۷ مفهوم ارتباطات کسب و کار (۷C 7C’s of Business Communication)
اسلاید 1: 7 مفهوم ارتباطات کسب و کار ((7C 7C’s of Business Communication
اسلاید 2: عنوان7 مفهوم ارتباطات کسب و کار ((7Cنوعابزارمراحل استفادهطراحی / اجراموضوعارتباطات و مهارت هاسطحگروهی / سازمانیپیچیدگیکم
اسلاید 3: شما هر روز به شكلهاي مختلف با مردم ارتباط برقرار مي كنيد. ايميل مي فرستيد در جلسات شركت مي كنيد، گزارش مي نويسيد و با همكارانتان بحث مي كنيد. چگونه مي توانيد كارايي خود را در اين زمينه بالا ببريد؟ با برقرار كردن ارتباطي شفاف.در اينجا به هفت عامل برقراري ارتباط شفاف خواهيم پرداخت.بر طبق 7c ارتباط باید شامل موارد ذیل باشد که هرکدام به تفصیل توضیح داده شده است :1. واضحوقتي چيزي مي نويسيد يا با كسي صحبت مي كنيد منظور خود را واضح بيان كنيد. هدف شما از برقراري ارتباط با اين شخص چيست؟ اگر خودتان دقيقاٌ ندانيد، مخاطب شما هم دقيقاٌ منظور شما را نخواهد فهميد.براي اينكه منظور خود را واضح بيان كنيد، سعي كنيد در هر جمله حداقل نكات را بگوييد. مطمئن شويد كه خواننده مي تواند به راحتي منظور شما را بفهمد. افراد نبايد مجبور باشند چند بار مطلب شما را بخوانند و نهايتاً مفهوم آنچه شما گفته ايد را حدس بزنند.نمونه بد:سلام آقاي كريمي،من مي خواستم كمي درباره علي، كه در بخش شما كار مي كند صحبت كنم. او كمک بسيار بزرگي است و مي خواستم هروقت كه وقت داشتيد در مورد او با شما صحبت كنم.باتشكررضايياين ايميل در مورد چيست؟ خوب ما دقيقاٌ نمي دانيم. اولاٌ اگر چند علي در بخش آقاي كريمي باشند، آقاي كريمي نمي تواند بفهمد آقاي رضايي در مورد كداميک از آنها صحبت مي كند يا منظور آقاي رضايي كداميک از آنهاست. ثانياٌ علي مشخصاٌ چكار كرده كه آنقدر جالب است. ما اين را هم نمي دانيم. اين پيام آنقدر مبهم است كه آقاي كريمي مجبور است براي كسب اطلاعات بيشتر، با آقاي رضايي تماس بگيرد.دست آخر اينكه هدف اين ايميل چيست؟ آيا آقاي رضايي مي خواهد فقط كمي درباره علي صحبت كند يا هدف ديگري هم دارد؟ هيچ نشانه اي از هدف و مقصود نويسنده در اين پيام وجود ندارد بنابراين بسيار مبهم است.نمونه خوب:ببينيم چطور مي توانيم اين ايميل را طوري تغيير دهيم كه واضح باشد.
اسلاید 4: سلام آقاي كريمي ،مي خواستم كمي درباره علي مشتاق كه در بخش شما كار مي كند با شما صحبت كنم. او در چند هفته اخير با استفاده از زمان آزادش كمک بسيار بزرگي به بخش IT كرده تا بتوانند پروژه هايشان را سروقت تحويل دهند. ما در سه هفته آينده بايد پروژه سختي را تمام كنيم و اطلاعات و مهارتهاي او مي تواند كمک بزرگي براي ما باشد. آيا ممكن است لطف كنيد و اجازه دهيد كه در اين پروژه به ما كمک كند؟خوشحال خواهم شد در اين مورد بتوانم با شما صحبت كنم. لطفاٌ اطلاع بدهيد چه زماني براي شما مناسب است؟با تشكررضاييپيام دوم بسيار واضحتر است. زيرا خواننده تمام اطلاعات لازم براي تصميم گيري و اقدام را دارد.2. مختصربراي اينكه ارتباط شما مختصر و مفيد باشد سر اصل مطلب برويد و آن را مختصر بيان كنيد. وقتي مي توانيد منظور خود را در سه جمله بيان كنيد، لازم نيست شش جمله بنويسيد.آيا صفات يا كلماتي بكار برده ايد كه بتوانيد آنها را حذف كنيد؟ شما اغلب مي توانيد عباراتي نظير براي مثال، مشخصاٌ، اساساٌ، منظور اين است كه، يعني... را حذف كنيد.آيا جملات اضافه (غير لازم) نوشته ايد؟آيا شما نكته اصلي را چندين بار به شكلهاي مختلف تكرار كرده ايد؟نمونه بد:سلام آقاي كريميمي خواستم كمي با شما درباره كمپين ايميل ماركتينگي كه سه شنبه گذشته برنامه ريزي كرديم صحبت كنم. من واقعاٌ فكر مي كنم كه بازار هدف ما مايل است تلاشهاي بشردوستانه شركت ما را ببيند. من فكر مي كنم كه اين كار تأثير زيادي خواهد داشت و مدتها در ذهن مشتريان باقي خواهد ماند. به عنوان مثال اگر در مورد تلاشهاي شركت براي ادامه كار و در مورد كمكهايي كه به مدارس محلي مي كنيم صحبت كنيم، آنگاه مردمي كه مي خواهيم آنها را جذب كنيم، پيام ما را به مدت طولاني تري بياد خواهند داشت.شما چه فكر مي كنيد؟ارادتمندرضايي
اسلاید 5: اين ايميل طولاني است. در آن تكرار وجود دارد و كلامات اضافه بسياري در آن بكار رفته.نمونه خوب:توجه كنيد وقتي كلمات اضافه را حذف كنيم و پيام را مختصر و مفيد اعلام كنيم چه اتفاقي مي افتد.سلام آقاي كريميمي خواستم كمي با شما در باره كمپين ايميل ماركتينگي كه سه شنبه گذشته برنامه ريزي كرديم، صحبت كنم. بازار هدف ما مي خواهد در مورد كارهاي انسان دوستانه ما بيشتر بدانند. بخصوص درباره اهداف ما در زمينه ادامه كار و كمک به مدارس محلي.اين مي تواند اثر خوبي داشته باشد و بسيار بيشتر از يک برنامه فروش معمولي در ذهن آنها خواهد ماند.نظر شما چيست؟ارادتمندرضايي3. منسجموقتي پيام شما منسجم باشد مخاطبان شما تصوير واضحي از آنچه مي خواهيد بگوئيد خواهند داشت. براي اينكار جزئيات (اما نه خيلي زياد) را بگوئيد و تصاوير زنده ايجاد كنيد و همينطور كاملاٌ بر نكته اصلي متمركز باشيد.نمونه بد:اين جمله تبليغاتي را در نظر بگيريد.با استفاده از جعبه نهار جادويي هر روز در وقت خود صرفه جويي كنيد.جمله اي مانند اين نمي تواند باعث فروش تعداد زيادي از اين جعبه ها شود. هيچ احساسي، هيچ جزئيات زنده اي و هيچ چيزي كه به مخاطب بگويد چرا آنها بايد به اين مسئله توجه كنند وجود ندارد. اين پيام آنقدر قوي نيست كه تفاوتي را ايجاد كند.نمونه خوب:شما روزانه چقدر وقت صرف مي كنيد تا ظرف نهار فرزندتان را آماده كنيد؟ ديگر لازم نيست وقت خود را صرف پختن و آماده كردن غذا براي مدرسه فرزند خود كنيد. فقط هر روز يک جعبه نهار جادويي از يخچال درآوريد و در كيف فرزندتان بگذاريد تا غذايي سالم به آنها بدهيد و وقت بيشتري براي گذراندن با آنها داشته باشيد.
اسلاید 6: اين نسخه بهتر است. زيرا تصوير زنده اي خلق مي كند. مخاطب مي تواند تصور كند كه اوقات باكيفيتي را با فرزندش مي گذراند- و هيچ پدر و مادري مخالف اين نيستند. قيد كردن اين كه اين محصول در يخچال نگهداري مي شود، نشان مي دهد كه چگونه اين ايده عملي است. اين جزئيات پيام را زنده كرده است.4. صحیحوقتي پيام شما صحيح است كه مطابق نيازهاي مخاطبتان باشد. و همچنين ارتباط صحيح به معني ارتباط عاري از خطا هم هست.آيا از اصطلاحات فني استفاده كرده ايد كه در سطح سواد و اطلاعات مخاطبتان باشد؟آيا نوشته خود را از نظر املايي و دستوري چک كرده ايد؟آيا همه اسم ها و عنوان ها را به درستي تلفظ كرده ايد؟5. مرتبطوقتي پيام شما مرتبط است در واقع منطقي است. تمام نكات به نكته اصلي مرتبط هستند و نوشته حالت روان و منسجم دارد.نمونه بد:سلام آقاي رحيمي،مي خواستم در مورد گزارشي كه هفته گذشته تهيه كرديد، صحبت كنم. من آن را جهت تصحيح و ويرايش به خانم رضايي دادم و او مي خواهد مطمئن شود كه شما در مورد جلسه بخش كه ما اين پنجشنبه خواهيم داشت، اطلاع داريد. دستور جلسه در مورد شيوه جديد استخدام است.باتشكركريميهمانطور كه مي بينيد اين ايميل منظور خود را واضح بيان نمي كند. پاسخ خانم رضايي درمورد گزارش آقاي رحيمي چيست؟ او موضوع را مطرح كرد اما بعد موضوع را عوض كرد و در مورد جلسه پنجشنبه صحبت كرد.
اسلاید 7: نمونه خوب:سلام آقاي رحيمي،مي خواستم در مورد گزارشي كه هفته گذشته تهيه كرديد صحبت كنم. من آن را جهت تصحيح و ويرايش به خانم رضايي دادم و او به من اطلاع داد كه لازم است چند تغيير كوچک در آن داده شود. او جزئيات را به شما ايميل خواهد كرد.باتشكركريميتوجه كنيد در اين نمونه خوب آقاي كريمي در مورد جلسه پنجشنبه هيچ صحبتي نكرده است. زيرا پيام يادآوري جلسه بايد در يک ايميل جداگانه ارسال شود. به اين صورت آقاي رحيمي مي تواند ايميل نتيجه بررسي گزارش را پس از دادن تغييرات لازم در آن پاك كند اما ايميل مربوط به جلسه را نگه دارد. هر ايميلي فقط يک موضوع دارد.6. کاملدر پيامي كه كامل باشد هر چيزي كه لازم باشد مخاطبان بدانند و در صورت لزوم اقدامي كنند، موجود است.آيا در پيام شما يک دعوت به اقدام وجود دارد تا مخاطبان شما بوضوح بدانند از آنها انتظار داريد چكار كنند؟آيا تمام اطلاعات مربوطه از قبيل نامها ، تاريخ، زمان، محل و غيره را قيد كرده ايد؟نمونه بد:سلام به همه،مي خواستم به همه يادآوري كنم فردا صبح جلسه داريم.به اميد ديدارمرنديواضح است كه اين پيام كامل نيست. چه جلسه اي؟ چه ساعتي برگزار مي شود؟ كجا؟ آقاي مرندي اطلاعات لازم را به اعضاي تيمش نداده است.
اسلاید 8: نمونه خوب:سلام به همه،مي خواستم در مورد جلسه فردا كه در مورد سياستهاي مخابراتي است يادآوري كنم. جلسه ساعت 11 صبح در اتاق كنفرانس طبقه 2 برگزار خواهد شد. لطفاٌ اگر نمي توانيد شركت كنيد، به اينجانب اطلاع دهيد.به اميد ديدارمرندي7. مودبانهيک ارتباط مؤدبانه دوستانه، باز و صادقانه است. هيچگونه حرفهاي دوپهلو يا لحن خصمانه اي در آن وجود ندارد. شما نقطه نظر مخاطب را در نظر داريد و نسبت به نيازهاي آنها توجه نشان مي دهيد.نمونه بد:آقاي مرنديمي خواستم بگويم كه چطور است كه هميشه تيم شما كل زمان جلسه هفتگي ما را به خود اختصاص مي دهند. من تعداد زيادي پروژه در دست دارم و براي تشريح پيشرفت كار تيمم به زمان نياز دارم. اما تابحال به لطف شما قادر نبوده ام اين كار را انجام دهم. آيا ممكن است لطف كنيد و اجازه دهيد در جلسه هفته آينده وقتي هم براي تيم ما باقي بماند؟باتشكرجعفرياين پيام مؤدبانه نيست. پيامهايي مانند اين مي توانند در شركت همهمه و سروصدا براه بياندازند و اين ايميل كاري نميكند بجز بوجود آوردن احساسات منفي، پايين آوردن كارايي و روحيه و از بين بردن رفتار مؤدبانه. كمي مؤدب بودن حتي در زمانهاي سخت مي تواند بسيار مؤثر باشد.
اسلاید 9: نمونه خوب:سلام آقاي مرنديمي خواستم از شما تقاضا كنم لطفي در حق من انجام دهيد. طي جلسه هفتگي مان تيم شما به نحو برجسته اي پيشرفت خود را نشان دادند. اما متأسفانه كمي از وقتي كه به تيم من جهت تشريح پيشرفت كارشان اختصاص داده شده بود ، هم گرفته شد. خوشحال خواهم شد چنانچه بتوانيد در جلسات آتي كمي وقت بيشتر به تيم من اختصاص دهيد تا آنها نيز بتوانند گزارشهاي خود را به صورت كامل ارائه كنند. قبلاٌ از همكاري شما صميمانه سپاسگزارم و چنانچه كاري در اين رابطه از دست بنده ساخته است، لطفاٌ مرا مطلع فرماييد.با احترامجعفريچقدر اين دو پيام با هم فرق مي كنند. اين ايميل مؤدبانه و دوستانه است و به هيچ عنوان روحيه كاركنان را خراب نمي كند.
اسلاید 10: ابزارهای مرتبطایمیل اثربخش Effective Emailمهارت در سخنرانی و ارائه مطلبPresentation Better Public Speaking Andبرگذاری جلسات اثربخش Running Effective Meetingsمزایابرقراری ارتباطی شفاف و موثرترکاربردها7C معروف است، چک ليستي را به شما ارائه مي كند كه با استفاده از آن مي توانيد مطمئن شويد اين هفت عامل كه به ابزار كه جلسات و ملاقات ها، ايميل ها، تلكنفراس ها، گزارش ها و ارائه هاي شما به گونه اي سازمان يافته و شفاف است كه شنونده پيام شما را دريافت مي كند.معایب
اسلاید 11: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 12: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت Mgtools.ir مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.