مهارتهای مدیریت تیم Team Management Skills
اسلاید 1: مهارتهای مدیریت تیمTeam Management Skills
اسلاید 2: عنوانمهارت‌های مدیریت تیمنوع ابزارمراحل استفادهاجرا موضوع سطحفردی ، گروهی ، سازمانیپیچیدگیمتوسط
اسلاید 3: در اینجا به بررسي چند مسئله كليدي پرداخته شده كه مديران گروه مي بايست براي پيشرفت و موفقيت تيمشان انجام دهند. اين مسايل شامل انتخاب نفرات مناسب و تعيين وظايف هر يك از آنها و برقراري ارتباط با افراد، پرورش و انگيزه بخشي به آنهاست. همچنين بعضي از رايجترين معضلات پيش روي مديريت تيم كه مي بايست از آنها دوري كرد بيان مي شود. اما پيش از هرچيز چند تعريف لازم هستند. مديريت دقيقاً چيست؟ و چقدر با رهبري فرق دارد؟ يك نقطه شروع خوب مي تواند نظر وارن جي بنيس باشد كه گفت : رهبران، كسانی هستند كه كارهاي درست را انجام مي دهند؛ مديران كساني هستند كه كارها را به درستي انجام ميدهند. فرايند رهبري شامل خلق چشم اندازي روشن از آينده، برقراري ارتباط با آنو كمك به افراد براي درك و تعهد به آن چشم انداز است. در سوي ديگر، مديران مسئول اطمينان يافتن از اجراي موفقيت آميز و موثر چشم انداز مي باشد. البته اين دو نقش، با يكديگر همپوشاني دارند- و شما هم براي آنكه نقش مؤثري ايفا كنيد بايد هر دو نقش ايفا كنيد. با اين همه، هيچ عاملي وجود ندارد كه كارمندان را به تلاش جهت رسيدن به يك چشم انداز شگفت آور تحريك كند مگر آنكه به مرحله اجرا كه مي رسد خود مدير اولين نفري باشد كه در اين راستا تلاش كرده و با اين كار در سايرين انگيزه اي مثبت ايجاد كند.اهميت محول سازيمحول سازي براي مديران گروه در اوليت اول قرار دارد. صرف نظر از ميزان مهارتهايي كه داريد، تعداد محدودي از كارها هستند كه شما مي توانيد به تنهايي آنها را انجام دهيد. ولي با كمك تيمي كه داريد مي توانيد به دستاوردهاي بيشتري دست يابيد و به همين دليل است كه محول سازي موثر از اهميت بالايي برخوردار است! محول سازي موفق با تطبيق افراد و وظايف آغاز مي شود بنابراين مي بايست ابتدا نقش و اهداف تيم تان را تشريح كنيد. يك راه خوب براي انجام اين كار تدوين منشور تيم است كه در آن اهداف تيم و روش فعاليت آن مشخص مي شود. اين كار نه تنها به گروه شما كمك مي كند تا كار گروهي را بسيار خوب شروع كند بلكه مي تواند به گروه كمك كند تا اگر از مسير خود خارج شد دوباره به مسير اصلي كار برگردد. سپس شما در موقعيتي قرار خواهيد گرفت كه بايد به مهارتها، تجربه و توانايي هاي اعضاي گروه خود بينديشيد و افراد و وظايف را با يكديگر منطبق سازيد.
اسلاید 4: انگيزه بخشي به گروه خود يك وظيفه مهم ديگري كه شما به عنوان مدير گروه برعهده داريد انگيزه بخشي به اعضاي گروهتان است. تئوری X و تئوری Y دو رويكرد بسيار متفاوت جهت انگيزه بخشي را شرح مي دهد كه به فرضيات ابتدايي شما درباره افرادي كه برايتان كار مي كنند بستگی دارند. اگر معتقديد كه آنها ذاتاً تنبل هستند پس به تئوري X باور داريد ولي اگر معتقديد كه اكثر آنها شاد و مشتاق به كار هستند آنگاه به تئوري Y باور داريد. اطمينان حاصل كنيد كه اين تئوري ها را بطور كامل درك كرده ايد- زيرا آنها تأثير اساسي بر موفقيت شما در انگيزه بخشي به كاركنان مي گذارند. هر رويكردي كه ميخواهيد انتخاب كنيد بايد به خاطر داشته باشيد كه كارمندان مختلف نيازهاي مختلفي دارند و شيوه انگيزه بخشي به آنها فرق مي كند. بعضي از افراد، خودشان انگيزه بالايي دارند در حاليكه عده اي ديگر بدون انگيزه بخشي از طرف مديريت نمي توانند عملكرد ضعيف خود را ارتقا دهند.پيشرفت گروهگروهها از افرادي تشكيل شده اند كه ديدگاهها و توانايي هاي مختلفي داشته و از نظر كاري در سطوح متفاوتي قرار دارند. شايد عده اي از افراد تصور كنند كارهايي كه شما به آنها محول كرده ايد دشوار هستند و در انجام آنها نياز به كمك و حمايت شما دارند. عده اي ديگر ممكن است در كار خود باسابقه بوده به دنبال فرصتي براي افزايش مهارت هاي خود هستند. به هرحال هريك از اين دو حالت كه باشد اين مسئوليت شماست كه موجبات پيشرفت همه افرادتان را فراهم سازيد.مهارتهاي شما در اين زمينه از مديريت تعيين كننده موفقيت بلندمدت شما به عنوان يك مدير است. اگر بتوانيد به اعضاي گروه كمك كنيد تا در كار خود به تبحر برسند آنگاه به مديري تبديل خواهيد شد كه كارمندان آرزوي همكاري با او را دارند و بدين ترتيب سهم خود را در موفقيت سازمان نيز افزايش خواهيد داد.مؤثر ترين روش براي پرورش و توسعه مهارت هاي افراد دادن بازخورد مداوم به آنهاست. بسياري از ما هنگام دادن بازخورد بخصوص زماني كه بازخورد منفي است، عصبي مي شويم. اگرچه، اگر بطور مداوم بازخورد داده و دريافت كنيد، عملكرد همه افراد بهبود خواهد يافت.
اسلاید 5: برقراري ارتباطمهارتهاي ارتباطي تقريباً براي موفقيت در هر نقشي ضروري هستند ولي مهارتها و تكنيكهاي ويژه اي وجود دارند كه شما به عنوان يك مدير بيشتر از يك كارمند معمولي از آنها استفاده خواهيد كرد. اين روشها به دو سرفصل تقسيم مي شوند: برقرار ارتباط با اعضاي گروه و برقراري ارتباط با افراد خارج از گروه.برقراري ارتباط با اعضاي گروه : شما به عنوان يك مدير احتمالاً مرتباً جلسات و ملاقات هايي را برگزار مي كنيد. انواع جلسات مخصوصاً آنهايي كه بطور مرتب انجام مي شوند مي توانند وقتي كارمندان را تلف كنند و به همين دليل لزوماً بايد به مهارت برقراري جلسات مفيد دست يافت.بسياري از جلسات در جهت ايجاد طوفان فكري در گروه تشكيل مي شوند. شما به عنوان مدير گروه اغلب مي بايست انجام اين فرايند را تسهيل سازي كنيد. گوش كردن موثر يك مهارت مهم ديگر براي مديران (وديگران) است كه بايد در آن تبحر يابند. وقتي شما مسئوليت داريد، اشتباه است كه فكر كنيد كه مي دانيد ديگران قصد دارند چه بگويند يا به گوش كردن نيازي نيست چون قبلاً راه حل را پيدا كرده ايد. در اين دام نيفتيد. اكثر مديران خوب، شنوندگان دقيقي هستند. اين به آنها كمك مي كند تا مشكلات را سريعتر شناسايي كنند ( و براحتي آنها را حل كنند) و با جلوگيري از ايجاد سوء تفاهم هايي پرهزينه، بين اعضاي گروه خود اعتماد ايجاد كنند.
اسلاید 6: برقراري ارتباط با كاركنان خارج از گروه خوداحتمالاً رييس شما مهمترين شخصي است كه نياز داريد با او ارتباط برقرار كنيد. زماني را به درك اين مطلب اختصاص دهيد كه رييس تان از شما و گروهتان چه انتظاري دارد- اگر دقيقاً مي دانيد كه او چه مي خواهد و ترجيح مي دهد اين كار را با چه روشي انجام دهيد، بهتر است تصديق و موافقت او را جلب كنيد.از اينكه از رئيس خود بخواهيد كه شما را راهنمايي كند نترسيد: شما مي توانيد تجارب ارزشمندي از او فرا بگيريد كه البته ممكن است خيلي براي اينكار رقبت نشان ندهد. قبل از آنكه از رييس خود براي حل مسئله اي راهنمايي بخواهيد ابتدا تا جايي كه مي توانيد به حل آن مسئله فكر كنيد و اگر نتيجه نگرفتيد به رئيس خود مراجعه كنيد. خلاصه مسئله و نتيجه تفكرات خود را به رييس گزارش دهيد و سپس به او بگوييد در چه زمينه اي به كمك نياز داريد. ضمناً بخشي از شغل شما به عنوان يك مدير اين است كه از گروه خود مراقبت كرده و از وارد آمدن فشار كاري بيش از حد روي آنان جلوگيري كنيد. مهارتهايي مانند جرات و مذاكرات بُرد- بُرد را يادبگيريد تا بتوانيد شرايط كاري را متحول كرده يا درباره منابع بيشتر به مذاكره بپردازيد.يك بخش ديگر از كارتان اين است كه نحوه تعامل گروه تان با ساير گروه ها را مديريت كنيد. از تجزيه و تحليل ذي نفعان براي شناسايي گروههايي كه بايد با آنها همكاري كنيد استفاده كنيد. سپس با اين افراد صحبت كنيد تا بدانيد از شما چه انتظاري دارند و چه كمكي مي توانند به شما بكنند.مديريت نظماگرچه بسيار اميداوريد كه مجبور به انجام اين كار نباشيد ولي براي بسياري از مديران زمان آن مي رسد كه مي بايست يك كارمند را تاديب كنند. اگر با دقت و از روي موشكافي بخواهيم بررسي كنيم نظم و ترتيب دادن و بازخورد باهم متفاوتند تاديب يا منظم كردن افراد هميشه مشخصاً به كار افراد مربوط نمي شود. به عنوان مثال شما مي توانيد درباره نحوه صحبت با تلفن شخصي به او بازخورد دهيد ولي حل مشكلات زمان رفت و آمد كاركنان و نظافت شخصي نيازمند رويكردي متفاوت است. نقض آشكار قانون يا سياست هاي شركت را براحتي مي توان تشخيص داده و حل كرد. ولي در مورد موقعيتهاي ديگر چطور؟ از طرفي نمي خواهيد يك مدير سخت گير به نظر برسيد. از طرف ديگر هم نمي توانيد از كنار مسايلي كه بايد به آنها رسيدگي شود به سادگي بگذريد.
اسلاید 7: از اين قوانين كلي براي تصميم گيري درباره اينكه آيا نياز است كه وارد عمل شويد يا خير است آنگاه بايد زماني را براي صحبت « بلي » استفاده كنيد. اگر پاسخ به همه سؤالاتتان خصوصي با كارمندتان ترتيب دهيد. 1- آيا اين مسئله بر كيفيت كاري فرد و محصول يا خدماتي كه به مشتري(داخلي يا خارجي) ارائه مي كند تاثيرگذار است؟2- يك طراح گرافيك مرتباً دير به سر كار مي آيد. البته او براي جبران تا ديروقت كار مي كند. گاهي اوقات مشتريان از اينكه در ابتداي روز نمي توانند به او دسترسي داشته باشند ناراحت ميشوند، مخصوصاً زماني كه كاري را بايد به سرعت انجام دهد.3- آيا اين موضوع تأثير مخالفي بر انسجام گروه مي گذارد؟4- طراحان انفرادي تمايل دارند روي كارهاي خودشان فعاليت كنند و جلسات كمتري بين آنها و اعضاي گروه طراحي تشكيل شود بنابراين انسجام تيم تحت تاثير قرار نخواهد گرفت. اگرچه افراد دارند متوجه عدم وقت شناسي وي مي شوند و رعايت ورود و خروج از سوي بقيه اعضا نيز در حال نقض شدن است.5- آيا اين مسئله علايق ساير افراد را به گروه از بين مي برد؟6- طراحي كه در كنار فردي كه دير مي آيد مي نشيند از اين كه مجبور است تلفن هاي همكارش پيش از اين كه سر كار برسد جواب دهد و نمي تواند به اين سوال كه كي خواهد آمد جواب محكم و دقيقي دهد، بسيار نارحت است.
اسلاید 8: در چنين وضعيتي، مدير گروه طراحي تصميم مي گيرد تا با كارمندي كه تاخير مي كند به دليل تاثيرش بر روي همكارش، صحبت كند. آنها اينرا قبول دارند كه دير آمدن به محل كار مشكل آنها نيست (او از مسير دوري مي آيد و ترافيك سنگيني در راه او مي باشد) بلكه آنها با هم به توافق مي رسند كه او تا ساعت 9:30 صبح هر روز در اداره باشد تا از تعداد تلفن هايي كه همكارش بايد جواب دهد كاسته شده و همچنين زمان ثابتي را براي در نظر بگيرد. او براي جبران تأخيرش، بيشتر در محل كار خواهد ماند و مي بايست كاري را انجام دهد كه دوست ندارد تا بتواند به تماس هاي تلفني خود نيز برسد.وقتي شما با مسئله بالقوه انظباطي مواجه مي شويد بايد فرصتي را به گردآوردي اطلاعات درباره آن موقعيت اختصاص دهيد و تصميم بگيريد كه چه كاري قصد داريد انجام دهيد و سپس عمل كنيد. مسايل انظباطي به ندرت خود به خود حل مي شوند و معمولاً بدتر هم مي شوند و اغلب باعث رنجش و خشم زياد ساير اعضاي گروه مي شوند.اشتباهاتي كه بايد از بروز آنها جلوگيري شودتعدادي اشتباهات رايج وجود دارند كه مديران تازه كار مرتكب مي شوند. با دقت از آنها اجتناب كنيد!
اسلاید 9: اين اشتباهات عبارتند از:فكر مي كنيد مي توانيد براي رسيدن به موفقيت به عنوان يك مدير بر روي دانش و مهارت هاي فني خود تكيه كنيد. ضروري است كه زماني را به افزايش مهارت هاي مديريتي خود و مهارتهاي كار و رفتار با افراد نيز به خود اختصاص دهيد- اين مهارت ها مي تواند از مهارت هاي فني شما مهمتر باشد.عدم موفقيت در برقراري ارتباط با رييس و كسب مشورت از وي بخاطر تلاش اشتباه براي نشان دادن به او كه مي توانيد به تنهايي از عهده كارها برآييد.اينكه وقتي با مشكل كاري مواجه شديد بدون تفكر براي يافتن راه حلي براي آن فوراً آنرا به رييس اطلاع دهيد و خودتان هيچ تلاشي براي حل آن نكنيد.شرمنده كردن رييس تان يا اينكه او را بطور ناخوشايندي غافلگير كنيد.انجام هركاري كه باعث شود رييس تان دائماً از شما در برابر ديگران دفاع كند. اين مي تواند باعث شود كه رييس اعتبار خود را در ميان همكاران و بالادستي هاي خود از دست دهد اينطور به نظر رسد كه تيم كنترل غير قابل كنترل است.اينكه با مشتريان داخلي و خارج از گروهتان درباره انتظاراتي كه از شما و گروهتان دارند صحبت نكنيد.از اختياراتي كه داريد استفاده نادرستي بكنيد. مطمئن شويد هركاري كه از كاركنان ميخواهيد به نفع سازمان است.بسياري از اين نكات واضح به نظر مي رسند با اين وجود، در زندگي مديريتي امكان بروز چنين اشتباهاتي بسيار زياد است.
اسلاید 10: ابزارهای مرتبطتفویض موفق Successful Delegationتحلیل ذینفعان Stakeholder Analysisمذاکرات برد-برد Win-Win Negotiationگوش دادن فعالانه Active Listeningطوفان فکریBrainstorming تئوری Xو Y (theory X & Y)تشکیل، آشوب، تثبیت، اجرا Forming ، Storming ،Norming ، Performing عوامل انگیزشی و سلامت روانی هرزبرگ Herzberg`s Motivators and Hygiene Factorsمزایاوجودن خلاقیت و نوآوری بطور هدفمند از مهمترین مزیتهای این مدلهاست. زمانی که مدیریت بخشی از مجموعه را بدست بگیرید لازم است مهارتهای کافی در این زمینه را داشته باشید. مهارتهای ارائه شده بخوبی شما را در این زمینه آماده می سازد. کاربردهاوقتي شما از سمت كارگري به سمت مدير خط مي رسيد بايد مجموعه اي از مهارتهاي جديد را در خود ايجاد و از ابزار و تكنيكهاي جديد استفاده كنيد. اين مي تواند به شما در انجامفعاليتهاي مديريتي كليدي همچون سازماندهي، انگيزه بخشي، توسعه افراد و برقراري ارتباط با گروه كمك كند.معایب
اسلاید 11: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 12: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت Mgtools.ir مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.