مدیریت زمان و ضرورت به کار گیری آن در هزاره جدید

مدیریت زمان و ضرورت به کار گیری آن در هزاره جدید

اسلاید 1: 1بسم الله الرحمن الرحیم

اسلاید 2: مدیریت زمان محمد خطیبیکارشناس ارشد مدیریت تحول2

اسلاید 3:   مدیریت زمان و ضرورت به کار گیری آن در هزاره جدید 3

اسلاید 4: مقدمهاساس مدیریت زمان بر براثر بخشی اوقات استوار است و می توان گفت تنها رمز موفقیت آدمی تسلط بر زمان می باشد .در مدیریت زمان از روش هایی استفاده می شود که به انسان ها ا ین امکان را می دهد که با صرف حد اقل وقت وزمان بیشترین و بهترین نتایج را به دست آورد .مدیریت زمان به مدیران قدرت و شهامت تفویض اختیار می دهد که در نهایت به بهروه وری و کارایی موثر می انجامد .مدیر باید برای پرداختن به مسائل مهمتر با تمام وجود میل به آزاد کردن وقت خود داشته باشد و در ادامه از ابزار مناسب برای مدیریت آن استفاده نماید .در این مقاله سعی شده است به ضرورت به کار گیری مدیریت زمان توسط مدیران واصول و مراحل مختلف آن وآسیب شناسی و تکنیک های مدیریت زمان پرداخته شود .4

اسلاید 5: تعاریفی از مدیریت زمانسیستمی است که به ما اموزش میدهد چگونه قرارهای سازمانی مان را ، یادداشت هایمان را و وظایفی که نیازمند به ان هستیم انجام دهیم. مدیریت زمان عبارت است از کلیه مهارت هایی که غالبا افراد می آموزند تا بر اساس این مهارت ها بتوانند در زمان مشخص مسئولیت خودشان را به نحو احسنت انجام دهند .ودر تعریف کامل تری مدیریت زمان یعنی اینکه کنترل زمان و کار خویش را به دست گرفته اجازه ندهیم امور و حوادث ماراهدایت کنند .5

اسلاید 6: اهمیت و ضرورت مدیریت زمان : در مباحث مدیریت موضوع بهره وری زمان انجام کارها واستفاده صحیح اززمان و زندگی کردن با نگرش صرفه جویانه به زمان است . زمان با ارزشمند ترین سرمایه موجود در نزد هرفرد – گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها قابل مقایسه نیست . برای اینکه ما توازنی در برنامه هایمان داشته باشیم نیاز داریم تا زمان خود را سازماندهی کنیم . زمان تنها یک عامل ثانویه در مدیریت زمان به شمار می آید، زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویت های شخصی ما باشد، افراد بر اساس محیطی که در آن رشد کرده و تربیت شده اند، یک چرخه بهره وری دارند و در ساعاتی از روز از بیشترین راندمان کاری برخوردارند و ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم. 6

اسلاید 7: اصول مدیریت زمان : هدف گذاری :يك انسان موفق هيچ گاه بدون هدف دست به كار نمي زند. انسان بي هدف، كاملاً تابع حوادث و پيشامدهاست. كسي كه هدف روشن و مشخصي در زندگي دارد، پس از رسيدن به موفقيت، احساس خوشبختي و آرامش مي كند. اهداف شما، به ميل و خواسته ي خودتان مربوط است تا همت عالي چه باشد!تعیین اولویت : پس از آن كه فهرست اهداف بلند مدت و كوتاه مدت شخصي، خانوادگي و حرفه اي خود را تهيه كرديد، ضروري است كه آن ها را به ترتيب اولويت معين انجام دهيدرعایت اولویت :تا زماني كه كار مهمتر و با درجه ي اولويت بالاتر، زمين مانده است، دست به كارهاي كم اهميت تر نزنيم. مديريت زمان = هدف گذاري + تعيين اولويت + رعايت اولويت 7

اسلاید 8: گام‌هاي لازم براي كسب مهارت مديريت زمان: اولين قدم براي مديريت زمان تعيين دقيق اهداف است كه بايد توجه داشت كه هدف ما واقعي و قابل دست‌يابي باشد .اهداف بلند مدت : منظور اهدافي است كه در يك دوره‌ي زماني طولاني ، مثلاً پنج ساله قابل دست‌يابي باشد . مثل رسيدن به شغل پزشك .اهداف ميان مدت : اهدافي است كه نسبت به اهداف بلند مدت در زمان كوتاه‌تري قابل دسترسي هستند . ولي نيازمند گذشت زماني مي‌باشند . مثل قبولي در كنكوراهداف كوتاه مدت : اهدافي هستند كه در زمان‌هاي كوتاه قابل دسترسي است . اين اهداف به عنوان دست‌يابي به اهداف بالا محسوب مي‌شوند .8

اسلاید 9: مراحل مدیریت زمان مطلوب اساس مدیریت زمان براثربخشی و بهره وری استوار است و تسلط بر زمان نیز رمز موفقیت مدیران تلقی می شود .برای این منظور ابتدا باید هدف هایی که مدیران می خواهند به آن دست یابند وهمچنین فعالیت هایی که در رسیدن به این اهداف مدیران را یاری می دهد مشخص باشد . در ادامه باید اهمیت و فوریت هر فعالیت نیز روشن باشد .مراحل زیر می تواند مدیران را در جهت مدیریت زمان مطلوب و رضایت بخش یاری دهد :1 – فهرستی از اهداف تهیه شود .2 – اهداف بر حسب اهمیتشان اولویت بندی شود .3 – فعالیت های ضروری برای رسیدن به اهداف مشخص شود .4 – برای هر هدف نیز باید فعالیت هایی انجام گیرد آنها نیز اولویت بندی شود . 5 – هر فعالیت نیز مطابق اولویت بندی زمان بندی شود . و در پایان تهیه برنامه روزانه انجام گیرد 9

اسلاید 10: عواملی که موجب مدیریت نادرست زمان می شوند آسانترین فن در مدیریت زمان این است که یک مدیر در جستجوی عواملی باشد که موجب مدیریت نادرست زمان می شود که برخی از آنها به شرح زیر است :تاخیر داشتن و به قرار ملاقات نرسیدن تصمیمات عجولانه گرفتن ترس از تفویض اختیاریا پذیرش خلاقیت دیگران سود کوتاه مدت را به میان مدت وبلند مدت ترجیح دادن ناتوانی در پذیرش کارهای پیشنهادی دیگران وعدم کنترل اوضاع و موارد بسیار دیگر همچون شرح وظایف تعریف نشده ،نداشتن انظباط شخصی ،کارکنان ناکافی ،ناتمام گذاشتن وظایف و..........10

اسلاید 11: تکنیک های مدیریت زمان : آگاهی استفاده از زمان : شناخت امور و ایجاد تعادل آن با امکانات تصمیم گیری را ممکن وبرنامه ریزی را آسان میکند . پیروی از اصول 20-80 یا 10- 90 :قانون پارتو می گوید : هرکسی اصل را براین قرار دهد که از 20 درصد فعالیت خود 80 درصد آنرا درست انجام دهد یا مدیرانی موفق هستند که از ده درصد کارهایشان که بیشترین نتایج را به همراه دارد اولویت دهند چون تحقیقات نشان داده که 10درصد از وقت مدیران 90 درصد نتایج را حاصل می شود . حسابداری زمان : مدیر طبق تخصیص مدت زمان برای اجرای کاراموری که باید انجام دهد مشخص می سازد که خود تعادل بین زمان اجرا ونوع فعالیت را انجام دهد . اولویت بندی : مدیریت خوب کارهایی که باید برای رسیدن به اهداف مطلوب انجام دهد اولویت بندی می کند . تمرکز برزمان قابل کنترل : مدیرانی که در تشخیص و سازماندهی اوقات قابل کنترلشان توانمندند به مراتب کارهای بیشتری به انجام میرسانند و به کارهای اولویت دار می پردازند . عادت های خوب و صرفه جویی در زمان : نقاط ضعف و قدرت مدیران ارتباط مستقیمی با عادتهای آنان دارد . حذف فعالیت های کم اهمیت : مدیر باید برای انجام کار در زمان محدود جداولی برای خود ترسیم و فعالیت های غیرمفید خود را مشخص نماید و راه های حذف ویا کاهش آن را ثبت نماید .11

اسلاید 12: درمدیریت زمان فعالیت‌ها، روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی دیگری نیز وجود دارد: Getting Things Done یا GTD* ایده اصلی این تکنیک اینست که شخص ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج کند و آن‌ها را ثبت کند. با این کار ذهن از یادآوری این‌که چه کارهایی را باید انجام دهد رها می‌شود و می‌تواند روی کارهای ثبت شده تمرکز کند. در روش‌های سنتی مدیریت زمان، همه‌ مفاهیم حول محور اولویت بندی می‌گردد. اما در روش GTD برای انجام کارها یک فرآیند مشخص تعریف می‌شود و طبق آن، کارها یک به یک انجام می‌شوند بر مبنای ساده سازی مکانیزم ثبت، کنترل و دریافت تمام اطلاعاتی است که برای انجام یک کار لازم است   تکنیک گوجه‌فرنگی Pomodoro* این تکنیک یک روش ایتالیایی است که می‌تونه به اندازه پیتزاهای ایتالیایی جالب توجه باشه. این روش توسط ابداع شده و برمبنای مفهوم فرانچسکو کیریلوشکل گرفته. یادگرفتن این تکنیک زمان زیادی نمی‌بره و خیلی ساده قابل یادگیری است. در این روش شما یک تایمر در اختیار دارید و انجام کار را به محدوده‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کنید. به هرکدام از این محدوده‌ها یک گوجه فرنگی می‌گویند. بین هر ۲۵ دقیقه ۳ تا ۵ دقیقه زمان استراحت قرار دارد و بعد گوجه فرنگی بعدی شروع می‌شود. این روش برای افرادی که دچار اختلال تمرکزی هستند می‌تواند مفید باشد.  تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی این روش بر مبنای اولویت بندی کارها تشکیل شده. به این شکل که کارها را در یک ماتریس براساس این‌که چقدر باید سریع انجام شوند طبقه‌بندی می‌شوند. این روش توسط استفان کاوی پایه‌ریزی شده و به این دلیل با نام فرانکلین کاوری شناخته می‌شود که این تکنیک توسط شرکت فرانکلین کوئست برای عرضه خریداری شد. تاکنون بیش از دو میلیون نفر در دنیا از این روش استفاده کرده‌‌اند. در این روش هدف این است که با مشخص کردن کارهای کم اهمیت‌تر بیشتر بر روی فعالیت‌هایی تمرکز کرد که انجام آنها ارزش بالایی دارد.12

اسلاید 13: بیانیه رسالت در مدیریت زمانشناخت روشن اهداف و رسالت فرد، گروه و سازمان ، به انتخاب و اجرای راهبرد هایی که موجب برداشت واحد ازمقصد گردد کمک می کند .(ناش 1988) در این صورت به چند پرسش اساسی برخورد می کنیم :1 – مدیریت زمان از کجا آغاز می شود ؟ در پاسخ باید گفت از زمان تدوین بیانیه اهداف و رسالت فرد ،گروه ویا سازمان 2 – مدیریت زمان ازچه زمانی آغاز میشود؟از زمانی که فعالیت هایی که باید صورت بپذیرد اولویت بندی میشود .3- مدیریت برای اثرگذاری بهتر برروی سازمان چه باید بکند؟با استفاده از راهبرد برد – برد اثرگذاری را به نسلهای آینده منتقل می کند.13

اسلاید 14: مزایای استفاده از مدیریت زمان با مدیریت زمان مشخص میشود کدام یک از کارهایی که باید انجام داد بااهمیت ترومهم تر هستند که موجب میشود به تعدادی از فعالیت ها اولویت داده و تعدادی حذف شود .موجب حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیرضروری شده و در نتیجه زمان واقعی انجام کار افزایش می یابد . استرس را کاهش داده که سلامتی روحی وجسمی رادربردارد.نتایج بهتری کسب میشود ،کیفیت کاری را بهبود میبخشد ورضایت شغلی بیشتر وکیفیت زندگی غیرکاری رابهبود میبخشداشتباهات کمتری رخ داده وبحرانهای کمتری نیز بوجود می آید.14

اسلاید 15: اصول کمکی موثر در برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان : تهیه لیست کارهایی که می‌خواهید انجام دهید(To Do list) کارهایی که می خواهید انجام دهید را بنویسید و بعد تصمیم بگیرید که در آن لحظه چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه کارهایی را به تعویق بیندازید برنامه‌ریزی روزانه/هفتگی قرارهای ملاقات، کلاسها و جلسات را به ترتیب زمان وقوع بنویسید قبل از اینکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده اید و وقتی که بیدار می شوید ببینید چه کارهایی را در پیش دارید * برنامه‌ریزی بلندمدت از یک جدول ماهانه استفاده کنید تا برنامه‌ریزی روزانه برای شما آسان شود 15

اسلاید 16: تنظیم زمان شخصی و اهمیت آن برای مدیریتزمان شخصی مدیریت درباره کنترل استفاده از منابع با ارزش است. مخف سه کلمه EFF تعریف موثر وکارامد داشتن یا تاثیر مطلوب داشتن کیفیت تولید با حداقل تلفات وحداقل تلاش سعی و تلاش تنظیم زمان شخصی مدیریت16

اسلاید 17: زمان شخصی مدیر تنظیم زمان شخصی مدیریت مجموعه ای از ابزار هستند که به شما اجازه میدهند: تفریط را حذف کنید برای جلسات حاضر شوید حجم بالای کا ر را نپذیرید بر پیشرفت پروژه ها نظارت کنید تشخیص زمان را برای کارهای مهم انجام دهید از پروژه های طولانی مدت اطمینان حاصل کنید و آنها را نادیده نگیرید یک روز موثر را طراحی و برنا مه ریزی کنید یک هفته کار امد را برنامه ریزی کنید و کارهارا به سادگی وبا کمی نظم و انظباط شخصی انجام دهید از انجایی که زمان شخصی مدیریت یک فرایند مدیریتی، مانند سایر فرایند هاست باید بر نامه ریزی ، طراحی و پیش بینی شود و به طور منظم مورد رسیدگی وبررسی قرار گیرد.17

اسلاید 18: نتیجه گیری با استفاده موثر از زمان می‌توان اهداف را مشخص و وظایف و فعالیت‌ها را برنامه ریزی و اولویت بندی نمود. با برنامه ریزی و اختصاص زمان، درک افراد از زمان در دسترس، افزایش یافته و در نتیجه می‌توانند از زمان خود به صورت هدفمند و سازمان یافته بهره مند شدند. اولویت بندی امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت، موجب می‌شود وظایف گوناگون به موقع انجام گیرد. پس با استفاده از روش‌های مدیریت زمان، بینش افراد در مورد نحوه استفاده از زمان بیشتر شده، تخمین دقیق تری از مدت زمان لازم جهت انجام کارها به دست می‌آورند و در مجموع نتایج مبتدی حاصل می‌گردد. برخی نتایج حاصل از شیوه‌های مختلف مدیریت زمان عبارتند از:آماده سازی برای برنامه ریزی آگاهانهیادآوری در انجام امور، سامان بخشیدن به افکار و فعالیت‌ها، انجام امور در زمان تعیین شدهایجاد انگیزه لازم برای انجام کار، متمرکز ساختن توجه فرد به اولویت‌ها،سرعت در پیشرفت و ارتقاء عملکرد شخصی- جلوگیری از اتلاف وقت و امور غیر ضروریکاهش فشار روزانه و در نتیجه افزایش سلامت روان، افزایش کارایی، سازماندهی و بهره وریفرصت بیشتر برای کارهای مهم و ضروری؛ استفادۀ کار آمد و اثربخش از وقت؛18

اسلاید 19: تقویت مهارتِ تفویض اختیار؛ یعنی بعضی از کارها را به خودمان ختم نکنیم، در خانه بخواهیم حتماً این کار را خودمان انجام بدهیم. تفویض کنیم بدهیم همکاران انجام دهند. فراهم کردن زمینۀ رشد همکاران و دوستان؛ افزایش احتمال دست یابی به اهداف؛ افزایش اثر بخشی و بهره وری در مجموع با اجرای مدیریت زمان، برنامه ریزی و پایش، پیامدهای واقع بینانه تری حاصل می‌گردد و همه چیز به شکل موثر تر انجام می‌شوددرپایان سخنان تعدادی از بزرگان در مورد اهمیت مدیریت زمان بیان میشود:پیتر دراکر معتقد است که :تا زمان را مدیریت نکنید نمی توانیم چیز دیگری را مدیریت کنیم .هیچ جنگاوری بالاتر از زمان نیست؛ تنها اوست که فاتح نهایی است.(کیم وو چونگ)اگر بر زمان احاطه داشته باشید، درمی یابید اکثر مردم کارهایی را که در عرض یک سال می توانند انجام دهند، چقدر زیاد و کارهایی را که در مدت ده سال قادرند انجام دهند، چقدر کم برآورد می کنند.(آنتونی رابینز)هیچ وقت نگو: «وقت ندارم». تو دقیقاً همان قدر وقت داری که کسانی مثل پاستور، میکل آنژ، مادر ترزا، هلن کلر، لئوناردو داوینچی، توماس جفرسون و آلبرت انیشتین وقت داشتند.(جکسون براون)19

اسلاید 20:   ای صاحب دانش و خداوند خرد چون ابر بهار ،وقت در می گذرد دانی چه کسی ز زندگی بهره برد آن زنده که وقت خود غنیمت شمرد (ابولقاسم حالت )به امید اینکه همه ما درست و اثربخش از زمانی که در اختیار داریم استفاده نماییم .موفق و سربلندباشید 20