مدیریت زمان ۲

مدیریت زمان ۲

اسلاید 1: مدیریت زمان Time management دکتر فیروزی1392

اسلاید 2: مفهوم زمان ؟

اسلاید 3: بسم الله الرحمن الرحیم والعصر ان الانسان لفی خسر الا الذین آمنو و عملو الصالحات و تواصوا با لحق و تواصوا بالصبر

اسلاید 4: اي كه پنجاه رفت و در خوابي مگـــر اين پنج روزه دريابی باد هميشه در سمتي كه ما مي خواهيم نمي وزد، اما بايد بدانيم كه چگونه قايق زمانمان را به هر جا كه بخواهيم رهسپار كنيم.هر كسي كه دو روزش مساوي باشد مغبون است.فرصتها دير به دست مي‌آيند و زود از دست مي‌روند.كسي را كه براي پول كار مي كند استخدام نكنيد.كساني را استخدام كنيد كه در صورت لزوم به ساعتشان نگاه نكنند .ما زمان را تلف نمي كنيم، زمان است كه ما را تلف مي كند.تنها سرمايه‌ي ما وقت است كه اگر رفت بر نمي‌گردد.كساني كه در انتظار زمان بنشينند آن را از دست خواهند داد.زمان همانند يك تير از كمان رها شده است كه هرگز بازنمي‌گردد. زمان را نه مي‌توان خريد، نه مي‌توان ذخيره كرد و نه مي‌توان متوقف ساخت.

اسلاید 5: عمر ما چگونه می گذرد؟• بيست و پنج سال صرف خوابيدن مي شود! • هشت سال براي درس خواندن سپري مي شود!• شش سال دراستراحت كردن مي گذرد!• هفت سال صرف تعطيلات وتفريح مي شود!• پنج سال با حرف زدن و مذاكره با ديگران مي گذرد!• چهارسال براي صرف غذا وقت مي گذرد! • سه سال به رفت وآمد كردن مي گذرد!

اسلاید 6: اهمیت زمانزمان تنها نعمت مشترک خدا به تمامی بندگانش است. آن در عین حال ارزشمندترین نعمت نیز محسوب می شود.اگر نتوانيد وقت خود را برنامه ريزي کنيد ، هيچ چيز ديگر را هم نمي توانيد اداره کنيد.)پيتردراکر( یک روز 86400 ثانیه میباشد اما چگونه است که برخی اشخاص سازمانهای بزرگ را در زمان یاد شده اداره میکنند در حالیکه برخی دیگر در همین زمان قادر به اجرای ساده ترین کارها نیز نیستند؟ارزش يك صدم ثانيه را از دونده‌اي بپرس كه در مسابقات المپيك مدال نقره گرفته استبراي دانستن ارزش يك دقيقه، از كسي كه از قطار جا مانده است بپرسيد بهره وری 4 مولفه دارد : کمیت ، کیفیت ، هزینه و زمان

اسلاید 7: ابعاد زمان1- بعد درونی (زمان روانی) : وقت یا به تعبیر مردم کوچه و بازار حوصله.این همان نوع از زمان است که لحظه های نامطلوب بسیار کند می گذرد و در لحظه های مطلوب بسیار تند.2- بعد بیرونی (زمان تقویمی) : حس حرکتیست که آدمی گذشت آن را در چرخش عقربه های ساعت دنبال میکند.

اسلاید 8: وقت - زمانتنها منبع تجدید ناپذیر استقابل خرید نیست قابل فروش نیست پیش نیاز تمام فعالیتهاستقابل پس انداز نیست متوقف نمی شودبا عدم استفاده خود بخود از بین می رودیک شاخص سنجش برای همه فعالیتهاست

اسلاید 9: تنها دارایی ما وقت است

اسلاید 10: تفاوت های فرهنگی و نگرش به زمانمردم دنیا ادراکات متفاوتی از زمان دارند.بعنوان مثال تفاوت در میانگین ساعات کاری ، وقت شناسی و اوقات فراغتنوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهاي مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضي از فرهنگها زمان بسيار محدود و بنابراين برنامه ريزي و مديريت زمان اجتناب ناپذير است.اما در مورد کشورهاي کمتر توسعه يافته، زمان قرباني اصلي بي برنامگي هاست.چه بسا افرادي براي خود برنامه ريزي بسيار مدون و منعطفي نيز داشته باشند ،اما بي برنامگي هايي که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زماني عقب مي اندازد.اگر میخواهید از وقت خود به شیوه ای اثربخش بهره ببرید باید نگرشها و عادات خود را بشناسید.شیوه استفاده از زمان به عادتهای ما برمیگردد بنابراین کمی وقت صرف کنید تا بیاموزید چگونه میتوان این عادات را بهبود بخشید.

اسلاید 11: مدیریت زمان مديريت زمان يعني انضباط شخصي.پديده نظم در مديريت زمان و درزندگي انسان بسيار مهم و ارزشمند است،چرا که باعث مي شود انسان ازاين طريق بهتر و سريع تر به مقاصد و هدف هاي خود برسد و از اعتماد به نفس بالاتر بهره مندگردد. بنابراين در مديريت زمان ، نظم در سرلوحه ي تمام امور قرار دارد.کليد طلايي ، مهم ترين و اساسي ترين عوامل مديريت زمان،«هدف» و «نظم» مي باشند. مدیریت زمان یعنی انجام کارها بصورت موثر نه با شتاب.الزامات مدیریت زمان عبارتند از:1) حساس شدن ذهن افراد نسبت به عمر به عنوان اصلی ترین سرمایه2) شناسایی آفات ، دام ها و دلایل اتلاف زمان3) جستجوی راه حلهایی برای پیشگیری از اتلاف زمان و بکارگیری تدریجی آنها در زندگی شخصی و کاری

اسلاید 12: خودسازی در مدیریت زمانایجادنگرش جدید فرد نسبت به زمانایجاد عادات رفتاری جدید در فردتمرینهای مستمر بازخوردهای فردی برای توسعه فنون و مهارتها فردیبکارگیری سایر ابزارهای مدیریتی

اسلاید 13: فرآیند مدیریت زمانتعیین اهداف وافق های مطلوب فردی - سازمانی و.....تحلیل ابعاد و اجزاء اهدافتبیین الگوهای استراتژیک سازماندهی وظایف خود ارزیابی اولیهشناسایی عوامل اتلاف زمان استفاده از فنون لازم در مدیریت زمانپایش مستمر نتایج

اسلاید 14: اهدافاگرهدفي براي نشانه روي نداشته باشيد، به جايي نخواهيد رسيد. !اگر مقصدتان ناکجاآباد باشد ، بطورحتم بدان خواهيد رسيد!اگر اهدافتان روشن نباشد ، باید دوچندان تلاش نمایید. (مارک تواین)تمثیل آلیس در سرزمین عجایبموفقیت چیزی نیست جز دستیابی به اهداف از پیش تعیین شدهافرادی که هدف مشخصی ندارند ، بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی به خواسته های دیگران کرده و تحت تاثیر آنان واقع میشوند.نباید از یاد ببریم که دستیابی به موفقیت بصورت تصادفی بسیار نادر است.

اسلاید 15: ویژگی های هدف خوب1- يک هدف بايد چيزي را طلب کند.2- هدف بايد دست يافتني باشد.3- هدف بايد مشخص و روشن باشد.4- هدف بايد قابل اندازه گيري باشد.5-هدف بايد در محدوده زماني مشخص باشد.6-هدف بايد مکتوب و مدون باشد.7- هدفهاي کاري بايد مورد تاييد افراد مافوق باشد.8- هدفها بايد قابليت انعطاف پذيري داشته باشند

اسلاید 16: تعیین اجزاء اهدافهر هدف بزرگ مجموعه ای از اهداف کوچکتر استدر خرد کردن اهداف میتوان از روشهای مختلف استفاده کرد :( دوره های زمانی – بخشهای قابل تفکیک – موضوعات موازی ...) برای رسیدن به مقصد دور کافی است هر روز مسافت کوچکی را طی کنید

اسلاید 17: اهداف شخصیسرگرمی ها و علایق خاصی که مایلم به آنها بپردازم ، کدامند؟چه مکانی را برای زندگی می پسندم؟آیا لازم است وقت بیشتری را با خانواده بگذرانم؟مایل هستم به کدام نقاط دنیا سفر کنم؟آیا باید زبان جدیدی بیاموزم؟آیا باید رژیم غذایی مناسبتری در پیش بگیرم؟خانه مورد علاقه من چگونه است؟

اسلاید 18: مشخص ساختن اهداف کاریتا زمان بازنشستگی به چه چیزهایی می خواهم دست یافته باشم؟چه درامدی را برای خود در نظر دارم؟ترجیح میدهم برای خودم کار کنم یا آنکه مدیر ارشد یک شرکت بزرگ باشم؟آیا در همین کشور به کار خود ادامه میدهم یا به خارج از کشور خواهم رفت؟آیا داشتن تحصیلات بالاتر به نفع من است؟چه مهارتهای کاری باید کسب کنم؟کار در کدام صنعت را ترجیح میدهم؟شغل ایده آل من چیست؟به کدامیک از سازمانهای حرفه ای ملحق میشوم؟

اسلاید 19: تدوین طرحهای عملی و اهداف جزئیطرحهای عملی که برای هر یک از اهدافمان تعیین میکنیم ، ما را قدم به قدم در رسیدن به هدف راهنمایی خواهند کرد.فواید:اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستیابی تقسیم میکند.انگیزه لازم را برای دستیابی به اهداف بوجود می آورد.عملی کردن برنامه هایمان را آسان تر میسازد.نگرش و دیدگاه کلی و مفیدی به ما می دهد.ما را قادر میسازد تا بجای کارهای فوری بر کارهای مهم تمرکز کنیم.معیاری برای قضاوت در مورد پیشرفت کار در اختیار ما قرار میدهد.ما را یاری میکند تا مشکلات را پیش بینی کنیم.باید برای دستیابی به اهداف و اجرای هر یک از مراحل کار ، مهلت مشخصی را تعیین کنیم.

اسلاید 20: الگو های استراتژیکداشتن الگوهای استراتژیک کمک می کند تا از مسیر اهدافمان منحرف نشویم .استراتژی مانند قطب نمایی است که همواره مسیر از پیش تعیین شده را به ما نشان می دهد.

اسلاید 21: سازماندهی وظایفنظر سازماننیازهای فردی – خانوادگی – اجتماعی اصل ایده آل طلبی(( وقتی کاری خیلی خوب پیش می رود می توانید دو چیز دیگر را هم پیدا کنید : یک آدم یک دنده ویک احساس وظیفه)) پیتر دراکر

اسلاید 22: خود ارزیابیاین مرحله از اهمیت بسیاری برخوردار بوده و شالوده موفقیت های آتی ما را تشکیل میدهد.* تحلیل نحوه فعلی صرف زمان* شناخت عوامل اتلاف زمان* تغییر عادات و روشهای پیشین

اسلاید 23: خودارزیابی اولیهعملکرد روزانه شما چگونه است؟ شما چگونه ساعات کاری خود را تقسیم میکنید؟آیا کارهایتان را اولویت بندی میکنید؟آیا ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام میدهید یا کارهای خوشایند؟چرا با اینکه می دانیم اول باید کارهای مهم و فوری را انجام دهیم ، این موضوع را رعایت نمیکنیم؟انسان از انجام کارهای فکری گریزان است و بیشتر به دنبال انجام دادن کارهای تکراری و اموری که در آنها تجربه دارد ، است.شناسایی الگوهابا یاری گرفتن از سوالات زیر الگوی رفتاری خود را بیابید و ببینید روی کدام یک از گروهها وقت بیشتری صرف میکنید.1) آیا کارهایی را انجام می دهم که فرد دیگری باید انجام دهد؟2) آیا در فهرستی که تهیه کرده ام الگوی تکراری وجود دارد؟ مثلا اوقات صبح من بیشتر صرف گروه خاصی میشود؟3) توزیع کارهای انجام شده در طول روز به چه شکل است؟4) آیا اوقاتی وجود دارد که خیلی پرمشغله باشم و دیگران بیکار باشند؟5) آیا انجام کارها اغلب بیش از حد تصور من بطول می انجامد؟6) ایا برای خلاقیت و نوآوری وقت کافی صرف میکنم؟

اسلاید 24: پرسشنامه خود ارزیابی چه درصدی از کارهایم از پیش برنامه ریزی شده بود؟آیا روز کاری ام دارای ساختار درستی بود؟آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول انجامیده است؟چرا زمانی طولانی را صرف کارهای بی حاصل کردم؟چند مورد در کارهایم وقفه ایجاد شد؟آیا در مورد نحوه گذراندن وقت خود به دیگران حق دخالت میدهم؟چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را دارم؟آیا بهره وری داشته ام یا فقط خودم را مشغول کرده ام؟چگونه میتوانم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشم؟برای چند درصد از وقت خود میتوانستم برنامه ریزی درستی بعمل آورم؟کارایی من چه میزان بوده است؟

اسلاید 25: آیا زمان ما رابا خود برده ؟

اسلاید 26: رایج ترین عوامل اتلاف زمان1- عدم هدفگذاری و برنامه ریزی صحیح و اصولی2- تماس های تلفنی3- وقفه های بی مورد در پروژه ها4- تعلل ها در تصمیم گیری5- کاغذ بازیهای بی حاصل6- آشفتگی و موانع کاری7- واگذاری نامناسب کار8- ایده آل طلبی9- جلسات10- عدم شنود موثر

اسلاید 27: بدترین نوع هدر دادن وقت این است که :کارهایی که اصلا نیازی به انجام دادن آن نیست به بهترین نحو ممکن انجام دهیم

اسلاید 28: ماتریکس نحوه مصرف زمانبا بررسی دقیق نحوه مصرف زمان مشخص کنید بیشترین زمان را صرف ? چه نوع از فعالیتها می کنید چه بهبودی لازم دارید .....

اسلاید 29: حال باید با کمک گرفتن از جدول زمانی ، نقش هر یک از عوامل اتلاف وقت خود را بسنجیم.شناخت مواردی که وقت ما را هدر میدهد ، مرحله عمده ای در جهت پیشرفت بشمار می آید.کنار گذاردن عادت های اتلاف وقت جانشین ساختن عادات صرفه جویی در وقتفرآیند چند مرحله ای تغییر1) یاداشت نمودن عوامل اتلاف زمان2) تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت اتلاف وقت3) تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان4) پرورش عادت صرفه جویی در زمان

اسلاید 30: فنون مدیریت زمان

اسلاید 31: 1-برنامه ریزی« اگر9ساعت براي قطع درختي وقت داشتم ,6 ساعت آن را صرف تيز کردن تبر خود مي کردم. » ابراهام لينکلن برنامه ریزی یعنی تفکر منظم در مورد آیندهکافیست فقط يك ساعت از 24 ساعت روزتان را وقف خودتان كنید تا 23 ساعت باقي‌مانده تحت فرمان شما قرار گيرد.یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان بشمار می آید.برنامه ریزی به معنای آمادگی جهت تحقق اهداف است و راهی جهت نجات دادن و ذخیره سازی وقت بشمار می اید.8 دقیقه امادگی برای هر روز کاری و ثبات قدم بر روی برنامه ها می تواند در نهایت 1 ساعت زمان ذخیره شده در پی داشته باشد.زماني که صرف برنامه ريزي مي کنيد،به هدر نمي رود بلکه در دراز مدت موجب صرفه جويي در وقت مي شود.مهمترین قاعده در برنامه ریزی آنست که کارها را بصورت نوشته درآوریم.

اسلاید 32: اصول برنامه ریزی

اسلاید 33: برنامه های روزانهپس از تهیه طرحهای عملی لازم است چارچوب زمانی را محدود کرده و توجه خود را به تهیه فهرست کارهای روزانه معطوف سازیم.نقش برنامه های روزانه:*ما را قادر میسازد تا آگاهانه برنامه ریزی کنیم.*به عنوان یک یادآوری کننده عمل مینماید.*به افکار ما نظم و سامان میبخشد.*کمک میکند تا کارها را در مهلت تعیین شده به اتمام برسانیم.*انگیزه لازم را برای انجام کارها به وجود می آورد.*کمک میکند تا توجه خود را بر اولویتها متمرکز سازیم.هشت اصل برای تنظیم برنامه های روزانه کارا1) انتقال کارهای نیمه تمام امروز2) برنامه ریزی فعالیتهای فردا3) در نظر گرفتن فعالیتهایی که به هدف مربوط میشود.4) کارهایی که حق تقدم دارند.5) محول کردن فعالیتها6) تخمین زمان لازم برای اجرای هر فعالیت7) بررسی نامه ها و افزودن مواردی از آنها به فهرست

اسلاید 34: 2-توجه به چرخه نیروی ذهنی – بدنی(ساعت بیولوژیک – بیوریتم ) هر فردی از لحاظ توان فکری و بدنی دارای یک ریتم خاصی است برای مثال در ساعاتی از روز در اوج توان فکری و بدنی بوده و در ساعاتی دیگر از کمترین کارآیی ممکن برخودار است.گرچه تفاوتهایی در بین افراد به خاطر گوناگونی در عادات تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد ولی بطور کلی میتوان گفت :

اسلاید 35: بالاترین سطح فعالیت معمولا در صبح رخ می دهد.این سطح از فعالیت مجددا در باقی روز بدست نخواهد آمد. بعد از ظهر و بطور مشخص بعد از ناهار ، دوره عدم فعالیت و رکود شروع میشود. بعد از دومین وضعیت فعالیت سطح بالا در غروب ، منحنی بطور پیوسته سقوط می کند تا اینکه در چند ساعت بعد از نیمه شب به پایین ترین نقطه آن می رسد.همه ما باید از پس این نوسانات در فعالیتهای شخصی برآییم.مهم آن است که آهنگ نوسانات و تغییرات روزانه خودتان را معلوم کنید تا بتوانید برنامه های پیچیده و دشوار (نوع الف) را برای نقطه اوج صبح تنظیم نمایید.در طی زمانی که فعالیت رو به کاهش می گذارد ، شما نباید بر خلاف آهنگ بیولوژیک خودتان کاری انجام دهید بلکه سعی کنید تا تمدد اعصاب یافته و از این وضعیت برای تماسهای اجتماعی و کارهای روزمره استفاده کنید(وظایف نوع ج).یکبار دیگر در اواخر بعد از ظهر وقتی که منحنی فعالیت افزایش میابد ، میتوانید کار روی وظایف مهم را از سر بگیرید.(وظایف نوع ب)

اسلاید 36: پس سعی کنید با ریتم بدن خود آشنا شوید.روش انجام کار : برای چند روز میزان خستگی یا سر حال بودنتان را در هر ساعت یادداشت نموده و نمودار بیوریتم خود را ترسیم نمایید.حال بهتر است از این پس زمان بندی انجام کارهای خود را بر اساس بیوریتم انجام دهید.بدین مفهوم که کارهای مهم و فوری در نقطه اوج صبح ، فعالیتهای مهم غیر فوری در نقطه اوج بعد از ظهر و کارهای غیر مهم و غیرفوری در نقاط افت انجام گیرند.

اسلاید 37: 3- قاطعیت در اتخاذ تصمیم اگر کوهی از نامه های اداری اطراف ما را گرفته باشد ، نشان دهنده عدم قاطعیت ما در کار است.هر یک از مدارکی که در حال حاضر در کازیه ما قرار دارد ، مبین تصمیمی است که هنوز اتخاذ نشده است. هنگامی که بیش از حد در مورد تصمیم گیریهای دشوار و پیچیده می اندیشیم ، مهلت ها و فرصت های بسیاری را از دست خواهیم داد. باید تصمیم گیریهای سریع را تجربه کنیم و ببینیم چه پیامدهایی خواهد داشت.باید متوجه باشیم که این نوع تصمیم گیریها نیز به حد کافی موثر است.غالبا نیاز به اطلاعات بیشتر بهانه ای میشود برای به تعویق انداختن تصمیم گیریها.در حالیکه اکثرا تصمیم گیری را بدلیل آنکه احتمالا نتایج نامطلوبی به دنبال خواهد داشت ، به بعد موکول می نماییم.اما یک تصمیم گیری دشوار به مراتب بهتر از آن است که هیچ تصمیم گرفته نشود.

اسلاید 38: 4 - تسلط بر مکاتبات اداریدر این بخش به روشهای کنترل کاغذهای اداری (که دائما روی میزمان انباشته میشود) ، می پردازیم.این بخش شامل موارد ذیل می باشد:الف- مبارزه برای کاهش مکاتباتب- رسیدگی موثر به کاغذهای کاریج- بایگانی موثر و صحیح

اسلاید 39: مبارزه برای کاهش مکاتبات کاریمکاتبات کم اهمیت پر هزینه است و توجه ما را از کارهای مهم باز میدارد.اگر تمام یادداشتها ، گزارشها ، فکسها ، نامه ها ، مجله ها یا سایر کاغذهای بی مصرفی که روزانه روی میز ما قرار میگیرد را مورد بررسی قرار دهیم ، متوجه خواهیم شد که اکثر آنها اصولا از ابتدا نمیبایست تولید شده باشند.غالبا دیگران را بخاطر ارسال کاغذهای بی اهمیت سرزنش میکنیم اما در اکثر موارد روش کاری خود ماست که موجب انباشته شدن کاغذهای اداری میشود.(چند بار این جملات را به همکاران خود گفته اید : یک نسخه از آن را برای پرونده های من بفرستید ، گزراش این موضوع را برای من بنویسید و ......)پیش از آنکه درخواست ارسال مدرکی را بکنیم ، باید از ضرورت آن مطمئن بشویم.کاغذ باید به عنوان آخرین چاره در نظر گرفته شود.همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم.چک لیست کاهش مکاتبات کاری* حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره در داخل و خارج شرکت* درخواست از همکاران مبنی بر اینکه گزارش کار خود را مختصر و فشرده نمایند.* تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم* صحبت کردن جایگزین نوشتن گردد.* درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش نمایند.* کاستن از حجم کاغذهای ارسالی* بازگرداندن کاغذهای کاری غیر ضروری به فرستنده انها

اسلاید 40: رسیدگی موثر به مکاتبات کاریپیامدهای یک میز کار آشفته:1) بهره وری پایین2) از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار3) جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم شده4) ساعتهای طولانی کار5) افزایش اضطراب و پریشانی6) از دست دادن روحیه7) حواس پرتی های ناخواسته8) مشکلات غیر منتظرهنکاتی برای مدیریت مکاتبات اداری*سعی کنید هر یک از مکاتبات را یک بار بررسی کنید.* به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید.* محیط کار را در یک زمان مشخص فقط به یک پروژه اختصاص دهید.* از کازیه بعنوان محلی برای انبار کردن کاغذهای کاری استفاده نکنید.* روش RAFT را مورد استفاده قرار دهید. (ارجاع دادن ، اقدام ، بایگانی ، دور ریختن)* جهت پیگیری کارهای ناتمام ، یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید

اسلاید 41: 4- بایگانی موثرشامل دو مرحله میباشد:1) پاکسازی سیستم از کاغذهای بیهوده عبارت از بررسی سیستم و دور انداختن مدارکی که هرگز فرصت مطالعه آنها را نخواهیم داشت ، پرونده هایی که در صورت لزوم در جاهای دیگری قابل دسترسی هستند و پرونده هایی که رسیدگی به انها ارزش چندانی ندارد میباشد.لزوم تشکیل بایگانی فعال و راکد2) سازماندهی مجدد پرونده هااگر از فهرست پرونده های موجود آگاهی نداشته باشید یا قادر به یافتن آنها نباشید ، بدون شک سیستم بایگانی شما هیچ فایده ای نخواهد داشت. شش روش برای طبقه بندی اطلاعات عبارتند از : طبقه بندی بر اساس موضوع ، حروف الفبا ، تاریخ ، رنگ ، مناطق جغرافیایی و شمارهنکاتی جهت مدیریت پرونده ها* استفاده از عناوین ساده برای پرونده ها* تقسیم کردن پرونده های حجیم* جدا کردن پرونده های در دست اقدام از سوابقی که به ندرت مورد استفاده قرار میگیرند.* قرار دادن قفسه پرونده ها در نزدیکی میز کار* جلوگیری از انباشته شدن پرونده ها بر روی میز* بکارگیری یک سیستم طبقه بندی معتبر* پاکسازی پرونده ها بطور مرتب

اسلاید 42: 5 – تعیین اولویتهااینکار در بهترین شکل فقط بصورت مکتوب انجام پذیر استلیست نمودن برنامه ها تعیین درجه الویت بر اساس ضرورتها صورت می گیردنقش مدت زمان لازم را نباید نادیده گرفتبه بیوریتم توجه شود

اسلاید 43: 6 – نوشتن اثر بخش هدف مشخص انطباق با واقعیتهاارائه پیام قابل درک وبدون ابهاماستفاده از پیش نویستکمیل و پیوست اسناد لازموضوح و آسانی

اسلاید 44: مشکل گزارش نویسی معمولا افراد برای شروع گزارش با مشکل مواجه هستند.اگر شما نیز این مشکل را دارید روش خود را عوض نمایید.بهترین روش در این گونه موارد این است که به ساختار نهایی گزارش توجه ننموده و هر چه به ذهنتان می اید را بنویسید.در انتها میتوانید گزارش را ویرایش نموده و به نقطه مطلوب برسید.پس بجای اینکه به این فکر باشید که یکباره گزارش کاملی تنظیم نمایید ، از یک گزارش معمولی شروع و سپس اصلاحات را اعمال نمایید.مساله ایده آل فکر کردن برخی مواقع در نظر گرفتن جزییات کار عاقلانه ای است اما در بیشتر موارد نتیجه منفی در بر خواهد داشت. اگر 90 درصد کاری درست پیش برود غالبا کافی خواهد بود ، اما اگر بخواهیم 100 درصد درست پیش برود این غالبا بدین معنی خواهد بود که کارهای مهم تر روی میزمان بدون رسیدگی باقی خواهد ماند.علاوه بر آن زمان اضافی که برای هر یک از کارها صرف میشود ، ندرتا ارزش خود را باز خواهد یافت و در اینجا قانون کاهش بازدهی مصداق پیدا میکند. توصیه : اگر دیگران پیش نویس نامه ها و گزارش های ما را تهیه میکنند ، بهتر است از تصحیح کار آنها خودداری کنیم و متوجه این نکته باشیم در حالیکه شیوه نوشتاری دیگران اندکی با ما تفاوت دارد ، اما ارزش و اعتبار آن به هیچ وجه کمتر از شیوه ما نیست.

اسلاید 45: قانون KISS (رعایت فشردگی و سادگی) این قانون باید در تمام کارهایی که انجام میدهیم رعایت شود.اگر برای حل موضوعی یک تلفن کوتاه کافی باشد ، تشکیل یک جلسه اتلاف وقت خواهد بود.نوشتن یک گزارش ده صفحه ای در حالیکه فقط دو صفحه کافی است ، کار بیهوده ای محسوب میشود. اگر فردی را چندین بار در روز ببینیم دیگر نیازی به فرستادن یادداشت برای او نیست.

اسلاید 46: 7- خواندن موثرمرحله آشنایی مرحله خواندنتوجه به نکات مهمجمع بندی پیامهای اصلی و فرعی مرور

اسلاید 47: 8 - مهار کردن تماس های تلفنی در تماسهای تلفنی ناخواسته ، شخص دیگری نحوه سپری کردن وقت ما را تعیین می کند.رمز موفقیت مدیریت تماس های تلفنی در حذف یا کوتاه کردن تماس های بیهوده و بذل بیشترین توجه نسبت به مکالمات مهم است. ضمن برنامه ریزی مکالمات قبل از هر تلفن از خود بپرسیم چه اطلاعاتی را باید در اختیار دیگران بگذارم و به چه اطلاعاتی نیازمندم؟بهترین راه برای انتقال پیام کدام است؟چه مدارکی باید در دسترس باشد؟

اسلاید 48: چک لیست ارزیابی تلفن هایی که از بیرون زده می شودچه تعداد از تلفن ها غير منتظره بود؟به چند تلفن نا خواسته پاسخ دادم؟چند تلفن بيش از حد لازم به طول انجاميد؟چه تعدادی از اين تماس ها قابل رسيدگی توسط ديگران بود؟چه تعدادی از اين تلفن ها مرا از انجام کارهای مهم خود بازداشت؟ چه تعدادی از اين تلفن ها قابل پی گيری و تفکيک بود؟

اسلاید 49: 9 - مدیریت جلسات اغلب مدیران حدودا 30 الی 50 درصد زندگی کاری خود را در جلسات بسر می برند.فوائد تشکیل جلسه:*انتقال اطلاعات و دریافت بازخورها*تولید عقاید جدید*ایجاد توافق نظر در مورد بعضی تصمیمات یا اقدامات*استفاده از نظرات کارشناسان مختلف برای حل مشکلات

اسلاید 50: تفاوتهای فرهنگی در مورد جلسات در کشور ژاپن شرکت کردن در جلسات بصورت انفرادی توهین آمیز است.آنها برای احترام گذاشتن به میزبان بصورت دسته جمعی در جلسات شرکت مینماید.در کشورهای عربی معمولا مدت زمان جلسه اعلام نمیشود و با توافق حضار جلسه خاتمه میابد

اسلاید 51: چرا جلسات درست پيش نمی رود؟هزينه تشکيل اين جلسه ها چقدر بوده است؟آيا هزينه شرکت در اين جلسه ها بيش از مزايای آن ها بوده است ؟آيا جلسات از پيش و به طور صحيح برنامه رِيزی شده بود؟چه تعدادی از جلسه ها به دليل تأخير حضور شرکت کنندگان به تعويق افتاد؟آيا جلسه ها مکررأٌ بيش از حد انتظار به درازا کشيده است؟آيا مشکلاتی در ارتباط با دستگاه ها وتجهيزات وجود داشته است؟آيا مشارکت من در اين جلسه ها ارزنده بوده است؟آيا مشارکت سايرشرکت کنندگان نيزارزشمند بوده است؟آيا جلسه ها از دستور کار خود منحرف شده است؟آيا تصميماتی که طی جلسه ها اتخاذ شده به اجرا در آمده است؟

اسلاید 52: وظايف رئيس جلسه پيش از آغاز آنآيا تشکيل جلسه واقعاً ضروری است؟چه روش های ديگری به جای تشکيل جلسه وجود دارد؟اهداف جلسه چيست؟چه افرادی بايد حضور داشته باشند تا از دستيابی به اهداف اطمينان حاصل شود؟نتايج دستيابی به اهداف چيست؟هزينه تشکيل جلسه چقدر است؟چه وسايل وتسهيلاتی برای تشکيل جلسه ضروری است؟اگر وجود يک دستور کار در جلسه الزامی است، آيا تهيه شده ودر اختيار همگان قرار گرفته است؟آيا تمام شرکت کنندگان از زمان شروع و محل تشکيل جلسه آگاهی دارند؟آيا همه شرکت کنندگان اطلاعات لازم را دريافت کرده اند؟آيا لازم است همه شرکت کنندگان در تمام طول جلسه حضور داشته باشند؟

اسلاید 53: وظایف شرکت کنندگان پيش از تشکيل جلساتآيا حقيقتاً شرکت من در جلسه ضروری است؟آيا راه های ديگری به جز شرکت در جلسه وجود دارد؟آيا از زمان و مکان تشکيل جلسه به خوبی آگاهی دارم؟آيا برنامه ام را طوری تنظيم کرده ام که سر وقت در جلسه حاضر شوم؟چه کمکی به جلسه خواهم کرد؟هدف من از شرکت در جلسات چيست؟چه مدارکی را بايد آماده سازم؟آيا شرکت من در تمام طول جلسه ضروری است يا آن که حضور در بخشی از آن کافی است؟

اسلاید 54: وظایف رئيس جلسه در حین جلسههمواره جلسات را سر وقت آغاز کنيد.اقدامات جلسات قبلی را پی گيری کنيد.فردی را که بايد صورت جلسه را تهيّه کند، مشخص سازيد.شرکت کنندگان کم حرف را به شرکت فعّالانه تشويق کنيد.از مطرح شدن حواشی جلوگيری کنيد.مباحث را به دستور کار جلسه محدود سازيد.در مورد جدول زمانی دستور کار سخت گير و قاطع باشيد.در طول جلسات همواره نگرش مثبت داشته باشيد.تصميمات و اقدامات اتخاذ شده را در خلال جلسه و هم چنين در پايان آن جمع بندی کنيد.اطمينان حاصل کنيد که کليه موضوعات دستور جلسه بررسی شده است.جلسه را به موقع خاتمه دهيد.

اسلاید 55: وظایف شرکت کنندگان در حین جلسهمشارکت فعال و سازنده محدود کردن مباحث در قالب دستور کارتمرکز بر اهداف جلسه آگاهی از اقدامات پی گيریخود داری از بحث های خصوصی طی جلسه

اسلاید 56: عوامل مخرب در طول جلساتافرادی که دير به جلسه می آينددستور کار پنهانبحث های بی هدفاندک بودن تعداد شرکت کنندگانوقفه هابحث و جدلعدم قاطعيت گروه

اسلاید 57: وظايف رئيس جلسه پس از خاتمه آنآيا جلسه موفق بوده است؟آيا افراد مناسب در جلسه شرکت کرده اند؟آيا همه موارد موجود در دستور کار مورد بررسی قرار گرفته است؟چگونه بايد به کارهای ناتمام رسيدگی کرد؟آيا صورت جلسه بايد توزيع شود؟در آينده چه تغييراتی را بايد در روش خود منظور دارم؟آيا بدون تشکيل جلسه نيز می توانستيم به نتايج مشابهی دست يابيم؟

اسلاید 58: وظايف شرکت کنندگان پس از خاتمه جلسهآيا حضور من در جلسه به راستی ضروری بود؟آيا از اقدامات پی گيری آگاهی کامل دارم؟آيا مشارکت سازنده ای در جلسه داشته ام؟چگونه می توانستم حضور موثرتری در جلسه داشته باشم؟در جلسات بعدی چه تغييراتی را بايد در روش خود منظور دارم؟

اسلاید 59: خلاصه کلاممديريت زمان يعنی استفاده ی بهينه از وقت برای رسيدن به اين هدف بايد : عادت های غلط و ناموثر را فراموش کنيم . روش های جديد و موثر را بياموزيم. برای ترک عادات نادرست و يادگيری روش های جديد صبور باشيم.

اسلاید 60:

اسلاید 61: منابع : - مدیریت زمان :دیوید لویس - مبانی مدیریت زمان :کن بلانچارد - اینترنت