راهنمایی و هدایت Facilitation
اسلاید 1: راهنمایی و هدایتFacilitation
اسلاید 2: عنوانراهنمایی و هدایتنوعابزارمراحل استفادهاجرا / بازنگریموضوعرهبری و مدیریتسطحفردی / گروهیپیچیدگیمتوسط
اسلاید 3: اگر وظیفه هدایت و راهنمایی یک جلسه به شما سپرده شود؛ دقیقا انتظار چه کارهایی از شما وجود خواهدداشت؟ آیا تنها باید از معرفی افراد اطمینان حاصل کرده و «برنامه های معارفه» را پیاده سازی کنید؟ آیا وظیفه اصلی شما، یادداشت برداری از نکات و ایده های مطرح شده در جلسه است؟ چگونه خود را آماده می کنید؟ جلسه را چگونه مدیریت می کنید؟ چگونه برنامه ها را تنظیم و اجرا می کنید؟در موقعیت های بسیاری، بویژه درمورد گفتگوهای پیچیده یا در شرایطی که شرکت کنندگان، علایق و دیدگاه های متفاوتی دارند؛ هدایت و راهنمایی مناسب، تعیین کننده موفقیت یا شکست آن جلسه خواهدبود.بنابراین بعنوان راهنمای جلسه، شاید به طیف گسترده ای از مهارت ها و ابزارها نیاز داشته باشید(نظیر: حل مساله، تصمیم گیری، مدیریت تیم و مهارت های ارتباطی).«راهنما » کیست؟فرد «راهنما» درواقع یک رویداد گروهی را هدایت، راهنمایی و مدیریت می کند تا اهداف گروه، با اثربخشی بیشتری تحقق یابند. این کار نیز از طریق مشارکت مناسب، تفکر دقیق و روشن و تعهد کامل تمام افراد حاضر در جلسه، امکان پذیر خواهدبود.اما به یاد داشته باشید که برای هدایت و راهنمایی موثر، باید بی طرف بود. این بدان معنا نیست که فردی از خارج سازمان یا گروهی که رویداد در آن رخ می دهد، وظیفه هدایت و راهنمایی را بر عهده بگیرد؛ بلکه یعنی هر فردی که راهنما باشد، برای تحقق اهداف این فرآیند گروهی باید موضعی بی طرفانه اتخاذ کند؛ باید از مفاهیم جزیی فاصله گرفته و نظرات شخصی خود را کنار بگذارد و باید تنها بر انجام هرچه بهتر این فرآیند گروهی متمرکز شود(رویکرد «فرآیند گروهی »، معمولا برای مدیریت گفتگو ها، ارائه بهترین عملکرد از جانب اعضا و دستیابی به بهترین نتایج ممکن، بکار گرفته می شود. البته طراحی فرآیند گروهی، تحت تاثیر عوامل زیادی است که در ادامه مبحث، با جزییات بیشتری به آن خواهیم پرداخت. راز ارائه یک راهنمایی و هدایت اثرگذار نیز، در پیشرفت فرآیندهای گروهی، نهفته است. زیرا این فرآیند ها، موجب جاری شدن ایده ها، راهکارها و تصمیم های گروهی می شود).مهم ترین مسولیت یک راهنما، طراحی و خلق فرایند گروهی کارآمد و ایجاد شرایط لازم برای رشد و توسعه آن فرآیند است. در این صورت، تصمیم ها، راهکارها و نتایج موفقیت آمیزی را برای گروه به ارمغان می آورد.فرآیند راهنمایی و هدایت، فعالیت های ذهنی بسیاری را در برمی گیرد؛ به همین سبب، تفکر پیرامون محتوای برنامه و بکارگیری آن، در حین هدایت برنامه، کار دشواری است. ضمن اینکه حفظ بی طرفی نیز در همه مراحل، بسیار مهم است. بنابراین اگر علاقه خاصی به خروجی برنامه دارید و یا اگر از مهارت، تجربه، اطلاعات یا اختیارات ویژه ای در راستای تحقق موفقیت آمیز خروجی ها برخوردار هستید؛ بهتر است از یک راهنمای بیرونی استفاده کنید!«راهنما» چه می کند؟
اسلاید 4: برای راهنمایی و هدایت موفقیت آمیز یک رویداد، ابتدا باید نتایج مورد علاقه گروه را شناسایی کنید و سپس پیشینه و بستر آن رویداد را ارزیابی کرده و درک نمایید. همچنین سایر وظایف شما عبارتنداز:• طراحی و برنامه ریزی فرآیندهای گروهی و انتخاب ابزارهای مناسب برای پیشرفت گروه و دستیابی به نتایج تعیین شده.• راهنمایی و کنترل فرایندهای گروهی با هدف کسب اطمینان از:O مشارکت اثربخش افرادO ایجاد درک مشترک در بین شرکت کنندگانO مشارکت موثر افراد در خلق ایده ها، راهکارها و تصمیم هاO مسئولیت پذیری شرکت کنندگان در قبال نتایج بدست آمده• کسب اطمینان از ثبت و پیاده سازی دقیق و مناسب نتایج، اقدامات و پرسش ها و هماهنگی آن ها با اقدامات بعدی.در ادامه جزییات بیشتری را درخصوص برخی از این وظایف، ارائه می کنیم.طراحی و برنامه ریزیاگر تصویر دقیقی از هدف گروه در ذهن خود ایجاد کرده باشید؛ مهم ترین کار باقیمانده، کسب آمادگی لازم برای هدایت رویداد است. در ادامه باید فرآیندهای گروهی مناسب و درست را انتخاب و طراحی کرده و دستورجلسه دقیقی را برای رویداد تهیه نماییددو بخش کلیدی که باید در فرآیند طراحی و برنامه ریزی مورد توجه قرار بگیرند، عبارتند از:• انتخاب فرآیندهای گروهی مناسب و درست• طراحی یک دستورجلسه واقع بینانه انتخاب و طراحی فرآیندهای گروهیروش های زیادی برای طراحی فرآیند های گروهی وجود دارد. کسب توانایی «طراحی فرآیند های گروهی»، موضوعی بسیار مهم و کلیدی است. معمولا افراد حرفه ای- در راهنمایی و هدایت جلسات- این مهارت را در گذر زمان و از طریق دوره های آموزشی و کسب تجارب گوناگون بدست می آورند.مطالب و مقالات زیادی در قالب کتاب ها، سایت ها و مجلات گوناگون به چاپ رسیده اند که راهنمای خوبی برای توجه به این موضوع محسوب می شوند. اما در اینجا نیز به بررسی برخی از قواعد و نمونه های این فرآیند می پردازیم:
اسلاید 5: • آیا بدنبال یک گفتگوی باز هستید یا یک فرآیند ساختاریافته؟یک گفتگوی باز که به بهترین شکل ممکن هدایت و راهنمایی شود؛ آسان¬ترین گزینه برای یک فرآیند گروهی محسوب می¬شود. اما باید از خود بپرسید که آیا در این قالب و با توجه به تعداد شرکت کنندگان، امکان جلب مشارکت مورد نیاز و مدیریت گفتگو، برای شما وجود دارد؟ آیا همه موضوعات را پوشش می دهید؟ آیا میتوانید ایده ها و راهکارهای کافی، خلق کنید؟ آیا همکاری و موافقت همه شرکت کنندگان را بدست می آورید؟• چه فرآیند ساختاریافته ای را باید انتخاب کنید؟اگر باید فعالیت افراد را در یک گروه بزرگ، هماهنگ و هم راستا کنید؛ بهتر است آن گروه را به گروه های کوچکتر تقسیم کنید. آیا نگران میزان مشارکت افراد هستید؟ پس در دستورجلسه خود، زمانی را مشخص کنید که افراد به ارزیابی و یادداشت مواردی بپردازند که قصد مشارکت در آن ها را دارند. اگر بدنبال ایده های زیاد و متنوع هستید؛ بنابراین در دستورجلسه خود، زمانی را برای برگزاری یک طوفان فکری اختصاص دهید. به همین ترتیب می توان متناسب با شرایط، فرآیند های ساختاریافته متنوعی را طراحی کرد. • سایر عواملی که باید درنظر گرفتامکان تغییر برخی از محدودیت ها وجود ندارد. اما می توان با تغییر برخی دیگر، فرآیندها و دستورجلسه خود را بهینه کنید. برای نمونه، امکان تغییر موارد زیر وجود دارد:O تعداد شرکت کنندگانO ماهیت موضوعات گفتگوO نوع و سطح مشارکت افرادO پیشینه و جایگاه شرکت کنندگانO میزان آشنایی شرکت کنندگان با موضوع و با یکدیگرO میزن زمان درنظر گرفته شدهبه خاطر بسپارید که بدون توجه به نوع فرآیند گروهی انتخاب شده؛ باید تمرکز خود را به نتایج معطوف نمایید و بهترین راه را برای دستیابی به هدف نهایی رویداد، بیابید.
اسلاید 6: طراحی یک دستورجلسه واقع بینانهطراحی دستورجلسه، همگام با طراحی فرآیندهای گروهی، انجام میشود. هر قدمی که شما در راستای طراحی فرآیندها و دستورجلسه برمی دارید؛ یک گام به شکل گیری رویداد نهایی، نزدیک تر می شوید. در حین طراحی دستورجلسه به عوامل زیر توجه کنید:•موضوعات به چه ترتیبی باید ارائه شوند؟•شرکت کنندگان، چگونه با یکدیگر آشنا خواهندشد؟•آن ها چگونه به یک درک مشترک نسبت به اهداف دست می یابند؟•اگر رویداد مورد نظر به بخش های کوچکتری تقسیم می شود؛ زمان مورد نیاز برای هر بخش چقدر است؟•آیا همه افراد در همه بخش ها شرکت می کنند؟•آیا افراد به گروه های کوچکتری تقسیم خواهندشد؟•گروه های کوچکتر، چه موقع و چگونه به گروه اصلی، بازخورد ارائه می دهند؟•چه زمانی گروه ها را مجددا یکپارچه کرده و نتیجه گیری می کنید؟•چگونه نتیجه یک بخش به بخش بعدی منتقل می شود؟•چگونه رویداد را خاتمه می دهید؟در پایان فرآیند طراحی و برنامه ریزی، باید یک دستورجلسه دقیق و یکپارچه داشته باشید که ضمن تمرکز بر نتایج، جریان و ساختار مناسبی را برای رویداد(جلسه) تنظیم و ارائه کند.سایر ملاحظات مربوط به فرآیند طراحی و برنامه ریزیدر کنار دستورجلسه و فرآیندهای گروهی، باید به موارد زیر نیز توجه کنید:•اطلاعات و مطالبشرکت کنندگان چه اطلاعات و مطالبی را باید پیش از جلسه و در حین آن، بیاموزند؟ این اطلاعات چه زمان و چگونه تهیه خواهندشد؟•چیدمان محل رویداد(جلسه)چه چیدمانی بیشترین میزان مشارکت را بدنبال خواهدداشت؟ آیا باید فضای جداگانه ای برای گروه های کوچکتر، درنظر گرفت؟
اسلاید 7: •تدارکاتبه چه منابع و وسایلی نیاز دارید؟ خودکار، تابلوی اطلاعات، برچسب های یادداشت؟ اطمینان یابید که تمامی وسایل مورد نیاز را برای اجرای فرآیندها و دستورجلسه، تدارک دیده اید. همچنین برای تجهیزات کلیدی نظیر: ویدوئو پروژکتور، حتما یک جایگزین، تعیین کنید تا درصورت بروز مشکل ار آن استفاده نمایید.پس از تدوین فرآیندهای گروهی و دستورجلسه مناسب، نوبت به بررسی روشهای موجود برای راهنمایی و کنترل جریان جلسه می رسد. هنوز باید آمادگی مناسب را برای هدایت رویداد کسب کنید و تنها پس از آن است که کار راهنمایی و کنترل جلسه، آغاز خواهدشد.آخرین مرحله از فرآیند آماده سازی، بررسی چگونگی راهنمایی و کنترل جلسه است. در این مرحله، قواعد و دستورالعمل‌های جلسه را تنظیم کرده؛ مهارت های خود را در حوزه راهنمایی و هدایت جلسات، ارزیابی و تقویت نموده و سناریوهای جایگزین را برای کنترل جریان جلسه، تدوین خواهید کرد(برای نمونه؛ اگر شرکت کنندگان با برخی بخش ها مخالفت کنند؛ چه می شود؟ اگر یک راهکار مناسب از برنامه حاصل نشود چه؟ و از این قبیل اتفاقات).درطول جلسه، بعنوان راهنما، برنامه ها را اجرا کرده و مطمئن می شوید که شرکت کنندگان، در مورد نتایج مورد نظر، دستورجلسه، قواعد و انتظارات این جلسه، توجیه شده اند. با این کار، به هر فرد کمک می کنید تا بر انجام وظیفه خود متمرکز شود. از ابتدای جلسه و در طول آن، وظیفه شما این است که از پیشرفت جریان جلسه در مسیر دستیابی به موفقیت و نتایج دلخواه، اطمینان حاصل کنید. بنابراین برای راهنمایی و هدایت یک رویداد احتمالا به موارد زیر نیاز خواهیدداشت:•تدوین قواعد و دستورالعمل هاشرکت کنندگان از چه قواعدی باید پیروی کنند؟ تعامل افراد چگونه خواهدبود؟ چگونه مطمئن می شوید که افراد برای ایده های یکدیگر، احترام قائل می شوند؟ چگونه سوالات، پاسخ داده میشوند؟ شما قواعد و دستوالعمل هایی را که از پیش، تدوین نموده اید، در ابتدای جلسه اعلام کرده و در مورد آن ها با شرکت کنندگان به توافق می رسید.•اجرای برنامهدر این گام، براساس اهداف و دستورجلسه پیش می روید. مطمئن شوید که هر فرد، نقش خود را بخوبی درک کرده است و می داند که گروه بدنبال چیست!
اسلاید 8: •پیشبرد جریان جلسهمطمئن می شوید که تمام شرکت کنندگان، خود را معرفی کرده اند و درصورت نیاز از برنامه های آشنایی و معارفه برای ایجاد صمیمیت و همبستگی بیشتر بین آن ها، استفاده می کنید( برای این کار، می توانید نمونه هایی را که در مبحث قبلی ارائه شد، بکار بگیرید!).•حفظ سطح انرژی و مشارکت افرادبا پیشرفت جلسه و تغییر سطح انرژی و فعالیت افراد، شاید نیاز به دخالت شما باشد تا تمرکز و علاقه شرکت کنندگان را حفظ کنید(اگر انرژی افراد روبه کاهش است، شاید به یک زمان استراحت کوتاه نیاز داشته باشند).•گوش بدهید؛ مشارکت کنید و شرکت بدهیدحتی بعنوان فرد راهنما که موضعی بی طرف نیز اتخاذ کرده اید؛ باید هوشیار بوده و صحبت-های شرکت کنندگان را به دقت و فعالانه گوش بدهید. با این کار، همواره برای دخالت سازنده در جریان جلسه، از آمادگی کافی برخوردارید. آیا همه افراد مشارکت می کنند؟ اگر نه؛ چگونه می توانید آن ها را به مشارکت ترغیب کنید؟ چگونه می توانید افراد را به مشارکت بیشتر، بهتر و موثرتر، تشویق کنید؟•نظارت بر نقاط کنترلی و جمع بندی مطالبهمواره پیشرفت کارها را مطابق با دستورجلسه کنترل کنید و به شرکت کنندگان یادآور شوید که تاکنون چه بدست آورده اند و در گام بعدی به دنبال چه خواهندبود(جمع بندی به درک بهتر کمک می کند)!•تنها زمانی دخالت کنید که واقعا نیاز باشدبرای حفظ روند مثبت جلسه به این موارد توجه کنید:•صحبت ها و بحث های جانبی را شناسایی کرده و خاتمه دهید. این بحث ها، تمرکز سایرین را برهم می زنند و ایده هایی را که باید در جمع مطرح شوند، محدود به افرادی خاص می کنند.•زمان بندی را به دقت کنترل کنید. البته منعطف باشید و تعادل لازم را بین میزان مشارکت افراد، اثربخشی فعالیتها و زمان بندی تعیین شده، برقرار کنید.•اقدامات لازم را برای برخورد با بحث هایی به صورت طبیعی به نتیجه نمی رسند، بیاموزید. آیا باید اطلاعات بیشتری در اختیار افراد قرار دهید؟ پیشرفت بحث ها چگونه است؟ موضوعاتی که به نتیجه نمی رسند را کنار بگذارید و زمان مناسب برای پاسخگویی به آن ها را در جدول زمانبندی کارها، تعیین کنید.•مراقب افرادی که مشارکت کامل ندارند، باشید. آیا از شرایط ناراضی هستند؟ چه چیزی موجب ناراحتی آن ها شده است؟ برای جلب مشارکت آنها، چه می توان کرد؟•به رفتارهای گروهی(کلامی و غیرکلامی)، توجه کنید. یکی از زیان بار ترین رفتارها، سکوت نابجاست! آنها را شناسایی کرده و با روشی مناسب کنترل کنید.
اسلاید 9: • اگر برخوردهای شخصی ایجاد شد، به سرعت دخالت کنید. یک راهنمای حرفه ای، بدنبال کمترین دخالت است؛ پس شاید اولین کار، یادآوری قواعد جلسه به افراد باشد. مساله هرچه که باشد، نباید اجازه بدهید که رفتارهای نادرست و ناشایست، ادامه پیدا کنند. بنابراین در صورت لزوم، به سرعت دخالت کرده و تعارضات را پایان دهید.ثبت و اقدامسرانجام آخرین وظیفه شما بعنوان راهنما این است که نتایج را ثبت کرده، آن ها را یکپارچه کنید. همچنین باید ضمن به اشتراک گذاشتن این نتایج و خروجی ها، از عملیاتی شدن آنها، اطمینان حاصل نمایید. برای ثبت موفقیت آمیز خروجی ها، باید بدانید که چه چیزی، چگونه و توسط چه کسی ثبت خواهدشد. همچنین مطمئن شوید که همه افراد- خودتان و سایر شرکت کنندگان- مسئولیت های خود را کامل و دقیق درک کرده اند.هنگام ثبت نتایج و عملیاتی کردن آن ها به این موارد توجه کنید:• شما در قبال اینکه شرکت کنندگان، اطلاعات ارائه شده را بدرستی، شنیده، دیده و درک کنند؛ مسئول هستید. بنابراین اطمینان یابید که آنچه را که در جریان است؛ بدقت ثبت می کنید. اگر حفظ دقت و کیفیت یادداشت ها دشوار است؛ ابتدا به ثبت وقایع بپردازید و در انتها آن ها را جمع بندی کنید.• تا حد ممکن از واژه هایی استفاده کنید که اعضای گروه، انتخاب کرده اند. اگر در مورد واژه ی شک داشتید؛ از شرکت کنندگان بخواهید تا واژه ای مناسب، ارائه کنند.• ا ز ثبت تمامی تصمیم ها و اقدامات، اطمینان یابید. شاید برای این کار نیاز به یک دستیار داشته-باشید؛ در اینصورت، تمرکز بیشتری بر گروه و فرآیندها خواهیدداشت.• هنگام یادداشت تصمیم ها و اقدامات، با کمک شرکت کنندگان، مطمئن شوید که اطلاعات ثبت شده با میزان دقت و درستی مناسبی، بازگوکننده وقایع جلسه می باشند.• مطالبی را که مورد بحث و بررسی قرار گرفتند، به گروه یادآوری کرده و تمرکز افراد را بر حرکت روبه جلو، حفظ کنید. در صورت نیاز پیش از آغاز گام بعدی؛ به شفاف سازی مطالب حاصل از گام قبل بپردازید.• اطمینان یابید که مسئولیت و تعهد افراد در قبال اقدامات، بدرستی تعیین و ثبت شده است.• پس از اتمام جلسه، چگونگی اجرا و پیشرفت اقدامات و موضوعات کلیدی را کنترل کرده و از حرکت در مسیر دستیابی به نتایج موفقیت آمیز، اطمینان حاصل کنید.
اسلاید 10: ابزارهای مرتبطاز بین بردن فضای سرد حاکم بر جلسات Ice Breakersدرک موضوع Appreciationروش دلفی Delphi Methodمزایاهدایت یک جلسه در مسیر دستیابی به موفقیتکاربردهابرای اینکه یک راهنمای موثر و کارآمد باشید؛ باید بدانید که چه زمانی نقش رهبری را برعهده بگیرید و چه زمانی کنار کشیده و بیطرف باشید. این یک فرآیند تعادلی و بسیار دشوار است که بقا و کیفیت کاری شما را حفظ می کند!کلید دستیابی به مهارت و تخصص در این حوزه؛ برنامه ریزی و هدایت موثر روند جلسه و حفظ تمرکز بر فرآیندهای گروهی و نتایج است. نه اینکه توجه خود را به مفاهیم جزیی و نظرات شخصی افراد، معطوف نمایید.«راهنمایی و هدایت»، نقشی جذاب، مهم و ارزشمند بشمار می آید. به هنگام راهنمایی و هدایت یک رویداد؛ زمان کافی برای ارزیابی فرآیندها و دستورجلسه، درنظر گرفته و مهارت های مورد نیاز را بخوبی بیاموزید تا رویداد مورد نظر خود را به سوی دستیابی به نتایج دلخواه، هدایت کنید. از اینکه نقش راهنما را بر عهده بگیرید؛ احساس غرور کنید و از جریان ایده ها، راهکارها و نتایج موفقیت آمیز، لذت ببرید! تمام این موارد، نتیجه هدایت، راهنمایی، مدیریت و کنترل شما هستندمعایب
اسلاید 11: زماننیروی کاردانشهزینهمنابع مورد نیاز
اسلاید 12: برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت ام‌جی‌تولز مراجعه نمایید...
نقد و بررسی ها
هیچ نظری برای این پاورپوینت نوشته نشده است.