ابزارهای مدیریت و بهبود کیفیت

ابزارهای مدیریت و بهبود کیفیت

اسلاید 1: ابزارهای مدیریت و بهبود کیفیت

اسلاید 2: حالت تحت کنترل بودن فرایند، حالت طبیعی یک فرایند تولید نیست. بلکه یک دستاورد است که باید با تلاش و کوشش مداوم، واز طریق از بین بردن تک تک علل متغیرهای فرایند به آن دست یافت.ادواردز دمینگ

اسلاید 3: بهبود مداوم کیفیت تعاریف: مشتري خارجي (خارج از دستگاه): مشتري يا كاربر اطلاعات كه خارج از سازمان مي‌باشد. مشتري داخلي: شخص و يا بخش ديگر از همان سازمان كه اطلاعات را دريافت و استفاده مي كند. توانایی اندازه‌گيري: ميانگين توان دوم خطاي فرآيند اندازه‌گيري نسبت به خطاي كل مورد نظر کوچک است.پايداري فرآيند: وضعیتی كه تغييرات فرآيند به طور كل شامل مؤلفه‌هاي تصادفي است. توانایی فرآيند: تغييرات تصادفي یک فرآيند پايدار كه از مقتضیات و پارامتر های مورد نظر مشتری و از حدود ان تغییرات كوچكتر و کمتر است.

اسلاید 4: بهبود مداوم کیفیت فلو چارت بهبود مداوم کیفیت

اسلاید 5: بهبود مداوم کیفیت شناسايي مشخصه‌هاي مهم محصول از طر یق نظر سنجی از کاربرانتهیه و گسترش روند نماي فرايند سه ویژ گی مهم آن عبارتند از:اول اينكه چرخه فرايندها ترسيم و نقاط تصميم‌گيري، گردش فرايندها و مشتريان براي هر مرحله مشخص شود. دوم، متوليان و مسئولان هر مرحله ازفرايند مشخص شوند سوم، متغيرهاي اصلي فرايند (عواملي هستند كه در هر تكرار فرايند متفاوت هستند و بر مشخصات اصلي محصول تاثيرگذار هستند) تصميمات و اقداماتي كه توسط افراد دخيل در فرايند انجام مي‌شود، به صورت مشخص معلوم شود.

اسلاید 6: بهبود مداوم کیفیت هدف افزايش انعطاف سازمان براي پاسخگويي به نيازهاي مشتري

اسلاید 7: بهبود مداوم کیفیتتهیه و گسترش روند نماي فرايند انواع فلو چارت: فلو چارت در سطح خردفلو چارت در سطح کلان

اسلاید 8: کنترل آماری فرایندکنترل آماری فرایند عبارت است ازیک روش قانونمند وعلمی برای نشان دادن و کنترل فرایند های تولید یا خدمات با استفاده از علم آمار.درواقع کنترل آماری فرایند مجموعه ابزارهای قدرتمندی است برای حل مسئله که از طریق کاهش تغیییرات محصول خروجی، قابلیت یک فرایند را بهبود بخشیده و تثبیت می کند.SPCبراساس داده ها وواقعیات کمک می کند تا به سوالا ت زیر پاسخ داده شود:کدام یک از متغیرهای متعدد محصول نیازمند کنترل می باشد؟

اسلاید 9: کنترل آماری فرایندفرایند را چه موقع باید اصلاح کرد و چه موقع باید به حال خود گذاشت؟مبنای تصمیم گیری را از کنترل به پیشگیری تغییر می دهد؟ در ارتباط با عملکرد فرایند بازخورد هایی پیوسته و به موقع بدست می دهد.

اسلاید 10: کنترل آماری فرایندهفت ابزار کنترل کیفی: 1- هیستو گرام (بافت نگار)2- برگه کنترل 3- نمودار علت و معلول(استخوان ماهی)4- نمودار پارتو5- نمودار پراکنش6- نمو دار های کنترلی7- نمودارتمر کز نقص ها

اسلاید 11: کنترل آماری فرایندنکات:SPC وقتی درست کار می کند که بستر مناسب وجود داشته باشد.SPCتنها ظاهر فنی دارد اما در حقیقت یک کار فرهنگی است.بستر مناسب وقتی ایجاد می شود که در تمامی سطوح سازمان این علاقه بوجود بیاید که افراد از طریق بهبود مداوم به سمت بهترین بروند.بنابراین ضرورری است کهمدیریت درکیفیت فرایند، بهبود مستمر ایجاد کند و به آن معتقد باشد.ابزار های هفت گانه بطور روزمره مورد استفاده قرار گرفته و جزیی از روش کار و شرح وظایف و نیز دانش اولیه همگان قرار گیرد.

اسلاید 12: کنترل آماری فرایندچرخه دمینگبرنامه ریزی1- تعیین محصول یاخدمت2- تعیین مشتریان و نیاز های آنها3 – تعیین فرایند، علت ها و معلول ها و بررسی آنها4- بازنگری فرایند و اندازه گیریاجرای آزمایشی 5- اجرای فرایند بازنگری شده در مقیاس کوچکاجرای نهایی7-اجرای فرایند بهبود یافته 8- سنجش میزان رضایت مندی مشتریا ن9- تشویق ایجاد کنندگان بهبودوامادگی برای بهبودکنترل 6- بررسی نتایج اجرای آزمایشی ، در صورت تامین نیازهای کاربران به مرحله اجرا ی نهایی برویددر غیر اینصورت به مرحله برنامه ریزی برگردید.

اسلاید 13: کنترل آماری فرایندکاربرد های نمودار های کنترلنمودارهای کنترل ابزارهای آماری ترسیمی هستند که به شناسایی متغیر های کیفی در محصول خروجی فرایند کمک می کنند. علاوه بر این در موارد زیر می توان از آنها استفاده کرد:تهیه اطلاعاتی در باره تصمیم گیری در خصو ص حدود ومشخصات فنی اندازه گیری تطابقتعیین و تخمین توانایی فرایند تولیدهدایت اصلاحات به سمتی که در راستای بهبود کیفیت خروجی باشد

اسلاید 14: کنترل آماری فرایندنشان دادن تغییرات محصول خروجیتشخیص خارج آز کنترل بودن فرایندکاهش تغییرات از SPC به عنوان یک ابزار مدیریتی در موارد زیر استفاده می شود:افزایش بهره وریپیشگیری از بوجود آمدن ضایعاتممانعت ازتنظیم های بی دلیل به دست آمدن اطلا عاتی در زمینه قابلیت فرایند

اسلاید 15: کنترل آماری فرایندتغییرات فراینددر خصوص تغییرات فرایند فرایند لازم است اصل زیر را مد نظر داشت: تغییرات در ذات طبیعت و فرایندهای تولید وجود دارد.انواع تغییرات :تغییرات ذاتیتغییرات ذاتی ممکن است بنا به علل کوچک بسیار زیادی ایجاد شوند تغییرات ذاتی را نمی توان از فرایند جدا کرد و شناسایی نمود.تاثیر این تغییرات بر فرایند اندک است.این تغییرات بر اثر علل ذاتی یا عام (Common Cause) به وجود می آیند.

اسلاید 16: کنترل آماری فرایندتغییرات فرایند علل عام تغییرات تمامی فرایند ها را در بر می گیرد.برطبق گفته دمینگ علل عام نقاطی را برروی نمودار کنترل بوجود می آورد که در یک مدت زمان طولانی درداخل حدود کنترل قرار می گیرند.علت های عمومی تغییرات روز به روز، محموله به محموله به همان صورت باقی می مانند.جذب نیروی ضعیف و دوره های آموزشی ضعیف سیستمی هستند ودرمورد تمام کارکنان آمارگیری به کار برده می شوند.دمينگ در سال 1982 بيان كرد كه وظيفه مديريت كار برروي سيستم با هدف كاهش تغييرات علت عام مي‌باشد.

اسلاید 17: کنترل آماری فرایندانواع تغییرات :تغییرات اکتسابی تغییرات اکتسابی بر اثر دلایل قابل شناسایی و معدود به وجود می آیند.تاثیر بسیاری بر محصول خروجی دارند.این تغییرات بر اثر علل خاص(Special Cause) بوجود می آیند. به این علل، علل خارجی هم گفته می شود.

اسلاید 18: کنترل آماری فرایندانواع تغییرات :تغییرات اکتسابی در برخي موارد، علت يك محصول يا خدمات غيرقابل قبول و يا شرايط غيرقابل پذيرش فرايندها مي‌تواند يك مشكل قابل شناسايي و معلوم باشد. به عنوان مثال يك دسته از پرسش‌نامه‌ها توسط فردي به اشتباه كدگذاري شده است و يا نقصي در ديسكت اطلاعات موجب بروز خطا در اطلاعات فايل كه به عنوان چارچوب نمونه‌گيري مورد استفاده قرار مي‌گيرد، مي‌شود. مواد خام (مانند كاغذ، كيفيت جوهر كه براي توليد پرسش‌نامه‌ها و ضمايم مربوط مورد استفاده قرار مي‌گيرند) ممكن است مطلوب نبا شند. براي هر يك از اين منابع تغييرات كه علت‌هاي خاص، خاص در يك زمان، ناميده مي‌شوند. يك اقدام درون سازماني و سريع به بهبود شرايط آن‌ها كمك مي‌كند. موفقيت در برطرف نمودن علت‌هاي خاص تغييرات منجر به كاهش ناپايداري فرايند مي‌شود و اعتبار آمارگيري را افزايش مي‌دهد.

اسلاید 19: کنترل آماری فرایندانواع تغییرات : بسياري از علت های خاص مي‌تواند جانشين علت های عام شوند. آمارگیری كه الگوهاي پرش بين سؤالات را رعايت نمي‌كند ممكن است توسط اشتباهات فردي خود دچار مشكل شود (به وجود آمدن بي‌دقتي يك دفعه‌اي، يك علت خاص) اما اگر اين اشتباهات مشترك هستند نشانگر نياز به آموزش بهتر و يا شناسايي الگوهاي پرش براي هر پرسش‌نامه هستند (يك علت عام) جارن و همكاران (1979) بیان کردند كه تنها در حدود 15 درصد از تغييرات فرايندها مربوط به علت‌هاي خاص مي‌باشد، در حالي كه 85 درصد باقيمانده (اكثريت تغييرات) به خاطر علت‌هاي عام هستند. جارن اظهار مي‌دارد كه بيشتر سازمان‌ها اشتباهاً نيمي از تلاش‌هاي خود را متوجه تغییراتی مي‌كنند كه علت خاص دارند.

اسلاید 20: کنترل آماری فرایندمنشا تغییرات :روشماشین یا سیستممحیط مواد اولیه یا ورودیاپراتور یا کارکنان بازرسی ها

اسلاید 21: کنترل آماری فرایندفلوچارت عمومی حذف تغییرات فرایند بدون کنترلحذف علل خاص فرایند تحت کنترلآیا فرایند توانا است؟خیربلیحذف علل عامفرایندتواناو تحت کنترل

اسلاید 22: کنترل آماری فراینددرخصوص حذف تغییرات اکتسابی ناشی از علل خاص اقدامات زیر باید انجام شوند:شناسایی علت خاص ( حالت خارج از کنترل)تعیین علت و اقدام رفع مشکل برای همیشهدرخصوص حذف تغییرات ذاتی ناشی از علل عام اقدامات زیر باید انجام شوند:مشکل شناسایی شود.چرخه دمینگ اجرا شود.

اسلاید 23: کنترل آماری فرایندکنترل تغییرات :مسئله این است که بتوانیم تغییرات ذاتی را ازتغییرات اکتسابی که بر اثر دلایل قابل شناسایی به وجود می آیند، جدا کنیم و علت های بوجود آمدن تغییرات اکتسابی را رفع کنیم.زمانی فرایند تحت کنترل است که تنها تغییرات ذاتی برفرایند اثر داشته باشند.

اسلاید 24: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند نمودار پارتو نمودار پارتو نموداری است که شبیه هیستوگرام است با این تفاوت که در آن فراوانی ها به صورت نزولی از بزرگ به کوچک مرتب می شوند. ویلفردو پارتو اقتصاد دان ایتالیایی، معتقد بود که در بعضی جوامع، اکثریت ثروت در اختیار در صد قلیلی از مردم است. مهندسان کیفیت این مسئله را در مشاهده ی نقص ها مد نظر قراردادند.

اسلاید 25: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند نمودار پارتو اين مرحله مشكل‌ترين مرحله مي‌باشد. يكي از ساده‌ترين و مؤثرترين روش‌ها براي شناسايي متغيرهاي اصلي فرايند، نمودار پارتو است. اين ابزار مبتني بر اصول بيان شده توسط ويلفردوپارتو است. زیان های ناشی از بدی کیفیت هرگز بطوریکنواخت بین مشخصات مشخصات کیفی مختلف توزیع نمی شود. به تجزیه و تحلیل پارتو قانون 80/20 نیز گفته می شود یعنی با حل 20 درصد مشکلات می توان به اندازه 80 درصد کیفیت را افزایش داد. به عبارت دیگر سعي در يافتن خطاي (ناقصي) نسبتاً ناچيز است كه عامل بروز خطاهاي (نواقص) بسيار ديگري است،

اسلاید 26: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند از این نمودار عمدتا در مرحله پردازش استفاده می شود. در نمودار پارتو منابع خطا با توجه به تعداد وقوع خطا مرتب مي‌شوند كه باعث ساده‌تر شدن تشخيص خطاهای كم اهميت‌ مي‌شود.

اسلاید 27: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند در اين مثال در 97 خطاي ادیت ، بيش از نيمي از آن‌ها به خاطر پرسش شماره B3 بودند. 86 درصد به خاطر پرسش های B3 ، B2 و B5 بودند. در كنترل ادیت سایر پرسش ها تنها 14 درصد خطا مشاهده شده است. نمودار پارتو اين قابليت را به كارشناس مي‌دهد كه در مورد تشخيص منابع، تصميم‌گيري بهتري داشته باشد. در اين مورد حدود مجاز براي پرسش های B3 ، B2 و B5 بازنگري مجدد شده تا برنامه اديت مشاهدات پرت واقعی راشناسایی نماید. براي بهبود بخشيدن به كيفيت نياز به شناسايي منابع خطاي اديت است و بايد سعي نمود تا بروز آن‌ها را در آينده در مسير تنظيم بهتر سوالات پرسش‌نامه، بازنگري حدود مجاز و ديگر روش‌ها، كمتر نمود. تجربه نشان داده است که کاهش یک ستون بلند به نصف، از کاش یک ستون کوتاه به صفر آسانتر است.

اسلاید 28: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند از نمودار پارتو مي‌توان برای تحليل اطلاعاتی غير از فراواني‌هاي رخداد، نيز استفاده نمود. اغلب ستون‌هاي نمودار نشانگر هزینه و روزهايي خواهد بود كه در جريان هر فرايند به طور غيرصحيح از دست رفته‌اند. تشخيص متغيرهاي كليدي فرايند وقتي كه فراواني‌ها يا انواع ديگر اطلاعات موجود نمي‌باشند، امكان‌پذير مي‌باشد. نمودار علت و معلول (كه به نمودار ايشي كاوا یا استخوان ماهی نيز ناميده مي‌شود) براي اين منظور طراحي گرديده است.

اسلاید 29: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند نمودار علت و معلول این نمودار ارتباط بین معلول را با تمام علت های ممکن بیان می کند. معلول یا مشکل در سمت راست نمودار بیان شده و علت ها یا عوامل ایجاد کننده ی آن در سمت چپ این نمودار فهرست می شوند. نمودار رسم شده به وضوح عوامل موثر بر یک فرایند را با استفاده از دسته بندی عوامل مربوط شرح می دهد. برای هر معلول یا مشکل چندین دسته بندی از عوامل وجود دارد. عوامل عمده یا اصلی می تواند در رده ها یا دسته های افراد، روش، مواد، رویه ها یا فرایند ها، ماشین آلات و دستگاه ها، محیط و یا خط مشی ها خلاصه شود.

اسلاید 30: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند نمودار علت و معلول چرا دانش آموزان نمرات ضعیفی بدست می آورند؟Major Causeعامل عمدهMajor CauseMajor Causeایده های پشتیبانی کنندهعامل عمدهعامل عمدهعامل عمده

اسلاید 31: کنترل آماری فرایندتعيين متغيرهاي مهم فرايند نمودار علت و معلول شکل بعد عوامل موثر بر گسترش و توسعه استراتژي عمومي براي جانهي را شرح مي‌دهد. از بين تمامي عوامل برروي این نمودارمشخص شده اند، 5 يا 6 عامل كه مهم‌تر از بقيه هستند انتخاب می شوند. وقتي كه گروهي از عوامل كليدي انتخاب شدند، اقدام بعدي اندازه‌گيري آن‌ها در طول زمان مي‌باشد.

اسلاید 32:

اسلاید 33: کنترل آماری فرایندنمودارهای کنترلاجزاخط مرکزی:این خط مقدار میانگین یک مشخصه کیفی را هنگامیکه در حالت کنترل باشد نشان می دهد.حدود (LCL,UCL) : پراکندگی یک فرایند خاص را هنگامی که در حالت کنترل باشد نشان می دهد.اگر فرایند تحت کنترل باشد تقریبا تمام نقاط ترسیمی بین حدود کنترل قرارمی گیرند.نقاط ترسیمی : مقدار اندازه گیری شده از یک مشخصه کیفی مربوط به یک قطعه ویا یک سری نمونه در هر زمان.

اسلاید 34: کنترل آماری فرایندنمودارهای کنترلS 3 +میانگین = حدبالایی S 3 - میانگین = حد پایینی نکته 1: استفاده از حدود S 3از سایر موارد معمول تر است.اما در شرایط خاص مثلا وقتی که هزینه خارج از کنترل بودن بیشتر از ریشه یابی و رفع علل قابل شنا سایی است از حدود 2 S یاS 2.5 استفاده می شود. نکته 2: نمودارهای کنترلی فقط علل قابل شنا سایی را کشف می کنند اما برطرف کردن این علل و مشکلات بر عهده مدیریت ، مهندسان واپراتورها است.

اسلاید 35: کنترل آماری فرایندانواع نمودارهای کنترل 1- نمودارهای کنترلی برای متغیر های پیوسته در این نمودارها مشخصه های کیفی به عنوان یک عدد اندازه گیری می شوند. - طول، وزن، قطروولتاژ 2- نمودارهای کنترلی وصفی در این نمودارها مشخصه های کیفی به صورتهای زیر بررسی می شوند. - قابل قبول یا غیر قابل قبول، تعداد ضایعات

اسلاید 36: کنترل آماری فرایندتحلیل نمودارهای کنترل شرایط حالت نرمال یا تحت کنترل نقاط درون منحنی حالت طبیعی دارند. تمامی نقاط ،بین حدود کنترلی وبه صورت تصادفی قرار می گیرند. به صورت طبیعی می تواند نقاطی خارج از نمودار قرار گیرد (صفرعدد در 25 مورد، یک عدد در 35 مورد و 2 عدد در 100 مورد ) بیشتر تمرکز نقاط ، نزدیک خط مرکزی است. به ندرت نقطه ای نزدیک حدود UCL و LCL قرار می گیرد. هر چه از خط مرکزی به طرف حدود کنترلی می رویم، تمرکز نقاط کمتر می شود.شرایط حالت خارج از کنترل حالت نرمال نمودار به وضوح مختل می شود. حالتهای غیر تصادفی و یا سیستماتیک در نمودار مشاهده می شود.

اسلاید 37: کنترل آماری فرایندتحلیل نمودارهای کنترل چه باید کرد؟ نقاط خارج از حدود کنترلی را مورد توجه قرار دهید. به ترتیب قرار گرفتن نقاط دقت کنید. روندها را پیدا کنید: ممکن است ترتیب قرار گرفتن نقاط به صورت مشخصی تکرار شود. در حالت خارج از کنترل نقاط به حدود کنترلی نزدیک است.

اسلاید 38: کنترل آماری فرایندتحلیل نمودارهای کنترل قوانین عمومی برای شنا سایی حالتهای خارج از کنترل یک نقطه خارج از حدود کنترلدو نقطه پشت سر هم نزدیک به حدود کنترل7نقطه پشت سر هم بالا یا پایین خط مرکزی ( 5نقطه در حالت سخت گیرانه )7 نقطه پشت سر هم دارای روند رو به بالا یا رو به پایین (5 نقطه در حالت سخت گیرانه)رفتار آشفته وغیر تصادفیتغییرات ناگهانی2نقطه از سه نقطه متوالی در حدود 3/1 انتهایی نزدیک حدود کنترل 4 نقطه از 5نقطه متوالی در حدود 3/2 انتهایی (S 2 )

اسلاید 39: کنترل آماری فرایندتصمیم گیری در مورد تحت کنترل یا خارج از کنترل بودن یک فرایند دارای ریسک است.

اسلاید 40: کنترل آماری فرایندانواع نمودار های کنترل برای داده های کمی1- نمودار وR 2- نمودار وS

اسلاید 41: کنترل آماری فرایندانواع نمودار های کنترل1- نمودار وR 20 تا 25 نمونه تصادفی 5 تایی بگیرید - میانگین و دامنه را برای هر نمونه را حساب کنیدبنابراین: عناصر نمودار عبارتند از:=خط مرکزی=حد کنترل بالایی=حد کنترل پایینی

اسلاید 42: کنترل آماری فرایندانواع نمودار های کنترل1- نمودار وR عناصر نمودار Rعبارتند از:=خط مرکزی=حد کنترل بالایی=حد کنترل پایینی

اسلاید 43: کنترل آماری فرایندانواع نمودارهاي وصفي1-نمودار P: نسبت اقلا م معيوب (n مي تواند متغير باشد.)2- نمودار np: تعداد اقلا م معيوب در نمونه ي n تايي،n ثابت است.3-نمودار C : تعداد عيب ها اين نمودار تعداد عيب ها را در نمونه يn تايي مورد بررسي قرار مي دهد. يك محصول معيوب ممكن است داراي چند عيب باشد.4-نمودارU: نسبت تعداد عيب ها درهر واحد محصولاين نمودار تعداد عيب ها را در يك واحد محصول مورد بررسي قرار مي دهد.

اسلاید 44: کنترل آماری فرایندانواع نمودارهاي وصفي1-نمودار Pهدف از رسم اين نمو دار كنترل درصد خرابي است.25تا 30 نمونه ي 50 تايي مي گيريم.براي هرنمونه تعداد نقص ها را مي شماريممحاسبات را انجام مي دهيم.=خط مرکزی=حد کنترل بالایی=حد کنترل پایینی

اسلاید 45: کنترل آماری فرایندانواع نمودارهاي وصفينمودار P با حدود متغير نمودار بعد يك نمودار كنترل مربوط به يك نمونه گيري بر اساس شماره گيري ارقام تصادفي است و درصد شماره تلفن ها يي كه با آنها تماس انجام شده را بر حسب شهرستان، نشان مي دهد. شماره تلفن ها توسط افراد غربالگر از فهرست ارقامي كه به تصادف براي شماره گيري انتخاب شده اند، استخراج مي شود. اين نسبت يك متغير اصلي فرايند است. تعداد كمي از شماره تلفن هايي كه با آنها تماس انجام شده نياز به تلاش هاي تلفني بيشتري براي شناسايي شماره مناسب خانوار واجد شريط خواهد داشت، اين امر باعث تاخير در اجراي كامل آمارگيري در شهرستان مي شود.

اسلاید 46: کنترل آماری فرایندنمودار p باحدود متغیر برای نرخ تکمیل غربالگری بر حسب شهرستان

اسلاید 47: بهترین روشهای فعلی نقش یا بهترین روش های فعلی بهترین روشهای فعلی در کاهش تغییرات موثر است، در نتیجه آن کیفت ارتقا می یابدو درستي بهترين روش‌هايي كه مورد استفاده قرار گيرند را افزايش مي‌دهند و نيز كنترل فرايندها را آسان مي‌نمايند. نيازي به گفتن نيست كه اگر بهترين فعاليت‌ها و تجارب استاندارد نشود و به افراد مربوطه ارايه نشود، رسيدن به بهبود مداوم غيرممكن خواهد بود. كاهش تغييرات در بهبود كيفيت نقش اصلي را دارد. يكي از عمده‌ترين منابع شناسايي شده تغييرات اختلاف در عملكرد بين افرادي است كه يك فعاليت را انجام مي‌دهند

اسلاید 48: بهترین روشهای فعلی نقش CBM یا بهترین روش های فعلی يك CBM چندين مؤلفه را در بر مي‌گيرد. يك مؤلفه مستندسازي روش‌ها مي‌باشد. مؤلفه دوم كه اهميت آن به اندازه مستندسازي مي‌باشد رويكرد مديريتي (فرايند توسعه CBM) مي‌باشد. با انتقال اين موضوع به كاركنان كه بهبود مداوم کیفیت ارزشمند مي‌باشد. مديريت اهداف مهمي را پايه‌ريزي مي‌كند. تهيه منابع مورد نياز براي كاركنان جهت به كارگيري بهترين روش، مستندسازي اين اصول و روش‌ها و بهبود مداوم آن‌ها يك نيروي رقابتي را در سازمان به وجود مي‌آورد در آخر با پاداش دادن جهت رعايت اصول مورد توافق مديريت، اعمالي را كه منجر به كاهش تغيير مي‌شود را نيرومندتر مي‌كند. بنابراين اجرای فرايند CBM ممكن است ارزشی برابر یا بیشتر از محصول و يا مستندات مکتوب داشته باشد.

اسلاید 49: بهترین روشهای فعلی نقش CBM یا بهترین روش های فعلیبهترین روش های فعلی خلاقيت و نوآوري كاركنان را محدود نمي‌نمايد. برعكس، با شفاف نمودن بهترين روش موجود مقايسه نمودن آن با ديگر روش‌هاي پيشنهادي آسان‌تر خواهد بود. اگر روش ديگر بهتر بود، آن روش يك جديد مي‌شود. مكان خلاقيت و نوآوري در توسعه مي‌باشد.بيشتر كاركنان خواهان امكاناتي هستند كه آن‌ها را در انجام كار در بهترين زمان ياري نمايد. دوباره كاري فعاليتي غيرمفيد بيهوده مي‌باشد. CBM روشي براي كاهش ميزان دوباره كاري در فعاليت آمارگيري را تهيه مي‌كند.

اسلاید 50: بهترین روشهای فعلی نقش CBM یا بهترین روش های فعلی واژه بهترين روش فعلی معناي متفاوتي از عبارت روش عملياتي استاندارد، دارد. عبارت اول اين مفهوم را در بر دارد كه روش‌ها به طور مداوم در حال بهبود هستند. انواع CBM : فرايندهاي تكراري و فرايندهاي خلاق براساس نوع فعاليتي كه قرار است در آن‌ها انجام شود به 2 گروه تقسيم مي‌شوند: فعاليتي كه قابل تكرار و پيش‌بيني هستند و آن‌هايي كه منحصر به فرد و خلاق هستند.

اسلاید 51: بهترین روشهای فعلی آماده سازی یا تهیه CBM 1- نقش تیم راهبری قبل از آ‎غاز به كار برروي توصيه مي‌شود كه تيم راهبري مديريتي به وجود بيايد كه مسئوليت موفقيت توسعه و استفاده از CBM در سازمان را برعهده بگيرند. تيم راهبري CBM مي‌تواند گروهي باشد كه مسئول توسعه كيفيت در سازمان باشند و يا تيم جداگانه‌اي باشد كه به تيم كيفيت اصلي گزارش مي‌دهد. این تیم می تواند از مديران ارشد و كارشناسان تشکیل شود. بسياري از سازمان‌هاي آماري قادر به توليد محصولات منظم خود هستند اما توسعه و يكپارچگي استفاده آن‌ها در فعاليت‌هاي روزانه سازمان يك فرايند متفاوتي مي‌باشد. اين فعاليت‌ها خود به خود انجام نمي‌شوندو احتياج به صرف وقت و تلاش همه جانبه از طرف مديريت سازمان دارند.

اسلاید 52: بهترین روشهای فعلی آماده سازی یا تهیه CBM 1- نقش تیم راهبری تيم راهبري نقش مناسب براي هر فرد در سازمان را كه بر CBM مؤثر هستند را مشخص مي‌كند. آن‌ها مسئول مسايل ارتباطي، اتحاد و يكپارچگي عقايد و هم‌چنين بازنگري فرايند براي كسب پذيرش، افزايش آشنايي و تغيير رفتار هستند. تيم راهبري اين فرايندها را مدنظر مي‌گيرد و برنامه‌ريزي مي‌نمايد. تيم راهبري به گروه CBM را انتخاب و مورد حمايت قرار مي‌دهد و مسايل و مشكلات زمان و منابع را برطرف مي‌سازد. تيم راهبري پيشرفت كار را مورد بازنگري قرار مي‌دهد و تغييراتي در وظايف كاري به وجود مي‌آورد. .

اسلاید 53: بهترین روشهای فعلی آماده سازی یا تهیه CBM 1- نقش تیم راهبری اعمال ويژه باعث كمك و پيشرفت تغييرات در عملكرد مي‌شود. ورود كارشناسان به انتخاب موضوعات براي توسعه CBM اولين مرحله مي‌باشد. بازنگري پيش‌نويس مستندات توسط كارشناسان پذيرش آن‌ها از روش جديد را تسريع مي‌نمايد. وقتي كه CBM موجود مي‌باشد،‌ برخي از آموزش‌ها براي كاركنان دخيل در اين امر لازم مي‌باشد. دوباره، تيم راهبري اطمينان حاصل مي‌نمايد كه برنامه‌ها براي اين جابه‌جايي مهيا مي‌شوند.

اسلاید 54: بهترین روشهای فعلی آماده سازی یا تهیه CBM 1- نقش تیم راهبریبا حمايت از به كارگيري CBM، مديريت پايبندي به روش‌هاي جديد را گسترش مي‌دهد زيرا در دسترس بودن تنها يك روش بهتر براي قبول آن به تنهايي كافي نيست. كارشناسان، معمولاً روش‌هاي مطمئن و آزموده را مورد استفاده قرار مي‌دهند و بايد تشويق بشوند كه دنبال تغييرات باشند. كميته راهبري استراتژي‌هايي را براي پاداش دادن به افرادي كه تغييراتي را به وجود آورده‌اند و شناسايي افرادي كه اين گونه عمل نكرده‌اند، را ايجاد مي‌نمايد. برخي از افراد روش‌ها را سريع‌تر تغيير مي‌دهند. ديگران نياز به تشويق، آموزش و راهبري از طرف مديريت دارند تا اين روش‌هاي بهبود يافته را انتخاب نمايند.

اسلاید 55: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBM مراحلي كه در شكل بعد نشان داده شده‌اند، بازگو كننده يك فرايند توسعه مي‌باشند. ستون سمت راست، افراد مسئول توسعه را در هر مرحله مشخص مي‌كنند. ستون سمت چپ مشخصات مهم هر فرايند را نشان مي‌دهد كه بايد در هر مرحله بدانها توجه داشت. فلوچارت نشان‌دهنده مراحل توسعه سيستماتيك CBM هايي است كه تضمين كننده كيفيت در يك سازمان هستند: 1- شناسايي فرايندهاي حياتي مرتبط با ماموريت‌ گروهي كه از كاربرد كارشناسي گسترده يك CBM نفع خواهند برد. 2- انتخاب گروهي كه مسئول نگارش CBM هستند. 3- توسعه مستندسازي CBM حقيقي 4- انتقال جزييات CBM به كاركنان 5- تعيين برنامه‌اي كه تضمين‌كننده پايبندي كاركنان به روش‌ها باشد.

اسلاید 56: بهترین روشهای فعلی

اسلاید 57: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBM در هر يك از بخش‌هاي يك سازمان آماري فرايندهاي زيادي وجوددارند اما CBM فقط براي مهم‌ترين فرايندها توسعه مي‌يابد. تيم راهبري فرايندي را انتخاب مي‌كند كه در نيل به هدف و ماموريت هر بخش لازم و ضروري مي‌باشد. در بخشي كه مسئول پشتيباني چارچو‌ب‌ها يا ثبت‌ها مي‌باشد. به عنوان مثال فرايندهاي مهم شامل روشي براي بهنگام سازي اطلاعات و ورشي براي حذف واحدهاي تكراري مي‌باشد. در بخش نمونه‌گيري،‌ فرايندهاي مهم، انتخاب نمونه‌ها، وزن دهي نتايج آمارگيري و جانهي مي‌باشد. اگر فرايندهاي زيادي انتخاب شوند. تلاش براي به كارگيري CBMها موجب دلسردي كارشناسان مي‌شود. در برخي از موارد تيم راهبري بايد تمام يك بخش را در انتخاب فرايندها دخيل سازد حتي اگر كارشناسان تنها محدود به ارايه پيشنهاد بشوند. پذيرش گسترده و به كارگيري روش‌هاي جديد بستگي به حمايت تمامي اعضا دارد. تمامي كارشناسان بخش بايد از ايده CBM آگاه شوند و بايد بدانند كه گروهي به عنوان مسئول مستندسازي فرايندها انتخاب شده اند. آن‌ها بايد بدانند كه نظرات آن‌ها و پيش‌نويس نكات مكتوب بسيار مهم مي‌باشد.

اسلاید 58: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBMانتخاب گروه مسئول CBM يك گروه CBM،‌ معمولاً ادامه دهنده گروه بهبود كيفيت مي‌باشد كه وظيفه آن‌ها شناسايي منابع تغييرات ، حذف آن‌ها و در نتيجه تصميم در مورد فرايندهايي است بهترين عملكرد آن‌ها نياز به مستندسازي دارد. گروهي كوچك شامل افراد با تجربه و اعضاي جديد تعادل را در فرايند توسعه ايجاد مي‌كنند. كارشناساني كه با مشكلات بخش آشنايي دارند، درباره روش‌هاي حل و برخورد با اين مشكلات اطلاعاتي كسب خواهند نمود. برعكس اعضاي جديد نگرش‌ها و چشم‌اندازهاي تازه‌اي را مطرح مي‌سازند كه در برخي از اوقات به علت روزمره‌گي مورد غلفت واقع شده‌اند. مداركي كه توسط افراد با سابقه و با دانش به رشته تحرير درآمده‌اند ممكن است براي افراد كم تجربه مشكل باشند. هم‌چنين گردآوري نمايندگان تامين‌كنندگان داخلي و مشتريان فرايند در يك گروه، مفيد مي‌باشد.

اسلاید 59: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBMانتخاب گروه مسئول CBM هم‌زمان گروهي كه بسيار كوچك است ممكن است با آماده‌سازي مستندات مشغوليت پيدا كند و گروهي كه بزرگ است توسط عقايد و نظرات متفاوت تضعيف بشود. تشخيص نقش هر يك از اعضا در بخش‌هاي مختلف توسعه يك CBM بستگي به اين موضوع دارد كه تا چه اندازه‌اي يك CBM مفيد خواهد بود. ايجاد CBM هاي جديد و يا تغيير در CBM هاي موجود ممكن است توسط بسياري از اعضاي يك بخش مطرح شود. در ظاهر تمامي كارشناسان اين كار را انجام مي‌دهند اما عملاً اين كار انجام نمي‌گيرد. كارشناساني كه احساس دخيل بودن را دارند بيشتر به فكر تغيير در روش‌هاي قديمي و پايبندي به اصول جديد هستند تا كارشناساني كه احساس مي‌كنند از فرايندها كنار گذاشته شده‌اند.

اسلاید 60: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBMتهیه پیش نویس CBM اگر چه مستندات تهيه شده مي‌تواند شكل‌هاي مختلفي داشته باشد، اما وجود 2 مؤلفه توصيه مي‌شود: بخش چكيده و جزييات، بخش چكيده مي‌تواند مانند چك ليست باشد و يا به شكل فلوچارت كه بيانگر مراحل مهم فرايند و نظم و ترتيب آن‌ها است. بخش جزييات تهيه كننده اطلاعات و توجيهاتي را براي مراحل مختلف فراهم می نماید0. بخش چكيده براي تمامي كارشناسان مفيد مي‌باشد در حالي كه بخش جزييات براي اعضاي جديد و كم تجربه مفيد مي‌باشد. مستندات تهيه شده جزييات لازم را براي افراد ناآشنا با فعاليت جهت انجام وظايف خواسته شده، فراهم مي‌آورد.

اسلاید 61: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBMتهیه پیش نویس CBM فلوچارت و يا چك ليست‌ها بايد به طور مشخص معلوم نمايند كه چه اشخاصي در فرايند تصميم‌گيري دخالت دارند. در بسياري از موارد، بيش از يك نفر در امر تصميم‌گيري دخالت دارند كه بهرحال بهبود در عملكرد موقعي به دست خواهد آمد كه خطوط تصميم‌گيري معلوم و مستندسازي شوند. فلوچارت‌ها هم‌چنين مسئولين فرايندهاي فرعي را نيز مشخص مي‌كنند. معمولاً كارگروه CBM مشخص نمودن گزارش‌هايي است كه مسئولي ندارند (و یا گزارشاتي كه براي آن‌ها ديگر مشترياني وجود ندارد) و يا ديگر اعمالي كه به طور منظم انجام مي‌شوند ولي براي بخش ارزش و اهميتي ندارند. زماني كه گروه پيش‌نويس يك CBM را تهيه نمود لازم است كه آن پيش‌نويس در ميان تمامي افرادي كه در فرايند دخيل هستند توزيع بشود.

اسلاید 62: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBMانتقال و آموزش به کارشناسان اگرچه تهيه سند براي يك فرايند مهم نياز به تلاش و كوشش فراوان دارد اما اين به تنهايي باعث تغيير در روند انجام كار كارشناسان نمي‌شود. ارتباط برقراركردن و آموزش كارشناسان هدف توسعه مي‌باشد. پس از تهيه سند، با برگزاری جلسات آموزی براي كاركنان مي‌توان به حل مشكلات و پاسخ به سؤالات و بيان جزييات پرداخت.

اسلاید 63: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBM تضمين پايبندي و پيروي به دست آوردن بازخور در مورد استفاده كاركنان از CBM تضمين كننده اين امر است كه CBM مربوط و بهترين مي‌باشد. براي اين موضوع يك فرايند بازرسي غيررسمي توصيه مي‌شود و در غير اين صورت الزامات قانوني و سازماني براي رعايت و پايبندي لازم مي‌باشد. كارشناسان بايد آگاه شوند كه هدف از كنترل ارزيابي و افزايش اهميت روش‌ها براي آن‌ها مي‌باشد. هدف كنترل، تنبيه نمي‌باشد.

اسلاید 64: بهترین روشهای فعلی فرایند توسعه CBM تضمين پايبندي و پيروي برخي از روش‌هاي غيررسمي براي بازرسي عبارتند از: سؤال پرسيدن از كاركنان به صورت متناوب در مورد سودمندي CBM، اجبار كارشناسان براي ارايه نظرات در مورد استفاده و محدوديت‌هاي CBM و تشويق كارشناساني که اعتقاد دارندس CBM مناسب نیست به بيان نظرات خود (به عنوان مثال تكنولوژي جديد باعث قديمي شدن و بلااستفاده شدن CBM شده است). چنين شيوه‌هايي مشوق استفاده از CBM هستند و اصلاحات مورد نياز براي CBM معلوم می شوند.

اسلاید 65: بهترین روشهای فعلی CBM به عنوان ابزارمديريتي : CBM مي‌تواند به عنوان وسيله‌اي پرتوان جهت پيشبرد فرهنگ بهبود مداوم کیفیت به كار گرفته شود و مديران مي‌توانند براي گسترش و استفاده از CBM اقدامات بسيار زيادي انجام دهند. تشويق و اهداي پاداش به كاركنان يكي از اين اقدامات است. مديريت مي‌تواند بسياري از مشوق‌ها (همانند اعلام عمومي، پاداش مالي و ... ) را براي كارمندان مهيا كند تا عاملي براي استفاده از CBM در جهت پيشبرد فعاليت‌ها باشد.اگر مديريت جو را به گونه‌اي تغيير دهد كه مشوق كارمندان براي صرف وقت برای بهبود روش ها باشد تا در فعاليت‌ها حضوري فعال داشته باشند و در طي فرايند سؤالات جديدي را مطرح نمايد، كارمندان به اين موضوع پي خواهند برد كه در استفاده از CBM مورد حمايت واقع مي‌شوند.

اسلاید 66: با تشكر از توجه وهمراهي شما سروران