تخصیص فعالیت Task Allocation
اسلاید 1: تخصیص فعالیتTask Allocation
اسلاید 2: عنوانتخصیص فعالیتنوعابزارمراحل استفادهتجزیه و تحلیل / اجرا موضوعتغییرات و سازمان / مدیریت پروژهسطحگروهیپیچیدگیکم
اسلاید 3: در همه تیمهای ورزشی زمان زیادی صرف انتخاب بازکنان برای هر بازی می‌شود. فرایند انتخاب شامل تصمیم‌گیری برای اینکه هر عضو تیم با توجه به مهارتها، فرم (قابلیتهای فعلی برای عملکرد مناسب) و پست روبرو در تیم مقابل، در چه پستی بازی کند، نیز می‌شود.همانطور که این موضوع در ورزش درست است در کسب و کار نیز صادق است. رهبران باید افراد مناسب را برای کاهای مناسب انتخاب کنند و فعالیتهایی را به آنها تخصیص دهد که با مهارتها و تخصصهای آنها تطابق دارد. این کار ساختار را شکل خواهد داد.اما شما چگونه این کار را انجام می‌دهید؟ برای اینکه یک تیم برنده به میدان بفرستید، ابتدا نیازمند ان هستید که بفهمید بازی‌ای که در پیش دارید چه بازی‌ای است و به چه مهارتها و قابلیتهایی نیاز دارد. اگر بخواهید در سطوح بالا برنده باشید هرگز درخواستی از تیم فوتبال برای بازی در یک بازی بیسبال نمی‌کنید.سپس شما باید بازیکن مناسب را در موقعیت مناسب قرار دهید. بر اساس درک رایج، شما باید بیندیشید اما بعد، بر اساس یک ضرب‌المثل قدیمی «درک رایج اغلب کاملا غیرمعمول است».نحوه استفاده از ابزاردر اینجا به شما یک مدل چهار مرحله‌ای (BALM) را برای رسیدن به تخصیص درستی از نقشها ارائه خواهیم کرد.اهداف کلی تیم را به فعالیتهای فردی و اختصاصی بشکنید. همه فعالیتهای حاصل را فهرست کنید و سپس هریک را بر اساس درجه اهمیت رتبهبندی نمایید.قابلیتهای مورد نیاز برای انجام هر فعالیت را تحلیل و فهرست نمایید.قابلیتهای هر یک از افراد تیم را فهرست نمایید.قابلیتهای افراد را با قابلیتهای مورد نیاز فعالیتها انطباق دهید.نکته1:یک راه ساده برای انجام این کار این است که قابلیتهای مورد نیاز برای هر فعالیت را بر روی یک رنگ از برچسبهای رنگی بنویسید و قابلیتهای هریک از افراد تیم را نیز بر رنگ دیگری بنویسید. سپس می‌توانید با جابه‌جا کردن برچسبها به شکلهای مختلف افراد را با نقشها انطباق دهید.این قدم نقطه شروع بسیار خوبی است اما در واقعیت اغلب شما با همپوشانی‌ها و خلأهای متعددی مواجه می‌شوید. در چنین شرایطی شما باید تصمیم سنجیده بگیرد.
اسلاید 4: همپوشانی‌ها و خلأهاوقتی شما همپوشانی داشته باشید، دو گزینه پیش رو خواهد داشت: شما هم می‌توانید افراد با کیفیت‌تر و بهتر را به کارهای اولویتدارتر تخصیص دهید یا می‌توانید فرد مناسبی را که از نظر سازمانی جایگاه پایین‌تری دارد را برای انجام کار اختصاص دهید. هر کدام از این دو گزینه خواص مختص به خود را دارد اما در شرایط مختلف. اولی به شما اجازه خواهد داد تا کار را با اطمینان بیشتری انجام دهید و دیگری این امکان را به شما می‌دهد تا کار را با اثربخشی بالاتر و هزینه کمتری انجام دهید.وقتی شما در نقشها خلأ دارید، یا نیازمند آموزش یکی از اعضای حاضر در تیم هستید یا برای پرکردن خلأ موجود نیرو استخدام کنید. معمولا آموزش بهترین گزینه است. این گزینه نه‌تنها معمولا ارزانتر است، بلکه شما در مورد خبرگی‌های فردی و روشهای کاری افراد تیمتان بیشتر آگاهید. در طرف مقابل ضعف این روش این است که افرادی که تازه آموزش دیده‌اند بسیار تئوریک هستند اما تجربه کمی برای تبدیل دانسته‌ها به عمل دارند.استخدام معمولا نیازمند زمان طولانی است (زمان برای تأیید گرفتن این نقش در داخل گروه، اعلام نیاز، بررسی سوابق و تجربیات افراد، مصاحبه با نامزدها، انتخاب مورد مناسب، انتظار برای سپری شدن دوره آشنایی، آموزش فرد در مورد روالهای کاری و سایر موارد) و بسیار پرهزینه است. این گزینه با ریسک نیز مواجه است چراکه علی‌رغم آزمون و مصاحبه دقیق ممکن است خطاهایی در شناخت اتفاق بیفتد چرا که بر اساس شناخت ظاهری باید برای ماه‌های متمادی این نقش را بر عهده گیرد.نکته2:یک توصیه مفید که سینه به سینه از نسلی از مدیران به نسل بعدی منتقل شده این است که «هیچگاه ارزش روح تیمی، انگیزه و سخت‌کوشی را دست‌کم نگیرید». (این توصیه معمولا شامل بخش دیگری نیز هست که عبارت است از: «و هیچگاه بش از حد روی دانش و درک افراد حساب نکنید».نکته 3: هرگاه کسی موجب پایین آمدن عملکرد تیم شد، شما باید در مدیریت او فعال شوید. افراد بی‌ثمر و کم‌کارکرد نمونه‌های ضعیفی برای تیم هستند و مانع عملکرد مناسب در فعالیتهای می‌شوند که برای موفقیت ضروری است.حتما با افرادی که موجب شکست عملکرد شده‌اند برای آگاهی دادن از وضعیت موجود صحبت کنید و حتما موانع موجود پیش روی عملکرد مطلوب را درک کرده و آنها را از بین ببرید. تعدادی کم اما مطمئن از فرصتهای کنترل شده برای اصلاح عملکرد برای مواقع نیاز داشته باشید. (در این زمینه آمادگی لازم را داشته باشید. اصلاح یک وضعیت نتایج را به مراتب سریعتر از استخدام یک نیروی جدید بهبود خواهد داد.) البته اگر عملکرد طبق به صورت رضایت‌بخش بهبود پیدا نکرد باید افراد بدون بازده را از تیم کنار گذاشت.
اسلاید 5: توجیه هر یک از اعضای تیموقتی در مورد اینکه کدام‌یک از اعضای تیم چه نقشی را بر عهده خواهند گرفت تصمیم‌گیری نمودید، لازم است در مورد تصمیمتان با تیم خود تعامل داشته باشید.هر یک از اعضای تیم باید جایگاه خود در تیم را بداند. نقش هر فردی باید به روشنی تعیین شده باشد، مسئولیتهای فردی، اختیارات و نحوه حسابرسی با ید کاملا شفاف بیان شوند (معمولا بهترین راه مکتوب کردن این موارد است)نکته که باید به خاطر سپرد، این است که ذهن اعضای تیم شما نباید با سؤالات زیر مشغول شود:•ما برای چه اینجا هستیم؟•ما چه کاری قرار است انجام دهیم؟•من چه نقشی می‌توانم ایفا کنم؟نکته 4:تیم را کوچک و سبک نگه دارید اما از وجود پشتیبان و جایگزین برای نقشهای کلیدی مطمئن شوید. این بسیار مهم است که به جای تعداد زیاد افراد، تعداد کمی افراد خوب داشته باشید. اما به یاد داشته باشید که نیروی پشتیبان در صورت از دست رفتن یکی از نیروهای کلیدی ضروری است.نکته 5:تحقیقات نشان می‌دهد که تیمهای دارای تنوع موفق‌تر از تیمهایی هستند که زمینه‌های نزدیک به هم دارند. افراد در تیمهای دارای تنوع تجربیات متفاوتی را با خود می‌آورند و کمتر در معرض تفکر تیمی قرار می‌گیرند. بنابر این به نسبت تیمهایی که افراد زمینه‌های نزدیک دارند حساسیت و ناراحتی کمتری از برخوردها در آنها بوجود می‌آید.(در مورد این نکته: مراقب باشید برای برخی تیمها که برای کارکدهای رایج طراحی شده‌اند این تحقیقات نتایج بسیار ضعیفی خواهد داشت.)
اسلاید 6: ابزارهای مرتبطچارت تخصیص وظایف به نیروی انسانی Deployment Chartتشکیل ، آشوب، تثبیت، اجرا Forming،Storming،Norming،Performingنقش های گروه بلبین Belbin,s Team Rolesمزایاگماردن فرد مناسب بر کاری درستکاربردهااین ابزار روشی را برای تخصیص فعالیتها به اعضای گروه با توجه به انطباق ویژگی‌های افراد با خصوصیات فعالیت مورد نظر فراهم می‌کند.معایب
اسلاید 7: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 8: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.