فنون تجزیه و تحلیل سیستم ها

فنون تجزیه و تحلیل سیستم ها

اسلاید 1: فنون تجزیه و تحلیل سیستم هاهدف کلیآشنایی با فنون مختلف تجزیه و تحلیل سیستم ها

اسلاید 2: هدفهای رفتاری فصل1- مهمترین فنون تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها را نام ببرید. 2- جدول تقسیم کار را تعریف کنید .3- مزایا و محدودیتهای جدول تقسیم کار را بیان کنید .4- راههای از بین بردن محدودیتهای جدول تقسیم کار را بیان کنید .5- مراحل تهیه جدول تقسیم کار را شرح دهید .6- فرم لیست وظایف ،فعالیتهای واحد و فعالیتهای سازمان را رسم کنید .

اسلاید 3: ابزارها و فنون تجزیه و تحلیل سیستم ها 1- بررسی تقسیم کار 2- بررسی جریان کار 3- بررسی جا ومکان 4- کنترل فرم ها 5- کنترل اسناد و سیستم های بایگانی 6- اندازه گیری کار 7- برنامه ریزی شبکه ای (پرت،سی پی ام،پی دی ام)

اسلاید 4: جدول تقسیم کار جدولی است که نشان می دهد کارکنان یک سازمان در یک مدت معین ،چه کارهایی را انجام می دهند و چه مقداروقت صرف انجام دادن این کارها می کنند .

اسلاید 5: مزایای جدول تقسیم کار 1- کسب آگاهی از بار واقعی کار و نحوه توزیع آن 2- شناخت محلهای تراکم کار و تراکم نیروی انسانی 3- آگاهی از تکرار ها و تداخلهای وظایف 4- آگاهی از نحوه اختصاص وقت به هر یک از وظایف 5- کسب اطلاع از اوقات اضافی کارکنان 6- آگاهی از تعداد واقعی نیروی مورد نیاز 7- ارزشیابی کارکنان

اسلاید 6: محدودیتهای جدول تقسیم کار 1- چون از اطلاعات کارکنان استفاده می شود ممکن است با واقعیت تطبیق نداشته باشد .2- تعین زمان در مورد برخی وظایف بطور دقیق میسر نیست.

اسلاید 7: مقدمات لازم برای تهیه جدول تقسیم کار 1- تشکیل جلسه توجیهی ،کارکنان و سرپرست مستقیم آنها پیرامون جدول تقسیم کار 2- کمک گرفتن از اطلاعات تکمیلی برای کسب اطلاعات دقیق تر 3- آنالیست بایستی در فرایند کار از سرپرست کمک بگیرد. 4- آنالیست بایستی رابطه ای دوستانه با کارکنان و سرپرست در حین تهیه و تنظیم جدول داشته باشد .

اسلاید 8: مراحل تهیه جدول تقسیم کار 1- انتخاب واحد بررسی 2- تهیه لیست وظایف کارکنان 3- تهیه لیست فعالیتهای واحد 4- تهیه جدول تقسیم کار در وضع موجود 5- تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار در وضع موجود 6- تهیه جدول تقسیم کار در وضع پیشنهادی

اسلاید 9: مرحله اول :انتخاب واحد بررسی در این مرحله آنالیست کل سازمان را به واحدهای کوچک تقسیم و برای هر یک از واحد ها بطور جداگانه جدول تقسیم کار تهیه و سپس برای کل واحد ها از روی جداول گزارش جامعی تهیه و به مدیریت ارائه می دهد .

اسلاید 10: رابطه هدف ،فعالیت و وظیفه در جدول تقسیم کار وظیفه2هدفوظیفه 3وظیفه1فعالیت

اسلاید 11: مرحله دوم :تهیه لیست وظایف کارکنان لیست وظایف کارکنان لیستی است که نشان می دهد هر یک از کارکنان یک واحد سازمانی در یک مدت معین چه وظایف و عملیاتی را انجام و چقدر وقت صرف انجام آنها می کنند.

اسلاید 12: نمونه ای از لیست وظایف انفرادی کارکنان

اسلاید 13: مرحله سوم : تهیه لیست فعالیتهای واحد این لیست صورتی از کلیه فعالتهایی که در یک واحد سازمانی انجام می شود می باشد که در بر گیرنده مجموعه فعالیتهای اساسی و عمده ای که کارکنان انجام می دهند است .

اسلاید 14: نمونه ای از لیست فعالیت های واحد

اسلاید 15: مرحله چهارم :تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود دراین مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعاتی که در دو مرحله قبلی بدست آورده نسبت به تهیه جدول تقسیم کار اقدام می نماید .مرحله چهارم در واقع ترکیبی از دو مرحله دوم و سوم می باشد و جدول تقسیم کار نیز برایندی از لیست وظایف انفرادی کارکنان و لیست فعالیتهای واحد می باشد.

اسلاید 16: مرحله پنجم : تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار دراین مرحله به بررسی انتقادی جدول تقسیم کار پرداخته می شود و سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات جدول پرسیده و پاسخ آنها مشخص می گردد.1- آیا کلیه فعالیتها دراین واحد انجام می شود.2- کدام یک از این فعالیتها بیشترین وقت را می گیرند و آیا لازم است این مقدار وقت صرف آنها شود .3- چه مقدار وقت صرف کارهای غیر ضروری می شود .4- آیا از تخصص و مهارت افراد استفاده مناسب به عمل می آید .

اسلاید 17: مرحله ششم : تهیه جدول تثقسیم کار پیشنهادی زمانی که پاسخ سوالات مطرح شده در مرحله قبل مشخص گردیدند معین می شود که در مورد برخی از وظایف تغییراتی ضروری می باشد مثلاً مشخص می شود که تخصیص زمان نسبت به اهمیت وظایف و فعالیتها به درستی صورت نگرفته است . لذا تغییرات مذبور در جدول جدیدی به نام جدول تقسیم کار پیشنهادی اعمال میگردد .

اسلاید 18: نمونه ای از جدول تقسیم کار