تفویض موفق Successful Delegation
اسلاید 1: تفویض موفقSuccessful Delegation
اسلاید 2: عنوانتفویض موفقنوعابزارمراحل استفادهتجزیه و تحلیل / اجرا / بازنگری موضوعرهبری و مدیریتسطحفردیپیچیدگیمتوسط
اسلاید 3: حتی اگر فوق‌العاده باشید هم به کمک نیاز دارید. خجالتی در یاری خواستن وجود ندارد. غرور را کنار بگذارید و به افرادی مستعد دیگری که می‌توانند به شما بپیوندند احترام بگذارید.و به یاد داشته باشید، چیزی با عنوان موفقیت یک‌تنه وجود ندارد: وقتی شما همه افرادی که اطراف شما هستند را مشارکت داده و این موضوع را اعلام می‌کنید، خود، همتیمیهایتان و حامیانتا را را به سمت جایگاه رفیع‌تری سوق می‌دهید.نویسنده ناشناسآیا احساس فشار می‌کنید یا سر شما بیش از حد شلوغ است؟ آیا به نظر خودتان کارهای شما دچار اختلال و توقف شده است؟ اگر چنین است، شما نیازمند تجدید نظر در مهارتهای تفویض اختیار خود هستید!اگر خودتان به تنهایی کار می‌کنید فقط می‌توانید مقدار محدودی کار انجام دهید هرچند که به سختی تلاش کنید. شما ساعات محدودی را در روز برای کار کردن در اختیار دارید. و فقط می‌توانید تعداد محدودی کار را در این ساعات انجام دهید. با انجام این فعالیتها نیز قادرید به تعداد معدودی از افراد کمک نمایید. و به این دلیل که افرادی که شما می‌توانید به آنها کمک کنید محدودند، موفقیت شما نیز محدود است.هرقدر که در کارتان خوب باشید، دیگران مقدار بیشتری از آن را از شما خواهند خواست.این موضوع می‌توان باعث احساس فشار و سرشلوغی در کارهای شما شود. شما نمی‌توانید هر کاری که از شما می‌خواهند را انجام دهید و این می‌تواند به شما فشار روانی وارد نماید و باعث ناراحتی شما شده و این حس را ایجاد نماید که شما موجب ناراحتی افراد شده‌اید و آنها را از دست می‌دهید.روی مثبت این قضیه هم این است که اگر بتوانید پیرامون این محدودیت راهی بیابید فرصت بزرگی را به‌دست آورده‌اید. اگر بتوانید این فرصت را به واقعیت تبدیل نمایید واقعا موفق خواهید شد!یکی از روشهای رایج برای جبران این محدودیت این است که یاد بگیرید چگونه کار خود را به دیگران بسپارید. اگر این کار را به خوبی انجام دهید، خواهید توانست به سرعت تیمی قدرتمند و موفق از افراد تشکیل دهید که می‌توانند نیازهای مختلف را پاسخ دهند.موارد ذکر دلیل اهمیت تفویض و ضرورت یادگیری آن است!
اسلاید 4: چرا افراد کار را به دیگران نمی‌سپارندبرای نشان دادن چگونگی تفویض درست مهم است که بفهمیم چرا افراد از این کار خودداری می‌کنند. بسیار ساده است، این کار را نمی‌کنند چون تبعات زیادی را به دنبال دارد.با توجه به جمیع جهات کدام ساده‌تر است، اینکه یک بروشور که در مورد خدمات شما که به مدیریت و رهبری کمک می‌کند را طراحی کرده و محتوای آن را تولید کنید یا اینکه سایر اعضای تیم شما این کار را انجام دهند؟شما محتوای داخل و بیرون را می‌دانید. ممکن است ایده مفیدی در خواب به ذهن شما رسیده باشد. حال می‌توانید مستقیم بروید و بنشینید و آن را بنویسید. این روش بسیار جالب است! فقط این سؤال مطرح است که «آیا این بهترین روش برای استفاده از وقت شماست؟»در حالی که ظاهرا طراحی بروشور توسط شما بسیار راحت‌تر از این است که بخواهید استراتژی پشت آن را برای دیگری توضیح دهید، دو دلیل مهم برای اینکه ممکن است سپردن کار به دیگری بهتر باشد وجود دارد که عبارتد از:•اول اینکه، اگر شما توانمندی ایجاد و رهبری یک مجموعه جدید را دارید، این شانس را خواهید داشت که مهارتهای شما در توسعه راهبردهایتان بهتر مورد استفاده واقع شود و شاید ایده‌های دیگری نیز برای توسعه داشته باشید. با انجام کار توسط خودتان شما امکان استفاده بهینه از وقتتان را از دست خواهید داد.•دومین دلیل هم اینکه، با وارد کردن جدی افراد دیگر در کار، شما مهارتها و قابلیتهای آنها را نیز توسعه خواهید داد. این بدان معنی است که اگر بار دیگر پروژه یا کار مشابهی به شما پیشنهاد شود شما می‌توانید با اطمینان بالاتری از انجام درست کار آن را به افراد واگذار نمایید که زمان کمتری برای توجیه تیم نیز از شما خواهد گرفت.تفویض این امکان را به شما می‌دهد که از زمان و مهارتهای خود به بهترین نحو استفاده نمایید و به سایرین کمک خواهد کرد تا رشد کرده و به حداکثر توانمندی خود در سازمان برسند.چه موقع باید کار را با دیگران سپردتفویض کار به دیگران وقتی برد – برد خواهد بود که به درستی و در جای مناسب انجام شود، هرچند این بدان معنی نیست که شما می‌تواندی هر کاری را به دیگران بسپارید. برای اینکه تشخیص دهید چه موقع برای سپردن کار به دیگران مناسب است شما باید پنج سؤال کلیدی را خود بپرسید که عبارتند از:•آیا شخص دیگری هست که اطلاعات و خبرگی لازم را برای انجام این کار داشته باشد یا قابلیت کسب انها در او وجود داشته باشد؟ اساسا آیا این دیگران می‌توانند این کار را انجام دهند یا این کار صرفا باید توسط شخص شما انجام شود؟
اسلاید 5: •آیا این کار موقعیتی برای رشد مهارتهای دیگران ایجاد می‌کند؟•آیا این کار، کاری است که در اینده نیز مشابه آن تکرار خواهد شد؟•آیا شما فرصت کافی برای سپردن درست و اثربخش این کار دارید؟ باید زمان لازم برای آموزش و تمرین کافی، پرسش و پاسخ، موقعیتهایی برای چک کردن پیشرفت کار و انجام دوباره کارهای در صورت نیاز در اختیار شما باشد.•آیا این کاری است که من باید آن را به دیگری تفویض کنم؟ کارهایی که برای موفقیت بلند مدت مهم و کلیدی هستند (مثل استخدام افارد مناسب برای تیمتان) نیازمند توجه ویژه شخص شما هستند.اگر پاسخ شما به حداقل چند سؤال از سؤالات بالا مثبت است سپردن کار به دیگران می‌تواند برای شما مناسب و ارزشمند باشد.سایر عواملی که در قابلیت تفویض یک کار مؤثرند عبارتند از:1-برنامه زمانی و مهلت فعالیتهای پروژه•چقدر زمان برای انجام این کار در اختیار است؟•آیا زمان لازم برای انجام مجدد کار در صورتی که بار اول درست انجام نشد وجود دارد؟•چه تبعاتی از عدم انجام به موقع کار حاصل خواهد شد؟2-انتظارات یا اهداف شما از پروژه یا فعالیتها، شامل:•چقدر مهم است که نتایج در بهترین کیفیت ممکن باشند؟•آیا یک نتیجه معمولی به اندازه کافی مناسب است؟•آیا شکست خیلی سخت و هزینه‌زاست؟شکست این کار به دیگر امور چه تأثیراتی خواهد داشت؟ناگفته نماند که با تحقق همه این شرایط هیچ تضمینی وجود ندارد که تفویض امور کاملا موفقیت‌آمیز باشد. شما باید به کسی که کار را به او می‌سپارید و نحوه سپردن کار به او دقت و توجه نمایید.کار را به چه کسی و چگونه تفویض کنیماگر تصمیم دارید کاری را به کسی بسپارید عوامل دیگری نیز وجود دارد که باید خوب به انها دقت داشته باشید. اگر در فکر این کار هستید می‌توانید از برگه تفیض که به صورت رایگان در اختیار شما قرار گرفته است (در سایت Mindtools.com) برای ثبت فعالیتهایی که برای سپردن به دیگران انتخاب کرده‌اید و کسانی که می‌خواهید کار را به آنها بسپارید استفاده کنید.
اسلاید 6: کار را باید به چه کسی بسپارید؟عواملی که باید به آنها توجه شود عبارتند از:1-تجربه، دانش و مهارتهای فردی که می‌خواهد کار را انجام دهد.•فرد مورد نظر در حال حاضر چه دانش، مهارتها و نگرشی دارد؟•آیا شما زمان و منابع لازم را برای تأمین و ارائه موارد لازم برای او را در اختیار دارید؟2-سبک کاری که فرد به آن تمایل دارد.•فرد مورد نظر چقدر مستقل است؟•او از شغل و کارش چه چیزهایی می‌خواهد؟•اهداف و علایق بلندمدت او چیست و او چگونه این موارد را با اهداف کاری تنظیم می‌کند؟3-فشار کاری فعلی این فرد چقدر است.•آیا این فرد وقت کافی برای انجام کار بیشتر را دارد؟•آیا پس از اینکه شما کار را به او سپردید او نیازمان سازماندهی مجدد مسئولیتها و کارهایی که بر عهده‌اش قرار دارد خواهد بود؟وقتی شما شروع به سپردن کار به فردی می‌کنید، باید به این نکته توجه کنید که انجام کار توسط او بیش از انجام کار توسط خودتان طول خواهد کشید. چرا که شما در این زمینه خبره هستید و کسی که کار را به او سپرده‌اید تازه در حال یادگیری است. توجه داشته باشید که اگر شما فرد مناسبی را برای انجام کار انتخاب کنید و کار را درست به او واگذار کنید او به سرعت شایسته و قابل اعتماد خواهد شد.چگونه باید کار را به دیگری بسپارید؟اصول زیر را برای تفویض موفق کارها به‌کار بندید:1-به صورت شفاف خروجیها و نتایج مطلوب مدنظر را شرح دهید. از آخرین چیزی که در ذهن دارید شروع کنید و نتایج مطلوب را مشخص نمایید.2-محدودیتها و موانع را به صورت شفاف تبیین کنید. مرزهای مدیریتی، مسئولیتی و حسابرسی کجا قرار دارد؟ آیا فرد باید:•منتظر این باشد تا به او بگویند چه کار باید انجام دهد؟•بپرسد چه کار باید انجام دهد؟•اینکه چه کاری باید انجام شود را پیسنهاد کند و سپس اقدام کند؟•اقدام کند و بلافاصله نتایج را گزارش کند؟•کار را شروع کند و به صورت دوره‌ای گزارش دهد؟
اسلاید 7: 3-کجا می‌توان افراد را وارد فرایند تفویض نمود و کار را به آنها واگذار کرد. به آنها اختیار دهید که برای اینکه چه‌کاری و کی باید به آنها واگذار شود تصمیم بگیرند.4-میزان مسئولیت و پاسخگویی را با میزان اختیارات و قدرت به صورت متناسب تنظیم نمایید. درک کنید که شما می‌توانید بخشی از مسئولیت را تفویض نمایید اما نخواید توانست همه پاسخگویی را تفویض کنید. مسئولیت گردن خوتان است!5-کار را به پایین‌ترین سطح ممکن در سازمان تفویض کنید. افرادی که به کار نزدیک هستند بهترین و مناسب‌ترین افراد برای انجام کار هستند چرا که آگاهی جامعتری نسبت به جزئیات کارهای روزانه دارند. ضمنا این موضوع اثربخشی محیط کار را نیز افزایش خواهد داد و به افراد کمک خواهد کرد تا رشد و ارتقا یابند.6-پشیتبانی کافی را به‌عمل آورید و آماده پاسخگویی به سؤالات باشید. مطمئن باشید که موفقیت پروژه در گرو تعامل، ارتباط و پایش مناسب همزمان با تأمین منابع م اعتبارات لازم است.7-بر نتایج تمرکز کنید. بر روی نتایج حساس باشید تا جزئیات روش اجرای فعالیتها، روش شما ممکن است تنها راه و بهترین راه انجام آن کار نباشد. به افراد اجازه دهید روش و فرایند کاری خود را خودشان کنترل کنند. این موضوع دستیابی به موفقیت و اعتماد متقابل را تسهیل خواهد کرد.8-از تفویض معکوس جلوگیری کنید. در صورت بروز مشکلات اجازه ندهید افراد مسئولیت یک کار را به شما برگردانند. از آنها درخواست پیشنهاد راه‌حل نمایید و به سادگی زیر بار ارائه پاسخو راه‌حل نروید.9-انگیزه و توافق ایجاد کنید. برای افراد توضیح دهید که موفقیت چگونه باعث دریافت پاداشهای مالی، فرصتهای آتی، شناخت و آشنایی‌های غیرمعمول و سایر نتایج دلخواه خواهد شد. جاهایی که لازم است حق افراد را به رسمیت بشناسید.10-نظارت و کنترل مناسب را ایجاد و حفظ نمایید.•برنامه زمانی و مهلت‌ها را توضیح دهید.•برای زمانبندی نقاط ارزیابی که بر اساس آنها پروژه را بررسی می‌کنید تأیید بگیرید.•تنظیمات لازم را به میزان لازم ایجاد نمایید.•برای بررسی تمام کارهای واگذار شده وقت مقتضی اختصاص دهید.با لحاظ این نکات کلیدی و توجه به آنها در آغاز و طی فرایند تفویض امور درخواهیدیافت که واگذاری امور با موفقیت بیشتری انجام شده است.
اسلاید 8: نظارت را حفظ کنیدبعد از اینکه قدمهای فوق را انجام دادید، اطمینان حاصل کنید که افراد تیم را به نحو مناسب و کامل توجیه کرده‌اید. برای توضیح موارد مختلفی از جمله اینکه چرا آنها برای این کار انتخاب شده‌اند، در طول پروژه از آنها چه انتظاراتی می‌رود، اهدافی که برای پروژه دارید چیست، برنامه‌زمان‌بندی و مهلت انجام کارها چگونه است و منابعی که در اختیار آنهاست، وقت مناسب اختصاص دهید. و بر یک زمانبندی برای چک کردن پیشرفت مستمر پروژه توافق کنید.در نهایت، مطمئن شویدی که همه افراد می‌دانند که شما می‌خواهید در صورت بروز مسئله در طول کار از آن مطلع شوید و شما در طول پروژه برای هرگونه سؤال و راهنمایی که لازم باشد در دسترس هستید.همه ما به عنوان مدیر می‌دانیم که نباید مدیریت خرد انجام دهیم. البته این به آن معنی نیست که نظارت و کنترل را کنار بگذاریم. برای تفویض اثربخش باید بتوانیم توازنی (غالبا سخت و پیچیده) بین دادن فضای کافی به افراد برای استفاده از قابلیتهایشان در راستای ایجاد بهترین اثر و پایش و پشتیبانی نزدیک آنها برای اطمینان از انجام درست و اثربخش کارها انجام دهیم.اهمیت پذیرش کار کاملوقتی کارهای سپرده شده به شما تحویل داده می‌شود، زمان کافی برای بررسی کامل آن اختصاص دهید. اگر ممکن است فقط کارهای کامل و باکیفیت را تأیید کنید. اگر شما کارهایی که شما را راضی نمیکند بپذیرید و تأیید کنید؛ اعضای تیمتان چگونگی انجام کار با کیفیت مناسب را نخواهند آموخت. بدتر اینکه شما کاری را پذیرفته‌ای که احتمالا برای تکمیل شدن نیاز به کار خودتان دارد. این کار نه تنها سر شما را شلوغ‌تر خواهد کرد بلکه شما برای انجام کارهای خودتان وقت کافی نخواهید داشت. البته باید توجه داشته باشید که هر گاه کار خوبی به شما تحویل داده شد، باید از آن قدردانی کرده و به آن پاداش دهید که این موضوع تأثیرات زیادی دربر دارد. به عنوان یک رهبر شما باید هرگاه تحت تأثیر کاری که افراد تیمتان انجام می‌دهند قرار گرفتید به آنها افتخار کنید. این موضوع تأثیر به‌سزایی در طی مسیر طولانی پیش روی شما برای ایجاد اعتماد به‌نفس و اثربخشی در اعضای تیمتان خواهد داشت. هر یک از اینها که در فعالیت بعدی ارتقاء یابد هردوی شما برنده‌اید.
اسلاید 9: نکات کلیدیاز یک طرف تفویض کار به دیگران می‌تواند بیش از ارزشی که ایجاد می‌کند عذاب‌آور باشد، هرچند شما با سپردن اثربخش کارها به دیگران قادر خواهید بود میزان کاری که می‌توانید انجام دهید را بسیار توسعه دهید.وقتی شما برنامه کارهای مختلف را تنظیم می‌کنید مهم‌ترین اولویت برای شما کار کردن بر روی فعالیتها خواهد بود و سایر افراد بر اساس دستورالعمل شما، کارهای چالشی و هدفمندی که شما برای دستیابی به موفقیت به آنها تخصیص داده‌اید را انجام خواهند داد.برای تفویض اثربخش فعالیت مناسب را برای سپردن انتخاب کنید، فرد مناسب را برای سپردن کار به اون بشناسید و کار را به روشی درست به او بسپارید. این موارد برای رسیدن به این منظور کار زیادی است اما در صورتی که موفق و اثربخش تفویض کنید به چیزهایی بسیار بیش از این دست خواهید یافت!
اسلاید 10: ابزارهای مرتبطهفت رابطه عرضی Seven Lateral Relationships مزایاوقتی شما برنامه کارهای مختلف را تنظیم می‌کنید مهم‌ترین اولویت برای شما کار کردن بر روی فعالیتها خواهد بود و سایر افراد بر اساس دستورالعمل شما، کارهای چالشی و هدفمندی که شما برای دستیابی به موفقیت به آنها تخصیص داده‌اید را انجام خواهند داد.اگر شما توانمندی ایجاد و رهبری یک مجموعه جدید را دارید، این شانس را خواهید داشت که مهارتهای شما در توسعه راهبردهایتان بهتر مورد استفاده واقع شود و شاید ایده‌های دیگری نیز برای توسعه داشته باشید. با انجام کار توسط خودتان شما امکان استفاده بهینه از وقتتان را از دست خواهید داد.با وارد کردن جدی افراد دیگر در کار، شما مهارتها و قابلیتهای آنها را نیز توسعه خواهید داد. این بدان معنی است که اگر بار دیگر پروژه یا کار مشابهی به شما پیشنهاد شود شما می‌توانید با اطمینان بالاتری از انجام درست کار آن را به افراد واگذار نمایید که زمان کمتری برای توجیه تیم نیز از شما خواهد گرفت.
اسلاید 11: کاربردهااگر خودتان به تنهایی کار می‌کنید فقط می‌توانید مقدار محدودی کار انجام دهید هرچند که به سختی تلاش کنید. یکی از روشهای رایج برای جبران این محدودیت این است که یاد بگیرید چگونه کار خود را به دیگران بسپارید. اگر این کار را به خوبی انجام دهید، خواهید توانست به سرعت تیمی قدرتمند و موفق از افراد تشکیل دهید که می‌توانند نیازهای مختلف را پاسخ دهند.تفویض این امکان را به شما می‌دهد که از زمان و مهارتهای خود به بهترین نحو استفاده نمایید و به سایرین کمک خواهد کرد تا رشد کرده و به حداکثر توانمندی خود در سازمان برسند.از مهم‌ترین شرایطی که می‌توان در آن کار را به دیگران تفویض نمود عبارت است از: 1) شخص دیگری هست که اطلاعات و خبرگی لازم را برای انجام این کار داشته باشد یا قابلیت کسب انها در او وجود داشته باشد؛ 2) این کار موقعیتی برای رشد مهارتهای دیگران ایجاد می‌کند؛ 3) شما فرصت کافی برای سپردن درست و اثربخش این کار داشته باشید؛ 4) درجه اهمیت کار به گونه‌ای باشد که نیازمند نظارت و توجه شخص شما نباشد.معایباز یک طرف تفویض کار به دیگران می‌تواند بیش از ارزشی که ایجاد می‌کند عذاب‌آور باشد، هرچند شما با سپردن اثربخش کارها به دیگران قادر خواهید بود میزان کاری که می‌توانید انجام دهید را بسیار توسعه دهید.
اسلاید 12: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 13: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.