتي به شمار مي‌رودآغاز گفتگو دربارة سازمانها، در مباحثي پيرامون ساختارهاي تشكيلاتي و سازماني، انگيزش، بهداشت و نگهداشت نيروي انساني و … مستلزم طرح مسأله اختيار استاختيار. الفباي اوليه اقدامات سازماني و مديريتي و پايه مشروعيت بخشي به فعاليتهاي اداري استهر جا اختيار مطرح است امر نظارت و كنترل اجتناب‌ناپذير مي‌نمايد؛ ( چرا كه اختيار و نظارت دو روي يك سكه‌اند )

اسلاید 7: بنابراین با شكل‌گيري سازمانها آنچه باعث مشروعيت بخشي به فعاليتهاي مديران می گردد چيزي جز اختيار نيست در پي اختیار ، امر نظارت و كنترل مطرح مي‌گردد اهميت امر نظارت و كنترل به گونه‌اي است كه اگر اعمال نگردد در تحقق اهداف سازمان بايد با ديده ترديد نگريست اساساً هدف اصلي نظارت تعيين ميزان دستيابي به اهداف سازماني و تحقق برنامه‌هاي پيش‌بيني شده توسط مديران است

اسلاید 8: نظارت;سنت ثابت الهی یکی از سنت های ثابت الهی، نظارت کامل، دقیق و مداوم بر اعمال ونیات انسان ها و بازرسی و ارزیابی آن هاستخداوند متعال در روز قیامت، همه کارهای انسان را مورد ارزیابی و سنجش قرار می دهد و پاداش یا کیفر مناسب را برای هر یک از آن ها تعیین می کند. «و قل اعملوا فسیری الله عملکم و رسوله والمومنون و ستردون الی عالم الغیب و الشهاده فینبئکم بما کنتم تعملون » (توبه:105); (ای پیامبر)، بگو عمل کنید، خداوند و رسول خدا و مومنان اعمال شما رامی بینند و به زودی به سوی کسی باز می گردید که پنهان و آشکار رامی داند و شما را به آنچه عمل می کردید خبر می ده

اسلاید 9: نکاتی درباره نظارت و ارزیابی الهی - دقت در نظارت از آیات قرآن کریم و روایات ائمه هدی:: به خوبی استفاده می شود که در نظارت بر اعمال انسان ها و بررسی و ارزیابی کارهای آن ها درقیامت، دقت و موشکافی کامل خواهد شد - عمومیت نظارت و ارزیابی نظارت خداوند متعال بر اعمال بندگان و ارزیابی حضرت حق از عملکردآنان، عمومیت دارد و منحصر به انسان های معمولی نیست، بلکه انسان هایی والا نیز که نزد خدا ارج و منزلتی دارند، مثل فرستادگان خدا و امامان: و رهبران امت ها نیز مورد نظارت دقیق و ارزیابی قرارخواهند گرفت- ارزیابی خدا از سر اطلاع خداوند متعال، عالم به غیب و شهود است و همه چیز را، اعم از پنهان یا آشکار می داند. نظارت و سؤال و سنجش از جانب او و گماشتن چندین شاهد و ناظر برای نظارت و گواهی بر اعمال بندگان، به منظور کسب اطلاع خودش نیست،بلکه برای اتمام حجت بر انسان ها و آگاهی آن ها از نتایج اعمال خودشان می باشد

اسلاید 10: ویژگی ها و صفات بازرسان:با توجه به اهمیت و حساسیت بالای نظارت،بازرسان و ناظران باید دارای ویژگی های الهی و انسانی باشندبه چندمورد از این ویژگی ها اشاره می شود: - خداترسی و تواضع: در عهدنامه مالک اشتر آمده است: «برای رسیدگی و بررسی کارهای مردم، افراد مطمئن را که خداترس و متواضع هستند به کاربگمار» (26) - صداقت و وفاداری: بگمار که صادق و وفادارند.حضرت علی(ع) فرمود:«ناظرانی انتخاب کن و به کار » (27) - امانت و حقگویی: در جای دیگری، حضرت علی(ع) می فرماید: «فراموش مکن که باید بر آنان، بازرسان مخفی از کسانی که در میان مردم به امانت و حقگویی شناخته شده اند بگماری » (28)

اسلاید 11: در نظام مقدس جمهوری اسلامیباید بر عملکرد مدیران و کارکنان سازمان ها دقیقا نظارت کردنظارت دایمی و دقیقتمامی تصمیمات مربوط به کارکنان، اعم از پاداش،ترفیع و مانند آن، بر اساس نتایج به دست آمده از این ارزیابی ها انجام شود هم بر نقاط قوت نظارت شود و هم بر نقاط ضعف افراد و در ارزیابی عملکرد افراد این دو عمل، همراه یکدیگر، مدنظر باشد چرا که در آن صورت، نوعی نگرش منفی نسبت به نظارت و ارزیابی در میان کارکنان به وجود خواهد آمد که نتیجه آن مقاومت افراد در مقابل نظارت و ارزیابی خواهد بود. برای نظارت بر اعمال کارکنان سازمان باید حتما از چند نفر ناظر و بازرس استفاده کرد و به بازرسی و نظارت یک نفر اکتفا ننمود; زیرا اگر ناظر و بازرس یک نفرباشد، هم خطا و اشتباه او زیاد است و هم احتمال دخالت دادن مسائل شخصی و غرض ورزی نسبت به بعضی از افراد زیاد می شود

اسلاید 12: دولتها و ساختارهای اقتصادی در کشورهای توسعه یافته- برای جلوگیری از فسادهای ناشی از دسترسی افراد یا جریان ها عموماً تلاش می کنند که نهاد نظارت و بازرسی را تحت نظر و مدیریت کلان خود داشته- از نهادها و تشکل های مردمی هم به سبب ارتباط موضوعی و دفاع از منافع مردم برای کنترل و رصد عملکردها در امور اجرایی استفاده می کنند- نگاهی به عملکرد این نهادها در کشورهای توسعه یافته و مقایسه آن با ساختار های مشابه در ایران نشان می دهد که این سیستم‌ها فقط در سطح الفاظ و برخی مفاهیم با همدیگر مشابه بوده و از نظر شرح وظایف، اختیارات و حتی ضرورتهای وجودی باهم تفاوت‌های معنا‌داری پیدا می‌کنند

اسلاید 13: تعریف بازرسیکلمات دارای معانی لغوی و اصطلاحی و قراردادی هستندمعنهی لغوی همان چیزی است که در فرهنگ لغات و ادبیات مطرح استمعنی اصطلاحی معطوف به استفاده آن در حوزه های متعدد و متنوع می باشدمعنی قراردادی آن درکی مشترک سازمانی است که از یک لغت استنباط می شود در این شرائط گیرنده پیام همان را می گیرد که مقصود فرستنده پیام بوده استبنابراین در اینجا تعریف لغاتی را مطرح میکنیم معنی قراردادی سازمانی ما است هر چند این معانی دور از معانی لغوی و اصطلاحی آن نیست

اسلاید 14: نظارت فعالیت های منظم و هدف‌دار براساس مأموریت قانونی دستگاه، نسبت به واحدهای تحت پوشش. آخرین تعریف بازرسی و نظارت مصوب مجلس شورای اسلامی مورخ 27/01/1393 : نظارت و بازرسی از نظر قانون شامل: مجموعه فعالیت‌های منظم و هدف‌دار به منظور جمع‌آوری اطلاعات لازم درباره اقدامات دستگاه‌ها و تطبیق عملکرد دستگاه با تکالیف قانونی است.

اسلاید 15: بازرسی:بازرسی در اصطلاح به معنی نظارتی است که از سوی قدرت عمومی یا دولت بر عملکرد مأموران اداری و ادارات اعمال می‌شوداین نوع بازرسی به دلایل عقلی و شرعی ضروری است، عقل سلیمی که خالی از گرایش‌های نفسانی باشد، وجود بازرسی بر ادارات و کارمندان را تأیید می‌کند و در شرع مقدس اسلام نیز به دلایلی از جمله رعایت عدالت و جلوگیری از تکاثرطلبی عده‌ای منفعت‌طلب، در آیات و روایات به وجود چنین بازرسی تأکید شده است.

اسلاید 16: بازرس:فردی است که بر عملکرد مأموران اداری و واحدهای تابعه، نظارت می نمایند و به منظور انجام بازرسی به محل ماموریت اعزام می شوند.

اسلاید 17: تعريف و مفهوم پاسخگوئی به شکایت :پاسخگوئی :عبارتست از پذیرش مسئولیت نتایج و پیامدهای حاصل از عملکرد دستگاه و ارائه پاسخ شفاف در قبال وظایف انجام شده و نشده به ذینفع شکایت :درخواست احقاق حق شهروندان از نقص یا نقض قوانین و مقررات، عدم اجرای وظایف و ضوابط در دستگاه اجرایی و میزان کمیت و کیفیت ارائه خدمات در مقایسه با استانداردها گفته مي‌شود.

اسلاید 18: اهمیت و ضرورت بازرسیاز حیاتی ترین ارکان یک مدیریت سالم و کارامد وجود یک نظام کامل و دقیق نظارت و بازرسی است. داشتن یک نظام قوی نظارتی به معنای نداشتن اعتماد به کارکنان نیست، بلکه باید در یک عبارت کوتاه گفت: «اعتماد در سازمان خوب است، ولی نظارت لازم است»این دو تضاد و منافاتی با هم ندارند; چرا که نظارت، تنها جست و جو برای دست یابی به نقاط ضعف و کاستی های کارکنان سازمان نیست،بلکه در نظارت، هم باید به دنبال نقاط قوت و توانایی های افراد بودو هم به دنبال نقاط ضعف و کاستی های آنانشناخت نقاط مثبت واستعدادها و توانایی های افراد نقش به سزایی در بالا بردن کارایی سازمان داردمدیریت با توجه به توانایی های شناخته شده افراد، می تواند تصمیمات معقول و صحیح تری در مورد کارکنان سازمان ونقش های سازمانی آن ها بگیرد

اسلاید 19: از ضرورت های موفقیت برنامه های سازمان ها وجود یک نظام دقیق نظارتی است  وجود یک نظم نظارتی در سازمان، مدیریت را نسبت به نحوه تحقق هدف هاو انجام عملیات آگاه ساخته و او را قادر می سازد که پیگری های لازم را انجام دهد اطمینان از این که اجرای برنامه و هدایت آن درست انجام می شود و درصورت مشاهده انحراف، برای تصحیح آن اقدام لازم به عمل می آید،نیازمند یک نظام مؤثر و دقیق نظارتی است.

اسلاید 20: بنابراین، یکی از وظایف اساسی مدیر، نظارت و کنترل است که البته این وظیفه با سایر وظایف مدیر رابطه تنگاتنگ دارد در این میان، ارتباط نظارت و کنترل با برنامه ریزی بیش تر و روشن تراستدر صورت وجود نظارت و کنترل است که برنامه ریز به صحت ودرستی پیش بینی های خود پی می بردنظارت نیز بدون وجود برنامه، مفهومی ندارد و کاری عبث و بیهوده خواهد بود نظارت و برنامه ریزی مانند دو تیغه قیچی است که بدون هر یک از تیغه ها، قیچی قادر به کارکردن نیست و فایده ای نخواهد داشت

اسلاید 21: اهداف بازرسی 1. فراهم آوردن موجبات تجزیه و‌‌‌‌ تحلیل منطقی عملکرد گذشته وحال 2. سنجش و ارزیابی عملکرد برای بدست آوردن اطمینان از اجرای دقیق برنامه های دستگاه 3. مقایسه عملکرد واحد مورد بازرسی از لحاظ کمی وکیفی با قوانین ، مقررات و استاندارد های تعیین شده و انعکاس نتایج بررسی در قالب پیشنهادها برای به کارگیری اقدام های اصلاحی دستگاه و پیگیری رفع نواقص اعلام شده 4. پیشگیری از وقوع نارسائی ها و نواقص و ممانعت از بروز تخلف و ارتقاء سلامت اداری 5. آموزش و ارائه مشاوره تخصصی درحین خدمت و‌ افزایش بهره وری کارکنان 6. حفظ حقوق مردم و نظام با اطلاع رسانی دقیق و شفاف امور

اسلاید 22: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش1- دقت : باید اطلاعات به دست آمده کاملا دقیق ، صحيح و بروز باشند . اطلاعات نادرست نتايج حاصل از بازرسی را گمراه‌كننده خواهد ساخت 2- به موقع بودن : بازرسی باید به موقع و گزارش انحرافات باید هرچه سریع تر دراختیار مدیران قرار گیرد تا اقدامات لازم را در صورت نیاز انجام و از آثار سوء آنها جلوگيري شودبهتر آن است مسايل و مشكلات را قبل از وقوع مشخص كرد تا پيش از آن كه مسأله حاد و غيرقابل حل شود ، اقدامات اصلاحي لازم به عمل آيد

اسلاید 23: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش3- مبتنی بر هدف و برنامه بودن : همة فنون و روشهاي بازرسی بايد منعكس كنندة برنامه‌هايي باشند كه براي آنها طراحي شده‌اند. هر برنامه و هر مرحله كار اجرايي ويژگيهاي خود را داراست. آنچه مديران به آن نياز دارند اطلاعاتي است كه به آنان بگويد برنامه‌هايي كه مسؤوليت آن را دارند چگونه پيشرفت مي‌كند 4- تاکید بر نقاط راهبردی :بازرسی بر تمام کارها وعملیات ممکن نیست و چنین کاری ضرورتی هم ندارد، بازرسی باید توجه اصلی خود را بر نقاط حساس و راهبردی معطوف دارد. منظور از نقاط حساس و راهبردی نقاطی است که انحراف و اشتباه درآن ها موجب صدماتی سنگین می شود. و از حيث اقدامات اصلاحي، بلافاصله در ارجحيت قرار می گيرند بنابراین، بازرسی بر آن ها موجب کارایی بیش تر می شود و فعاليتهاي فرعي ، در درجات بعدي واقع می شوند.

اسلاید 24: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش5- انعطاف پذیری : از آن جایی که بیش تر سازمان ها در محیطی پویا و متحول کار می کنند ، یک نظام بازرسی خشک و غیر منعطف با آن ها مناسبت ندارد و نظام بازرسی باید به گونه ای باشد که بتواند خود را با تغییرات و تحولات محیطی منطبق کند6- مقرون به صرفه بودن : بازرسی مستلزم صرف هزینه و زمان است بنابراین، هزینه اجرای بازرسی باید کم تر از فواید حاصل از نظام بازرسی باشد

اسلاید 25: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش7- تناسب با مقتضیات : نظام بازرسی سازمان باید طوری طراحی و اجراشود که با کارها ، عملیات و پست های گوناگون تناسب داشته باشد; چرا که هر کاری و هرپستی در سازمان بازرسی خاصی را می طلبد و نظام بازرسی در صورتی مؤثرخواهد بود که به این اصل مهم توجه داشته باشد 8- مقبولیت داشتن: بازرسی های شدید و خشک موجب ایجاد روحیه مقاومت در کارکنان شده، به تضعیف روحیه و کاهش بازدهی منجر می شود بنابراین، برای ایجاد یک نظام بازرسی مؤثر و کارا، رعایت نکات ذیل ضروری است : الف- حمایت مدیران عالی سازمان ب -اطلاع و اشتراک مساعی مدیران ج- قبول و درك فرآيند بازرسی به وسيلة تمام كاركناند- ایجاد ارتباطات مناسبه - اطلاعات و بازخور به موقع و دقيق دربارة عملكرد واقعي

اسلاید 26: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش9 - اجتناب از افراط و تفريط :بازرسی بيش از حد به روح آزادي و استقلال افراد لطمه زده و آنها را در مقابل بازرسی مقاوم خواهد ساخت و همچنين بي‌توجهي به آن نيز به انجام هدفهاي سازمان آسيب مي‌رساندبازرسی بيش از حد افراد را به صورت ماشين درآورده و خلاقيت و نوآوري را از آنان سلب مي‌كند. همچنين بي‌توجهي به بازرسی نيز بي‌نظمي و اختلال در كار سازمان را به دنبال دارددر بازرسی مؤثر بايد تلفيقي به وجود آورد تا هم نظر سازمان تأمين گردد و هم آزاد فردي خدشه‌دار نشود10 – جامعیت : بازرسی بايد جامعيت داشته باشد و تمامي عمليات در برنامه را مورد ارزيابي و بررسي قرار دهد، براي مثال توجه به عمليات مالي و ناديده گرفتن ساير عمليات در يك برنامه بازرسی را بي‌اثر مي‌سازد

اسلاید 27: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش11 – عینیت : بازرسی بايد عينيت داشته باشد و صرفاً بر اساس ذهنيات و نظرات شخصي نباشد12 – واقع بینانه : بازرسی بايد واقع‌بينانه باشد و بايد به واقعيات و امكانات موجود توجه شود. تعيين استانداردها در اين زمينه واجد اهميت است زيرا هر گاه استانداردها بدون توجه به محيط و توانايي افراد به طور غيرواقعي تعيين گردند مسلماً در بازرسی آثار سويي به جاي خواهند گذاشت

اسلاید 28: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش13 - قابل فهم و مفيد :بايد اطلاعات قابل فهم و مفيد ، ساده، روشن و خالي از ابهام باشد، به گونه‌اي كه فقط اطلاعات مفيد مورد استفاده قرار گيرد14 – تأکید بر اصلاحات :بازرسی بايد وسيلة اصلاح باشد نه تنبيه و مجازات، هدف بازرسی اصلاح عمليات و جلوگيري از انحرافات است. بنابراين بايد به گونه‌اي طراحي و تنظيم شود كه حتي‌المقدور از بروز انحرافات جلوگيري كرده و در صورت بروز انحرافات نيز راه حل و طريق اصلاح ارائه دهد. اگر بازرسی به صورت وسيله و ابزار تنبيهي درآيد نمي‌توان آن را كنترل مؤثري دانست

اسلاید 29: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش15 – بازرسی کمی و کیفی :نظام بازرسی بايد بر كميّات و كيفيات به طور متناسب تأكيد داشته باشد. در برخي شرايط بايد اهميت بر بازرسی كمّي باشد و در پاره‌اي از شرايط بايد اولويت به بازرسی كيفي داده شود و زماني نيز بايد بر هر دو به يك اندازه تاكيد شود16 – نقاط قوت و ضعف :برخي افراد مي‌انديشند كه بازرسی صرفاً به دنبال يافتن نقاط ضعف است. در حالي كه همان طور كه از تعريف بازرسی استنباط مي‌شود، نوعي مقايسه بوده و در مقام مقايسه مي‌توان نقاط قوت را شناخت، بنابراين در بازرسی بايد نقاط ضعف و قوت هر دو شناسايي شده و مورد توجه قرار گيرند. توجه صرف به نقاط ضعف ، افراد را نسبت به آن بدبين خواهد ساخت

اسلاید 30: ويژگيهاي لازم براي يك نظام بازرسی اثربخش17 – صلاحیت اخلاقی بازرس :بازرس بايد واجد صلاحيت اخلاقي و تخصصي بوده و مورد قبول اكثر كساني باشند كه آنها را بازرسی مي‌نمايندبازرسی بايد به گونه‌اي طرح‌ريزي شود كه افراد ذیربط بر فعاليتهاي رشتة خودشان بازرسی داشته باشندبرنامه بازرسی بايد به وسيلة افرادي كه كل سازمان را مي‌شناسند به طريقي طرح‌ريزي شود كه گرايشهاي يك گروه را عليه گروه ديگر منعكس نكند

اسلاید 31: انواع بازرسیبازرسی از نظر استمرا و دوره آن 1- بازرسی مستمر یا دوره‌ای: انجام بازرسی در قالب برنامه‌ای مدون و منظم سالانه که در این نوع بازرسی وضعیت عمومی، تخصصی ، ساختاری و تشکیلاتی، نحوه مدیریت، رفتار کارکنان و عملکرد حوزه‌های مشمول مطابق چک لیست بازرسی مورد بررسی قرار می‌گیرد2- بازرسی فوق‌العاده : حسب ضرورت ویا دستور مقامات ذیربط انجام می‌شود و اجرای آن معمولاً در محدوده موضوع خاص ارجاعی و در خارج از برنامه‌های زمان‌بندی شده صورت می‌گیرد 3 - بازرسی موردی : حسب ضرورت در رسیدگی به اعلامات و شکایات اشخاص انجام می‌شود

اسلاید 32: انواع بازرسیبازرسی از نظر موضوعی:1 – موضوع عمومی مثل ساعات کاراداری حوزه های مختلف2 – موضوع خاص که مربوط به یک حوزه می شودبازرسی از نظر تعداد حوزه و دستگاه :1 – نسبت به یک دستگاه که معمولا توسط دفاتر بازرسی از حوزه های مختلف صورت میگیرد2 – در یک دستگاه : بعنوان بازرسی داخلی3 – از سوی یک دستگاه و حوزه که ذاتا از وظائف آن نظارت و بازرسی است مانند ادارات بهداشت محیط و حرفه ای و نظارت درمان

اسلاید 33: روشهای بازرسی ( مشاهده ، مطالعه اسناد و مدارک ، مصاحبه )مشاهده 2. استماع اظهارات شهود و مطلعین و مشاهده مستندات مربوطه 3. مطالعه سوابق و پرونده‌های موجود و تهیه مدارک از واحد بازرسی شونده (واحدهای بازرسی شونده مکلف به همکاری، ارائه مدارک و مستندات لازم خواهند بود) 4. کسب‌نظر کارشناسی از واحدهای ذیربط 5. سایر روش ها در چارچوب قوانین و مقررات

اسلاید 34: فرآیند بازرسیشناخت مسئلهتعیین مسئلهگرد آوری اطلاعاتجمع بندی و گزارش