سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری

اسلاید 1: سيستم اتوماسيون اداريدرس:سيستم هاي اطلاعات مديريتاستاد :دکتر امام قلی زادهگردآورندگان: بهرخ فاتح 872221317کیانا کیا 872221319

اسلاید 2: سيستم اتوماسيون اداريامروزه سيستم هاي اداري، سيستم هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است و رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي آنها مجهز شدن اين سازمانها به ابزارهاي رقابتي عصر اطلاعات ارتباطات؛ يعني سيستم هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات است. در اين ميان از دهه 1960 كه جنبه هاي بيشتري از كاربرد و فعاليتهاي اداري و بازرگاني روبه گسترش گذاشت، وجود يك سيستم يكپارچه اداري مناسب كه حجم عظيم اطلاعات،مكاتبات را دربرگيرد به وضوح احساس شد.

اسلاید 3: با گسترش روزافزون ارتباطات و پيدايش شكلهاي مختلف جريانات ارتباطي و در محيط پررقابت كسب و كار و دگرگونيهاي اين محيط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي برپايه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سيستم هاي اطلاعاتي دوچنـــــدان شده است. به همين جهت، بحث سيستم هاي اتوماسيون اداري كه نوعي از انواع سيستم هاي اطلاعاتي است روز به روز اهميت بيشتـــري مي يابد.سيستم هاي اتوماسيون اداري چيستند؟ چه مزايا و معايبي دارند؟ نياز واقعي به تكامل و ايجاد آنها چه بوده است؟ انواع كاربردها و يا زيرسيستم هاي آن چيست؟ چه تفاوتي با ساير سيستم هاي اطلاعاتي دارد؟ و... مقدمه

اسلاید 4: اطلاعات يكي از منابع با ارزش و اصلي مديران يك سازمان است.همان طور كه منابع انساني، مواداوليه و منابع مالي در روند توليد داراي نقش وارزش خاصي هستند لكن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات داراي ارزش ويژه اي هستند.اهميت اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي

اسلاید 5: از آنجا كه اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسي براي كل فعاليتهاي سازمان محسوب مي شوند، لذا بايستي سسيتم هايي را برپا كرد تا بتوانند اطلاعات را توليد و آنها را مديريت كنند. هدف نهايي چنين سيستم هايي كسب اطمينان از صحت، اعتبار و روايي اطلاعات دردسترس، در زمان موردنياز و به شكل قابل استفاده است. امروزه سيستم هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه هاي فعاليت يك شركت ايفا مي كنند. سيستم هاي اطلاعاتي كه به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي شوند، توانايي مديران و كاركنان را افزايش داده و امكان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وري بالا موجب مي گردند. اهميت اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي

اسلاید 6: در نخستين سالهاي اختراع رايانه متخصصان توجه چنداني به نيازهاي اطلاعاتي مديران نداشته و از رايانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداري استفاده مي شد. درحال حاضر به اين نوع كاربرد رايانه پردازش داده ها، گفته مي شود و بايد توجه داشت كه سيستم هاي پردازش داده، مقـــــداري اطلاعات نيز توليد مي كنند. در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رايانه هاي جديد كه با هزينه كمتر اطلاعات بيشتري را پردازش مي كردند روشهاي جديدتري براي معرفي تجهيزات جديد ترويج داده شده؛ يعني سيستم هاي اطلاعاتي مديريت. پس از گذشت يك دهه و به دليل به وجود آمدن نيازهاي اطلاعاتي جديد، سيستم اطلاعاتي جديد به نام سيستم پشتيباني تصميم گيري بوجود آمد. انواع سيستم هاي اطلاعاتي

اسلاید 7: پس از تكميل سيستم پشتيباني تصميم گيري موضوع افزايش بهره وري و كارايي دفاتر مديران و تسهيل ارتباطات بين مدير و كاركنان ازطريق به كارگيري تجهيزات رايانه اي و الكترونيك مطرح گرديد و در سال 1980 سيستم هاي اتوماسيون اداري طراحي گرديدند. انواع سيستم هاي اطلاعاتي ( ادامه )

اسلاید 8: سير تكامل فناوري اداري شامل دوره هاي فناوري اداري، فناوري رايانه اي و فناوري ارتباطات است. 1-در دوره اول كارفرمايان در تلاش بودند تا محيطي را به وجود آورند كه جدا از مسائل كارخانه اي و درمعناي عام محيط توليد، كليه امور اداري، پرسنلي و تجارتي در آن صورت گيرد.2-در دوره دوم؛ يعني فناوري رايانه، با ورود رايانه هاي كوچك ، مديران تصميم گرفتند كه با استفـــاده از اين وسايل و سرمايه گذاري در رايانه اي كردن سازمان خود از سرعت و دقت رايانه در كاهش زمان كار و حذف اشتباهات انساني استفاده كــــــرده و پيامد اين حركت به وجود آمده، اين بود كه كاربران را براي انجام امور روزمره شان به خوبي ياري كرد. سير تكامل فناوري اداري

اسلاید 9: 3-در دوره سوم؛ يعني فناوري ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوري رايانه و استفاده از وسايل جانبي آن و يكپارچه شدن و ادغام هريك از اين سيستم ها در يكديگر..سير تكامل فناوري اداري( ادامه )

اسلاید 10: اتوماسيــــون اداري، مشتمل بر تمام سيستم هاي الكترونيك رسمي و غيررسمي بوده كه به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعكس مربوط مي شود. كلمه اصلي كه اتوماسيون اداري را از داده پردازي، سيستم اطلاعات مديــــريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد ارتباطات است.ا توماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و كتبي است. اتوماسيون اداري عبارت است از كاربرد وسايل الكترونيك در فعاليتهاي دفتري به منظور افزايش كارايي؛ كارايي افزايش يافته ناشي از تكامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند. تعريف اتوماسيون اداري

اسلاید 11: اين مزايا عبارتند از: افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار. معمولاً اين مزايا كه قابل اندازه گيري بوده و ممكن است تاثير مستقيم و كوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي گيرد، مانند نوشتن روي نوار كه پس از آن روي كاغذ تايپ مي شود؛فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني كمتر مي شود.سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي كمتر مي گردد.مزاياي مستقيم

اسلاید 12: اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي، چاپ و امور مشابه ديگر؛ به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهــاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد؛ به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛ رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس العمل نسبت به فشارها و فرصتها. مزاياي غيرمستقيم

اسلاید 13: ايجاد تغييرات در محيط انساني، ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني دركارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليتهاپيچيده شدن و سختي كار با سيستم هابروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستممشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه،نپذيرفتن سيستم هاي مكانيزه توسط مديران و يا كاركنان،كم شدن امنيت اطلاعات هم ازنظر دسترسي و هم ازنظر تخريب.معايب سيستم هاي اتوماسيون اداري

اسلاید 14: -كارتابل : وظيفه گردش انواع اطلاعات اداري و سازماني مانند گردش نامه ها، دستورات ، گزارش ها، پيغام ها، يادداشت ها وانواع فرم هاي اطلاعاتي الكترونيكي و غيرالكترونيكي را بر عهده دارد -نامه : يك دبيرخانه و بايگاني الكترونيكي است كه ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها، پيوست ها و محل فيزيكي نگهداري اين نامه ها را در قالب يك ساختار درختي دارد . -ارتباطات : مسوول ورود دقيق اطلاعات فرستنده ها و گيرنده هاي مرتبط با سازمان است . -تقويم : يك سررسيد و تقويم الكترونيكي براي ساماندهي وظايف و قرارهاي سازماني و يادآوري آسان كارها است . -تماسها : براي ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمانبخشهاي اصلي سيستم:

اسلاید 15: 1)پارامتريك بودن سيستم : به طوري كه پيكربندي و استفاده از قسمتهاي مختلف سيستم را آسان، قابل تنظيم و منطبق با سازمان و كاربران مي كند2)رابط كاربر بسيار آسان و همه فهم به طوري كه آموزش سيستم تنها در چند ساعت ميسر است3)دسته بندي اطلاعات : دسته بندي و مرتب كردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام فيلدهاي اطلاعاتي نمايش داده شده مانندتاريخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و ...4)فيلتر : فيلتر كردن اطلاعات و نمايش آن بر اساس نيازهاي سازماني5)نمايش انعطاف پذير : انتخاب نمايش ستون هاي اطلاعات، ترتيب محل نمايش و تغيير عنوان هاي آن توسط هر كاربر متناسب با نياز و سليقهامكانات عمومي سيستم:

اسلاید 16: 1- در زمينه كسب اطلاعات و كپي كردن آنها: ماشينهاي كپي هوشمند، سندخوانها، سيستم هاي صوتي ديجيتالي، حروف چيني نوري.2 - در زمينه ذخيره سازي اطلاعات: كشوهاي بايگاني الكترونيك 3 - در زمينه ارتباطات: سيستم تلفن رايانه اي، پست الكترونيك، ارسال فاكس، تسهيلات كنفرانس از راه دور. انواع كاربردها يا زيرسيستم هاي اتوماسيون اداري

اسلاید 17: اصطلاح ارگونوميك مطالعه عوامل را كه راحتي، رضاء و كارايي افرادي كه با سيستم ها و وسايل تولید کار می کنند را تشریح می کند . وقتي كاركنان در وضعيتي تحت فشار قرار گيرند و براي مدت مديدي به صفحه مانيتور نگاه كنند، اغلب آنها دچار سردرد، كمردرد و چشم درد و.... مي شوند.. ازطرف ديگر، مي توان گفت اتوماسيون اداري فراتر از اضافـــــه كردن سيستم هاي نرم افزاري جديد است و بايستي مسائل مربوط به تغيير و مقاومت دربرابر تغيير را هم مدنظر داشت ارگونوميك

اسلاید 18: 1)اتوماسيون اداري براي جريان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است تا بين سازمان و محيط2)كاربرد اتوماسيون اداري بسيار ساده است. بنابراين، احتمال استفاده مدير از آن بيشتر است. يك مدير بايستي هم رايانه و هم دانش سیستم اطلاعات را به منظور استفاده از بعضي از ابزارهاي پيچيده سيستم پشتيباني تصميم گيري دارا باشد. ولي استفاده از اتوماسيون اداري احتياج به چنين ابزار پيچيده توسط مدير را ندارد به همين دليل اتوماسيون اداري از جذابيت خاصي برخوردار است.مقايسه انواع سيستم هاي اطلاعاتي

اسلاید 19: طي دهه 1970 كارايي كارخانه ها 90 - 85 درصد بالا رفت، درحالي كه كارايي دفتري تنها 4 درصــــد افزايش داشت، پس بايستي سيستم هايي به وجود مــــــي آمدند كه موجب افزايش بهره وري و كارايي دفاتر هم مي شدند، از اين رو، بعد از تكامل سيستم هاي پردازش داده، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت و سيستم هــــاي پشتيبــــــاني تصميم گيري، سيستم هاي اتوماسيون اداري بــه وجود آمدند. اين سيستم ها از طريق فناوري اطلاعاتي از امور اداري حمايت كرده و موجب افزايش كارايي دفاتر مي شوند. كارايي افزايش يافته ناشي از تكامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند. نتيجه گيري

اسلاید 20: . -درعين حالي كه كاربردهاي اتوماسيون اداري موجب كارايي و صرفه جويي هزينه ها و افزايش سرعت و ايجاد اداره بدون كاغذ مي شود، از ابعاد ديگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها به وسيله چاپگر رايانه، يا افزايش پيامهاي بي اهميت و جزيي مي شـــود. نتيجه گيري (ادامه)

اسلاید 21:

اسلاید 22: منابع و ماخذ: 1 - اسكندري، علي رضا، بررسي موانع و مشكلات استقرار سيستم هاي اطلاعاتي دربخش منابع انساني وزارت نفت، پايان نامه كارشناسي ارشد، دانشگاه تهران، دانشكده مديريت 1380. 2 - بهشتيــــان، مهدي؛ ابوالحسني، حسين، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت، تهران: شركت پرديس 1378. 3 - ثاقب تهراني، مهدي؛ تدين، شبنم. مديريت فناوري اطلاعات. تهران: مركز آموزش مديريت دولتي، 1380. 4 - سلماني، داود سيستم هاي اطلاعات مديريت، تهران: دانشكده مديريت، جزوه چاپي مقطع كارشناسي ارشد، نيمسال اول 81 - 80. 5 - شه نواز، هوشنگ. ارگونومي و انتقال تكنولوژي. تدبير، ش 100، 1378. 6 - صــــرافي زاده، اصغر؛ علي پناهي، علي. سيستم هاي اطلاعات مديريت. تهران: مير، 1380. 7 - عندليب آذر، مجتبي. اتوماسيون اداري. مديريت، ش 44، مرداد و شهريور 1379. 8 - فتحي، مجيد. مقدمه اي بر اطلاع رساني و نظامهاي اطلاعات. مديريت، شماره 51 و 52 مرداد و شهريور 1380. 9 - كريميان، عباسقلي، بررسي علل مشكلات سيستم هاي اداري مكانيزه و اتوماسيون در وزارت آموزش و پرورش. پايان نامه كارشناسي ارشد، دانشگاه تهران، دانشكده مديريت، 1359. 10 - مجيدي، اردوان. تنگناهاي اجتماعي در مكانيزاسيون و توسعه سيستم هاي كامپيوتري در سازمان. گزارش كامپيوتر، شماره 137، 1378. 11 - مؤمني، هوشنگ. مديريت منابع اطلاعات. تهران: اتحاد، 1372. 12 - مك لئود، ريموند. سيستم هاي اطلاعات مديــــريت. ترجمه مهدي جمشيديان و اكبر مهدي پور. دانشگاه اصفهان، 1377.