به یاد داشته باشید که پاورپوینت بدخیم هنوز نمرده است! پاورپوینت بد چه بر روی یک کامپیوتر شخصی ارائه شود، چه بر روی یک کی‌نوت؛ همیشه بد است. به عبارت دیگر پاورپوینت بدی که بد ارائه شود؛ مخاطبان شما را در زمان ارائه بعدی به بوفه هدایت می‌کنند!

ما همه از دیدن اسلایدهای وحشتناکی که با یک سری از نقطه نشانه‌های طولانی و غیرقابل خواندن پر شده و دست بر قضا ممکن است با کلیپ‌ها یا عکس‌های رنگی ناهمجور نیز تزئین شده باشد، رنج می‌بریم.

اسلایدهای بدی که بد ارائه شوند، مخاطبان شما را در زمان ارائه بعدی به بوفه هدایت می‌کنند!

خبر خوبی برای شما دارم.

هنگام ارائه بدانید چه می‌کنید.

اسلاید‌هایی که از طراحی خوب، محتوای محدود و زمانبندی خوبی برخوردار باشند، همیشه درخشان هستند. بعید نیست که چنین اسلایدهایی امکان یک ارائه خوب و درخور را برای شما فراهم کنند. این بدان شرط است که شما بدانید که چه باید بکنید…

اگر هیچگاه درگیر این موضوع نبوده‌اید که چگونه یک مجموعه اسلاید جالب توجه خلق کنید و یا همیشه نگران اسلایدهایتان بوه و از کثرت کلمات و یا تعداد آنها نگران بوده‌اید، این مطلب می‌تواند به شما کمک کند. من ۱۰ پیشنهاد ساده برای شما دارم که با استفاده از آن می‌توانید ارائه پاورپوینت‌تان را عالی کنید.

• ساخت اسلایدهایتان را برای مرحله آخر بگذارید.

ممکن است وسوسه شوید که قبل از هر چیز -و بویژه آماده کردن سخنرانی خود- به سراغ ساختن اسلایدهایتان بروید. این کار مثل آن است که پیش از اینکه بدایند یک جاده به کجا باید ختم بشود، شروع به ساختن آن بکنید! اسلایدها به این دلیل ساخته می‌شوند که به یک ارائه سخنرانی خوب اضافه شوند نه اینکه جایگزین آن شوند.

• برای جایگزینی خود تلاش نکنید.

مردم برای گوش کردن به شما و شنیدن نظرات، تفاسیر و دیدگاه‌های شما جمع می‌شوند. بنابراین نه شیوه انتقال اسلایدها، نه کلیپ‌های یوتیوب و نه هزاران هزار متن و محتوای دیگر نمی‌تواند جایگزین شما شود.

بخاطر داشته باشید: هر بار که شما بر روی ماوس کلیک می‌کنید، توجه مخاطب‌تان را از خود به صفحه نمایش انحراف داده‌اید!

• از یک زمینه یا تم واحد استفاده کنید.

به جزئیاتی که باید در اسلاید ها باشند دقت کنید.

استفاده از یک تم واحد، مطالب، تصاویر و نوشته‌های شما را به هم وصل کرده و باعث می‌شود که به جای فکر کردن به مشکل به راه حل آن بیندیشید. می‌توانید از تم‌های پیچیده‌ای که در پاورپوینت و یا کی‌نوت ارائه شده استفاده کنید؛ اما توصیه ما این نیست. به دنبال ساده‌ترین تم‌ها که منحصر به شما نیز باشند، بگردید. من تم‌های دلخواهی را برای خودم درست کرده‌ام که در بالای آن عناوین مربوط به خودم، لوگوی خود و یا مشتریانم با پس زمینه سفید و واحدی وجود دارد.

• با افزایش تصاویر از کثرت کلمات بکاهید.

می‌خواهید به اسلایدهای خسته جان بدهید؟ تصاویر را بزرگ تر کنید و از کلمات کمتری استفاده کنید. به یاد داشته باشید که اسلایدها فقط باید به حرف‌های شما اضافه شوند و نه اینکه جایگزین شما شوند. ما می‌دانیم که مغز ما قادر است تصاویر را با سرعت ۶۰  هزار بار سریع‌تر از کلمات پردازش کند. استفاده از نقطه نشانه‌های کمتر، به مخاطب کمک می‌کند تا راحت‌تر استدلال‌های شما را دنبال کند و نه چیز دیگری را.

• برای هر موضوع یک اسلاید داشته باشید.

من برای یک سخنرانی ۶۰ دقیقه‌ای و بسته به پیچیدگی موضوع و آنچه می‌خواهم بگویم از ۳۰ تا ۳۵ اسلاید استفاده می‌کنم. هر اسلاید بیانگر یک داستان کامل است. ممکن است ضمن هر اسلاید بخواهم آماری ارائه کنم و یا تجربه‌ای را به شکل یک درس بیان کنم و یا حتی درسی را بیاموزم. اما همیشه برای هر موضوع فقط یک اسلاید دارم.

• در هر بار فقط یک نقطه نشانه را آزاد کنید.

ممکن است در زمان استفاده از یک متن ناگزیر به استفاده از مجموعه‌ای از نقطه نشانه‌ها به شکل یک لیست بشوید. در این حالت ممکن است مطلب خسته کننده شود. تکنیکی را برای رفع این مشکل به شما  نشان خواهم داد. در پاورپوینت بر روی text box کلیک کرده و  از کادر محاوره‌ای custom animation گزینه Add Entrance Effect را انتخاب کنید. افکت مورد نظرتان را از منوی باز شده انتخاب نمایید. در کی‌نوت بر روی Animate و سپس Build in کلیک کرده و  افکت مورد نظرتان را انتخاب کنید.

• جلوه‌های ویژه را به دیزنی واگذار کنید!

این کار بزرگی است که بدانید چگونه یک متن را به شعله‌های آتش و تکه‌های پران تبدیل کنید. اما ساخت چنین جلوه‌های ویژه‌ای را بهتر است به والت دیزنی واگذار کنید. وظیفه شما این است که از خودتان ستاره بسازید. انتقال‌های ساده، فونت‌های بزرگ و تمیز و تصاویر جذاب برای عالی شدن کارتان کافی است.

• از قانون ۲/۴/۸ استفاده کنید.

هنگامی که به ارائه‌های موفق خودم نگاه می‌کنم، در همه آنها یک الگوی چشمگیر وجود دارد که می‌توانم آن را به شکل زیر برای شما توصیف کنم:

• در هر ۲ دقیقه از یک اسلاید بیشتر استفاده نکنید.
• از ۴ نقطه نشانه برای هر اسلاید استفاده نکنید.
• برای هر نقطه نشانه از ۸ کلمه بیشتر استفاده نکنید.
• هنگام صحبت صفحه را سیاه کنید.

اسلایدها هدف اصلی نیستند. شما هدف‌اید.

اسلایدها هدف اصلی نیستند. شما هدف‌اید. هنگامی که در مورد موضوعی صحبت می‌کنید که بر روی صفحه نمایش نیز نشان داده می‌شوید، برای اینکه توجه مخاطبان را به خود متمرکز کنید صفحه نمایش را سیاه کنید.

• در صورت تردید، بازنده خواهید بود.

در صورتی که شما قصد دارید با استفاده از یک الگو تمایل عنصر co2 را به تابش بیان کنید، استفاده از یک اسلاید ممکن است مفید بلکه ضروری باشد. اما همین اسلایدها ممکن است باعث از هم گسیختن مطالب نیز شود. در این صورت بهتر است همواره این سوال را از خود بپرسید: آیا استفاده از اسلاید در این مورد سخنرانی‌ام را بهتر می‌کند؟ در صورتی که جواب منفی باشد، بهتر است آن را به دور بیندازید. بخاطر داشته باشید که هیچ کسی چیزی را که وجود ندارد، نمی‌بیند!