بایگانی

بایگانی

اسلاید 1: هدفهای کلی فصل نهم 1- آشنایی با اهمیت بایگانی در سازمانها 2- آشنایی باانواع سیستم های بایگانی 3- آگاهی از اصول بایگانی 4- شناخت روشهای تنظیم اسناد 5- آشنایی با مراحل بررسی سیستم بایگانی

اسلاید 2: هدفهای رفتاری فصل نهم1- بایگانی را تعریف نموده و اهمیت آن را توضیح دهید 2- سند،پرونده و آرشیو را تعریف کنید 3- انواع سیستم های بایگانی را نام برده و به اختصار توضیح دهید 4- اصولی را که بایستی در ایجاد سیستم بایگانی رعایت شوند ذکر کنید 5- روشهای تنظیم اسناد را برشمرده و آنها را توضیح دهید 6- مراحل بررسی سیستم بایگانی را بیان کنید

اسلاید 3: تعریف بایگانی بایگانی عبارت است از فن اداره ، نظارت وحفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه

اسلاید 4: وظیفه بایگانی وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت .

اسلاید 5: تعریف سند سند عبارت است از حقایق کتبی در خصوص وقایع و معاملات سازمان که ممکن است در فرمهای چاپی ،کارت ،اوراق،کاغذ یا کتاب منعکس شود . بنابراین هر شیءقابل استناد مثل نوارهای ضبط صوت ،فیلم ،میکروفیلم و ...مادام که قابل استناد باشند سند محسوب می شوند .

اسلاید 6: تعریف پرونده پرونده عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع ،شخص یا سازمان که بترتیب خاصی در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده است .

اسلاید 7: تعریف آرشیو آرشیو عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک گران بهایی که از نظر اداری ،حقوقی ،مالی ،علمی ،تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند.

اسلاید 8: انواع سیستم بایگانی 1- سیستم متمرکز 2- سیستم غیرمتمرکز 3- سیستم نیمه متمرکز (کنترل مرکزی )

اسلاید 9: اصول بایگانی 1- آسان بودن 2- قابلیت اجرا 3- قابلیت انعطاف 4- دقت و سرعت 5- افراد با صلاحیت 6- نظم اصولی و منطقی

اسلاید 10: اصل آسان بودن به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد .

اسلاید 11: اصل قابلیت اجرا براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد .

اسلاید 12: اصل قابلیت انعطاف به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحولات را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی لازم را انجام داده باشد .

اسلاید 13: اصل دقت و سرعت سیستم بایگانی و روشهای مورد عمل بایستی به نحوی باشند که در عین دقت و صحت ،امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند .

اسلاید 14: اصل افراد با صلاحیت کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط لازم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند .

اسلاید 15: اصل نظم اصولی و منطقی در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها ،بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی شود .رعایت نکات زیر توصیه می شود :الف- وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن ب- رعایت تقدم و تأخر در شماره و تاریخ نامه ها ج- حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی د- رعایت حد متعادل برای قطر هر پرونده

اسلاید 16: روشهای تنظیم اسناد 1- روش الفبایی 2- روش موضوعی 3- روش شماره ای 4- روش جغرافیایی 5- روش تاریخی 6- روش تلفیقی

اسلاید 17: مراحل بررسی سیستم بایگانی 1- بررسی بایگانی در وضع موجود 2- تجزیه و تحلیل وضع موجود و تعیین نارسایی ها و نقایص 3- اصلاح سیستم و ارائه وضع پیشنهادی