از بین بردن فضای سرد حاکم بر جلسات Ice Breakers
اسلاید 1: از بین بردن فضای سرد حاکم بر جلساتIce Breakers
اسلاید 2: عنواناز بین بردن فضای سرد حاکم بر جلساتنوعابزارمراحل استفادهطراحی / اجرا / بازنگریموضوعرهبری و مدیریتسطحفردی / گروهی / سازمانی پیچیدگیکم
اسلاید 3: فعالیت هایی که در آغاز کار، منجر به بهبود فضای حاکم بر جلسات می شوند؛ برای دوره های آموزشی و یا جلسات تیم سازی، بسیار مفید و موثر هستند. این فعالیت ها که معمولا تعاملی بوده و کمی جنبه سرگرمی دارند، پیش از آغاز فعالیت های اصلی، بکار گرفته می شوند. در زمان انجام آن ها؛ افراد آشنایی بیشتری با یکدیگر پیدا کرده و از هدف جلسه یا گردهمایی، آگاه می شوند.اگر این مجموعه فعالیت ها، بخوبی برنامه ریزی شده و تدارکات لازم برای اجرای آن ها فراهم شود، همه چیز برای یک آغاز خوب و موثر، آماده است. اگر افراد، با یکدیگر آشنا شوند؛ از تسهیلات درنظرگرفته شده، آگاهی یابند و اهداف برنامه(جلسه-گردهمایی) را درک کنند، در پیشرفت امور و دستیابی به نتایج موفقیت آمیز، مشارکت بیشتری خواهندداشت.اما آیا تاکنون در جلسه ای حضور داشته اید که برنامه های اولیه- که برای بهبود فضای موجود تدوین شده بودند- نامناسب بوده و بدرستی اجرا نشده باشند؟ یک آغاز مناسب و موثر، راه را برای دستیابی به اهداف برنامه یا فعالیت موردنظر، هموار می کند ولی آغازی نامناسب و بی کیفیت، خبرهای خوبی برای پایان برنامه شما به همراه نخواهدداشت. چنین شرایط ناخوشایندی هم موجب اتلاف وقت شده و هم چیزی بجز خجالت، برای افرادی که این برنامه «آشنایی و معارفه» را تدوین و اجرا نموده اند، باقی نمی گذارد.راز موفقیت یک برنامه آشنایی و معارفه، در حفظ سادگی آن است: برنامه را بر اساس مجموعه اهدافی روشن و مشخص طراحی کنید و مطمئن شوید که این برنامه برای تمام شرکت کنندگان، مناسب، آسان و جذاب باشد.زمانیکه برنامه آشنایی و معارفه را طراحی می کنید؛ به این فکر کنید که چه عاملی سبب سردی فضای حاکم بر جلسات می شود؟ شما قصد ازبین بردن چه چیزی را دارید؟اگر افرادی را گردهم می آورید که ذهنیت و علایق مشابهی دارند؛ احتمالا عامل مشکل زا، عدم آشنایی این افراد با یکدیگر است.اگر افرادی را گردهم می آورید که از مراتب و سطوح سازمانی مختلفی هستند؛ احتمالا عامل مشکل زا، همین اختلاف سطح است.اگر افرادی را گردهم می آورید که پیشینه، فرهنگ و دیدگاه متفاوتی دارند؛ احتمالا عامل مشکل زا، درک افراد از یکدیگر است.این تفاوت ها را باید با دقت و ظرافت خاصی، مدیریت کنید. کافیست، تمرکز خود را بر آن چیزی معطوف کنید که برای جلسه(برنامه-فعالیت) شما مهم و حیاتی است(به یاد داشته باشید که قصد شما، ازبین بردن چند عامل مهم است؛ نه اینکه ریشه همه عوامل مشکل زا را بیابید یا اینکه تمام تکه های پازل فکری افراد را کنار هم قراردهید!)
اسلاید 4: هنگامیکه مشغول تهیه و تدارک برنامه هستید؛ بیشتر به وجوه تشابه، توجه کنید(برای نمونه؛ علایق مشترک پیرامون نتایج برنامه)، نه تفاوت های موجود!طراحی برنامه های آشنایی و معارفهکلید طراحی یک «برنامه معارفه» موفق، کسب اطمینان نسبت به این دو نکته است:•حفظ تمرکز برنامه بر دستیابی به اهداف شما•تناسب برنامه با شرکت کنندگان پس از شناسایی عاملی که موجب سردی فضای حاکم بر جلسه می شود، گام بعدی تعیین اهدافی مشخص برای برنامه «آشنایی و معارفه» است. برای نمونه؛ اگر موضوع جلسه، حل مشکلات کاری است، هدف برنامه «آشنایی و معارفه» شاید اینگونه باشند:«ایجاد یک فضای کاری بهره ور در جلسه امروز با مشارکت تمام افراد حاضر در جلسه، بدون توجه به سطح یا جایگاه شغلی آنها در سازمان»با تدوین اهداف مشخص، می توان کار طراحی «برنامه معارفه» را آغاز کرد. در همین راستا، سوالاتی در مورد چگونگی دستیابی به این اهداف را از خود بپرسید. برای نمونه:•چگونه، افراد هنگام مشارکت، احساس آسایش و راحتی بیشتری خواهندداشت؟•چگونه شرایط مشارکت را برای افرادی با سطوح و جایگاه شغلی متفاوت، فرآهم می کنید؟•چگونه در بین افراد، درک و حسی مشترک نسبت به اهداف مورد نظر ایجاد می کنید؟پس از طراحی «برنامه معارفه» می توانید از پاسخ این سوالات می تواند بعنوان شاخص ارزیابی، استفاده کنید. برای نمونه:«آیا این برنامه، در ایجاد حس آسایش و راحتی برای شرکت کنندگان، موثر است؟ در فرآهم آوردن شرایط مشارکت برای همه افراد(از تمامی سطوح و جایگاه های شغلی) چطور؟»همچنین باید از خود بپرسید که واکنش یکایک شرکت کنندگان به این برنامه چه خواهدبود؟ آیا از آن راضی خواهندبود؟ آیا این برنامه برای آن ها از ارزش و کیفیت مناسبی بخوردار است؟نمونه هایی از برنامه های «آشنایی و معارفه»انواع مختلفی از این برنامه ها وجود دارند که هریک برای شرایط و هدف خاصی، مناسب است. در این بخش، برخی از این برنامه ها و نحوه استفاده از آن ها را مرور می کنیم.
اسلاید 5: •برنامه های مبتنی بر آشنایی متقابل افراداین برنامه ها برای آشنایی افراد بایکدیگر و تسهیل شرایط گفتگو بین آن ها، اجرا می شوند.•برنامه های مبتنی بر مرور اطلاعات جزییدر این برنامه ها از افراد درخواست می شود که اطلاعاتی نظیر جایگاه سازمانی، سابقه کار، واحدسازمانی و مواردی از این دست را با دیگران، در میان بگذارند. این قبیل برنامه ها، درواقع عامل ملایم سازی روابط هستند و برخی موانع ناشی از رتبه، درجه و جایگاه سازمانی را در تعامل های آینده، از بین می برند.•برنامه های مبتنی بر بیان عبارات درست و نادرستشرکت کنندگان ضمن معرفی خود، سه یا چهار عبارت درمورد خودشان بیان می کنند که یکی از آن ها نادرست است. سپس سایر افراد با رای گیری، عبارت نادرست را مشخص خواهندکرد. در چنین برنامه هایی، علاوه بر آشنایی افراد با یکدیگر، زمینه تعامل و همکاری آن ها نیز فرآهم می شود.•برنامه های مبتنی بر مصاحبهشرکت کنندگان به گروه های دونفره تقسیم می شوند. سپس هر فرد در یک بازه زمانی مشخص با هم گروهی خود مصاحبه می کند. در نهایت، هنگامیکه تمام شرکت کنندگان دوباره دور هم جمع می شوند، هر فرد، هم گروهی خود را به دیگران معرفی می کند.•برنامه های مبتنی بر حل مسالهشرکت کنندگان در قالب گروه های چندنفره و کوچک، تقسیم می شوند. سپس به هر گروه، مساله ای تخصیص داده می¬شود که باید آن را در زمانی کوتاه، حل کنند. پس از اینکه گروه ها مساله را تحلیل کرده و راهکار های گوناگون را ارزیابی نمودند؛ از آن ها خواسته¬می شود تا ارزیابی خود و نتیجه کار را برای دیگر گروه ها شرح دهند.•برنامه های مبتنی بر تیم سازیاین برنامه ها برای تقویت همبستگی و همکاری افرادی انجام می شوند که در مراحل اولیه تیم-سازی قرار دارند. با پیاده سازی درست این برنامه ها، اعضای تیم، برای تحقق برنامه ها و اهداف مشترک عملکرد بهتر و منسجم تری از خود ارائه خواهندکرد.
اسلاید 6: •برنامه های مبتنی بر کشف عناویناین تمرین برای کشف عنوان جلسه توسط شرکت کنندگان یا تقویت انرژی و سرعت عمل آن ها در حین جلسه، بکار می رود.•برنامه های مبتنی بر ترکیب واژه هادر این تمرین، افراد با تهیه فهرستی از واژه های مربوط به عنوان جلسه یا دوره، سعی می کنند که وسعت بحث را حدس بزند. برای نمونه در یک کارگاه بهداشتی، از شرکت کنندگان پرسیده می شود که چه کلمات یا عباراتی در ارتباط با واژه «مواد پر خطر» به ذهن آن ها می رسد؟. شرکت کنندگان اینگونه پاسخ می دهند: «خطر، خطرناک، فاسدکننده، قابل اشتعال، هشدار، عکس جمجمه، علامت خطر مرگ!». سپس راهنما همه پیشنهاد ها را روی تخته ای نوشته و دسته بندی می کند. در این فرصت می توان واژه ها و اصطلاحات کلیدی که پیشنهاد داده شده و در جلسه نیز بکارخواهدرفت را توضیح داد. همچنین گستره اطلاعاتی و آموزشی جلسه نیز به نوعی اعلام می-شود.•برنامه های مبتنی بر طرح سوالات داغدر این تمرین به هر فرد اجازه داده می شود تا تعداد مشخصی از سوالات کلیدی مورد نظر خود را که در جلسه بدنبال پاسخ آن ها خواهدبود، اعلام کند. از این فرصت نیز می توان برای توضیح واژگان کلیدی و تببین دامنه کاری جلسه، استفاده کرد. البته راهنما یا مجری باید تمامی سوالات را یادداشت کرده و در طول جلسه یا در قسمت نتیجه گیری برای آن ها پاسخ مناسب ارائه کند. •برنامه های مبتنی بر طوفان فکریاین تمرین نیز هم در ابتدای یک جلسه کاربرد دارد و هم در حین برگزاری آن. گاهی افراد برای حل یک مساله به بن بست می رسند؛ در این هنگام می توان با اجرای یک طوفان فکری سریع و به-موقع، جان تازه ای به جریان فکری جلسه داد. برای نمونه؛ اگر بدنبال راه حلی برا مشکلات حوزه خدمات مشتریان باشند؛ می توانند یک طوفان مغزی برای خلق و کشف مشکلات راه بیاندازند؛ نه برای یافتن راه حل! این کار هم خلاقیت افراد را تحریک می کند و هم انرژی آن ها را افزایش خواهدداد.
اسلاید 7: ابزارهای مرتبط طوفان فکری Brainstormingبرگزاری جلسات اثربخشMeetings Running Effectiveمزایاجلب مشارکت همه اعضا در آغاز یک جلسه موفقیت آمیزکاربردهامی توان این تکنیک را در موارد زیر بکارگرفت:•شرکت کنندگان، پیش زمینه های کاری و فردی متفاوتی داشته باشند.•ایجاد و حفظ همبستگی بین اعضای گروه، برای حرکت سریع بسوی اهداف مشترک.•تیم شما تازه تاسیس باشد.•موضوعات مورد نظر شما برای بیشتر اعضای حاضر در جلسه، جدید یا ناآشنا باشند.•لزوم آشنایی متقابل شما(بعنوان مجری یاراهنمای برنامه) و سایر شرکت کنندگان.معایب
اسلاید 8: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 9: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.