غلبه بر به تعویق انداختن کارها Beating Procrastination
اسلاید 1: غلبه بر به تعویق انداختن کارهاBeating Procrastination
اسلاید 2: عنوانغلبه بر به تعویق انداختن کارهانوعابزارمراحل استفادهطراحی / اجراموضوعمدیریت پروژهسطحفردی / گروهیپیچیدگیکم
اسلاید 3: علت به تعویق انداختن کارها چیست؟در یک کلام معمولا زمانی افراد اقدام به تعویق انداختن کارها می کنند که یا در آن زمان تمایل به انجام کار دیگری دارند که با انجام آن لذت بیشتری کسب می کنند و یا اینکه انجام دادن کار دیگر برایشان به مراتب راحتر و آسان تر است.افرادی که کارهای خود را به تعویق می اندازند نسبت به سایر افراد در روز بیشتر کار می کنند (یا زمان های بیشتری را در محل کار خود هستند) ولی زمان خود را صرف کارهای اشتباه می کنند. این افراد معمولا از آنجایی که میان کارهای فوری و کارهای مهم تفاوتی قائل نمی شوند، کار خود را با کارهای فوری آغاز می‌کنند که شاید به واقع از اهمیت بالایی برخوردار نباشند.این افراد معمولا تصور می کنند که کارهای درست را با سریع ترین واکنش انجام می دهند. هیچ گاه رویکرد فعلی خودشان را تحلیل نمی کنند و زمانی به طرف انجام کارهای مهم میروند که شخصی با صدای بلند تقاضای انجام آن کار را داشته باشد. این افراد با اختصاص زمان های کم به انجام کارهای مهم، باعث ایجاد پیامدهای ناخوشایند کاری برای خودشان می شوند.یکی از رایج ترین دلایل به تعویق انداختن کارها، احساس اضطراب و دستپاچگی است که فرد در رویارویی با برخی وظایف پیدا می کند. این احساس از جایی نشات می گیرد که فرد دقیقا نمی داند از کجا باید شروع کند و یا در مهارت و یا منابع موجود برای انجام آن کار دچار نوعی شک و تردید است. بنابراین تمایل دارد تا به دنبال کارهایی برود که از توانایی خودش برای انجام آن ها اطمینان دارد. متاسفانه بسیاری از وظایف بزرگی که کنار گذاشته می شوند، وظایف بسیار مهمی هستند که البته به ندرت نیز انجام می گیرند. می توانیم موارد زیر را به عنوان سایر دلایل به تعویق انداختن کارها در نظر بگیریم:•انتظار برای فرا رسیدن یک زمان مناسب یا یک شرایط روحی مناسب برای برعهده گرفتن وظایف مهم•ترس از شکست یا موفقیت•مهارت های تصمیم گیری رشدنیافته•مهارت های ضعیف سازمانی•کمال گرایی (چون در حال حاضر منابع و مهارت های انجام این کار را در حد کمال ندارم، فعلا آن را انجام نمی دهم!)
اسلاید 4: غلبه بر به تعویق انداختن کارهابه تویق انداختن کارها هر دلیلی که دارد، باید شناسایی شده و با برخورد مناسب و کنترل آن ها، جلوی از دست رفتن فرصت ها و یا ایجاد مشکل برای شغل فرد را گرفت. در همین راستا گام های زیر را دنبال کنید:1. مطمئن شوید که شما جزو کسانی هستید که کارها را به تعویق می اندازنند.اگر با خودتان صادق باشید، دقیقا می دانید چه زمانی کارها را به تعویق می اندازید. با این وجود، برای مطمئن شدن لازم است تا ابتدا مشخص کنید که اولویت های کاری شما چگونه هستند. چرا که همیشه به تعویق انداختن کارهای مهم، نشانه یک صفت منفی فردی نیست؛ بلکه ممکن است نشانه یک برنامه اولویت‌بندی خوب هم باشد. برای این کار بهتر است از ماتریس اولویت بندی فعالیتها و برای شناسایی نوع اولویت بندی کارهایتان استفاده کنید. سپس از فهرست انجام کار اولویت بندی شده برای کارهای روزانه خود کمک بگیرید.آشنایی با برخی از نشانه های به تعویق انداختن کارها به شما کمک میکند تا به سرعت از بروز آن جلوگیری کنید. این نشانه ها عبارتند از :•وظایفی با اولویت پایین را از فهرست فعالیت های روزانه انتخاب کرده و روز خود را با آن ها پر میکنید.•خواندن چندباره یک ایمیل یا وظیفه ای که در فهرست فعالیت ها یا دفترچه یادداشت خود یادداشت نموده اید، بدون اینکه کاری بر روی آن ها انجام دهید.•کار را بر روی فعالیت هایی با اولویت بالاتر آغاز می کنید ولی بلافاصله برای چک کردن ایمیل یا خوردن یک لیوان چای، کار متوقف می شود.•یکی از کارهای موجود در فهرست فعالیت ها با وجود آگاهی از اهمیت آن، برای مدت زمان زیادی به تعویق می افتد.•درخواست دیگران را برای انجام کارهای بی اهمیت و غیرضروری به سرعت می¬پذیرید ولی انجام کارهای مهم در فهرست فعالیت ها را مجددا به تعویق می اندازید.2. علت به تعویق افتادن کارها را شناسایی کنید.چرایی به تعویق انداختن کارها، هم به فرد و هم به نوع وظیفه و کار بستگی دارد. اینکه دلیل به تعویق انداختن کارها در هر شرایط مشخص شود بسیار مهم است؛ تا به راحتی بتوان با انتخاب رویکرد مناسب بر بی میلی افراد در انجام کارها غلبه کرد. البته دلایل زیادی برای به تعویق انداختن کارها وجود دارد، ولی میتوان همه این دلایل را در دو دسته اصلی خلاصه کرد :
اسلاید 5: 1-ناخوشایند بودن کارها2-دستپاچه کننده بودن کار 3. سعی کنید تا بر به تعویق افتادن کارها غلبه کنید.اگر تنها به دلیل اینکه نمی دانید کار را از کجا باید شروع کرد و یا نمی توانید آن را به فرد دیگری محول کنید، کارها را عقب می اندازید، بهتر است با استفاده از روش های انگیزاننده، خود را به انجام کارها ترغیب کنید. برخی از روش های مفید عبارتند از :•برای خود جایزه در نظر بگیرید. برای نمونه، به خود قول بدهید چنانچه کار را به طور کامل انجام دهید، برای خود یک شیرینی فوق العاده می خرید.•از فرد دیگری بخواهید که همواره شما را کنترل کند. معمولا فشار و پیگیری از سوی همکاران موثر است. این امر اصل استفاده از کمک های سایر اعضای گروه بوده و معمولا رویکردی بسیار اثربخش برای انجام این کار است.•پیامدهای انجام ندادن کار را به روشنی برای خود تشریح کنید.•برآورد هزینه-زمان کاری را به کارفرمای خود ارائه دهید. وقتی که کارفرما به ازای انجام دادن کارهای مهم به شما پرداخت مالی دارد، در این صورت اگر با انجام ندادن این قبیل کارها ارزشی برای آن پول ایجاد نکنید، قطعا در روند کاری خود احساس شرمندگی خواهید کرد.اما اگر شما یک کار را تنها به این دلیل که وظیفه ای دستپاچه کننده است، به تاخیر می اندازید باید از رویکردهای زیر برای غلبه بر آن استفاده کنید :•پروژه را به مجموعه ای از وظایف ساده تر و مدیریت پذیرتر تبدیل کنید. برای افزایش کارایی می توانید از تکنیک برنامه عملیاتی استفاده کنید.•حتی اگرخیلی منطقی به نظر نرسد، بهتر است از وظایف ساده و سریعتر آغاز کنید. اگر بتوانید این کارها را به درستی انجام دهید، در این صورت برای انجام کل پروژه اعتماد به نفس لازم را پیدا کرده و می توانید بر استرس ناشی از آنها غلبه کنید.
اسلاید 6: ابزارهای مرتبطزمان بندی اثربخش Effective Schedulingمزایا. این تکنیک ها به شما کمک می کنند تا اولویت های کاری خود را به شیوه ای درست تر تنظیم کرده و با مدیریت اثربخش تر زمان، از فرصت های موجود به بهترین شکل استفاده کنید.کاربردهااگر شما نیز جزو افرادی هستید که کارهای خود را به تعویق می اندازید، نگران نباشید چراکه افراد زیادی هم چون شما در سطوح متفاوتی، درگیر این موضوع هستند. برخی از افراد این ویژگی را در سطح بالایی دارند و در نتیجه اثرات مزمن این تعویق، باعث شده تا فرد از دستیابی به مواردی که توانایی آنها را دارد، باز بماند و یا حتی منجر به بروز آسیب هایی برای شغل وی شده است.برای کنترل و در نهایت مبارزه با چنین عادت رفتاری مخربی باید برای خودتان مشخص کنید که در چه زمان هایی معمولا کارها را به تعویق می اندازید و علت آن چیست؛ سپس می توانید با برداشتن قدمهایی مشخص به مدیریت بهتر زمان خود و پیامدهای آن بپردازید.تکنیک ثبت فعالیتها، روشی مناسب برای برآورد زمانهای مصرفی است. علاوه بر این، به کمک این تکنیک میتوان تغییرات انرژی، هوشیاری و میزان اثربخشی کاری در روز را دنبال کرد.مزیت نهایی ثبت فعالیت ها، کمک به حذف و یا کاهش زمان های تلف شده و یا فعالیت های بی ارزش است. به این ترتیب می توانید بازه های زمانی که در آن بیشترین انرژی و بازده کاری را دارید به مهمترین کارهایی اختصاص بدهید که انجام آن ها حیاتی است.معایب
اسلاید 7: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 8: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.