چگونه خود را سازماندهی نماییم (مدیریت زمان)
اسلاید 1: دانشگاه صنعتي اميرکبيردانشکده مهندسي صنايعدرس سمينارچگونه خود را سازماندهي نماييم(مديريت زمان)دکتر عباس افرازهنیمسال اوّل7 -1386 بسمه تعالی
اسلاید 2: مديريت زمان خود را سازماندهي نماييداهداف :فعاليتهاي اصلي خود را شناسايي نماييداين فعاليتها را به وظايف كوچكتر تقسيم نماييد.بطور مؤثر آنها را اولويت بندي كنيد.وظايف را با زمان ارتباط دهيد.نقشه عملياتي را بسازيد.خود را سازماندهي كنيد
اسلاید 3: فهرست مطالب مراحل هوشيار باشيدكليدي در مديريت زمانواقع بين باشيدبرنامه ريزي كنيداولويت بندي كنيدوظايف چند‌گانه انگيزشخود را سازماندهي كنيدچك ليست مديريت زمان فرم برنامه‌ريزي زمان (هفته /روز)
اسلاید 4: خود را سازماندهي كنيد با افزايش وظایف دانشجويان در به عهده گرفتن مسئوليت كارهايشان مديريت زمان مهارتي است لازم براي توسعة آموزش دانشگاهي.اين فصل به كمك مباحث ساده مديريت زمان به شما كمك مي‌كند كه بازده كار خود را بهينه نماييد و از زمان استفادة موثرتري داشته باشید.مديريت موثر زمان را مي‌توان بسيار گسترده تعريف نمود، وليكن در اين بخش به صورت خاص بر مديريت آنچه شما براي وظايف مختلفي كه در حين تحصيلتان با آنها برخورد مي‌كنيد تمركز مي‌شود.
اسلاید 5: مراحل كليدي در مديريت زمان هوشيار باشيد: .... در مورد تمام مسئوليتهايتان (مطالعه، اجتماع، خانواده)واقع بين باشيد: ... چه ضرورتهاي زماني اين امور مي طلبد؟ ... در چه ترتيبي از اولويت هر يك از آنها قرار دارند؟برنامه ريزي: . . . واقعاً چه كارهايي لازم است اجرا شود؟ . . . چه موقع بايد انجام شود ؟ . . . چه موقع آنرا انجام خواهي داد ؟ . . . چگونه آنرا انجام خواهي داد ؟پيشرفت خود را بسنجيد . . .کار چطور پيش مي‌رويد؟ . . . آيا طبق برنامه ريزي پيش مي‌رويد؟ . . چه كار مي‌توانيد انجام دهيد كه شما را به طور سريع و موثر به برنامه بازگرداند؟
اسلاید 6: نکته!مديريت زمان حول يك قانون اساسي مي‌چرخد : زمان به صورت اتفاقي به كاري تعلق نمي‌گيرد. شما بايد زمان را به گونه‌اي فعالانه و موثربين فعاليت هايتان توزيع نماييد
اسلاید 7: هوشيار باشيد 1چه فعاليتهايي عمده اي وقت شما را مي‌گيرد؟يكي از كليدهاي مديريت موفق زمان اين است كه متوجه تمام نيازهاي زماني خود باشيد. در اين صورت است كه مي‌توانيد براي آنها برنامه ريزي كنيد. مي بايست فعاليتهايي نظير نيازهاي درسي ، گذران اوقات فراغت ، كار و مسائل خانوادگي و نيز كارهايي مانند خوابيدن ، خوردن، خريد و غيره را در نظر بگيريد.
اسلاید 8: هوشيار باشيد 2يك فهرست از فعاليتهاي اصلي خود تهيه كنيد. سعي كنيد اين فعاليتها را به هفت يا هشت بخش عمده تقسيم بندي نماييد. اين موضوع كمك مي نمايد كه فهرستتان قابل كنترل باشد.اين فعاليتها چه چيزهايي را شامل مي‌شود؟هنگاميكه شما تمام نيازهاي خود را تشخيص داديد، سعي نماييد آنها را به فعاليتها كوچكتري بشكنيد
اسلاید 9: هوشيار باشيد 3- مثالهنگام برنامه ريزي براي ارائه يك كار, فعاليت اصلي را مي‌توان به فعاليتهاي زير شكست: فكر كردن: زماني براي پروراندن يك ديد كلي از كاري كه ميخواهيد ارائه دهيد ، ايجاد و بسط اهداف و ديدگاهها برنامه ريزي: زماني براي طراحي يك نماي بيروني از ارائه كار، در شروع چه بگوييم و چگونه به پايان برسانيم.نوشتن: طرح را به عينيت رساندن و اضافه كردن جزئيات بررسي: دوباره خواني و اصلاح طرح اوليه اين فعاليتها را مجدداً مي‌توان به تعدادي زير فعاليت، نظير آماده سازي يادداشت ها و فتوكپي گرفتن از جزوات تقسيم نمود.شما مي‌توانيد به كمك روش ساده شناسايي فعاليتهاي اصلي و تقسيم آنها به زير فعاليتها , يك استراتژي برنامه ريزي موثر را پايه ريزي كنيد .شكستن فعاليتها به زير فعاليتها شما را به يك روش واقعبينانه تر براي تقسيم زمان رهنمون مي كند.
اسلاید 10: واقع بين باشيد 1اصولاً مديريت زمان فرآيند قراردادن وظايف درفواصل زماني موجود است. براي قراردادن هر وظيفه در يك فاصله زماني موجود مي‌بايست بتوانيد مدت زمان مورد نياز هر وظيفه را تخمين بزنيد.با اين همه هر نوع فعاليت ,زمان مختص به خود را مي طلبد.شما بايد انواع مختلف كار و زمان مورد نياز براي انجام آنها را در نظر بگيريم هنگام مشخص نمودن وظايف لازم است بپرسيد.اين چه نوع كاري است؟در چه مكاني مي توانم اين كار را بطور مؤثر انجام دهم؟
اسلاید 11: واقع بين باشيد 2پيش نويس اوليه يك مقاله بهتر است در زمان طولاني تر و با فواصل استراحت كوتاه ,براي كمك به تمركز نوشته شود. تعداد اندكي از کار های جانبی، براي احتراز از يكنواختي لازم است. در يادداشت برداري براي آماده سازي يك سمينارممكن است زماني زيادي صرف شود تا به بررسي وتحقيق در يك موضوع (درسي)بپردازيد.دوباره خواني يادداشتهاي درس حداقل بين 5 تا 10 دقيقه ميتواند طول بكشد.مطالعه را , به دلايل مختلف مي‌توان , در زمانهاي كوتاهتر نيز انجام داد.همچنين شايد بخواهيد در مورد مكان مناسب جهت انجام وظايف فكر كنيد. هر چند بهتر است تحقيقات در كتابخانه انجام شود وبهترين جاي نوشتن مقاله پشت ميز درسي خودتان است اما لزوماً همة وظايف درسي لازم نيست در يك محيط مشخص انجام شود. اگر فكرمي كنيد 10 دقيق دريك صف معطل خواهيد شد اين زمان ميتواند موقعيتي ايده آل براي بازخواني يادداشت هاي درسي باشد.
اسلاید 12: برنامه ريزي1برنامه ها مي‌توانند ابزار اصلي در سازماندهي كار باشند، اما از آنها بايد براي انجام كارها كمك گرفت نه آنكه بر زمان كاري شما مسلط شوند. برنامه ها مي‌توانند شكلهاي زيادي به خود بگيرند و ترجيحاَ بايد با سلايق كاري شما همخوانی داشته باشند.كاربرگها و فرم هاي مناسب مي‌توانند در برنامه ريزي به شما كمك نمايند.
اسلاید 13: برنامه ريزي2برنامة هفتگي: يك نسخه اصلي كه تمام فعاليتهاي معمول هفتگي شما را نشان ميدهد , آماده نمائيد. مثلا هر چهارشنبه صبح شما يك جلسه آموزشي داريد. هر يك شنبه يك جلسة كارگاه آموزشي.بهتر است اين برنامه زمان هاي ترجيحي براي فعاليتهاي غير كاري, نظير خريد را نیز نشان بدهنداين امور روزمره و اصلي, هسته اصلي برنامه شما را تشكيل ميدهد كه ديگر كارهاي غيرثابت درحول انها برنامه ريزي مي شود.برنامة روزانه: يك برنامة جزئي تر براي هر روز كه نشان ميدهد هر روز چه كارهايي انجام خواهيد داد و كي . از چك ليست جهت مشخص نمودن كارهايي كه كامل شده استفاده نماييد. اين كاررا در ابتداي هر روز انجام دهيد
اسلاید 14: پايبند بودن به برنامه هابرنامه ها بايد حتي‌المقدور واقع بينانه باشند. هر چه تجربة تحصيل دانشگاهي شما بيشتر شود شما درك بيشتري از زمان مورد نياز براي هر فعاليت خواهيد داشت.تا حد امكان كارهاي خود را بر حسب برنامه‌هاي روزانه وهفتگي به انجام برسانيد. اگر كار امروز را به فردا بسپاريد انباشتگي اي ايجاد مي‌كند كه حل آن بسيار مشكل خواهد بود.
اسلاید 15: كنار آمدن با كارهاي كوچك برخي فعاليتها ممكن است خيلي كم اهميت جلوه كنند كه قابل برنامه ريزي باشند. فعاليتهاي كوچك را مي‌توان به روشهاي گوناگون اداره كرد:برخي از افراد همه آنها را بصورت يك دسته در مي‌آورند و زماني را در طول هر هفته به انجام آنها اختصاص مي‌دهند. اين ميتواند مخصوصاً وقتي مفيد باشد كه شما بتوانيد 30 دقيقه بنشيند و يك سري كامل از كارهاي كوچك را به صورت يكجا انجام دهيد.برخي ديگر ترجيح مي‌دهند كه آنها را درحین زمان استراحت هاي پنج دقيقه‌اي حين انجام كارهاي بزرگ به انجام برسانند.به اين صورت شما حتي در زمان استراحت نيزكار آئي داريد
اسلاید 16: اولويت بندي كردنوقتي كه از لحاظ زمان در مضيقه هستيد بسيار مهم است كه بتوانيد حجم كاري خود را اولويت بندي كنيد.فاكتورهاي متفاوتي براولويتهاي فردي تأثير مي‌گذارند، نظير: علاقه و انگيزة شخصي مهلت هاي در حال انقضاءاعتماد به نفس در ارتباط با وظيفه يا توانائيسختي كار
اسلاید 17: اولويت بندي زمانشامل دست كاري در هر يك از موارد بالا است , مرتبط نمودن وظايف شخصي به يك ديگر و قراردادن آنها در يك منظر وسيع تر از تمام مسئوليتها و تعهدها . طرح پرسش هایی نظير سوالات زير به اين كار كمك مي‌كند.چه چيزي ضروري است؟چه چيزي روزمره است؟چه چيزي مي تواند از پيش آماده شود؟بعبارت ديگر، شما بايد متوجه باشيد كه برخي چيزها نيازمند توجه بي‌درنگ هستند.برخي چيزها را مي‌توان پيش بيني نمود وبطور معمول براي آنها برنامه ريزي كرد، برخي چيزها را مي‌توان از پيش آماده نمود.شايد نوشتن كارها بر روي نمودار اضطراري/ اهميت به درجه‌بندي نمودن كارها كمك نماييد.
اسلاید 18: نموداراولويت بندي زمانشايد نوشتن كارها بر روي نمودار اضطراري/ اهميت به درجه‌بندي كارها كمك نماييد. هركار در كجا قرار مي‌گيرد؟آيا كاري اضطراري و مهم است و يا مهم ولي غيراضطراري ؟ حال اين تقسيم بندي را با در نظرگرفتن كارهاي ضروري و مهم در ابتدا و تخصيص پيشاپيش زمان به كارهاي مهم ولي غير ضروري, به برنامة كاري خود اعمال كنيد مهمغير اضطراري اضطراري غير مهم
اسلاید 19: مسئوليتهاي چند‌گانه بندرت پيش مي‌آيد كه فضا و زمان كافي براي تمركز روي يك موضوع مشخص از كار را داشته باشيد. معمولاً مجبوريد كه چند فعاليت را به طور همزمان در يك جدول زماني دنبال نماييد.اگر به توانيد تمام وظايفي كه وقت شما را مي گيرند به صورت موثر برجسته نماييد و براي هر يك از آنها برنامه ريزي نماييد كمتر اتفاق مي افتد كه در حجم كارهاي لازم الاجرا غرق شويد
اسلاید 20: انگيزش1 يك مانع مشخص در راه انگيزش عدم قطعيت يا تمركز است.چگونه مي‌توانيد انگيزه داشته باشيد اگر واقعاً ندانيد كه چه كاري بايد انجام دهيد؟دقيق بودن براي انگيزه شما بسيارمهم است، مانند دانستن زمان تمام شدن كار. بعنوان مثال پرداختن به كاري كه تمام نشدني به نظر مي‌رسد ميتواند بسيار نگران كننده باشد.در بين كارهايتان زماني را واقعاً استراحت كنيد. محل كار را بطور كامل ترك نماييد، قدمي بزنيد، يك ليوان چای درست كنيد. اما از پرداختن به برنامه هاي تلويزيوني يا يك بحث كه قطع آن مشكل به نظر مي‌رسد بپرهيزيد. اين كارها را براي پايان دورة فعاليت , زماني كه مي‌توانيد تمركزتان را بطور كامل قطع كنيد , نگهداريد.
اسلاید 21: انگیزش 2همچنين نيازمند به تنوع هستيد تا اينكه هميشه يك كار تكراري را انجام ندهيد. شكل فعاليتهايتان را تغيير دهيد. كارهاي كوچك را در بين كارهاي بزرگ پراكنده نماييد. همچنين فضاي كار را براي ايجاد تحريك پذيري مجدد ذهن, بايد بطور كامل تغيير دهيد.برخي مواقع براي تكميل برخي امور محوله , داشتن انگيزه مشكل است: آنها تنها چيزي كه برای ما نيستند, جالب بودن است! اما، اين كارها نيز به عنوان تكاليف درسي لازم است كه انجام شوند. شايد مفيد باشد كه زماني در ابتداي دوره كاري براي انجام اين كارها در نظر بگيريم و به خودمان اين بشارت را بدهيم كه كارهاي مورد علاقه , بعداً خواهد آمد.در زمان برنامه ريزي كارها, ميتواند مفيد باشد كه سطح علاقه به هر كار را نيز مشخص نماييد. آيا علاقه داريد كه سه ساعت را صرف انجام كارهاي خسته كننده نماييد؟ يا مخلوط كردن كارهاي خسته كننده و جالب, بر حسب كيفيت نتايج بدست آمده, بهره‌وري بيشتري دارد ؟
اسلاید 22: تكميل كردن يك فعاليتحتي المقدورسعي نماييد كه از حواس پرتي بپرهيزيد. وقتي سر يك كار مي نشينيد قبول كنيد كه اين زمان واقعاً براي كار كردن است. گاهي خيلي از مسائل انحرافي را مي‌توان به بعد موكول كرد. اگر واقعاً ديديد كه داريد علاقمنديتان را از دست مي‌دهيد برنامة كاري خود را دوباره ارزيابي نماييد. اگر در حال انجام كاري هستيد كه مشخصا به آن علاقه نداريد به فكر كارهاي بعدي باشيد.
اسلاید 23: خود را سازماندهي نماييد سرمايه گذاري در برنامه ريزي تحصيلي تان, در دراز مدت در دو سطح به شما جواب خواهد داد. اولاً اگر كار را به فعاليتهاي كوچكتر بشكنيد ، شما از شتاب زدگي هاي دقيقه آخر مصون خواهيد ماند. اين باعث مي‌شود كه كارهاي غريب الوقوعي كه غير قابل اداره يا انجام بنظر مي رسيدند ديگر اينطور بنظر نيايند .دوم، صرف زماني براي برنامه ريزي يك كار, به شما امكان ايجاد و تكامل يك ديدگاه كلي از فعاليتهايتان را ميدهد كه در نهایت باعث بهبود كيفيت كار شما مي‌شود.
اسلاید 24: كاربرگه هاي برنامه ريزيكاربرگه هاي برنامه ريزي ميتواند در برنامه‌ريزي براي روزها و هفته هاي كاري شما سودمند باشد.برنامة هفتگي مسئوليتهاي اصلي خود را بنويسيد و ديگر فعاليتها را حول آنها برنامه ريزي نماييد.كاربرگ روزانه فرصتي براي برنامه ريزي روزانه بصورت جزئي. از علامت √ براي ثبت كارهاي تكميل شده استفاده نماييد.چك ليست مديريت زمان چك ليست مديريت زمان را براي كمك به سازماندهي تحصيلي خود مورد استفاده قرار دهيد.
اسلاید 25: چك ليست مديريت زمانشما درگير چه فعاليتهايي هستيد؟مطالعه ؟اوقات فراغت ؟خوردن ، خوابيدن، خريد؟چه وظايفي را شامل مي‌شود؟فعاليتهاي اصلي را به اجزاء تشكيل دهندشان بشكنيد.اولويتها را مشخص نماييد.چه كاري اضطراري است ؟چه كاري را مي‌توان در زمان بيشتري انجام داد؟چه كاري روزمره است؟وظايف را به زمان مرتبط نماييد.آنها چه نوع وظايفي هستند ؟آيا نياز به توالي زماني دارند؟آيا در زمانهاي استراحت قابل انجام هستند؟كجا بايد باشيد تا وظيفه خود را كامل نماييد؟برنامة كاري را بسازيد.براي هر هفته برنامه ريزي كنيد, آماده باشيد و يك ديدگاه كلي بدست آوريد.براي هر روز برنامه ريزي كنيد, فعال باشيد و از چك ليست استفاده نماييد.به برنامه ها پايبند باشيد .مطمئن شويد كه واقع بينانه هستند.سعي نماييد كارها تلنبار نشوند .با انگيزه شويد.متمركز باشيد_ هميشه بدانيد كه ميخواهيد به چه چيز برسيد.با انگيزه باقي بمانيد.بدنبال تنوع باشيد، به يك كارخسته كننده نچسبيد.بين كار استراحت نماييد، اما از عدم تمركز بپرهيزيد.كارها را كامل نماييد.در پايان احساس بهتري خواهيد داشت.بهره وري را جايزه بگيريد .شما بدستش آورده ايد!
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.