سازماندهی منابع آرشیوی

سازماندهی منابع آرشیوی

اسلاید 1: بسم الله الرحمن الرحیمسازماندهی منابع آرشیویدرس مدیریت آرشیوتهیه و ارائه:محمدرضا پاشنگدانشجوی کارشناسی ارشد علم اطلاعات و دانش شناسیمهرماه 1392

اسلاید 2: رئوس مطالبمقدمهواژه «آرشیو»، تاریخچه و تعاریف آنسازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آنعوامل موثر بر سازماندهی اطلاعات در آرشیوتنظیم و توصیف اسناد آرشیوی، مفاهیمشیوه نامه تنظیم و توصیف اسناد آرشیویاستانداردهای توصیفچالش های موجود در سازماندهی منابع آرشیوینرم افزارهای آرشیوی در ایران

اسلاید 3: مقدمه رشد روز افزون تولید اسناد و در نتیجه انتقال اسناد واجد ارزش نگهداری دائم به آرشیو و پیدایش شکل های جدید اسناد در دهه های اخیر تحول اساسی در نحوه حفظ و نگهداری اسناد ایجاد نموده است. شاید پس از مجموعه سازی و گردآوری منابع آرشیوی، اصلی ترین فعالیت آرشیویست ها، سازماندهی این منابع باشد. سازماندهی، حفظ و نگهداری اسناد در آرشیوهای هر کشوری، در حفظ بخش مهمی از تاریخ و فرهنگ آن کشور اهمیت بسزایی دارد. سازماندهی منابع آرشیوی فعالیتی ست که با چالش های متعددی برای آرشیویست ها به همراه است. زیرا استاندارد و دستورالعمل مشخصی برای یکپارچه سازی فعالیتها و عملکرد یکسان در این زمینه وجود نداشته و بعضا تنها به موارد کلی اشاره شده است. البته نمی توان انتظار داشت که همانند حوزه کتابخانه و کتابداری، در حوزه آرشیو هم قوانین ثابتی باشد که فرآیند سازماندهی از طریق آن قوانین همانند سازماندهی منابع کتابی انجام شود. زیرا آرشیو و کتابخانه، علیرغم شباهتها، تفاوتهایی هم دارند که یکی از آنها گوناگونی و تنوع بسیار زیاد در نوع منابع آنها می باشد. همین امر، تدوین قواعد یکپارچه برای سازماندهی این منابع را همچون سازماندهی منابع کتابی، دشوار می سازد.

اسلاید 4: واژه «آرشیو»، تاریخچه و تعاریف آنفرهنگ معین، واژه آرشیو را این‌گونه تعریف کرده است: جایی که اسناد، اوراق، تصاویر، پرونده‌ها، صفحات موسیقی و مانند آن حفظ می‌شود .در اصطلاحنامه کتابداری، واژه آرشیو به بایگانی ارجاع داده شده و بایگانی معادل فایلینگ و آرشیو به کار رفته است. تعریف این دو واژه در این کتاب چنین است: 1. کلیه سوابق و اسناد و مدارک عمومی یا تاریخی که توسط دولت یا یک سازمان دولتی یا اداره یا موسسه و یا تاسیساتی از این قبیل نگهداری می شود و نیز اسناد و مدارکی که خانواده یا فرد در ارتباط با کار خود تهیه و یا دریافت می کند و آنها را تحت نظر خود محافظت یا نگهداری می نماید. 2. موسسه ای که مسئول حفظ و نگهداری سوابق و مدارک راکد کشور است و به آن آرشیو ملی یا مرکز اسناد ملی می گویند. در معنی تخصصی و علمی آن که مرتبط با علم کتابداری و دکومانتاسیون است واژه آرشیو به کار برده میشود. 3. تنظیم اسناد و مدارک برحسب الفبا و یا نظامهای دیگر را نیز بایگانی می گویند.

اسلاید 5: واژه «آرشیو»، تاریخچه و تعاریف آن (ادامه)واژه آرشیو از کلمه یونانی Archivum و یا واژه Archeion مشتق گردیده و به مجموعه مدارک سازمانهای دولتی (آرشیو عمومی)، موسسات، سازمانها (آرشیو سازمانی)، موسسات تجارتی (آرشیو شغلی یا تجارتی)، و مدارک خانوادگی و فردی (آرشیو شخصی و خانوادگی) اطلاق می‌شود (عنقائی، 1359). واژه آرشیو برای اولین بار در سال ۱۶۰۳ در متون فرانسوی ‌زبان به معنای محل کار و ساختمان اداره یا محل استقرار حکومت و همچنین به معنای «بایگانی» مجموعه اسناد و مدارک دولتی یا خصوصی به‌کار گرفته شد(مرادی، 1373).در حفاریهایی که در نقاط مختلف جهان انجام گرفته، هزاران لوح کشف شده که وجود سه نوع آرشیو را نشان می دهد: آرشیوهای سلطنتی، آرشیوهای معابد و آرشیوهای خصوصی (فدایی عراقی، 1384).

اسلاید 6: سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن بدون سازماندهی مناسب و بهینه اطلاعات، بازیابی اطلاعات به صورت کامل و دقیق صورت نخواهد گرفت. سازماندهی مناسب اطلاعات در محیط های اطلاعاتی همچون کتابخانه ها، آرشیوها و موزه ها، موجب بازیابی و جایابی سریع منابع اطلاعاتی می شود. فرآیند سازماندهی منابع آرشیوی باید توسط متخصصان حوزه آرشیو صورت گیرد تا بتواند نیازهای بالفعل مراجعان و اهداف بالقوه آنها را برآورده سازد و در نهایت نتایج زیر را در پی داشته باشد:

اسلاید 7: سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن (ادامه)تشخیص انواع بسته های حامل اطلاعات قابل دسترس.شناساسی آثار موجود در اثر یا آثاری که بخشی از اثر به شمار می رود.گردآوری منظم بسته های حامل اطلاعات به صورت مجموعه هائی در کتابخانه ها، آرشیوها و موزه ها.تهیه فهرستی از بسته های اطلاعاتی مبتنی بر قواعد استاندارد مستندسازی.تهیه راه های دسترسی به اطلاعات از طریق نام، عنوان، موضوع و راه های دیگر.تهیه ابزارهای تعیین محل برای هر کدام از بسته های حامل اطلاعات. (رضائی شریف آبادی، 1388)

اسلاید 8: سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن (ادامه)از زمان ثبت مدارک بر روی مواد و اجسام با دوام (سنگ، لوح گلین و ...) و جمع آوری آنها در مکانی خاص نیاز به تنظیم و سازماندهی آن احساس شد.در قرن دوازدهم، بايگاني مفهوم تازه‌اي يافت و آرشيوهاي جدید ایجاد گردید. در اين آرشيوها تنها اسنادي كه ارزش دائمي داشت، به شيوه‌اي اصولي تنظيم، طبقه‌بندي، و نگهداري مي‌شد و اسناد كم‌ارزش و موقتي از ميان مي‌رفت.در قرن چهاردهم، به حفظ و نگهداري اسناد مربوط به صورت‌حساب‌ها و مدارك مربوط به هزينه‌ها و حتي مكاتبات توجه خاصی نشان داده شد و با توسعه و افزايش قدرت مقامات مركزي و تفكيك سازمان‌هاي اداري، مخازن فراواني به وجود آمد و فهرست‌هايي براي آنها تهيه گرديد.

اسلاید 9: سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن (ادامه)در قرن هفدهم، دو تن از محققان فرانسوي براي اسناد موجود در گنجينه  پادشاهي فرانسه فهرستي الفبايي تهيه كردند. اندكي بعد كلبر صدراعظم لوئي چهاردهم (1643-1715 م.)، مجمع تحقيقات تاريخي را تأسيس كرد و به دستور او كتابدار سلطنتي تمام اسناد و مدارك و نسخ خطي را مرتب و طبقه‌بندي كرد.در قرون جدید قابلیتها و ویژگیهای محیط و رسانه های جدید، رویکردها و سطوح توصیف و مدیریت منابع آرشیوی را متحول ساخته است. این تحولات در اواسط دهه 1990م. ، یعنی پس از تعمیم شبکه وب ، به اوج خود رسید. به طوری که مبنای گسترش استانداردها و نظام های مرتبط به بافت اطلاعاتی جدید گشت.

اسلاید 10: عوامل موثر بر سازماندهی اطلاعات در آرشیواهداف و وظایف اندازه و رشد بالقوه مجموعه سرعت دستیابی مورد نیاز سطوح جزئیات مورد نیاز برای اغنای پرسشها و نوع مراجعان نحوه ارائه خدمات. (رضایی شریف آبادی، 1388)

اسلاید 11: تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی، مفاهیم از جمله وظايف عمده آرشيوها، تنظيم و توصيف اسناد آرشيوي است كه مي بايست بر اساس اصول پذيرفته شده آرشيو و نيز استانداردهاي بين المللي توصيف آرشيوی (ISAD) صورت پذيرد. هدف از تنظیم و توصيف مواد آرشيوي، شناسايي و توصیف محتواي مواد آرشيوي به منظور بالا بردن ميزان دسترس پذيري آنهاست. اين امر با ايجاد توصیفگرهای دقيق و متناسب براي مواد آرشيوي و همچنين با سازماندهي آنها مطابق با الگو های از پيش تعيين شده، امكان پذير است. دقت در تنظیم و توصیف مواد آرشیوی در تمامی مراحل مدیریت آنها (مراحل ایجاد، ارزشیابی، تنظیم و توصیف و اشاعه) چه در زمان کنترل، محافظت و نگهداری بلند مدت و چه در زمان ارائه خدمات می تواند نیازهای بالقوه کاربران را برآورده کند.

اسلاید 12: شیوه نامه تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی1. كلیه اسناد آرشيوی اعم از دولتی، اهدايی و خريداری شده از اشخاص حقيقی و حقوقی و غير آنها، توسط كارشناسان متخصص، تنظيم و توصيف می گردد.2. توصيف اسناد آرشيوی، در چارچوب كار برگه های توصيف اسناد انجام می گيرد.3. فهرستنويسی اسناد آرشيوی مشتمل بر دو قسمت توصيفی و موضوعی مي باشد.4. در امر توصيف و تنظيم اسناد، مراعات اصول تنظيم و توصيف آرشيوی، به ويژه دو اصل اساسی حفظ اصالت (منشاء) اسناد و نيز حفظ نظم و ترتيب اوليه آنها ضروري است. بر اساس اين اصول، تماميت و نظم و ترتيب اوليه هر پرونده می بايد حفظ شود و از هرگونه تغيير و دخل و تصرف در آن اكيداً خودداري گردد و هر مجموعه اسنادی همواره به نام منشاء ايجاد و يا دريافت آن، ثبت و ضبط شود.

اسلاید 13: شیوه نامه تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی (ادامه)5. در تنظيم اسناد، به هر واحد پرونده يا سند، كد ويژه ای تخصيص می يابد. 6. نگارش عنوان سند در كاربرگه توصيف اسناد، در قالب چكيده تلگرافی انجام می گيرد. 7. در نگارش عنوان سند (اسناد متنی گذشته)، در عين توجه به رسايی عبارت، از معادل سازی اصطلاحات و نيز ذكر اسامی جديد، خودداری گردد.8. نمايه سازی اسناد آرشيوی و مستندسازی اسامی رجال مطرح در اسناد، بر اساس اصول و ضوابط مشخصی انجام می گيرد .9. در اسناد متنی كه داراي ضمائم (اعم از ضمائم متنی و يا غير متنی) می باشد، ذكر نوع ضميمه، در كاربرگه توصيف، الزامی است.10. با توجه به حجم انبوه اسناد، می توان آن دسته از اسناد متنیِ دولتی را كه به لحاظ موضوعی از اهميت کمتری برخوردارند را به جای توصیف بر اساس واحد پرونده، بر مبنای ردیف (سری) اسناد توصیف نمود.

اسلاید 14: شیوه نامه تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی (ادامه)11. گذشته از توصيف پرونده اي و توصيف بر پاية رديف اسناد، لازم است توصیف مجموعه ای نيز براي مجموعة اسناد هر منشاء انجام گيرد. 12. تعيين محدوديتهاي دسترسي به اسناد (بويژه اسناد خاص) برعهده كميتة ويژه اي است كه اعضاي آن، توسط رياست سازمان انتخاب می گردند.13. با توجه به روند رو به رشد جايگزيني اسناد الكترونيكي به جاي اسناد كاغذي در مبادلة اطلاعات، تمهيدات لازم براي جلوگيري از مخدوش شدن اصل آرشيوي حفظ اصالت (منشاء) اسناد، در تنظيم آنها كاملاً ضروري است.14. نظر به اينكه اسناد الكترونيكي مي توانند مورد استفادة مجدد و حذف و اصلاحِ محتوا قرار گيرند و اركان سند نظير مهر و امضاء در اين گونه اسناد، قابليت تغيير و مخدوش شدن را دارا مي باشد، اتخاذ تدابير اطمينان بخش جهت تضمين صحت و اعتبار آنها الزامي است.

اسلاید 15: شیوه نامه تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی (ادامه)15. از آنجا كه اسناد الكترونيكي با استفاده از رایانه، نمايه سازي و چكيده نويسي می گردد، لازم است به گونه ای عمل شود كه در فشرده سازي متن اسناد به كمك رايانه، محوريت محتوا و موضوع اسناد، به خوبي روشن و در نمايه سازي آنها نيز دقت كافي منظور گردد تا جامعيت و مانعيت در اين نوع نمايه سازي، هر چه بيشتر نمود عيني يابد.16. با توجه به ويژگي هاي اسناد الكترونيكي، توصيف مجموعه اي الکترونیکی براي اينگونه از اسناد، كاملاً ضروري است.17. تصميمات نهايي كارگروه اسناد الكترونيكي، وابسته به شوراي جهاني آرشيو (ICA) در خصوص توصيف و تنظيم اين گونه اسناد، اكيداً مورد توجه قرار گيرد.18. بازبيني اسناد آرشيوي توسط كارشناس مسئول گروه تنظيم و توصيف اسناد الزامي است و متعاقب آن، اسناد توصيف شده، در داخل كارتن هاي ويژه (حسب نوع رسانه) به مركز آرشيوي مربوط، جهت انجام اقدامات بعدي، تحويل خواهد گرديد.

اسلاید 16: استانداردهای توصیفاستانداردهای توصیف در برخی از کشورهای جهان:MAD: Manual of Archival Description  (Description standards projects in Great Britain)  RAD: Rules for Archival Description (Descriptive standards projects in Canada) SAD: Standards for Archival Description (Descriptive standards handbook in U.S.A) APPM: Archives, Personal Papers, and Manuscripts  Published by the Library of Congress in 1983 DACS: Describing Archives: a Content Standard  It is the U.S. implementation of international standards (i.e., ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of archival materials and their creators   EAD: Encoded Archival Description  A project initiated by the University of California, Berkeley, Library in 1993 EAC: Encoded Archival Context 1993 Bentley (Historical Library at the University of Michigan ) Fellowship

اسلاید 17: چالش های موجود در سازماندهی منابع آرشیویافزایش و رشد اطلاعات اسناد آرشیوی حفاظت، نگهداری و سازماندهی اسناد آرشیویدسترس پذیری اسناد آرشیویامنیت اطلاعات اسناد آرشیویامکانات مورد نیاز برای آرشیوهای دیجیتال

اسلاید 18: نرم افزارهای آرشیوی در ایرانبا نگاهی به نرم افزارهای موجود در کتابخانه ها و مراکز آرشیوی به این نتیجه می رسیم که این نرم افزارها از کارآمدی زیادی برای مدیریت اطلاعات منابع آرشیوی برخوردار نمی باشند و در واقع به آرشیو به عنوان موضوع فرعی نگریسته شده است که از اهمیت و اولویت کمتری برخوردار است. گوناگونی نرم افزارهای آرشیوی، عدم مدیریت یکسان این مراکز را باعث گردیده است. ایجاد نظام مدیریت و سازماندهی منابع آرشیوی در قالب نرم افزارهای مخصوص آرشیوها، به این معنی نیست که اصول بنیادین آرشیو، یعنی حفظ نظم سازمانی و احترام به نظم اولیه سند، نادیده گرفته شود. در واقع می توان نرم افزارهای مناسبی در این حوزه با در نظر گرفتن این دو اصل آرشیوی تهیه نمود تا پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی پژوهشگران در مراکز آرشیوی باشد. از میان نرم افزارهای موجود، هیچکدام استانداردهای آرشیوی را در نظر نگرفته اند و تنها نرم افزارهای رسا و سیمرغ، آنهم بصورت مقدماتی و ضعیف، تا حدودی ایساد (استانداردهای بین المللی تنظیم و توصیف آرشیوی) را مورد توجه قرار داده اند.در ادامه با نرم افزار پارس آذرخش (نسخه Digilib) به عنوان یکی از نرم افزارهای مورد استفاده در مراکز آرشیوی، آشنا می شویم.

اسلاید 19: با تشکر از توجه شما موفق باشید