مهندسی دوباره سازمان بر اساس طراحی دوباره فرآیندهای کسب و کار

مهندسی دوباره سازمان بر اساس طراحی دوباره فرآیندهای کسب و کار

اسلاید 1: بسمه تعاليمهندسي دوباره سازمان بر اساس طراحي دوباره فرآيندهاي كسب وكار موضوع مورد بحث و زمان ارائه تعريف ومباني علمي مهندسي مجدد 7 دقيقه الگوي پيشنهادي براي سازمان 5 1دقيقه نكات اجرائي مهندسي مجدد درسازمان 8 دقيقهبيا تا گل برافشانيم و مي درساغر اندازيمفلک را سقف بشکافيم و طرحي نو در اندازيم

اسلاید 2: مهندسي دوباره سازمانبر اساس طراحي دوباره فرآيندهاي كسب وكار مهندسي دوباره عبارتست از: بازانديشي بنيادين و طراحي نو و ريشه اي فرآيندها، براي دستيابي به بهبود و پيشرفتي شگفت انگيز در معيارهاي حساس امروزي، همچون قيمت، كيفيت، خدمات و سرعت.بنيادين يعني، ما چرا اينكارها را انجــام مي دهيم و يا چرا كارهايمان را اينگونه كه هست انجام مي دهيم درمعنا، راديكال به معني ريشـه اي مي باشد. بنابراين طراحي ريشه اي يعني كاري را از بن و دوباره طراحي كردن است. فرآيندها، مجموعه گامهائي است كه يك ياچند درونداد را بكار گرفته وبروندادي مي آفرينند كه براي مشتري سودمند وخواستني است. مهندسي دوباره سخن از افزايش حاشيه سود و يا بهبود نسبي ندارد، هدف دستيابي بـــــه جهشي شگفت انگيز و چشم گير است. تعريف ومباني علمي مهندسي مجدد

اسلاید 3: از هرگروه مديريتي پرسيده شود كه چگونـــــه سازمانــــي مي خواهيد، دست كم در ميان مردم خواهند گفت: مي خواهيم كه سازمان پويا و انعطاف پذير بوده تا بتواند خود را با شتاب وبا دگرگونيهاي بازار همراه كند، هزينه هايش آنچنان اندك باشد كه بتواند با هر قيمتي كه رقبا برگزينند برابري و ايستادگي نمايد، در نوآوري آنچنان پيشرفته باشد كه كالاها و خدماتش همواره تازگي داشته باشند و خدمات مشتريان را با بالاترين كيفيت انجام دهد. بنابراين چنانچــه مديران خواهان شركتهائي جمع و جور، پويا، انعطاف پذير، مسئول، رقابت گرا، نوآور، مشتري گرا و سودآور هستند، چرا بيشتر شركتها و سازمانهاي دولتي اينك متورم، ايستا، خشك، تنبل، ناتوان در نوآوري، غيركارساز و بي توجه به نياز وخواسته مشتريان وزيان ده مي باشند.مهندسي دوباره سازمان بر اساس طراحي دوباره فرآيندهاي كسب وكار پاسخ در روش كار اين شركتها است و علت انجام اين نارسائيها درون روشها نهفته استچرا مهندسي دوباره ؟ تعريف ومباني علمي مهندسي مجدد

اسلاید 4: مهندسي دوباره سازمانبر اساس طراحي دوباره فرآيندهاي كسب وكار چگونه مهندسي دوباره ؟ سه نيروي اساسي، مشتريان ، رقبا و دگرگونيها هستند. اينها نامها و عنوانهاي تازه اي نيستند ولي عملكرد آنها با گذشته بسيار تفاوت داشته و به روشني دگرگون شده است توجه شركتها اينك بسوي مشتريان چه فردي و چه صنعتي مي باشد. مشترياني كه مي دانند چه مي خواهند، چه بهائي بايد براي آن بپردازند و چگونه آنرا با توجه به نيازهاي خود مي پذيرند. اينك نه تنها رقيبان فراوان ترند، بلكه گوناگوني آنها نيز بسيار چشمگير است. رقباي زبردست، چهره همه بازارها را دگرگون كرده اند. يك كالا ممكنست در چند بازار جداگانه برپايه روشهاي رقابتي كاملاً متفاوتي عرضه شود. با فرو ريختن موانع بازرگاني، هيچ شركتي در بازار ملي خود نيز از رقابت خارجيان مصون نخواهد بود. دگرگونيهاي پي در پي اينك عادي جلوه مي كنند. جريان دگرگوني نيز بسيار شتابان گشته است. با جهاني شدن اقتصاد، شركتها با رقيبان فراوانتري روبرويند كه هر كدام ممكنست پيوسته خدمات وكالاهاي تازه تري به بازار ها عرضه كنند. شتاب روزافزون دگرگونيهاي فن آوري هم، نوآوريها را آسانتر كرده است. امروزه شركتها بايد بدوند و يا اصلاً حركت نكنند. تعريف ومباني علمي مهندسي مجدد

اسلاید 5: سازمان صنايع هوافضا، مشتمل بر گروههاي عملياتي و ستاد فرماندهي است. ساختاري جديد با نيروهاي مديريتي وتصميم گيرندگاني باتجربه دارد. باتوجه به گامها و شرايط اجراي مهندسي دوباره درشركتها، لزوم الگوئي مناسب براي ايجاد مهندسي دوباره جهت ازنو بنا نهادن تفكر سيستمي براي اين مديران به جهت نوپا بودن سازمان حياتي است.مهندسي دوباره سازمانبر اساس طراحي دوباره فرآيندهاي كسب وكار الگوي انتخابي سازمان

اسلاید 6: توسعه ومديريت منابع اطلاعاتيIRMتوسعه ومديريت منابع انسانيHRM الگوي انتخابي سازمانالگوي ساختاري مهندسي مجدد سازمانچشم انداز استراتژيکشناخت فعاليتهاي اصليتغيير وتجديد ساختار سازمانيابداع مجدد رويه هاTQMبراي اينكه بتوان مهندسي دوباره درسازمان را دركليه سطوح مديريتي، كارشناسي وكارمندي نهادينه نمود، ‌مي بايست چشم انداز سازمان، شفاف و مشخص عنوان گردد و درمدت زمان معيني با تشكيل چند جلسه دركليه سطوح جا انداخت. اين چشم انداز مي تواند مطابق با بيانات فرماندهي کل قوا، مقام محترم وزارت، “ايجاد و استمرار يك سازمان پويا،‌ فعال، منعطف وچابك” باشد. اين امر كار چندان دشواري نيست. كافيست اقدام به تشكيل تيم مهندسي مجدد درسازمان نمودكه آنها نگاشت فرآيندهاي اصلي كسب و كار يا Business Process Mapدرسازمان را ارائه دهند. تنها از اين طريق مي توان گامهاي بعدي را درخصوص تحول بنيادين درسازمان برداشت. بديهي است كه ساختار فعلي سازمان از يك چارچوب وظيفه اي تبعيت مي نمايد. اگر بخواهيم با درنظر گرفتن فرآيندهاي اصلي سازمان، اقدام به مهندسي دوباره نمود، مي بايست ساختار تشكيلاتي با درنظر گرفتن چشم انداز استراتژيك سازمان ازحالت وظيفه اي خارج به ساختار فرآيندي سوق پيدا نمايد كه فرآيندهاي اصلـــي مي تواند كليه ساختار اصلي مديريتي را تفسير وتوجيه نمايد. درصورتي مي توان فرآيندهاي اصلي را مديريت نمود كه بتوان زيرسيستمهاي مناسبي براي آنها طراحي نمود. اين امر با ابداع مجدد رويه هاي مربوط به هر فرآيند اصلي امكان پذير است، به گونه اي كه بتوان ازطريق اجراي رويه هاي جديد به نتايج فرآيندهاي اصلي اميدوار بود. اساس مهندسي دوباره، جهش چشم گير درامر كسب وكار مي باشد و بعــد از آن مي بايست وضعيت جديد را بدرستي درطول زمان حفظ نمود تا بعد ازمدت حداکثر 2 سال، مجددا“ فرآيندها ورويه را بازنگري نمود. اين امر تنها با ايجاد مديريت كيفيت جامع درفرآيندهاو رويه ها آنهم در طول زمان ميسر مي باشد. باتوجه به اينكه فنآوري اطلاعات فاصله ومحدوديتهاي زماني ومكاني را ازبين برده است و هرآنچه كه مديريت راياري مي دهد تابتواند براي سازمان، تصميمات مناسبي اتخاذ نمايد، اطلاعات صحيح، دقيق وبموقع است، ‌توسعه ومديريت منابع اطلاعاتي(IRM)، سوخت مناسبي مي باشد. اين امر را مي توان با ايجاد يك نظام اطلاعاتي با تكيه بر زيرساختار يكپارچگي اطلاعات ويكپارچگي ارتباطات وهمچنين سكوهاي مناسب سخت افزاري و نرم افزاري ايجاد نمود. ايجاد واستقرار مهندسي دوباره احتياج به بالهاي هدايت كننده دارد. توسعه ومديريت منابع انساني (HRM) يكي از آنها است. منابع انساني تنها منبع مورد اطمينان وارزشمند هرسازمان مي باشد. باايجاد يك برنامه مدون و برنامه ريزي شده براي ارتقاء و غني نمــــودن آن مي توان اطمينان حاصل نمود كه اين عمليات بدرستي هدايت مي گردد. اين امر را مي توان با طرحهائي همچون نظام جامع وعملياتي توسعه نيروي انساني به انجام رساند. موشك مهندسي مجدد احتياج به يك بال ديگر نيز دارد.

اسلاید 7: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازمانمدل سيستم انطباقي (VSM)چنانچه سازمان صنايع هوافضا را به مثابه بدن يك انسان درنظر بگيريم، مغز آن كه ستاد سازمان محسوب مي گردد، مي بايست با دريافت اطلاعات مناسب وچالش مناسب محيطي، دستوراتي را براي بدن خود كه گروههاي تابعه است، صادر نمايد. اين مغز متفكر، مي بايست ازطريق فرآيندهاي اصلي بدن، تصميمات مناسبي اتخاذ نمايد. بنابراين، براساس مدل ساختاري مهندسي مجدد سازمان، چشم انداز استراتژيک سازمان عبارتست است از: سازمـــــــان به مثابه بدن يک انسان مي بايست انديشه نمايد، فکر ايجاد کند، نفس بکشد، تغذيه شود و با محيط خود رابطه برقرار نمايد تا درکنار معنويات، يک انسان نمونه شود. بني آدم اعضاي يکديگرندکه درآفرينش زيک گوهرند

اسلاید 8: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازمانشماي ( (Viable Systems Model VSM براي سازماناگر مغز را با M ، بدن را با O و محيط را با E نمايش دهيم، مغـز مي بايست با تعاملات اطلاعاتي با محيط، دستوراتي را به بدن بدهد واين تعاملات را نيز با بدن ايجاد نمايد. بنابراين متاسيستم مهندسي دوباره صنايع هوافضا، همان ستاد مركزي مي باشد كه ازطريق تعاملات اطلاعاتي بامحيط مي تواند تصميمات مناسبي را براي بدن(گروهها) اتخاذ نمايد وازطريق بازخوردهاي مناسب از بدن، هماهنگي هاي لازم را براي انطباق بامحيط خود اعمال نمايد. فرآيندهاي اصلي سازمان تشکيل شده از: مغز (ستاد اجرائي)، بدن (زير مجموعه ها)، محيط (تمام ارگانهاي بيروني) و ارتباطات تعاملي (کانالهاي ارتباطي و اطلاعاتي) .

اسلاید 9: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازمانمتاسيستم سازمان درمدل VSM فرآيند اصلي مغز مي بايست با ساختار جديد، داراي رويه هاي جديـــد باشد. 4 زير سيستم بعنــوان رويه هاي جديد ابداع شده است كه علاوه بر ارتباطات وتعاملات باهم، با محيط پيرامون (E) و بدنه اصلي(O) درتعامل مي باشد.زيرسيستم 2، نقش هماهنگي وتامين پيشرفت عمليات را بعهده دارد كه درواقع معاونت هماهنگ كننده و يا جانشين مي توانند اين نقش را ايفا نمايند.زيرسيستم 3، نقش ارزياب را بعهده داشته وكليه عمليات انجام شده در بدن را ارزيابي ومميـزي مي كند. معاونت فنــي وبرنامه ريزي و امثال آن مي تواند اين نقش را هدايت نمايد.زيرسيستم 4،‌نقش هماهنگي براي اجراي سياستهاي سازمان و انطباق آنها با بدنه اصلي يا واحدهاي تابعه را بعهده دارند. معاونين ستادي ديگر مانند معاونت بازرگاني، معاونت مالي، معاونت سيستم، معاونت آموزش و… اين نقش را ايفا مي كنند. زيرسيستم 5،‌سياست ها را اعلام داشته و وضعيت حال و آينده سازمان را رقم مي زند. ارتباطات دولتي، تعامل با مشتريان با بينش به آينده به عهده اين زير سيستم مي باشد. مديريت عالي سازمان مي تواند نقش زيرسيستم 5 را ايفا نمايد.

اسلاید 10: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازمانرويه و زير سيستم اصلي در بدنه VSM اولين نقش ومهمترين نقش را ازنظر اجراي عمليات براي فرآيندهاي اصلي، بخش O ايفا مي كند. اين بخش با يك زيرسيستم، كليه سياست هاي اتخاذ شده را مي بايست عملياتي نمايد و تحقق اهداف سازمان را تضمين نمايد. گروههاي تابعه به عنوان زيرسيستم اول عهـــده دار اين مسئوليت مي باشند. نكته حائز اهميت، نقش هريك از زير بخش هاي بدنه اصلي همانند بدن انسان يعني ماهيچه ها، قلب، ريه، كليه وغيره است كه گروههاي تابعـه مي بايست اين نقش ها را به عهده گيرند. يعني هرگــــروه مي بايست خود به عنوان مدلي محتوائي باداشتن يك متاسيستم(M)، بدنه اصلي(O) و محيط پيرامون (E)، مهندسي دوباره را درگروه انجام دهد.

اسلاید 11: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازمانمدل انطباقي براي هريک از بخشهاي بدن حال هركدام از اعضاء بدنـــــــه اصلي مي بايست يك مدل انطباقي را درخود تشكيل دهند كه به كمك زيرسيستم 2 و3 اين كارامكان پذير است زيرا پس از اين مرحله مي بايست مديريت كيفيت جامع را بايك روند مستمر درمدل محتوائي حاكم نمود.

اسلاید 12: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازماننماي نزديك از ايجاد يك مدل انطباقي درگروههابنابراين، مي توان هريک از گروهها را با درنظر گرفتن زيرسيستم هاي 1 تا 5 براي هريک، تبديل به يک مدل انطباقي نمود که هرگروه داراي متاسيستم، بدن و محيط باشد.

اسلاید 13: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازمانوظايف تيم مهندسي دوباره در بخش فراسيستماينك زمان آن فرا رسيده است كه نقش فراسيستم و بدنه اصلي را درقالب بهبود مستمر درطول زمان بيان كنيم. شکل فوق، معين مي نمايد كه وظايف بخشها يا زيرسيستمهاي فراسيستم يا ستاد اجرائي سازمان چيست. جهت راهبري تيمهاي مهندسي دوباره درسازمان، مشاوره ، مديريت و ارزيابي را بدنه اصلي بعهده داشته وباعث مي گردد كه گروهها بتوانند نقش عملياتي خود را بدرستي ايفا نمايند.

اسلاید 14: الگوي انتخابي سازمانالگوي محتوائي مهندسي مجدد سازمانوظايف تيم مهندسي دوباره در بخش فراسيستمبهبود مستمر را درعمليات بدنه اصلي مي توان ديد. توليد، انجام سفارشات،‌ مديريت انبارها، نقل وانتقالات و… ازجمله وظايف تيمهاي مهندسي دوباره درگروهها است كه باتوجه به محيط سازمان كه همانا تامين كنندگان، مصرف كنندگان، صاحبان سهام وذينفع هاي سازمان مي باشند، اثربخشي وميزان تحقق اهداف درسازمان ازيك طرف وكارآئي بدنه اصلي ازطرف ديگر را مي توان بدرستي ارزيابي نمود. همانطور كه درمدل ساختاري به آن اشاره شد، سوختهاي مديريت منابع انساني دراجراي درست فعاليتها ومديريت منابع اطلاعاتي درايجاد درست ارتباط با محيط و مميزي صحيح فرآيندها نقش بسزائي را ايفا مي كنند.

اسلاید 15: مهندسي دوباره سازمانبر اساس طراحي دوباره فرآيندهاي كسب وكار نکات اجرائي مهندسي مجدد درسازمانبراي نهادينه نمودن تفكر جهشي در اجراي فرآيندي و ايجاد يك تغيير بنيادين درسازمان درراستاي چشم انداز استراتژيك سازمان، خط مشي هائي نيز بايد مدنظر قرار گيرد كه سازمان مي بايست به بخشي از آنها عمل و از اجراي بخشي از آنها پرهيز نمايد كه به عنوان خط مشي نهائي مي بايست مدنظر قرار گيرد. براي نهادينه نمودن تفكر جهشي در اجراي فرآيندي و ايجاد يك تغيير بنيادين درسازمان درراستاي چشم انداز استراتژيك سازمان، خط مشي هائي نيز بايد مدنظر قرار گيرد كه سازمان مي بايست به بخشي از آنها عمل و از اجراي بخشي از آنها پرهيز نمايد كه به عنوان خط مشي نهائي مي بايست مدنظر قرار گيرد. بايدها ...حمايت مدير عالي تثبيت وتضمين گردداهداف مهندســــي دوباره بطور شفاف تدوين ومستند گرددخط مشي هاي بحـــراني واصلي سازمــان مهندسي و با مدل ساختاري منطبق گردد

اسلاید 16: نکات اجرائي مهندسي مجدد درسازمان... بايدها ...كليه كاركنـــان، از اهداف اصلي مهنـدسي دوباره آگاه گردندارزشمندي همكاري كاركنان به آنها گوشزد شده و همكــاري صادقانه آنهـــــا از ديد مديريت تثبيت گردد از يك عمل دستوري و ازبالا بـه پائين قبل از پيش بيني عواقب آنها خودداري گردد

اسلاید 17: نکات اجرائي مهندسي مجدد در سازمان... بايدها ...كاركنان پيشگام و پردل وجرات براي تيمهاي عملياتي انتخاب گردنددقت بيش از اندازه به خــــرده اهداف يا رويـه هائي كه باعث پيــروزي فرآيندهاي اصلي مي گردند، صورت پذيرد تقريب ها و تخمينهاي كاملا“ كمــي وعددي براي اجراي مهندسي دوباره و نتيجه گيــري ازآنها براي ارزيابي درست، تعريف گردد

اسلاید 18: نکات اجرائي مهندسي مجدد درسازمان... بايدهاارتباطات اطلاعاتي صحيح از طريق طراحــي پايگاههـــاي اطلاعاتــــي مناسب، بين اين شاخص هاي طراحــــي شده جهت ارزيابي سازمان، برقرار گردداهرمهاي تشويق و پاداش براي اجــــــراي فرآيندهاي مهندسي دوباره جهت كاركنـان و تيم هاي عملياتي طراحي واستفاده گردد

اسلاید 19: مهندسي دوباره سازمانبر اساس طراحي دوباره فرآيندهاي كسب وكار نکات اجرائي مهندسي مجدد درسازماننبايدها ...از ايجاد ابهام و فعاليتهـــــاي نيمـــه كاره درمهندسي دوباره خودداري گردداز تفكـرات غير واقع بينانه و ايده آل در بين مديران ورواج آن دركاركنان، پرهيز شوداز ايجاد تيم ها، جلسات و فرآينــدهاي زياد و غير ضروري، خودداري گردد

اسلاید 20: نکات اجرائي مهندسي مجدد درسازمان... نبايدها ...از اتخاذ سياست هاي تنش زا در تغييــــر، جلوگيري شوداز مديراني که قدرت تفكـــر و استخــراج نوآوري ها وانگيزه هاي كاركنان را ندارنــد، استفاده نگردد انگيزه هاي کارکنان و تيم هاي مهندسي تنها با پول و پاداش نقــدي جبران نگردد

اسلاید 21: نکات اجرائي مهندسي مجدد درسازمان... نبايدهاايده هاي بيشمار و بيش از حد را محـــدود نموده و براي آنها سقف تعريف گرددشاخصهاي ارزيابي مهندسي دوباره نبايـــد بسيار زياد و پيچيده باشداز تفكر و باور به اين مطلب كه مهنـــدسي دوباره آخرين چاره است و بعــد از آن كار ديگري نيست، پرهيز گردد

اسلاید 22: به اميد اينکه سازمانهاي کشور، ازطريق چنين ابزارهاي قوي و نوين، سازمانهايي با پايداري و پويائي فكري و عملياتي مبتني بر علم وعمل بنا شوندوالسلام