مهارت های ارتباطی حرفه ای

صفحه 1:
تير نام. استاد.: ‏ گردآورنده: . سیدامیرجعفر. جوزی. 

صفحه 2:
۰ در دنیای امروز, گذشته از آموزش مهارت های حرفه ای و شغلی » افراد به ۳ واسطه ارتباط مستقیم و فراگیر با دیگران» نیاز به آموزش ارتباط و الگوهای ارتباطی دارد. یک کارمند. پزشک و یا مدیر» معمولاً در محیط کاری وسازمان خود ویا در خانه وکوچه و بازاربا افراد بسیاری در ارتباط است. ۰ از یک اشاره ابرو تا برخوردهای بسیار جدی و گفتگوهای طولانی را می توان در چارچوب ارتباط گنجاند. سازمان به عنوان يك نهاد اجتماعي نیازمند ارتباطات است ومدیران نیز دریافته اند که ارتباطات موثربا کارکنان و درك انگیزه هاي ارتباطي آنان در توفیق مدیران در دستيابي به اهداف طراحي شده سازمان عامل مؤثري است . رفتارارتباطی موثر»هدف به حساب نمي آید ولیکن باید وسیله اي براي کسب هدف تلقي شود 

صفحه 3:
‎٠‏ ارتباط از نظر ارسطو: ‏ارتباط عبارت است از جست‌وجو برای دست یافتن به کلیة وسایل و امکانات موجود برای ترغیب و اقناع (۳6۵۲5۱3510۳) دیگران. ‏روبرت گویر در کتاب فراگرد ارتباط می‌گوید: ‏ارتباط عبارت است از روشی که حداقل متضمن چهار عنصر زیرباشد: ‏۱. تولیدکننده‌ای که ۲. علامت یا نمادی را ۳. برای حداقل یک دریافت‌کننده طرح ‏كند ۴. و او را درک معنی کند . ‏تعریفی دیگر: ‏ارتباط فرایندی است که در آن عناصری به نامهای فرستنده » گیرنده ؛ پیام و کانال وجود دارد و عناصر ۰ وضعیت و چگونگی حضورشان » تضمین كننده چگونگی درک معنی و در نهایت برقراری ارتباط هستند. ‎ ‎ ‎ ‎ 

صفحه 4:
تعریف ارتباطات سازماني نیازمند تعریف »سازمان وارتباطات« است. سازمان با مجموعه اي اجتماعي عي (از گروه و با مردم) سروکار دارد کم در ۳ مي شود هن 0 130 تعریف ارتباطات: انتقال و تبادل اطلاعات» معاني و مفاهیم و احساسها بین افراد در سازمان با واسطه یا بلاواسطه . 

صفحه 5:
انواع کانال های ارتباطی ۰ _الف) ارتباطات کلامي: گفتاري و نوشتاري 

صفحه 6:


صفحه 7:
قبل از فرستادن پیام شما باید برنامه ريزي کنید. هدف شما قبل ار فرستادن ييام جيست؟ 1 شما در يايان ارتباط به دنبال جه نتيجه اي هستيد؟ © ‎id‏ ‏مشخص کنید که چه كسي پیام را دریافت مي کند؟ ‎ZL‏ ‏در ذهن خود برنامه ريزي کنید که دریافت کننده»پيام را چگونه كدخواني مي ‎us‏ تا آن را درك کند. تصمیم بگیرید که پیام را به کجا مي خواهید منتقل کنید؟ رسانه مناسبي را براي موقعيت و افراد ي كه براي آنها مي فرستيد انتخاب جه جيزي خواهيد كفت يا انجام خواهيد داد؟ كجا مي نويسيد؟ جه زماني بيام را انتقال مي دهيد؟ 

صفحه 8:
نمودار زیر فرایند ارتباطات را نشان مي دهد 

صفحه 9:
ررض تس نید خر سیف تام »- فرستنده :كسي که مقصود یا مفهوم ذهني پیام خود رد براي گیرنده ارسال مي کند. ©- رمز بيام : بيام از شكل يك مفهوم و فكرء به علائم قابل ارسال تبدیل ۳ مي شود. (- پیام : حاوي خبر نکته ياموضوعي است که باید به گیرنده منتقل شود. ‎a‏ مجاري پیام : وسیله و طریقه انتقال پیام را مجاري پیام گویند.(مانند هوا براي انتقال کلام ۰ کاغذ جهت ارسال نامه امواج الکترو مغناطیس در انعکاس تصویر) (- دریافت کننده پیام : دریافت کننده پیام شخصي است که پیام فرستنده را درك مي كند اكر بيام به دريافت کننده نرسد لرتباط واقع نمي شود ©- كشف رمز بيام : فرايندي لست كه دريافت كننده بر اساس آن بيام را به اطلاعات مورد نظر افرستنده تفسير مي نمايد 

صفحه 10:
اختلال يا پارازیت : هرگونه مانعي که باعث عدم ارسال پیام يا عدم درك بيام شود؛ اختلال گفته مي شوند. اين موانع مي تواند فني-تجهيزاتي و ادراكي باشد. ©- بازخورد : پاسخ گیرنده به منبع پیام ر بازخورد گویند. 

صفحه 11:
sean كرما قطع ارتباط پارازیت صداي فرستنده داخلي احساسات عواطف ادراکات استنباط طرز تلقي نگرشها پیش داوري 

صفحه 12:
بسیاری از نظریه پردازان علم ارتباطات انسانی وسازمانی بر اين واقعیت تاکید دارند که اختلال در ارتباط یک سازمان نه تنها سازمان را پیش نمی برد بلکه زمینه ساز فجایع ونابسامانیهای سازمانی نیز میگردد. در این راستا راهکارهایی را براساس شدت وضعف ارتباط سازمانی ارائه داده اند. 29 وم 

صفحه 13:
ارائه راهکار موثر در نظام اختلال ارتباطی ‎communication noise‏ ۰ 0 روش تجزیه وتحلیل: ۶ در این روش از طرف رهبری سازمان یک تیم عملیاتی((01 ‎4S Operational team‏ عمدتا از مدیران میانی وارشد سازمانی می باشد تشکیل می شود. 

صفحه 14:
‎a‏ راهکار موثر در نظام اختلال ارتباطی ‎communication noise‏ ‎ ‏0 روش بررسی: ‏مدیران ارشد ومیانی در تیم 0۲ به صورت میان مدت (هردو هفته یکبار) تشکیل جلسه داده ومعضلات رفتاری وارتباطی را بررسی ‎ 

صفحه 15:
‎a‏ راهکار موثر در نظام اختلال ارتباطی ‎communication noise‏ ‏9- روش مشاوره : در این روش تیم 0۲ سعی میکند خود به مشاوره درخصوص اختلال پرداخته ویا مشاوران مدیریتی وروانشناسی را از خارج سازمان ‎ 

صفحه 16:
“<6- طبقه بندی اختلال: تیم 07 وظیفه دارد اختلالات را در سازمان دسته بندی نماید زیرا تمام اختلالات موجود در ارتباطات گفتاری ورفتاری در سازمان به یک شیوه نمی باشد. 

صفحه 17:
ارانه گزارش : در اين روش تیم 0 نتایج بررسی های انجام شده در خصوص اختلالات موجود را به صورت گزارش جامع تهیه می کند. 

صفحه 18:
ارائه راه حل اختلال: تیم 0۲ به همراه مشاوران با هدایت رهبری سازمان راه حل هایی را در جهت حل معضل ارتباطی سازمان مشخص می نمایند. 

صفحه 19:
لد از حيث ارائة بازخورة. از حي مسيري كه هل لي مي كلا از حث رسمي و غير رسيي اتواع الكوماي اراي از حيث انتال اطلاعات ‎(esas 9)‏ از حيث لتقل اطلاعت د ارقاطت غير رسمي) al لد ازقباطات عبردي 8 ارات نت ۵ ارت مربب ۳ eee Soest yoni) ‏ارتيطات زتجيره اي‎ 3 piesa) ‏ارات باه ای‎ ee ahs Bie His) 980 مت رشته ای ‎Sata‏ ‏صارمدلت خوشه ای a 

صفحه 20:
انواع ارتباطات از حیث ارائةباز خورد(عکس العمل) )- ارتباطات يك طرفه (يك جانبه): اگر عکس العمل گیرنده نسبت به پیام ابراز نشود آن را ارتباط يك جانبه گویند. ارتباط يك طرفه سریع تر است و دقت کمتري دارد؛ بازخورد ندارد. فرستنده مي تواند پیچده تر عمل کند و اشتباهات خود را مخفي کند ر براي مواردي مناسب است كه برنامه ريزي شده و تكراري است ۰ ارتباطات دو طرفه (دو جانبه): چنانچه محیط استقراربه گونه اي باشّد كه گیرنده عکس العملها ونظرهاي خود را دربارة محتواي پیام به اطلاع فرستنده برساند به این نوع ارتباط دو جانبه گویند. ارتباط دو طرفه» کندتر است » دقت بيشري دارد» بازخورد دارد؛ امکان اصلاح دیگاه و نظریات در تعأمل متقابل وجود دارد. براي اموربرنامه ريزي نشده و پیچیده و مواردي مناسب است که غیر تكراري است وعموما درسطوح عالي سازمان, كأربرد بيشتري / دارد. 

صفحه 21:
- ارتباطات عمودي : ارتباطات عمودي شامل ارتباطات از بالا به پایین و از يايين به بالا است. الف- ارتباط از بالا به يايين : ارتباطات متمايل به يايين از مديريت سطح بالا شروع و از طريق سطوح مديريت به كاركران خط توليد و كاركنان منتهي مي شود. هدف از اين نوع ارتباط ؛ راهنمايي ۰ آگاه کردن ۰ هدايت و شكل دادن و ارزيابي زيردستان است آنكه اعضاي سازمان با اطلاعات مناسب درباره اهداف وسياستهاي سازمان تجهيز مي شود. ب-ارتباط از بايين به بالا:ارتباط متمايل به بالاء عرضه اطلاعات به بالاترين سطح در سطوح يايين سازمان مطرح مي نمايد. اين نوع ارتباط شامل كزارش بيشرفتء بيشنهادات» توضيحاتء تقاضا براي كمك وتصميم كيري است. 

صفحه 22:
اين نوع ارتباط معمولاً بصورت الگوهاي جریان کار در يك سازمان بين اعضاي كروه كاري »اعضاي بخشهاي مختلف برقراراست كه ازنظر رواني موجب افزايش روحيه در بين اعضاي سازمان مي كردد . منظور ارتباطات افقي أوردن كانالي براي هماهنكي و حل مسائل سازماني است از اين طريق اعضاي سازمان موفق به برقراري ارتباط با همرديفان خود مي كردند معايب ارتباطات افقى : -اثر تخريبي همبستگي گروهي بین همکاران» زماني که به اين نوع هماهنگي نيازي نیست. -ارتباط علایق مشترك افراد سازماني هم سطح؛ و بي توجهي 0 آنان به مشکلات پیش آمده براي دیگر سطوح سازماني . 1 

صفحه 23:
در ارتباطات مورب پیام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازماني ویا خارج از سلسله مراتب اداري مبادله مي شود اين نوع ارتباط به متظورهماهنگي» يكي كردن و جامعیت ارتباطات افقي است. مانند ارتباط بین صف و ستاد که چنین ماهيتي دارد. 

صفحه 24:
0 شبکه هاي رسمي : کانالها و مجاري ارتباطات رسمي را نشان مي دهد و به هنگام ایجاد تشکیلات ۰ موضوع ارتباطات مدنظر طراح ساخت سازمان مي باشد. از اين ‎Se ee a ae ee |‏ 1 ديده است. ©- شبكه هاي غير رسمي :ارتباطات غير رسمي را ارتباطات درخت انكورنيز ناميده اندء زيرا جون درخت مو به هر كوشه سر مي كشد و به طور نامنظم در هرجاي سازمان راه مي يابد.در ارتباطات غيررسمي مقامات سازمان و سلسه مراتب اداري را ناديده مي انكارد . رؤسا را دور مي زند و معمولا"به كونه اي است كه نيازهاي اجتماعي اعضاي كروه را تأ مين مي كنند و امور را تسهيل مي نمايد. 

صفحه 25:
ارتباطات غيررسمي گاهي ممکن است آن قدر توسعه یابند که ارتباطات رسمي را در سازمان تحت الشعاع قرار دهند و ارتباطات رسمي در خطوط غيررسمي ارتباطات محو مي شوند . ارتباطات غيررسمي اگر با هدفهاي سازمان در تعارض باشند در راه تحقق هدفهاي مذکور ایجاد اختلال کرده وباید ترتيبي اتخاذ نمود که ارتباطات مذکور قطع شوند. 

صفحه 26:
ار ولي بر حال شكل. 

صفحه 27:
ارتباطات غيررسمي به چهارنوع تقسیم میشوند: م شبكة خوشة اي | شبكة تصادفي | شبكة انشعابي | شبكة رشته اي شبكه رشته اي : عوامل انتقال اطلاعات در امتداد يك خط قرار مي كيرند و هر يك از عوامل » به 

صفحه 28:
| ستاره : فردي که بیشترین ارتباط را در شبکه دارد. رابط : فردي که دو گروه یا بیشتر را بدون تعلق به یکدیگر » به هم مرتبط مي کند. © يل : فردي که به عنوان سنجاق اتصال یا تعلق داشتن ۰ به دو يا چند گروه خدمت مي کند . “© نگهبان : فردي که شبکه خود را با بیرون مرتبط مي سازد . 0 منفك شده : فردي که دیگر با شبکة مورد نظر ارتباطي ندارد. 

صفحه 29:
مارك نپ(00 ۱۵ 1173116) مراحل شكل كيري يك رابطه به صورت زيرن مي دهد . نظریه نپ در تمام روابط موجود میان انسانها قابل بررسي میان دو مرد یا دو زن به عنوان دوست. همکار ۰ همسایه ؛ شريك و غیره می باشد. میزان ارتباط مراحل زمانی © © 6م 6 ‎٩‏ 6 89 ‎qd 9‏ 

صفحه 30:
اج در بر گیرنده اولین تلاشهاي ما براي ایجاد رابطه و گفتگو با شخص تازه اي است که براي اولین بار با او روبرو میشویم مانند : سلام» حال شما چطور است - هوا چطور است. مرحله اي است که در آن سعي مي شود از طریق موضوعهاي مشخص مکالمه اي اطلاعاتي در مورد نحوه تفکر ونگرش طرف مقابل به دست آورد. معمولا" پرسشهاي زيادي از طرف مقابل به دست آورد و بیشتر سعي در شنیدن داریم تا در سخن گفتن . با پدیدار شدن دگرگونيهاي فراواني در فتارهاي ارتباطي ۰ چه كلامي چه غیر کلامي ؛ بین طرفین رابطه شکل مي گیرد که اکنون با یکدیگر نزديك شده و مرحله قبل را گذارنده اند در این مرحله درجه بيشتري از گشودگي و افشا رخ میدهد که میزان خودگشودگي تحت ثأثیر فرهنگ ها قرار مي گیرد در فرهنگ هاي محافظه کار افراد به خصوصیات منفي خود نمي پردازند و سعي بیشتر در پنهان داشتن نقاط ضعف خود دارند. 

صفحه 31:
“!)4 مرحله كامل كردن يا ادشام : زماني تحقق مي یابد که دو انسان به عنوان دو دوست یا دو زوج بنگرند در این مرحله هر يك از طرفین رابطه سعي درپرورش و نشان دادن خواسته ها ؛ علایق و نگرشهاي خویش در جهت توافق طرف مقابل دارد در اين جا من به ما تبديل مي شود كه سعي مي كنند كه هر جه طرف مي پسندد و مي پذیرد او نیز مي پسند و مي پذیرد. () مرحله پیمان بستن : مرحله اي بیشتر رسمي و مبتني بر مراسم و آيينهاي مرسوم است . ممکن است به شکل مراسم نامزدي یا ازدواج» برادرخواندگي» خواهر خواندگي و هر نوع پیمان محکم و لازم الاجرايي در روابط بین اشخاص در آید اين مرحله صميمانه ترين مرحلة مراحل است. 

صفحه 32:
() مرحله افتراق : زماني به وقوع مي پیوند كه دو طرف رابطه یا يكي از آنها احساس کند که رابطة او با ديگري » او را كاملا" محدودو در چارچوب معيني محبوس کرده است و از اين رو تصميم مي كيرند كه خود را از اين قید برهانند . در جنين وضعيتي آنها به تفاوت يكديكر ويا نقاط مورد_اختلاف با يكديكر بیشتر مي ندیشند تا به وجوه اشتراك که در گذشته برایشان ازاعتبار بيشتري برخوردار بود. 0 مرحله محدو د گردن : اشاره به مرحله اي دارد طرفین رابطه شروع به کاهش دفعات ارتباط و نیز تقلیل صمیمیت مي کنند. © مرحله بي روح شدن و توقف رابطه : بيانكر افزايش تخريب و تباهي كه طرفين آن تلاش در حفظ و گاه پیوند محدود آن دارند. 

صفحه 33:
| چرخه حیات يك رابطه مرحله اي است که در آن مي کوشند با ابزار گریز از بار غم و درد رابطه اي که باعث ناراحتي مي شود بکاهند. مرحلة آخر ین در هر رابطه اي میان اشخاص يا حداقل ميان دو نفر است روابط میان اشخاص دیر یا زود به جدايي مي انجامد به تعبيري هر رابطه در نهایت به جدايي کشیده مي شود. 

صفحه 34:
* خود نگری که اصطلاحا 0601 561 نامیده می شود نوعی تصویرکلی از خود نامیده می شود. © خودنگری باعث می شود که اعمال ورفتار فرد هدایت گردد. * مهمترین راهکارهای اساسی خود نگری »شاخص های رفتاری بر اساس معیارهای ذیل است : ow 

صفحه 35:
+ )-انسان قبل از هرنوع ارتباطی بهتر است دیدگاه صادقانه و واقع بینانه نسبت به افکار خود وسپس نسبت به سایر انسانها و علایق وسلیقه های آنها داشته باشد. هه 

صفحه 36:
خود حقیقی : ]56۱ 106۱ ۶ 0- انسان سعی می کند با کوچکترین تنش رفتاری از سوی دیگران » مواضع خود را در شناخت آنها تغییر ندهد . در اين حالت فرد نسبت به شنیده های دیگران کمتر از خود علائم منفی بروز می دهد. 

صفحه 37:
خود عمومی: ]56۱ ‎Public‏ ۰ این ارتباط نوعی رابطه عمومی با دیگران است . در اين پروسه رفتاری فرد با دیگران مزاح و رابطه عاطفی فوق العاده شدیدی دارد واگر به تناسب وضعیت و موقعيت خويش در زمانى اين رفتار كاهش بيدا كند به نوعى انزوا طلبى وحتى با تقابل ديكران مواجه مى شود. 

صفحه 38:
روشهاي بهبود ارتباط بیشتر سوء تفاهمهايي که بین مدیر و کارکنان پیش مي آید» از عدم شناخت مدیر و درك نشدن پيامهاي مدیر به عنوان فرستنده» ناشي مي شود. شخصیت هر فرد عبارت از تعبیر و تفسیر دیگران از رفتارهاي نسبتا" ار وي است. شخصیت افراد از رفتارها و نگرشهاي وي که اي دیگران شناخته شده است و همچنین حوزه اي که براي دیگران ناشناخته است تشکیل مي شود . آقای دکتر جوزف لوفت در سال 19060 در دانشگاه مریلند آمریکا تحقیقاتی در خصوص رفتار انسانی به عمل آورد وچهار شاخص اصلی در رفتار انسانی را مورد تایید قرار داد: 

صفحه 39:
1 بخشي از رفتارها و نگرشها که براي خود ودیگران شناخته شده ناحية عمومي نامند. حوزهاي را که براي خود ناشناخته ولي براي دیگران شناخته شده است ؛ ناحيه كور مي گویند. حوزه اي که براي خود شناخته شده ولي براي دیگران ناشناخته است؛ ناحیه خصوصي مي نامند. <» حوزه اي که براي خود و دیگران ناشناخته است ناحیه ناشناخته گویند. بهترین حالت براي افزایش برقراري ارتباط » بزرگ شدن ناحیه عمومي است. 

صفحه 40:
روش هاي گسترش ناحیه عمومي : افشا يا خود گشودگي : از ناحیه عمومي به سمت خصوصي مي رویم و بخش ناشناختة رفتار مدیر براي کارمند کم مي شود. 7 بازخورد : از ناحیه عمومي به سمت ناحیه کور مي رویم و بخش ناشناخته رفتار مدیر» براي خودش کم مي شود. 

صفحه 41:
4 كوش شنوا داشتن تماس چشمي © سوال کردن: در هنگام ارتباط از طرف مقابل سوال هايي را بپرسیم ک او احساس کند حواس ما به اوست <. تأیید و تأکید از طریق حرکات غیر کلامي (سرتکان دادن ) © تعبير و تفسیر گفته ها 0 زیاده روي نکردن در صبحت م بازخورد دادن به طرف مقابل 0 تغییر نقش گوینده و شنونده به آرامي 

صفحه 42:
چند نکته: 41 شنیدن با گوش دادن فرق دارد: شنیدن فقط گرفتن ارتعاشسات صوئي است گوش دادن معنا بخشي به شنیده هاست . به شایعات گوش دهید ‎ange Paar PE ROPE‏ موقعيت هاي مبهم از نظر أن ها و شرايط و موا كه موجن ‎pal‏ و دلواپسي آن ها مي شوند. © مردان وزنان يه ند و تي ارتباط برقرار مي . مردان معمولا" از گفتگو به منظور أكيد موقعيت خودشان استفاده مي كنند و در حالي اغلب آن را براي برقراري ارتباط مورد استفاده قرار مي دهند. 4 قدرت كردار شما بيشر از قدرت كفتارتان است : اعمال شما با صدايي بلند تر از كفتارتان سخن مي به عمل كاربرآيد به ‎eagles‏ 

صفحه 43:
به عقيده برخى از قوم نگاران » فرضیه ارتباطات موثر در همراهی کامل با نظریات اجتماع گرایی انسان است . فرد در درون سازمان نیاز به نوعی ارتباط با مدیران ارشد» کارکنان وحتی خارج از سازمان با مشتریان وخانواده خود دارد وهیچگاه نمی تواند بدون اولویت والگوی کار» فضای اجتماعی خود را طرح ریزی نماید. براین اساس شاخصه های را در ارتباط موثر در درون سازمان طراحی نموده اند: 

صفحه 44:
در اين روش ارتباط به عنوان یک مبنای ارزشی وتضمینی سلامتی بشمار می رود. اگر انسان احساس کند که در ارتباط با مدیران ارشد وسایر کارکنان هیچ ارزش مطلوبی نصیب وی نمی شود مسلما روی به ارتباط با دیگران نخواهد آورد وانزوا طلبی را انتخاب می کند. 

صفحه 45:
روان شناسان ومتخصصان علم مدیریت براین باورند که مدیران ارشد مبنای ارتباط موثر می باشند. اگرآنان روش های مشارکت طلبانه وامنیت روانی را در محیط سازمان ایجاد نمایند مسلما از بحرانهای رفتاری وارتباطی در محیط سازمان تا حد بسیارزیادی کاسته خواهد شد وافراد به نحو شایسته ای با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. 

صفحه 46:
با توجه به این نظریه چون اکثر اوقات فرد ۰ درداخل سازمان سپری می كنوذ لكا اراقناطی‌یرای ازیمی قوانقموتر باشد که در طول مان سپری شدن اوقات فرد دارای حس لذت جویی باشد. مثلا فرد احساس کند که در این روند ارتباطی بهتر می تواند سیر تعالی ورشد راطی نماید. بیشتر کارکنان حس لذت جویی را در ارتباط با مدیران وکارکنان هم رتبه خويش مى جويند . 

صفحه 47:
یکی از مدیران موفق جنرال الکتریک می گوید: بهترین لحظات من زمانی است که با کارکنان به فوتبال می روم ویا آنکه آنان را دریک مسابقه ورزشی دعوت می کنم. این احساس که افراد بدانند مدیران هم مانندآنها از دردهای سازمانی آگاه می باشند در تدوین راهبرد استراتژیک بسیار موثراست. ee 

صفحه 48:
3-تامين امنيت ‎Security‏ اعمال ورفتار ارتباطى (كلامى وغیرکلامی) در سازمان تا امنيت مى باشد. فقدان امنيت سبب ارتباطات ناييوسته در فرد مى ae ‏در حال فقدان امنیت ۰ ارتباطات فرد بیشتر به منابع قدرت است . دراین‎ ‏شیوه فرد سعی می کند حتی الامکان با‎ ‏افرادی که منبع قدرت می باشند در ارتباط باشد‎ ‏واز طریق آنها بتواند به امنیت کامل واهداف خود‎ دست يابد. 

صفحه 49:
۰ درسازمانهایی که در ارتباطات غیرموثر» افراد را به خاطر اظهارنظرهای گوناگون ومنابع متغیر سازمانی تهدید به اخراج می نمایند » هیچگاه امنیت جامع حاصل نمی شود. لذا رهبران راهبردی در اين شیوه سعی درتبیین اهداف سازمانی و توجه به نظرات و انتقادات کارکنان در کاستن شکاف های سازمانی می نمایند. 

صفحه 50:
نظام ارتبا طات همچون سلسة اعصاب تا ر و پودهاي سازمان رابه هم پیوند مي دهد . بهینه بودن آن در سازمان بسیار مهم است اگر ارتباط صحيحي در سازمان برقرار نباشد » گردش امور مختل شده و کارها آشفته مي شود . هماهنگي » برنامه ريزي » سازماندهي » کنترل و سایر وظایف مدیر بدون وجود سیستم ارتباطي موثر قابل تحقق نبوده و در غیاب چنین سيستمي امکان ادارة سازمان موجود نخواهد بود.از این رو مدیریت ها باید از کم و کیف رفار ارتباطی آگاه بوده و نحوة ارتباط وکنترل آن رابدانند. هه 

مقدمه • در دنیای امروز ،گذشته از آموزش مهارت های حرفه ای و شغلی ،افراد به واسطه ارتباط مستقیم و فراگیر با دیگران ،نیاز به آموزش ارتباط و الگوهای ارتباطی دارد .یک کارمند ،پزشک و یا مدیر ،معموالً در محیط کاری وسازمان خود ویا در خانه وکوچه و بازاربا افراد بسیاری در ارتباط است. • از یک اشاره ابرو تا برخوردهای بسیار جدی و گفتگوهای طوالنی را می توان در چارچوب ارتباط گنجاند. سازمان به عنوان يك نهاد اجتماعي نيازمند ارتباطات است ومديران نیز دريافته اند كه ارتباطات مؤثربا كاركنان و درك انگيزه هاي ارتباطي آنان در توفيق مديران در دستيابي به اهداف طراحي شدۀ سازمان عامل مؤثري است . رفتارارتباطی مؤثر،هدف به حساب نمي آيد ولیکن بايد وسيله اي براي كسب هدف تلقي شود تعريف ارتباط وارتباطات سازماني • ارتباط از نظر ارسطو: ارتباط عبارت است از جست‌وجو براى دست يافتن به کلي ٔه وسايل و امکانات موجود براى ترغيب و اقناع ( )Persuasionديگران. روبرت گوير در کتاب فراگرد ارتباط مى‌گويد: ارتباط عبارت است از روشى که حداقل متضمن چهار عنصر زيرباشد: .۱توليدکننده‌اى که .۲عالمت يا نمادى را .۳براى حداقل يک دريافت‌کننده طرح کند .۴و او را درک معنى کند . تعریفی دیگر: ارتباط فرایندی است که در آن عناصری به نامهای فرستنده ،گیرنده ،پیام و کانال وجود دارد و عناصر ،وضعیت و چگونگی حضورشان ،تضمین کننده چگونگی درک معنی و در نهایت برقراری ارتباط هستند. تعريف ارتباط وارتباطات سازماني تعريف ارتباطات سازماني نيازمند تعريف »سازمان وارتباطات« استS سازمان با مجموعه اي اجتماعي (از گروه و يا مSردم) سروكSار دارد كه در آن ،فعاليت Sها به منظور تحقق اهداف اعم از فردي و جمعي هماهنگ مي شود تعSريف ارتباطات :انتقال و تبادل اطالعات ،معاني و مSفاهيم و احساسها بين افراد در سازمان با واسطه يا بالواسطه . انواع كانال هاي ارتباطي • الف) ارتباطات كالمي :گفتاري و نوشتاري • ب) ارتباطات غيركالمي :تصاوير،بيانات چهره اي،حركات و ژست ها. انواع كانال هاي ارتباطي ارتباط غیر کالمی ارتباط کالمی ارتباط نوشتاري ارتباط گفتاري زبان ايما و اشاره ياداشت ها رو در رو حاالت چهره نامه ها جلسات حالSت بدن گزارشات ارائه تصاوير كامپيوتر ها تلفن آگهي هاي ديواري پست تصويري تصاوير خبرنامه ها برنامه ریزی پیام • • • • • • • • • • قبل از فرستادن پيام شما بايد برنامه ريزي كنيد. هدف شما قبل ار فرستادن پيام چيست؟ شما در پايان ارتباط به دنبال چه نتيجه اي هستيد؟ مشخص كنيد كه چه كسي پيام را دريافت مي كند؟ در ذهن خود برنامه ريزي كنيد كه دريافت كننده،پيام را چگونه كدخواني مي كند تا آن را درك كند. تصميم بگيريد كه پيام را به كجا مي خواهيد منتقل كنيد؟ رسانه مناسبي را براي موقعيت و افراد ي كه براي آنها مي فرستيد انتخاب كنيد. چه چيزي خواهيد گفت يا انجام خواهيد داد؟ كجا مي نويسيد؟ چه زماني پيام را انتقال مي دهيد؟ فرايند ارتباطات نمودار زير فرايند ارتباطات را نشان مي دهد دريافت كننده كشف رمز پيام پيام رمز پيام پيام مجاري پيام پيام رمز پيام اختالل مجاري پيام بازخورد پيام كشف رمزپيام (منبع) فرستنده عناصر ارتباطي نمودار فرایند ارتباط -1فرستنده :كسي كه مقصود يا مفهوم ذهني پيام خود را Sبراي گيرنده ارسال مي كند. -2رمز پيام :پيام از شكل يك مفهوم و فكر ،به عالئم قابل ارسال تبديل مي شود. -3پيام :حاوي خبر ،نكته ياموضوعي است كه بايد به گيرنده منتقل شود. -4مجاري پيام :وسيله و طريقه انتقال پيام را مجاري پيام گويند(.مانند هوا براي انتقال كالم ،كاغذ جهت ارسال نامه امواج الكترو مغناطيس در انعكاس تصوير) -5دريافت كننده پيام :دريافت كننده پيام شخصي است كه پيام فرستنده را درك مي كند اگر پيام به دريافت كننده نرسد اSرتباط واقع نمي شود. -6كشف رمز پيام :فرايندي اSست كه دريافت كننده بر اساس آن پيام را به اطالعات مورد نظر فرستنده تفسير مي نمايد عناصر ارتباطي نمودار فرایند ارتباط -7اختالل يا پارازيت :هرگونه مانعي كه باعث عدم ارسال پيام يا عدم درك پيام شود ،اختالل گفته مي شوند .اين موانع مي تواند فني،تجهيزاتي و ادراكي باشد. -8بازخورد :پاسخ گيرنده به منبع پيام را Sبازخورد گويند. موانع بر قراري ارتباط ارائه راهکار موثر در نظام اختالل ارتباطی ‏communication noise بسیاری از نظریه پردازان علم ارتباطات انسانی وسازمانی بر این واقعیت تاکید دارند که اختالل در ارتباط یک سازمان نه تنها سازمان را پیش نمی برد بلکه زمینه ساز فجایع ونابسامانیهای سازمانی نیز میگردد. در این راستا راهکارهایی را براساس شدت وضعف ارتباط سازمانی ارائه داده اند. ارائه راهکار موثر در نظام اختالل ارتباطی ‏communication noise • -1روش تجزیه وتحلیل: • در این روش از طرف رهبری سازمان یک تیم عملیاتی))OT operational teamکه عمدتا از مدیران میانی وارشد سازمانی می باشد تشکیل می شود. ارائه راهکار موثر در نظام اختالل ارتباطی ‏communication noise -2روش بررسی: مدیران ارشد ومیانی در تیم OTبه صورت میان مدت (هردو هفته یکبار) تشکیل جلسه داده ومعضالت رفتاری وارتباطی را بررسی می کنند. ارائه راهکار موثر در نظام اختالل ارتباطی ‏communication noise -3روش مشاوره : در این روش تیم OTسعی میکند خود به مشاوره درخصوص اختالل پرداخته ویا مشاوران مدیریتی وروانشناسی را از خارج سازمان دعوت نماید. ارائه راهکار موثر در نظام اختالل ارتباطی ‏communication noise -4طبقه بندی اختالل: تیم OTوظیفه دارد اختالالت را در سازمان دسته بندی نماید زیرا تمام اختالالت موجود در ارتباطات گفتاری ورفتاری در سازمان به یک شیوه نمی باشد. ارائه راهکار موثر در نظام اختالل ارتباطی ‏communication noise -5ارائه گزارش : در این روش تیم OTنتایج بررسی های انجام شده در خصوص اختالالت موجود را به صورت گزارش جامع تهیه می کند. ارائه راهکار موثر در نظام اختالل ارتباطی ‏communication noise -6ارائه راه حل اختالل: تیم OTبه همراه مشاوران با هدایت رهبری سازمان راه حل هایی را در جهت حل معضل ارتباطی سازمان مشخص می نمایند. انواع الگوهاي ارتباطي -1ارتباطات يك طرفه -1از حيث ارائۀ بازخورد -2ارتباطات دو طرفه -1ارتباطات عمودي -2از حيث مسيري كه پيام طي مي كند -2ارتباطات افقي -3ارتباطات مورب -3از حيث رسمي و غير رسمي -1شبكه رسمي -2شبكه غير رسمي انواع الگوهاي ارتباطي -1ارتباطات متمركز -2ارتباطات Y 1-3از حيث انتقال اطالعات -3ارتباطات زنجيره اي (در ارتباطات رسمي) -4ارتباطات ستاره اي الگوي ارتباطي متمركز -5ارتباطات دايره اي -6ارتبا طات همه جانبه 2-3از حيث انتقال اطالعات (در ارتباطات غير رسمي) -1ارتباطات رشته اي -2ارتباطت انشعابي -3ارتباطات خوشه اي -4اتباطات تصادفي الگوي ارتباطي غيرمتمركز انواع ارتباطات از حيث ارائۀبازخورد(عكس العمل) -1ارتباطات يك طرفه (يك جانبه) :اگر عكس العمل گيرنده نسبت به پيام ابراز نشود آن را ارتباط يك جانبه گويند. ارتباط يك طرفه سريع تر است و دقت كمتري دارد ،بازخورد ندارد. فرستنده مي تواند پيچده تر عمل كند و اشتباهات خود را مخفي كند و براي مواردي مناسب است كه برنامه ريزي شده و تكراري است . -2ارتباطات دو طرفه (دو جانبه) :چنانچه محيط استقراربه گونه اي باشد كه گيرنده عكس العملها ونظرهاي خود را دربارۀ محتواي پيام به اطالع فرستنده برساند به اين نوع ارتباط دو جانبه گويند. ارتباط دو طرفه ،كندتر است ،دقت بيشري دارد ،بازخورد دارد، امكان اصالح ديگاه و نظريات ،در تعامل متقابل وجود دارد .براي اموربرنامه ريزي نشده و پيچيده و مواردي مناسب است كه غير تكراري است وعموما ً درسطوح عالي سازمان ،كاربرد بيشتري دارد. انواع الگوهاي ارتباطي از حيث مسير انتقال پيام -1ارتباطات عمودي :ارتباطات عمودي شامل ارتباطات از باال به پايين و از پايين به باال است. الف -ارتباط از باال به پايين :ارتباطات متمايل به پايين از مديريت سطح باال شروع و از طريق سطوح مديريت به كارگران خط توليد و كاركنان منتهي مي شود. هدف از اين نوع ارتباط ،راهنمايي ،آگاه كردن ،هدايت و شكل دادن و ارزيابي زيردستان است آنكه اعضاي سازمان با اطالعات مناسب درباره اهداف وسياستهاي سازمان تجهيز مي شود. ب-ارتباط از پايين به باال:ارتباط متمايل به باال ،عرضه اطالعات به باالترين سطح در سطوح پايين سازمان مطرح مي نمايد. اين نوع ارتباط شامل گزارش پيشرفت ،پيشنهادات ،توضيحات ،تقاضا براي كمك وتصميم گيري است.  -2ارتباطات افقي : اين نوع ارتباط معموال ً بصورت الگوهاي جريان كار در يك سازمان بين اعضاي گروه كاري ،اعضاي بخشهاي مختلف برقراراست كه ازنظر رواني موجب افزايش روحيه در بين اعضاي سازمان مي گردد .منظور ارتباطات افقي آوردن كانالي براي هماهنگي و حل مسائل سازماني است از اين طريق اعضاي سازمان موفق به برقراري ارتباط با همرديفان خود مي گردند معایب ارتباطات افقی : اثر تخريبي همبســــتگي گروهي بين همــكاران ،زمــاني كهبه اين نوع هماهنگSي نيازي نيست. ارتباط عاليق مشترك افراد سازماني هم سطح ،و بي توجهيآنان به مشكالت پيش آمده براي ديگر سطوح سازماني .  -3ارتباطات مورب در ارتباطات مورب پيام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازماني ويا خارج از سلسله مراتب اداري مبادله مي شود اين نوع ارتباط به منظورهماهنگي ،يكي كردن و جامعيت ارتباطات افقي است .مانند ارتباط بين صف و ستاد كه چنين ماهيتي دارد. انواع الگوهاي ارتباطي از حيث رسمي و غير رسمي -1شبكه هاي رسمي :كانالها و مجاري ارتباطات رسمي را نشان مي دهد و به هنگام ايجاد تشكيالت ،موضوع ارتباطات مدنظر طراح ساخت سازمان مي باشد .از اين رو الگوي ارتباطي ساخت رسمي همان است كه در نمودار تشكيالتي هر سازمان مشخص گرديده است. -2شبكه هاي غير رسمي :ارتباطات غير رسمي را ارتباطات درخت انگورنيز ناميده اند ،زيرا چون درخت مو به هر گوشه سر مي كشد و به طور نامنظم در هرجاي سازمان راه مي يابد.در ارتباطات غيررسمي مقامات سازمان و سلسه مراتب اداري را ناديده مي انگارد .رؤسا را دور مي زند و معموال ًبه گونه اي است كه نيازهاي اجتماعي اعضاي گروه را تأ مين مي كنند و امور را تسهيل مي نمايد. انواع الگوهاي ارتباطي از حيث رسمي و غير رسمي ارتباطات غيررسمي گاهي ممكن است آن قدر توسعه يابند كه ارتباطات رسمي را در سازمان تحت الشعاع قرار دهند و ارتباطات رسمي در خطوط غيررسمي ارتباطات محو مي شوند . ارتباطات غيررسمي اگر با هدفهاي سازمان در تعارض باشند در راه تحقق هدفهاي مذكور ايجاد اختالل كرده وبايد ترتيبي اتخاذ نمود كه ارتباطات مذكور قطع شوند. انواع الگوهاي ارتباطي از حيث انتقال اطالعات(در ارتباطات رسمي) متمركز ستاره اي زنجيره اي شبكه هاي رسمي سه شاخه اي يا ‏y همه جانبه دايره ايي ارتباطات ‍ ‍ شاخص هاي مقايسه سرعت سريع سريع نسبتا ًسريع متوسط 2 دقت ضعيف ضعيف ضعيف نسبتا ًخوب خوب 3 ثبات ساختارارتباطي پايدار با شكل گيري فوري پايدار و مشكل در حال پايدار ولي در حال شكل شكل گيري گيري 1 ‍ ‍ كند كند بسيار خوب فاقد ساختار ارتباطي پايدار فاقد هر گونه ساختار پايدار ارتباطي 4 ميزان وضوح جايگاه رهبر بسيار بارز بارز بارز نسبتا ً بارز نامشخص نامشخص 5 روحيۀ افراد بسيار ضعيف ضعيف ضعيف نسبتا ً ضعيف خيلي خوب عالي انواع الگوهاي ارتباطي از حيث انتقال اطالعات در ارتباطات غير رسمي ارتباطات غيررسمي به چهارنوع تقسيم ميشوند: شبكۀ خوشۀ اي شبكۀ تصادفي شبكۀ انشعابي شبكۀ رشته اي شبكه رشته اي :عوامل انتقال اطالعات در امتداد يك خط قرار مي گيرند و هر يك از عوامل ،به نقش هاي افراد در شبكه هاي ارتباطي اـ ستاره :فردي كه بيشترين ارتباط را در شبكه دارد. 2ـ رابط :فردي كه دو گروه يا بيشتر را بدون تعلق به يكديگر ،به هم مرتبط مي كند. 3ـ پل :فردي كه به عنوان سنجاق اتصال يا تعلق داشتن ،به دو يا چند گروه خدمت مي كند . 4ـ نگهبان :فردي كه شبكۀ خود را با بيرون مرتبط مي سازد . 5ـ منفك شده :فردي كه ديگر با شبكۀ مورد نظر ارتباطي ندارد. چرخه حيات يك رابطه مارك نپ( )mark knappمراحل شكل گيري يك رابطه به صورت زيرنشان مي دهد . نظريه نپ در تمام روابط موجود ميان انسانها قابل بررسي میان دو مرد يا دو زن به عنوان دوست ،همكار ،همسايه ،شريك و غيره می باشد. میزان ارتباط در جهت جدايي به سوي پيوند مراحل زمانی 9 10 1 2 5 6 7 8 4 3 چرخه حيات يك رابطه 1ـ مرحله آغاز :در بر گيرندۀ اولين تالشهاي ما براي ايجاد رابطه و گفتگو با شخص تازه اي است كه براي اولين بار با او روبرو ميشويم مانند :سالم ،حال شما چطور است ـ هوا چطور است. 2ـ مرحله آزمودن :مرحله اي است كه در آن سعي مي شود از طريق موضوعهاي مشخص مكالمه اي اطالعاتي در مورد نحوه تفكر ونگرش طرف مقابل به دست آورد .معموال ً پرسشهاي زيادي از طرف مقابل به دست آورد و بيشتر سعي در شنيدن داريم تا در سخن گفتن . 3ـ مرحله چفت و بند يا سفت كردن :با پديدار شدن دگرگونيهاي فراواني در فتارهاي ارتباطي ،چه كالمي چه غير كالمي ،بين طرفين رابطه شكل مي گيرد كه اكنون با يكديگر نزديك شده و مرحله قبل را گذارنده اند در اين مرحله درجه بيشتري از گشودگي و افشا رخ ميدهد كه ميزان خودگشودگي تحت ثأثير فرهنگ ها قرار مي گيرد در فرهنگ هاي محافظه كار افراد به خصوصيات منفي خود نمي پردازند و سعي بيشتر در پنهان داشتن نقاط ضعف خود دارند. چرخه حيات يك رابطه 4ـ مرحله كامل كردن يا ادغام :زماني تحقق مي يابد كه دو انسان به عنوان دو دوست يا دو زوج بنگرند در اين مرحله هر يك از طرفين رابطه سعي درپرورش و نشان دادن خواسته ها ،عاليق و نگرشهاي خويش در جهت توافق طرف مقابل دارد در اين جا من به ما تبديل مي شود كه سعي مي كنند كه هر چه طرف مي پسندد و مي پذيرد او نيز مي پسند و مي پذيرد. 5ـ مرحله پيمان بستن :مرحله اي بيشتر رسمي و مبتني بر مراسم و آيينهاي مرسوم است .ممكن است به شكل مراسم نامزدي يا ازدواج ،برادرخواندگي ،خواهر خواندگي و هر نوع پيمان محكم و الزم االجرايي در روابط بين اشخاص در آيد اين مرحله صميمانه ترين مرحلۀ مراحل است. چرخه حيات يك رابطه 6ـ مرحله افتراق :زماني به وقوع مي پيوند كه دو طرف رابطه يا يكي از آنها احساس كند كه رابطۀ او با ديگري ،او را كامال ً محدودو در چارچوب معيني محبوس كرده است و از اين رو تصميم مي گيرند كه خود را از اين قيد برهانند . در چنين وضعيتي آنها به تفاوتهاي يكديگر و يا نقاط مورد اختالف با يكديگر مي نديشند تا به وجوه اشتراك كه در گذشته برايشان ازاعتبار بيشتري بيشتر برخوردار بود. 7ـ مرحلۀ محدود كردن :اشاره به مرحله اي دارد طرفين رابطه شروع به كاهش دفعات ارتباط و نيز تقليل صميميت مي كنند. 8ـ مرحله بي روح شدن و توقف رابطه :بيانگر افزايش تخريب و تباهي كه طرفين آن تالش در حفظ و گاه پيوند محدود آن دارند. چرخه حيات يك رابطه 9ـ مرحلۀ پرهيز از يكديگر :مرحله اي است كه در آن مي كوشند با ابزار گريز از بار غم و درد رابطه اي كه باعث ناراحتي مي شود بكاهند. 10ـ مرحلۀ جدايي :مرحلۀ آخر ين در هر رابطه اي ميان اشخاص يا حداقل ميان دو نفر است روابط ميان اشخاص دير يا زود به جدايي مي انجامد به تعبيري هر رابطه در نهايت به جدايي كشيده مي شود. خودنگری ،فلسفه واقعی ارتباطات انسانی • خود نگری که اصطالحا Self conceptنامیده می شود نوعی تصویرکلی از خود نامیده می شود. • خودنگری باعث می شود که اعمال ورفتار فرد هدایت گردد. • مهمترین راهکارهای اساسی خود نگری ،شاخص های رفتاری بر اساس معیارهای ذیل است : 34 خود واقعیReal self: • - 1انسان قبل از هرنوع ارتباطی بهتر است دیدگاه صادقانه و واقع بینانه نسبت به افکار خود وسپس نسبت به سایر انسانها و عالیق وسلیقه های Sآنها داشته باشد. 35 خود حقیقی Ideal self : • -2انسان سعی می کند با کوچکترین تنش رفتاری از سوی دیگران ،مواضع خود را در شناخت آنها تغییر ندهد . در این حالت فرد نسبت به شنیده های دیگران کمتر از خود عالئم منفی بروز می دهد. 36 خود عمومیPublic self : • -3این ارتباط نوعی رابطه عمومی با دیگران است . در Sاین پروسه رفتاری فرSد با دیگران مزاح و رابطه عاطفی فوق العاده شدیدی دارد واگر به تناسب وضعیت و موقعیت خویش در Sزمانی این رفتار کاهش پیدا کند به نوعی انزوا طلبی وحتی با تقابل دیگران مواجه می شود. 37 روشهاي بهبود ارتباط بيشتر سوء تفاهمهايي كه بين مدير و كاركنان پيش مي آيد ،از عدم شناخت مدير و درك نشدن پيامهاي مدير به عنوان فرستنده ،ناشي مي شود. شخصيت هر فرد عبارت از تعبير و تفسير ديگران از رفتارهاي نسبتا ً پايدار وي است .شخصيت افراد از رفتارها و نگرشهاي وي كه براي ديگران شناخته شده است و همچنين حوزه اي كه براي ديگران ناشناخته است تشكيل مي شود . آقای دکتر جوزف لوفت در سال 1988در دانشگاه مریلند آمریکا تحقیقاتی در خصوص رفتار انسانی به عمل آورد وچهار شاخص اصلی در رفتار انسانی را مورد تایید قرار داد: مناطق ارتباطی انسان 1ـ بخشي از رفتارها و نگرشها كه براي خود وديگران شناخته شده ناحيۀ عمومي نامند. 2ـ حوزهاي را كه براي خود ناشناخته ولي براي ديگران شناخته شده است ،ناحيه كور مي گويند. 3ـ حوزه اي كه براي خود شناخته شده ولي براي ديگران ناشناخته است ،ناحيه خصوصي مي نامند. 4ـ حوزه اي كه براي خود و ديگران ناشناخته است ،ناحيه ناشناخته گويند. بهترين حالت براي افزايش برقراري ارتباط ،بزرگ شدن ناحيۀ عمومي است. مناطق ارتباطی انسان روش هاي گسترش ناحيه عمومي : 1ـ افشا يا خود گشودگي :از ناحيه عمومي به سمت خصوصي مي رويم و بخش ناشناختۀ رفتار مدير براي كارمند كم مي شود. 2ـ بازخورد :از ناحيه عمومي به سمت ناحيۀ كور مي رويم و بخش ناشناخته رفتار مدير، براي خودش كم مي شود. بازخور خود ناشناخته شناخته كور عمومي ناشناخته خصوصي افشاء شناخته ديگران ناشناخته مهارت هاي الزم براي برقراري ارتباط 1ـ گوش شنوا داشتن 2ـ تماس چشمي 3ـ سؤال كردن :در هنگام ارتباط از طرف مقابل سؤال هايي را بپرسيم كه او احساس كند حواس ما به اوست 4ـ تأييد و تأكيد از طريق حركات غير كالمي (سرتکان دادن ) 5ـ تعبير و تفسير گفته ها 6ـ زياده روي نكردن در صبحت 7ـ بازخورد دادن به طرف مقابل 8ـ تغيير نقش گوينده و شنونده به آرامي حقايق مربوط به ارتباط و مفاهمه چند نکته: 1ـ شنيدن با گوش دادن فرق دارد :شنيدن فقط گرفتن ارتعاشات صوتي است گوش دادن معنا بخشي به شنيده هاست . 2ـ به شايعات گوش دهيد :شايعات واكنش و پاسخي هستند به وضعيت هاي مهم براي كاركنان، موقعيت هاي مبهم از نظر آن ها و شرايط و موقعيتهايي كه موجب اضطراب و دلواپسي آن ها مي شوند. 3ـ مردان و زنان به گونه ي متفاوتي ارتباط برقرار مي كنند:مردان معموال ً از گفتگو به منظور تأكيد موقعيت خودشان استفاده مي كنند و در حالي كه زنان اغلب آن را براي برقراري ارتباط مورد استفاده قرار مي دهند. 4ـ قدرت كردار شما بيشر از قدرت گفتارتان است :اعمال شما با صدايي بلند تر از گفتارتان سخن مي گويند. به عمل کاربرآید به سخندانی نیست نظریه نیاز وارتباط موثر به عقیده برخی از قوم نگاران ،فرضیه ارتباطات موثر در همراهی کامل با نظریات اجتماع گرایی انسان است . فرد در درون سازمان نیاز به نوعی ارتباط با مدیران ارشد ،کارکنان وحتی خارج از سازمان با مشتریان وخانواده خود دارد وهیچگاه نمی تواند بدون اولویت والگوی کار ،فضای اجتماعی خود را طرح ریزی نماید. براین اساس شاخصه های را در ارتباط موثر در درون سازمان طراحی نموده اند:  -1تضمین سالمتی Survival در این روش ارتباط به عنوان یک مبنای ارزشی وتضمینی سالمتی بشمار می رود .اگر انسان احساس کند که در ارتباط با مدیران ارشد وسایر کارکنان هیچ ارزش مطلوبی نصیب وی نمی شود مسلما روی به ارتباط با دیگران نخواهد آورد وانزوا طلبی را انتخاب می کند. راهکار • روان شناسان ومتخصصان علم مدیریت براین باورند که مدیران ارشد مبنای ارتباط موثر می باشند. • اگرآنان روش های مشارکت طلبانه وامنیت روانی را در محیط سازمان ایجاد نمایند مسلما از بحرانهای رفتاری وارتباطی در محیط سازمان تا حد بسیارزیادی کاسته خواهد شد وافراد به نحو شایسته ای با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. 45  -2لذت جویی Pleasure - seeking با توجه به این نظریه چون اکثر اوقات فرد ،درداخل سازمان سپری می شود لذا ارتباطی برای او می تواند موثر باشد که در طول زمان سپری شدن اوقات فرد دارای حس لذت جویی باشد. مثال فرد احساس کند که در این روند ارتباطی بهتر می تواند سیر تعالی ورشد راطی نماید. بیشتر کارکنان حس لذت جویی را در ارتباط با مدیران وکارکنان هم رتبه خویش می جویند . راهکار • یکی از مدیران موفق جنرال الکتریک می گوید :بهترین لحظات من زمانی است که با کارکنان به فوتبال می روم ویا آنکه آنان را دریک مسابقه ورزشی دعوت می کنم. • این احساس که افراد بدانند مدیران هم مانندآنها از دردهای سازمانی آگاه می باشند در تدوین راهبرد استراتژیک بسیار موثراست. 47 -3تامین امنیت Security اعمال ورفتار ارتباطی (کالمی وغیرکالمی) در سازمان تابع دیدگاه می امنیت می باشد .فقدان امنیت سبب ارتباطات ناپیوسته در فرد شود. در حال فقدان امنیت ،ارتباطات فرد بیشتر به منابع قدرت است .دراین شیوه فرد سعی می کند حتی االمکان با افرادی که منبع قدرت می باشند در ارتباط باشد واز طریق آنها بتواند به امنیت کامل واهداف خود دست یابد. راهکار • درسازمانهایی که در ارتباطات غیرموثر ،افراد را به خاطر اظهارنظرهای گوناگون ومنابع متغیر سازمانی تهدید به اخراج می نمایند ،هیچگاه امنیت جامع حاصل نمی شود .لذا رهبران راهبردی در این شیوه سعی درتبیین اهداف سازمانی و توجه به نظرات و انتقادات کارکنان در کاستن شکاف های سازمانی می نمایند. 49 نتيجه گيري نظام ارتبا طات همچون سلسۀ اعصاب تا ر و پودهاي سازمان رابه هم پيوند مي دهد . بهينه بودن آن در سازمان بسيار مهم است اگر ارتباط صحيحي در سازمان برقرار نباشد ،گردش امور مختل شده و كارها آشفته مي شود .هماهنگي ،برنامه ريزي ،سازماندهي ،كنترل و ساير وظايف مدير بدون وجود سيستم ارتباطي مؤثر قابل تحقق نبوده و در غياب چنين سيستمي امكان ادارۀ سازمان موجود نخواهد بود.از اين رو مديريت ها بايد از كم و كيف رفار ارتباطی آگاه بوده و نحوۀ ارتباط وکنترل آن رابدانند. 50